Fonds voor de beroepsziekten

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

165

Archief van het

Fonds voor de beroepsziekten

Archiefselectielijst [2014]

door

Kathleen DEVOLDER

5488

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN HET

FONDS VOOR DE BEROEPSZIEKTEN ARCHIEFSELECTIELIJST [2014]



165

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5488 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



165

Archief van het



door

Kathleen DEVOLDER


INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL ..................................... 7 GEBRUIKSAANWIJZING.................................................................................................... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST................................................................................................ 11 A. BEHEERSCOMITÉ ................................................................................................................. 11 B. WETENSCHAPPELIJKE RAAD ............................................................................................... 12 C. COMMISSIE OPEN SYSTEEM ................................................................................................. 14 D. ALGEMEEN BESTUUR .......................................................................................................... 15 D1. Beleidsondersteuning ........................................................................................... 17 D2. Klachtendienst ..................................................................................................... 17 D3. Communicatie ...................................................................................................... 18 D4. Vertalingen .......................................................................................................... 19 D5. Statistieken........................................................................................................... 20 D6. Juridische dienst................................................................................................... 20 E. COÖRDINATIE ADMINISTRATIE EN VERGOEDING ................................................................ 21 E1. Toekenning Nl/Fr ................................................................................................. 21 E2. Vergoeding en boekhouding ................................................................................ 24 E3. Internationaal ....................................................................................................... 27 E4. Archieven ............................................................................................................. 29 F. COÖRDINATIE MEDISCH EN PREVENTIE ............................................................................... 29 F1. Medisch N/F ......................................................................................................... 29 F2. Preventie en risicobepaling Laboratorium ........................................................... 30 G. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN ............................................................................................ 33 G1. Budget.................................................................................................................. 33 G2. Economaat ........................................................................................................... 33 G3. Gebouwen ............................................................................................................ 35 G4. Interne controle .................................................................................................... 36 G5. Onthaal ................................................................................................................ 37 G6. Catering ............................................................................................................... 37 G7. Briefwisseling/verzendingen ............................................................................... 37 G8. Bibliotheek .......................................................................................................... 38 G09. Personeel............................................................................................................ 38 G10. HR...................................................................................................................... 40 G11. Informatica ........................................................................................................ 41 5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009)1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een selectielijst maakt regelmatige en gecontroleerde archiefvernietigingen mogelijk. Op die manier wordt tijd en ruimte uitgespaard, blijft de informatiestroom beheersbaar en kan efficiënter gewerkt worden. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel,

1

Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19.05.2009); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010). 7

politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

8

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  Bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer 9

hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het RA (www.arch.be) onder de rubriek “advies over archiefbeheer”.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie.

10

Fonds voor de beroepsziekten – Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

A.001

Huishoudelijk reglement

tot aanpassing of vervanging

bewaren en overbrengen naar het RA

A.002

Dossiers inzake de samenstelling van het Beheerscomité: benoeming/ontslag van de voorzitter en van de leden

10 jaar


A.003

Agenda’s, processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen

10 jaar


A.004

Adviezen over alle wetsvoorstellen of -ontwerpen die worden voorgelegd, en voorstellen aan de minister/ staatssecretaris over nodig geachte wijzigingen aan de wetgeving

10 jaar


A.005

Aanwezigheidslijsten (met handtekeningen)

10 jaar


A.006

Dossiers inzake de betaling van vergoedingen en presentiegelden aan de leden

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

A. BEHEERSCOMITÉ

11

Er zijn 2 volledige reeksen notulen: één reeks wordt bewaard in de bibliotheek; de tweede bij de administrateur-generaal.


Code

Reeks





Opmerkingen

B. WETENSCHAPPELIJKE RAAD B.001


B.002

Dossiers inzake de samenstelling van de raad

10 jaar


B.003

Agenda’s, processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen

10 jaar


B.004

Databank van de documenten van de Wetenschappelijke Raad (Access-databank)

tot vervanging


2

De Wetenschappelijke Raad, het hoogste medische adviesorgaan van het FBZ, werd opgericht in 2007 ter vervanging van de vroegere Technische Raad (KB van 25 februari 2007).2

Koninklijk besluit van 25 februari 2007 tot vaststelling van de samenstelling van de Wetenschappelijke Raad en de oprichting van Medische Commissies bij het Fonds voor de beroepsziekten en tot bepaling van het bedrag van de vergoedingen en presentiegelden toegekend aan de voorzitter en de leden van deze verschillende organen, Belgisch Staatsblad, 07.03.2007.

