Les 14 Formulieren maken In deze les leert u een hoe u met velden een invulformulier voor een telefoonnotitie maakt. Hierbij wordt gebruikgemaakt van velden, secties en beveiliging. Daarvoor moet wel een extra tabblad, namelijk Ontwikkelaars, worden ingeschakeld.
Een formulier U kent ze waarschijnlijk wel, die notitieblokjes voor het noteren van een telefoongesprek. Een aantal van die gegevens, zoals de datum, tijd en degene met wie het gesprek is gevoerd, komt iedere keer terug. U kunt deze formulieren vervangen door een formulier in Word. In het formulier maakt u gebruik van een keuzelijst om de persoon en de afdeling te selecteren voor wie de notitie bestemd is. Datum en tijd worden uiteraard automatisch ingevuld zodra het formulier wordt geopend. Ook is er ruimte om de naam van de contactpersoon en het bedrijf in te vullen. Met aankruisvakjes kunt u aangeven hoe er gereageerd moet worden en welke prioriteit de boodschap heeft. Het onderste deel van het formulier kan gebruikt worden voor een kort gespreksverslag. Na het invullen kan het formulier opgeslagen worden, maar ook meteen per e-mail naar de desbetreffende persoon worden verstuurd. In afbeelding 14.1 ziet u een voorbeeld van de telefoonnotitie.
224
Les 14
Afbeelding 14.1 De telefoonnotitie al ingevuld.
Paginaopmaak Veel van deze notities zijn letterlijk kattenbelletjes. Er is niet veel papier voor nodig. Daarom wordt voor het papierformaat gebruikgemaakt van A5papier. De pagina wordt voorzien van een paginarand en er is een scheiding tussen het gedeelte met de gegevens en het gespreksverslag. Om de gegevens netjes uit te lijnen wordt gebruikgemaakt van een tabel. In de oefening gaat u de pagina volgens deze wensen opmaken, de teksten plaatsen en de tabel aanmaken.
1. Begin een nieuw, leeg document. 2. Klik op het tabblad Pagina-indeling. 3. Klik in de groep Pagina-instelling op Formaat. 4. Klik op: A5 (148×210 mm.) 5. Klik op de knop Marges. 6. Klik op Aangepaste marges. 7. Wijzig de boven-, onder-, linker- en rechtermarge in: 1,5 cm. 8. Klik op OK. 9. Klik in de groep Pagina-achtergrond op de knop Paginaranden. 10. Klik op het tabblad Paginarand. 11. Klik onder Instelling op Kader. 12. Klik op OK.
Formulieren maken
Afbeelding 14.2 Pas de marges aan. U hebt nu de pagina opgemaakt in het juiste formaat en het kader geplaatst. Nu voegen we de tekst Telefoonnotitie en de tabel voor de gegevens toe.
1. Typ: Telefoonnotitie. 2. Druk op Enter. 3. Klik op het tabblad Start. 4. Klik in het woord Telefoonnotitie en selecteer puntgrootte: 22. 5. Klik op Centreren. 6. Verplaats de cursor één regel naar beneden. 7. Klik op het tabblad Invoegen. 8. Klik op Tabel. 9. Wijzig het aantal kolommen in: 4. 10. Wijzig het aantal rijen in: 8. 11. Neem nu de teksten over in de tabel volgens het volgende voorbeeld.
225
226
Les 14
Voor
Afdeling
Datum
Tijd
Gesproken met Dhr/mevr. Bedrijf Betreft Reactie per
telefoon
E-mail
Brief
Prioriteit
Hoog
Normaal
Laag
12. Selecteer de laatste drie cellen in de rij waarin staat: Gesproken met. 13. Klik op het tabblad Indeling op Cellen samenvoegen. 14. Selecteer de twee laatste cellen in de rij van: Dhr/mevr. 15. Klik op Cellen samenvoegen. 16. Selecteer de drie cellen achter: Bedrijf. 17. Klik op Cellen samenvoegen. 18. Selecteer de drie cellen achter: Betreft. 19. Klik op Cellen samenvoegen. Cellen selecteren U kunt een rij selecteren door de cursor net voor die rij te plaatsen. De cursor wordt dan een witte pijl die schuin naar rechtsboven wijst. Eén keer klikken en de hele rij is geselecteerd. Cellen naast elkaar selecteert u door over de cellen te slepen.
