Fusiehandboek. De handleiding voor clubs met fusieplannen

Fusiehandboek De handleiding voor clubs met fusieplannen

INHOUD Inleiding

3

1. Timing 1.1 Algemene timing 1.2 De verkenningsfase 1.3 Eerste stappen in het fusieproces: de raamovereenkomst 1.4 Specifieke timing

4 4 4 5 5

2. Beleidsplan 2.1 Waarom een beleidsplan opstellen? 2.2 Inhoud van het beleidsplan 2.3 Opmerkingen

7 7 7 9

3. Het juridisch aspect 3.1 Oprichten van een nieuwe vzw of overname? 3.2 Ontbinding en vereffening van de over te nemen vzw 3.3 Het vermogen overdragen 3.4 Wijziging lidmaatschaps- en bestuursstructuur 3.5 Kennisgevingen en publicaties

10 10 10 11 11 11

4. Algemene Vergadering en Raad van Bestuur 4.1 De Algemene Vergadering 4.1.1 Wat is de Algemene Vergadering? 4.1.2 Functie van de Algemene Vergadering 4.1.3 Aanduiden van de Algemene Vergadering 4.1.4 Aanduiden van de Raad van Bestuur 4.2 De Raad van Bestuur 4.2.1 Wat is de Raad van bestuur? 4.2.2 Algemene functie

12 12 12 12 12 13 13 13 13

5. Huishoudelijk reglement 5.1 Wat is een huishoudelijk reglement? 5.2 Wat bevat dit reglement allemaal? 5.3 Enkele voorbeelden

14 14 14 14

6. Financiën 6.1 Financiële startsituatie 6.2 Financiële doelstellingen 6.3 Hoe doelstellingen bereiken? 6.3.1 Lidgeld 6.3.2 Activiteiten 6.4 Subsidies 6.5 Sponsoring

15 15 16 16 16 16 16 17

7. Naam en logo van de fusieclub 7.1 De naam 7.1.1 Opties voor naamgeving 7.1.2 Enkele tips 7.1.3 Domeinnaam 7.2 Het logo

18 18 18 18 18 19

8. Infrastructuur en materiaal 8.1 Infrastructuur 8.2 Materiaal

20 20 20

9. Disciplines

21

10. Trainingen 10.1 Welke trainers? 10.2 Opleiding en begeleiding van de trainers

22 22 22

 2009 www.GymFed.be

1

Fusiehandboek

10.3 Trainersvergoeding 10.4 Trainingsschema

23 23

11. Wedstrijden en juryleden 11.1 Wedstrijden 11.1.1 Deelname wedstrijden 11.1.2 Organisatie wedstrijden 11.2 Juryleden

24 24 24 24 24

12. Administratieve en praktische regelingen met GymFed 12.1 Ledenaansluiting 12.2 Clubnaam en stamnummer 12.3 Ledenbeheer website 12.4 Deelname wedstrijden 12.5 Aanspreekpunten binnen de GymFed

25 25 25 25 25 25

13. Kledij

26

14. Turnfeest 14.1 Investeringen 14.1.1 Probleemstelling 14.2.1 Oplossingen 14.2 Locatie 14.3 Datum

27 27 27 27 27 28

15. Communicatie 15.1 Manieren van communicatie 15.2 Bekendmaking van de fusie 15.2.1 Persbericht 15.2.2 Persconferentie 15.2.3 Informele berichtgeving

29 29 30 30 30 31

16. IKGym 16.1 Wat is IKGym? 16.2 Hoe IKGym kwaliteitslabel behalen?

33 33 33

17. Bijlagen 17.1 Bijlage 1: Checklist 17.2 Bijlage 2: Kandidaatstelling als lid van de algemene vergadering van de Gym Haacht vzw 17.3 Bijlage 3: Organogram 17.4 Bijlage 4: Huishoudelijk reglement KVV Scherpenheuvel Sport 17.5 Bijlage 5: Huishoudelijk reglement Gym Izegem 17.6 Bijlage 6: Uitnodiging persconferentie 17.7 Bijlage 7: Powerpoint van de persvoorstelling Go4Gym

34 34 36 38 39 43 46 47

18. Bronnen

50


2

Fusiehandboek

Inleiding Een fusie kan plaatsvinden om heel uiteenlopende redenen. Belangrijke redenen kunnen zijn: om de concurrentie in de sporttak beter de baas te kunnen, omwille van het financiële aspect, omwille van accomodatieproblemen,... of gewoon omdat beide clubs het graag willen. Een fusie is alleszins geen gemakkelijkheidsoplossing en moet goed overwogen worden. Zo zijn er steeds emotionele aspecten die in overweging moeten genomen worden en is het financiële aspect van het beleid van groot belang. Flexibiliteit van alle fusionerende clubs is een belangrijk gegeven, net als de bereidwilligheid om te communiceren en de wil om een deel van zijn eigenheid te willen opofferen. Er zijn natuurlijk ook voordelen aan een fusie, zo kan je misschien gemakkelijker sponsoring vinden, krijg je een betere accommodatie ter beschikking en kan je rekenen op een groter aantal leden en dus waarschijnlijk ook een groter aantal sympathisanten en vrijwilligers. Bovendien kan je het disciplinaire aanbod eventueel verruimen of specialiseren waardoor je beter aan de noden van alle leden voldoet. Een fusie is in elk geval een ingrijpende verandering in het bestaan van twee of meerdere clubs. Daarom dient deze handleiding als leidraad om het volledige fusieproces succesvol te doorlopen. We hopen je hiermee alvast een eind op weg te helpen. Vergeet niet dat wij u ook kunnen begeleiden in mogelijke besprekingen met de plaatselijke overheden.


3

Fusiehandboek

1. Timing Voor je begint aan een fusie, is het natuurlijk belangrijk te weten hoe lang het proces zal duren en wanneer je welk onderwerp moet aanpakken. Kortom, om over een tijdsplanning te beschikken.

1.1 Algemene timing Het gemakkelijkste verloop is dat de fusie een feit is bij het begin van een nieuw seizoen. Dit vergemakkelijkt de organisatie van de fusie en vermijdt dubbel werk, zoals aansluiting van de leden en dergelijke. Hoe lang het volledige fusieproces duurt is afhankelijk van fusie tot fusie. Als er reeds grote overeenkomsten zijn tussen de fusionerende clubs, kan een fusie snel afgerond worden. Een belangrijk punt voor je begint aan de gesprekken, is het opstellen van een stappenplan en tijdstafel. Je bepaalt in welke volgorde de onderwerpen worden besproken en hoeveel tijd elk onderdeel in beslag zal nemen. Over het algemeen zien we in praktijkvoorbeelden dat je best ongeveer een half jaar tot een jaar voorziet voor de fusie een feit is (afhankelijk van de voorafgaande overeenkomsten tussen de clubs). Aangezien het aan te raden is dat de fusie zeker afgerond is tegen augustus, raden wij aan om te starten met de eerste gesprekken rond oktober – november. Nog beter zou zijn dat de fusie een feit is tegen het einde van het seizoen, namelijk in juni. Alle betrokkenen weten dan op voorhand hoe alles er volgend seizoen zal uitzien en er is extra tijd voor het aantrekken van nieuwe leden, het voeren van promotie, het organiseren van turnfeesten en activiteiten,… De fusiegesprekken laten starten rond september is dus aan te raden. Dit zorgt voor voldoende marge om alle aspecten uitgebreid te bespreken zodat er geen punten over het hoofd gezien worden omdat alles snel moet gaan. Stel dat de fusie nu toch minder vlot verloopt dan verwacht, heb je nog altijd een reserve om de fusie toch af te ronden tegen augustus.

1.2 De verkenningsfase Voor definitief beslist wordt of een fusie al dan niet doorgaat, moeten een aantal voorbereidende gesprekken plaatsvinden. In deze gesprekken bekijk je of het voor alle deelnemende clubs een goede zaak zou zijn om te fusioneren. Een eerste belangrijk punt is te weten waarom de clubs een fusie willen. Zijn er financiële problemen, te weinig leden, een kadertekort,... of is het omdat ze streven naar betere sportieve prestaties? Vervolgens wordt dan best bepaald wat de oorzaken waren van de eventuele problemen en hoe ze in de fusieclub beter zullen aangepakt worden. Vervolgens zet je best de structuren en organisatie van alle betrokken clubs op papier. Zo zie je waar de gelijkenissen en verschillen zich bevinden, en waarover gepraat zal moeten worden. Dit gaat onder andere over lidgelden, bestuur, trainers, infrastructuur, materiaal, kledij, georganiseerde activiteiten enzovoort. Ook de visie en de missie van de clubs zijn van levensbelang, net als de disciplines die worden aangeboden en de financiële situatie.


4

Fusiehandboek

In deze verkenningsfase kijk je best ook naar de externe omgeving van de fusieclub. Enkele onderwerpen: Ledenpotenieel: in welke wijken of dorpen wonen potentiële leden? Gemeente: heeft de gemeente veel invloed in de clubs, zijn er ondersteunende maatregelen,...? Andere clubs: zijn er al andere clubs in de omgeving en zijn er al pogingen geweest tot fusies? Als deze verkenningsfase niet grondig wordt doorlopen, zouden grote problemen kunnen ontstaan tijdens het fusieproces. Deze fase is dus van groot belang.

1.3 Eerste stappen in het fusieproces: de raamovereenkomst Het eerste werk is het opstellen van een kader- of raamovereenkomst. Dit is een soort draaiboek voor het verloop van de fusie. Het bevat onder andere de timing en de juridische bepalingen van het fusieproject. Het zijn meestal de Raden van Bestuur van de verschillende vzw’s die dit opstellen. De raamovereenkomst moet beslissingen vermelden in verband met

De aard van de samenwerking (een fusie of een andere soort samenwerking) Het oprichten van een nieuwe vzw of het gebruikmaken van een overname Wie kan lid worden van de vzw Wie vervult welke bestuurstaak enzovoort 1

Op basis van deze raamovereenkomst stel je een fusievoorstel op en laat je dit goedkeuren door de Algemene Vergadering. Een fusievoorstel bevat:

Rechtsvorm, naam, zetel en doel van de betrokken vzw’s Overzicht van de structuurwijzigingen en andere noodzakelijke stappen voor de fusie Eventuele statutenwijzigingen van de vzw’s Plannen met betrekking tot de voortzetting of beëindiging van de disciplines Precieze verdeling van het over te dragen vermogen Voorgestelde lidmaatschaps- en bestuursstructuur in de gefuseerde vzw

Het opstellen van dit fusievoorstel gebeurt in verschillende stappen en is een proces van langere duur. Het bevat de elementen die eerst moeten besproken en besloten worden tussen de fusionerende clubs. Deze elementen zijn vooral juridisch van aard en worden verder uiteengezet in punt 3.

1.4 Specifieke timing In dit punt wordt bekeken in welke opeenvolging je best de onderwerpen aankaart en hoe lang de besprekingen en besluitneming per onderwerp duurt. Zoals eerder vermeld moet je dus eerst bepaalde zaken gelijkstellen tussen de fusionerende clubs. Deze zijn onder andere visie, infrastructuur, disciplines en financiële situatie. Deze dienen enkel om te kunnen beslissen of de fusie nu zal doorgaan of niet. Als de beslissing tot fusie genomen is, kunnen de specifieke gesprekken van start gaan. De volgorde van de onderwerpen die besproken worden, ligt niet per definitie vast, maar we geven u wel graag 1

Deze punten worden verder in de tekst meer uitgewerkt.


5

Fusiehandboek

een voorstel mee van een volgorde die je kunt volgen. Op die manier zal je zeker geen enkel onderwerp over het hoofd zien. Dit voorstel vind je van punt 2 tot en met 16 op volgende pagina’s. Als voorbeeld geven we de volgorde waarin Gym Haacht vzw de onderwerpen heeft behandeld:

Inventariseren van de eigendommen van de fusionerende clubs, structuren en organisatie van de clubs vergelijken Subsidiëring aanvragen Statuten opstellen en bespreken Huishoudelijk reglement opstellen Beleidsplan opstellen Sponsors aantrekken Communicatie stand van zaken aan de leden Verdere financiële aspecten bespreken Vergoedingen en fiscale aspecten trainers bespreken Bestuursfuncties verdelen Nieuwe naam beslissen Beslissingen tot eventuele aanschaf kledij en materiaal Statuten goedkeuren Fusieverklaring ondertekenen Invulling van het trainingsschema Definitieve vaststelling lidgelden en trainersvergoedingen Neerleggen statuten Ontbinding vzw (‘s) en overdragen van het vermogen

Een volledige checklist, klaar voor gebruik, vind je in bijlage 1. Een tip die we nog meegeven voor vzw’s die fusioneren is om je aan te sluiten bij het Vlaams Studieen Documentatiecentrum voor v.z.w.’s op http://www.vsdc.be/content/frame.htm.


