Flanders District of Creativity vzw

Flanders District of Creativity vzw

Uitnodiging voor het indienen van een offerte voor een raamovereenkomst voor communicatiebegeleiding (bestek) 2016 - 2020

1. Deze opdracht - inleiding

1.1 Scope opdracht Deze opdracht heeft betrekking op het verlenen van ondersteuning op het vlak van communicatie aan Flanders District of Creativity vzw (Flanders DC) en wordt in twee percelen opgedeeld. Perceel 1: Algemene communicatieondersteuning ● ● ● ● ● ● ●

Begeleiding (re)brandingoefening Communicatiestrategie Ontwikkeling websites Ontwikkeling offline communicatiemiddelen Opzetten on- en offline campagnes Ondersteuning bij PR …

Perceel 2: Audiovisuele producties ●

Conceptualiseren en uitvoeren van audiovisuele producties voor online verspreiding via websites en social media

1.2 Procedure Het betreft een opdracht met bekendmaking via e-Notidication met daarin een oproep tot kandidaatstelling (fase 1). Kandidaten kunnen zich zowel voor afzonderlijke als voor beide percelen inschrijven. Consortia van kandidaten zijn mogelijk. De kandidaten die het best voldoen aan de selectiecriteria worden uitgenodigd om een offerte (fase 2) in te dienen. Daarna kan, indien relevant, een onderhandelingsfase opgestart worden (fase 3). De stappen zijn hierbij als volgt: ●

Fase 1: Kandidaatstelling met daarin de gevraagde informatie zoals bepaald in hoofdstuk 4. Flanders DC zal een termijn van minimaal 30 dagen in acht nemen tussen het verzenden van de bekendmaking van de vraag naar kandidaten via e-notification en de indieningsdatum van de kandidaatstellingen; Flanders DC maakt tussen de binnengekomen kandidaatstellingen een selectie conform de toegangsvereisten en de kwalitatieve selectie zoals opgenomen in dit document. De 1

niet-geselecteerde kandidaten zullen hiervan een gemotiveerde beslissing ontvangen. De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen; ●

Fase 2: Indien van een offerte met daarin de gevraagde informatie zoals bepaald in hoofdstuk 5. Flanders DC zal een termijn van minimaal 15 dagen in acht nemen tussen de vraag om een offerte in te dienen en de uiterste indieningsdatum van de offertes. Deze korte termijn wordt gemotiveerd doordat het volledige bestek al in de fase van de kandidaatstelling bij de kandidaten bekend is, waardoor gedurende de eerste termijn van 30 dagen ook al kan nagedacht worden over de invulling van de offerte;

●

Fase 3: Presentatie en onderhandelingen op verzoek van Flanders DC Op verzoek van Flanders DC kunnen één, meerdere of alle inschrijvers uitgenodigd worden na de indiening van hun offerte om hun offerte te presenteren en te bespreken. Flanders DC kan al dan niet onderhandelingen opstarten alvorens tot gunning van de opdracht over te gaan. Eventuele onderhandelingen kunnen opgestart worden met één, meerdere of alle inschrijvers op basis van een eerste beoordeling van de ingediende offertes; gentschap Ondernemen houdt zich het recht voor om naar aanleiding van de eerste ronde van bespreking van de verschillende offertes aan de verschillende inschrijvers waarmee onderhandeld wordt een document te bezorgen met aandachtspunten voor verfijning van de ingediende offertes. Op basis hiervan zullen de inschrijvers gevraagd worden om hun offerte bij te werken; Desgevallend zal op gelijkaardige wijze een nieuwe bespreking van de offertes georganiseerd worden of zal de opdracht onmiddellijk toegewezen worden. Indien over meerdere rondes een aanpassing van de offertes gevraagd wordt, houdt Flanders DC zich het recht voor om al inschrijvers, gemotiveerd, te weren uit het verdere gunningsproces;

Voor deze opdracht streeft Flanders DC naar een raamovereenkomst met minimum 1 en maximum 3 partners per perceel voor een periode van 4 jaar.

1.3 Structuur van dit bestek ● ●

● ●

Hoofdstuk 1 geeft een korte samenvatting van scope, procedure van deze aanbesteding en de structuur van dit bestek Hoofdstuk 2 geeft de algemene context van deze opdracht met meer informatie over Flanders DC met aandacht voor de projecten en de nieuwe opdracht die Flanders DC heeft gekregen. Hoofdstuk 3 geeft een inzicht in wat de twee percelen inhouden: wat zal er van de uiteindelijk weerhouden partners gevraagd worden Hoofdstuk 4 gaat in op de kandidaatstelling: wat moet er in de kandidaatstelling opgenomen worden en wat zijn de selectiecriteria

2

● ● ● ● ● ●

Hoofdstuk 5 gaat in op wat de weerhouden kandidaten minimaal in hun offerte moeten opnemen en wat de beoordelingscriteria zijn Hoofdstuk 6 somt de praktische en legale bepalingen op Hoofdstuk 7 gaat in op de administratieve bepalingen Hoofdstuk 8 bevat het offerteformulier dat verplicht ingevuld dient te worden bij zowel de kandidaatstelling als de in de offerte Hoofdstuk 9 bevat een checklist van bijlagen aan de offerte Hoofdstuk 10 bevat de bepalingen van ondertekening voor de offertes die worden ingediend (verplicht over te nemen in de offertes).

1.4 Toelichting van dit bestek Op 7 juli om 14 uur zal Flanders DC dit bestek mondeling toelichten aan de geselecteerde kandidaten uit de eerste fase van de aanbesteding (oproep tot kandidaatstelling). Deze mondelinge toelichting vindt plaats in de kantoren van Flanders DC aan de Diestsevest 76, 3000 Leuven. We willen tijdens deze voorstelling Flanders DC als organisatie, onze doelstellingen en activiteiten voorstellen. We gaan dieper in op de KPI’s en de omliggende organisaties. We gaan dieper in op de merken van Flanders DC en hoe de organisaties Flanders Fashion Institute en Design Vlaanderen zich vandaag verhouden tot het moedermerk. Er zal ook de nodige tijd worden voorzien om te antwoorden op de vragen van de geselecteerde kandidaten met betrekking tot de werking en de doelstellingen van Flanders DC, de communicatie-uitdagingen en dit bestek.

3

2. Algemene context van de opdracht

2.1 Flanders District of Creativity (Flanders DC): een doorsnede van wie we zijn en waarom we wat hoe doen Flanders District of Creativity is een vzw, in 2004 opgericht door de Vlaamse regering. De doelstelling van de organisatie is in de loop der jaren sterk geëvolueerd van een organisatie die vooral focuste op het creatiever maken van Vlaamse ondernemers naar een organisatie die de creatieve economie breder en dieper ingang wil laten vinden in Vlaanderen. Flanders DC richt zich daarbij op de brede creatieve economie: de culturele en creatieve sectoren (CCS)1 en die bedrijven die grotendeels gebouwd zijn op concepten uit die CCS.2 Flanders Fashion Institute (FFI) en Design Vlaanderen zijn respectievelijk sinds 2009 en 2016 onderdeel van Flanders DC en richten zich op mode en design als twee sectoren die het creatieve ondernemerschap van Vlaanderen veruitwendigen. Daarnaast heeft Flanders DC sinds 2016 ook een opdracht om het ondernemerschap in de gaming sector te verstevigen.

2.1.1 Visie van Flanders DC Flanders DC streeft naar meer creatief ondernemerschap en wil ervoor zorgen dat meer mensen met een creatief idee of talent ondernemen. We willen dat creatief ondernemerschap versterken door de zakelijke kennis van die ondernemers te verhogen en hen toe te leiden naar aangepaste begeleiding voor hun specifieke noden. We willen creatieve ondernemers klaarmaken voor de toekomst en hen aanzetten tot het verruimen van hun markt via innovatie, kruisbestuiving en internationalisering. Meer creatief ondernemerschap Een creatieve economie is vaak gebonden aan de cultuur (en taal) van een regio. Dit geeft meer zicht op verankering van de economische activiteit dan in andere sectoren. Het verhogen van die activiteit geeft dan ook meer kans op jobs die in Vlaanderen blijven. Vandaag werken 123.500 mensen in de creatieve sector (53.500 zelfstandigen en 70.000 werknemers). Dit is 1

De volledige waardeketen binnen Architectuur - Audiovisuele industrie (film, TV, radio - Beeldende kunsten - Design - Erfgoed - Gaming - Gedrukte media (literatuur, pers) - Mode - Muziek - Nieuwe media - Podiumkunsten - Reclame & communicatie 2 •Die vernieuwende ondernemers of ondernemingen die vertrekken vanuit een concepten die hun oorsprong hadden in de creatieve industrie. Dit is dus niet elke kennis- of technologieonderneming maar wel die ondernemingen die creatieve concepten als een essentieel onderdeel van hun business model hebben (bv. co-creation, user centric design, peer to peer, gamification, storytelling, expercience economy,…) Vaak zijn dit bedrijven uit de digitale startup scene (apps, bepaalde SaaS,...), maar evenzeer zijn het bepaalde bedrijven uit de recreatie- en toerismesector, gastronomie, dienstensector,...

4

12,9% van de Vlaamse zelfstandigen en 2,4% van de werkende bevolking. We moeten inzetten op nog meer ondernemerschap. Vlaanderen streeft tegen 2020 naar 15% meer ondernemingen én tewerkstelling in de creatieve economie. Sterker creatief ondernemerschap Vanuit een omzet van 23,6 miljard euro is de toegevoegde waarde die de creatieve sector genereert 7,2 miljard euro, wat 2,7% van het Vlaamse BBP is. Er is echter nog een enorm potentieel indien de geringe ondernemersvaardigheden in de sector kunnen verhoogd worden. De vele micro-ondernemingen moeten meer kunnen doorgroeien naar kleine en/of middelgrote ondernemingen. Er moet daarbij ook veel meer ingezet worden op internationalisering. Vlaanderen streeft ernaar om in 2020 het aandeel van de creatieve economie in het BBP te verhogen met 15%. Toekomstgericht creatief ondernemerschap De creatieve economie is vandaag al een belangrijke economische sector op zich. We zien echter ook nog een belangrijke rol weggelegd als motor voor innovatie en kruisbestuiving. Een Vlaanderen dat innoveert door technologie, nieuwe businessconcepten én concepten uit de creatieve economie te combineren, wapent zich beter tegen de technologische evolutie die zich in de emerging economies manifesteert. Er moet daarom meer ingezet worden op het opzetten van zulke kruisbestuiving en geïntegreerde innovatie samen met ondernemers uit de creatieve economie Dit zal op zijn beurt ook de markt verruimen voor de spelers uit de creatieve economie. Vlaanderen streeft naar een geïntegreerd innovatiemodel waarbij de combinatie van innovatieve technologie, businessconcepten en concepten uit de creatieve economie wordt gezocht. Deze samenwerking met de creatieve economie is expliciet opgenomen in alle reguliere ondersteuningsinstrumenten en staat op de dagelijkse agenda van onze ondernemers.