De tabel is nu gevuld met de toelichtende teksten. U kunt de teksten eventueel netter laten uitkomen door met de kolom of rijranden te slepen. In het voorbeeld is een scheiding gemaakt tussen de bovenste twee rijen en de rest van de tabel, door de derde rij wat naar beneden te slepen. Het is mooier als er geen randen worden gebruikt.
1. Selecteer de hele tabel. 2. Klik op het tabblad Ontwerpen. 3. Klik op de keuzepijl van de knop Randen. 4. Klik op Geen rand.
Formulieren maken
Afbeelding 14.3 De notitie tot zover.
Ontwikkelaars In Word kunnen we met velden werken. Denk hierbij aan vakjes die ‘aangevinkt’ kunnen worden of keuzelijsten. Alleen staat deze optie standaard niet aan. Voor gebruikers die dit in voorgaande versies hebben gedaan: daar gebruikte u hiervoor de werkbalk Formulieren. Het is een optie die aangezet moet worden en men heeft deze optie Ontwikkelaars genoemd.
1. Klik op de Office-knop. 2. Klik op Opties voor Word. 3. Klik in het vakje voor Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven. 4. Klik op het tabblad Ontwikkelaars. 5. Bekijk de nieuwe knoppen. Tekst met of zonder opmaak De meeste velden in de telefoonnotitie zullen uit tekst bestaan, waarvan van tevoren niet bekend is hoeveel tekst het zal zijn. U gebruikt daarvoor het veld Tekst. De eerste knop in de groep besturingselementen wordt gebruikt om een tekstvak met opmaakmogelijkheden te plaatsen; de tweede knop is wat eenvoudiger, namelijk zonder opmaak. In de oefening zorgt u voor een toelichtende tekst in de velden.
227
228
Les 14
Afbeelding 14.4 Laat dat tabblad maar zien.
Afbeelding 14.5 De knoppen van het tabblad Ontwikkelaars.
Datum en tijd De velden voor de datum plaatst u door middel van een menu, namelijk Invoegen, Veld. Daarna kiest u de Datum en de tijd. U kiest ervoor om het veld te laten bijwerken. Bij het maken van een nieuw document op basis van de sjabloon worden dan automatisch de huidige datum en tijd ingevoegd. Sjabloon Het formulier wordt opgeslagen als een sjabloon. Zodoende wordt de datum vastgelegd op het moment dat u het nieuwe document op basis van deze sjabloon maakt.
Formulieren maken Keuzelijst Er is aangenomen dat u voor een vast team van personen werkt, in dit geval vier mensen. Deze mensen werken op een van de volgende drie afdelingen: Administratie, Financiën en Personeel. Daarom wordt de naam en de afdeling uit een keuzelijst gehaald. Dit is de eerste knop op de tweede rij: de vervolgkeuzelijst. U hoeft alleen maar te kiezen uit een van de namen of afdelingen. Dit werkt sneller en voorkomt typefouten. Aankruisvakje Bij de gewenste reactie en de prioriteit is gebruikgemaakt van een aankruisvakje, in Word-termen een selectievakje. U kunt zo’n vakje aan- of uitzetten door erin te klikken of de spatiebalk te gebruiken. Dit knopje zit een beetje verstopt, namelijk in de laatste knop in de tweede rij. In de volgende oefening worden de velden geplaatst en zo nodig voorzien van toelichting en inhoud.
