STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I
FOD FIN entiteit: Belasting & Invordering Risico Evaluatie
24 juni 2004
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 1 of 17
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I
Risico log ID 1
Type B
Omschrijving Risico dat de kwaliteit daalt van de dagdagelijkse dienstverlening tijdens het veranderingstraject:
Probabiliteit H
Impact H
Mogelijke acties •
Zorg dragen dat de opvolging van de dagelijkse aktiviteiten een gepaste plaats krijgt op de agenda van het verantwoordelijke management.
1 => 6
•
De gegevens identificeren die wel en niet meegedeeld mogen worden aan de burger/belastingplichtige.
1 => 6
•
Duidelijk de doelstellingen meedelen die nagestreefd worden bij het gebruik van de informatie van het Enig Dossier.
De kans is niet denkbeeldig dat de kwaliteit van de huidige dienstverlening daalt doordat er onvoldoende aandacht en/of tijd beschikbaar is om de kwaliteit van dagdagelijkse aktiviteiten op te volgen en dit door de verhoogde aandacht aan de strategische veranderingsprojecten. 2
P
Risico dat er bij de burger/ belastingplichtige een gevoel van intrusie opgewekt wordt bij het gebruik van de informatie die aanwezig is in het Enig Dossier: Bij de (proactieve of reactieve) contacten tussen de administratie en de burger/belastingplichtige zou de burger/belastingplichtige negatief kunnen reageren of een gevoel van intrusie kunnen hebben als hij zich bewust wordt van de informatie waarover de administratie beschikt en de centralisering en het gebruik/de analyse ervan in het kader van de besluitvormingsprocessen.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
M
L
Cluster
St
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 2 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 3
Type B
Omschrijving Risico op een overmatige creatie van informatie op basis van de gegevens die aanwezig zijn in het Enig Dossier: Om doeltreffend te kunnen worden gebruikt moeten de gegevens van het Enig Dossier omgezet worden in informatie die de mogelijkheid zal bieden om de ambtenaar te helpen om beslissingen te nemen. De creatie van informatie mag echter geen doel op zich worden en men zal dus moeten vermijden dat er te veel informatie gegenereerd wordt die soms redundant of nutteloos is en de doeltreffendheid van de ambtenaren zou kunnen verlagen.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Probabiliteit M
Impact H
Mogelijke acties •
Op een duidelijke manier de informatiebehoeften van de verschillende categorieën van ambtenaren en het gebruik van deze informatie in de besluitvormingsprocessen identificeren.
•
Faciliteiten en procedures voorzien om informatie uit het Enig Dossier te archiveren, zodat enkel de gepaste en courante informatie ter beschikking wordt gesteld. De mogelijkheid moet worden voorzien om gearchiveerde gegevens ook te kunnen consulteren indien gewenst.
Cluster
St
0/1/2/4
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 3 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 4
Type B
Omschrijving Risico dat men niet tijdig over de historische gegevens beschikt in het Enig Dossier: De implementatie van een Enig Dossier impliceert de digitalisering van de gegevens bij de implementatie van dit dossier, maar ook – in zekere mate –de migratie van de historische gegevens van de burger/belastingplichtige. Deze digitalisering en/of migratie van de gegevens is een grootschalig project. Zonder dit project zal een groot deel van het Enig Dossier niet beschikbaar zijn voor dagelijks gebruik van het Enig Dossier of voor de creatie van kennis over de burger/ belastingplichtige.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Probabiliteit M
Impact L
Mogelijke acties •
Per algemene directie een gedetailleerd plan opstellen van de migratie van de gegevens naar het Enig Dossier: welke gegevens, welke historiek, werkbelasting, enz.
•
Naast de bestaande scanningcentra, zal het ICT project Dominique uitbreidingen aan de scanningfaciliteiten aanbieden.
•
Overwegen om – via gespecialiseerde externe dienstverleners – het digitaliseren en indexeren van historische informatie versneld uit te voeren zodat historische gegevens in het Enig Dossier beschikbaar kan worden gesteld.