2.1.2 Missie en doelstellingen van Flanders DC “Flanders DC versterkt - verbindt - promoot de Vlaamse creatieve economie”

Deze missie uit zich in een aantal doelstellingen.

2.1.2.1 We verhogen het professionalisme op zakelijk vlak Ondernemers uit de creatieve economie focussen voornamelijk op hun creatieve talent of idee. Wie meer wil maken van zijn creatief talent mist vaak essentiële ondernemerschapsvaardigheden. Flanders DC bouwt kennis op om die verder te ontwikkelen. We zetten in samenwerking met andere organisaties events, workshops en lezingen op. We creëren en promoten tools die door ondernemers kunnen worden gebruikt om hun onderneming sterker te maken. We adviseren starters en pre-starters over hoe ze de weg van idee tot uitgevoerd project kunnen aanpakken. Daarnaast willen we ondernemers gericht doorverwijzen naar het generieke ondernemerschapsprogramma van de Vlaamse overheid dat dezelfde doelstelling nastreeft.

5

2.1.2.2 We inspireren tot toekomstgericht creatief ondernemerschap Bij Flanders DC beseffen we dat ondernemers in een wereld in verandering niet kunnen blijven stilstaan. Daarom brengen we hen via testimonials, prikkelende blogposts en congressen in contact met andere ondernemers en experten die inspireren om een toekomstgerichte invulling aan hun onderneming en ondernemerschap te geven.

2.1.2.3 We stimuleren samenwerking en netwerking Flanders DC gelooft sterk in een eigentijdse vorm van vernieuwen. Een vorm die over de muren van sectoren en waardeketens kijkt. Door de invloed van de creatieve industrie toe te laten in traditionele sectoren en door nieuwe vormen van samenwerking te stimuleren willen we een moderne vorm van innoveren promoten en versterken. Flanders DC wil verder ook een platform zijn waar andere organisaties met gelijkaardige doelstellingen op kunnen bouwen en waar ondernemers de vruchten van kunnen plukken. Wij werken samen met ondernemersorganisaties, sectorverenigingen en het brede creatief economische veld om zoveel mogelijk ondernemers, de bevolking en haar politieke vertegenwoordigers te overtuigen van de noodzaak van een creatieve economie.

2.1.2.4 We promoten de creatieve economie in binnenen buitenland met mode, design en gaming als speerpunten De Vlaamse creatieve sectoren hebben in het buitenland een goede reputatie. Flanders DC wil jong talent en gevestigde waarden ondersteunen bij promotie in binnenen buitenland. Dit door aanwezigheid op beurzen, campagnes en door mee de schouders te zetten onder algemene promotieacties die ondernemers uit de creatieve industrie in de spotlights zetten.

2.1.2.5 We zijn de barometer en eerste aanspreekpunt voor & rond de creatieve economie Door de impactstudie creatieve industrie heeft Flanders DC een zekere reputatie opgebouwd als barometer binnen de creatieve economie. Links en rechts duiken initiatieven op die hetzelfde willen doen voor (sub)sectoren en regio’s of steden. Flanders DC wil haar status als dé go-to organisatie voor wat betreft kennis over de creatieve economie in het algemeen behouden en zelfs versterken.

2.1.3 Werking en organisatie van Flanders DC Flanders DC is een vzw opgericht door de Vlaamse regering. Deze regering keert jaarlijks een werkingstoelage uit aan de organisatie. Dit wordt geregeld via een convenant waarin de opdrachten van Flanders DC worden meegegeven. Zoals al eerder aangehaald is de huidige organisatie het resultaat van een fusie tussen Flanders DC, FFI en Design Vlaanderen. Flanders DC bestaat uit 23 werknemers die onderverdeeld zijn in vier teams die onderling samenwerken en zonder rigide structuur in elkaar overvloeien. Bij Flanders DC is iedereen tegelijkertijd architect en metser.

6

Door deze nieuwe structuur worden de grenzen van de deelorganisaties doorbroken en krijgen we een doelstellingsgerichte eerder dan een doelgroepgerichte organisatie.

2.1.3.1 De teams Het team management en ondersteuning staat in voor de algemene werking en aansturing van Flanders DC. Het team advies en netwerking staat in voor de loket- en adviesfunctie en de coaching. Alsook alle kennisoverdrachtsacties naar de einddoelgroep. Verder verzorgt het de coördinatie van de regionale hubs3, het Overleg Creatieve Industrie4, de internationale netwerken, de linken met het beleid en het generieke programma en staat in voor alle kruisbestuivingsprojecten. Het team kennis- en toolontwikkeling verzamelt en ontwikkelt kennis over Flanders DC’s core onderwerpen en vertaalt die naar bruikbare leidraden, instrumenten en training samen met en voor de relevante partners. Het team sensibilisering en promotie verzorgt de corporate communicatie, de sensibiliserende projecten en alle inspiratie- en promotie-events en -activiteiten in binnenen buitenland. Er zijn twee communicatiemanagers toegewezen aan respectievelijk de sectoren mode- en design en één communicatiemanager die overkoepelend over de sectoren werkt.

2.1.3.2 De raad van bestuur De strategische richting van Flanders DC als organisatie wordt niet alleen door het beleid bepaald. Verschillende stakeholders hebben dankzij hun plaats in de raad van bestuur medezeggenschap over de richting en de strategie van de organisatie. De raad is samengesteld uit mensen die verschillende stakeholders uit het ondernemerschapsbevorderend landschap in Vlaanderen vertegenwoordigen. De voorzitter van de Raad van Bestuur is Peter Vavedin, algemeen directeur van schoenenmerk Ambiorix. Hij wordt in de raad geflankeerd door Bernard De Potter, administrateur generaal van het Agentschap Innoveren en Ondernemen, Thomas Pollet woordvoerder van het kabinet van minister Muyters, Annemie Lemahieu en Hilde Van Damme van Unizo, Sven De Vocht van VOKA, Claire Tillekaerts administrateur-generaal van Flanders Investment and Trade, Leo Sleuwaegen van Vlerick Business School, Liesbeth Longueville van de stad Aalst, Steven Dehollander van designbureau PiliPili, Marie De Clerck van Flanders InShape en Daniëlle Vanwesenbeeck van Mastermail.

3

Deze hubs zijn ontstaan binnen het Design Platform Vlaanderen en hadden initieel een focus op design. Onder impuls van de Vlaamse overheid richten ze zich nu op kruisbestuiving over verschillende sectoren heen. Het betreft: Antwerp Powered by Creatives, IDE Limburg, Ministry of Makers (Oost-Vlaanderen), Designregio Kortrijk. 4 Overlegplatform waar elk van de 12 sectoren binnen de CCS in vertegenwoordigd is

7

2.1.4 Doelgroepen van Flanders DC Flanders DC richt zich op alle ondernemers en ondernemingen uit de creatieve economie me extra aandacht voor de actiedomeinen mode, design en gaming. We willen de ondernemers in deze sectoren niet alleen aanzetten om bouwstenen van de creatieve economie te worden, we willen de creatieve economie ook uitspelen als een duidelijk herkenbare en gestructureerde partner voor beleid, ondernemingen en andere stakeholders. Dit zowel in binnen- als buitenland. We richten ons op de volledige waardeketen van de 12 sectoren uit de studie van Flanders DC die samen de CCS vormen. Deze sectoren hebben artistieke creativiteit als bron voor hun kernactiviteiten. Het gaat over mode, design, gaming, beeldende kunst, podiumkunsten, geschreven media, muziek, audiovisuele industrie (film, tv, radio), erfgoed, reclame en communicatie, architectuur en nieuwe media. Ook ondernemers of ondernemingen die vertrekken vanuit een vernieuwend, creatief businessmodel waarbij creatieve concepten een essentieel onderdeel uitmaken van het businessmodel vormen een deel van onze doelgroep. Binnen deze sectoren richten we ons specifiek tot 5 doelgroepen: studenten en onderwijs, Prestarters, starters, groeiers en mature ondernemingen. We geloven dat elk van deze doelgroepen een specifieke aanpak en tot op zekere hoogte communicatie verwacht.

2.1.4.1 Studenten en onderwijs Flanders DC gaat er vanuit dat ondernemerschapsvaardigheden beter vroeg dan laat kunnen worden aangeleerd. Daarom pleiten we voor het opnemen van die vaardigheden in de opleidingen in de creatieve sectoren. We willen dat afstuderende jongeren niet alleen klaar zijn voor de arbeidsmarkt maar dat ze ook bewust weten dat ondernemerschap een valabele toekomstoptie is.

2.1.4.2 Pre-starters Flanders DC adviseert mensen met een creatief idee of talent om hun project (beter) te realiseren. We doen dit via één-op-één advies en in de vorm van (praktische) workshops. We inspireren de pre-starters via onze website en via de sociale media om de awareness rond ondernemerschapsvaardigheden te verhogen en de kiemen voor een startend ondernemerschapsgevoel verder te ontwikkelen.

2.1.4.3 Starters in de creatieve economie We tonen creatieve ondernemingen de juiste weg. We bieden info en instrumenten met betrekking tot toekomstgerichte ondernemerschapsskills. We geven hen één-op-één advies of wijzen de weg naar het aanbod van andere spelers in het ondernemerschapsbevorderend landschap in Vlaanderen. We inspireren hen door voorbeelden en verhogen via infosessies de ondernemerschapsvaardigheden van deze doelgroep. 8

2.1.4.4 Groeiers in de creatieve economie We willen meer creatieve ondernemingen aanzetten om hun markt te verruimen via vernieuwing, internationalisering en kruisbestuiving. Daarom promoten we hun werk in binnenen buitenland, organiseren we doorgedreven opleidingen en coachen we hen om meer te maken van hun creatief bedrijf.

2.1.4.5 Mature ondernemingen in de creatieve economie Mature ondernemingen proberen we via een aanbod op maat te bedienen. We inspireren hen en hun werknemers tijdens grote congressen en seminaries en promoten hen in het buitenland. Daarnaast willen we creatieve ondernemers en ondernemingen als voorbeelden voor de rest van de economie in het algemeen en de creatieve economie in het bijzonder inzetten.

Wanneer we de doelstellingen en de doelgroepen op een matrix uitschrijven komen we tot veertien operationele doelstellingen waar Flanders DC zich in de komende jaren over zal ontfermen.

2.1.5 De stakeholders van Flanders DC Flanders DC is bij uitstek een genetwerkte organisatie. We gaan samenwerkingen aan om onze impact groter te maken en helpen andere organisaties hun doelstellingen (beter) te bereiken. Onze stakeholders zijn niet alleen strategisch van groot belang, ook op communicatievlak horen ze bij de doelgroepen.

