Flexpoint vestigingen in België en Nederland project 1
project
Vertrouwen en de kracht van de bouwteamformule
11
Flexpoint vestigingen in België en Nederland project 1
Foto: Jolien Fagard
Vertrouwen en de kracht van de bouwteamformule Flexpoint is gespecialiseerd in zowel het traditionele uitzendwerk als andere vormen van flexibele arbeid, inspelend op de behoeften van de hedendaagse arbeidsmarkt. Als hr dienstverlener beschikt de organisatie over een uitgebreid netwerk van interimkantoren in Nederland en België. In 2010 werd gestart met een grootschalig project voor de ‘remodeling’ van alle 25 kantoren in het netwerk. Flexpoint werd 15 jaar geleden opgericht in Nederland. Als kleine organisatie had het aanvankelijk geen echte huisstijl. Elke nieuwe vestiging opende met een eigen ‘inrichting’, omdat iedere kantoordirecteur er zijn een eigen draai aan gaf. De aanhoudende groei in Nederland en de succesrijke start in België maakten dat er niet alleen een veelvoud aan kantoorinrichtingen ontstond, ieder kantoor functioneerde bovendien op
12
zijn eigen manier. Bij aanvang van het project voor de ‘remodeling’ van de vestigingen ging het dan ook over meer dan over klassieke aandachtspunten als ergonomie, klimaatregeling, goede verlichting … De kantoren moesten in de toekomst ook de kernwaarden van Flexpoint uitstralen. Flexpoint wilde een goede werkgever zijn en moest dat ook uitstralen naar zijn medewerkers en zijn klanten. Luc Roos, Manager Services bij Flexpoint: “Eigenlijk was de probleemstelling voor dit omvangrijke project helemaal niet zo pre-
cies afgelijnd. Als opdrachtgever ontbrak het ons aan een ‘helikopterview’.” Een contact van de directie leidde naar de Belgische product designer Dany Snokx, die er op zijn beurt Interieur Dépot uit Maasmechelen bij betrok, omdat voor dit project een geïntegreerde aanpak van concept tot uitvoering gewenst waren. Samen stonden ze in voor de eerste analyse en het opzetten van het totaalconcept. Luc Roos, Manager Services bij Flexpoint: “Aanvankelijk opteerden we voor een strakke uniforme aanpak voor alle vestigingen, doch dat bleek al vlug een onhaalbare zaak, alleen al omdat ieder pand verschillend is. Op voorstel van de ontwerpers werd besloten om een totaalconcept uit te werken, een ‘draaiboek’ als het ware dat bestaat uit erg herkenbare bouwstenen en
project
Foto: Kristof Vrancken patronen. Met die bouwstenen en patronen wordt vervolgens een concrete oplossing voor elke vestiging uitgewerkt.”
Evaluatie en confrontatie Ingrid Jaspers, zaakvoerder Interieur Dépot: “De eerste opgave bestond erin om de bestaande toestand van de kantoren en de bestaande werking te analyseren. Daarvoor werden de verschillende Flexpoint-vestigingen bezocht, uitvoerig gefotografeerd en objectief geëvalueerd. Mensen die iedere dag in een bepaalde ruimte werken zien vaak de manco’s niet meer, maar foto’s liegen niet. Onze eerste analyse liep dan ook uit op een knalharde confrontatie met de realiteit. Flexpoint had een duidelijk visie op de eigen identiteit en kon zich beroepen op een sterke huisstijl qua communicatie. In het interieur van de kantoren was daar helaas weinig van te merken.” Het nieuwe totaalconcept moest het DNA van Flexpoint uitstralen, met name focussen op het aanbieden van flexibele jobs voor mensen met een flexibel leven. Omdat