12


Code

Reeks



Opmerkingen

B.005

Dossiers inzake de betaling van vergoedingen en presentiegelden aan de leden van de Wetenschappelijke Raad

10 jaar

vernietigen

B.006

Dossiers inzake de samenstelling van de medische commissies (een medische commissie per discipline) 3

10 jaar

vernietigen

Deze informatie is terug te vinden in de archieven van het beheerscomité.

B.007

Agenda’s, processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen van de medische commissies

10 jaar

vernietigen

De commissies doen het voorbereidende werk voor de Wetenschappelijke Raad. De informatie zal op dit niveau bewaard worden.

B.008

Dossiers inzake de betaling van vergoedingen en presentiegelden aan de leden van de medische commissies

10 jaar

vernietigen

B.009

Verslagen en adviezen van de medische commissies naar de Wetenschappelijke Raad toe

10 jaar

vernietigen

3

De commissies doen het voorbereidende werk voor de Wetenschappelijke Raad. Verslagen en adviezen zullen op het niveau van deze raad bewaard worden.

Art 17 van de wetten betreffende de preventie van beroepsziekten en de vergoeding van de schade die uit die ziekten voortvloeit gecoördineerd op 3 juni 1970, Belgisch Staatsblad, 27.08.1970.

13


Code

B.010

Reeks



Opmerkingen

Jaarlijkse verslagen over de werkzaamheden van de Wetenschappelijke Raad

10 jaar


“Ieder jaar stelt de Wetenschappelijke Raad verslag op over de ontwikkeling van de beroepsziekten die aanleiding geven tot schadeloosstelling of aangifte en over de middelen ter voorkoming ervan die in België of elders zijn toegepast of ontdekt. Dit verslag geeft per ziekte het aantal gevallen aan die vastgesteld zijn in elke industrie, elk beroep of elke bedrijfstak welke door de Koning opgesomd zijn met toepassing van artikel 32 of volgens een nauwkeuriger indeling die passender mocht lijken.” Art 17bis van de wetten betreffende de preventie van beroepsziekten en de vergoeding van de schade die uit die ziekten voortvloeit, gecoördineerd op 3 juni 1970.4

C. COMMISSIE OPEN SYSTEEM C.001

4 5



Belgisch Staatsblad, 27.08.1970. Belgisch Staatsblad, 09.10.1996.

14


Deze commissie werd ingesteld bij KB van 26 september 1996 tot vaststelling van de wijze waarop de aanvragen om schadeloosstelling en om herziening van reeds toegekende vergoedingen bij het Fonds voor de Beroepsziekten worden ingediend en onderzocht (art. 9).5


Code

Reeks



C.002

Dossiers inzake de samenstelling van de commissie

10 jaar


C.003

Agenda’s, processen-verbaal van de vergaderingen en werkdocumenten

10 jaar


C.004

Stukken betreffende de betaling van de vergoedingen van leden van de Commissie open systeem die niet tot het personeel van FBZ behoren

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

D. ALGEMEEN BESTUUR D.001

Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota’s, beleidsplannen, beheersovereenkomsten enz.)

10 jaar


D.002

Kabinetsnota’s

5 jaar


D.003

Notulen en bijhorende stukken van overleg met het kabinet (beleidscel)

5 jaar


D.004

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

5 jaar

vernietigen

D.005

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van de directieraad

10 jaar


15

Parlementaire vragen worden gepubliceerd.


Code

Reeks



Opmerkingen

Het betreft informele vergaderingen.

D.006

Verslagen van de stafvergaderingen

10 jaar

vernietigen

D.007

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van het basisoverlegcomité

10 jaar


D.008

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van comité voor preventie en bescherming op het werk

10 jaar


D.009

Verslagen van de stagecommissie

10 jaar

vernietigen

Sinds vorig jaar bestaat deze stagecommissie niet langer (dit wordt nu interdepartementaal geregeld).

D.010

Dossiers inzake het comité sociale dienst

10 jaar

vernietigen

Het budget van de dienst en het jaarlijks verslag worden goedgekeurd door het Beheerscomité (deze stukken zijn bijgevolg terug te vinden in de archieven van het Beheerscomité)

D.011

Verslagen van de vergaderingen van het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid (vergaderingen van de administrateurs-generaal van deze instellingen)

10 jaar

vernietigen

Het secretariaat wordt waargenomen door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

16

Deze documenten worden bewaard door de preventieadviseur.


Code

Reeks



D.012

Stukken betreffende contactvergaderingen met COPREV (Vereniging van externe diensten voor preventie en bescherming op het werk)

5 jaar

vernietigen

D.013

Dossiers inzake contacten met andere federale diensten (bijvoorbeeld FOD WASO)

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

D1. BELEIDSONDERSTEUNING D1.001

Briefwisseling (niet dossiergebonden briefwisseling, bewaard in een thematisch klassement)

10 jaar

selecteren en overbrengen naar het RA

D1.002

Register van briefwisseling

10 jaar

vernietigen

D1.003

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organigrammen, dossiers inzake reorganisaties enz.)

