Handleiding voor de cliënt Videobellen met het Minddistrict platform
Versie 1.2 Albertje Breitsma, Jerry de Ronde 22-10-2013
2
Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................................................................... 3 Overzicht van functionaliteiten .............................................................................................................................................4 De eerste keer inloggen ...........................................................................................................................................................4 De startpagina ............................................................................................................................................................................... 5 Profiel................................................................................................................................................................................................6 Dossier ............................................................................................................................................................................................. 7 Afsprakenpanel .............................................................................................................................................................................8 Contactpersonenpanel .............................................................................................................................................................8 Contact ............................................................................................................................................................................................9 Historie ..................................................................................................................................................................................... 10 Contactpersonen ...................................................................................................................................................................... 11 Veelgestelde vragen .................................................................................................................................................................12 Hoe kan ik mijn contactpersoon direct bellen? .......................................................................................................12 Wat gebeurt er als ik gebeld word?...............................................................................................................................13 Wat gebeurt er zodra het gesprek start? .....................................................................................................................13 Welke functies heb ik tijdens het videogesprek? .....................................................................................................15 Hoe verwijder ik gemiste oproepen? ...........................................................................................................................15 Hoe vraag ik een afspraak aan bij mijn contactpersoon? ................................................................................... 16 Het lukt mij niet om direct contact op te nemen met mijn contactpersoon. Hoe kan dat? ............... 16 Wie neemt op als ik het loket bel? ................................................................................................................................ 16 De kwaliteit van mijn gesprek is slecht. Hoe kan dat? ........................................................................................... 17 Ik hoor mijn contactpersoon niet! Hoe kan dat?.................................................................................................... 18 Bijlage 1: hoe installeer ik videobellen op mijn tablet of mobiele telefoon? ................................................... 19 Met welke tablet of mobiele telefoon kan ik videobellen? ................................................................................ 19 Hoe installeer ik de app? ................................................................................................................................................... 19 Bijlage 2: Software Update.................................................................................................................................................... 20 Hoe laat ik de update uitvoeren? .................................................................................................................................. 20
3
Inleiding Geachte lezer, Voor je ligt de handleiding voor de cliënt. Hierin vind je meer uitleg over de videobelfuncties die je tot je beschikking hebt binnen het Minddistrict platform. Deze handleiding is voor het laatst gewijzigd op 22 oktober 2013. Het kan zijn dat bepaalde informatie uit deze handleiding op het moment van lezen verouderd is. Lees daarom ook altijd de Minddistrict Releasenota’s om op de hoogte te zijn van de meest recente informatie over de functies. Mocht je van bepaalde functies informatie missen of vragen hebben, dan kun je contact opnemen met je applicatiebeheerder of projectleider.
In de handleiding kom je cliënt Fleur Burger tegen. Zij geeft extra tips over bepaalde functies.
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Minddistrict.
4
Overzicht van functionaliteiten Als cliënt heb je de volgende functies tot je beschikking: Naam functie Online status Profiel Dossier Startpagina
Contact Contactpersonen
Korte uitleg Als cliënt je online status zien; online of bezet. Eigen gegevens aanpassen, zoals je wachtwoord, profielfoto en achtergrondafbeelding. Een overzicht van je persoonlijke gegevens. Homepage met de belangrijkste functies: 1. Gemiste oproepen 2. Afspraken 3. Contactpersonen Een overzicht van videobelcontacten. Een overzicht van professionals die aan jou verbonden zijn.
De eerste keer inloggen Zodra je account is aangemaakt, ontvang je een e-mail. In deze e-mail staat een link om het wachtwoord aan te maken. Wanneer je het wachtwoord aanmaakt en opslaat, ben je voor de eerste keer ingelogd. Als je je wachtwoord vergeet of kwijtraakt, kun je op de inlogpagina een nieuw wachtwoord aanvragen door op de link 'wachtwoord vergeten' te klikken.
Via dit formulier log je in. Ook kun je hier een nieuw wachtwoord aanvragen
5
De startpagina Als je bent ingelogd, kom je binnen op de startpagina (zie afbeelding).
Je startpagina.