2.1.5.1 Het beleid Flanders DC krijgt een werkingsbudget van de Vlaamse Overheid. Niet alleen hebben we voor hen een opdracht uit te voeren, de overheid bepaalt voor een groot stuk de koers van Flanders DC. Het spreekt dan ook voor zich dat we tegenover beleidsmakers, administraties en beleidsbeïnvloeders een werkings- en communicatieopdracht hebben. 2.1.5.2 Het middenveld Als genetwerkte organisatie is het voor Flanders DC van het grootste belang dat (andere) spelers uit het middenveld bekend zijn met de doelstellingen en werking van de organisatie. Op die manier willen we de drempel om samen te werken verlagen en zo schaalvoordelen ten volle laten spelen. 2.1.5.3 Het grote publiek Als we onze doelstellingen willen bereiken hebben we daarbij de steun van het grote publiek nodig. Geen hogere ondernemerschapsgraad als het imago van ondernemers bij het brede publiek niet verhoogt. Via onze promotie-activiteiten laten we hen ook kennismaken met het beste van wat de Vlaamse creatieve industrie te bieden heeft.

9

2.1.5.4 De pers Als intermediair en voor de promotie van onze creatieve ondernemers is pers een onmisbare schakel. Het is belangrijk dat journalisten en redacteurs van zowel gedrukte, audiovisuele als online media weten wat Flanders DC is, welke expertise er bij de organisatie aanwezig is. Door onze expertise willen we naamsbekendheid opbouwen bij een breed publiek en onze status bij andere intermediairen verhogen.

2.1.6 De uitdagingen van de culturele en creatieve sectoren We willen onze doelgroepen zoveel en zo concreet mogelijk ondersteunen. Niet lukraak maar op basis van onderzoek. In de visienota creatieve industrie (die binnenkort een update krijgt) onderscheiden we zes speerpunten waar de creatieve industrie nood aan heeft: internationalisering, ondernemerschapsvaardigheden, samenwerken en netwerking, financiering, infrastructuur en billijke vergoeding. Op elk van deze thema’s willen we in de komende periode inzetten.

2.1.6.1 Internationalisering Voor heel wat mensen uit de creatieve economie is Vlaanderen als afzetmarkt al vanaf het prille begin een te kleine afzetmarkt. Zowel starters als mature bedrijven moeten daarom al snel over de landsgrenzen. Flanders DC wil deze bedrijven samen met stakeholders zoals FIT ondersteunen om de internationale expansie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

2.1.6.2 Ondernemerschapsvaardigheden Het ontbreekt heel wat (pre-)starters vaak aan de essentiële ondernemerschapsvaardigheden om het als ondernemer te maken. Flanders DC wil de rol van mentor en coach op zich nemen om starters in de creatieve industrie deze kennis bij te brengen en om groeiers deze kennis te laten uitdiepen. 2.1.6.3 Samenwerken en netwerking We willen de drempels naar ondernemerschapsprogramma’s en -advies verlagen en samenwerkingsprojecten tussen verschillende sectoren stimuleren. Op die manier maken we ondernemers uit de creatieve economie weerbaarder voor de toekomst en laten we ondernemers uit traditionelere sectoren kennismaken met de inzichten die deze nieuwe ondernemers meebrengen.

2.1.6.4 Financiering Wie wil ondernemen in de creatieve economie heeft vaak vragen over financiering. Flanders DC wil de financieringskennis van de ondernemers verhogen en hen leiden naar bestaande financieringsmaatregelen van de overheid of spelers uit de particuliere sector.

10

2.1.6.5 Infrastructuur Uit de visienota creatieve industrie blijkt duidelijk dat er voor wat betreft infrastructuur voor de creatieve economie heel wat werk aan de winkel is. We stellen vast dat er voor de startup scene in de laatste jaren heel wat incubatoren en laagdrempelige vormen van (co)working zijn bijgekomen. Op het vlak van infrastructuur lijkt de markt al behoorlijk wat initiatieven op te leveren. Flanders DC houdt de vinger aan de pols om de initiatieven op te ondersteunen en te stroomlijnen.

2.1.6.6 Billijke vergoeding Vooral in de muzieksector staat de billijke vergoeding hoog op de agenda. Omdat het kader voor deze vergoeding vooral van wettelijke aard is, vinden wij het niet onze taak om hier zwaar op in te zetten. Uiteraard ijveren we voor een billijke vergoeding in alle sectoren maar hier zijn de sectororganisaties beter voor uitgerust.

2.1.7 Flanders DC Activiteiten: wat doen we vandaag Flanders DC is een organisatie in transitie. Niet alleen is de focus over de jaren heen veranderd, door de invoeging van eerst Flanders Fashion Institute en vanaf januari 2016 ook Design Vlaanderen, is de organisatie ook gegroeid naar scope en naar omvang. We sommen hier een aantal projecten op, uitgesplitst naar doelgroep. 2.1.7.1 Studenten en onderwijs Er worden “sectorbaden” opgezet waarbij we bv de laatstejaarsstudenten van de modeacademies onderdompelen in de sector waar ze na afstuderen terecht gaan komen. Wat zijn de verschillende types van jobs, hoe is het om een eigen label op te starten, welk type van designer komt het best waar aan bod enz… Daarnaast wordt er een jobbeurs opgezet (voor mode) waar werkzoekenden op kunnen intekenen. Flanders DC werkt ad hoc projecten uit die de band tussen kunsten andere creatieve opleidingen en het werkveld versterken. Op vraag organiseren we bijvoorbeeld gastcolleges rond ondernemen in de creatieve sector, helpen we docenten om rond ondernemerschap te werken of zetten we samen activiteiten op om studenten en docenten in contact te brengen met ondernemingen en sectororganisaties. De bedoeling is om een consistent aanbod over alle sectoren heen aan te bieden.

2.1.7.2 Pre-starters We adviseren pre-starters in de creatieve economie via ons adviesloket. Mensen met een creatief idee of talent kunnen 1) deelnemen aan adviesdagen die over heel Vlaanderen georganiseerd worden of 2) een afspraak maken voor een gesprek op onze kantoren. Daarnaast worden er workshops georganiseerd over starten in de CCS. In de praktijk helpen beide initiatieven pre-starters uit de creatieve industrie om de volgende stappen te zetten in het vermarkten (of het nu als bedrijf, licentiëring of een andere manier is) van hun creatief talent of idee.

11

2.1.7.3 Starters Creatieve Incubatoren Flanders DC is partner in Start It, een incubator die opgericht is door KBC (en andere partners) en ondertussen vestigingen heeft in Antwerpen, Gent, Brussel, Hasselt, Kortrijk en Leuven. Doel van Start It is om startende ondernemers met een innovatief idee een platform te bieden met coaching, workshops en werkruimte. De rol van Flanders DC bestaat er vooral in om in de selectiejury te zetelen, mentor te zijn van start-ups en workshops te faciliteren. Kopiloot Generation Creatives was het platform van Flanders DC dat er specifiek op gericht was om startende creatieve ondernemers verder te helpen door hen coaches aan te reiken en interessante events en content. Op de website zijn de coaches nog een tijdje terug te vinden. De rol die Generation Creatives speelde zal op termijn overgenomen worden door Kopiloot, een initiatief van Agentschap Innoveren en Ondernemen en Flanders DC met als doel om ondernemers uit de creatieve sectoren te koppelen met begeleiding op maat. Labs (algemeen, fashion, gaming, design) Bedoeling van de Labs (die algemeen geörienteerd kunnen zijn of sectorspecifiek rond mode, design of gaming) is om dieper in te gaan op één thema en aan de hand van minstens één praktijkgetuigenis, een expert en een workshop aan de slag te gaan. Deze labs zijn bedoeld voor mensen die al effectief gestart zijn en willen bijleren en kennis willen delen.

2.1.7.4 Groeiers in de creatieve economie Grow Camp In 2015 werd Grow Camp voor het eerst, en onmiddellijk succesvol, georganiseerd in partnership met Cronos. Gedurende 2 dagen worden creatieve groeiondernemeningen samengezet met een team van coaches om na te denken over hun zakelijke toekomst en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan. De deelnemers worden na kandidaatstelling en motivatie geselecteerd. Creative Ville Creative Ville is dé ontmoetingsplaats voor en door creatieve ondernemers. Reeds 2 edities zijn georganiseerd van dit event: in 2013 in Gent en in 2015 in Brussel. Tijdens dit event wordt gemikt op 800 deelnemers uit alle creatieve sectoren die breakout-sessies kunnen volgen, netwerken, luisteren naar het plenaire gedeelte, enz. High Potential Programma Bedoeling van het High Potential Programma is om verder te werken op de kennis en ervaring die is opgebouwd tijdens Flanders Fashion Fuel (een pilootproject specifiek voor de mode). Aan de hand van intensieve coaching worden high potentials gekoppeld aan (externe) financiële ondersteuning en partners. Internationaal expertennetwerk Het Internationaal ExpertenNetwerk is een matchmakingplatform waarbij bedrijven experten kunnen contacteren die hen kunnen helpen binnen een specifiek geografisch gebied om hun export te boosten.

12

Deelname aan internationale beurzen/promotieevents Voor gaming, design en mode is de ambitie om Vlaamse bedrijven de kans te geven aanwezig te zijn op internationale events die hen kunnen helpen bij hun internationaliseringsinspanningen. Het betreft bv. het Salone del Mobile in Milaan, Gamescon in Frankfurt, Paris Fashion Week… Ik Koop Belgisch Ik Koop Belgisch is een campagne in wording om consumenten duidelijk te maken dat er heel wat creatief talent in Vlaanderen/België zit en om hen aan te zetten meer “Belgisch” te kopen. In eerste instantie is dit gericht op design en mode

2.1.7.5 Mature bedrijven Naast de eerder vermelde internationale en nationale promotie-acties en de jobeurs (waarlangs mature bedrijven hun vacatures kunnen invullen) willen we de mature bedrijven (alsook de andere doelgroepen) inspireren via inspiratie events (zoals een Creativity World Forum, een Fashion Talks,...) en via onze website. Daarnaast willen hen overtuigen om te gaan voor kruisbestuiving als een manier om hun markt te verruimen. Onder de (werk)titel Creative Crossover Academy is het de bedoeling om samen met de regionale hubs te zorgen dat kruisbestuiving tussen de creatieve sector en andere sectoren bekend wordt als concept en ook toegepast wordt. Door het showcasen van succesvolle kruisbestuivingsvoorbeelden, het organiseren van een tweedaagse train-the-trainer rond kruisbestuiving en nog andere activiteiten.