10 jaar


10 jaar

vernietigen

D2. KLACHTENDIENST D2.001

Toegang op de klachtendossiers

17

Bewaren: de briefwisseling met de beleidscel en met het Rekenhof. De overige briefwisseling vernietigen.


Code

D2.002

Reeks

Dossiers inzake de behandeling van klachten over de dienstverlening*



10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Er wordt jaarlijks verslag overgemaakt aan het Beheerscomité. *Stukken betreffende klachten over een welbepaald dossier worden geklasseerd in het desbetreffende administratief dossier.

D3. COMMUNICATIE 10 jaar


Eén exemplaar in elke taal (papier of digitaal).

5 jaar (of geldigheid van de studie)



5 jaar



Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches (ontwerpteksten, drukproeven enz.)

1 jaar na publicatie

vernietigen

Dossiers inzake de organisatie van studiedagen (bijvoorbeeld over herinschakeling op de werkvloer, gezondheid op het werk…) of academische zittingen (bijvoorbeeld de academische zitting op 13 december 2013 n.a.v. het vijftigjarig bestaan van het FBZ)

5 jaar


D3.001

Jaar- en activiteitenverslagen

D3.002

Publicaties (o.a. wetenschappelijke studies)

D3.003

Brochures, folders en affiches

D3.004

D3.005

Bewaren: programma, presentaties en teksten van lezingen, eventuele foto’s van de evenementen. Vernietigen: stukken betreffende de praktische organisatie.

18


Code

Reeks



D3.006

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

5 jaar


D3.007

Persberichten

5 jaar


D3.008

Lijsten van beroepsziekten (Belgische, Europese…)

tot wijziging

vernietigen

D3.009

Elektronische nieuwsbrief (sinds 2009)

5 jaar


D3.010

Internet-, intranet- en/of extranetsite

tot vervanging


D3.011

Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite

1 jaar

vernietigen

1 jaar

vernietigen

D4. VERTALINGEN D4.001

Stukken betreffende vertalingen

19

Opmerkingen

De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen. Eén exemplaar in elke taal bewaren.

Maken deel uit van de wetgeving (gepubliceerd in Belgisch Staatsblad e.a.)

Vóór en na elke ingrijpende aanpassing, de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay-out, en de statistieken van de bezoeken bewaren.


Code

Reeks



10 jaar


Opmerkingen

D5. STATISTIEKEN D5.001

Statistische jaarverslagen

Vroeger papieren publicaties, nu digitaal.

D6. JURIDISCHE DIENST selecteren en overbrengen naar het RA

D6.001

Wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen m.b.t. de oprichting, de organisatie en de werking van FBZ

D6.002

Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen

10 jaar


D6.003

Statistische gegevens (aantal procedures, vonnissen…)

10 jaar

vernietigen

D6.004

Dossiers inzake beroepen tegen beslissingen

zie reeks E1.002*

zie reeks E1.002*

30 jaar

20

Enkel de originele versies bewaren. Kopieën mogen vernietigd worden.

Deze gegevens zullen bewaard worden in de archieven van het Beheerscomité. *Deze dossiers worden als subdossier toegevoegd aan het administratief dossier (E1.002).


Code

Reeks



tot vervanging*

vernietigen

Opmerkingen

E. COÖRDINATIE ADMINISTRATIE EN VERGOEDING E1. TOEKENNING NL/FR E1.001

“CICS production”: elektronisch systeem voor het beheer van de individuele dossiers

*Zal op termijn vervangen worden door “Workspace”. Voor de bewaartermijnen van de data: zie de individuele dossiers (E1.002 e.a.).

21


Code

E1.002

Reeks



Opmerkingen

Administratieve dossiers inzake aanvragen beroepsziektevergoedingen, met inbegrip van de dossiers van het Asbestfonds (AFA)6

Afgewezen aanvragen: 10 jaar en/of tot het overlijden van de aanvrager


Voor een beperkt aantal pathologieën – lijst op te stellen door de artsen en de directie van het FBZ – dient een 30-tal dossiers per pathologie bewaard te worden als bron voor het historisch onderzoek naar de beroepsziekteverzekering.

Deze dossiers bevatten: de aanvraag (het administratieve luik), briefwisseling, documenten betreffende de interne procedure, het blootstellingsonderzoek, de loopbaan, het basisloon, het overlijden, de “fiche de commission d’évaluation”, de beslissing. In geval van beroep wordt een juridisch dossier (als subdossier) toegevoegd aan het administratief dossier.

