=================================================================
Forum score kaarten: een uniek instrument om de kwaliteit te bewaken èn te verbeteren! Ouders fungeren als ‘een kritische vriend’ voor de directeur met het doel de kwaliteit van de school te behouden en te verbeteren. Zij doen dit door nauwkeurig te kijken naar de rapportage van de directeur over een aantal belangrijke kwaliteitsindicatoren. Zij bevragen de directeur doordringend over juistheid van zijn analyse: waarom zijn de resultaten zoals ze zijn? Zij reageren op de voorgestelde verbetermaatregelen en geven zelf ook suggesties. Zij vragen na of de verbetermaatregelen die de directeur plant daadwerkelijk worden uitgevoerd en of deze het gewenste resultaat opleveren. Het gesprek vindt plaats op basis van vertrouwen en gericht op de inhoud: ‘hard’, maar ook met ‘hart’ voor de eigen school. Precies zoals het een ‘kritische vriend’ betaamt: hardt met d/t Bent u ouder en bent u geïnteresseerd? Wilt u weten of de Forumscore kaarten ook iets voor uw school of bestuur zijn? Lees dan verder.
Wat zijn forumscore kaarten? ‘Forum score kaarten’ zijn een set met indicatoren om de kwaliteit van de school in kaart te brengen: Indicatoren die betrekking hebben op de prestaties van de school; de zogenaamde prestatieindicatoren o.a.: o het ziekte verzuim; o de prestaties op lezen, taal en rekenen; o de uitstroom naar het voortgezet onderwijs; o de ouderbetrokkenheid Indicatoren die informatie geven over belangrijke processen binnen de school; de zogenaamde procesindicatoren o.a.: o regelingen op het gebied van de veiligheid; o organisatie van de zorg; o pestprotocollen. Indicatoren die informatie geven over ontwikkelingen die buiten de school om plaats vinden, maar waarop de school wel dient te anticiperen o.a.: o samenstelling van de schoolpopulatie. De indicatoren zijn opgesteld door de algemeen directeur in nauwe samenwerking met een groep geïnteresseerde ouders en een directeur van een van de scholen; de zogenaamde criterium werkgroep. Bij iedere indicator is vooraf een norm bepaald. De directeur vult jaarlijks de kaarten in. In die situaties waarin de score onder de gestelde norm ligt, verplicht de directeur* zich een nadere analyse te verstrekken en verbeteracties op te zetten.
Welke kaarten zijn ontwikkeld? 1. Een algemene kaart In deze kaart kan de directeur die aspecten benoemen die in zijn ogen in het verslagjaar relevant waren en die niet in de andere kaarten expliciet aan de orde komen. Deze kaart is facultatief. 2. Leerlinggegevens Een kaart waarin een overzicht wordt gegeven van de het leerlingenaantal en de gewichten van de kinderen. De directeur geeft aan of het leerlingaantal conform de prognose is en of een flinke verschuiving in het leerlinggewicht is te constateren. 3. Vertrek van de school De directeur geeft aan of en zo ja hoeveel leerlingen tussentijds de school hebben verlaten niet vanwege een verhuizing of een s(ba)o verwijzing. Tussentijds vertrek kan een signaal zijn dat er ‘op school iets mis’ is. 4. Schoolprestaties m.b.t. lezen, taal en rekenen In deze kaart wordt een overzicht gegeven over de behaalde prestaties. Het criterium is de ondergrens die de Onderwijsinspectie hanteert. N.b. de school kan voor zichzelf een hogere norm hanteren. 5. Ouderbetrokkenheid In deze kaart doet de directeur verslag over de mate waarin de ouders betrokken zijn bij de school: hoeveel ouders bezoeken informatieavonden en rapportbesprekingen, zijn er voldoende ouders om de MR te bemensen en zijn er voldoende ouders in de oudercommissie/bestuur oudervereniging? ’Ouderbetrokkenheid’ wordt gezien als een resultaat van de school: als de school de ouders voldoende serieus neemt en hen actief bij de school betrekt zal zij (vrijwel altijd) voldoende ouders weten te bereiken. 6. Fysieke veiligheid De kaart brengt een aantal indicatoren in beeld die bepalend zijn voor de fysieke veiligheid. Het betreft hier niet de fysieke veiligheid zoals die door de betrokkenen wordt ervaren, maar concreet objectief te beschrijven zaken, zoals bv. het aanwezig zijn van een ontruimingsplan (en de daarbij behorende periodieke oefeningen), de verlichting, het toegankelijk zijn voor minder valide enz. Ook wordt over het aantal schoolongevallen met doktersbezoek gerapporteerd. 7. Gedragsproblematiek Wat doet de school concreet om kinderen een veilige schoolomgeving te bieden: heeft de school een pestprotocol, gebruikt de school in dit kader specifieke projecten, is er een sluitend surveillancerooster en is aantoonbaar dat dit naar behoren wordt uitgevoerd enz.? Ook wordt inzage gegeven in het aantal pestincidenten en de afhandeling daarvan. 8. Omgaan met verschillen Deze kaart geeft inzicht op welke wijze de school de beschikbare formatie inzet. Het aantal kinderen dat extra zorg behoeft, maar ook het aantal kinderen dat een so/sbao verwijzing heeft. Kortom hoe zorgt de school in de preventieve sfeer onderwijs op maat te bieden, maar ook hoe de school de zorg regelt als het ‘gewone’ onderwijs onvoldoende mogelijkheden biedt!