6

Fusiehandboek

2. Beleidsplan Binnen een grote club stel je best ook een beleidsplan op. In principe bevat dit vele zaken die je al hebt afgesproken tijdens het fusieproces. Hieronder worden het waarom en de inhoud van een beleidsplan besproken:

2.1 Waarom een beleidsplan opstellen?

Het stelt een algemeen referentiekader op Het geeft duidelijk de richting aan van de club De gemaakte keuzes worden verantwoord Iedereen weet waarvoor de organisatie staat Behaalde resultaten kunnen afgetoetst worden op de doelstellingen

2.2 Inhoud van het beleidsplan STAP 1: De missie De missie is de reden van bestaan van de organisatie. Het zegt waarvoor de onderneming staat en waardoor ze uniek is ten aanzien van andere gelijksoortige bedrijven uit dezelfde sector. De missie doet vaak beroep op emoties en moet de aandacht en interesse van de werknemers opwekken. Een goede missie moet voldoen aan volgende punten: Beknopt Ambitieus Bereikbaar Mogelijkheid tot kritiek en creatieve spanning Voorbeeld: Disney: ‘Make the people happy’

STAP 2: De visie De visie is het ultieme doel (op lange termijn) dat door de organisatie vooropgesteld wordt. Het is de kijk die je hebt op de omgeving en jezelf in de omgeving op lange termijn. Ze geeft aan wat de organisatie Op lange termijn in haar externe omgeving wenst te bereiken Welke rol zij er wil in spelen Welke waarden en principes zij volgt bij het nastreven van dit ideaal. Voorbeeld Disney is ‘To becoming the leading entertaining company in the World (in films, theme parks, television and sports)’.


7

Fusiehandboek

Waarom heb je een visie en/of missie nodig? Bij oprichting van een fusieclub is het nodig om de visie en/of missie van de club te omschrijven. De reden hiervoor is dat iedereen die begaan is met de organisatie dan weet waar de organisatie voor staat en waar ze naartoe wil. Vaak zullen de visies en missies van de fusionerende clubs min of meer gelijklopend zijn, wat ertoe leidt dat de nieuwe formulering snel kan gebeuren. Als de visies ver uit elkaar liggen, is het zeker nodig dat er goed overleg gebeurt, om ervoor te zorgen dat een nieuwe formulering kan plaatsvinden.

STAP 3: Interne gegevens Men noemt dit ook wel het profiel van de organisatie, het bevat gegevens over wie we zijn en wat de algemene kenmerken van de organisatie zijn. Wat ging er in de organisatie om in het verleden en wat is het huidige aanbod. Zo kom je tot de sterke en zwakke punten van de organisatie.

STAP 4: Externe gegevens Hoe zit de omgeving in elkaar, wie zijn onze concurrenten,… Wat wil men van ons? Dit kan leiden tot definiëren van de bedreigingen en de kansen van de club. De omgeving kan je onderverdelen in volgende punten: S socio culturele omgeving T technologische omgeving E economische omgeving P politieke juridische omgeving Enkele voorbeelden van belangrijke bepalingen voor een sportclub: In welke regio’s wonen potentiële leden? In welke mate is de gemeente betrokken? Zijn er andere clubs en zijn er al pogingen tot samenwerking genomen? STAP 5: Stakeholders Stakeholders zijn alle personen, groepen en organisaties die invloed ondervinden (positief of negatief) of zelf invloed kunnen uitoefenen op de club. Hierbij rekenen we bestuursleden, gymnasten, sponsors, supporters, concurrenten, overheid, leveranciers,… Probeer vast te leggen wie je stakeholders zijn en wat hun kenmerken en behoeften zijn.

STAP 6: Analyse Maak een SWOT analyse: Strengths (sterktes), Weaknesses (zwaktes), Opportunities (opportuniteiten of kansen) en Threaths (bedreigingen) van de club.2

2

Meer informatie over hoe een SWOT analyse op te stellen, vind je op: http://nl.wikipedia.org/wiki/Sterkte-zwakteanalyse


8

Fusiehandboek

STAP 7: Doelstellingen Doelstellingen zijn tussenstappen op weg naar de visie. Je stelt best strategische doelstellingen op, met daarbij operationele doelstellingen, die ertoe leiden om de strategische doelstelling te bereiken. Doelstellingen zijn: Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdsgebonden

2.3 Opmerkingen Als je een relatief kleine club bent is het misschien niet nodig om het beleidsplan zo in detail uit te werken. Wat wel zeker moet gebeuren is de formulering van de missie en/of de visie en het bepalen van doelstellingen. Deze punten zijn wel uiterst belangrijk en moeten met veel zorg opgesteld worden. Zonder deze punten is het moeilijk om een goed en éénvormig beleid te voeren. De missie en/of visie van de club moet gepubliceerd worden, zodat leden en sympathisanten je kunnen helpen om de juiste richting van de club te behouden.


9

Fusiehandboek

3. Het juridisch aspect Volgende tekst zal alle punten aankaarten die je niet over het hoofd mag zien als je het juridische aspect van een fusie bespreekt.

3.1 Oprichten van een nieuwe vzw of overname? Om het gemakkelijk te houden kies je best voor een overname. Hierbij zal één vzw opgedoekt worden en zal deze opgenomen worden in een reeds bestaande vzw. Hier spreken we van een fusie door opslorping. Soms kan het zijn dat dit nogal gevoelig ligt bij de vzw die moet opdoeken. Dan ben je genoodzaakt om beide vzw’s op te doeken en een nieuwe op te starten. Dit vraagt wel veel extra werk en is dus erg omslachtig. Hier spreken we van een zuivere fusie. Als de fusionerende clubs elk een onroerend patrimonium hebben is een fusie door opslorping aangewezen. Er zullen minder kosten zijn doordat er minder onroerend goed moet overgedragen worden. Probeer dus steeds tot een goede overeenkomst te komen tussen de bestaande vzw’s zodat extra werk kan uitgespaard worden en de overname snel kan starten.

3.2 Ontbinding en vereffening van de over te nemen vzw De ontbinding moet goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering. Hierbij moet 2/3 van de leden aanwezig zijn en moet 4/5 van de aanwezigen instemmen met de ontbinding. Een onthouding tot stemming van een aanwezige wordt opgevat als een neen-stem. Wordt dit aanwezigheidsquorum (2/3) niet behaald kan, minstens 15 dagen na de eerste vergadering, een tweede gepland worden waarbij dit aanwezigheidsquorum niet behaald moet worden. Eens de ontbinding definitief goedgekeurd is, stelt de Algemene Vergadering één of meerdere vereffenaars aan. Deze moet alle lopende zaken afhandelen, vroeger aangegane verbintenissen vereffenen (zoals huurcontracten, contracten met leveranciers,...), de activa ten gelde maken en de passiva (schulden) aflossen. Het voordeel bij een overname (in tegenstelling tot de oprichting van een nieuwe vzw) is dat al deze zaken, zoals activa, passiva, lopende contracten,... zullen overgedragen worden naar de andere vzw. Dit betekent dat je in principe op één Algemene Vergadering kan beslissen tot ontbinding en eveneens kan beraadslagen over de sluiting van de vereffening. In dit proces moet rekening gehouden worden met de banken. Als je grote leningen hebt, zal je best de kredietinstelling op de hoogte brengen van de fusie. Soms heb je het akkoord van de bank nodig.


10

Fusiehandboek

3.3 Het vermogen overdragen De statuten van een vzw bepalen meestal dat vermogen enkel kan overgedragen worden naar vzw’s met een gelijkaardig doel. Dit om te voorkomen dat bij ontbinding het actief wordt verdeeld onder leden. De fusionerende clubs hebben dus best een min of meer gelijkaardig doel. Als dit een probleem is kan je een voorafgaande statutenwijziging3 doorvoeren om de doelen op elkaar af te stemmen. Bij een fusie wordt meestal het volledige vermogen overgedragen, dus zowel activa, schulden als lopende contracten. Probeer steeds vooraf het akkoord voor deze overdracht af te sluiten met de schuldeisers en de belangrijkste contractanten van de overlatende vzw. Zo proberen we problemen achteraf te vermijden. Er is een verschillende regeling voor overdracht met of zonder onroerende goederen. Als er onroerende goederen worden overgedragen is er nood aan een notariële akte (met tussenkomst van een notaris). Deze akte moet worden geregistreerd, wat leidt tot de betaling van registratierechten (2%). Worden geen onroerende goederen overgedragen, dan is een onderhandse akte (zonder tussenkomst van een notaris) voldoende.

3.4 Wijziging lidmaatschaps- en bestuursstructuur De fusie is pas ‘echt’ als er een aantal nieuwe leden zijn van de vzw. Dit betekent dat de statuten het mogelijk moeten maken om lid te worden. Is dit niet het geval, kan weer een statutenwijziging worden doorgevoerd. Meer informatie over de aanduiding en werking van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur, komt later aan bod.

3.5 Kennisgevingen en publicaties Binnen de maand moeten een aantal documenten worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel4 en moeten ze verschijnen in het Belgisch Staatsblad.

3

Besluit van ontbinding Benoeming (inclusief naam, beroep, woonplaats) en ambtsbeëindiging van de vereffenaar Afsluiting van de vereffenaar Bestemming van het vermogen: wat gebeurt er met activa, passiva, lopende contracten,… van de ontbonden vzw? Eventuele statutenwijziging(en)

Meer informatie over hoe een statutenwijziging door te voeren: http://www.asso.be/nl/obligations_legales/status.php

4

Verschillende documenten die je moet neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel vind je terug op www.gymfed.be onder clubnet – Clubservice – VZW wetgeving.


11

Fusiehandboek

4. Algemene Vergadering en Raad van Bestuur 4.1 De Algemene Vergadering 4.1.1 Wat is de Algemene Vergadering? De Algemene Vergadering is de hoogste instantie van een vzw, die minstens één keer per jaar moet samenkomen in een gewone Algemene Vergadering. In principe zijn enkel de effectieve leden5 lid van de Algemene Vergadering, maar de statuten kunnen de samenstelling van de Algemene Vergadering uitbreiden tot bijvoorbeeld de niet-effectieve leden6. Ook buitenstaanders mogen, als de meerderheid dit goedkeurt, de Algemene Vergadering bijwonen, zij hebben weliswaar geen stemrecht.

4.1.2 Functie van de Algemene Vergadering In bedrijven vinden we in de Algemene Vergadering alle aandeelhouders terug. Hun taak is het goedkeuren van de balans en de resultatenrekening en het doorvoeren van wijzigingen in kapitaal en in statuten. In een vzw beslist de Algemene Vergadering over het financiële en het inhoudelijke beleid. Naast de jaarlijkse Gewone Algemene Vergadering, kan er op vraag van de Raad van Bestuur een Buitengewone Algemene Vergadering worden ingeroepen. Deze kan worden samengeroepen voor volgende beslissingen: Statutenwijziging Uitsluiting van een lid Vrijwillige ontbinding van de vereniging Een aanvraag voor een Buitengewone Algemene Vergadering moet via een brief gebeuren en minimum acht dagen voor de vergadering.

4.1.3 Aanduiden van de Algemene Vergadering In het fusieproces kies je best zo snel mogelijk de nieuwe Algemene Vergadering. Dit omdat zij dan snel kunnen overgaan tot de aanduiding van de nieuwe Raad van Bestuur, wat het fusieproces vergemakkelijkt. Wat meestal wordt gedaan om de Algemene Vergadering samen te stellen, is een kandidaatstelling uitschrijven, waar de effectieve leden (of, als de Statuten dit bepalen, misschien ook niet-effectieve leden) kunnen op inschrijven. Een voorbeeld van hoe een kandidaatstelling eruit ziet, vind je in bijlage 2.

5

Effectieve leden zijn personen wiens naam vermeld staat in het ledenregister dat jaarlijks neergelegd wordt bij de Rechtbank van Koophandel. 6 Niet-effectieve leden zijn personen die niet deelnemen aan het juridisch leven van de vzw. Hun inbreng is beperkt tot deelname aan de activiteiten en de verwezenlijking van de doelstellingen.


