FUNCTIEBESCHRIJVING
Functietitel: Afdelingshoofd personen Hoofddoel: Leiden en coördineren van de afdeling personen waaronder: Dienst Sociale Zaken En op termijn: Dienst Burgerzaken Dienst Vrije Tijd & Welzijn Bibliotheek Positionering in het organogram: secretaris.
Rapporteert aan/krijgt leiding van de OCMW-
Basistaken: • • • • • • • • •
• • •
Vervangen van de OCMW-secretaris. Voorbereiding, coördineren en uitvoeren van projecten en dossiers. In samenspraak met de secretaris, verantwoordelijk voor het algemeen klassement en archief van de dienst. Opvolging van subsidiemogelijkheden van alle diensten. Instaan voor de beleidscoördinatie en voor de geïntegreerde werking van de organisatie als lid van het managementteam. Coördineren van de werking van de dienst/beleidsdomeinen met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening. Uitvoeren van algemene en overkoepelende leidinggevende taken teneinde een optimale (wissel)werking tussen de verschillende (sub)diensten te waarborgen. Voorbereiden, plannen, uitvoeren, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden. Ontwikkelen, (laten) implementeren en opvolgen van de organisatie van interne controleprocedures en kwaliteitsprojecten teneinde doelgerichte en kwaliteitsvolle diensten en producten af te leveren binnen de cluster. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Initiëren, ontwikkelen van samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de dienst met het oog op een optimale externe communicatie. Vertegenwoordigen van de diensten bij derden.
Contacten intern : extern :
ja ja
FUNCTIEPROFIEL
Soorten verantwoordelijkheden Leiding geven 0
1
2
3
4
5
6
7
8
x 9
Beleidsadviserend 0
1
2
3
4
5
6
7
8
x 9
0
1
2
3
4
5
6
x 7
8
9
4
x 5
6
7
8
9
7
8
9
Controlerend
Uitvoerend 0
1
2
3
Soort taken in de functie Administ. taken
Technische taken
Handenarbeid
0
1
2
3
4
5
x 6
x 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
x 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Vereiste vaardigheden voor de functie Leiderscapaciteiten 0
1
2
3
4
5
6
7
8
x 9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
x 9
9
9
Organisatietalent
Communicatievaardigheid 0
1
2
3
4
5
6
7
x 8
0
1
2
3
4
5
6
7
x 8
Schrift. uitdrukkingsvermogen
Functieniveau: -
A
Niveau (diploma): Universitair niveau of gelijkgesteld.
Functiekenmerken : Veelzijdigheid 0
1
2
3
4
5
6
7
x 8
9
0
1
2
3
4
x 5
6
7
8
9
0
1
2
x 3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
x 7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
x 8
9
x 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Specialisatie
Standaardisatie
Steeds nieuw
Geautomatiseerd functioneren
Manueel
Gedragscompetenties: Integriteit: • Geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. • Kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar. • Signaleert of bespreekt gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie. • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie. • Streeft naar objectiviteit en een gelijke behandeling. • Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is. • Heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Loyaal zijn: • Werkt met enthousiasme en gedrevenheid. • Gaat ervoor om de taken uit te voeren. • Voelt zich verbonden met het geheel van de organisatie en de eigen rol hierin. • Handelt in het belang van de organisatie op een passende manier bij anderen (klanten, externen). • Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie. Resultaatgericht werken: • Houdt het doel van de taken voor ogen. • Maakt optimaal gebruik van de tijd. • Zoekt naar de meest optimale werkwijzen. • Weet resultaten te behandelen met de aanwezige middelen. • Maakt een goede afweging tussen inspanningen en resultaat. • Grijpt in wanneer resultaten niet voldoen. • Zet door bij tegenslag of problemen. • Is bereid om buiten de normale werkuren te werken.
Competenties specifiek: Visie ontwikkelen: • Neemt afstand van de dagelijkse problemen. • Neemt tijd om vooruit te denken. • Overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties. • Ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties. • Richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn. • Kan strategieën op een heldere manier voorstellen. Ondernemen: • Ziet en signaleert kansen of opportuniteiten. • Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren. • Weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek. • Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten. • Kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden. • Betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering. • Toetst voorstellen aan de realiteit. Beleidsopvolging en monitoring: • Vertaalt het werk in meetbare resultaten en maakt hierover goede afspraken. • Verzamelt feiten en cijfers over de vorderingen en de tussentijdse resultaten. • Toetst de resultaten aan de verwachtingen. • Stuurt het beleid bij op basis van duidelijke gedocumenteerde analyse. Adviseren: • Verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota,…. • Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen. • Houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier. • Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten. • Betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier. Leidinggeven: • Zorgt voor duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers. • Volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn. • Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft. • Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers. • Stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten. • Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen. • Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team. • Leidt het team naar een gezamenlijk resultaat. • Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie.
Samenwerken: • Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen. • Leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na. • Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. • Stelt het gezamenlijk belang voor het eigenbelang. • Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep. • Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten. • Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid. Stressbestendigheid: • Blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden. • Blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken. • Signaleert tijdig overmatige werkbelasting. • Blijft kalm en objectief in gespannen situaties. • Hervat moed na een tegenslag of teleurstelling. • Kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep. Zelfontwikkeling: • Neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling. • Vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies. • Staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes. • Werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties. • Kan steeds nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen. • Probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan. Kennis en ervaring: • Kennis algemeen management. • Vijf jaar relevante beroepservaring kunnen aantonen. • Inzicht in de werking van het OCMW en de gemeente. • Kennis van de courante MS-Office toepassingen.
De functiebeschrijvingen omvatten de basisverantwoordelijkheden en centrale taken, maar zijn geenszins beperkend naar activiteiten of opdrachten.