2.1.7.6 Projecten over de doelgroepen heen Districts of Creativity Network Dit is een internationaal netwerk van 13 regio’s die inzetten op creativiteit, innovatie en ondernemerschap. Dit netwerk wisselt kennis en best practices uit en zet nieuwe projecten op die gericht zijn op de promotie van innovatie, creativiteit en ondernemerschap. Er wordt ieder jaar door een regio een Reverse Mission georganiseerd waar een delegatie van belanghebbenden uit de andere regio’s naartoe kan gaan om kennis te delen. Ook het Creativity World Forum wordt ieder jaar in een andere regio uit het netwerk georganiseerd Overleg creatieve industrieën Het Overleg Creatieve Industrieën werd in 2011 voor de eerste keer georganiseerd door Flanders DC, samen met 25 organisaties werden de noden en uitdagingen van de sector in kaart gebracht. Bedoeling is om hier nu een stand van zaken op te maken met betrekking tot die uitdagingen en aanbevelingen die destijds werden geformuleerd door jaarlijks een Rondetafel Creatieve Industrie te organiseren met een terugkoppelingsmoment en twee keer per jaar een Lerend Netwerk. Liaisonfunctie tussen overheden-intermediaire organisaties en de creatieve economie Flanders DC koppelt uitdagingen, noden en beleidsaanbevelingen actief terug naar overheden op stedelijk, Vlaams en Europees beleidsniveau via diverse overlegmomenten, consultaties en werkgroepen.

13

Ontwikkelen van instrumenten voor de creatieve economie De (nieuwe) inzichten uit onder andere de behoefteanalyse worden waar nodig en waar mogelijk vertaald naar instrumenten of leidraden die ingezet kunnen worden bij de eigen dienstverlening of bij andere organisaties. Daarnaast worden ook een aantal tools die momenteel in de pijplijn zitten verder uitgewerkt, uitgebouwd en gelanceerd. Train-the-trainers voor de dienstverleners van het generieke programma Er is heel wat kennis en expertise binnen Flanders DC op het vlak van innovatie en creativiteit binnen de meer traditionele ondernemingen. Een restant van onze vorige misse: “ondernemend Vlaanderen creatief maken”. Bedoeling is om die kennis, expertise en tools niet verloren te laten gaan maar door middel van train-the-trainers ter beschikking te stellen aan andere partners, organisaties en coaches.

2.2 Het nieuwe Flanders DC Zoals al aangegeven is er heel wat veranderd binnen Flanders DC. Hier zetten we de grootste veranderingen t.o.v. de vorige periode even op een rijtje. Dit is belangrijk omdat dit meer dan waarschijnlijk ook de manier van communiceren zal veranderen.

2.2.1 Een eengemaakte organisatie Sedert 1 januari 2016 zijn Flanders DC, Flanders Fashion institute en Design Vlaanderen samengevoegd tot één organisatie die de naam Flanders DC draagt. De merken Design Vlaanderen en Flanders Fashion Institute bestaan vandaag nog. Onderdeel van deze opdracht is het opzetten van een brandingoefening om te bekijken of we het samenspel van deze drie brands al dan niet kunnen laten verderleven en opzetten of dat er andere opties moeten gevolgd worden. Elke doelgroep gaat zich moeten terugvinden in de nieuwe positionering en branding.

2.2.2. Nieuwe doelgroep en doelstellingen Flanders DC werd opgericht als de organisatie voor ondernemingscreativiteit. De voornaamste doelstelling was om Vlaamse bedrijven creatiever en innovatiever te maken. Later kwam daar de doelstelling bij om creatieven ondernemender te maken. Sedert 2011 hadden we ook de doelstelling bij om kruisbestuivingen tussen de creatieve sectoren enerzijds en de andere sectoren en kennisinstellingen anderzijds te stimuleren. Vanaf januari 2016 ligt de focus heel duidelijk op het ondernemender maken van de creatieve economie en het zoeken naar kruisbestuivingen met deze creatieve economie. Een doelgroep die in scope wat breder is dan alleen de creatieve sectoren maar tegelijkertijd ook heel wat smaller is aangezien de “traditionele” KMO niet meer tot de doelgroep behoort. Daarnaast heeft Flanders DC wel een meer 1 op 1 opdracht dan vroeger het geval was toen we enkel 1 op veel konden werken.

14

Dit alles gaat een impact hebben op tone of voice en visuele aanpak.

2.2.3 Een extra opdracht: ondernemerschapsimago Flanders DC diende in op het bestek dat de Vlaamse overheid uitschreef om het ondernemerschapsimago in Vlaanderen te verbeteren en heeft deze opdracht ook gewonnen. Het communicatiebureau dat de gunning voor de opdracht voor de communicatie van Flanders DC zal binnenhalen, zal ook op deze opdracht werken. Vandaag bevat het voorstel van Flanders DC onder meer een website en online campagne, een televisieprogramma (dat in samenwerking met de VRT/een productiehuis zou worden gemaakt), een hyperlokale poster- en social campagne, een festival van het ondernemerschap en een online videocampagne.

3. Omschrijving van de opdracht Deze aanbesteding heeft betrekking op ondersteuning van de volledige communicatie van Flanders DC en haar projecten. Het communicatiebureau met inbegrip van onderaannemers of leden van een consortium die weerhouden worden voor deze opdracht, zal geprefereerde partner van Flanders DC worden voor alle communicatie-opdrachten die binnen de huidige en de toekomstige opdracht van Flanders DC zullen ontstaan. Flanders DC heeft echter te allen tijde het recht om, met inachtname van de regels van overheidsopdrachten, andere communicatiebureaus opdrachten te gunnen indien dit nodig of relevant geacht wordt. Er wordt geen minimale afname afgesproken. Bij projecten waarin Flanders DC een minderheidsparticipatie heeft, hetzij geldelijk, hetzij operationeel, zal het communicatiebureau geen aanspraak kunnen maken op deze status.

3.1 Perceel 1: communicatieadvies en -ondersteuing 3.1.1. Strategisch communicatieadvies Flanders DC heeft communicatie-expertise in huis, maar we willen graag een communicatiebureau dat meedenkt met onze communicatiemanagers. Dit zowel op aanvraag als via een proactieve aanpak. Vooral rond positionering en branding is er hier nood aan begeleiding.

3.1.2 Ontwikkelen van een eengemaakte branding en huisstijl Vandaag hebben de drie Flanders DC onderdelen (Flanders DC zelf en de sectormerken Flanders Fashion Institute en Design Vlaanderen) een eigen branding. Het is de bedoeling om te komen tot een ééngemaakte huisstijl waarin rekening wordt gehouden met het al dan niet verdere bestaan van het FFI en Design Vlaanderen merk.

15

Het team van Flanders DC ziet drie scenario’s om de communicatie in de toekomst vorm te geven: 1. De drie merken blijven verder bestaan zoals vandaag het geval is 2. We gaan voor een nieuwe naam die de drie merknamen overspant 3. We houden de naam Flanders DC aan zoals ze bestaat en de merknamen Flanders Fashion Institute en Design Vlaanderen verdwijnen. Al deze opties hebben voor- en nadelen. Het zal een taak zijn van het communicatiebureau dat de opdracht krijgt toegewezen om deze knoop te ontwarren en met een definitief voorstel te komen dat door de Raad van Bestuur van Flanders DC zal moeten worden goedgekeurd. De beslissing van de naamgeving zal de verdere communicatie van Flanders DC beïnvloeden. Zowel de strategie naar corporate communicatie als naar de communicatie van de verschillende projecten van onze organisatie zullen erdoor beïnvloed worden.

3.1.3 Ontwikkelen en begeleiden van campagnes Op jaarlijkse basis creëert Flanders DC een aantal campagnes ter promotie van zichzelf, de projecten die wij doen dan wel van de sectoren waarin wij actief zijn. In veel gevallen hoort hier een kleinere of grotere campagne bij die awareness moet creëeren bij de doelgroep of zelfs ingang moet kunnen vinden bij het grote publiek. Daarbij moet rekening gehouden worden dat er geen budgetten zijn voor grote mediacampagnes.

3.1.4 Ondersteuning van projectcommunicatie Dit betreft het maken van projectwebsites (indien relevant en nuttig), advertenties over het project, opmaken van een mediaplan voor een bepaald event, ontwikkelen van brochures of publicaties enz…

3.1.5 Ontwikkeling van corporate communicatiematerialen We denken hierbij aan businesscards, pop-ups, powerpoint-/key note templates, eventuele gadgets…

3.1.6 Ontwikkeling van corporate website en online communicatie Flanders DC communiceert vooral via digitale kanalen. We hebben verschillende websites voor grote(re) projecten en we willen binnen het komende jaar tot een nieuwe eengemaakte website voor de organisatie komen. Uiteraard blijft het niet beperkt tot deze websites, ook de social kanalen, opmaak van nieuwsbrieven en strategische keuzes voor wat betreft de online communicatie zullen van het geselecteerde bureau worden verwacht. Dit geldt voor heel Flanders DC. Bij dit alles zit dus ook de communicatie-ondersteuning van wat tot kort tot de werking van het FFI en Design Vlaanderen behoorde!

16

3.1.7 Timing De opdracht gaat in op de datum van de gunning en loopt voor maximaal 4 jaar. Indien voor die tijd Flanders DC een verandering in structuur, opdracht of beschikbaar budget ondergaat, kan het de opdracht eenzijdig stopzetten.

3.2 Perceel 2: Audiovisuele content In het kader van het door de Vlaamse overheid uitgeschreven bestek rond het ondernemerschapsimago heeft Flanders DC de opdracht gekregen om aan het imago van ondernemerschap te werken. Eén van de manieren om dit te doen is het realiseren van audiovisuele producties die online zullen worden verspreid. Deze producties moeten een breed publiek ervan overtuigen dat ondernemers een waardevolle inbreng in de maatschappij hebben en het (soms negatieve) beeld van de ondernemer verbeteren. Daarnaast zal het weerhouden productiehuis, social media bureau of videocollectief instaan voor videocontent-ondersteuning van projecten corporate communicatie van Flanders DC. In het voorjaar van 2016 zette Flanders DC als test voor dit programma een samenwerkingsverband op met Audi. Het resultaat was DRIVE, een vierdelige serie over ondernemers in de creatieve sector die aan het stuur van een wagen het verhaal van hun ondernemerschap brachten. Een verderzetting van deze reeks is een mogelijkheid maar ook andere opties liggen vandaag op tafel.

3.2.1. Ontwikkelen en produceren van audiovisuele content en formats Als vertegenwoordiger van de creatieve sector moet Flanders DC cutting edge zijn en blijven in het benaderen van de doelgroep. Net zo willen we communiceren naar het brede publiek waar we zowel een jonger publiek als de “silverliners” willen aanspreken. In eerste instantie is het de bedoeling om via online kanalen (website, social media) te verspreiden die relevant is voor verschillende doelgroepen. Van de partner(s) aan welke het perceel van de audiovisuele realisaties zal worden gegund verwachten we dat zij mee kunnen spelen op het hoogste niveau als het gaat over het aanspreken van een breed publiek. Zij leveren producties aan, van zeer kort tot langere, die in staat zijn om een online publiek te kunnen boeien.