9. Verzuim De hoogte van het verzuim wordt gezien als een indicator voor het algemene welbevinden van de leerlingen op school. Net zoals het ziekteverzuim dit in bedrijven en organisaties is. Er is een maat ontwikkeld om op jaarbasis te zien wat het totale verzuim in een bepaalde groep is en hoe zich dit verhoudt tot het gemiddelde verzuim binnen het Barlake. Daarnaast wordt in deze kaart inzicht gegeven in het voorkomen van vormen van ongeoorloofd verzuim en het verlenen van verlofaanvragen buiten de schoolvakanties. 10. Ouderbijdragen De hoogte van de ouderbijdragen kan voor sommige ouders een probleem zijn. Het is dan ook goed om zicht te hebben op de hoogte van dit bedrag en dit te vergelijken met andere scholen. Bijna iedere school (of de oudervereniging) heeft een eigen systeem. Op sommige scholen wordt een kleine bijdrage gevraagd en betalen ouders daarnaast een bedrag voor een bepaalde activiteit (zoals b.v. een schoolreisje). Andere scholen vragen een hogere algemene bijdrage en betalen daaruit alles. Er is een maat ontwikkeld om de totale kosten per kind onderling te kunnen vergelijken. 11. Doorstroming Een belangrijke indicator voor het bepalen van de kwaliteit zijn de doorstroom gegevens. Het betreft hier niet alleen de uitstroom naar het vervolgonderwijs, maar ook hoeveel kinderen de school laat zitten of eventueel een jaar laat overslaan. Bij de uitstroom naar het voortgezet onderwijs is niet alleen van belang te kijken naar waar de leerlingen in het eerste jaar terecht komen, maar ook na te gaan of ze in het tweede en derde jaar nog steeds op hun ‘plek’ zitten. Helaas werken nog niet alle vo scholen mee om deze gegevens te leveren.
Op welke wijze functioneren de forumscore kaarten binnen het bestuur van de Borgesiusstichting? Het unieke van de forumscore kaarten is dat de directeur over de behaalde resultaten in gesprek gaat met het forum. In het forum zitten ouders (minimaal 5) die zich betrokken voelen bij de school van hun kind en als ‘een kritische vriend’ voor de directeur willen fungeren. Er is nadrukkelijk sprake van ‘een kritische vriend’, dit houdt in dat: het forum NIET op de stoel van de directeur gaat zitten; het forum NIET namens het bestuur of de algemeen directeur (het beleid van) de directeur beoordeelt; het forum GEEN bevoegdheid heeft om de directeur opdrachten te geven bepaalde zaken aan te pakken het forum en de directeur met elkaar omgaan in het vertrouwen dat beiden enkel het belang van de school voor ogen hebben; de directeur het niet meer dan normaal vindt dat ouders hem kritisch bevragen en suggesties aan de hand doen; de forumleden ervaren dat hun opmerkingen en vragen serieus genomen worden en het accepteren dat de directeur uiteindelijk eindverantwoordelijk is voor de kwaliteit van de school. Uiteindelijk is daarom ook voor geen van deze opties gekozen: Het forum heeft GEEN formele ‘macht’. Het ontleent zijn ‘gezag’ aan een kritische opstelling. ‘Gezag’ levert in dit geval meer op dan ‘macht’. Er is een protocol opgesteld waarin de taken en verantwoordelijkheden van de directeur en het forum zijn beschreven.