Personen die een betaling hebben ontvangen: - 10 jaar na het overlijden indien de dood niet werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte

Voor de administratieve en medische dossiers (F1.001) gelden dezelfde bewaartermijn en definitieve bestemming. De dossiers moeten samen vernietigd of bewaard blijven.

- indien de dood werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte: 10 jaar na het overlijden van de betrokkene + zolang er rechthebbenden zijn7

E1.003

Dossiers inzake terugbetaling van gezondheidszorgen

7 jaar

vernietigen

E1.004

Dossiers inzake terugbetalingen van inentingen (bijvoorbeeld vaccinatie hepatitis B)

7 jaar

vernietigen

6

Het Schadeloosstellingfonds voor asbestslachtoffers, kortweg het Asbestfonds genaamd, werd opgericht via de programmawet van 27 december het 2006. Het heeft tot doel vergoedingen toe te kennen als schadeloosstelling voor de schade voortvloeiend uit een blootstelling aan asbest. Het Asbestfonds is organiek opgenomen in het Fonds voor de beroepsziekten. Belgisch Staatsblad, 28.12.2006. 7 Rechthebbenden: de echtgenote of wettelijk samenwonende partner, kinderen die nog kinderbijslag genieten of andere familieleden (onder welbepaalde voorwaarden). https://www.socialsecurity.be/CMS/nl/citizen/displayAllowance/PRI_ALL_6.xml/private_life (geraadpleegd op 24 april 2014).

22


Code

Reeks



Opmerkingen

E1.005

Dossiers inzake de tijdelijke verwijdering van zwangere vrouwen uit een risicomilieu

10 jaar

vernietigen

Tot december 2009 bestonden er in België twee procedures voor de verwijdering van zwangere vrouwen. Het FBZ kwam tussen ten voordele van zwangere werkneemsters die tijdelijk uit hun werkmilieu werden verwijderd omwille van een beroepsziekterisico. Sinds 1 januari 2010 bestaat nog slechts één enkele procedure en krijgen alle zwangere werkneemsters die uit een schadelijk werkmilieu verwijderd worden een vergoeding van hun ziekenfonds (het FBZ is dus niet langer bevoegd).

E1.006

Formulieren gezondheidstoezicht zwangere werkneemster, ingevuld door de werkgevers (zowel private als publieke sector)

5 jaar

vernietigen

Formulieren met informatie over het verwijderde personeelslid, de werkplek en de reden waarom het werk schadelijk zou kunnen zijn.

E1.007

Databank met informatie betreffende de verwijdering van zwangere werkneemsters

10 jaar

vernietigen

E1.008

Analyses inzake de verwijdering van zwangere werkneemsters

10 jaar

vernietigen

23

Het is de bedoeling om op basis van deze analyses aanbevelingen te doen voor een meer uniforme behandeling, en voorstellen ter vereenvoudiging en verbetering van de reglementering.


Code

Reeks



Opmerkingen

E1.009

Individuele dossiers inzake preventieprogramma’s voor arbeidsgerelateerde ziekten, bijvoorbeeld rugpreventie (aanvragen functionele revalidatie)

5 jaar

vernietigen

E1.010

Dossiers inzake opsporing van neus- en sinuskanker bij ex-houtbewerkers

5 jaar

vernietigen

E1.011

Aangiften zonder verder gevolg

2 jaar

vernietigen

7 jaar

vernietigen

tot vervanging

vernietigen

VNCR geeft een overzicht van de betalingen per dossier (één lijn per jaar).

nut voor de administratie

vernietigen

De gegevens zijn niet overgenomen in VNCR. De microfiches worden af en toe nog geraadpleegd.

7 jaar


Indien er effectief kanker wordt vastgesteld, zal een dossier beroepsziektevergoeding worden aangemaakt.

E2. VERGOEDING EN BOEKHOUDING E2.001

Databank van de boekhouding (PIA)

E2.002

Databank VNCR (Visualisatie Nieuwe Centrale Rekening) In gebruik sinds 1995

E2.003

Microfiches (gebruikt tot en met 1994)

E2.004

Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief of jaarlijkse resultatenrekening en balans

24


Code

Reeks



Opmerkingen

E2.005

Boekhoudkundig jaarverslag

7 jaar


E2.006

Financiële tabellen Globaal Beheer (per sector: privé, PPO en AFA)8

10 jaar


E2.007

Rekeninguittreksels

7 jaar

vernietigen

In het klassement worden de dagelijkse bankuittreksels bewaard samen met de desbetreffende boekhoudkundige stukken.