Cluster
St
0/1/2/4
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 4 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 5
Type B
Omschrijving Risico dat men niet over volledige, recente en consequente gegevens beschikt:
Probabiliteit L
Impact H
Het Enig Dossier zal op termijn de enige informatiebron worden voor alle ambtenaren van de FOD Financiën en een informatiebron voor andere FOD’s. De gegevens van het Enig Dossier zullen afkomstig kunnen zijn van interne en externe bronnen. In deze context zal specifieke aandacht moeten worden besteed aan de kwaliteit, juistheid, volledigheid, consistentie en actualiteit van de gegevens.
6
B
Risico dat de dematerialisatie van de informatie een negatief impact heeft op het personeel in termen van cultuur en infrastructuur : Het Enig Dossier is gebaseerd op elektronische informatie en digitalisering en dus op de dematerialisatie van de gegevens/informatie. Deze dematerialisatie vertegenwoordigt een aanzienlijke cultuurverandering voor alle ambtenaren en zal ongetwijfeld gevolgen hebben in termen van infrastructuur.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
H
H
Mogelijke acties •
Procedures implementeren die het bijwerken van het Enig Dossier als verplichte stap invoeren bij het uitvoeren van activiteiten (bv.: verslag van een controle, registratie van een interactie, …).
•
Nieuwe gegevensbronnen identificeren en valideren en de gegevens onderling kruisen om de inconsistenties te beperken.
•
Een periodieke opvolging van de actualiteit van de gegevens invoeren en de ambtenaren verwittigen indien gegevens mogelijk niet meer actueel zijn.
•
De ambtenaren vooraf opleiden.
•
Een gefaseerde en graduele implementatie realiseren zodat het personeel zich geleidelijk aan kan aanpassen aan de veranderingen.
•
Aandacht besteden aan ergonomie, medische en sociale voorschriften.
Cluster
St
0/1/2/4/6
0 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 5 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 7
Type B
Omschrijving Risico dat men niet over de vaardigheden beschikt om gegevens om te zetten in informatie:
Probabiliteit H
Impact H
Zoals hiervoor al vermeld werd, zal het Enig Dossier gegevens bevatten die omgezet moeten worden in informatie. Aangezien het niet mogelijk is om een model op te stellen van alle situaties, is het duidelijk dat de ambtenaren over de vereiste vaardigheden zullen moeten beschikken om steeds grotere gegevensvolumes te analyseren om hun beslissingen te kunnen nemen. 8
B
Risico dat bepaalde categorieën van burgers/ belastingplichtigen op niet-identieke wijze behandeld worden gezien de gefaseerde implementatie van de geïntegreerde verwerking (inclusief Enig Dossier): De implementatie van de geïntegreerde verwerking zal gefaseerd verlopen per belastingtype. Dit betekent dat bepaalde burgers/belastingplichtigen zullen kunnen genieten van nieuwe diensten of bepaalde voordelen (bv.: verwerkingssnelheid) die niet toegankelijk zijn voor andere categorieën van belastingplichtigen.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
M
M
Mogelijke acties •
De ambtenaren opleiden met betrekking tot de gegevensanalyse en de besluitvormingsmethoden.
•
De uitwisseling van kennis en ervaring tussen ambtenaren bevorderen en aanmoedigen.
•
De categorieën van burgers/belastingplichtigen identificeren die bevoordeeld zijn door de implementatie van elke release van de geïntegreerde verwerking en alternatieve oplossingen aanbieden aan de andere categorieën van burgers/ belastingplichtigen.
Cluster
St
0/1/2/4
1 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 6 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 9
Type B
Omschrijving Risico dat er een zekere verwarring ontstaat en dat er fouten gegenereerd worden bij de parallelle instandhouding van verschillende werkmethoden: De implementatie van de geïntegreerde verwerking zal gefaseerd verlopen per belastingtype. Dit betekent dat de Coperfin processen niet gelijktijdig kunnen ingevoerd worden. Wat op zijn beurt kan leiden tot verwarring, overbelasting bij de ambtenaren en mogelijks fouten.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Probabiliteit H
Impact H
Mogelijke acties •
De ambtenaren opleiden en intens begeleiden gedurende het veranderingsprogramma.