Op deze startpagina zie je het volgende: 1. Online status. Je online status is zichtbaar voor je contactpersonen. De volgende statussen zijn beschikbaar: a. Offline (grijs bolletje). Deze status heb je als je niet bent ingelogd. b. Beschikbaar (groen bolletje). Deze status heb je als je bent ingelogd en niet in een gesprek zit. c. Bezet (paars bolletje). Deze status heb je als je bent ingelogd en in een gesprek zit. 2. Profiel. Onder je naam vind je je gebruikersgegevens en kun je je wachtwoord, profielfoto en achtergrondafbeelding aanpassen. 3. Dossier. Hier zie je de gegevens die over jou bekend zijn, zoals je naam en je e-mailadres. 4. Uitloggen. Log altijd uit als je klaar bent! 5. De link ‘Start’. Hiermee kun je altijd terugkeren op je startpagina. 6. Contact. Hier zie je een overzicht van al je videobelcontacten. 7. Contactpersonen. Hier zie je iedereen die jouw contactpersoon is. 8. Afsprakenpanel. Hier zie je je eerste twee toekomstige afspraken staan. Daarbij zie je in het blauw een teller die het totaal aantal afspraken toont. 9. Contactpersonenpanel. Hier zie je met wie je op verschillende manieren contact op kunt nemen.
Heb je een gemist gesprek? Dit wordt op je startpagina getoond. Door te klikken op het kopje van dit panel (de tekst ´gemiste gesprekken´) en daarna op het kruisje kun je deze melding verwijderen.
6
Profiel Als cliënt kun je jouw profiel aanpassen. Door te klikken op je naam rechtsboven in je scherm kun je het wachtwoord aanpassen of een profielfoto of achtergrondfoto uploaden.
Je gebruikersinstellingen.
Het aanpassen van je profielfoto en achtergrondafbeelding.
7
Dossier In het dossier zie je een overzicht van je persoonlijke gegevens met daaronder een tijdslijn van acties die hebben plaatsgevonden.
Het dossier met je persoonlijke gegevens en geschiedenis.
Klopt er iets niet in het overzicht van je persoonlijke gegevens? Neem contact op met je contactpersoon om dit aan te laten passen.
8
Afsprakenpanel Op de startpagina zie je het afsprakenpanel. Hierin zie je de eerstkomende twee afspraken. Bovenin wordt met een blauwe teller weergegeven hoeveel afspraken je hebt (in het plaatje hieronder zijn er 5 afspraken). Bij afspraken van vandaag zie je de knop om direct het videobelgesprek te starten. Wanneer er meer dan twee afspraken staan, verschijnt een link ‘Bekijk al je afspraken’.
Afsprakenpanel Afsprakenpanel
Contactpersonenpanel In het contactpersonenpanel zie je de mensen waarmee je kunt videobellen. Voor de naam van je contactpersonen staat met het gekleurde bolletje, de status. Een groen bolletje betekent dat de contactpersoon online is, een paars bolletje dat hij bezet is en een grijs bolletje dat hij offline is). Voor de contactopties klik je op de naam van contactpersoon. Afhankelijk van de online status en instellingen van de contactpersoon heb je de volgende opties: 1. Bekijk contactpersoon. Je gaat naar de pagina waar je meer informatie over deze contactpersoon kunt vinden. 2. Start videogesprek. Je belt de contactpersoon direct. 3. Vraag een videogesprek aan. Je voert een datum en tijdstip in wanneer je graag wilt videobellen. Je contactpersoon kan deze aanvraag bevestigen, accepteren met een aangepaste datum/tijdstip of je contactpersoon heeft helaas geen mogelijkheid voor deze afspraak.
Contactpersonenpanel. Na het aanklikken van de naam van de contactpersoon zie je de contactopties.
9
Contact Door te klikken op ‘contact’ kom je op de onderstaande pagina terecht.
De contactpagina
Hier zie je: 1. 2.
3. 4. 5.
a. b. c.