E2.008

Facturen (bijvoorbeeld: facturen van preventieve inentingen tegen hepatitits B)

7 jaar*

vernietigen

*Voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van 15 jaar, zoals bij de oprichting van een gebouw, geldt een bewaartermijn van 15 jaar.

E2.009

Stukken betreffende de aangifte van belastingen

5 jaar

vernietigen

E2.010

Overzichten van de maandelijkse betalingen (aan privé-personen, met inbegrip van het Asbestfonds)

7 jaar

vernietigen

E2.011

Overzichten van de trimesteriële betalingen aan PPO (Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten)

7 jaar

vernietigen

8

AFA: Asbestfonds – Fonds Amiante

25

Opgemaakt sinds 1995.


Code

Reeks



E2.012

Boekhoudstukken voor betalingen van beslissingen (geklasseerd op datum van betaling)

7 jaar

vernietigen

E2.013

Dossiers “afgesloten nalatenschappen”

7 jaar

vernietigen

E2.014

Dossiers “Winst- en verliesrekeningen” (d.w.z. nalatenschappen zonder erfgenamen; afboekingen)

7 jaar

vernietigen

E2.015

Formulieren “Verzoek om uitbetaling van de beroepsziektevergoeding door overschrijving op een rekening bij een financiële instelling”

zolang het dossier actief is

vernietigen

E2.016

Dossiers “beslissingen voor notificatie van schuld” (of “dossiers artikel 44”)

tot het overlijden van de betrokkene

vernietigen

E2.017

Dossiers schuldbemiddelaars

tot de schuld is afbetaald

vernietigen

E2.018

Dossiers voorlopige bewindvoerders

tot het overlijden van de betrokkene

vernietigen

E2.019

Dossiers inbeslagnames

tot overlijden of tot de schuld is afbetaald

vernietigen

E2.020

Dossiers eenmalige betalingen (bijv. verplaatsingsonkosten)

7 jaar

vernietigen

26

Opmerkingen


Code

Reeks



10 jaar

vernietigen

Afgewezen aanvragen: 10 jaar en/of tot het overlijden van de aanvrager


Opmerkingen

E3. INTERNATIONAAL E3.001

Dossiers informatieaanvragen van buitenlandse organismen in het kader van de Europese reglementering over de coördinatie van de sociale zekerheid

E3.002

Dossiers inzake aanvragen beroepsziektevergoedingen vanwege personen residerend in het buitenland

Personen die een betaling hebben ontvangen: - 10 jaar na het overlijden indien de dood niet werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte

Hetzelfde selectiecriterium als voor de ‘gewone’ dossiers beroepsziektevergoedingen (reeks E1.002), nl. bewaren en overbrengen van een 30-tal dossiers per pathologie voor een beperkt aantal pathologieën – lijst op te stellen door de artsen en de directie van het FBZ – als bron voor het historisch onderzoek naar de beroepsziekteverzekering.

- indien de dood werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte: 10 jaar na het overlijden van de betrokkene + zolang er rechthebbenden zijn9

9

Rechthebbenden: de echtgenote of wettelijk samenwonende partner, kinderen die nog kinderbijslag genieten of andere familieleden (onder welbepaalde voorwaarden). https://www.socialsecurity.be/CMS/nl/citizen/displayAllowance/PRI_ALL_6.xml/private_life (geraadpleegd op 24 arpil 2014).

27


Code

Reeks



E3.003

Dossiers prorata

tot het overlijden van de betrokkene en van de rechthebbenden

vernietigen

E3.004

Dossiers terugbetaling van gezondheidszorgen

Schuldvorderingen daterend van voor 2010: 20 jaar

vernietigen

Schuldvorderingen daterend vanaf 2010: 10 jaar

28

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

E4. ARCHIEVEN  Zie de reeksen vermeld onder Coördinatie administratie en vergoeding en Coördinatie medisch en preventie

F. COÖRDINATIE MEDISCH EN PREVENTIE F1. MEDISCH N/F F1.001

Medische dossiers inzake aanvragen beroepsziektevergoedingen, met inbegrip van de dossiers van het Asbestfonds (AFA) Er wordt een dossier per pathologie aangemaakt. Eén patiënt kan dus meerdere medische dossiers hebben. Deze dossiers bevatten: de aanvraag (het medische luik), medische bewijsstukken, briefwisseling (o.a. uitnodigingen voor medisch onderzoek), stukken betreffende de medische onderzoeken, het blootstellingsonderzoek, de loopbaan, het rapport van de “commission d’évaluation”.