12

Fusiehandboek

4.1.4 Aanduiden van de Raad van Bestuur Bij een fusie is een zeer belangrijke taak van de Algemene Vergadering om de Raad van Bestuur samen te stellen. De voorwaarden waaraan de leden van de Raad van Bestuur moeten voldoen (op vlak van leeftijd, anciënniteit, opleiding, geslacht, beroep, ...), kan je bepalen in de statuten. Ook de maximumduur van het mandaat van een beheerder kan hierin bepaald worden. Dit ligt meestal tussen de drie en de vijf jaar en eindigt in elk geval bij ontbinding.

4.2 De Raad van Bestuur 4.2.1 Wat is de Raad van bestuur? De Raad van Bestuur is het leidinggevend orgaan van de club. Deze wordt verkozen door en legt verantwoording af aan de Algemene Vergadering. De Raad bestaat uit een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en enkele andere bestuurders. Deze andere bestuurders zijn vaak elk verantwoordelijk voor hun eigen onderdeel: Financieel adviseur Penningmeester Verantwoordelijke competitie en verantwoordelijke recreatie Verantwoordelijke sponsoring Verantwoordelijke activiteiten Verantwoordelijke communicatie Verantwoordelijke per discipline ... Onder al deze verantwoordelijken kan een commissie of werkgroep zetelen. Zo kan er een werkgroep zijn die zich bezig houdt met het domein competitie. De uiteindelijke beslissingen in de werkgroep worden genomen door de verantwoordelijke, die dan het voorstel doet in de Raad van Bestuur. Om de organisatiestructuur van de volledige club duidelijk te maken, stel je best een organogram op. Een voorbeeld van een dergelijk organogram zie je in bijlage 3.

4.2.2 Algemene functie De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de club en stippelt het beleid uit. Als het gevraagd wordt, moeten zij verantwoording afleggen aan de Algemene Vergadering. De Raad is bevoegd om Allerlei contracten af te sluiten De vzw te vertegenwoordigen als die voor de rechter komt Schenkingen en legaten te aanvaarden De Algemene Vergadering samen te roepen De begroting op te stellen (die wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering) Soms kan je als lid van de Raad ook privé aansprakelijk worden gesteld, als de organisatie door uw toedoen failliet gaat of als je schuldig bent aan wanbeleid.


13

Fusiehandboek

5. Huishoudelijk reglement De meeste ondernemingen, cultuurverenigingen, sportclubs,… stellen een huishoudelijk reglement op. Er wordt verwacht dat elke werknemer of lid dit huishoudelijk reglement kent en naleeft.

5.1 Wat is een huishoudelijk reglement? Het huishoudelijk reglement is een document dat tracht te voorzien in alle gevallen die niet geregeld worden door de officiële en bekrachtigde statuten en geldt voor alle leden, ongeacht tot welke categorie ze behoren. Het wordt dus gezien als een aanvulling op de statuten, met het bijkomend verschil dat deze niet gepubliceerd worden in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad. De inhoud van het huishoudelijk reglement mag niet afwijken van de statutaire of wettelijke bepalingen. Het mag wel specificeren. Bij tegenstrijdigheid zullen de statuten primeren.

5.2 Wat bevat dit reglement allemaal? Het huishoudelijk reglement regelt meestal zaken die belangrijk zijn voor de interne werking. Over het algemeen bevat het alle regels waaraan de leden, volgens de organisatie, moeten voldoen. Je neemt dit dan ook best letterlijk op in het reglement: “alle leden worden verwacht te voldoen aan de zaken vastgelegd in het reglement. Doet men dit niet, heeft de organisatie redenen om het lid uit te sluiten.” Een aanrader is om een omschrijving op te nemen van het term ‘lid’: worden hiermee enkel de gymnasten bedoeld, of ook het bestuur, of nog andere? Enkele andere voorbeelden van elementen in het huishoudelijk reglement:

Rechten en plichten van alle leden Richtlijnen hoe lid te worden en hoe het lidmaatschap te beëindigen Lidgeld: wanneer betalen, voor welke periode, ... Houding van de leden: beleefd, respectvol, fair play, ... Aanwezigheid en stiptheid: welke aanwezigheden worden verwacht op activiteiten, hoe verwittigen bij afwezigheid, ... Materiaal en accommodatie: wanneer te gebruiken, toestemming nodig, behandelen, diefstal, ... Kledij: wat moet verplicht gedragen worden, eigen verantwoordelijkheid respect,... Verzekering: welke verzekering is voorzien voor de leden Wedstrijdafspraken: wanneer aanwezig zijn, welke zaken meebrengen, organiseren, ... Ouders

training en met respect voor kledij,

hoe vervoer

5.3 Enkele voorbeelden Een heel mooi voorbeeld van een huishoudelijk reglement vind je terug in bijlage 4. Het is een reglement opgesteld voor jeugdspelers van voetbalclub KVV Scherpenheuvel Sport. Een tweede voorbeeld waarbij men het volledig anders aanpakt is het reglement van Gym Izegem (bijlage 5).


14

Fusiehandboek

6. Financiën 6.1 Financiële startsituatie Een mogelijke reden voor een fusie kan een geldprobleem zijn bij één van de fusionerende clubs. Natuurlijk is het dan belangrijk dat door de fusie ook de andere club(s) niet in de problemen komen. Daarom moet je steeds de financiële situatie van alle fusionerende clubs eens controleren en bekijken wat de financiële situatie zal zijn als de clubs fusioneren. Als we de financiële situatie bekijken, kijken we zowel naar het actief (de geldmiddelen), het passief (de schulden) als de lopende contracten. Pas als alles in rekening wordt gebracht, hebben we een correct beeld van de financiële situatie van de organisatie. Voor de goede gang van zaken is het goed dat alle fusionerende clubs ongeveer een gelijke inbreng hebben, dit verkleint de kans op discussie. Is dit niet het geval is er nog altijd geen probleem, dan zorg je gewoon dat er een duidelijk akkoord is tussen alle deelnemende clubs betreffende het ingebrachte startkapitaal en dat bij eventuele latere geldproblemen deze ongelijkheden in startkapitaal niet opnieuw worden aangehaald. De Algemene Vergadering van de betrokken clubs keuren dus zeker eerst de laatste balans en resultatenrekening goed en leggen die dan voor aan de Algemene Vergadering van de andere fusionerende club(s). Het is heel belangrijk dat je een raming maakt van de kosten en de opbrengsten die je zou hebben doorheen het seizoen. Kortom, je stelt best een begroting op. Let hierbij op het verschil tussen kosten en opbrengsten en inkomsten en uitgaven. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld een subsidie krijgt voor het seizoen 2008-2009, maar dat je het geld pas in het volgende seizoen ontvangt. Deze subsidie is een opbrengst in het seizoen ‘08-‘09, maar pas een inkomst in het seizoen ’09-‘10. Inkomsten en uitgaven geven dus weer wat je als liquiditeiten hebt in de club, terwijl kosten en opbrengsten een jaarlijkse weergave zijn van de winst of het verlies dat je hebt behaald. Op basis van het uiteindelijke jaarresultaat kan je bepalen wat je in het nieuwe jaar ter beschikking hebt voor investeringen. Dit onderscheid tussen kosten en opbrengsten en inkomsten en uitgaven is van belang omdat het vaak een vertekend beeld kan geven als je veel of weinig cash geld hebt op het einde van het jaar. Misschien zijn nog niet alle kosten betaald of nog niet alle opbrengsten geïnd. Hou dus steeds in gedachten dat het belangrijk is om voldoende liquiditeiten ter beschikking te hebben, zodat je een bepaalde periode (waarin je zelf betalingen moet doen en je wacht op verschuldigde betalingen van anderen) toch kan overbruggen met de beschikbare middelen. Via de raming van kosten en opbrengsten kan je te weten komen of het startbudget voor de nieuwe vzw voldoende is om het jaar door te komen zonder financiële problemen. Op basis daarvan kan ook beslist worden of er meer activiteiten moeten georganiseerd worden, er meer lidgeld moet gevraagd worden of meer sponsors moeten gezocht worden. Hier komen we later op terug.


15

Fusiehandboek

6.2 Financiële doelstellingen Eens je via een ruwe schatting kan bepalen of je zal rondkomen met het startkapitaal is het tijd voor het opstellen van de financiële doelstellingen, waarbij je ook gebruik maakt van de raming van kosten en opbrengsten. Zo kan je bijvoorbeeld bij de organisatie van een spaghettifestijn een winst ramen van 300 euro, gebaseerd op de winst van vorig seizoen. Dit jaar ga je meer promotie maken waardoor je doelstelling het behalen van een winst van 500 euro is. Bij de doelstellingen gaat het dus meer over wat je wil bereiken. Het wil daarom nog niet zeggen dat het perfect haalbaar is, maar je moet natuurlijk proberen om doelstellingen realistisch op te stellen zodat de kans groot is dat ze bereikt worden op het einde van het jaar. Door het bekijken van al deze zaken in de Raad van Bestuur kan besloten worden of break-even (kosten gelijk aan opbrengsten), verlies of winst wordt nagestreefd en hoe groot het verlies of de winst dan is.

6.3 Hoe doelstellingen bereiken? 6.3.1 Lidgeld Bepalingen omtrent het lidgeld zijn noodzakelijk voor de aantrekking van leden. Als het lidgeld in de fusionerende clubs verschillend is moet een compromis gevonden worden om tot eenzelfde bedrag te komen. Zoals eerder vermeld gebeurt dit best in het kader van de financiële doelstellingen en de raming van kosten en opbrengsten. Als het lidgeld in de fusionerende clubs veel verschilt is het moeilijk om voor alle leden goed te doen. Zo is het voor de leden van de ene club, die eerst weinig lidgeld moesten betalen, een “slechte zaak” dat de club fusioneert, want nu moeten ze meer lidgeld betalen. Probeer dus, indien mogelijk, te zorgen dat er een gulden middenweg is en dat de leden geen grote stijging in lidgeld moeten bekostigen.

6.3.2 Activiteiten Ook over de activiteiten om de kas te spijzen moet een consensus worden bereikt. Zo koos de ene club bijvoorbeeld voor een taartenverkoop en een spaghettifestijn, terwijl de andere voorkeur gaf aan een paaseierenverkoop en een kaas en wijn avond. Hou voor ogen dat het hoofddoel van deze activiteiten het behalen van winst is. Wat je organiseert is een persoonlijke, subjectieve keuze. Probeer de kosten zo laag mogelijk te houden en de opbrengst te maximaliseren. Kan hier geen overeenkomst bekomen worden, start je best volledig nieuwe activiteiten op. Er zijn tal van mogelijkheden, enkele voorbeeldjes om van deur tot deur te verkopen: truffels, koeken, snoep of bloemen. Ook verschillende mogelijkheden voor eetfestijnen: barbecue, pannenkoekenfestijn, warme beenhesp, paëlla, scampi’s,… Enkele andere voorbeeldjes zijn het organiseren van een autowasdag, een familiesportdag of een fuif.

6.4 Subsidies Bij het opmaken van de begroting is het heel belangrijk om in te schatten wat de subsidies zouden zijn. Klop aan bij je gemeente of stad en doe navraag wat de mogelijkheden zijn. Aarzel zeker niet hierover contact met ons op te nemen. Fusioneren hoeft niet perse een daling van de te ontvangen subsidies te betekenen.  2009 www.GymFed.be

16

Fusiehandboek

Sommige gemeentes of steden doen namelijk extra inspanningen om fusies te stimuleren, door extra subsidies aan te bieden. Een voorbeeld hiervan is de stad Blankenberge die extra subsidie geeft voor de eerste drie jaren na de fusie. Deze subsidie is minstens het dubbele van de laatst toegekende samengestelde subsidies van de fusionerende clubs. Het vierde jaar vermindert de subsidie tot minstens de laatst toegekende samengestelde subsidies van de fusionerende clubs. Het geldt enkel voor erkende verenigingen en voor een fusie tussen clubs die elk meer dan 50 leden tellen. Het aantal jeugdleden moet per club minimum 25 % van het totaal aantal leden bedragen. In enkele andere situaties zien we vaak dat clubs die fusioneren financiële steun krijgen van de gemeente of de stad inzake de accommodatie. Sommige fusieclubs krijgen een volledig nieuwe, bij anderen worden vernieuwingen doorgevoerd aan de bestaande accommodatie. Zo zie je maar dat het heel wat kan opleveren als je eens gaat luisteren bij je gemeente of stad. Het kan je toch al een stuk vooruit helpen om een goede start te maken.

