FUNGSI PEGAWAI SEKRETARIAT DEWAN DALAM MENUNJANG KINERJA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN SIAU TAGULANDANG BIARO
Oleh : RIEVIAMER JANIS Nim : 090813097
Abstrak Dalam organisasi yang besar dan kompleks tidak mungkin bagi para wakil rakyat (DPRD) bekerja sendirian. Dalam hal ini yang turut membantu menyelesaikan dan memilah tugas yang akan dikerjakan, adalah PNS yang mengabdi dalam sekretariat DPRD. Berdasarkan pengamatan dan peninjauan, maka fungsi pegawai Sekretariat Dewan diperhadapkan pada masalah malasnya pegawai Sekretariat Dewan masuk kantor serta adanya kekosongan jabatan dalam struktur Sekretariat Dewan Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Birao. Tujuan Penelitian untuk mengetahui bagaimana fungsi pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dalam menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro. Penelitian ini mengunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dan dilakukan pada Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dan sebagai teknik analisa data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil penelitian yang ditemukan yaitu pegawai dalam melaksanakan tugas harus berdasarkan aturan dan Tugas Pokok dan Fungsi yang ada. Pegawai juga hanya memfasilitasii semua kegiatan DPRD baik fungsi Legislasi, Anggaran, dan Pengawasan baik itu dalam urusan administrasi, sidang/rapat, serat perjalanan dinas dan protokoler. Namun masih ada posisi struktural yang kosong dan adanya pegawai yang jarang masuk kantor tapi saat ada agenda kegiatan DPRD pegawai diwajibkan hadir meskipun kadang lembur dan itu adalah kebijakan dari pimpinan karna berkerja di kantor sekretariat DPRD berbeda dengan kantor/dinas lainnya yang pulang tepat waktu. Selain itu juga sarana dan prasarana di sekretariat dewan juga cukup memadai untuk memperlancar tugas dan fungsi pegawai sekretariat dewan itu sendiri. Kesimpulan dari penelitian ini, setelah melakukan wawancara, melakukan observasi, dan melihat referensi yang ada kaitanya dengan objek serta judul, dan melihat sarana dan prasarana yang ada di sekretariat dewan maka Pegawai sekretariat hanya memfasilitasi dan menyiapkan segala yang diperlukan untuk kelancaran rapat-rapat/sidang DPRD dan tidak memiliki wewenang untuk ikut duduk bersama membahas produk hukum daerah. Dan dapat dikatakan Pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dapat menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dengan baik. Latar Belakang
Dalam organisasi yang besar dan kompleks tidak mungkin bagi para wakil rakyat (DPRD) bekerja sendirian. Suatu syarat yang mutlak harus dibantu oleh orang lain yang memang benar-benar mempunyai kemampuan dan keahlian dalam bidang tertentu, dalam hal-hal yang bersifat teknis yang tidak dapat dijangkau dengan pikiran manapun oleh para wakil rakyat (DPRD). Dalam hal ini yang turut membantu menyelesaikan dan memilah tugas yang akan dikerjakan, adalah PNS yang mengabdi dalam sekretariat DPRD. Dengan adanya desentralisasi dan otonomi daerah maka Pemerintah Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro mengurus kegiatan fungsi pegawai negeri sipil Sekretariat Dewan Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dalam Peraturan Bupati Kepulauan Siau Tagulandang Biaro Nomor 24 Tahun 2008 Tentang Kedudukan, Susunan, Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro. Para pegawai diperbantukan memiliki tugas untuk menyelenggarakan fungsi administrasi, menyelenggarakan rapat-rapat DPRD, serta penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro. Berdasarkan pengamatan dan peninjauan, maka fungsi pegawai Sekretariat Dewan diperhadapkan pada masalah malasnya pegawai Sekretariat Dewan masuk kantor serta adanya kekosongan jabatan dalam struktur Sekretariat Dewan Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Birao. Penelitian ini mengunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dan dilakukan pada Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dan sebagai teknik analisa data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana fungsi pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dalam menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro?. Fungsi Pegawai Sekretariat dalam Menunjang Kinerja Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Kepulauan Sitaro. Sasaran sekretariat DPRD kabupaten Siau Tagulandang Biaro yaitu terselengaranya fungsi pegawai sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sesuai dengan prosedur. Adapun dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 peraturan Bupati
Kepulauan Siau Tagulandang Biaro
Nomor 24 Tahun 2008, sekretariat DPRD
menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD Fungsi penyelenggaraan administrasi kesekretariatan yaitu mengatur kegiatan pengelolaan administrasi kepegawaian dalam sekretariat dewan kepada semua unsur dan unit kerja organisasi dalam lingkungan sekretariat DPRD serta kegiatan surat-menyurat, agenda, ekspedisi dan pengertikan. Berikut komentar dari Ibu. N. Katiandagho, selaku Sekwan yang dikutip peneliti : "kalau mau adakan kegiatan maka segala urusan administrasi baik agenda DPRD maupun penyiapan segala fasilitas penunjang DPRD itu tugas staf. Jadi staf hanya membantu DPRD sesuai tugas-tugas yang ada berdasarkan SOP. Dan kelancaran administrasi di sekretariat dewan juga dukung oleh kehadiran staf meskipun beberapa posisi kepalakepala sub bagian masih ada yang kosong serta belum tersedianya fasilitas telepon kantor”
Jadi Ibu Nontje mengatakan bahwa, setiap kegiatan-kegiatan tugas dan fungsi DPRD pegawai hanya menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan, selain itu mengenai daftar kehadiran pegawai seringkali ada yang tidak masuk kerja, tapi bukan karena memang tidak masuk kerja tanpa alasan. Pegawai yang tidak masuk kerja alasannya karena sakit. Tapi dari sekian pegawai yang ada mereka selalu optimis dalam bekerja, karena dilihat dari penilaian pekerjaan pegawai selalu maksimal dalam artian mereka ingin mempunyai prestasi yang baik dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD Fungsi Penyelenggaraan administrasi keuangan yaitu merencanakan, menyiapkan dan mengawasi anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD, melakukan pengendalian, pengawasan dan evaluasi terhadap penggunaan anggaran belanja, serta menyiapakan bahan penyusunan perhitungan anggaran dan pemeriksaan / penelitian terhadap realisasi pemantauan anggaran lain. Berikut komentar dari pak J. Bogar selaku Kepala Bagian Umum dan Keuangan, yang dikutip peneliti :
"Pegawai di bagian umum dan keuangan melaksanakan tugas musti berdasarkan aturan. Mulai dari penyusunan anggaran Dewan maupun sekretariat, serta perencanaan administrasi dan keuangan perjalanan dinas, sampai laporan pertanggung jawaban keuangan. Dan harus tepat waktu soalnya kalau lambat maka tidak akan ada kegiatan yang akan jalan.”
c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD Fungsi Penyelenggaraan rapart-rapat DPRD yaitu menyiapkan segala kelengkapan rapat dewan, baik itu ruang rapat hingga alat-alat penunjang lainnya. Menyusun konsep hasil persidangan/rapat, mendokumentasikan hasil persidangan/rapat dan penyediaan bahan referensi kepustakaan lingkup serta melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan persidangan. Berikut komentar pak. E. Makikui selaku Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, yang dikutip peneliti : “Dalam penyelengaraan rapat-rapat Dewan staf hanya bisa memberikanapa yang diminta oleh DPRD sepert daftar hadir rapat kalau merekamau pleno, menyiapkan kelengkapan elektronik dan kelengkapan lainnya yang bisa menunjang pelaksanaan fungsi DPRD. Staf juga
hanya
sebatas
mendokumentasikan
atau
mencatat
hasil
sidang/rapat
dan
mensosialisasikan setiap Produk Hukum yang telah disahkan. Tapi untuk duduk samasama atau bahas produk hukum daerah, staf Sekretariat Dewan tidak mempunyai kewenangan ". d. Penyelenggaraan pelayanan kegiatan DPRD Penyelenggaraan pelayanan kegiatan DPRD yaitu pegawai mengatur, menyiapkan dan memfasilitasi kegiatan anggota DPRD yakni, menyusun dan mengatur jadwal kegiatan dan akomodasi tamu pimpinan DPRD dan Anggota DPRD, serta merencanakan dan menyiapkan urutan administrasi perjalanan dinas DPRD.
Berikut komentar Ibu. C. Lucas, selaku Kepala Bagian Humas Dan Protokoler yang dikutip peneliti : “Bagian humas dan protokoler bertugas membuat agenda kunjungan tamu untuk pimpinanpimpian dewan serta untuk anggota dewan. Selain itu saat diadakan reses atau perjalanan dinas, pegawai juga turut serta untuk mendokumentasikan kegiatan dan mencatat pengaduan
atau aspirasi-aspirasi masyarakat yang masuk saat reses karna adakalanya menurut masyarakat kebijakan pemerintah kabupaten tidak pro rakyat”
e. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan DPRD Di setiap pelaksanaan sidang dalam membahas produk hukum daerah anggota DPRD akan dibantu oleh staf ahli. Dan pegawai sekretariat sesuai dengan tugas dan fungsinya bertugas untuk menyediakan tenaga ahli yang diperlukan. Berikut wawancara dengan pak. E. Makikui selaku Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, yang dikutip peneliti : “Saat pembentukan produk hukum daerah DPRD dilengkapi oleh staf ahli. Kami selaku yang bertugas di bagian persidangan dan risalah, akan meyiapkan tenaga ahli yang memang memiliki kemampuan dalam pembentukan Peraturan Daerah. Terkadang pegawai sering juga memberikan usulan atau masukan pada saat anggota DPRD istirahat waktu rapat pembetukan Produk Hukum Daerah, karena sudah tiap hari ketemu, sudah saling kenal sehingga menjadi akrab.