werken belangrijk is, is het ook belangrijk te kunnen werken in een prettige omgeving. Er werd daarbij geredeneerd vanuit het perspectief van de klant en de medewerker. En dat ging soms ver. Ingrid Jaspers: “Bij het ontwikkelen van het totaalconcept stelden we ons ook vragen bij de locatiekeuze. Traditioneel hokken zowat alle interimkantoren samen in eenzelfde straat in het centrum. Iedereen kent ze wel: de winkelwandelstraat vol met jobaanbiedingen. Maar wil je bij de onderhandeling voor een nieuwe job wel in een etalage zitten? En waarom moet een dienstenchequemedewerker ook nog een duur parkeerticket betalen als hij zijn cheques komt inleveren? De algemene verspreiding van de sociale media en het gebruik van o.m. smartphones laten een andere communicatie toe. Al deze elementen kunnen ook een invloed hebben op de vestigingskeuze.” De meeste kantoren verhogen de drempel in plaats van hem te verlagen en medewer-
kers steken zich te makkelijk weg achter hun computerscherm als er iemand binnenkomt, zo luidde een andere conclusie uit de analyse. Daarom werd besloten om ieder kantoor te voorzien van een balie en een aangename wachthoek op te nemen in het concept voor de nieuwe inrichting. Het ontwerp is gestandaardiseerd, maar wordt flexibel toegepast in elke vestiging. Een speels detail is het ‘levensgrote zebrapad’ – een beeld dat Flexpoint voordien al gebruikte in zijn communicatie – dat vanaf de ingang de weg wijst aan iedere bezoeker. Transparantie en helderheid zijn sleutelbegrippen voor Flexpoint en dit wordt ook vertaald naar de kantoren: mensen – ook al zijn ze wat onzeker als ze voor het eerst een kantoor binnenstappen – zien in één oogopslag tot wie ze zich kunnen wenden.
Standaardiseren van kantoorfaciliteiten Voor de inrichting van de werkplekken stond betaalbare ergonomie voorop. Een tafellamp accentueert de huiselijke sfeer en draagt bij tot het geruststellen van de
13
Foto: Kristof Vrancken werkzoekenden. En er werd gekozen voor makkelijke stoelen voor ieder type gebruiker: een kantoorstoel om op te werken is nu eenmaal iets anders dan een stoel bij de ontvangstbalie waar je even moet wachten, waar tekstballonnen op de wanden de open communicatie ondersteunen. Het draaiboek voorziet voor ieder kantoortype in een standaardpakket aan kantoorfaciliteiten. Hierin is altijd een overleg- en vergaderruimte opgenomen. Voor de grotere kantoren maakt een ‘stille ruimte’ ook deel uit van het pakket. In kleinere kantoren wordt hiervoor de vergaderruimte meervoudig benut. Verder is er de ‘meet & greet’-ruimte, een plek die het midden houdt tussen een gezellige keuken en een cafetaria. Voor uitzendkrachten en dienstenchequemedewerkers is dit de plek waar ze bij een kop koffie even kunnen bijpraten met hun werkgever, die aldus ook voeling krijgt met het werk dat buitenhuis wordt uitgevoerd. Tenslotte bleek door de steeds toenemende digitalisering een derde van de kasten in de kantoren overbodig en die werden bijgevolg geschrapt.
14
Ingrid Jaspers: “Flexpoint is een bedrijf dat voortdurend evolueert en daarom moest het concept ook voldoende flexibiliteit toelaten om zich snel te kunnen aanpassen aan nieuwe tendensen en om te vermijden dat het snel zou verouderen. Door te werken met bouwstenen en patronen, die zich op maat van elke vestiging laten combineren, konden we ook deze doelstelling realiseren. Bovendien laten ze ook toe om voor elk nieuw project zeer precies het budget te bepalen.”