Je gemiste gesprekken (als je die hebt). Door op het kruisje te klikken, kun je deze melding verwijderen. Je geplande afspraken. Hierin zie je al je afspraken. Bovenin wordt met een blauwe teller weergegeven hoeveel afspraken je hebt.Voor je afspraak van vandaag zie je de knop om direct het videobelgesprek te starten. Welke aangevraagde afspraken je open hebt staan. Hier moet je contactpersoon nog op reageren. Je kunt dit verzoek annuleren door op het kruisje te klikken. De historie met eerder gevoerde gesprekken. Je ziet daarbij een verschil tussen geplande gesprekken, direct contact en contact met het loket. Je contactpersonen. In het contactpersonenpanel zie je welk contactpersoon online is. Klik op de naam van de contactpersoon voor contactopties. Afhankelijk van de online status en de instellingen van de contactpersoon heb je de volgende opties: Bekijk contactpersoon. Je gaat naar de pagina waar je meer informatie over deze contactpersoon kunt vinden. Start videogesprek. Je belt de contactpersoon direct. Vraag een videogesprek aan. Je voert een datum en tijdstip in wanneer je graag wilt videobellen. Je contactpersoon kan deze bevestigen, of accepteren met een aangepast datum/tijdstip of je contactpersoon heeft helaas geen mogelijkheid voor deze afspraak.
10
Historie Klik op ‘Historie’ voor een overzicht van de gesprekshistorie. Hier wordt bijgehouden wanneer en met wie je een gepland of direct gesprek hebt gevoerd.
Gesprekshistorie
Klik op een contactmoment voor meer informatie over het gesprek.
Meer informatie over een gesprek
11
Contactpersonen Door te klikken op ‘contactpersonen’ kom je op deze pagina terecht:
Contactpersonen
Je ziet wie je contactpersoon is / wie je contactpersonen zijn. Wanneer je contactpersoon deze informatie heeft toegevoegd, kun je het volgende zien: 1. Profielfoto. 2. Introductietekst. 3. Afwezigheidsmelding wanneer de contactpersoon op vakantie is. Ook op deze pagina kun je contact opnemen met je contactpersoon.
12
Veelgestelde vragen Hoe kan ik mijn contactpersoon direct bellen? 1. 2. 3.
Zoek op je startpagina je contactpersoon bij ´contactpersonen´ Klik op de naam van de contactpersoon voor contactopties. Klik op ‘start videogesprek’.
Contactpersonenpanel. Na het aanklikken van de naam van de contactpersoon zie je de contactopties.
Je contactpersoon kan op drie manieren reageren: Reactie Je contactpersoon accepteert het gesprek
Je contactpersoon wijst het gesprek af
Je contactpersoon reageert niet
Gevolg
13
Wat gebeurt er als ik gebeld word? Bij een binnenkomend gesprek, gaat de beltoon af (als je geluid aan staat) en verschijnt op je scherm een blauwe balk met twee opties: 1. Het gesprek accepteren. Het videogesprek start. 2. Het gesprek afwijzen. De beller krijgt een melding dat je nu niet beschikbaar bent.
De blauwe balk als je gebeld wordt
Zodra je het binnenkomende gesprek accepteert, wordt een gesprekskamer aangemaakt. Het kan zijn dat de contactpersoon het gesprek annuleert voordat jij opneemt. In dat geval zie je een gemiste oproep.
Wat gebeurt er zodra het gesprek start? Bel je op een laptop of computer, dan wordt het videogesprek in een tweede scherm geopend. Je kunt de rest van het platform blijven gebruiken terwijl je in het videogesprek zit.
Videobellen op een laptop of computer
14
Bel je via een tablet of mobiele telefoon? In dat geval kom je op de onderstaande pagina terecht. Hier kun je klikken op ´Start videogesprek´
Op de volgende pagina vul je je voornaam in. Dit is de naam die je contactpersoon ziet wanneer jullie aan het videobellen zijn. Nadat je op deze pagina op ´join´hebt geklikt kom je in het gesprek terecht.