6.5 Sponsoring Bij het volmaken van de fusie moet ook gedacht worden aan sponsors, een onmisbaar gegeven in de sportclub. Normaal gezien zullen de fusionerende clubs reeds sponsorcontracten hebben van het vorige jaar. Deze komen dan natuurlijk ook in aanmerking om sponsor te worden van de fusieclub. Enkele tips: Stel een aantrekkelijk voorstel op Werk een degelijk sponsordossier7 uit Creëer verschillende sponsorcategorieën: hoofdsponsor, kleinere sponsors, eventsponsors “Less is more”: je hebt beter twee goede sponsors, dan tien kleine Zorg dat je er klaar voor bent Als er in de voorgaande clubs telkens een hoofdsponsor was, die er nu elk op staan om hoofdsponsor te zijn, zal er ofwel geopteerd moeten worden voor twee hoofdsponsors of zal er moeten gekozen worden wie de hoofdsponsor wordt. Als er moet gekozen worden tussen één van de twee (of meer) kan je best kijken welke sponsor het meeste biedt, welke sponsor het meest op lange termijn denkt (voorbeeld een contract voor drie jaar), welke het meest begaan is met de goede werking van de club en regelmatig hulp aanbiedt (bijvoorbeeld gebruik van een bestelwagen),… Waarop jullie de keuze baseren is afhankelijk van wat jullie als nieuwe fusieclub belangrijk vinden.

7

Hoe een sponsordossier opstellen: http://www.acw.be/content/view/53/323/


17

Fusiehandboek

7. Naam en logo van de fusieclub Als clubs besluiten om te fusioneren moet ook een naam en een logo gekozen worden voor de fusieclub. Dit blijkt vaak geen gemakkelijke opdracht te zijn. Daarom hieronder enkele punten waar zeker aan gedacht moet worden en enkele tips hoe je dit het beste aanpakt.

7.1 De naam 7.1.1 Opties voor naamgeving Er zijn drie mogelijkheden voor de keuze van een clubnaam. In bepaalde gevallen is dit de naam van één van de fusionerende clubs. Deze manier van naamgeving vinden we niet echt vaak terug in reeds afgeronde fusies. Het valt misschien wel te verkiezen bij fusies tussen clubs waarvan één club grote nationale en internationale naambekendheid heeft en de andere club(s) minder bekend zijn. Als de kleinere club akkoord gaat met deze naamgeving, kan het positief zijn voor de verdere ontwikkeling van de fusieclub. Ten slotte heeft de club met dezelfde naam en uitstraling dan meer leden, extra mogelijkheden in het bestuur en extra financiële middelen waardoor de naambekendheid alleen maar kan uitgroeien. Vaak wordt gekozen voor een nieuwe naam die de combinatie is van de namen van de afzonderlijke clubs. In de praktijk vinden we zo enkele voorbeelden terug zoals voetbalclub KVV Laarne-Kalken die gevormd is uit KFC Eendracht Laarne en SK Kalken. Volleybalclub GevoK uit Wondelgem is gevormd uit de clubs Gedovol en ’t Kelderken, waarvan we elk een element terugvinden in de fusienaam. De fusie tussen VC Flamingo’s Nijlen en Heidesmash Groot Nijlen leidde tot de logische keuze van FH Nijlen. Meestal wordt een totaal nieuwe naam gezocht voor de gefusioneerde vzw. Een mooi voorbeeld hiervan is Go4Gym in Wevelgem dat ontstaan is door de fusie uit ‘Hoger op’ en ‘Steeds Hoger’. In Nederland is uit de volleybalclubs ‘Spirit’ en ‘Unitas’ de vv Enervo ontstaan.

7.1.2 Enkele tips Kies eerst en vooral welke richting jullie uitgaan, dus welke van bovenstaande mogelijkheden jullie voorkeur krijgt. Denk hierbij aan de wensen en noden van alle clubs. Zorg dat alle clubs voor 100% akkoord zijn met de gekozen mogelijkheid en met de definitieve naam. Betrek de leden van alle fusionerende clubs zoveel mogelijk in de keuze van de naam. Je kan alle bestuursleden en sportende leden de mogelijkheid geven om een voorstel in te dienen. Via een stemming van de Raad van Bestuur of van het volledige ledenbestand kan de naam gekozen worden. Leden appreciëren het als ze mee inspraak hebben bij het oprichten van hun club. Bij grote clubs is het misschien interessant om ook rekening te houden met de hoofdsponsor. Als er een contract is opgesteld voor lange termijn, kan je deze inspraak geven in de keuze van de naam. Eventueel kan je de bedrijfsnaam in de clubnaam opnemen.

7.1.3 Domeinnaam Bij de keuze van de nieuwe naam is het ook interessant om te controleren of ook de domeinnaam nog vrij is. Meestal is het wel leuker om je eigen clubnaam in de url (voorbeeld: www.go4gym.be) te zien  2009 www.GymFed.be

18

Fusiehandboek

staan, dus voor je definitief de naam kiest, informeer je hier best eens naar. Of de domeinnaam nog vrij is, kan gecontroleerd worden op dns ‘whois’ (www.dns.be).

7.2 Het logo De ontwikkeling van een nieuw logo leunt dicht aan bij de keuze van een nieuwe naam. Natuurlijk kan de ontwikkeling van het logo pas starten na de naamgeving. Ook bij ontwikkeling van een logo kunnen de leden betrokken worden. Geef hen de kans om een logo in te dienen waar nadien kan uit gekozen worden, eventueel kan het zelfs door het uitschrijven van een wedstrijd. Ook kan men overwegen een ontwerpbureau in te schakelen voor het ontwerp van een logo. Deze zullen voor u enkele logo’s ontwerpen met enkele varianten waar u dan kan uit kiezen. Dit kan al vanaf 175 euro. Enkele links waar u terecht kan voor het ontwerp van een geschikt logo: www.logodesk.net www.logofactory.be www.logodebut.be Denk er bij het maken van een logo steeds aan dat het in het oog moet springen bij de mensen die het zien. Het is aan te raden dat uit het logo duidelijk op te maken is dat het over een gymnastiekclub gaat. Er kan gekozen worden om de volledige clubnaam, enkel de initialen of een afkorting van de naam erin te verwerken. Dit is natuurlijk niet noodzakelijk maar een logo zonder enige naamvermelding is niet echt duidelijk. Ook de clubkleuren worden er vaak in verwerkt. Hieronder zijn een paar voorbeeldjes opgenomen. Het eerste voorbeeldje is van volleybalclub Noliko Maaseik. Dit wordt hier vermeld omdat je kan zien dat de sponsor is opgenomen in de naam en in het logo, namelijk Noliko. Verder enkele voorbeeldjes uit de gymnastiekwereld die duidelijk de naam en het doel van de vereniging aantonen op een aantrekkelijke manier.


19

Fusiehandboek

8. Infrastructuur en materiaal 8.1 Infrastructuur Vaak gaat een fusie door tussen twee of meerdere clubs uit dezelfde regio, waardoor de leden zich meestal niet veel verder moeten verplaatsen om naar de turnclub te gaan. Dit is zeker een aspect waar rekening mee moet gehouden worden bij de keuze van de sportzalen, dit om een grote drop out te vermijden. Aangezien er veel leden verwacht worden in de fusieclub wordt het waarschijnlijk moeilijk om alle trainingen en activiteiten te laten doorgaan in één sportaccommodatie. Het zou natuurlijk mooi zijn moest de club een volledig ingerichte sportzaal ter beschikking krijgen waar alle leden kunnen gevestigd worden, maar het is financieel onmogelijk om elke fusieclub deze mogelijkheid te bieden. Daarom moet vaak gezocht worden naar meerdere sportaccommodaties in de buurt waar getraind kan worden. Je zal dan hoogstwaarschijnlijk bij de zalen blijven waar je reeds trainde, maar een herverdeling moeten maken van welke leeftijden en disciplines waar en wanneer trainen (zie ook 10.4).

8.2 Materiaal Als de clubs willen fusioneren zal moeten gekeken worden welk materiaal jullie reeds beschikbaar hebben en of er nieuw materiaal zal moeten aangekocht worden. Hiervoor is het noodzakelijk dat een inventaris wordt opgesteld. Natuurlijk moet er rekening gehouden worden met de sportinfrastructuur. Als er verschillende zalen gebruikt worden moet er ook dubbel materiaal aanwezig zijn. Ook is de kans groot dat er nieuw materiaal zal moeten worden aangekocht als nieuwe disciplines worden geïntroduceerd. Daarom is het ook belangrijk om bij de overweging om nieuwe disciplines toe te voegen, te kijken of het financieel wel mogelijk is om nieuw materiaal aan te kopen en of het wel praktisch haalbaar is om het materiaal op een veilige manier te plaatsen. Meer info over de inrichting van een gymzaal vind je in het kwaliteitshandboek van de GymFed.


20

Fusiehandboek

9. Disciplines Een belangrijke keuze die gemaakt wordt is welke disciplines aangeboden worden? Hiervoor moeten een paar zaken overwogen worden:

Wat Wat Wat Wat

is de vraag is financieel mogelijk is bepaald in de missie kan gezien de accommodatie

Als de trainingsfaciliteiten en het financiële aspect een overdracht van alle disciplines of het toevoegen van een extra discipline toelaat is dit zeker aan te raden. Zo zullen de meeste leden en trainers tevreden zijn of zullen extra leden kunnen aangetrokken worden. Meestal biedt een fusie wel extra mogelijkheden. De verschillende disciplines zijn:


21

Fusiehandboek

10. Trainingen Meestal zal het aantal leden van de fusieclub groter zijn dan de leden van de clubs afzonderlijk. Men gaat er toch van uit dat de meeste leden, samen met de club, de overstap maken naar de fusieclub en dat er door extra promotie en extra aanbod nieuwe leden bijkomen. Het aantal trainingsuren zal dus sterk verhogen, wat betekent dat er veel trainers en veel trainingsfaciliteiten nodig zijn.

10.1 Welke trainers? Welke trainers aanblijven is grotendeels afhankelijk van welke disciplines worden overgenomen en hoeveel leden er zullen zijn. Deze zaken worden dan best ook zo snel mogelijk beslist of ingeschat, zodat men de keuze van trainers snel kan afhandelen. Het is namelijk belangrijk om de trainers zo tevreden mogelijk te houden want zij vormen de kern van de fusieclub. Het eenvoudigste is natuurlijk dat het trainingsbestand kan behouden worden. Soms is dit niet mogelijk omdat men wil streven naar een bepaald prestatieniveau in de club. Dan is het wel mogelijk dat niet alle trainers mogen aanblijven, maar er een selectie wordt gemaakt van de beste trainers. Als dit het geval is gaat de Raad van Bestuur best alle trainers gaan screenen door bijvoorbeeld het invullen van een curriculum vitae (cv), het gaan bekijken van trainingen, enzovoort. Men probeert dan een akkoord te zoeken tussen de fusionerende besturen aangaande welke trainers aanblijven en welke niet. Probeer dit zo eerlijk mogelijk te doen, zodat er bij de trainers geen vragen rijzen over de beslissing.

10.2 Opleiding en begeleiding van de trainers De Raad van Bestuur beslist ook best welke opleiding de lesgevers/trainers moeten hebben of krijgen. Wat steeds aan te raden is voor de werking van een topclub is een coördinator voor de trainers. Enkele taken die de coördinator dan zou moeten uitvoeren zijn: Planning opmaken Trainers af en toe bijscholen Trainers begeleiden op training Trainers evalueren Tips geven Vragen en problemen oplossen Helpen waar nodig Uniformiteit creëren binnen de clubwerking Trainers aanmoedigen om VTS cursus te volgen of zelf een cursus Jeugdsportcoördinator volgen bij VTS Dit bevordert de professionaliteit en het groepsgevoel onder trainers en andere medewerkers, het draagt bij tot de kwaliteit en het niveau van de trainingen en wedstrijden.


