Functiebeschrijving: Afdelingshoofd ad interim bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) Afdeling Scholen Basisonderwijs, CLB en Deeltijds Kunstonderwijs Functiefamilie middenkader
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Leiderschapsrollen
De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach.
1.3.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.4.
Het afdelingshoofd van de afdeling Scholen Basisonderwijs, CLB en Deeltijds Kunstonderwijs rapporteert aan de Administrateur-generaal van het Agentschap. Alle adjuncten van de directeur, de LOP-deskundige belast met een coördinerende functie en de secretariaatsmedewerker rapporteren aan het Afdelingshoofd. De medewerkers van de afdeling zijn overwegend gemiddeld en hoog geschoold.
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven Budgetten
In totaal telt de Afdeling Scholen Basisonderwijs, CLB en Deeltijds Kunstonderwijs momenteel 95 personeelsleden. De afdeling beheert een budget van ruim 500 miljoen euro. Het betreft de werkingsmiddelen aan 2576 basisscholen, 72 CLB’s en 168 instellingen voor deeltijds kunstonderwijs. Daarnaast berekent de afdeling de omkadering van de basisscholen en scholengemeenschappen, van de CLB’ en van de instellingen voor deeltijds kunstonderwijs, zoals die aan de basis ligt voor de personeelsuitgaven. Het LOP-budget bedraagt 1,812 miljoen euro. Het budget voor de speciale onderwijsleermiddelen bedraagt 1,552 miljoen euro. Het inschrijvingsfonds deeltijds kunstonderwijs waarop de instellingen hun ontvangen inschrijvingsgelden storten, bedraagt ruim 14,7 miljoen euro.
2. Doel van de functie Binnen het kader van het algemeen beleid van de entiteit - plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de entiteit teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van de entiteit en van het beleidsdomein. Het Agentschap voor Onderwijsdiensten werkt als agentschap binnen het beleidsdomein Onderwijs en Vorming, in essentie voor de scholen, leerlingen en personeelsleden van het basisonderwijs, van het secundair onderwijs en het deeltijds kunstonderwijs, voor de centra voor leerlingenbegeleiding en voor de inspectie- en begeleidingsdiensten. AgODi zorgt in de eerste plaats voor een tijdige en correcte dienstverlening aan deze klanten. Zo behandelt het de leerlingengegevens van meer dan een miljoen leerlingen en betaalt het de salarissen uit aan meer dan 165.000 personeelsleden. Het staat in voor de erkenning, financiering en subsidiëring van 3626 scholen en centra. Het beantwoordt vragen en klachten van leerlingen en hun ouders. Het agentschap gaat ook na of middelen correct worden gebruikt en zorgt ervoor dat de financieringswet kan worden uitgevoerd. AgODi ondersteunt de minister in de realisatie van nieuw
2
onderwijsbeleid : gelijke kansen, een betere aansluiting van het onderwijs op de arbeidsmarkt, de nieuwe financiering van het onderwijs, een versterking van het beleidsvoerend vermogen van scholen, de lerarenloopbaan,… AgODi draagt bij tot een optimale beleidsvoering door diverse initiatieven rond informatieverstrekking, communicatie en vorming naar scholen en schoolsecretariaten. Het houdt de vinger aan de pols van wat er leeft in de onderwijswereld, en adviseert vanuit die betrokkenheid de minister over nieuwe beleidsinitiatieven. Voor meer informatie : www.agodi.be De afdeling scholen basisonderwijs, CLB en Deeltijds Kunstonderwijs staat in voor : - Het ondersteunen van het gelijke onderwijskansenbeleid en het bijdragen aan de opdracht van de Lokale Overlegplatforms - Het opvragen, verifiëren en verwerken van leerlingengegevens; het verder uitbouwen van Discimus teneinde te komen tot een constante uitwisseling van leerlingengegevens tussen scholen en administratie - De toekenning van de omkadering aan scholen, scholengemeenschappen, CLB’s en instellingen van het deeltijds kunstonderwijs - De opvolging van de leerplicht - De verificatie van de ingeschreven leerlingen in functie van de financieringswet - De opvolging van de kleuterparticipatie - De erkenning, herstructurering, fusie van basisscholen, CLB’s en instellingen van het deeltijds kunstonderwijs - De toekenning van de werkingsmiddelen en andere toelagen (integratietoelagen, nascholingsmiddelen,…) - De toekenning van speciale onderwijsleermiddelen en doventolken binnen alle onderwijsniveaus - Het beantwoorden van vragen over rechten en plichten van leerlingen
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Innovatie en ondernemerschap
-
In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing , eigenaarschap en ondernemerschap bij collega’s en werknemers, teneinde de innovatie – en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer.
-
Leiding geven
-
Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid.