Het scherm waarop je je naam invult
15
Welke functies heb ik tijdens het videogesprek? Bel je met een computer of laptop, dan kun je de volgende functies gebruiken: Knop
Functie Volledig scherm Scherm delen
Eigenbeeld
Geluid
Uitleg Klik op deze knop om het videogesprek op een volledig beeldscherm te doen. Als je terug wilt naar een kleiner scherm, druk je dezelfde knop in of druk je op je toetsenbord op ‘Esc’. Klik hier om een scherm van een ander programma of bestand (bijvoorbeeld een word document) te delen binnen het scherm van je videogesprek. Hier vind je vier opties om jezelf rechtsonder in de hoek te zien, of jezelf en de ander naast elkaar of alleen je gesprekspartner in beeld. Het is handig om jezelf ook te zien, dan weet je of je goed in beeld bent ( en de ander bijvoorbeeld geen last heeft van de zon). Hiermee pas je het volume aan. Zet het schuifje hoger of later om de ander harder of zachter te horen
Microfoon
Met deze knop pas je het geluid van jouw microfoon aan. Zet het schuifje hoger of lager om je geluid harder of zachter uit te zenden.
Privacy
Hiermee zet je jouw camera uit. Let op! Het geluid staat dan nog wel aan, dus de ander hoort je nog wel.
Ophangen
Klik hier en verbreek de verbinding, je beëindigt het videogesprek. Hang ook op in je eerste scherm, je startpagina (anders blijft je status op bezet)!
Instellingen
Met deze knop verschijnt het configuratiescherm. Het video programma is op een standaard wijze geconfigureerd. Let op! Met eventuele wijzigingen in het configuratiescherm van het video programma, loop je het risico dat je de werking van het videobelprogramma wijzigt.
Bel je met een tablet of mobiele telefoon? Je hebt dan de volgende functies: 1. 2. 3. 4.
Kies welke camera je gebruikt; de camera aan de voorkant van je apparaat, of de camera aan de achterzijde of de privacy modus, waarbij je je camera uitzet. Zet je microfoon uit; de ander hoort je niet meer. Zet het geluid harder (of zachter) of helemaal uit; je hoort de ander niet meer. Gesprek beëindigen. Hang hierna ook altijd op via de blauwe balk in je browser.
De functies in je videobelscherm op een tablet of mobiele telefoon
Hoe verwijder ik gemiste oproepen? In het panel gemiste oproepen wordt linksboven met een blauwe teller het aantal gemiste oproepen weergegeven. Daaronder zie je wanneer en van wie je de oproep hebt gemist.
16
Klik op het kopje in dit panel (de tekst ‘gemiste oproepen’. Je komt op de contactpagina met het panel ‘gemiste gesprekken’. Klik op het kruisje om je gemiste gesprek te verwijderen.
Het verwijderen van gemiste oproepen
Hoe vraag ik een afspraak aan bij mijn contactpersoon? 1. 2.
Op je startpagina, klik de naam van je contactpersoon aan in het panel ´contactpersonen´. Het menu met opties klapt nu uit Klik op ´Vraag een videogesprek aan´
Je kunt deze aanvraag annuleren. Ga naar je contactpagina en klik daar op het kruisje achter de aangevraagde afspraak.
Het lukt mij niet om direct contact op te nemen met mijn contactpersoon. Hoe kan dat? 1. 2.
Je contactpersoon is niet online of bezet OF Je contactpersoon staat direct contact niet toe; je kunt alleen bellen op afspraak
Wie neemt op als ik het loket bel? Het loket wordt afwisselend bemand. Je krijgt iemand van de instelling aan de lijn, maar het is van te voren niet bekend wie dat is. Zodra de loketmedewerker het gesprek heeft geaccepteerd zie je wie je aan de lijn krijgt.
Het loket wordt gebeld…
17
De kwaliteit van mijn gesprek is slecht. Hoe kan dat? Er zijn een aantal oorzaken en oplossingen wanneer er sprake is van een slechte kwaliteit van het gesprek (het beeld hapert, het geluid hapert, enzovoort) Oorzaak De kwaliteit van de internetverbinding is niet goed genoeg.
Oplossing Wanneer mogelijk, maak zoveel mogelijk gebruik van een kabelnetwerk en schakel de draadloze verbinding uit.
De computer gebruikt de accu. Dit vermindert de prestaties en video kwaliteit.
Sluit de computer/laptop op netstroom aan.
Het energiebeheerschema van de computer staat niet goed afgesteld.