22

Fusiehandboek

10.3 Trainersvergoeding Welke vergoeding de trainers krijgen voor hun prestaties is ook iets dat beslist moet worden in een vroeg stadium. Trainers doen dit natuurlijk niet voor niets en ze weten dus ook graag zeker dat ze niet minder zullen verdienen dan voor de fusie. Als de deelnemende clubs een verschillende vergoeding geven per uur zal moeten gepoogd worden om een evenwicht te vinden tussen de bestaande vergoedingen. Als de club het financieel aankan, neem je best het hoogste bedrag dat door één van de fusionerende clubs uitbetaald werd. Zo doet niemand een slechte zaak door de fusie en zullen sommigen zelfs zeer tevreden zijn met de fusieclub of de overstap sneller maken. Kan de club het financieel niet aan om het hoogste bedrag uit te betalen, kan men best de trainers op de hoogte brengen en vragen om begrip te hebben voor de huidige situatie. Eventueel kan je proberen om binnen de twee jaar wel opslag te geven voor de trainers. Of je kan proberen om via sponsoring iets extra te geven in natura, zoals een training of een t-shirt. In ieder geval moet de Raad van Bestuur eerst en vooral bekijken wat de mogelijkheden zijn, dus wat je de trainers kan aanbieden. Vervolgens moet gezocht worden naar een overeenkomst tussen trainers en Raad van Bestuur.

10.4 Trainingsschema Eens beslist is welke disciplines en welke leeftijdscategorieën we zullen opnemen, welke infrastructuur we ter beschikking hebben en wanneer welke trainers beschikbaar zijn, stel je best een trainingsschema op. Eens dit wordt voorgelegd aan alle betrokkenen kunnen nog opmerkingen geformuleerd worden en kan het schema nog worden aangepast. Dit schema wordt best opgesteld zodat je zeker niets over het hoofd hebt gezien. Dat er voor elke groep een trainer voorzien is die dan ook nog eens een zaal en materiaal ter beschikking heeft. Het is natuurlijk niet evident om een gepast rooster op te stellen dat voor iedereen uitkomt. De hoofdzaak is om ook hier tot een compromis te komen waarin alle groepen zich kunnen vinden.


23

Fusiehandboek

11. Wedstrijden en juryleden 11.1 Wedstrijden 11.1.1 Deelname wedstrijden Alle leden van een gymnastiekclub (die in orde zijn met de licentie) kunnen ingeschreven worden voor de provinciale wedstrijden voor een bepaalde deadline. Na de provinciale wedstrijden gebeurt een selectie van gymasten die mogen deelnemen aan het Vlaams Kampioenschap, op dezelfde manier wordt geselecteerd welke deelnemers van het Vlaamse Kampioenschap mogen aantreden in het Belgisch Kampioenschap. Alle bepalingen zijn afhankelijk van discipline tot discipline. De informatie vind je terug onder Clubnet, waar je de gewenste discipline kan selecteren. Dan kijk je onder ‘Algemeenheden wedstrijden’. Aangezien je vrij bent om alle aangesloten leden in te schrijven voor de provinciale voorronden en het inschrijvingsgeld redelijk bescheiden is, zal er bij een fusie weinig discussie zijn over wie mag deelnemen en wie niet.

11.1.2 Organisatie wedstrijden Als één van de fusionerende clubs vroeger een officiële internationale wedstrijd organiseerde, moet men overeenkomen of men dit nu nog steeds zal doen. Het kan voorkomen dat je vroeger geen wedstrijden organiseerde, maar dat je nu als fusieclub, en dus misschien ook meer invloedrijke club, wel een wedstrijd wil organiseren. Bij deze organisatie kan je rekenen op de ondersteuning van de GymFed. Meer informatie hieromtrent vind je eveneens terug in de Algemene Richtlijnen. Over de organisatie van clubtornooien en clubontmoetingen moet ook een regeling getroffen worden. Als elke fusionerende club zijn eigen wedstrijden organiseerde, moeten jullie nu overeenkomen waar, wanneer, voor wie,… de wedstrijd zal georganiseerd worden.

11.2 Juryleden Bij een fusie moet bekeken worden hoe de stand van zaken is in verband met de juryleden. Hoeveel juryleden zijn er, welk niveau hebben zij, hoeveel juryleden zijn er per discipline,… Als er nood is aan extra juryleden, moet je op zoek gaan naar personen die zich willen engageren als jurylid. Nieuwe juryleden moeten een jurycursus volgen en nadien een examen afleggen. Meer informatie over data van jurycursussen en examens, evenals het juryreglement, vind je per discipline op Clubnet.


24

Fusiehandboek

12. Administratieve en praktische regelingen met GymFed Tegenover de GymnastiekFederatie zijn er natuurlijk ook enkele verplichtingen. We proberen de belangrijkste punten hier te bespreken:

12.1 Ledenaansluiting Bij het normale verloop van een ledenaansluiting worden alle leden van de club in het begin van het seizoen individueel aangesloten bij GymFed. Hiervoor moeten gegevens zoals naam, voornaam, adres en geboortedatum doorgegeven worden aan de federatie. Om een lid aan te sluiten betaalt de club een bijdrage van 10 euro. Meer informatie over hoe leden aan te sluiten, lees je in de Algemene Richtlijnen van de GymFed. Nieuwe leden van een club betalen slechts een bijdrage van 8 euro. De leden van een fusieclub worden echter niet als nieuwe leden gezien omdat ze al bij één van de gefusioneerde clubs aangesloten waren. Eens je bent aangesloten bij de federatie, ben je ook automatisch verzekerd. Algemene voorwaarden en aangifteformulieren voor brand, persoonlijke ongevallen en dergelijke vind je allemaal onder clubnet.

12.2 Clubnaam en stamnummer Wanneer de club verandert van naam, wordt die naam veranderd in het ledenbestand. Het stamnummer en de oprichtingsdatum blijven behouden van één van de clubs. Er moet onderling beslist worden welk stamnummer en welke oprichtingsdatum behouden zullen blijven.

12.3 Ledenbeheer website Alle veranderingen in het ledenbestand kunnen aangebracht worden door de clubs zelf via de website www.GymFed.be. Hiervoor moeten per club personen verantwoordelijk gesteld worden. Zo moet er een administrator gekozen worden, dit is de enige die veranderingen kan aanbrengen in het ledenbeheer. Eveneens moet iemand gekozen worden die het wedstrijdbeheer voor zijn rekening neemt. Overigens kunnen nog anderen aangeduid worden die het wel kunnen lezen, maar die geen wijzigingen kunnen aanbrengen. Deze personen kunnen dezelfde zijn maar zijn dit in de praktijk meestal niet. Bij een fusie moeten onder andere de leden van alle fusionerende clubs worden overgeplaatst naar de fusieclubs. Dit kan via de functie ‘ledenoverdracht’.

12.4 Deelname wedstrijden Om deel te nemen aan nationale en internationale wedstrijden moeten de gymnasten van het A-, B-, C- en I-niveau (behalve voor minitrampoline en groepswedstrijden) een wedstrijdlicentie hebben. Voor individueel D-niveau en groepswedstrijden is geen licentie vereist.

12.5 Aanspreekpunten binnen de GymFed Neem contact op met uw regiocoördinator zij helpen u zeker verder:

Oost– en West-Vlaanderen: [email protected] Antwerpen: [email protected] Limburg: [email protected] Vlaams-Brabant: [email protected]


25

Fusiehandboek

13. Kledij Een andere grote bron van discussie, naast onder andere naam en logo, zijn de clubkleuren. Sommige clubs zijn nogal gehecht aan de kleuren en het model van de turnkledij en dan vinden ze het moeilijk om hiervan afstand te nemen. Daarom zoek je ook hier best naar een compromis tussen de fusionerende clubs. Misschien is het mogelijk om de kleuren en het model te combineren tot een nieuw turnpak. Of je zoekt naar een totaal nieuw model dat alle fusionerende clubs aanspreekt. Meestal is deze tweede beslissing de beste, een totaal ander model is vernieuwend en zal dan ook geen bron van frustratie vormen bij de club die zich benadeeld voelt. Ook hier is het aan te raden om je leden te betrekken bij de keuze. Voordat de definitieve beslissing valt kan je bijvoorbeeld enkele modellen voorstellen aan de leden en vragen wat hun voorkeur is. Zo betrek je hen opnieuw in de opbouw van de club, wat de clubsfeer zeker ten goede komt.


26

Fusiehandboek

14. Turnfeest De meeste clubs organiseren elk jaar een turnfeest waar zoveel mogelijk leden en trainers van de club aan deelnemen. Het biedt de kans aan de turners om te tonen wat zij allemaal geleerd hebben gedurende het voorbije seizoen. Vaak is dit het hoogtepunt waar de turners het hele jaar naartoe werken.

14.1 Investeringen 14.1.1 Probleemstelling Nu kan het wel zijn dat fusionerende clubs hier wat moeilijkheden mee ondervinden. Stel dat Gymclub Salto’s veel belang hecht aan het turnfeest en hier een groot deel van het budget wil aan spenderen (licht en geluid, speciale effecten, extra zalen en materiaal aankopen, speciale kledij,...). Gymclub Flik Flak houdt het liever bescheiden, zonder er teveel geld aan uit te geven. Ook hier moet een compromis bereikt worden, wat misschien geen gemakkelijke taak zal zijn.

14.2.1 Oplossingen Je kan Gymclub Flik Flak proberen overtuigen dat het turnfeest belangrijk is, dat dit wordt geapprecieerd door ouders en dat het ook heel wat geld kan opbrengen als je het goed aanpakt. Ook is het zo, dat er in het eerste jaar van de fusie nood is aan publiciteit. De club moet overtuigd worden dat het turnfeest het uithangbord van de club is. Een andere mogelijkheid is dat je probeert om Gymclub Salto’s te overtuigen dat een turnfeest ook kan slagen zonder er al te veel geld tegen aan te gooien. Voor ouders is het gewoon belangrijk dat ze hun eigen kind aan het werk zien, dus met een mooie voorstelling van wat ze geleerd hebben, zijn de toeschouwers al meer dan tevreden. Extra geluid, licht en materiaal betekent niet noodzakelijk een geslaagde turnshow. Als laatste probeer je natuurlijk de gulden middenweg te vinden. Je spreekt af dat er wel veel tijd en energie wordt geïnvesteerd in het turnfeest en dat er geprobeerd wordt om een zo goed mogelijke show in elkaar te steken. Langs de andere kant probeer je dit zoveel mogelijk te doen met beperkte middelen, zonder extra kosten te maken. Zo is het niet nodig om extra materiaal aan te kopen dat misschien slechts een paar keer wordt gebruikt. Ook met nieuwe kledij kan voorzichtig omgegaan worden. Vraag de turners om een bepaald kleur te dragen, dan kan je met kleine materialen zoals een strik, sjaal, staart, maquillage... het thema inkleuren.

14.2 Locatie Als je na de fusie nog steeds traint in verschillende zalen, moet ook gekozen worden waar je het feest zal laten doorgaan. Hiervoor bekijk je natuurlijk best de mogelijkheden van de beschikbare zalen:

Grootte van het turnoppervlak Aantal toeschouwers Beschikbaar materiaal Bereikbaarheid Parkeergelegenheid


27

Fusiehandboek

14.3 Datum De datum van het turnfeest moet natuurlijk een tijd op voorhand bepaald worden. De meeste clubs leggen hun turnfeest meestal op het einde van het seizoen, tussen maart en juli, dit is dan een mooie afsluiter van het turnjaar. Een overeenkomst zal hier normaal gezien nog vlot bekomen worden omdat er voldoende mogelijkheden zijn en iedereen min of meer zijn eisen kan stellen. De keuze wordt waarschijnlijk pas een probleem als Gymclub Salto’s het turnfeest altijd organiseert in hetzelfde weekend, en de andere club dit absoluut niet wil. In principe zal dit een niet veel voorkomend probleem zijn.


28

Fusiehandboek

15. Communicatie Communicatie is een heel belangrijk punt voor de goede werking van de club. Er moet gecommuniceerd worden tussen bestuur, leden, trainers, ouders, vrijwilligers, sympathisanten,… om een vlotte clubwerking te garanderen. Enkele voorbeelden van communicatie binnen een club: Wie afwezig is op training brengt de trainer op de hoogte. Activiteiten worden gecommuniceerd vanuit het bestuur naar alle leden en sympathisanten via brieven, e-mail en/of website. Prestaties op wedstrijden worden via website of nieuwsbrief gecommuniceerd naar de leden, hun ouders en alle andere geïnteresseerden. Publicatie van foto’s op de website. Om dergelijke zaken te communiceren is er nood aan een aantal afspraken.