Hoe verloopt het proces in de praktijk? In de loop van het jaar verzamelt de directeur de data die in de verschillende kaarten gevraagd worden. Zo houdt hij o.a. bij: kinderen die tussentijds de school verlaten, niet vanwege verhuizing of plaatsing op een sbo/so school (dit is ondermeer een indicator voor het algemeen welzijn op school) hoeveel ouders op school komen voor een tien-minuten gesprek en of daadwerkelijk een bijdrage leveren aan schoolse activiteiten, zoals leesouder, luizenouder, klusouder enz. (dit is een indicator voor ouderbetrokkenheid) de verdeling van de formatie (= het beschikbare personeel) voor lesgevende taken, zorgtaken, ict en management. (dit is een indicator voor hoe de school zijn interne processen heeft georganiseerd) waar de leerlingen na de basisschool naar toe gaan en of ze succesvol zijn in het geadviseerde schooltype. (dit is zowel een indicator voor de juistheid van de adviezen, maar ook van de mate waarin de school leerresultaten behaalt) De directeur vermeldt de verzamelde data in de betreffende scorekaart en gaat na of hij onder of boven de zogenaamde Borgesiusnorm scoort. De Borgesiusnorm is gebaseerd op een gemiddelde score van alle Borgesiusscholen op de kaarten van een vorig jaar en/of op een beredeneerde norm. Wijken de scores in negatieve zin af van deze norm, dan is de directeur verplicht een analyse te maken. De directeur geeft aan welke verklaringen hij heeft voor het feit dat de resultaten in negatieve zin afwijken. De verklaringen zijn NIET bedoeld als een legitimering achteraf, maar meer als een onderbouwing van mogelijke verbeteracties. Zo kan het zijn dat relatief weinig ouders actief een bijdrage leveren aan de ondersteuning van schoolse activiteiten. De directeur denkt dat dit komt doordat de school vooral gebruik maakt van een betrekkelijk klein aantal ouders die veel helpen. Voor leerkrachten is het makkelijk bij nieuwe klussen deze ouders als eerste te benaderen omdat zij vertrouwt zijn met wat er van hen wordt verwacht. Deze verklaring leidt tot een verbeteractie om juist actiever te werven onder ouders die nog niet bij schoolse activiteiten betrokken zijn. De directeur stuurt de kaarten naar het forum. (Getracht wordt zoveel mogelijk digitaal te werken om papier te sparen) Het forum bespreekt de ingevulde kaarten, vraagt verheldering, bevraagt de directeur vooral kritisch op de juistheid van zijn verklaringen en naar de effectiviteit van voorgestelde verbeteracties. Het forum denkt actief mee in het zoeken naar andere mogelijke verklaringen èn geven suggesties voor verbetermaatregelen. De directeur bepaalt uiteindelijk welke consequenties hij trekt en welke concrete verbeteracties hij gaat ondernemen. Hij deelt dit aan het forum mee in de vorm van concrete toezeggingen. In de loop van het jaar bevraagt het forum de directeur kritisch over de uitwerking van zijn toezeggingen. In het nieuwe schooljaar rapporteert de directeur opnieuw over de stand van zaken en kan hopelijk de resultaten van zijn verbeteracties met betere scores aantonen. Het moge duidelijk zijn dat de directeur als hij gaande weg het schooljaar constateert dat bepaalde indicatoren (dreigen) negatief te gaan scoren, dat hij niet afwacht tot bespreking in het forum, maar direct tot actie overgaat. Zo constateert de directeur dat het aantal ongevallen met doktersbezoek half het schooljaar al meer is dan over het hele jaar daarvoor. Van de directeur mag op dat moment al actie worden verwacht: eerst onderzoeken hoe dit komt en daarna verbetermaatregelen inzetten.
De betrokkenheid van het team: Het werken met de forumscore kaarten is niet een ‘onderonsje’ van directeur en forum. Om echt veranderingen in de schoolorganisatie te bewerkstelligen is de betrokkenheid van het team cruciaal. Als het team de indicatoren (en met name de prestatie indicatoren) niet ervaren als het resultaat van hun inspanningen en zich niet betrokken voelen bij de verbetermaatregelen dan zal in de praktijk weinig verandering te zien zijn. Het is de taak van de directeur zijn teamleden bij het proces actief te betrekken.
De plaats van de algemene directie: Van (‘kritische’) vrienden verwacht je niet dat zij elkaar met dubbele agenda’s ontmoeten. Er is dan ook geen directe lijn van het forum naar de algemene directie. De algemene directie vraagt niet aan de forum leden om te rapporteren over hun bevindingen, laat staan daar een oordeel aan te verbinden. Het is ook niet de bedoeling dat buiten de directeur om het forum de weg zoekt naar de algemene directie. De directeur is verantwoordelijk voor de kwaliteit op zijn school en het is aan hem te rapporteren aan de algemene directie. De Borgesiusstichting is een organisatie die transparantie hoog in het vaandel heeft. Dit betekent dat de ingevulde score kaarten als één van ook andere kwaliteitsrapportages door de directeur worden doorgestuurd naar de algemene directie.