Zet deze als het kan op “Hoge Prestaties”. Dit verbetert de prestaties en video kwaliteit.
Je maakt gebruik van een USB hub om je appaaten (camera, microfoon) aan je computer aan te sluiten. Je software is niet up-to-date.
Koppel deze direct in de USB poort van je computer in plaats van een USB hub.
De verbinding van vidyomobile op smart phone of mobiel apparaat presteert niet goed.
Zorg ervoor dat je recente drivers (zoals de laatste DirextX video driver, als je een windows gebruiker bent) hebt voor de randapparatuur die je gebruikt voor het videobellen, zoals je camera, microfoon, etc. Je kunt het draadloos internet gebruiken, maar het 3G of 4G netwerk van het mobiele apparaat werkt in dit geval beter.
18
Ik hoor mijn contactpersoon niet! Hoe kan dat? Het videoprogramma (Vidyo) onthoudt alle laatste instellingen. Dit betekent dat wanneer je gebruik maakt van een headset, de instellingen mee wijzigen en worden opgeslagen. Als je de volgende keer wilt videobellen zonder headset kun je deze wijzigingen veranderen. Dit doe je als volgt: 1. 2. 3. 4. 5.
Na het opstarten van het videobelgesprek, navigeer naar de knop voor ‘configuratie en status’. Navigeer naar Devices. Selecteer Luidsprekers en hoofdtelefoons (IDT High Definition Audio CODEC), vervolgens klik je op de button ‘apply’. Interne microfoon (IDT High Definition Audio CODEC), vervolgens klik je op de button ‘apply’. Klik op Apply and Save!
Als je in een rumoerige omgeving bent, gebruik dan oordopjes met een microfoon om geluidsoverlast tijdens je videogesprek te voorkomen.
19
Bijlage 1: hoe installeer ik videobellen op mijn tablet of mobiele telefoon? Met welke tablet of mobiele telefoon kan ik videobellen? In deze lijst vind je een aantal specificaties voor de meest gebruikte tablet of mobiele telefoon; apparaten met het Android/iOS besturingssysteem. Onderdeel Minimaal ondersteunde versie Aanbevolen versie
Android OS Android v2.2 of hoger
iOS (iPhone, iPad, iPod) iOS versie 4.x of hoger
Android v3.0 of hoger
iPhone 4 of iPod touch vierde generatie of iPad 2 iPhone 3GS en iPad
Je mobile device is verbonden met een mobiele 3G/4G of Wi-Fi verbinding. Je hebt een account bij Google nodig om een app in de Google Play Store te downloaden.
Je mobile device is verbonden met een mobiele 3G/4G of Wi-Fi verbinding. Je hebt een Apple account nodig om een app in de Appstore te kunnen downloaden.
Compatibele versies Internetverbinding
App aanschaffen
Hoe installeer ik de app? Om te kunnen videobellen op een tablet of mobiele telefoon heb je een app nodig. Deze app installeer je als volgt: 1. 2. 3.
Ga naar de Google play store of de App store Zoek naar ´Vidyo´ Download de vidyo app van Vidyo Mobile
Nadat je deze app hebt geïnstalleerd log je in op het platform via de internetbrowser op je tablet. Zodar een gesprek start wordt je automatisch naar de app geleid. Je kunt niet rechtstreeks op de app zelf inloggen.
20
Bijlage 2: Software Update Zoals je misschien al weet, wordt het programma om te videobellen regelmatig vernieuwd. Voor de meeste vernieuwingen hoef je niets te doen, deze gaan vanzelf. Voor sommige vernieuwingen is een bevesting van jou nodig. Als dit zo is zie je het onderstaande scherm.
De pop up die je waarschuwt dat er een update is
Hoe laat ik de update uitvoeren? Je volgt de instructie en klikt op ‘Yes’; Het kan zijn dat de installatie nu meteen gelukt is. Het kan ook zijn dat er 1 extra stap volgt.Hieronder zie je de afbeelding de volgende stap in het installatieproces. Klik hier op ´Finish´. Het programma is nu geüpdate en je kunt weer verder met videobellen.
De laatste stap bij het installeren