3.2.2 Timing De opdracht gaat in na gunning en loopt voor maximaal 4 jaar. Indien voor die tijd Flanders DC een verandering in structuur, opdracht of beschikbaar budget ondergaat, kan het de opdracht eenzijdig stopzetten. Er moet al in het najaar van 2016 gestart worden met de ontwikkeling en productie van een aantal “spots/video’s”.

17

4. Kandidaatstelling

4.1 Wat moet er in de kandidaatstelling Onderstaande elementen dienen opgenomen te worden in de kandidaatstellingen en dienen ook als selectiecriteria. De mensdagprijzen moeten in het offerteformulier (cfr hoofdstuk 8) opgenomen worden dat volledig ingevuld als bijlage aan de kandidaatstelling moet worden opgenomen.

4.1.1 Beschrijving van het team 4.1.1.1 Voor perceel 1 De indiener moet ervoor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel op de opdracht aan het werk wordt gezet, en hij moet voorzien in te allen tijde beschikbaar “stand-in” personeel, zodat zowel de kwaliteit van de creatieve voorstellen als de afgesproken begeleiding continu wordt gewaarborgd, zowel bij voorziene als onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). Aangezien er mogelijk onder tijdsdruk zal moeten worden gewerkt, maakt dat de nood aan ervaren personeel groter. Indieners zullen in hun kandidaatstelling aantonen over voldoende geschikt personeel (of eventuele freelancers) te beschikken. Hiervoor dient per profiel (zie 4.1.3) een korte cv meegegeven worden. Daarbij dient ook aangegeven te worden wie in het kernteam voor deze opdracht zal voorgesteld worden.

4.1.1.2 Voor perceel 2 Indieners zullen in hun kandidaatstelling aantonen over voldoende geschikt personeel (of eventuele freelancers) te beschikken. Hiervoor dient per profiel (zie 4.1.3) een korte cv meegegeven te worden. Daarbij dient ook aangegeven te worden wie in het kernteam voor deze opdracht zal voorgesteld worden.

4.1.1.3 Selectiecriteria De beoordeling voor perceel 1 en 2 zal gebaseerd worden op volgende selectiecriteria: ● ●

De ervaring en expertise van het team, vooral bij projecten naar/voor de creatieve sector Zijn er voldoende opvangmogelijkheden bij onbeschikbaarheden binnen het project team

Dit criterium telt voor 40% van de punten.

18

4.1.2 Referenties 4.1.2.1 Voor perceel 1 De kandidaatstelling zal minstens drie referenties bevatten van gelijkaardige projecten, klanten en/of opdrachten die uitgevoerd werden door de kandidaat. Hierbij moet vermeld worden: doel van de opdracht, aanpak, resultaat, wie van het team voorgesteld voor de opdracht in dit bestek betrokken was en de relevantie van de referentie voor de opdracht in dit bestek. We vragen daarbij ook expliciet naar referenties die creatief werk vereisten (online en off line). In de kandidaatstelling vragen we links naar het online werk en voorbeelden van het off line werk in bijlage. Verder moeten hier ook contactgegevens van de klant worden meegegeven zodat Flanders DC eventueel direct feedback kan vragen bij deze klant.

4.1.2.2 Voor perceel 2 De kandidaatstelling zal minstens drie referenties bevatten van gelijkaardige projecten, klanten en/of opdrachten die uitgevoerd werden door de kandidaat. Hierbij moet vermeld worden: doel van de opdracht, aanpak, resultaat, wie van het team voorgesteld voor de opdracht in dit bestek betrokken was en de relevantie van de referentie voor de opdracht in dit bestek. Er dient daarbij een link naar gerealiseerde producties gegeven te worden zodat deze door het selectiecomité bekeken kunnen worden. Verder moeten hier ook contactgegevens van de klant worden meegegeven zodat Flanders DC eventueel direct feedback kan vragen bij deze klant.

4.1.2.3 Selectiecriteria De beoordeling voor perceel 1 zal gebaseerd worden op volgende selectiecriteria: ● ● ●

In welke mate tonen de referenties aan dat de kandidaat ervaring heeft met het werken met organisaties zoals Flanders DC In welke mate tonen de referenties dat de kandidaat de creatieve sector weet aan te spreken (conceptueel, tone of voice, visuele uitwerking) De “fit” met de (steeds evoluerende) stijl van Flanders DC die creatief maar zeker ook zakelijk is en moet blijven


4.1.3 Mensdagprijzen 4.1.3.1 Voor perceel 1 De indiener zal via het offertformulier (te kopiëren uit hoofdstuk 8) voor elk van onderstaande profielen van het onder 4.1.1.1 beschreven beschreven team de mensdagprijs geven, uiteraard in de mate dat deze opgenomen zijn in het voorgestelde team:

19

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Strategic Director (of gelijkaardig) Art/Creative Director (of gelijkaardig) Technical Director (of gelijkaardig) Software Ontwikkelaar Web Ontwerper (of gelijkaardig) Web Ontwikkelaar (of gelijkaardig) Grafisch Ontwerper (of gelijkaardig) Copywriter (of gelijkaardig) Communicatieadviseur (of gelijkaardig) Account Manager (of gelijkaardig) Project Manager (of gelijkaardig) Community manager (of gelijkaardig) ...

Indien bijkomende profielen worden voorgesteld wordt gevraagd om daar eveneens mandagprijzen voor te voorzien. Deze moeten dan ook ook zo in het offerteformulier overgenomen worden.

4.1.3.1 Voor perceel 2 De indiener zal voor elk van onderstaande profielen van het onder 4.1.1.2 beschreven beschreven team de mensdagprijs geven, uiteraard in de mate dat deze opgenomen zijn in het voorgestelde team: ● ● ● ● ●

Project manager (of gelijkaardig) Regisseur (of gelijkaardig) Reporter/journalist (of gelijkaardig) Monteur (of gelijkaardig) …

Indien bijkomende profielen worden voorgesteld wordt gevraagd om daar eveneens mandagprijzen voor te voorzien. Deze moeten dan ook ook zo in het offerteformulier overgenomen worden.

4.1.3.3 Selectiecriteria De beoordeling zal gebaseerd worden op volgende selectiecriteria: ● ●

De eenduidigheid van de prijszetting De hoogte van de mensdagprijzen


4.1.4 Bankverklaring

20

Een bankverklaring waarin de financiële gezondheid van de kandiderende onderneming wordt bevestigd. Dit is een uitsluitend criterium. Indien de verklaring niet wordt afgeleverd, wordt de kandidaat definitief uitgesloten van de procedure.

4.2 Indienen van de kandidaatstelling Alle kandidaatstellingen dienen ingediend te zijn ten laatste op 04/07/2016 voor 17u00. Er wordt gevraagd om deze op papier af te leveren bij Flanders DC op volgende adres: Flanders DC (t.a.v. Jan Seurinck) Diestsevest 76 3000 Leuven Het moment van indiening van deze papieren versie telt als tijdsstempel en bepaalt of de indieningstermijn werd behaald of niet. Daarnaast wordt gevraagd om de kandidaatstelling en bijlagen in PDF door te sturen via e-mail aan volgende personen: ● ●

[email protected] [email protected]

Flanders DC heeft bewust gekozen om geen online procedure via de e-Procurement site van de overheid op te zetten. Ondanks de voordelen die dit platform zou moeten hebben, merken we uit eigen ondervinding dat er helaas heel wat problemen zijn indien dit platform gebruikt wordt in een Mac-omgeving. Om frustraties te vermijden en om iedereen dezelfde kansen te geven hebben we daarom gekozen voor de ouderwetse methode van een papieren indiening.

21

5. Wat verwachten we in de offerte Weerhouden kandidaten worden gevraagd om een offerte in te dienen. In dit hoofdstuk geven we aan wat er in de offerte moet opgenomen worden.

5.1 Offerte perceel 1 Om de werking van elk kandidaat-bureau in te schatten vraagt Flanders DC onderstaande elementen uit te werken. De referenties en teamsamenstelling worden uit de kandidaatstelling genomen door het selectiecomité en moeten dus niet meer in de offerte worden opgenomen. Indien de indiener bijkomende referenties of wijzigingen in het team wil meegeven, kan dat uiteraard maar er moet dan duidelijk aangegeven worden dat er nieuwe elementen in deze zijn toegevoegd. Het offerteformulier dient wél opnieuw mee opgestuurd te worden.

5.1.1 Branding & positionering Zoals eerder aangegeven staat het nieuwe Flanders DC voor een nieuwe positionering wat zich zal uiten in een nieuwe branding. In 3.1.2 werden de opties die het team vandaag ziet al kort aangehaald: 1. De drie merken blijven verder bestaan zoals vandaag het geval is met een eigen identiteit en visuele branding. ○

Voordelen zijn ondermeer: ■ Herkenbaarheid bij de doelgroep van elk van de drie organisaties: de oude vertrouwde organisaties blijven op post ■ Verder surfen op opgebouwde reputatie: er moet niets van nul opgebouwd worden ■ Het is duidelijk dat er extra nadruk ligt op mode en design ■ Minimale aanpassingen in communicatiekanalen en dus ook beperkte kosten.

○

Nadelen zijn ondermeer: ■ Complexiteit van communicatie: wanneer communiceren we onder welke naam - “zijn jullie nu 1 organisatie of toch 3?” ■ Gaming (als sector waar we extra nadruk op moeten leggen) blijft dan een beetje uit de boot vallen ■ Het feit dat we als nieuwe organisatie ook een andere opdracht hebben dan voorheen is minder duidelijk ■ Moeilijkheid om als één organisatie naar buiten te komen wat ook intern blijft leiden naar silodenken.

2. We gaan voor een nieuwe naam en nieuwe visuele identiteit die de drie merknamen overspant: 22

○

Voordelen zijn ondermeer: ■ Een nieuwe opdracht, een nieuwe naam: geeft de start van iets nieuws het beste aan ■ Is een kans om veel “buzz” te creëren rond de nieuwe organisatie ■ Geeft de kans om duidelijk te maken dat we voor heel de creatieve economie werken en de perceptie wegwerken, zoals met de branding van vandaag, dat we op mode, design focussen en dan ook nog “de rest” ■ Het geeft een nieuwe vlag om als één team achter te lopen

○

Nadelen zijn ondermeer: ■ Alles is van nul op te bouwen: er kan niet meer gebouwd worden op bestaande reputaties ■ Praktisch heeft dit impact op e-mail adressen, corporate communicatiemateriaal, enz… wat qua inspanningen en kosten hoog kan oplopen ■ Welke naam kan enerzijds de nieuwe opdracht en doelgroep dekken maar tegelijkertijd toch open genoeg zijn om andere/nieuwe opdrachten (zoals bv project rond imagobevordering van ondernemerschap in het algemeen) ook mogelijk te maken ■ Hoe duidelijk maken dat we voor iedereen werken met toch wel een extra nadruk op mode, design en gaming.