Afgewezen aanvragen: 10 jaar en/of tot het overlijden van de aanvrager Personen die een betaling hebben ontvangen: - 10 jaar na het overlijden indien de dood niet werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte - indien de dood werd veroorzaakt of beïnvloed door de beroepsziekte: 10 jaar na het overlijden van de betrokkene + zolang er rechthebbenden zijn10

10


Voor een beperkt aantal pathologieën – lijst op te stellen door de artsen en de directie van het FBZ – dient een 30-tal dossiers per pathologie bewaard te worden als bron voor het historisch onderzoek naar de beroepsziekteverzekering. Voor de administratieve (E1.002) en de medische dossiers gelden dezelfde bewaartermijn en definitieve bestemming. De dossiers moeten samen vernietigd of bewaard blijven.

Rechthebbenden: de echtgenote of wettelijk samenwonende partner, kinderen die nog kinderbijslag genieten of andere familieleden (onder welbepaalde voorwaarden). https://www.socialsecurity.be/CMS/nl/citizen/displayAllowance/PRI_ALL_6.xml/private_life (geraadpleegd op 24 april 2014).

29


Code

F1.002

Reeks



Medische beelden (röntgenfoto’s, CT-scans enz.)

zelfde bewaartermijn als de medische dossiers (ze maken er deel van uit)

zelfde definitieve bestemming als de medische dossiers (ze maken er deel van uit)

1 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De originele dragers worden in principe terugbezorgd aan de aanvrager. In de archieven berusten nog oude radiografieën die momenteel gedigitaliseerd worden. Aangezien het FBZ bewijskracht heeft verkregen voor de digitale versie, mogen de originelen vernietigd worden.11

F2. PREVENTIE EN RISICOBEPALING LABORATORIUM F2.001

Uitnodigingen voor de vergaderingen van het Technisch Comité voor Preventie

Dit comité formuleert voorstellen op het vlak van de preventieve opdrachten van de instelling. Het comité bestaat uit 4 personen voorgesteld door het Beheerscomité, 4 personen gekozen voor hun bijzondere bekwaamheid, voorgesteld door de Wetenschappelijke Raad, 2 artsen en 2 ambtenaren van het FBZ aangewezen door de administrateur-generaal, de administrateur-generaal en de adjunctadministrateur-generaal.12 Het secretariaat wordt waargenomen door de dienst Preventie.

11

Advies nr. 07/10 van 24 april 2007 betreffende de aanvraag van het Fonds voor Beroepsziekten voor het verkrijgen van een ministeriële erkenning voor een elektronisch archiveringssysteem in toepassing van het koninklijk besluit van 22 maart 1993 betreffende de bewijskracht (Sectoraal Comité van de sociale zekerheid, SCZZ/07/062). 12 http://www.fmp-fbz.fgov.be/web/content.php?lang=nl&target=workers#/about-prevention (geraadpleegd op 24 april 2014).

30


Code

Reeks



Opmerkingen

F2.002

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van het Technisch Comité voor Preventie

10 jaar


F2.003

Verslagen van dienstvergaderingen

5 jaar

vernietigen

F2.004

Interne richtlijnen/instructies, zoals het document “Werkwijze per pathologie”



F2.005

Blootstellingsrapporten

50 jaar

vernietigen

F2.006

Databank voor dossierbeheer (Accessdatabank met hyperlinks naar de blootstellingsrapporten)

tot vervanging

vernietigen

F2.007

Wetenschappelijke studies (vnl. stagewerken van ingenieurs van de dienst Preventie)

geldigheid van de studie


1 exemplaar bewaren.

F2.008

Sectorale risico-evaluaties (bijvoorbeeld: voor de bouwsector, voor de sector logistiek, transport en distributie..)

10 jaar


De dienst verricht deze studies op aanvraag of op eigen initiatief. Het betreft studies die niet gepubliceerd worden.

31

Deze rapporten bevinden zich eveneens in de individuele dossiers (een exemplaar in het administratief dossier en een exemplaar in het medisch dossier). Een steekproef van deze dossiers zal worden bewaard.


Code

Reeks

F2.009

Dossiers inzake preventieve adviezen aan bedrijven en organisaties: analyse van de werkomstandigheden en/of metingen ter plaatse om risico’s op het ontstaan van beroepsziekten in de kiem te smoren (in uitvoering van het KB van 19 april 1999)13

F2.010

Databanken met de resultaten van meetcampagnes: -

F2.011



Opmerkingen

10 jaar

vernietigen

Het betreft metingen van fysische agentia – mechanische trillingen, geluid, ergonomische analyse van de werkposten (OCRA-methode), heffen en tillen (MDD) – en van chemische agentia.