•
Aan de burgers/ belastingplichtigen duidelijk informatie verstrekken over de impact/voordelen van de projecten van het realisatieplan die een impact hebben op hen.
•
De overgangsperiode minimaliseren door bij de gefaseerde implementaties rekening te houden met het perspectief ‘Doelgroepen’.
•
Een gericht beleid introduceren qua resource management om mogelijke overbelasting op te kunnen vangen.
Cluster
St
0 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 7 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 10
Type B
Omschrijving Risico dat men niet tijdig over de vereiste wetgeving beschikt met betrekking tot de boeking van de belastingen:
Probabiliteit H
Impact H
Een sleutelelement van de geïntegreerde verwerking heeft betrekking op de boeking van de belastingen en de registratie op de fiscale balans. Deze implementatie heeft een grote impact op de huidige wetgeving en een eventuele standaardisering van de wetgeving van de verschillende belastingen. Gezien de reikwijdte en de vereiste tijd voor de invoer van deze wijzigingen bestaat het risico dat deze wijzigingen niet tijdig gerealiseerd worden om de implementatie van de belastingboeking mogelijk te maken zoals voorzien in het realisatieplan. 11
I/P
Risico dat men de verschillende informaticasystemen niet parallel in stand kan houden: De implementatie van de gestandaardiseerde verwerking zal gefaseerd verlopen per belastingtype. Dit betekent dat bepaalde informaticasystemen parallel in stand zullen moeten worden gehouden totdat alle functies van het oude systeem overgedragen zijn naar het nieuwe informaticasysteem. Naast de resources (personeel, financiën, …) die deze situatie impliceert, is het in bepaalde gevallen mogelijk dat er gegevensoverdrachten tussen de oude en de nieuwe systemen vereist zijn, met de daarmee gepaard gaande complicaties. Deze situatie houdt risico’s in met betrekking tot de beschikbaarheid van de gegevens, de consistentie van de gegevens en de actualisering van de gegevens.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
M
H
Mogelijke acties •
Met de verschillende betrokken algemene directies een gedetailleerde planning opstellen voor de implementatie van de belastingboeking en van de wetgevende impact.
•
Principes inbouwen in de architectuur van de toepassingen zodat de belastingboeking op een later tijdstip kan worden ingevoerd zonder grote herzieningen van de applicatiearchitectuur.
•
De parallelle instandhouding van verschillende informaticasystemen minimaliseren door alle functies snel te migreren en door tegelijkertijd alle informaticasystemen te migreren die sterk onderling afhankelijk zijn.
•
Op een gedetailleerde manier de impact in termen van informaticasystemen definiëren van de gefaseerde implementatie van de geïntegreerde verwerking met – eventueel – een aanpassing van de realisatieplanningen.
Cluster
St
3/5
1 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 8 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 12
Type I/P
Omschrijving Risico dat bij de implementatie onvoldoende rekening gehouden wordt met de integratie van het geïntegreerd systeem met de andere systemen die in het kader van de realisatie van Coperfin worden ontwikkeld (CRM, risicobeheer, case management, enz.):
Probabiliteit H
Impact H
Mogelijke acties •
Hierbij zullen alle ICT architecten van de Fod Fin, oplossingen moeten uitwerken in functie van een totaalarchitectuur voor de FOD Financiën. Deze totaal architectuur dient bewaakt te worden door de hoofdarchitect .
0 => 6
•
Een geschikte communicatie en marketing garanderen omtrent de elektronische gegevensuitwisseling tussen de FOD Financiën en de burgers/belastingplichtigen.
