2007
Financiële afwijkingen rapportage
Inhoud Inleiding
5
Voortgang investeringen Financiële afwijkingen Voorstel
7 11 21
Bijlagen
23
1
Inleiding
In de raadsvergadering van 25 januari 2007 is de Financiële verordening gemeente SchouwenDuiveland 2007 vastgesteld. Artikel 5 van die verordening bevat voorschriften over de tussentijdse Programmarapportage. Artikel 5. Tussentijdse programmarapportage 1. Het college informeert de raad via minimaal één tussentijdse programmarapportage in het lopende jaar over de afwijkingen in de realisatie van de begroting. 2. De inrichting van de programmarapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. . De programmarapportage gaat per programma in op afwijkingen van het voorgenomen beleid. . De programmarapportage wordt uiterlijk 1 juni van het lopende jaar aan de raad ter vaststelling aangeboden. . De raad stelt de programmarapportage uiterlijk 1 juli van het lopende jaar vast. In de voor uw vergadering van 25 januari 2007 aangeboden Raadsbrief van 19 december 2006 over de Planning- en Controlcyclus 2007 wordt uitgegaan van één tussentijdse Programmarapportage. Die rapportage is behandeld in uw vergadering van 28 juni 2007. Daarnaast geeft de Raadsbrief aan dat voor uw vergadering van 8 november 2007 nog een tussentijdse Financiële Afwijkingenrapportage wordt aangeboden. Die treft u hierbij aan. Deze Financiële Afwijkingenrapportage beperkt zich zoals de naamgeving al aangeeft tot de financiële afwijkingen. Bij de Jaarstukken geven wij u weer inzicht in de voortgang op de inhoudelijke doelstellingen. De Afwijkingenrapportage is gebaseerd op de door het Management voor ons college opgestelde rapportages. De periode van deze Afwijkingenrapportage loopt van 1 januari 2007 tot en met 7 september 2007. Wij wijzen er op dat de uitvoering van de begroting 2007 in het algemeen op schema ligt. In hoofdstuk 2 informeren wij u over de voortgang van de investeringen. Hoofdstuk 3 bevat een samenvatting van de financiële afwijkingen. Daarbij wordt ook een toelichting verstrekt op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de in de begroting opgenomen ramingen van baten en lasten. In dit hoofdstuk hebben wij ook actuele informatie opgenomen over de algemene dekkingsmiddelen en de voorzieningen. Hoofdstuk 4 bevat tenslotte het concrete voorstel van ons college.
Voortgang investeringen
2
In 2007 is een aantal restantkredieten vanuit 2006 overgekomen. Daarnaast is een aantal nieuwe investeringsbudgetten beschikbaar gesteld. Inzicht in de voortgang is van belang voor: • Realisatie beleidsdoelen • Capaciteitsplanning • Liquiditeitsplanning • Budgettaire ruimte (vrijval kapitaallasten) In dit hoofdstuk informeren wij u over de voortgang van deze budgetten. In bijlage 1 (voor u ter inzage) is de voortgang hiervan gespecificeerd opgenomen. Bovendien treft u in die bijlage een overzicht aan van alle budgetten die gedekt worden uit voorzieningen. Over de toereikendheid van de voorzieningen rapporteren wij afzonderlijk in hoofdstuk 3. Wij ramen de investeringen in jaarschijven. De mutaties in het investeringsvolume per jaar zijn als volgt (-/- is aframing): 2007 2008 2009 2010 2011 totaal
-/- € 2.358.759 € 3.055.949 € 1.011.462 € 961.848 -/- € 3.533.522 -/- € 863.022
