Social Media Strategie al spelend verkennen Door: Plony van Veldhoven, A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman.
Sociale media raken het dagelijks werk bij gemeenten:
doorhaalt op Ibiza? Mag een gemeenteambtenaar in zijn
de omgang met de burger verandert en dat geldt ook
vrije tijd op fora ‘luid en duidelijk’ zijn mening geven over
voor de arbeidsrelaties en de interne communicatie.
de aanleg van een provinciale weg die door de gemeente
Weet iedereen waar de verantwoordelijkheden liggen?
loopt? De ene professional vindt van wel, de ander van niet.
Wat kunnen consequenties van sociale media zijn? Wat
We vinden met ons allen vaak heel veel. Maar het gaat
moet je bij voorkeur niet doen? Nieuwe media zijn snelle
ook om eigenaarschap en natuurlijk om consequenties,”
media: ‘Berichten op Facebook en Twitter exploderen, de
aldus Otto Thors, bedenker en ontwerper van de Social
wethouder wil nú advies’. Handig als er dan werkafspraken
Media Game. Thors staat borg voor praktijkervaring en
en draaiboeken klaarliggen. Om gemeenten daarvoor uit te
inhoudelijke expertise op het vlak van zowel media als
rusten is in opdracht van het A+O fonds een Social Media
organisatieontwikkeling.
Game ontwikkeld. Een interactieve spelvorm met alledaagse, herkenbare casussen. Een spel als startpunt van een
Twitterstorm
serieuze Social Media Strategie voor de hele organisatie.
Otto: “In dit spel gaat het er niet om elkaar te overtuigen. Het gaat erom situaties eerst goed te analyseren en dan te
Ziek vanaf Ibiza
doordenken vanuit verschillende profielen en uitgangspunten.
“Het spel gaat over de impact van social media op het
Zodat je met elkaar tot een breed gedragen advies komt.
dagelijks werk in een gemeente. Mensen zeggen: ‘Zo’n
Daarvoor is het nodig de andere spelers te begrijpen en
vaart zal het vast niet lopen?’ Of: ‘We hebben alles toch
te doorgronden. Spelers krijgen elke speelronde een
geregeld?’ Nou, nee dus. Formeel is in heel veel organisaties
nieuwe rol toebedeeld: de ene keer zit je op de stoel van de
nog weinig of soms zelfs niets geregeld. Wat doe je
wethouder, de andere keer mag je je inleven in de rol van
wanneer een zieke medewerker twittert dat hij nachten
communicatieadviseur. Door te ‘spiegelen’ word je flexibel
Wat opvalt, is dat bij de oplossing van problemen rond nieuwe media, mensen terugvallen op oplossingen die horen bij traditionele media en minder impact hebben in het hier en nu. Per speeltafel ontstaan doorgaans andere gesprekken en oplossingsrichtingen. Daarom hebben we aan het slot van
Al spelend komen mensen erachter waar zij werkafspraken en beleid op moeten maken
een spelronde een intervisie tussen de groepen ingelast. Dat brengt iedereen op een hoger plan. De uitkomst is dan altijd: win-win-win.” Stoeien met organisatievraagstukken Het hoogste rendement qua oplossingen zie je bij groepen waarin een mix van functies aan tafel zit. Dat sluit ook aan
en dat helpt ook als je later in de praktijk met elkaar tot
bij de werkelijkheid waarin je met verschillende partijen,
een oplossing moet komen. Want dan is er vaak de druk
met ieder ook eigen belangen, aan tafel zit. Medewerkers
van het moment, met al dan niet de digitale media op je
vinden het leuk om in een spelsituatie samen te werken. En
hielen. Er breekt bijvoorbeeld een twitterstorm los rond een
het gaat verder dan leuk: het bevordert de samenwerking
incident, snelle actie is geboden. Ligt er dan een scenario?
later in de praktijk. Bestuurders die dit spel spelen vinden
Weet iedereen wat hem of haar te doen staat? Zijn ICT
het prettig om in een fictieve omgeving iets uit te kunnen
hulpmiddelen beschikbaar en is ondersteuning dag en nacht
proberen. ‘Out of the box’, zonder dat er meteen raadsvragen
bereikbaar?
dreigen. Het gaat bij dit spel niet om goed of fout, het gaat om bewustwording.
Plussen en minnen op rij
Groslijst
Ook de gemeente Midden-Delfland waagde zich aan de
Otto Thors: “Al spelend komen mensen erachter waar zij
Game. “Social media was tot voor kort bij ons een ‘ding’
werkafspraken en beleid op moeten maken. Je hebt na het
van alleen communicatie,” zegt Dagmar Winkelhorst,
spel als het ware een groslijst of bespreekagenda.” Een van
hoofd afdeling Dienstverlening & Communicatie. “Ik was op
de spelers: “We gingen met meer vragen naar huis, dan
zoek naar een manier om meer bekendheid en bewustzijn
waarmee we bij binnenkomst aankwamen. Dat is goed, het
te creëren voor het gebruik van social media. De vorm
prikkelt de geest!”
waarop de Game werd gegeven paste daar uitstekend bij.