1/2/4
•
Optimaliseren van de verwerking van overblijvende papierstromen m.b.v. technologie (vb. ICR, OCR, 2D-barcode)
De opsplitsing van de realisatie van de strategische doelstellingen van Coperfin in ettelijke opdrachten (via RFP’s) is weliswaar onvermijdelijk, maar kan leiden tot resultaten die qua architectuur, coherentie, planning, compatibiliteit en kostenefficiëntie niet overeenstemmen met de beoogde doelstellingen 13
B
Risico dat er een negatieve impact is op de business case wegens het feit dat de burgers/ belastingplichtigen geen gebruik maken van de elektronische gegevens-uitwisselingen: De implementatie van de geïntegreerde verwerking is o.m. gebaseerd op de verwerking en de elektronische uitwisseling van gegevens. Indien de belastingplichtigen niet op aanzienlijke wijze gebruik zouden maken van deze elektronische informatie-uitwisseling, dan zou een deel van de voordelen die verband houden met het geïntegreerd systeem niet gerealiseerd kunnen worden.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
L
M
Cluster
St
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 9 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 14
Type B
Omschrijving Risico dat er een negatieve impact is op de business case wegens de parallelle instandhouding van verschillende informatica-systemen:
Probabiliteit M
Impact L
De implementatie van de gestandaardiseerde verwerking zal gefaseerd verlopen per belastingtype. Dit betekent dat bepaalde informaticasystemen parallel in stand zullen moeten worden gehouden totdat alle functies van het oude systeem overgedragen zijn naar het nieuwe informaticasysteem. De kostprijs van deze parallelle instandhouding kan een negatieve impact hebben op de business case van het GSBI/STIR.
15
B
Risico dat er een negatieve impact is op de business case door een snellere verwerking van de belastingen: De implementatie van de geïntegreerde verwerking resulteert in het voordeel dat de belastingen sneller verwerkt worden. Een snellere verwerking zou ook een snellere betaling vanwege de FOD Financiën kunnen betekenen, wat een negatieve impact zou hebben op de business case van deze strategische doelstelling.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
H
H
Mogelijke acties •
De parallelle instandhouding van verschillende informaticasystemen minimaliseren door alle functies snel te migreren en door tegelijkertijd alle informaticasystemen te migreren die sterk onderling afhankelijk zijn.
•
Speciale aandacht besteden dat er geen resterende functionaliteit leidt tot het in stand houden van (operationeel dure) systemen.
•
Op een gedetailleerde manier de impact in termen van informaticasystemen definiëren van de gefaseerde implementatie van de geïntegreerde verwerking met – eventueel – een aanpassing van de realisatieplanningen.
•
Een rentabiliteitanalyse uitvoeren van een eventuele versnelde terugbetaling vanwege de FOD Financiën.
Cluster
St
0 => 6
2/4
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 10 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 16
Type B
Omschrijving Risico dat het personeel negatief reageert op een toename van zijn mobiliteit:
Probabiliteit M
Impact H
De implementatie van de geïntegreerde verwerking is ook gebaseerd op een vorm van standaardisering van de werkmethoden. Deze standaardisering biedt dus mogelijkheden voor een veel grotere mobiliteit van de ambtenaren om de beschikbare resources en de werkbelasting op elkaar af te stemmen. Deze grotere mobiliteit van het personeel zou wel eens gepaard kunnen gaan met negatieve reacties en een zekere ontevredenheid van het personeel. 17
B
Risico dat de doelstellingen niet bereikt worden naar aanleiding van een niet-compatibiliteit en/of een wijziging van de planning/ prioriteiten van andere instanties: De implementatieplanning houdt rekening met verschillende factoren zoals de getrokken doelgroepen, de getroffen ambtenaren, de getroffen informaticasystemen, en tracht hierin het nodige evenwicht te vinden. Elke wijziging aan deze planning door externe factoren kan een aanzienlijke negatieve impact hebben op de voortgang van de implmentatie het GSBI.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
M
H
Mogelijke acties •
Continu communiceren/in dialoog treden met het personeel.
•
Proberen om rekening te houden met de desiderata van het personeel.
•
Op federaal vlak een gemeenschappelijke planning m.b.t. de externe factoren voor de realisatieplannen van de verschillende FOD’s garanderen en opvolgen.