50 jaar




trillingsmetingen geluidsmetingen werkpostanalyses heffen en tillen chemische agentia’s

Presentaties over de activiteiten van de preventiedienst (gebaseerd op de wetenschappelijke resultaten); voorstellingen van de technische expertise aan de bedrijfswereld

13

Jaarlijks een aantal presentaties bewaren.

Koninklijk besluit van 19 april 1999 tot vaststelling van de voorwaarden waaronder het Fonds voor de beroepsziekten in het kader van zijn preventieve opdrachten adviezen inzake blootstelling van beroepsziekterisico's kan verstrekken. Belgisch Staatsblad, 23.07.1999.

32


Code

F2.012

Reeks

Dossiers inzake deelname aan externe studiedagen of opleidingen (bijvoorbeeld van verzekeringsgeneesheren, arbeidsgeneesheren…)



5 jaar


Opmerkingen

Bewaren: presentaties en teksten van lezingen.

G. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN G1. BUDGET G1.001

Notulen van het Beheerscomité

10 jaar

vernietigen

Deze documenten worden bewaard op het niveau van het Beheerscomité.

G1.002

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen

7 jaar

vernietigen

De jaarlijkse begroting wordt voorgelegd aan het Beheerscomité en zal op dat niveau bewaard worden.

G1.003

Excel-bestand voor de opvolging van het budget

7 jaar

vernietigen

10 jaar*

vernietigen

G2. ECONOMAAT G2.001

Dossiers inzake overheidsopdrachten

*10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering (voor bouwwerken); minimum 3 jaar na de definitieve oplevering (voor andere werken, leveringen en diensten). Papieren dossiers in het verleden; nu meer en meer digitaal.

33


Code

G2.002

Reeks


Dossier per leverancier: contract, technische fiche, facturen en bestelbons, emails

Duur van het contract (minimaal 7 jaar)*


Opmerkingen

vernietigen

*Voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van 15 jaar, zoals bij de oprichting van een gebouw, geldt een bewaartermijn van 15 jaar.

G2.003

Facturen (voor kleine bedragen)

7 jaar

vernietigen

G2.004

Dossiers inzake de productgroepen (overzicht van de productgroepen en van de kosten en kredieten voor alle groepen, met vermelding van het begrotingsartikel)

7 jaar

vernietigen

G2.005

Stukken betreffende het Beheerscomité

10 jaar

vernietigen

G2.006

Dossiers inzake duurzaamheid

10 jaar

vernietigen

G2.007

Dossiers inzake de werkgroep EMAS

5 jaar

vernietigen

G2.008

Dossiers inzake de werkgroep externe schoonmaak

5 jaar

vernietigen

G2.009

Dossier inzake de werkgroep technisch personeel

5 jaar

vernietigen

34

Deze documenten zullen bewaard worden op het niveau van het Beheerscomité.


Code

Reeks



30 jaar


Opmerkingen

G3. GEBOUWEN G3.001

Akten en dossiers inzake de verwerving, concessie, erfdienstbaarheden, giften, legaten, vervreemding, enz. van terreinen en gebouwen

G3.002

Dossiers inzake de bouw, de aanpassing, de renovatie en de restauratie van het gebouw

10 jaar na de werken


De verslagen, adviezen en beslissingen van het openbaar onderzoek, ontwerpen, foto’s, lastenboeken, weerhouden offertes, verslagen van architecten, bevelen tot aanvang, opleveringsstukken (tekortkomingen, ingebrekestelling en definitieve oplevering) en eindafrekening bewaren. De overige stukken vernietigen.

G3.003

Dossiers inzake het onderhoud en herstel van terreinen en gebouwen

10 jaar na de werken


Stukken betreffende belangrijke herstelwerken bewaren.

G3.004

“Gebouwendossiers”, dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

vernietigen

G3.005

Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek en postinterventiedossier bij tijdelijke en mobiele werkplaatsen

10 jaar

vernietigen

35


Code

Reeks



G3.006

Plannen en plattegronden van de gebouwen



G3.007

Foto’s van de terreinen en gebouwen



G3.008

Inventaris van materieel en/of meubilair

tot opmaak nieuwe versie

vernietigen

G3.009

Lijsten van temperatuuropnames

5 jaar

vernietigen

G3.010

Dossiers inzake toegangscontrole

5 jaar

vernietigen

G3.011

Dossiers inzake het onderhoud van het wagenpark

7 jaar na einde gebruik voertuig

vernietigen

G3.012

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen

tot 10 jaar na verval polis

vernietigen

G3.013

Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen aan onroerende en roerende goederen, wagenpark enz.