15.1 Manieren van communicatie Een bijna absolute noodzaak in deze moderne tijden is een website met bijhorend e-mailadres. Enkele belangrijke rubrieken die je op de website8 kan opnemen:

Duidelijke naam en logovermelding. Nieuws: een pagina waar bijvoorbeeld toekomstige activiteiten of recent behaalde prestaties worden aangehaald. Visie: voorstelling van de visie van de club. Geschiedenis: een korte samenvatting van de historiek van de club. Zeker bij een fusieclub is dit zeer interessant, omdat de leden meestal wel willen weten hoe de andere clubs van de fusie hun geschiedenis in elkaar steekt. Bestuur: alle leden van het bestuur vermelden, samen met hun functie. Trainingen: waar en wanneer gaan de trainingen door voor welke groep en wie is de trainer/trainster. Agenda: wanneer gaan welke wedstrijden, activiteiten, vergaderingen,… door. Resultaten: alle resultaten die behaald worden op wedstrijden hier vermelden. Foto’s: altijd leuk om foto’s van turnfeesten, wedstrijden, activiteiten,… te kunnen aanbieden aan de bezoekers van de website. Dit is vooral leuk voor de leden en hun ouders zelf. Sponsors: vermelding van alle sponsors van de club met hun eigen logo, eventueel in verschillende grootte en volgorde, afhankelijk van het sponsorbedrag. Contact: contactgegevens van de club, met eventueel vermelding van een e-mailadres en een telefoonnummer. Links: hier kan je bijvoorbeeld een link plaatsen naar de website van de GymFed (www.GymFed.be), IKGym (www.IKGym.be),…

Een maandelijkse nieuwsbrief of een halfjaarlijks clubblad zijn een interessant middel om alle geïnteresseerden, en dan vooral leden en hun ouders, op de hoogte te houden. Ook hier kan je informatie in verband met behaalde resultaten, wedstrijdverslagen, foto’s, verjaardagen,… meedelen.

8

Voor meer informatie over het maken van een website, kan je terecht op http://websitemaken.be/ of op http://www.nedsites.be/website.htm  2009 www.GymFed.be

29

Fusiehandboek

15.2 Bekendmaking van de fusie Eens de fusie een feit is, zorg je best dat zoveel mogelijk mensen hiervan op de hoogte gebracht worden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden, afhankelijk van de grootte van de club (aantal leden), de financiële mogelijkheden en de doelstellingen. Mogelijke manieren om dit te realiseren zijn:

15.2.1 Persbericht Het versturen van een persbericht is een veel gevoerde manier om een fusie bekend te maken. Je verstuurt je bericht best naar Belga9, deze zorgen zowel nationaal als internationaal voor een verspreiding van het bericht aan de geschreven pers, radio en televisie. Andere afnemers van Belga zijn de overheid, bedrijven en internetsites. Als je zelf een dergelijk bericht opstelt, maak dit dan zo concreet en aantrekkelijk mogelijk. Zorg dat het agentschap zo weinig mogelijk aanpassingen moet doen alvorens het artikel te publiceren. Als het bedoeld is voor internationale publicatie, kan je het best ook al in een andere taal aanbieden. Opmaak van een persbericht: Titel: alsof het een krantenkop is Lead (eerste, vette alinea): alle essentiële informatie, namelijk wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe Volgende alinea: extra informatie over de fusieclub Onderaan: contactgegevens Enkele tips: Maximum één A4, korter is beter Korte zinnen en korte alinea’s Schrijf in de tegenwoordige tijd Geen vakjargon Citaten van experts, klanten of managers Let op taalfouten (!) Wees origineel maar blijf bij de feiten Eventueel een webadres voor foto’s in hoge resolutie Nooit bijlagen bij een elektronisch persbericht

15.2.2 Persconferentie10 Het organiseren van een persconferentie zal vooral belangrijk zijn voor grote clubs of voor fusies die zeer uitzonderlijk zijn. Er bestaat dan de mogelijkheid om een receptie, koffie met taart of broodjes aan te bieden aan de journalisten die aanwezig zijn. Hoe je deze persconferentie organiseert, kies je natuurlijk zelf. Een mogelijkheid is dat je de voorzitter, ondervoorzitter en/of hoofdtrainer van de fusieclub laat plaatsnemen aan een tafel, zodat journalisten vragen kunnen stellen. Een andere optie is dat je zelf een presentatie aanbiedt waarin je zaken als de nieuwe naam en logo, de visie van de club, enzovoort voorstelt. Na de presentatie kan dan nog ruimte gelaten worden voor vragen. Deze benadering wordt het vaakst toegepast. Wat ook leuk is, is de aanwezigheid van een bekend lid van de club waarbij de ruimte wordt gelaten om persoonlijke vragen te stellen. 9

http://www.belga.be/NL/home.asp Voor extra informatie: http://www.agjpb.be/vvj/pdf/persconferentie.pdf

10


30

Fusiehandboek

Bij het organiseren van een persconferentie zorg je best voor een persmap die alle informatie over de nieuwe club bevat. Als je de journalisten wil verrassen met enkele belangrijke nieuwtjes geef je deze map best niet bij het binnenkomen, anders is het verrassingseffect weg. De meeste journalisten ontvangen wel liever de persmap bij het binnenkomen zodat men op voorhand weet of men notities moet nemen of niet. Wil je de persmap dus houden voor het einde, dan breng je de journalisten best op de hoogte van de inhoud van de persmap (en of men notities moet nemen of niet). Inhoud van de persvoorstelling: Naam, logo en clubkleuren (+ eventueel kledij) Voorstelling van de belangrijkste bestuursleden en de hoofdtrainer(s) Visie van de club Disciplines Trainingslocatie Sponsors Activiteiten Communicatie (nieuwe website en e-mail) Enkele tips voor het maken van een voorstelling11: Start met de naam en het logo van de club op de eerste pagina. Streef eenheid na in de presentatie op vlak van lettertype en kleur. Het moet niet eentonig zijn maar wel steeds overzichtelijk. Gebruik hiervoor een sjabloon met clubkleuren en logo. Let op de grootte van het lettertype, dit moet ook goed leesbaar zijn voor de achterste rij. Fleur op met een foto of een logo (eventueel van sponsors). Een voorbeeld tot uitnodiging voor een persvoorstelling vind je in bijlage 6. Dit is een goed voorbeeld van een uitnodiging, omdat de pers in het ongewisse wordt gelaten. Ze worden quasi verplicht om te komen. De powerpoint-voorstelling die op deze persconferentie werd gegeven vind je in bijlage 7.

15.2.3 Informele berichtgeving Als de fusie plaatsvindt tussen eerder kleine clubs, wil je misschien enkel je leden en sympathisanten op de hoogte brengen. Dit kan gebeuren door het versturen van een brief of e-mail. Ook een vermelding op de website kan de fusie bekendmaken bij sympathisanten waar je geen contactgegevens van hebt. Natuurlijk kan ook dit uitgebreider en met meer stijl, door bijvoorbeeld een presentatie te geven over de nieuwe club, waar alle leden worden op uitgenodigd. Zo kunnen de leden van de fusionerende clubs elkaar leren kennen. Aansluitend een receptie, met een hapje en een drankje, valt zeker in de smaak en geeft de voltooiing van de fusie een extra dimensie. Leden en belanghebbenden voelen zo dat met hen echt rekening gehouden wordt en dat hun mening meer dan belangrijk is voor de club. Als je op zoek bent naar nieuwe leden of meer naambekendheid in de streek, kan je ook affiches laten ontwerpen die je dan ophangt in de omgeving, of flyers die je kan verspreiden in stations of scholen. De voorstelling van de fusieclub kan je ook laten samenvallen met het jaarlijks turnfeest. Alle sympathisanten worden dan al in ieder geval bereikt. 11

Meer informatie over het maken van een PowerPoint voorstelling: http://www.gratiscursus.be/powerpoint_2003/index.htm


31

Fusiehandboek

Laat u verbeelding gerust de vrije loop wat betreft de bekendmaking van de fusie, het enige wat geldt, is dat je doel bereikt wordt, namelijk zoveel mogelijk mensen op de hoogte brengen van de fusie en ze er een aangenaam gevoel over bezorgen.


32

Fusiehandboek

16. IKGym 16.1 Wat is IKGym? IKGym of Integrale Kwaliteitszorg in de Gymnastiek is een toonaangevend kwaliteitssysteem dat de gymclubs op een structurele manier naar een hoger niveau tilt.

Op dit moment zijn al 64 van de 296 aangesloten clubs in het bezit van een definitief geldig label. Voordat de club zo’n label krijgt wordt de club volledig doorgelicht door een professionele auditeur via een objectief kwaliteitsinstrument. De club die zo’n label krijgt: • Staat garant voor kwaliteitsvolle sportbeoefening • Is een dynamische club met groeimogelijkheden • Is een voorbeeld voor andere clubs • Is een uithangbord voor de stad of gemeente

16.2 Hoe IKGym kwaliteitslabel behalen? Elke club die is aangesloten bij de federatie kan een IKGym doorlichting evalueert op vlak van verenigingsmanagement (strategische planning bestuur en organisatiestructuur, clubsfeer en cultuur,...) en kwaliteit (begeleiding, accomodatie, materiaal, groepssamenstelling,...). Sinds het aandacht gevestigd op de jeugdwerking.

aanvragen, die de club dan en beleid, communicatie, van het gymnastiekaanbod begin van 2009 wordt extra

Clubs moeten veel voorbereiden, evalueren en aanpassen vooraleer ze dit label verdienen. Een belangrijke wijziging in het IKGym-reglement is dat het label niet meer om de drie jaar moet hernieuwd worden wanneer de club aan alle vooropgestelde normen van het nieuwe reglement voldoet en dit label behaalde na 1 januari 2005. Bovendien wil de GymFed met de komst van het nieuwe reglement en het toenemend belang aan kwaliteit in de eerstvolgende 3 à 4 jaar een doorlichting hebben uitgevoerd bij alle aangesloten gymnastiekclubs. Bij een fusie van twee of meerdere clubs geldt het volgende: Als één van de fusionerende clubs het IKGym-label bezit (en dus op de definitieve lijst staat) krijgt de fusieclub ook automatisch het label. Wel zal de fusieclub blijvend opgevolgd worden en zal de 'nieuwe' club na enige tijd (+/- een jaar na fusie) een korte IKGym-doorlichting of check-up krijgen om te zien of ook alles goed verloopt na de fusie. Alle bijkomende informatie in verband met het IKGym-label vind je op de GymFed website onder de rubriek IKGym.


33

Fusiehandboek

17. Bijlagen 17.1 Bijlage 1: Checklist 1. De verkenningsfase Structuren en organisatie van de clubs Visie en missie Bestuur Trainers Leden Disciplines Financiële situatie Lidgeld Infrastructuur en materiaal Kledij Activiteiten

2. De raamovereenkomst Beleidsplan Juridisch aspect Nieuwe vzw of overname Ontbinding en vereffening van de vzw’s Overdragen van het vermogen Wijziging lidmaatschap- en bestuursstructuur Kennisgevingen en publicaties Besluit van ontbinding Benoeming en ambtsbeëindiging vereffenaar Afsluiting vereffenaar Bestemming vermogen Statutenwijziging

Aanduiden Algemene Vergadering en Raad van Bestuur Huishoudelijk reglement Financiën Financieel plan Lidgeld Activiteiten  2009 www.GymFed.be

34

Fusiehandboek

Subsidies Sponsoring

Naam Logo Infrastructuur Materiaal Disciplines Trainingen Welke trainers Trainersvergoeding Trainingsschema

Wedstrijden en juryleden Administratieve en praktische regelingen met GymFed Vlaanderen Ledenaansluiting Clubnaam en stamnummer Ledenbeheer website Deelname wedstrijden

Kledij Turnfeest Communicatie Website en e-mailadres Bekendmaking van de fusie aan de betrokkenen