Experience flow Zowel voor het exterieur als het interieur is de look & feel van een Flexpoint-vestiging heel precies gedefinieerd. Deze aanpak zorgt voor een positieve beleving en een grote mate van herkenbaarheid voor al wie een Flexpoint-vestiging binnenstapt. Zo zijn er de naambordjes voor elke medewerker, wat niet alleen het vertrouwen in de hand werkt, maar ook het persoonlijke contact benadrukt. Verder zijn er de gestandaardiseerde kastelementen (witte buitenzijde, blauwe binnenzijde), vloertypes, werktafels en verlichtingsarmaturen. Alle ver-
lichting maakt gebruik van energiezuinige led-lichtbronnen. Nadat het draaiboek klaar was, werd beslist om twee pilootprojecten op te zetten. Het eerste voor het kantoor in Sittard (NL), gelegen in het stadscentrum. Het werd meteen een realisatie onder extreem hoge tijdsdruk: 10 werkdagen voor slopen, inrichten en weer operationeel zijn! “Het was een bijzonder leerrijke maar tevens confronterende realisatie. De uitvoering was veel omslachtiger dan we hadden ingeschat”, getuigt Luc Roos. Voor België werd Lommel de eerste vestiging waar de remodeling werd doorgevoerd. Hier ging het voor het eerst om een vestiging buiten de kern. Vandaag wordt per locatie afgewogen wat de beste vestigingskeuze is: in het centrum, aan de rand of geïntegreerd in een bedrijvencentrum waar Flexpoint als het ware tussen zijn klanten zit.
Limburgs Bouwteam Ingrid Jaspers: “Er is één bouwteam samengesteld voor het uitvoeren van alle
project
Foto: Jolien Fagard werken in Nederland en België. Alle aannemers zijn afkomstig uit Limburg en perfect op elkaar ingespeeld. Per Flexpoint-kantoor is een doorlooptijd van 4 weken voorzien voor de realisatie van het project”. Er komen heel wat bouwspecialiteiten te pas: glaswerken, lichte wanden en valse plafonds, vloerwerken, elektriciteitswerken, verlichting (incl. lichtstudie), HVAC, schilderwerken, belettering, ICT, maatmeubilair, losse meubelen … “Er zijn vooraf zeer goede en strikte afspraken gemaakt, met eenheidsprijzen die één jaar geldig blijven”, becommentarieert Ingrid Jaspers. “Alle administratieve rompslomp wordt door Interieur Dépot weggenomen bij de aannemersbedrijven.” Ook voor de verplaatsingen zijn alle mogelijke discussies vooraf weggenomen. Het kantoor van Interieur Dépot in Maasmechelen wordt beschouwd als de uitvalsbasis. Binnen een straal van 40 km zijn de verplaatsingskosten inclusief. Voor locaties op 40 tot 60 km verwijderd van Maasmechelen is een extra vergoeding voorzien. Voor locaties verder dan 60 km wordt de situatie
afzonderlijk bekeken. Zo is voor de remodeling van het kantoor in Doornik gekozen voor overnachten, wat veel efficiënter uitviel dan dagelijks 2x 3 uur te moeten rijden. Interieur Dépot stelt een gedetailleerd uitvoeringsdossier op per locatie, dat met alle betrokken aannemers wordt besproken tijdens een installatievergadering. “De aannemers maken spontaan onder elkaar afspraken en laten de voordelen van de bouwteamformule voluit tot hun recht komen”, stelt Ingrid Jaspers tevreden vast. “Dat betekent meer onderling respect op de werf, meer collegialiteit, tijd- en kwaliteitswinst.” “Omdat het uitrollen van het programma al 5 jaar loopt, zijn er ook wissels in de eigen organisatie, wat maakt dat het concept regelmatig opnieuw moet worden gecommuniceerd”, stelt Luc Roos vast. “De aanhoudende groei van Flexpoint, met steeds nieuwe vestigingen, zorgt er ook voor ook dat de realisatie langer zal doorlopen dat de initieel vooropgestelde 5 jaar”.
Foto: Jolien Fagard
Technische fiche Bouwheer: Flexpoint Architect: Interieur Dépot, Maasmechelen BOUWTEAM VOOR FLEXPOINT: Binnenbeglazing: Gijbels Glasindustrie, Beringen Lichte wanden en verlaagde plafonds: Claessens Afwerkingsbedrijf, Bree Vloerafwerking: K.H. Services, Koersel Maatwerkmeubilair: Coenen Interieur, Maasmechelen Elektriciteitswerken: Prikken Electro, Maaseik Verlichtingsarmaturen: VDGE Alu Lighting, Meeuwen HVAC: Dima Ecotechnics, Bilzen Vanderhallen Luc, Maasmechelen Schilderwerken: Jos Surinx, Bilzen Los meubilair: Pami, Overpelt Belettering: In-zicht, Lommel
17
