G. 7. RENDEZVÉNY SZABÁLYZAT

Magyar Elektrotechnikai Egyesület 1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 6-8.

G. 7. RENDEZVÉNY SZABÁLYZAT

Jóváhagyva: 2006. március 9. Érvényes: 2006. január 1-től Változat: 1. Oldalak száma: 07.

G. 7. Rendezvény szabályzat

Tartalomjegyzék

1. Elrendelés ............................................................................................................................... 3 2. Cél .......................................................................................................................................... 3 3. Érvényesség............................................................................................................................ 3 4. Kapcsolódó szabályozások..................................................................................................... 4 5. Munkafolyamat ...................................................................................................................... 4 Melléklet..................................................................................................................................... 6 Rendezvény kalkulációs lap ................................................................................................... 6

2/7

Változat: 1. Magyar Elektrotechnikai Egyesület


1. Elrendelés Hatálybalépés ideje: 2006. január 01.

Készítette: Gazdasági Bizottság

…………………………….. Dr. Bán Antal GB elnök

Ellenőrizte:a könyvelésért felelős vezető: …………………………... Bodri Irén BODRICONT Kft.

Ellenjegyezte:az ügyvezető igazgató: ……………………………… Lernyei Péter ügyvezető igazgató

Hatályba léptette: az Egyesületi Elnökség: ………………………… Orlay Imre főtitkár

2. Cél A Magyar Elektrotechnikai Egyesület (továbbiakban MEE ill. Egyesület) gazdálkodási kereteinek meghatározása, a gazdálkodással kapcsolatos fő feladatok, hatáskörök és felelősségek szabályozása, a gazdálkodás tervezését és folyamatos áttekinthetőségét biztosító információs rendszer létrehozása és működtetésének szabályozása, a Közgyűlés és az Elnökség döntéseinek támogatása. A gazdálkodási renden belül a részletes feladatokat és előírásokat a Gazdálkodás rendje és a kapcsolódó további belső szabályozások határozzák meg. Jelen szabályozás célja, hogy a Magyar Elektrotechnikai Egyesület által kibocsátott, valamint a szállítóktól beérkezett számlák kezelésének folyamatát szabályozza. A szabályozás nem tér ki a számlázás speciális eseteire és különleges módjaira. Azokra a vonatkozó törvények (Sztv. és ÁFA tv.) előírásait kell alkalmazni.

3. Érvényesség A szabályzat hatálya kiterjed: -

A Magyar Elektrotechnikai Egyesületre (továbbiakban: MEE), mint jogi személyre, ezen belül: 3/7


G. 7. Rendezvény szabályzat • • •

a MEE Központra Önálló jogi személyként működő szervezetekre Nem önálló jogi személyként működő önálló bankszámlával rendelkező szervezeti egységekre - A MEE Központra és a - Nem önálló jogi személyként működő szervezeti egységekre. Jelen utasítást ismernie kell azon munkakörök betöltőinek, akik -

A MEE által kibocsátott, valamint a MEE-hez beérkező számlák kezelési (kiállítási, igazolási, kifizetési, könyvelési) folyamatában részt vesznek.

Jelen szabályzat 2006. január 01. napjától visszavonásig érvényes.

4. Kapcsolódó szabályozások A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. Törvény (ÁFA tv.) Adózás rendjéről szóló 1990. évi XCI. Törvény (Art) A személyi jövedelemadóról szóló, 1995. évi CXVII tv. (SzJA.tv) A társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységéről.114/1992. (VII.23.) Korm. rendelet. A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 224/2000 (XII.19.) Korm. Rendelet. Belő szabályozások: Számviteli politika Önköltségszámítási szabályzat Számlarend és számlatükör Egyesületünk közhasznú, célja szerinti tevékenysége, valamint vállalkozási tevékenységei között kiemelt bevételi forrásként szerepelnek a bevételes rendezvények, illetve a külső megbízásra szervezett rendezvények. Egyesületünk a rendezvényszervezés területén is tanúsított EN ISO 9001:2000 szerinti minőségirányítási rendszert működtet. Egyesületünk szempontjából rendezvénynek kell tekinteni a központ és a szervezetek által szervezett minden olyan tudományos, szakmai, társadalmi jellegű tevékenységet, amelyből a rendező szervnek bármilyen formában bevétele származik, vagy származhat, függetlenül attól, hogy a bevételek közvetlenül a résztvevők befizetéseiből (részvételi díj) folynak be, illetve a költségeket vállalatok, intézmények, vagy az Egyesület részben vagy egészben megtéríti, ill. viseli. Ennek megfelelően a rendezvények lehetnek bevételes, vagy nem bevételes rendezvények. Bevételes rendezvények: konferencia, vándorgyűlés, ankét, szimpózium, bemutató, kiállítás, szakmai tanulmányút, stb. Nem bevételes rendezvények: kongresszus, közgyűlés, vezető testületi ülések, szakmaitudományos ülések, vitanap, szakmai tanulmányút, továbbképzés, tanácskozás, előadás.