f. Pelaksanaan tugas dan fungsi lain yang diberikan bupati sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Karena pegawai sekretariat dewan adalah pegawai negeri sipil yang diperbantukan disekretraiat DPRD maka secara administratif pegawai sekretariat dewan dalam hal ini sekretrais dewan bertanggungjawab kepada Bupati. Berikut wawancara dengan Bupati, yang dikutip peneliti : “Pegawai sekretariat DPRD sering saya beri tugas untuk mencari tahu apa-apa saja pengaduan masyarakat terhadap kebijakan bupati, atau peraturan-peraturan daerah yang tidak sesuai dengan kebutuhan masyarakat sehingga dapat menjadi bahan koreksi bagi saya sebelum disampaikan dewan dalam rapat, mereka juga memantau aktifitas DPRD yang berhubungan dengan tugas dan fungsinya, untuk Sekwan bertugas meberikan laporan pertanggungjawaban sekretariat DPRD, serta melaporkan kinerja dan disiplin pegawai di lingkup sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro.”
Sesuai dengan fokus penelitian yang adalah fungsi pegawai sekretariat dewan dalam menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Sitaro. Maka untuk mendapatkan keakuratan dari objek yang diteliti, peneliti menjadikan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagai informan pembanding agar dapat diketahui apa benar objek yang diteliti melaksanakan dan menjalankan fungsinya. Berikut hasil yang diperoleh dari wawancara dengan Informan pembanding sebagai berikut ; hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak D. Tamudia selaku ketua DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro: “Jika berbicara tentang fungsi pegawai sekretariat dapat dikatakan berjalan dengan baik karena mereka melaksanakan tupoksinya dengan baik, ditunjang etos kerja yang baik melalui peningkatan kinerja. Nyatanya dengan adanya pelayanan yang diberikan sebagai staf pendamping saat reses dan penyediaan alat kelengkapan rapat DPRD sehingga rapat dapat
berjalan
dengan
sebagaimana
mestinya
serta
adanya
laporan-laporan
administrasi.”
Berikut hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak E. Liempepas selaku ketua Fraksi Partai Golkar DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro: “Menurut saya fungsi pegawai sekretariat berjalan baik meski kekurangan-kekurangan tidak bisa dihindari. Misalnya karna di sini banyak juga pegawai yang berasal dari daerah lain jadi ada yang pulang ke manado setiap sabtu dan kembali masuk kantor hari selasa. Namun saat ada sidang pegawai terkadang lembur sampai larut malam, tapi itu bisa dimaklumi karna sekretariat DPRD berbeda dengan kantor-kantor yang lain”
Berikut hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak J. P. Janis selaku ketua Komisi B DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro: “Walaupun hanya sebagai fasilitator, pegawai cukup membantu dan menunjang tugas dan fungsi DPRD. Kita bisa pikirkan bagaimana dalam suatu organisasi pemerintah jika tidak mempunyai pegawai apakah organisasi akan jalan dan mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Kami juga manusia dan mempunyai keterbatasan, jadi pegawai itu walaupun hanya memfasilitasi DPRD sesuai Tugas Pokok dan Fungsinya sudah sangat membantu dan berperan. Dalam arti semua kepentingan DPRD, pegawai dapat melakukan dengan
sepenuh hati dengan menerapkan prinsip-prinsip kepegawaian baik administrasi keuangan, persidangan, dan risalah, dan juga protokoler.”
Untuk kelancaran tugas dan fungsi pegawai sekretariat dalam menunjang kinerja DPRD maka diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana yang ada di Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro yaitu 11 mobil dinas, dimana 3 mobil dinas untuk pimpinan DPRD, 3 mobil dinas untuk ketua komisi, 3 mobil dinas untuk fraksi, 1 mobil dinas untuk badan kehormatan, dan 1 mobil dinas untuk sekretaris Dewan, selain itu disekretariat DPRD juga terdapat 6 motor dinas untuk para staf. Di sekretariat DPRD juga terdapat 8 unit komputer dan 6 unit printer serta gedung yang memiliki 14 ruang kerja untuk pegawai sekretariat. Seperti apa yang telah dikatakan oleh para pegawai Sekretariat DPRD dan Anggota DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro melalui wawancara yang dilakukan peneliti di lapangan serta melakukan observasi, dan melihat referensi yang ada kaitanya dengan objek serta judul, dan melihat sarana dan prasarana yang ada di sekretariat dewan maka dapat dikatakan Pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dapat menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dengan baik. Kesimpulan Berdasarkan analisa yang saksama dan berpatokan pada hasil penelitian, maka peneliti dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Pegawai sekretariat hanya memfasilitasi dan menyiapkan segala yang diperlukan untuk
kelancaran rapat-rapat/sidang DPRD dan tidak memiliki wewenang untuk ikut duduk bersama membahas produk hukum daerah. 2.