1. Klik in de cel rechts naast: Voor. 2. Klik op de knop Vervolgkeuzelijst (tweede rij, eerste knop). 3. Klik op de knop Eigenschappen. 4. Het venster voor het invoegen van de eigenschappen verschijnt. 5. Typ bij Titel: Voor. 6. Klik op de knop Toevoegen. 7. Typ in het venster Keuze toevoegen bij Weergavenaam de volgende naam: Roel Alofs. (De inhoud van het veld Waarde wordt meteen gevuld met dezelfde naam.)
8. Klik op OK. 9. Voeg zo ook de volgende namen toe: Cees Baars, Jos Brokkelkamp, Jan Zwart.
10. Verwijder de eerste tekst. 11. Klik op OK. 12. Klik in de cel rechts naast: Afdeling. 13. Klik op de knop Vervolgkeuzelijst. 14. Klik op de knop Eigenschappen. 15. Typ onder Item de volgende tekst: Administratie. 16. Klik op Toevoegen.
229
230
Les 14
Afbeelding 14.6 De namen zijn toegevoegd aan de lijst.
17. Voeg zo ook de volgende afdelingen toe: Financiën en Personeel. 18. Klik op OK. 19. Klik rechts naast: Datum. 20. Klik op het tabblad Invoegen. 21. Klik in de groep Tekst op de knop Datum en tijd. 22. Selecteer een datumnotatie bijvoorbeeld de eerste notatie. 23. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij Automatisch bijwerken. 24. Klik op OK. 25. Voeg op dezelfde manier rechts naast de tekst Tijd de tijd in. (Controleer ook het vinkje bij Automatisch bijwerken.)
26. Klik rechts naast de tekst Dhr/mevr. 27. Maak hier een vervolgkeuzelijst met de twee mogelijkheden Dhr. of Mevr.
28. Klik in het volgende vak rechts. 29. Klik op de knop Tekst met opmaak. 30. Klik op de knop Eigenschappen. 31. Typ bij Titel: Contactpersoon.
Formulieren maken 32. Klik in het vakje voor Andere stijl gebruiken voor de opmaak van inhoud.
Afbeelding 14.7 Voeg de datum toe.
33. Selecteer bij Stijl de optie Subtiele benadrukking. 34. Klik op OK. 35. Klik in het vak rechts naast Bedrijf. 36. Maak een tekstvak met als titel Naam bedrijf. 37. Klik op de knop Nieuwe stijl. 38. Klik in het nieuwe venster op de knop Opmaak. 39. Klik in de lijst op Lettertype. 40. Klik bij Effecten in het vakje voor Hoofdletters. 41. Klik op OK en herhaal dit totdat u het formulier weer ziet. 42. Klik in het vak rechts naast Betreft. 43. Maak een tekstvak met als titel Onderwerp en kies als stijl Zwaar. 44. Klik in de cel voor de T van Telefoon. 45. Klik op de knop Oudere hulpprogramma’s. 46. Klik op de tweede knop: Selectievakje. 47. Doe dit ook bij de andere vakken in de laatste twee rijen.
231
232
Les 14
Sectie-einde invoegen De velden voor het formulier zijn allemaal geplaatst. Het formulier is nu bijna klaar. U kunt pas gebruikmaken van velden in een formulier als u het formulier beveiligt. Maar onderin moet u vrij kunnen typen. Dat betekent dat er een sectie-einde aangebracht moet worden. Het bovenste deel, met de tabel, is een beveiligd deel met de formuliervelden; het onderste deel is een stuk waarin geen beveiliging geldt.
1. Plaats de cursor onder de tabel. 2. Typ de tekst: Korte inhoud van het gesprek: 3. Druk eenmaal op Enter. 4. Klik op het tabblad Pagina-indeling. 5. Klik op Eindemarkeringen. 6. Selecteer onder Sectie-einden de optie Doorlopend.
Beveiliging Pas na het inschakelen van de beveiliging, waarbij u aangeeft dat het formulier mag worden ingevuld, kan gebruik worden gemaakt van de ingevoegde velden.