3. We houden de naam Flanders DC aan en de merknamen Flanders Fashion Institute en Design Vlaanderen verdwijnen. ○

Voordelen zijn ondermeer: ■ Herkenbaarheid bij de doelgroep: Flanders DC is vrij breed bekend met in het verleden ook al activiteiten naar design en met FFI al 7 jaar als onderdeel van de organisatie ■ Is een open brand dat op veel situaties van toepassing kan zijn, ook op projecten die strikt genomen buiten de creatieve economie vallen (zie bv project rond imagobevordering) en dat toelaat om in het kader van kruisbestuiving de brug te maken naar andere sectoren (aangezien deze sectoren Flanders DC al kennen vanuit de vroegere opdracht) ■ Eén naam maakt communicatie makkelijker ■ Geeft de kans om duidelijk te maken dat we voor heel de creatieve economie werken en de perceptie wegwerken, zoals met de branding van vandaag, dat we op mode, design focussen en dan ook nog “de rest”

○

Nadelen zijn ondermeer: ■ Gaat de oude opdracht van Flanders DC, creativiteit bij alle ondernemingen brengen, niet steeds terug boven water komen als de naam hetzelfde blijft ■ Gaan de creatieve sectoren zich wel voldoende herkennen in deze naam en de huidige visuele uitwerking ■ Reputatie die Design Vlaanderen en FFI hebben opgebouwd is weg

23

■

Hoe duidelijk maken dat we voor iedereen werken met toch wel een extra nadruk op mode, design en gaming.

Voor deze branding/positionering-oefening willen we nu volgende aspecten in de offerte beschreven zien: ●

Plan van aanpak van de branding/positionering-oefening: ○ Methodiek en stappen van de oefening ○ Eventuele stakeholders die betrokken moeten worden ○ Tijdslijn van de oefening: wanneer zijn we klaar.

●

Flanders DC wil graag een eerste, korte visie van de indiener weten met betrekking tot de beschreven opties van branding: welke heeft de voorkeur of welke andere optie zou voorgesteld worden? Wat is de beste strategie om als verenigde organisatie naar de doelgroep van de creatieve economie te trekken?

●

De totale prijs voor de gehele oefening tot en met het uitwerken van een eventueel nieuw logo (of aanpassing van bestaande logo(‘s)), voldoende uitgesplitst en inclusief en exclusief BTW.

5.1.2 Huisstijlgids Gebaseerd op de branding/positioneringsoefening zal er een nieuwe huisstijlgids moeten worden uitgewerkt. We willen in de offerte het volgende beschreven zien: ●

Een oplijsting van wat allemaal in de huisstijlgids vervat zit

●

De doorlooptijd voor oplevering

●

De prijs voor het opleveren ervan, voldoende uitgesplitst en inclusief en exclusief BTW.

5.1.3 Communicatie rond rebranding Afhankelijk van de visie op de keuze in 5.1.1 zal er meer dan wel minder communicatie moeten opgezet worden om de nieuwe branding en positionering van Flanders DC duidelijk te maken. We zoeken naar de visie van de indiener hierin. Dienen we eerder te kiezen voor een “soft launch” met aanpassing van logo/nieuw logo en nieuwe website? Of moeten we gaan voor een echte campagne om onze nieuwe opdracht duidelijk te maken? Hoe gaan we de doelgroep van de creatieve economie duidelijk maken dat we er voor hen zijn voor al hun zakelijke vragen: We willen in de offerte het volgende beschreven zien: ●

Een communicatieplan om de nieuwe organisatie naar de doelgroep toe te brengen met daarin beschrijving van de voorziene acties en de timing ervan

24

●

De prijs voor de uitvoering van de acties in dit plan, voldoende uitgesplitst en inclusief en exclusief BTW.

5.1.4 Manier van samenwerking Flanders DC en de geselecteerde dienstverlener(s) gaan samen een lang traject aan. De dienstverlener wordt dan ook een belangrijke partner van Flanders DC. De manier van samenwerken is daarom belangrijk. Hoe ziet de indiener deze samenwerking: ● ● ● ●

●

Hoe worden opdrachten gegeven en besproken? Hoe wordt er omgegaan met change requests? Work until it works of maximaal aantal iteraties? Dienen er hier bepaalde procedures gevolgd te worden? Hoe krijgt Flanders DC inzicht in timing, vooruitgang en budget van lopende projecten? Is er één accountmanager of aanspreekpunt binnen de organisatie? Kan Flanders DC rechtstreeks met designers, webdevelopers communiceren of niet? Hoe zit dit bij een eventueel consortium? …

5.1.5 Mensdagprijzen De mensdagprijzen voor de verschillende profielen uit de kandidaatstelling dienen hier nogmaals opgenomen te worden via het offerteformulier. Bijkomende mensdagprijzen dienen duidelijk aangegeven te worden. In de offerte mogen de mandagprijzen niet hoger zijn dan in de kandidaatstelling. Lager uiteraard wel...

5.1.6 Offertefomulier, bijlagen en ondertekening In hoofdstuk 8, 9 en 10 worden de administratieve formaliteiten meegegeven die zeker ook dienen opgenomen te worden in de offerte.

5.2 Offerte perceel 2 Om de werking van elk kandidaat-bureau in te schatten vraagt Flanders DC onderstaande elementen uit te werken. De referenties en teamsamenstelling worden uit de kandidaatstelling genomen door het selectiecomité en moeten dus niet meer in de offerte worden opgenomen. Indien de indiener toch nog bijkomende referenties of wijzigingen in het team wil meegeven, kan dat uiteraard maar er moet dan duidelijk aangegeven worden dat er nieuwe elementen in deze zijn toegevoegd. Het offerteformulier dient wél opnieuw mee opgestuurd te worden.

25

5.2.1 Format rond ondernemersverhalen Eén van de opdrachten van Flanders DC is het opzetten van een activiteitenportfolio om het imago van ondernemerschap te verhogen. Een onderdeel daarvan is het inzetten van videocontent om deze via verschillende kanalen te verspreiden. Vandaag hebben we al enkele zulke filmpjes gemaakt onder het format van Drive: http://www.flandersdc.be/nl/blog/drive-dedrijfveren-van-dirk-wynants

We vragen de indiener om een nieuw voorstel van format voor te stellen met dezelfde doelstelling: laten zien dat ondernemers mensen zijn. Het zijn mensen zoals jij en ik die vanuit een bepaalde passie aan de slag zijn gegaan. Dit leven heeft zijn voor- en nadelen. We willen echt de mens achter de ondernemer tonen. We willen in de offerte het volgende beschreven zien: ●

Een voorstel van format: wat voor type content zou gebracht kunnen worden, is het een reeks of zijn op het op zich staande filmpjes, welke ondernemers laten we aan bod komen, hoe brengen we die bij de brede doelgroep (langs welke online kanalen),...

●

Het budget nodig om dat format op te zetten met een duidelijke opsplitsing van het budget met de prijzen inclusief en exclusief BTW. Daarbij moet ook duidelijk aangegeven te worden hoeveel content er zal opgeleverd worden.

5.2.2 Mensdagprijzen De mensdagprijzen voor de verschillende profielen uit de kandidaatstelling dienen hier nogmaals opgenomen te worden. Bijkomende mensdagprijzen dienen duidelijk aangegeven te worden. In de offerte mogen de mandagprijzen niet hoger zijn dan in de kandidaatstelling. Lager uiteraard wel...

5.2.3 Offertefomulier, bijlagen en ondertekening In hoofdstuk 8, 9 en 10 worden de administratieve formaliteiten meegegeven die zeker ook dienen opgenomen te worden in de offerte.

5.3 Selectiecriteria Op basis van onderstaande selectiecriteria zal één of meerdere indieners of geselecteerd worden of uitgenodigd worden voor verdere onderhandelingen.

5.3.1 Voor Perceel 1 De kwaliteit van de invulling van de elementen zoals in 5.1 opgegeven (40%) Dit hoofdcriterium zal worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde subcriteria:

26

● ● ● ● ●

De kwaliteit en praktische ingesteldheid van het plan van aanpak van de branding oefening De kwaliteit van de uitwerking van de visie op de nieuwe branding van Flanders DC De kwaliteit en praktische ingesteldheid van het communicatieplan rond de nieuwe branding van Flanders DC Het aantonen van het begrijpen van de uitdagingen en context van Flanders DC De duidelijkheid van alle toelichtingen.

De referenties (20%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst op basis van: ● Ervaring met de creatieve sector ● Ervaring met opdrachten in de publieke sfeer ● Visuele match van deze referenties met de Flanders DC identiteit ● Feedback van klanten Flanders DC behoudt zich het recht voor om de referenties te contacteren.

De kwaliteit (en de referenties) van het team (20%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst aan de hand van volgende subcriteria: ● De voor de opdracht relevante kwalificaties en ervaring van de voorgestelde projectleider en projectmedewerkers ● Hun inzetbaarheid gedurende de periode waarop de opdracht betrekking heeft ● De vervangbaarheid van het voorgestelde team door personen met minstens dezelfde capaciteiten ● De gewaarborgde snelheid van een dergelijke vervanging

De aanpak van samenwerking (10%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst aan de hand van volgende subcriteria: ● De praktische ingesteldheid van het voorstel ● De openheid en transparantie van de dienstverlener

De economische voordeligheid van de prijsopgave (10%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst op basis van: ● De mensdagprijzen aangegeven voor de verschillende profielen. Hierbij wordt teruggevallen op de mensdagprijzen in de kandidaatstelling ● De prijsopgaves zoals gevraagd in 5.1 ● De duidelijkheid van de prijsopgave.

5.3.2 Voor Perceel 2 De kwaliteit van de invulling van de elementen zoals in 5.2 opgegeven (40%) Dit hoofdcriterium zal worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde subcriteria: ● De geschiktheid van het voorgestelde format om onze doelstelling te bereiken

27

● ● ●

De kwaliteit en creativiteit van het format Het aantonen van het begrijpen van de uitdagingen en context van Flanders DC De duidelijkheid van alle toelichtingen.

De referenties (20%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst op basis van: ● Ervaring met de creatieve sector ● Ervaring met opdrachten in de publieke sfeer Flanders DC behoudt zich het recht voor om de referenties te contacteren.