Otto: “Het spel werkt zowel bij gemeenten die aan het begin
De spelvorm draagt bij aan interactie tussen bestuurders,
van het traject van beleidsontwikkeling rond nieuwe media
leidinggevenden en andere medewerkers. Door ze tijdens
staan. Als bij gemeenten die al een en ander ontwikkeld
de game een andere rol te geven en aan de slag te gaan
hebben. Zij kunnen de game op hun beurt inzetten als
met realistische praktijkcases, belicht je alle perspectieven
revitalisering: om nieuwe schwung in te brengen in bestaand
inclusief de bijbehorende plussen en minnen. Al bleek dat
beleid en andere groepen collega’s mee te nemen in hun
nog best lastig: je verplaatsen in een andere rol met andere
verhaal.”
verantwoordelijkheden. Otto Thors heeft veel parate kennis op het gebied van social media en dienstverlening en zorgt
Longlist aan situaties
er op een enthousiaste en zeker ook kritische manier voor
De Game is opgebouwd vanuit de praktijk. De spelcasussen
dat iedereen z’n steentje bijdraagt en met meer kennis,
zijn tegen een aantal gemeenten aangehouden. De gemeente
bewustzijn en enthousiasme de Game verlaat. Het resultaat?
die het spel speelt kan uit een longlist aan uitgewerkte
Een grotere groep ambassadeurs met enthousiasme voor
situaties kiezen en de lijst wordt nog steeds aangevuld.
het verstandig gebruik van Social Media!”
Dalfsen en Midden-Delfland, Den Helder en Venlo: intussen is de Social Media met tientallen gemeenten gespeeld. Alle
feedback wordt meegenomen. Zo wordt het spel steeds meer verrijkt. De spelvorm werkt goed, omdat deelnemers
Social Media Game: het spel
dan zelf tot oplossingen komen en zich al spelend ook in andere rollen leren te verplaatsen.
Een dagdeel, drie spelrondes Drie speltafels met elk vijf spelers
Op elkaar inspelen
Een speelbord, pionnen en een spelleider
Ook gemeenten in de regio Noord-Holland-Noord zien de
Voor iedere speler een profielkaart: van bemiddelaar of
nodige veranderingen qua Het Nieuwe Werken en daarmee
innovator tot bestuurder
ook het gebruik van sociale media op hen afkomen. Monique
Per spelronde een situatieschets gegrepen uit de
Bisnathsingh, adviseur Mobiliteitsnetwerk in die regio:
dagelijkse praktijk van gemeenten
“Welke impact heeft dat? Wat verandert erdoor in de inhoud
Per situatie drie kwartier de tijd voor analyse, oplossing
en organisatie van ons werk? Belangrijk is dat ambtenaren
en intervisie
zich hiervan bewust worden. Én hun ervaringen delen. De
Kanskaarten worden als interventie door de spelleider
belangstelling voor de game is groot. Binnen een mum van
ingezet om een discussie vlot te trekken of extra
tijd waren er drie workshops ‘Impact social media op je
dynamiek te genereren
dagelijks werk’ helemaal uitverkocht. We speelden met een
Het spelbord biedt elementen uit het HR-beleid
regionale mix van collega’s uit 12 gemeenten. Al spelend
waarmee gerekend moet worden: arbeidsvoorwaarden,
raakten we ook goed op elkaar ingespeeld.”
arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden en
Wat Noord-Holland-Noord betreft mag er een vervolggame
arbeidsverhoudingen. Want verbinding van de sociale
komen voor verdere verdieping.
media met HR-beleid, dat is een van de doelen van het spel
Voorbeeldsituatie Trainee blogt misvattingen op Facebook Ronald, trainee bij de gemeente, laat zich op persoonlijke titel op Facebook negatief uit over een collegebesluit voor de bouw van een nieuw zwembad. Deze berichten verspreid hij vervolgens ook via Twitter onder zijn volgers. Naar eigen zeggen wil hij discussie uitlokken over dit collegebesluit waarop hij als ambtenaar bovendien anders
Otto Thors
heeft geadviseerd dan nu is vastgesteld. Zijn leidinggevende onderneemt geen acties aangezien meningen op sociale media volgens hem privé zijn. Een bezorgde
Interesse in de Game? Ga naar de Social Media Game
collega ziet dat anders en meldt het gedrag officieel bij
op onze site. Daar valt ook meer te lezen over de
de afdeling P&O. Nu vraagt de gemeentesecretaris om
subsidiemogelijkheden voor dit spel.
advies: Wat te doen in deze situatie?