5. Munkafolyamat 4/7


G. 7. Rendezvény szabályzat -

-

Helyszín, időpont kiválasztása Árajánlatok bekérése: szállások, technika, autóbusz, kiállítás Címlisták aktualizálása, e-mail címek ellenőrzése Előzetes szakmai program összeállítása, felhívás előadástartásra, közzététel honlapon és havi programban Beérkezett előadás-javaslatok előzetes válogatása Szekciók programjának összeállítása Szerzők felkérése Előzetes megrendelők kiadása (rendezvény, technika, szállás, étkezés, buszok, kiadvány) Rendezvény meghirdetése: internet, havi program, posta Jelentkezési határidő Számlák kiküldése a visszajelentkezések alapján a költségek részletezésével Előadás anyagok beérkezésének határideje Kiadvány szerkesztése Kiadvány lezárása Kiadvány nyomdába adása, megrendelése Kiadvány elkészítési határideje Végleges program összeállítása Meghívó szöveg leadása, megrendelés Meghívó elkészítése Ebédjegyek és büféjegyek nyomdába adása Szálláslista elkészítése, szállás megrendelése Étkezés megrendelése Terem, technika, autóbuszok megrendelése Jelentkezések visszaigazolásához anyagok elkészítése (névkitűzők, visszaigazolás, információk, ebéd- és büféjegyek, térkép) Kiállítói megbeszélés Kiállítás kivitelező részére végleges megrendelő Jelentkezők értesítése, anyagok kiküldése Prezentációk beküldésének határideje Prezentációk feldolgozása CD-re Névkitűző tartók beszerzése Sajtótájékoztató anyagának elkészítése, kiküldése A rendezvény forgatókönyvének elkészítése Kiállítás kivitelezővel a megrendelés, feliratok, dekorációk véglegesítése Regisztrációs lista elkészítése Konferencia anyagok begyűjtése, szállítása, összekészítése Regisztráció Helyszíni ellenőrzés (terem, technika) Sajtótájékoztató

-

A rendezvény lebonyolítása

-

Utómunkák (számlák kifizetése) Bevételek ellenőrzése, fizetési felszólítás Rendezvény utókalkulációjának elkészítése, pénzügyi zárás (Gazdálkodási Szabályzat III/6. és VII/4. pontja – központi költségekhez való 10% hozzájárulás figyelembevételével) Szakmai, pénzügyi, minőségügyi, stb. értékelés

-

-

5/7


G. 7. Rendezvény szabályzat Melléklet Rendezvény kalkulációs lap Rendezvény megnevezése:

…………………………………………………………………

Helye, ideje:

…………………………………………………………...……. előkalkuláció

Résztvevők száma: fizető

belföldi ……………………. külföldi ……………………. kedvezményes …………………….

Térítés nélküli résztvevők: meghívott belföldi külföldi szervezők, rendezők

……………………. ……………………. ……………………. belföldi

Részvételi díj Bevétel

……………………. előkalkuláció

utókalkuláció …………………… …………………… …………………… …………………… …………………… …………………… külföldi …………………… utókalkuláció

részvételi díjból

…………………….

……………………

támogatás

…………………….

……………………

MEE hozzájárulás

…………………….

……………………

Bevétel összesen

…………………….

……………………

Közvetlen költségek:

…………………….

……………………

MEE rezsi

…………………….

……………………

MEE Központ 10%

…………………….

……………………

Nyereség

…………………….

……………………

Kiadás

Kiadás, bevétel összesen: Előkalkulációt készítette: …………………………………….. Dátum: …………………….. Jóváhagyta: …………………………………………………... Utókalkulációt készítette: ……………………………………. Dátum: …………………….. Jóváhagyta: …………………………………………………...

6/7



Kiadások jogcíme

előkalkuláció

utókalkuláció

Bérleti díjak (terem, technika, stb.) Nyomda, sokszorosítás költsége Postaköltség Telefon, fax, internet Anyagköltség, irodaszer, nyomtatvány Egyéb anyagjellegű szolgáltatás

Kiküldetés Rendezvény résztvevőinek szállodai költsége Rendezvény résztvevőinek ellátási költsége Reprezentáció (vendéglátás) Kifizetés megbízási, vállalk. jogviszony alapján Társadalmi aktívák jutalma Hirdetés Szervezői jutalék Fiz. szakértői, vállalkozási, pályázati díj TB járulék Eü. hozzájárulás Természetbeni juttatás utáni járulék

Közvetlen költségek összesen MEE rezsi % MEE Központnak utalandó 10% Összesen Nyereség Kiadás, bevétel mindösszesen

7/7


G. 7. RENDEZVÉNY SZABÁLYZAT

Recommend Documents