De kwaliteit (en de referenties) van het team (20%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst aan de hand van volgende subcriteria: ● De voor de opdracht relevante kwalificaties en ervaring van de voorgestelde projectleider en projectmedewerkers ● Hun inzetbaarheid gedurende de periode waarop de opdracht betrekking heeft ● De vervangbaarheid van het voorgestelde team door personen met minstens dezelfde capaciteiten ● De gewaarborgde snelheid van een dergelijke vervanging

De economische voordeligheid van de prijsopgave (20%) Dit hoofdcriterium wordt getoetst op basis van: ● De mensdagprijzen aangegeven voor de verschillende profielen. Hierbij wordt teruggevallen op de mensdagprijzen in de kandidaatstelling ● De prijsopgaves zoals gevraagd in 5.2 ● De duidelijkheid van de prijsopgave.

5.4 Indienen van de offertes De offertes moeten ten laatste ingediend zijn 15 dagen na notificatie van de selectie van de kandidaat. De voorlopige richtdatum bij het schrijven van dit bestek is 20 juli, 17 uur. Er wordt gevraagd om deze op papier af te leveren bij Flanders DC op volgende adres: Flanders DC (t.a.v. Jan Seurinck) Diestsevest 76 3000 Leuven Het moment van indiening van deze papieren versie telt als tijdsstempel en bepaalt of de indieningstermijn werd behaald of niet.

28

Daarnaast wordt gevraagd om de offerte en bijlagen in PDF door te sturen via e-mail aan volgende personen: ● ●

[email protected] [email protected]

Flanders DC heeft bewust gekozen om geen online procedure via de e-Procurement site van de overheid op te zetten. Ondanks de voordelen die dit platform zou moeten hebben, merken we uit eigen ondervinding dat er helaas heel wat problemen zijn indien dit platform gebruikt wordt in een Mac-omgeving. Om frustraties te vermijden en om iedereen dezelfde kansen te geven hebben we daarom gekozen voor de ouderwetse methode van een papieren indiening.

Tegenover het uitvoeren van deze offerte staat voor perceel 1 een symbolische financiële vergoeding van € 2500 op voorwaarde dat de offerte minstens de helft van de punten haalt. Deze wordt niet uitgekeerd aan de indiener die weerhouden wordt. Tegenover het uitvoeren van deze offerte staat voor perceel 2 een symbolische financiële vergoeding van € 500 op voorwaarde dat de offerte minstens de helft van de punten haalt. Deze wordt niet uitgekeerd aan de indiener die weerhouden wordt.

29

6 Praktische en legale bepalingen 6.1 Aard van de opdracht en gunningswijze Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24 december 1993). De gunning van deze opdracht gebeurt via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1° a) van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. Dit bestek is bedoeld als gemeenschappelijke basis om de offertes van de verschillende kandidaat-opdrachtnemers te vergelijken. Nadien zijn er nog onderhandelingen mogelijk. De effectieve gunning geschiedt door ondertekening van een bestelbrief.

6.2 Opdrachtgever Flanders District of Creativity vzw De inschrijver moet alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan het volgende adres : Flanders DC vzw T.a.v. dhr. Pascal Cools Algemeen Directeur Diestsevest 76 3000 Leuven tel.: 016 24 29 01 e-mail: [email protected] Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek, kunnen de bureaus na de briefing terecht bij: Jan Seurinck Communicatiemanager Flanders DC vzw Diestsevest 76 3000 Leuven tel.: 016 24 29 04 - gsm: 0485 353 343 e-mail: [email protected]

30

Of in diens afwezigheid met Pascal Cools (voor contactgegevens zie hierboven) Indien de opdrachtgever van oordeel is dat naderhand door een inschrijver gestelde vragen relevant zijn voor alle kandidaten, dan zal hij die vraag schriftelijk reproduceren in neutrale, algemene termen, zonder de identiteit van de vraagsteller bloot te geven, en samen met het antwoord schriftelijk bezorgen aan alle kandidaten. Vooraleer de offerte wordt ingediend corresponderen enkel de inschrijvers met deze contactpersonen en dus niet eventueel ingeschakelde onderaannemers. Het bureau waaraan de opdracht werd gegund, fungeert ook na de gunning als eerste gesprekspartner. De opdrachtnemer hoeft echter niet op te treden als gesprekspartner in welomlijnde gevallen, zoals concrete praktische vragen bij de uitvoering van de opdracht in onderaanneming.

6.3 Uitvoeringstermijn en dwingende tijdsbepaling De opdracht loopt 4 jaar vanaf ondertekening van de bestelbrief. De samenwerking kan eenzijdig door de aanbestedende overheid worden stopgezet - zonder de volledige offerteprijs te betalen en zonder dat dit (meer)kosten met zich meebrengt voor het opdrachtgevend bestuur - indien uit een evaluatie zou blijken dat de opdracht niet naar behoren wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer. Bij het niet respecteren van de overeengekomen timing(s) door de opdrachtnemer behoudt het opdrachtgevend bestuur zich het recht voor om de verdere uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor bepaalde duur (maximaal 12 maanden) op te schorten of te verbreken, zonder dat dit meerkosten met zich brengt voor het opdrachtgevend bestuur. Bij laattijdige leveringen kunnen van rechtswege boetes opgelegd worden. (Art. 75, § 1 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden bij KB 26-09-1996.)

6.4 Regelgeving die van toepassing is op deze opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de onderstaande wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden. ● ● ●

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

31

●

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

… gewijzigd door en aangevuld met de bepalingen van dit bestek en de andere documenten waarnaar dit bestek verwijst. U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten

6.5 Bijzondere verbintenissen van de inschrijver De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. De inschrijver moet alle maatregelen treffen om het confidentieel karakter van de verstrekte gegevens te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang toe heeft.

6.6 Bijzondere verbintenissen van de opdrachtnemer ●

De opdrachtnemer aanvaardt dat de opdrachtgever eigenaar wordt van alle communicatiemiddelen en -producten ontwikkeld in het kader van deze opdracht.

●

De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden.

●

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht.

●

De opdrachtnemer moet zo discreet en anoniem mogelijk te werk gaan in de opdracht.

●

De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of ‘case’, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing de toestemming heeft gevraagd en gekregen van de opdrachtgever. Deze opdracht mag niet eerder als ‘case’ worden voorgelegd aan derden en ook achteraf niet, in zoverre mocht blijken dat de opdracht niet (naar behoren) werd uitgevoerd.

6.7 Vergoeding van niet-weerhouden kandidaat-inschrijvers De inschrijvers die na selectie in de fase van kandidaatstelling werden uitgenodigd om een offerte in te dienen, deze ook naar behoren hebben gedaan maar aan wie de opdracht niet werd 32

gegund, kunnen aanspraak maken op een symbolische vergoeding van € 2500 voor perceel 1 en €500 voor perceel 2.

6.8 Media-aankoop Opgelet! De opdracht beschreven in dit bestek, omvat op geen enkel ogenblik de aankoop van mediaruimte, tenzij hoogstens het overmaken van aanbevelingen daaromtrent. De aankoop van advertentieruimte in de sector van de geschreven pers (dagbladen, weekbladen en het gros van de periodieke pers) en de audiovisuele media (nationale maar ook regionale radio- en tvzenders), en bij andere mediakanalen (affichage, internet …. ) gebeurt via Flanders DC en niet door de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers tenzij duidelijk kan aangetoond worden dat dit kan leiden tot kortingen t.o.v. de prijs die Flanders DC zelf dient te betalen. Hetzelfde geldt voor de eventuele verspreiding van drukwerk via invoeging ‘encartage’ in de geschreven pers, namelijk door gebruik te maken van de mogelijkheid om een publicatie als bijlage in te leggen in of toe te voegen aan een dagblad of tijdschrift, als ware het een advertentie. De productie van die bijlage en de levering ervan op de juiste plaats, maken dan weer wel deel uit van de opdracht.

6.9 Praktische en technische bepalingen voor de communicatieproducten Bij alle creaties zal (na de gunning) rekening moeten worden gehouden met de huisstijl van Flanders DC. Aangezien de opdrachtgever eigenaar is van de producten die werden gebruikt bij eerder gevoerde communicatie, zal alle materiaal daaruit dat eventueel relevant wordt geacht na de gunning, zo snel mogelijk aan de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld. Aangezien de opdrachtgever eigenaar wordt van de communicatieproducten (cfr. 6.6), zal de opdrachtnemer aan het einde van de opdracht, en na overleg met de opdrachtgever, nog eens alle relevante aangemaakte producten leveren op een zo klein mogelijk aantal digitale dragers. Bij het aanmaken van die drager(s) zal de opdrachtnemer vooraf over de inhoud en de drager ervan overleggen met de opdrachtgever. Indien er beelden zouden worden ingekocht (bv. van een fotobank), moet vooraf terdege rekening worden gehouden met onderstaande bepalingen, met de bepalingen over de intellectuele, auteurs- en vermogensrechten en met de bepalingen over agentschapsidentificatie waaruit volgt dat de naam van een fotobank of een andere leverancier van beelden niet kan worden vermeld, tenzij hoogstens in de colofon van drukwerk). De essentiële elementen van de vormtaal of alle andere belangrijke communicatieonderdelen die de opdrachtnemer levert, moeten kunnen worden geleverd in resoluties die zowel kunnen worden gebruikt in advertenties, drukwerk of audiovisueel materiaal, als op websites (waar de downloadsnelheid van groter belang is dan de resolutie).

33

Voor gebruik op de website moeten alle relevante onderdelen(= af te spreken) van elk eventueel ontwerp of design en alle belangrijke elementen (bv. foto's, icoontjes en alle andere gebruikte en aangemaakte beelden, filmpjes of animaties, bv. ook bewerkingen/composities/fotomontages) ook nog eens apart worden aangeleverd, in nader te bepalen resoluties. Voor de levering van eventuele webpagina's of webdesigns gelden tevens bepaalde technische vereisten en html-specificaties. De opdrachtnemer moet hier dan afspraken over maken met de opdrachtgever. Zo moeten de webpagina’s in de mate van het mogelijke beantwoorden aan de voorwaarden van toegankelijkheid. Zie daarvoor www.vlaanderen.be/toegankelijkweb Van eventuele geluids- of beeldopnames moeten ook bestanden kunnen worden aangemaakt die de opdrachtgever op zijn website kan gebruiken. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht.

34

7. Administratieve bepalingen

7.1

RSZ-verplichtingen (art.61, §1 & §2,5° en 62 KB plaatsing)

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61, §1 & §2,5°. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 60, §1. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.

7.2 Prijs en prijsbepaling (zie artikels 86 en 87 van het KB van 08-01-96) De prijsopgave moet voldoende gedetailleerd zijn zodat de opdrachtgevers inzicht krijgen in de verschillende kostprijsdragers die de inschrijvers onderscheidt. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. De inschrijver zal een gedetailleerde beschrijving en prijsopgave doen.