Cluster
St
1 => 6
0/1/2
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 11 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 18
Type B
Omschrijving Risico dat de belastingplichtigen zich meer gecontroleerd voelen door de betere werking van de FOD Financiën en zijn diensten:
Probabiliteit H
Impact L
De implementatie van het GSBI/STIR zal resulteren in een grotere doeltreffendheid van de FOD Fin en in een betere kennisuitwisseling tussen de ambtenaren.Dit kan in bepaalde gevallen bij de burger/ belastingplichtige de indruk kunnen wekken dat er een betere opvolging en controle is.
19
P
Risico dat men niet over de vereiste competenties beschikt m.b.t. het beheer van programma’s en projecten:
H
H
De implementatie van het GSBI impliceert een beheer in projectvorm en vereist dus een aantal specifieke competenties, m.b.t. het beheren van een projectportfolio (of programmamanagement) en het beheer van projecten. Het risico bestaat dat er onvoldoende competenties, ervaring en know how binnen de organisatie beschikbaar zijn om het GSBI/STIR implementatieprogramma te kunnen aansturen. 20
B
Risico dat de opvolging van de activiteiten door de personeelsleden niet aanvaard wordt: De implementatie van het GSBI/STIR zal een betere opvolging van de aktiviteiten toelaten. Dit betekent dat het mogelijk is te bepalen welke taken toegewezen zijn aan welke persoon (personen) en wat hun status is. Het is mogelijk dat deze opvolging van de activiteiten niet aanvaard wordt door het personeel.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
H
H
Mogelijke acties •
Duidelijk en continu communiceren met de burgers/belastingplichtigen.
•
Ook focus op bijstand verzekeren.
•
De gegevens definiëren die al dan niet meegedeeld/ bekendgemaakt mogen worden aan de burger/ belastingplichtige.
•
Het personeel voorafgaand opleiden.
•
Staffing van PMO
•
Voorzien van de nodige tools voor planning, opvolging en communicatie
•
Uitwerken van uniforme PM standaarden en aanpak.
•
Opzetten van regelmatige reviews.
•
Op voorhand aan het personeel de doelstellingen van de implementatie van deze strategische doelstelling meedelen. Ook meedelen op welke manier de opgeslagen informatie gebruikt zal worden
Cluster
St
0 => 6
0 => 6
1 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 12 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 21
Type B
Omschrijving Risico dat er geen coherentie is tussen de communicatie naar de burgers/ belastingplichtigen toe (en onrechtstreeks naar het personeel toe) en de verandering die ze daadwerkelijk kunnen zien:
Probabiliteit H
Impact H
Mogelijke acties •
Een voorzichtige houding aannemen ingeval van externe communicatie.
•
Bij de communicatie over bepaalde resultaten er voor zorgen dat deze resultaten zichtbaar en meetbaar zijn.
•
Bij elke verandering de 4 elementen in rekening brengen.
•
Kanteling readiness (onderzoeken, bijsturen en opvolgen).
•
Versterken van de ICT stafdienst.
•
Selecteren van ICT partners die ondersteuning kunnen bieden.