Zijn ouders in staat kritische vragen te stellen over de kwaliteit van het onderwijs? Iedere Nederlander heeft wel een mening over het onderwijs. Iedereen heeft er mee te maken. Als kind, als ouder, als werkgever die schoolverlaters in dienst neemt. Als opa en oma die terugdenken aan de eigen schooltijd en verhalen van hun kleinkinderen horen over hoe het nu op school toegaat. Het onderwijs is van ons allemaal en niet exclusief voorbehouden aan de professionals, de leraren, de bestuurders, de inspectie of de politiek. (Aspirant) forumleden voelen zich soms onzeker om als niet–professional met de professionals in gesprek te gaan. Aan de andere kant vraagt het van de professionals ook een inspanning om over de eigen professie kritisch bevraagd te worden door niet-professionals. Bovendien speelt ook nog het gebruik van het ‘onderwijs jargon’ met zijn vele afkortingen. In de beginjaren was het wennen. Het gaat steeds beter nu forumleden ervaren dat hun vragen en opmerkingen daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de verhoging van de kwaliteit en dat directeuren bemerken dat relatieve buitenstaanders een verassende kijk kunnen hebben. Dit neemt niet weg dat je als beginnend forumlid moet wennen aan het jargon. Er is inmiddels een cursus ontwikkeld (en met succes uitgevoerd) om beginnende forumleden wegwijs te maken. In twee cursusavonden komt naast specifieke onderwijs kennis, ook het stellen van vragen aan de orde. Domme vragen bestaan niet en wees niet direct tevreden met het eerste antwoord: doorvragen dus! De cursus is ontwikkeld door Edux Onderwijsadvies en kan binnen de Borgesiusstichting door een directeur worden gegeven. Tijdens een cursusavond zijn we begonnen met de deelnemers te vragen wat hun ervaringen met kwaliteit, kwaliteitszorg en kwaliteitssystemen zijn. Bijna alle deelnemers zijn binnen hun eigen werkkring op de een of andere wijze betrokken bij kwaliteitstrajecten. We hebben in de cursus deze ervaringen benut en vertaald naar de situatie binnen de school!
Het opzetten van de forumscorekaarten is een proces van vallen en opstaan geweest. Na een vijftal jaren kunnen we constateren dat de forumscorekaarten hun plaats binnen het totale kwaliteitssysteem van de Borgesiusstichting hebben verworven. Dit is echter niet geheel vanzelf gegaan: Het ontwikkelen van de kaarten is niet zo eenvoudig: hoe vertaal je algemene kwaliteitscriteria in concrete prestatie indicatoren? Wat is wel belangrijk en wat niet? Hoe zorg je dat deze indicatoren meetbaar worden, zodat je scholen onderling kan vergelijken en je een bepaalde ‘maat’ kan formuleren? Hoe vaak dient de directeur te rapporteren naar het forum? In eerste instantie was gekozen voor drie keer per jaar. Dit bleek niet werkbaar. Het legde een te grote druk op de directeur, er werd vooral gereageerd op incidenten en van het uitzetten van beleid was nauwelijks sprake. Er is nu gekozen voor één rapportage over het afgelopen schooljaar. Deze rapportage wordt direct in het begin van het nieuwe schooljaar besproken. De plaats en de positie van het forum In de allereerste opzet was gekozen voor een directe lijn van forum naar algemene directie buiten de directeur om. Deze opzet deed geen recht aan de positie van de directeur als eerst verantwoordelijke voor de kwaliteit van zijn school. De huidige positie van het forum als ‘kritische vriend’ bevalt veel beter.
Organisatorische en logistieke problemen leverden bij de forumleden de nodige wrevel op. Tijdsplanningen die niet werden gehaald, tussentijdse aanpassingen aan de kaarten, onduidelijkheid over terugkoppeling naar de forums hebben het enthousiasme van menig forumlid geen goed gedaan.
Echter, de overtuiging van veel betrokkenen dat we met de forumscorekaarten iets goeds in handen hebben en het doorzettingsvermogen van enkelen hebben gezorgd dat de forumscorekaarten nu werken. Begin oktober hebben de leden van alle forums met elkaar de balans opgemaakt tijdens een aantal ronde tafelgesprekken. Enkele opmerkingen: Als ouder een serieuze gesprekspartner/meedenker mogen zijn Door een mix van meting, controle en bewaking blijft iedereen scherp en alert De meerwaarde wordt vooral gehaald uit de kaarten: omgaan met verschillen, gedragsproblematiek, fysieke veiligheid en leerprestaties Het leidt tot zichtbare veranderingen en aanpassingen in de scholen Je kunt via het forum een extra impuls geven aan de opvoeding van je kinderen Je draagt een steentje bij door actief mee te werken aan de onderwijskwaliteit.
De Borgesiusstichting: samen maken we het onderwijs…………..