IKGym


35

Fusiehandboek

17.2 Bijlage 2: Kandidaatstelling als lid van de algemene vergadering van de Gym Haacht vzw De fusie van de turnkringen Excelsior, De Stormjeugd en Volksverheffing leidt tot een nieuwe gymclub die juridisch de vorm van een vzw zal aannemen. In concreto wordt er vertrokken van de bestaande vzw turnkring " De Stormjeugd" Haacht. Een vzw bestaat uit effectieve leden en toegetreden leden. Het hoogste beleidsorgaan van de vzw is de "algemene vergadering". Enkel de effectieve leden hebben stemrecht op de algemene vergadering. Deze algemene vergadering zal de leden van de raad van bestuur aanstellen, die op hun beurt een dagelijks bestuur en commissies kunnen samenstellen. Conform de overgangsbepalingen, opgenomen in de statuten van de "Gymclub Haacht" vzw worden uitgenodigd om deel uit te maken van de nieuw te vormen algemene vergadering: alle actuele leden van de betrokken besturen van de fuserende turnkringen alle actuele trainers van de fuserende turnkringen alle toegetreden leden met een ononderbroken lidmaatschap gedurende de laatste 5 sportjaren en met een minimum leeftijd van 16 jaar op 01/01/2004. De bijdrage als effectief lid van de vzw wordt voor het seizoen 2004-2005 bepaald op € 12,00. De leden tot en met 22 jaar betalen 50% hiervan of € 6,00. Deze bijdrage als effectief lid van de vzw staat los van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage als turnend lid en wordt onafhankelijk daarvan vereffend, Als lid van de algemene vergadering hebben we volgende gegevens van je nodig : Naam, Voornamen, Adres, Postcode, Gemeente, Geboortedatum. Deze gegevens zijn noodzakelijk en zullen gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Zij dienen in ons bezit te zijn voor zondag 11 april 2004. Geef bijgevoegd kandidaatstellings-formulier af op de informatievergadering of aan Lisette Van Kerckhoven, Rita Machiels of Renaat Willems. De fusievergadering zal plaats vinden op donderdag 29 april 2004 om 20u00 in het vergaderlokaal van de cafetaria van het sportcomplex "Den Dijk" te Haacht-Wespelaar

Met sportieve groeten,

Namens Turnkring De Stormjeugd

Namens Turnkring V

Namens Turnkring Excelsior

Lisette Van Kerckhoven Voorzitter

Roland Van den Acker Voorzitter

Johan Bastiaens Voorzitter


36

Fusiehandboek

Ondergetekende stelt zich kandidaat als lid van de Algemene Vergadering van Gym Haacht vzw en zal aanwezig zijn op de Algemene vergadering van donderdag ………….. om 20u00 in de vergaderzaal van de cafetaria van het sportcomplex Den Dijk te Haacht. Hij/zij betaalt hiervoor de bijdrage van € 12,00 of € 6,00 (t.e.m. 22 jaar). (Gelieve officiële namen zoals vermeld op uw identiteitskaart in te vullen aub).

Naam : Voorna(a)men : Adres : Postcode en gemeente : Geboortedatum : Telefoonnummer : e-mailadres : Lidnummer :

Bezorg dit formulier voor 9 oktober 2008 aan Lisette Van Kerckhoven, Rita Machiels of Renaat Willems

Datum :

Handtekening :


37

Fusiehandboek

17.3 Bijlage 3: Organogram Voorbeeld van een organogram:

Organogram Verto Puurse Turnkringen:

Voorzitter

Materiaalverantwoordelij ke

Secretaris

Verantwoordel ijke wedstrijd-


Technisch directeur

Penningmeester

Ondervoorzitter volwassenen

Ondervoorzitter jeugd

Prverantwoordelij ke

Verantwoordel ijke leden-

38

Fusiehandboek

17.4 Bijlage 4: Huishoudelijk reglement KVV Scherpenheuvel Sport 1. Algemeen: A. Iedere aangesloten speler onderwerpt zich aan het huishoudelijk reglement dat hem overhandigd wordt. B. Dit reglement werd opgemaakt op basis van de statuten van de vereniging. C. Gebeurlijke meningsverschillen, kritiek of voorstellen worden via de trainer of spelersraad voorgelegd aan het bestuur. 2. Engagement van de club en de spelers: KVV Scherpenheuvel Sport is een toffe club met een eigen jeugdbestuur, gemotiveerde en meestal gediplomeerde jeugdtrainers en 120 jeugdspelers. De club tracht om elke jeugdvoetballer vreugde te laten beleven aan het voetbalspel. Voetbal is een ploegsport en daarom verwachten wij van onze jeugdspelers, trainers, afgevaardigden en ouders dat enkele regels worden gerespecteerd: 3. Houding: A. Wees altijd en overal beleefd! De club verwacht van de spelers dat zij zich deftig gedragen tegenover trainers, de afgevaardigden, bestuursmensen, scheidsrechters, medespelers, tegenstrevers en publiek. We dulden geen grofheden. B. Elke speler schudt de hand van de scheidsrechter en de tegenstander (ook na een verlieswedstrijd). C. In elke ploeg is een goede sfeer belangrijk. Conflicten kunnen echter ten allen tijde met de betrokkenen uitgepraat worden. 4. Stiptheid: A.

B.

C. D. E.

Aanwezigheid op training is gewenst. Indien een speler door ziekte of andere omstandigheden niet kan aanwezig zijn voor een training of wedstrijd, verwittigt hij tijdig persoonlijk de trainer. Verjaardagsfeestjes e.d. zijn geen excuus. Bij wedstrijd heeft iedere speler vanaf 12j zijn identiteitskaart bij. Spelers zonder identiteitskaart worden niet opgesteld! Naast een boete voor de club verliest de ploeg immers met forfaitcijfers! Voor training ben je stipt op het uur van de training op het veld aanwezig. Bij thuiswedstrijden ben je uiterlijk 30 min. (duiveltjes – preminiemen) of 45 min. (miniemen – juniors) voor aanvang van de wedstrijd in de kleedkamer aanwezig. Bij uitwedstrijden komt men stipt op het afgesproken tijdstip samen. Indien een speler rechtstreeks naar het voetbalveld van de tegenstrever rijdt, vragen wij de trainer hiervan tijdig te verwittigen.

5. Gebruik van de kleedkamers: A. De kleedkamers worden alleen gebruikt om zich om te kleden en om te douchen. B. Vermijd nodeloos verkwisten van warm water. Er komen mogelijk nog andere ploegen achter je. C. Voetbalschoenen worden steeds buiten gereinigd, NOOIT onder de douches. D. De kleedkamers worden vanaf preminiemen door de spelers zelf in een beurtrolsysteem gereinigd. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de afgevaardigde en de trainer. E. Vermijd het meebrengen van kostbare voorwerpen (sieraden, gsm, geldbeugel). Laat ze niet onbeheerd achter. Geef alles desnoods af aan de afgevaardigde. F. Uiterlijk 15 min. na het einde van de training of wedstrijd worden de kleedkamers verlaten. G. Het is ten strengste verboden te roken in de kleedkamers!  2009 www.GymFed.be

39

Fusiehandboek

6. Kleding en materiaal: A. Wedstrijdkledij wordt bij aanvang van het seizoen door de club bezorgd. De afgevaardigde is verantwoordelijk voor de was. B. Kousen worden gratis aan de spelers bezorgd en deze dienen zelf onderhouden te worden. C. Scheenbeschermers zijn verplicht en worden door de speler zelf aangeschaft. D. Voetbalschoenen worden ook door de speler zelf aangeschaft. Duiveltjes en preminiemen zijn van bondswege verplicht om met vaste studs te spelen. E. Je voetbalschoenen dienen steeds proper te zijn. F. Draag steeds sportkledij tijdens de training. Zorg desnoods voor een regenvestje en een lange broek tijdens de winterperiode. G. Iedere speler brengt op training zijn eigen oefenbal mee. H. Er worden door de spelers zelf geen voetballen uit de rekken genomen of opgepompt. I. In samenspraak met de trainer wordt trainingsmateriaal gehaald en na de training weer opgeruimd en op de voorziene plaatsen teruggezet. Diefstal van materiaal of persoonlijke bezittingen van medespelers betekent directe verwijdering uit de club en zal gerechtelijk vervolgd worden.

7. Sportinfrastructuur: Bij opzettelijke beschadiging worden de herstellingskosten integraal aangerekend aan de vernieler.

8. Verzekering: A. Teneinde alle rechten op een tegemoetkoming van de FSF-fonds van de KBVB voor sommige medische kosten te behouden van het ZIV barema, moeten de aangesloten spelers, blessures, opgelopen tijdens een wedstrijd of op training binnen de 48 uur na het ongeval laten attesteren door een geneesheer op een specifiek voor de KBVB bestemde ongevalsaangifte. Deze aangifte is ter beschikking in de kantine of bij de gerechtelijke correspondent van de club. B. Binnen de week na het ongeval moet de aangifte, behoorlijk ingevuld door de geneesheer en de betrokken speler, worden overhandigd in de club. C. Niet alle kosten worden terugbetaald door het FSF-fonds. Er is een bijkomende verzekering in aanvulling aan de bondsverzekering. De voorwaarden en premie zijn beschikbaar bij het bestuur. 9. Verzorging en voeding:

A. Goede en voldoende nachtrust is onontbeerlijk. B. Alcohol en roken hebben beslist een slechte invloed op de lichamelijke conditie en dienen dus vermeden te worden. C. Er wordt aangeraden om voor de training of wedstrijd een lichte vetarme maaltijd te nuttigen.


40

Fusiehandboek

10. Lidgeld: A. Aan elke aangesloten speler wordt een bijdrage van 100 euro aangerekend. Dit lidgeld dekt de administratieve kosten verbonden aan de aansluiting van een speler aan de KBVB, zoals bv. betaling van de verzekering van de medische onkosten bij blessures, de aansluitingstaks voor de spelers, de kosten voor onderhoud en aankoop van spelmateriaal + diverse andere kosten B. Niet betaling van de jaarlijkse bijdrage brengt van rechtswege het verlies van het lidmaatschap mee (Titel II Art. 8) 11. Studie en voetbal: A. De studie heeft altijd voorrang op het voetbal. B. Indien een speler verstek moet geven door schoolverplichtingen dient dit tijdig gemeld te worden aan de trainer en zal daar steeds begrip voor getoond worden. 12. Vervoer: A. B. C. D. E.

De verplaatsingen worden meestal met de auto gemaakt. We vertrekken stipt op het afgesproken uur. Wie rechtstreeks rijdt verwittigt steeds de trainer. Gelieve op regelmatige basis uw plicht als ouder op te nemen en voor vervoer te zorgen. Tijdens vervoer niet meer personen toelaten in een voertuig dan de verzekering toelaat.

13. Ouders: Ouders, familie en vrienden van de jeugdspelers zijn steeds van harte welkom langs de velden en in de kantine. Toeschouwers zorgen immers voor een sfeervolle entourage van het jeugdvoetbal. We verwachten wel dat ze zich steeds ALS WAARDIGE SUPPORTER trachten te gedragen en dit IN ALLE OMSTANDIGHEDEN. Wat wij verwachten van de ouders: A. Een positieve belangstelling maar geen overdreven aandacht voor de prestaties van uw zoon/dochter. B. Steun uw zoon/dochter vooral bij tegenslagen en teleurstellingen en relativeer goede prestaties. C. Wij vragen ook aan de ouders sportief gedrag en gezond enthousiasme voor, tijdens en na de wedstrijden en dit zowel t.o.v. uw zoon/dochter, zijn/haar ploegmaats, de trainer en afgevaardigden, de tegenstrever en de scheidsrechter. U vervult immers een voorbeeldfunctie! D. Geen inmenging in de opstelling, speelwijze en andere voetbaltechnische aspecten. Coaching gebeurt door de trainer en niet door de ouders of de afgevaardigden. E. Wij vragen ook uw kind niet te straffen door het bijwonen van trainingen of wedstrijden te verbieden, voetbal is een ploegsport, wij rekenen op uw zoon/dochter. F. Het betalen van jeugdspelers voor geleverde prestaties (premie voor doelpunten) is uit den boze. G. Gelieve uw negatieve kritiek te beperken en rechtstreeks mee te delen aan de verantwoordelijke personen. H. Voor vragen of problemen i.v.m. het sportieve kan je steeds terecht bij de trainer. Voor extra-sportieve vragen kan je de afgevaardigden of de (jeugd)bestuursleden contacteren. I. Er wordt gevraagd dat u een paar keer per jaar mee de handen uit de mouwen steekt bij clubactiviteiten zoals tornooi, restaurantdagen, bbq….. J. Voor de veiligheid van onze jeugd, vragen wij de ouders om hun kinderen af te halen/ aanwezig te zijn ten laatste 15 minuten na het einde van de training.  2009 www.GymFed.be

41

Fusiehandboek

K. 30 min. na het beëindigen van de wedstrijd stopt de verantwoordelijkheid van de club. 14. Sancties: Bij het niet naleven van dit huishoudelijk reglement kunnen respectievelijk door de trainer en afgevaardigden, in samenspraak met het (jeugd)bestuur sancties genomen worden. (Titel II Art 8). Gele en rode kaarten wegens negatieve kritiek (op spelers, spelleiding, supporters of verantwoordelijken) of wegens onsportief gedrag (natrappen, vechtpartijen…) worden bestraft. De straf wordt bepaald door de trainer in overleg met het (jeugd)bestuur.