Bij de communicatie naar de burgers/belastingplichtigen toe (en dus onrechtstreeks naar de ambtenaren toe) bestaat het risico dat er een desynchronisatie is tussen de overgebrachte communicatie en de praktische realiteit met betrekking tot deze communicaties. 22
B
Risico dat processen, personeel, ICT en infrastructuur niet goed op elkaar worden afgestemd:
H
H
De kanteling van de organisatie beïnvloedt zowel de processen, het personeel, ICT als de infrastructuur. Wanneer bijvoorbeeld de locatie van de nieuwe functies bepaald wordt is het belangrijk dat op de andere vlakken de nodige aanpassingen gebeuren. 23
I
Risico dat de ICT Stafdienst onvoldoende uitgebouwd is voor de realisatie van dergelijke projecten: Het risico bestaat dat de ICT Stafdienst de volgende jaren overbelast zal worden met de realisatie van de verschillende projecten zoals GSBI/STIR, multikanaal, DWH, ... Gezien het strategisch belang van de ICT Stafdienst in het functioneren van de volledige FOD Financiën is dit een potentieel belangrijk risico.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
H
H
Cluster
St
0 => 6
0 => 6
0 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 13 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 24
Type P
Omschrijving Risco dat de politieke prioriteiten verschuiven na het opstarten van andere projecten:
Probabiliteit H
Impact H
Tengevolge van nieuwe studies of projecten is het mogelijk dat er een nieuw licht wordt geworpen op het geplande veranderingstraject. 25
P
Risico dat de processen uitgetekend in het kader van de BPR Belastingen en Invorderingen en Patrimonium- documentatie (Coperfin 1) niet volledig aansluiten bij deze van Thesaurie:
H
H
Wanneer de processen zoals beschreven en uitgetekend in het kader van Coperfin 1 worden geïmplementeerd, is het noodzakelijk deze te integreren met de activiteiten (huidige processen) van Thesaurie. Enkel door een goede integratie van beide kan een optimale verbetering gerealiseerd worden. 26
B
Kennis en adoptie van Coperfin:
H
H
Risico dat er ontwikkeling van het GSBI/STIR onvoldoende in lijn met de Coperfin filosofie gebeurt door het gebrek aan kennis en adoptie van Coperfin door de diverse Fod Fin medewerkers
27
I
Ontwikkelingsomgeving:
Mogelijke acties •
Dialoog met de politieke macht continu in stand houden.
•
Constant opvolgen van de mogelijke risico’s.
•
Analyseren van de interacties/interfaces van Thesaurie met de processen opgesteld in het kader van Coperfin 1.
•
Afstemmen met de BPR van Thesaurie.
•
Verder bouwen van expertise inzake Coperfin filosofie en processen.
•
Verzekeren van commitment voor het uitvoeren van de Coperfin principes doorheen gans de organisatie.
I
Kennis van nieuwe omgevingen: Overgang van procedurele ontwikkeling naar object oriented ontwikkeling
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
St
0 => 6
3/5
0 => 6
L
H
•
Verder uitwerken van de standaarden en processen voor applicatieontwikkelingsondersteuning.
0 => 6
H
H
•
Opbouw van object oriented competenties.
0 => 6
Risico dat de nodige standaarden en methoden niet tijdig uitgewerkt zijn. 28
Cluster
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 14 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 29
Type I
Omschrijving Kennisoverdracht naar interne ICT onderhoudsploeg :
Probabiliteit M
Impact H
Doordat de applicatie ontwikkeling in belangrijke mate door externe leveranciers zal gebeuren, bestaat het risico dat de Fod Fin ICT medewerkers die instaan voor het onderhoud van de nieuwe applicaties onvoldoende kennis opbouwen hieromtrent. 30
I
Kennis opbouw bij subcontractors:
H
H
Het risico bestaat dat de subcontractors onvoldoende kennis opbouwen met betrekking tot de processen, standaarden en methoden en de te realiseren architectuur en applicaties
31
I/P
Verschillende partijen die samen moeten werken aan een concept:
L
H
Mogelijke acties •
Organiseren van kennisoverdracht tijdens het ganse ontwikkelingtraject
•
Voorzien van de nodige effectieven met de juiste kennis
•
Afdwingen bij de subcontractors dat ze de FOD Fin ICT standaarden en methoden gebruiken.
•
Opbouw van Coperfin- en applicatie architectuur kennis bij subcontractors.
•
Afdwingen bij de subcontractors dat ze de FOD Fin ICT standaarden en methoden gebruiken.