10 jaar

vernietigen

tot vervanging

vernietigen

geldigheid van de procedures

vernietigen

G4. INTERNE CONTROLE G4.001

Excel-tabel voor het beheer van procedures

G4.002

Procedures

36

Opmerkingen

De “as-built” plannen bewaren.


Code

Reeks



5 jaar

vernietigen

G5. ONTHAAL G5.001

Bezoekersregisters

G6. CATERING G6.001

Bestelbonnen

7 jaar

vernietigen

G6.002

Overzichten van de ontvangen en uitgaven van de dienst

7 jaar

vernietigen

tot wijziging of vervanging

vernietigen

10 jaar

vernietigen

G7. BRIEFWISSELING/VERZENDINGEN G7.001

Handleiding van de dienst (beschrijving van de werkprocessen)

G7.002

Registers van aangetekende zendingen

37

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

verstreken

bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief

tot vervanging

vernietigen

10 jaar

vernietigen



Gepubliceerd op het intranet.

1 exemplaar in elke taal bewaren

Een 3-tal jaar geleden werd de papieren publicatie van het personeelsblad stopgezet (nu enkel nog op het intranet).

G8. BIBLIOTHEEK G8.001

Register “Relevé des cas indemnités” (ca. 1928-1948)

G8.002

Bibliotheekcatalogus

G8.003

Dossiers inzake abonnementen

Het betreft een register van de rechtsvoorganger van het FBZ, het Voorzorgfonds ten behoeve van door beroepsziekten getroffenen, opgericht op basis van de wet van 4 juli 1927. Bij deze instelling werden werknemers verzekerd tegen drie ziekten: loodvergiftiging, kwikvergiftiging en miltvuur (antrax).14

G9. PERSONEEL G9.001

G9.002

14

Arbeidsreglement

Personeelsblad

10 jaar

http://www.fmp-fbz.fgov.be/web/content.php?lang=nl&target=citizen#/about-history (geraadpleegd op 24 april 2014).

38

Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een bewaartermijn van 5 jaar.


Code

Reeks

G9.003

Brochures voor personeelsleden (bijvoorbeeld onthaalbrochure)

G9.004

Dienstnota’s

G9.005

Databank “Arno” (personeelsbeheer)

G9.006

Personeelsdossiers




1 exemplaar in elke taal bewaren

10 jaar


tot vervanging

vernietigen

75 jaar na geboortejaar personeelslid


De personeelsdossiers van de leidende ambtenaren bewaren en overbrengen naar het RA. De overige vernietigen.

5 jaar

vernietigen

Dit zijn sociale documenten (dus minimale bewaartermijn van 5 jaar).

75 jaar na geboortejaar personeelslid

vernietigen

18 maanden

vernietigen

Voor elk personeelslid zijn er drie dossiers: een administratief (rood), een financieel (groen) en een medisch (blauw) dossier G9.007

Individuele rekeneningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen

G9.008

Dossiers inzake de oplegging van tuchtstraffen aan individuele personeelsleden

G9.009

Prikklokgegevens (“Dinklok” = programma voor het beheer van de prikklok)

G9.010

Dossiers inzake zendingen en studiereizen (klassement ‘opdrachtenbladen’)

5 jaar

vernietigen

G9.011

Dossiers inzake stagiairs en jobstudenten

5 jaar

vernietigen

39

Opmerkingen

Dienstnota’s worden gepubliceerd op het intranet.


Code



Dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen

5 jaar


G10.001

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van de personeelsformatie, taalkader, personeelsbehoeften en personeelsplanning

10 jaar

bewaren

G10.002

Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut

10 jaar


De dossiers inzake de zelf opgestelde regelingen bewaren; de overige vernietigen.

G10.003

Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of procedures

na verstrijken beroepsmogelijkheden


De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, model van vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.

G10.004

Stukken betreffende spontane sollicitaties

3 jaar

vernietigen

G10.005

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen

3 jaar

selecteren

G10.06

Dossiers inzake de ontwikkelcirkels

10 jaar

vernietigen

G9.012

Reeks

Opmerkingen

Teksten van toespraken en foto’s bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen

G10. HR

40

De intern opgestelde syllabi en presentaties bewaren. De overige stukken vernietigen.


Code

Reeks



G11. INFORMATICA G11.001

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen

zolang systeem in gebruik is

vernietigen

G11.002

Inventaris van hard- en softwaresystemen


vernietigen

G11.003

Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen

1 jaar

vernietigen

G11.004

Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen

1 jaar

vernietigen

G11.005

Softwarelicenties

na einde licentie

vernietigen

41

Opmerkingen



165

Archief van het



door

Kathleen DEVOLDER

5488


Fonds voor de beroepsziekten

Recommend Documents