Dit huishoudelijk reglement is opgesteld om iedereen in kennis te stellen van een aantal praktische afspraken omtrent de jeugdwerking van SK De Shotters. Dit reglement beoogt voornamelijk de goede werking tussen de club, trainers en afgevaardigden, spelers en ouders te bevorderen.


42

Fusiehandboek

17.5 Bijlage 5: Huishoudelijk reglement Gym Izegem Art.1

De leden en ouders van de leden.

Zijn pas volwaardig lid van Gym Izegem vzw nadat het lid zijn/haar lidmaatschapsbijdrage vereffend heeft. Aansluiting bij Gym Izegem vzw houdt ook in dat de leden en indien het lid ook minderjarig is, ook zijn/haar ouders of voogd, kennis genomen hebben van dit Huishoudelijk Reglement en akkoord gaan met de gehele inhoud ervan. Tevens word er een kopie van dit reglement in de zaal opgehangen. Van de ouders vragen we dat ze bij het begin van de training de turnzaal verlaten en dat ze maximum 5 minuten voor het einde van de training de zaal binnenkomen indien dit mogelijk is. Ouders gaan de zaal niet zomaar in. Art.2

Het lidgeld.

Het lidgeld wordt jaarlijks op voorhand door de raad van bestuur vastgesteld en omvat naast de lessen, ook de verzekering tegen gebeurlijke ongevallen tijdens de trainingen, en activiteiten om en rond door de club georganiseerd (gymgala, clubkamp, interclub, show, optreden,…), telkens op voorwaarde dat deze gebeuren onder toezicht van een, door de raad van bestuur goedgekeurde en erkende trainer of onder toezicht van een lid van de raad van bestuur. Het lidgeld wordt volgens een bepaalde formule vastgesteld zodat deze afgestemd zijn op elkaar. Art. 3

Verzekering.

Gym Izegem vzw. is verzekerd voor alle gebeurlijke ongevallen met een lid, trainer of lid van de raad van bestuur via de GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw. Deze verzekering dekt het remgeld met een franchise van € 25,00. Elk gebeurlijk ongeval dient onmiddellijk te worden gemeld aan de aanwezige trainer/lesgever en aan de voorzitter van Gym Izegem vzw. Art. 4

Aansprakelijkheid.

Gym Izegem vzw is onder geen enkel beding aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen met een lid, waarbij op het ogenblik van het ongeval geen trainer of lid van de raad van bestuur aanwezig was, die toezicht hield en die, in voorkomend geval, aan het desbetreffende lid zijn toestemming had gegeven tot het uitvoeren of poging tot het uitvoeren van de concrete oefening of acrobatie. Een lid die reeds aanvangt met het turnen vooraleer de trainer, lesgever of iemand van de raad van bestuur aanwezig is, doet dit geheel op eigen risico en Gym Izegem kan in dit geval onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden. Gym Izegem vzw is ook onder geen enkel beding aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen met personen die geen lid zijn van de club of die hun lidmaatschapsbijdrage nog niet vereffend hebben. Art. 5

Infrastructuur.

De trainingen/lessen gaan door in de sporthal aan het stadion (St.Jorisstraat 64 8870 Izegem) & Sporthal “De Krekel” (H. Hartstraat 15 8870 Izegem) Enkel na voorafgaande goedkeuring door de raad van bestuur kunnen de trainingen/lessen op een andere locatie doorgaan. Tijdens de trainingen/lessen mogen de betrokken zalen enkel betreden worden door de personen aan wie de desbetreffende lesgever of een lid van de raad van bestuur de toestemming geeft om de zaal te betreden. Elke lesgever/trainer en/of lid van de raad van bestuur kan desgevallend iemand de toegang tot de betrokken zalen ontzeggen. Bij beschadiging of breuk aan een toestel of materiaal, dient elk lid dit onmiddellijk te melden aan de trainer/lesgever, en deze dient op zijn beurt een lid van de raad van bestuur binnen de 24 uur van de kennisname hiervan op de hoogte te brengen.


43

Fusiehandboek

Het lid dat opzettelijk en vrijwillig schade toebrengt aan de infrastructuur, zal deze schade integraal dienen te vergoeden volgens de normen vooropgesteld door en in overeenkomst met het stadsbestuur Izegem. Alle leden worden tevens verzocht mee te zorgen voor de netheid in en rond de turnzaal en de bijhorende kleedkamers. Er wordt niet gerookt in de zaal en tijdens de trainingsuren door de leden, trainster, trainer of lesgever. Art. 6

Trainsters/trainers/lesgevers.

Trainsters, trainers en lesgevers hebben de plicht hun taak te vervullen zoals van hen verwacht wordt. Hij/zij dient het goede voorbeeld te tonen aan de leden. De trainster/trainer/lesgever dient tijdens de trainingen/lessen aanwezig te zijn in de zaal. Enkel in heel bijzondere gevallen kan hij/zij de zaal verlaten terwijl de leden er nog achterblijven. In dit geval neemt een andere aanwezige trainster/trainer/lesgever zijn taak over. Een trainster/trainer/lesgever wordt geacht 5 minuten voor dat de training/les start in de zaal aanwezig te zijn. De trainster/trainer/lesgever die les geeft aan kinderen onder de 15 jaar blijft na de training tot alle leden vertrokken zijn. Indien de trainster/trainer/lesgever geen training/les kan geven dan zorgt zij/hij zelf voor vervanging door een trainster/trainer/lesgever van Gym Izegem vzw of verwittigt zij/hij minimum 2 dagen op voorhand alle leden en/of ouders en de verantwoordelijke van de afdeling. Indien een training afgelast wordt, om uitzonderlijke reden, en men niet iedereen 2 dagen op voorhand kan verwittigen dan dient de verantwoordelijke van de afdeling op de hoogte gebracht te worden die dan op haar/zijn beurt het nodige onderneemt. Er wordt training gegeven in sportkledij. Een trainster/trainer/lesgever engageert zich in de club en voor activiteiten m.b.t. de club buiten haar/zijn training/les. Art. 7

Absentie.

Indien een lid zonder geldige reden of zonder voorafgaande verwittiging aan de trainer/lesgever, afwezig blijft tijdens de trainingen/lessen gedurende drie opeenvolgende maanden, wordt hij/zij geacht ontslagnemend te zijn en als dusdanig niet langer lid te zijn van Gym Izegem vzw, zonder ook maar enig recht op teruggave van (een deel van) het betaalde lidgeld. Art. 8

Kledij.

Tijdens de trainingen/lessen/kampen is aangepaste sportkledij verplicht. Wie niet voldoet aan de kledijvereisten kan geweigerd worden voor verdere deelname aan de trainingen/lessen/kampen. Tijdens de competities, demonstraties en gymgala wordt per afdeling een uniforme kledij gedragen zoals door de club aanbevolen. Art. 9

Plichten m.b.t. activiteiten, wedstrijden,…

De raad van bestuur behoudt zich het recht om competities, demonstraties, kampen, gymgala e.d. te organiseren of eraan deel te nemen. De leden ingedeeld bij de groepen AGH en AGD nemen, behoudens overmacht of ziekte, deel aan de wedstrijden aangeduid door hun respectievelijke trainers. Bij ziekte dient zo snel mogelijk een doktersattest te worden afgeleverd bij de trainer/lesgever. Zoniet betaalt het desbetreffende lid de door de federatie opgelegde boetes. Deze activiteiten hebben voorrang op de gewone trainingen/lessen, qua gebruik van materiaal, zaalinrichting en beschikbaarheid van de trainers/lesgevers. De trainers/lesgevers dienen zich behoudens ziekte of overmacht beschikbaar te stellen ten behoeve van bovenstaande organisaties.


44

Fusiehandboek

Art. 10

Discipline en tuchtmaatregelen.

Elk lid dient respect te hebben voor elk ander lid, trainer/lesgever, lid raad van bestuur. Elk lid dient, indien nodig, de trainer/lesgever te steunen en te helpen bij het onderrichten en plaatsen/verplaatsen van het materiaal en de toestellen. Elk lid dient de instructies van de trainer/lesgever op te volgen. Elk lid, evenals de trainer/lesgever mag onder geen enkel beding door zijn/haar gedrag de goede naam van Gym Izegem en deze van de leden van de raad van bestuur in het gedrang brengen. Elk probleem wordt zo snel mogelijk aan de raad van bestuur gemeld. De raad van bestuur staat vervolgens in voor de oplossing van het probleem of over de te nemen sancties. Art. 11

Sancties

Bij niet naleving van onderhavig Huishoudelijk Reglement, wordt door de raad van bestuur beslist over de te nemen sanctie, die zowel disciplinair (onder meer verwittiging, schorsing, uitsluiting,…) als financieel kan zijn. Elke niet naleving van onderhavig Huishoudelijk Reglement, dient gemeld te worden aan de voorzitter/ombudsman van Gym Izegem vzw.

Gelezen en goedgekeurd, [ te ondertekenen door de bestuursleden met vermelding van naam + voornaam ]


45

Fusiehandboek

17.6 Bijlage 6: Uitnodiging persconferentie Beste persmedewerkers, Hierbij nodigen we jullie uit tot de persconferentie georganiseerd door de Wevelgemse turnverenigingen Steeds Hoger en Hoger Op vzw. Deze vindt plaats op maandag 9 juni om 19 uur in de cafetaria van CC Guldenberg, Acaciastraat 1 te Wevelgem. Beide clubs hebben na intense gesprekken besloten om samen te smelten. Vanaf volgend seizoen treden beide clubs op als één grote club met 800 leden en dit onder een nieuwe naam. Graag presenteert de nieuwe club u in primeur zijn nieuwe naam en logo, zijn nieuwe website, de nieuwe bestuurssamenstelling, een overzicht van het aanbod en activiteiten, …. Met deze fusie wordt de nieuwe club één van de grootste turnclubs in Vlaanderen. We hopen u op de persconferentie te mogen begroeten, namens het nieuwe bestuur van …

Met vriendelijke groeten, Geert Knockaert voorzitter Steeds Hoger Wevelgem 0478/94.96.03 & Norbert Vanoverberghe voorzitter Hoger Op Wevelgem


46

Fusiehandboek

17.7 Bijlage 7: Powerpoint van de persvoorstelling Go4Gym


47

Fusiehandboek


48

Fusiehandboek


49

Fusiehandboek

18. Bronnen Boeken:

Mattens G. (2007). Fusies tussen twee vzw’s in zeven stappen, VSF Echo Magazine, 1, 16-18

Hoedt P. (2003). Oprichting en beheer van een vzw. Leuven, Garant

van der Schoot P. (1977). Fusie: van begin tot eind

Vandenbosch J. V.z.w’s en vrijwilligers: vraagbaak voor de v.z.w. Leuven, Garant

Websites:

Subsidiereglement voor fusies van sportverenigingen, Stadsbestuur Blankenberge: http://sport.blankenberge.be/01/MyDocuments/fusie_subsidie.pdf

Gymclub Haacht: http://www.gym-haacht.net/home.htm

Gymclub Go 4 Gym, Wevelgem: http://www.go4gym.be

De fusie van FC Meerhof: http://www.kvcwillebroekmeerhof.be/historiek/defusiemetfcmeerhof.html

Organigram FTCA: http://www.ftca.nl/uploads/images/dv_organogram.gif

Logo’s aanmaken: www.logodesk.net www.logofactory.be www.logodebut.be

Volleybalclub Enervo: http://www.vvenervo.nl/contact.html

Voetbalclub Laarne-Kalken: http://www.kvvlaarnekalken.be/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=3 H

Huishoudelijk reglement Gym Izegem: http://www.gymizegem.be/Downloads_files/Huisregl.doc

Huishoudelijk reglement VZW KVV Scherpenheuvel Sport: http://users.telenet.be/erwin.tuerlinckx/Downloads/Intern%20Reglement%20Jeug1b.doc

Foto’s turnfeest 1: Oiterpe: http://www.christophepeeters.be/file.php?txt=1&ID=1027

Foto’s turnfeest 2 en 3: Turnkring Excelsior, Hasselt: http://www.flickr.com/photos/turnkring-excelsior/sets/72157611413611729/


50

Fusiehandboek

Fusiehandboek. De handleiding voor clubs met fusieplannen

Recommend Documents