-
-
-
Aanmoedigen van nieuwe ideeën, efficiëntere alternatieven, werkvormen en methodes De Vlaamse overheid profileren als een aantrekkelijke werkgever voor een generatie mondige flexibele en mobiele mensen door minder hiërarchische aansturing, netwerkverbanden te stimuleren, mobiliserende projecten op te zetten... Optimaal benutten van digitalisering (Discimus,…), flexibele werkvormen en omgeving en ondersteuning bij de implementatie van Anders Werken in het Agentschap In overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijken, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt HR-beleid Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers (Bijdragen tot het) aantrekken (“branding”), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers Inzetten van medewerkers in processen en projecten conform competenties,
3
-
-
-
Visieformulering en strategievertaling
-
In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van de entiteit en ‘vertalen’ van de strategische doelstellingen van de entiteit in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen.
-
Organisatorische optimalisering
-
In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal-economische context.
-
-
-
De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit
-
talenten en ambities Talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) in VLIMPERS Integer toepassen van het beloningsbeleid Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat in de entiteit Als lid van het College van Afdelingshoofden (COVA) formuleren en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van AgODi Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en de teams) door gebruik te maken van de prestatiemeetsystemen zoals de Balanced Score Card (BSC), VLIMPERS, PLOEG… Bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen, van de begroting, etc. conform de regels van het beleidsplannenproces Bijdragen tot het opmaken van het ondernemingsplan Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues, zodat deze bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risico-management) Ontwikkelen en implementeren van systemen van kennismanagement Beheren en optimaliseren van de toegewezen budgetten en mensen, continu zoekend naar effectiviteitsverhoging (ressource management, budget management) Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) Formuleren van voorstellen tot aanpassing van procedures en regelgeving teneinde kostenefficiëntie te optimaliseren Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieën binnen het agentschap tussen de afdelingen scholen, en buiten de entiteit, toepassen van ‘best practices’, ....)
Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties
4
Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de entiteit teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst.
-
-
Beleidsvoorstellen en adviezen
-
Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van de entiteit en van het beleidsdomein mee vorm te geven.
-
Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders)
-
Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan.
-
-
onderhouden met belanghebbenden/klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe belanghebbenden/klant, ....) Opmaken van een personeelsplan (PEP), uittekenen van een organogram en efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers Zorgen voor rapporteringen, conform de afspraken Bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van de entiteit: o.a. o Actualiseren van de omgevingsanalyse o Luisteren naar voorstellen van ‘klanten’ en medewerkers o Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, etc. o Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, etc. o Aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (leidend ambtenaar, collegae, departement, etc.) Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren Toetsen van beleidsvoorstellen van het departement op haalbaarheid en hierover feedback geven Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal niveau (zeer actief de bestaande “schotten” en de “silo-verkokering” afbreken en overstijgen) Via onderling overleg, met de leidend ambtenaar en de collegae collegiaal het Agentschap mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert Meewerken aan de samenstelling van entiteits- en
5
-
Externe vertegenwoordiging en netwerking
-
Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatieuitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken.
-
-
beleidsdomeinoverstijgende projectteams Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van het agentschap, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen met oog op coherentie en efficiëntie Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het Agentschap, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, … ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden Vertegenwoordigen van AgODi in raden, commissies, projectgroepen … Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda’s, politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2 : handelt in het belang van de organisatie • Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie • Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie • Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties • Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen • Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Beslissen – niveau 2 : neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is • Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is • Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten • Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor • Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing • Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk
Samenwerken – niveau 2: stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgropen of projectgroepen • Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang • Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren • Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af • Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken • Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft
Richting geven – niveau 2 : geeft richting op het niveau van processen en structuren • Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit • Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling • Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan • Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen • Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie
6
of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Visie – niveau 2 : betrekt brede (maatschappelijk, technische,…) factoren bij zijn aanpak • Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext • Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein • Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn • Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden • Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld
Klantgerichtheid – niveau 2: optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …) • Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden • Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen • Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk • Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
7
4.2.
Vaktechnische competenties
Je beschikt over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring. Deze ervaring moet u verworven hebben ten laatste op datum van kandidatuurstelling. o “Beroepservaring” kan zijn: - Aantoonbare leidinggevende ervaring (in een coördinerende functie, in projectwerking, als celhoofd,…) - Ervaring inzake beleidsvoorbereiding, -uitvoering en - opvolging - Kennis van beleidsprocessen - Kennis van de administratieve begrotingsregels
Kennis van de werking van de overheid: o Algemene kennis van de regelgeving die van belang is voor de uitvoering van de opdrachten van de afdeling; o Gelet op de vele contacten met overheden is een kennis van de structuren en bevoegdheden van deze overheden wenselijk.
Kennis van de werking van de organisatie : o Kennis van de materie behorende tot het beleidsdomein Onderwijs en Vorming en van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) in het bijzonder.
Vaktechnische kennis: o Kennis van en inzicht in de onderwijsreglementering, inzonderheid deze m.b.t. het basisonderwijs, de CLB’s en het deeltijds kunstonderwijs; o of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven.
8
5. Andere functierelevante informatie PLAATS VAN DE AFDELING IN HET AGENTSCHAP
9
6. Kandidatuurstelling: zie selectiereglement
10
