Gemeente Denderleeuw
Functiekaart Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functionele loopbaan: C1-C3 Functiegroep : administratief uitvoerenden Code:
Afdeling: generieke functiebeschrijving Dienst: Subdienst:
Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan een dienst- of afdelingshoofd van 1 van de clusters: Financiële zaken – Algemeen Beleid – Vrije Tijd – Burger-en Welzijnszaken of Grondgebiedzaken.
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
pagina 1 van 5
Gemeente Denderleeuw
Functiekaart Kerntaken Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures
instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren
voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen
verwerken van inkomende en uitgaande post
administratieve opvolging van subsidieaanvragen
controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur, opvolgen van verhuur infrastructuur en uitleenmateriaal
opmaken van verslagen en nota’s
meehelpen bij en ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten
Verwerken en beheren van de bestelaanvraag- en bestelbonadministratie
Boekhoudkundige registraties van ontvangsten en uitgaven
Ondersteuning bij de werkzaamheden betreffende de beheers- en beleidscyclus (budgettering, rapportering, monitoring, …)
Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
CC Consult
voorbereiden en afwerken van dossiers
zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten
zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten
pagina 2 van 5
Gemeente Denderleeuw
Functiekaart Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
Ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
Instaan voor een vlot contact met de burger
Bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, …) in kaart brengen en onderhouden
telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
opstellen artikels voor het infoblad en website
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel : zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken :
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
meerwerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit op een probleemoplossende en ondersteunende wijze
constructief meewerken aan de uitbouw van een front- en back office
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
CC Consult
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
pagina 3 van 5
Gemeente Denderleeuw
Functiekaart
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit
briefen van de collega’s om het benodigde kennisniveau op peil te houden
vakgerichte informatie raadplegen
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. De werknemer kan ingezet worden om taken te verrichten voor het gemeentebestuur, het OCMW en de politiezone
CC Consult
pagina 4 van 5
Gemeente Denderleeuw
Functiekaart Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven.
Technische Competenties Niveau grondig
Wetgeving
voldoende
Werking en werkmiddelen
Competentie MS Office Software eigen aan de functie Procedures en procesbeheer Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster PC-Vaardigheden
X X X X X X
Gedragscompetenties Niveau
Probleemoplossend gedrag
CC Consult
grondig
Persoonsgebonden gedrag
voldoende
Interactief gedrag
Competentie Voortgangscontrole
elementair
Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag
X
Flexibiliteit
X
Kwaliteit en accuraatheid Organisatieverbondenheid Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Informatie zoeken (leervermogen)
X X X X X
Integriteit Initiatief
X X
Klantgerichtheid
X
X
pagina 5 van 5