7.2.1 Inbegrepen prijselementen (art. 19, §3 KB plaatsing) Alle in dit artikel opgenomen elementen zijn inbegrepen.

7.2.2 Prijsherziening (art. 20 KB plaatsing) Er wordt geen prijsherziening voorzien.

7.2.3 Prijsonderzoek (art. 21 KB plaatsing) Op verzoek van Flanders DC verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

35

Het is toegelaten naast de gevraagde voorstellen ook alternatieve voorstellen in te dienen met bijhorende alternatieve prijzen. Hierbij wordt gevraagd aan de inschrijver om duidelijk aan te geven welk alternatief zijn voorkeur wegdraagt en waarom. De definitieve mandagprijzen worden bepaald tijdens de onderhandelingen.

7.3 Inhoud en vorm van de offerte (zie artikels 89 en 90 van het KB van 08-01-96) De offerte moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: ● Het offerteformulier (= inschrijvingsbiljet), dat moet worden opgesteld volgens het model dat bij dit bestek is gevoegd. Het offerteformulier moet worden ingevuld, gedateerd, en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. Alle prijzen moeten worden opgegeven in euro. De BTW moet apart worden vermeld en bij de prijs van de offerte worden gevoegd. ● Wanneer de offerte door een gevolmachtigde wordt ingediend, moet één van de volgende documenten bij de inschrijving worden gevoegd: ● de authentieke of onderhandse akte waarbij de machtiging aan de gemachtigde wordt verleend ● een eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk ● een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde werd gepubliceerd ● De statuten van de onderneming. ● Het ondernemingsnummer. ● RSZ-attest: voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid zelf het RSZ-attest bij de betrokken instantie via elektronische weg op, conform art. 72, §5 (KB van 08-01-96). Bij deze offerte voegt de buitenlandse inschrijver een attest (ev. attesten), of een verklaring toe overeenkomstig de bepalingen van art. 69bis, §2 (KB van 08-01-96). ● De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld ● Een gedetailleerde beschrijving van de voorstellen en prestaties ● De bijlagen die eventueel bij de antwoorden horen ● Alle andere documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offerte Alle correcties, schrappingen, doorhalingen, overschreven stukken of aanvullingen in de eigenlijke offerte, in de inventaris, of in de antwoorden, dienen van een handtekening door de bevoegde persoon voorzien te zijn. Opgelet: een parafering volstaat NIET! De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij het bestek horende formulier. Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ……………………. verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en neem daarvoor alle verantwoordelijkheid op.”

36

De inschrijvers worden eveneens verzocht hun offerte te voorzien van paginanummers.

7.4 Indienen van de offertes De inschrijver bezorgt zijn offerte op papier De offertes moeten uiterlijk op 20 juli, om 17.00u tegen ontvangstbewijs worden overhandigd aan: Flanders District of Creativity vzw T.a.v. Jan Seurinck Diestsevest 76 3000 Leuven De inschrijver moet de offerte in een definitief gesloten envelop steken en daarop in grote drukletters vermelden: OFFERTE – NIET OPENEN.

7.5

Taalgebruik

(zie artikel 102 van het KB van 08-01-96) De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

7.6

Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers

(zie artikel 116 van het KB van 08-01-96) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes.

7.7

Borgtocht

(zie artikel 5, §3 en artikel 9, §2 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden - bijlage bij het KB van 26-09-96) Een borgsom is verplicht zodra de geraamde uitvoeringstermijn 30 kalenderdagen overschrijdt of zodra het geraamde bedrag van de opdracht hoger ligt dan 22.000,00 euro (exclusief btw). De borgtocht zal 5% bedragen van de oorspronkelijke aannemingssom (exclusief btw), i.e. de overeengekomen vergoeding voor de opdracht - hoe groot dat bedrag ook is.

37

Ze moet zo snel mogelijk na de gunning worden gestort, want het bewijs van borgstelling moet binnen 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de ondertekening van de bestelbrief, aan het opdrachtgevend bestuur worden geleverd. Indien de borgtocht in speciën wordt gesteld, moet de overschrijving gebeuren op Postchequerekeningnummer 679-2004099-79 van de Depositoen Consignatiekas (23ste directie), administratie van de Thesaurie, Federale Overheidsdienst Financiën, Wetstraat 71, 1040 Brussel. - de BIC-code van De Post = PCHQ BEBB (bank identifier code, vroeger Swift-code genoemd) - de IBAN-code van de Deposito- en Consignatiekas = BE58 6792 0040 9979 (international bank account number). De opdrachtnemer bewijst aan de opdrachtgever dat hij de borgtocht heeft gestort door ofwel het debetbericht van de Postcheque over te leggen, ofwel door het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas door te sturen. Na de storting van de borg stuurt de Deposito- en Consignatiekas aan de borgsteller immers een ontvangstbewijs op, een bericht van borgstelling, dat de opdrachtnemer vervolgens hoort door te sturen naar de opdrachtgever. De opdrachtnemer mag dus enkel een kopie bijhouden, niet het origineel. Hij houdt wel het bewijs van inschrijving bij. De borgtocht kan pas worden terugbetaald op het einde van de looptijd van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de gevraagde diensten werden geleverd en voltooid. Dit alles wil zeggen: nadat de opdracht is opgeleverd. De borgtocht wordt daarna doorgaans in één keer vrijgegeven doordat de opdrachtgever een brief stuurt naar de Deposito- en Consignatiekas, met kopie aan de opdrachtnemer. Gedeeltelijke teruggave van de borgtocht is eveneens mogelijk. Bijvoorbeeld, wanneer een grote opdracht uit delen bestaat, kan de borgtocht die voor dat deel is betaald, worden teruggestort zodra één substantieel deel is afgerond.

7.8

Intellectuele en auteursrechten op de communicatiemiddelen

(zie artikel 14 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden - bijlage bij het KB van 26-09-96) De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin, de beeldtaal en de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Voor alle duidelijkheid: de afstand van rechten geldt uiteraard niet voor de offertes van de kandidaat-opdrachtnemers die niet worden geselecteerd. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht definitief en zonder enige beperking de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die in het kader van de opdracht worden aangemaakt, zijnde: ● het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht

38

● het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling ● het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht ● het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. Indien er voor het gebruiksrecht van de software, of bepaalde onderdelen ervan, betaald moet worden, moet deze licentiekost en de aard van de licentie duidelijk en afzonderlijk vermeld worden in de offerte. Eventuele terugkerende kosten (bijvoorbeeld licentiekosten of een standaard upgradeprogramma) moeten zeer duidelijk vermeld worden op jaarbasis. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, worden eigendom van de opdrachtgever.

7.9

Betalingswijze

(zie artikel 15 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden - bijlage bij het KB van 26-09-96) De betalingen worden uitgevoerd door Flanders District of Creativity vzw. Schuldvorderingen en facturen worden aan haar overgemaakt. Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie kan enkel voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen worden moeten het totale bedrag vermelden. Facturen moeten verder volgende gegevens bevatten: ● post- of bankrekeningnummer; ● adres van de bank; ● factuurnummer; ● BTW-tarief en toegepast tarief; Alle facturatiebedragen moeten worden uitgedrukt in euro. Facturen moeten worden geadresseerd aan: Flanders District of Creativity T.a.v. Jan Seurinck (of iemand anders indien anders vermeld in de bestelbon) Diestsevest 76 3000 Leuven Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 dagen na aanvaarding ervan.

39

7.10 Rechtsvorderingen (zie artikel 18 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden - bijlage bij het KB van 26-09-96) Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven. De voertaal is het Nederlands. De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

7.11 Opleveringen (zie artikel 19, § 1 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden - bijlage bij het KB van 26-09-96) De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de opdrachtnemer aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijner laste.

7.12 Straffen (art. 45 KB uitvoering) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen).Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. 40

8. Offerteformulier (verplicht in te vullen - te kopiëren in kaniddaatstelling/offerte) Gegevens van de opdrachtgever Flanders District of Creativity Diestsevest 76 3000 Leuven België Contactpersoon Jan Seurinck Tel. 016242912 GSM 0486322750

Gegevens van de kandidaat-opdrachtnemer De bedrijfsgegevens ● ● ● ● ● ● ● ●

Naam van het bedrijf Rechtsvorm Nationaliteit Adres van de maatschappelijke zetel Adres van het bedrijf of de afdelingen (indien verschillend) Inschrijvingsnummer RSZ Ondernemingsnummer BTW-nummmer

De naam en familienaam van de vertegenwoordiger of de vertegenwoordigers ● ● ●

Voornaam Naam, adres Voornaam Naam, adres ...

Heeft het bedrijf personeelsleden in dienst die aan de wetsbepalingen op de Sociale Zekerheid onderworpen zijn? ❏ Ja ❏ Nee

41

Gegevens van de opdracht Vul in de onderstaande tabel per profiel (indien van toepassing) de mensdagtarieven in die voor de opdracht zullen worden aangerekend. Indien van toepassing. Zowel in cijfers als in woorden. Vul aan voor eventuele andere profielen. Strategic Director Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Art/Creative Director Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Technical Director Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Softwareontwikkelaar Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Web designer Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Web developer Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Grafisch ontwerper Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Copywriter Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Communicatieadviseur Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Community manager Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Account manager

42

Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Project manager Exclusief BTW Inclusief BTW

Euro Euro

Euro Euro

Financiële gegevens ● ● ● ●

Rekeningnummer Naam rekeninghouder Financiële instelling IBAN-code

43

9. Bijlagen Voeg bij de offerte de volgende stukken ● ●

De antwoorden op alle vragen die in het bestek worden gesteld Alle bijlagen en andere documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offerte

Als deze offerte door een gevolmachtigde van de opdrachtnemer wordt ingediend, voegt u bij deze offerte ook een van de volgende documenten ● ●

De authentieke of onderhandse akte waarin de machtiging aan de gevolmachtigde wordt verleend, of een kopie van die akte Een kopie van de bijlage uit het Belgisch staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde zijn opgenomen

44

10. Ondertekening (te kopiëren in de offerte) Ik verbind me ertoe de opdracht die in deze offerte beschreven staat, uit te voeren overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden in het bestek. Ik bevestig dat ik de voorschriften van de sociale wetgeving naleef, voorzover die van toepassing zijn en machtig de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid om alle inlichtingen over mijn bijdragen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid of over die van de kandiderende vennootschap, rechtstreeks aan het bestuur te verstrekken. Ik geef aan de opdrachtgever de toestemming om bij andere organisaties of instellingen alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen over mij of over de kandiderende vennootschap.

Datum: Plaats: handtekening van de kandidaat- opdrachtnemer(s): Voornaam en achternaam: Functie:

45

Flanders District of Creativity vzw

Recommend Documents