Pegawai Sekretariat bertugas mendokumentasikan keseluruhan hasil rapat dan kegiatan-
kegiatan DPRD saat melakukan perjalanan dinas/reses. 3.
Kosongnya beberapa posisi strategis dalam struktur pegawai sekretariat DPRD
membuat kinerja pegawai belum maksimal, meskipun sudah terlihat baik. 4.
Kualitas sumber daya manusia di sekretariat dewan belum memadai baik pendidikan
umum maupun diklat teknis. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas yang ditarik berdasarkan permasalahan yang dibahas dalam karya tulis ini, peneliti mencoba mengkaji serta merekomendasikan beberapa saran sebagai berikut : 1.
Sekretaris Dewan harus lebih mengetahui tingkat kedisiplinan Pegawai apaka hanya
dalam melaksanakan Apel Pagi dan Apel Sore staf tepat waktu. Atau pada saat jam kerja keluyuran. Disiplin Kerja pegawai jangan hanya dilihat dari Apel pagi dan Apel Sore tapi dilihat juga dari kinerja pegawai/staf itu sendiri. 2.
Pegawai Sekretariat harus lebih fokus dalam menunjang kinerja DPRD dan lebih
memahami tugas pokok dan fungsi pegawai sekretariat serta pelu diadakannya pendidikan dan pelatihan untuk staf pegawai. 3.
Lebih
jeli
lagi dalam
menampung pengaduan
masyarakat dan
lebih
cepat
memberitahukan kepada DPRD mengenai pengaduan masyarakat bahwa adakalanya kebijakan Pemerintah tidak sesuai dengan yang diperlukan masyarakat. 4.
Untuk meningkatkan kualitas kerja sekretariat dewan dalam memberikan pelayanan kepada
anggota dewan, maka perlu rasionalisasi pegawai dan penataan kembali struktur organisasi yang ada sekarang yang disesuaikan berdasarkan tuntutan kebutuhan tugas dinas.
DAFTAR PUSTAKA Creswell, J. W. 1999: Qualitative Inquiry and Research Desigh. Sage Publication, Inc : California. Dessler, Gary. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Alih bahasa: Eli Tanya. Penyunting Bahasa: Budi Supriyanto. Jakarta: Indeks. Dwiyanto, Agus. Dkk. 2008. Reformasi Birokrasi Publik di Indonesia, Gadjah Mada University Press,Yogyakarta Kambuaya, Onesimus, 2012, 27 Kunci Sukses Meningkatkan Kapasitas Sebagai Anggota DPR, DPD, dan DPRD Dalam Sistem Pemerintahan NKRI, Yogyakarta; CV.Aswaja Pressindo Komarudin, 1994, Ensiklopedia Manajemen. Jakarta ; Gunung Agung. Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. 2005. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia. Bandung: Refika Aditama. Mardalis, Drs 2006. Metodologi Penelitian, Jakarta : Bumi Aksara Mathis, Robert L dan Jackson Jhon H, 2001, Manajemen Sumber daya Manusia, (terjemahan) Salemba Musanef, 1984, Manajemen Kepegawaian Di Indonesia, Jakarta: Gunung Agung Poerwadarminta, W. J. S. 1995. Kamus Umum Bahasa Indonesia,Jakarta: Balai Pustaka. Pringgodigdo, dkk, 1997. Ensiklopedi Umum, Jakarta : Yayasan Kanisius. Simanjuntak payaman J, 2005. Manajemen dan Evaluasi Kinerja.Jakarta: lembaga penerbit FEUI
Sulistiyani, Ambar Teguh, 2003. Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu Syafiie, Inu Kencana, 2003, Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANRI), Jakarta; PT. Bumi Aksara Widjaja, H A W, 2006. Administrasi Kepegawaian, Jakarta:PT.Rajawali Wursanto, IG, 1989. Dasar-Dasar Managemen Umum, Jakarta : Pustaka Dian, Zainal, Nining Haslinda, Tugas dan Fungsi Pegawai, Jakarta: PT Rajawali 2008 Sumber-sumber lainnya : 2007. Peraturan Pemerintah Tentang Organisasi Perangkat Daerah, Fokusmedia, Bandung Kantor DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro Peraturan Bupati Kabupaten Kepulauan Sitaro Nomor 24 Tahun 2008, Tentang Kedudukan, Susunan, Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