1. Klik in de groep Beveiligen op de knop Document beveiligen. 2. Klik op Opmaak en bewerking beperken. 3. Het taakvenster Opmaak en bewerking beperken verschijnt. 4. Plaats bij 2. Bewerkingsbeperkingen een vinkje bij Alleen bewerkingen van dit type toestaan in het document.
5. Selecteer bij de keuzepijl de optie Formulieren invullen. 6. Klik op de knop Secties selecteren. 7. Verwijder in het nieuwe venster Beveiliging van secties het vinkje bij sectie 2.
8. Klik op OK. 9. Klik bij 3. Afdwingen starten op Ja, afdwingen van beveiliging starten.
10. Geef eventueel een wachtwoord op (in het voorbeeld wordt dit achterwege gelaten) en klik op OK.
Formulieren maken
Afbeelding 14.8 Alleen sectie 1 moet worden beveiligd.
Afbeelding 14.9 Stel de beveiliging in en start deze. Als u de knoppen goed bekijkt, ziet u dat de beveiliging meteen effect heeft. U kunt geen velden meer toevoegen. De knoppen zijn nu allemaal grijs. Beveiliging ongedaan maken U kunt de knop Beveiliging stoppen wel gebruiken om de beveiliging uit te schakelen.
233
234
Les 14
Formulier als sjabloon opslaan Nu gaat u het bestand nog opslaan als sjabloon en dan is het formulier klaar voor gebruik.
1. Klik op Office-knop, Opslaan als. 2. Selecteer achter Opslaan als de optie Word-sjabloon. 3. Klik bij Favoriete koppelingen op Sjablonen. 4. Geef als naam: Telefoonnotitie. 5. Klik op Opslaan.
Afbeelding 14.10 Het formulier opslaan als documentsjabloon.
6. Sluit het document. Telefoonnotitie gebruiken U kunt het formulier uitproberen door een nieuw document te beginnen op basis van een sjabloon.
1. Klik op de Office-knop. 2. Klik op Nieuw. 3. Klik bij Sjablonen op Mijn sjablonen.
Formulieren maken
Afbeelding 14.11 Gebruik de sjabloon Telefoonnotitie.
4. Klik op Telefoonnotitie. 5. Klik op OK.
De cursor komt in het eerste veld te staan en u ziet een keuzepijl. U kunt nu een van de vier personen selecteren. U verplaatst de cursor naar een volgend veld door op Tab te drukken, behalve in de velden waarbij u gewoon tekst kunt typen, want daar maakt u gebruik van Pijl omlaag. Bent u een veld te ver gegaan, gebruik dan Shift+Tab. Bij die tekstvakken kunt u gewoon de tekst typen; de standaardtekst verdwijnt dan.
Bij de selectievakjes kunt u klikken met de muis of gebruikmaken van de spatiebalk. Het laatste is wel zo gemakkelijk als u toch met de Tabtoets werkt. Na het laatste veld komt de cursor in het deel waar u vrij kunt typen.
6. Vul naar eigen inzicht het formulier in en typ een toelichtende tekst. U kunt het bestand nu afdrukken en aan de desbetreffende persoon geven.
235
236
Les 14
Afbeelding 14.12 De ingevulde telefoonnotitie.
Ingevuld formulier verzenden via e-mail Helemaal snel werkt het als u deze telefoonnotitie direct naar de desbetreffende persoon stuurt. In de lijst van mogelijkheden van de Office-knop staat de keuze Verzenden. Klikt u hierop, dan kunt u het document direct via e-mail versturen. Dat kan als gewone bijlage, een pdf-bijlage, een xps-bijlage of via een internetfaxservice.
1. Klik op Office-knop, Verzenden. 2. Klik op Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden. 3. Vul het e-mailadres in. 4. U kunt nog een inleiding typen of het onderwerp wijzigen. U verstuurt het bericht door op Kopie verzenden te klikken.
Afbeelding 14.13 Formulier per e-mail verzenden.
Formulieren maken
Afbeelding 14.14 De bijlage is klaar. In deze les hebt u uitgebreid met formuliervelden leren werken.
237