•
Programmamanagement
•
Sterk programmamanagement
Het risico dat verschillende partijen onvoldoende samenwerken om hetzelfde doel te bereiken. 32
P
Relatie met andere projecten: Risico dat de er onvoldoende rekening gehouden wordt met de andere (implementatie) projecten die eveneens een druk op de organisatie creëren. Risico dat andere projecten niet tijdig informatie kunnen aanleveren zodat ontwikkelde GSBI/STIR applicaties niet ten volle kunnen geëxploiteerd worden.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
H
H
Cluster
St
0 => 6
0 => 6
0 => 6
0 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 15 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I ID 33
Type B
Omschrijving Openbaarheid van gegevens/privacy:
Probabiliteit H
Impact H
Mogelijke acties •
Evalueren welke gegevens mogelijks niet in lijn zijn met de privacy wetgeving. Afhankelijk hiervan, aanpassen van de wetgeving of van de bewaarde gegevens
0 => 6
Het risico bestaat dat er gegevens in verband met de belastingplichtingen gaan bewaard worden die niet in lijn zijn met het wettelijk kader op de privacy.
34
B
Visibiliteit :
H
H
•
Vanaf het begin van de implementatie (enig dossier) consultatiemogelijkheden geven die regelmatig uitgebreid worden.
0 => 6
H
H
•
Strikt beheren van de scope
0 => 6
•
Continu budget beheer
•
Regelmatige herschatting van het budget
•
Geleidelijke opbouw van de omgeving
•
Piloot projecten starten om de performentie te tunen.
•
Opdelen in subprojecten die ieder een resultaat opleveren
•
Versterkt ICT management
•
Zorgen voor de nodige kennisopbouw voor een beperkte groep van subcontractors.
Het risico bestaat dat de visibiliteit van de projecten vermindert indien er niet op regelmatige tijd echt bruikbare resultaten zijn.
35
B
Budget overschrijding/veranderingen: Door de complexiteit en lange doorlooptijd van de implementatie van de ganse applicatie architectuur, is her risico reëel dat er zich budgetafwijkingen gaan voordoen in de toekomst.
36
I
Risico van werken met nieuwe ICT omgeving:
M
H
ICT gaat volledig overschakkelen naar een server omgeving waarbij het risico bestaat dat de capaciteit moeilijk in te schatten/aan te passen is. 37
I
Risico dat de softwareontwikkeling veel groter is dan wat voorheen gerealiseerd is:
H
H
De ontwikkeling van de applicatie portfolio is veel groter dan wat tot nu gerealiseerd werd binnen de Fod Fin, wat mogelijks zal leiden tot een grote druk op de ICT organisatie. 38
I
Risico dat de implementatie uitgevoerd wordt door teveel verschillende partijen.
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Cluster
H
H
St
0 => 6
0 => 6
0 => 6
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 16 of 17
Status date
STIR Voorstudie geïntegreerde verwerking B&I Type
ID 39
Omschrijving
P
Risico dat er onvoldoende Fod Fin gebruikers beschikbaar zijn tijdens het implementatietraject:
Probabiliteit H
Impact H
Door de omvang en de duurtijd, zal het niet gemakkelijk zijn steeds voldoende Fod Fin medewerkers met de juiste kennis, ervaring en competenties te mobiliseren om deel te nemen aan de implementatie van de verschillende applicaties van het GSBI/STIR
Mogelijke acties •
Zeer snel het de benodigde Fod Fin medewerkers identificeren en mogelijks maatregelen ivm de werkorganisatie nemen om het de medewerkers toe te laten voldoende tijd te spenderen aan het project
Cluster
St
0 => 6
Legende: Type: B: Business/ P: Project/ I: ICT Probabiliteit: High/Medium/Low Impact: High/Medium/Low Status - Open/Approved for Analysis/Approved for implementation/Rejected/Deferred/Closed Clusters : •
0 : Uniek Fiscaal Dossier
•
1 : BTW
•
2 : Imp. Soc. / Ven. Bel
•
3 : Boekhouding BTW
•
4 : Imp. Pers. Phys. / Pers. Bel.
•
5 : Boekhouding Dir. Bel.
•
6 : Overige
Document: Path:
EBI - Risk-24juni04_Final
Author: Subject:
Annick De Rouck Risk
Date: 2306/2004 Version: V0.5 Status: Draft Page 17 of 17
Status date