De belangrijkste conclusies hieruit zijn: a. in totaal wordt er voor een bedrag van € 863.022 aan kredieten afgeraamd; b. er schuift een behoorlijk aantal kredieten door naar 2008. Zoals hierna nog wordt toegelicht ligt hier een grote diversiteit van redenen aan ten grondslag. Onder andere worden werk zaamheden uitgevoerd in 2007 waarvan betaling in 2008 plaatsvindt, andere kredieten worden bewust niet uitgegeven om zo doelmatig mogelijk om te gaan met beschikbare budgetten en in beperkte mate als gevolg van capaciteitsredenen. ad a aframing kredieten De grootste aframingen zijn: Wegverbreding Glastuinbouw Sirjansland -/- € 112.585 Volgens de besteksraming vallen de kosten veel lager uit dan begroot. Hierdoor verwachten we overigens ook een lagere bijdrage van derden in de aanleg van de wegverbreding. Invullen openbare ruimte Wozoco Scharendijke -/- € 395.902 De inrichting komt ten laste van de grondexploitatie Bethlehemplein Scharendijke. De dekking van dit krediet was voorzien door beschikking over de algemene reserve Ontwikkelingsbedrijf. Deze beschikking kan worden ingetrokken. Overigens is er ook een beperkt aantal investeringen bijgeraamd. Volgens de financiële verordening moeten bijramingen van boven de € 50.000 apart aan u worden voorgelegd. Deze komen echter niet voor in deze afwijkingenrapportage. Wel kunnen we u nog melden dat bij de Programmarapportage abusievelijk het krediet van de inrichting brandweergarage Renesse is afgeraamd. Dit herstellen we nu. Gerekend naar het huidige prijspeil leidt dit tot een bijraming van € 25.200.
ad b doorschuiving kredieten Van de geraamde investeringen in de jaarschijf 2007 (bijna € 16 miljoen) schuift een deel door naar latere jaren. Dit komt bovenop de doorschuiving van ruim € 1 mln. vanuit de Programmarapportage. De grootste kredieten die doorschuiven zijn: Verbouwing Binnen de Veste 3 groepslokalen de Kirreweie Burgh-Haamstede Herinrichting omgeving St. Willibrordus (verharding & groen) Realisering deelproject 3, plan van aanpak gemeente musea Onderhoud rapport W+B Jachthaven Scharendijke Baggerwerkzaamheden haven Zierikzee Nieuwe jachthaven Brouwershaven; onderhoud W+B Brede school; Multifunctionele voorziening Brede school; Multifunctionele voorziening (inrichting) Brede school; Peuterspeelzaal Huisvuilauto REIN Aanleg drukriolering buitengebied Drukriolering Glastuinbouw Sirjansland Riekusweel fase 4 Bruinisse Vervanging 4x Ford Transit pick-up (2007) Project Andere Overheid Vervanging 3x Ford Transit (2007) Vervanging kantoorautomatisering inclusief netwerklicenties Vervangen overige servers (2007)
-153.859 -370.626 -138.517 -830.000 -113.107 -152.416 -324.934 -350.850 -211.350 -103.100 -210.000 -606.777 -182.000 -177.510 -144.000 -257.082 -108.000 -146.562 -100.000
Hieronder lichten wij de reden van dit doorschuiven toe. Verbouwing Binnen de Veste Met het beschikbaar stellen van het krediet zijn in 2007 de vergunningen aangevraagd en verleend. In oktober is gestart met de daadwerkelijke werkzaamheden en zijn de eerste voorschotten verstrekt. Volgens planning zijn de werkzaamheden 1 juli 208 afgerond. Kirrewei Burgh-Haamstede Het eerste voorschot voor de voorbereiding is verstrekt. Obase wil een duurdere integratiebouw. Wij houden echter vast aan de normvergoeding. Het initiatief ligt nu bij Obase om te bouwen binnen de normvergoeding of te besluiten om zelf extra te investeren. Herinrichting omgeving St. Willibrordus (verharding & groen) Dit project is doorgeschoven vanwege capaciteitsproblemen bij de projectleiders van de afdeling Openbare Werken. Het is een project waar het doorschuiven, qua afspraken met derden, weinig problemen oplevert. Overigens is de planning nu om begin december te starten met de werkzaamheden en in januari 2008 gereed te zijn. Realisering deelproject 3, plan van aanpak gemeente musea Afgelopen jaar is het definitief ontwerp voor het museum voorbereid. Dit ligt in november 2007 ter besluitvorming voor. Voor de verdere realisering van het museum zijn eveneens subsidies nodig. de aanvragen daarvan worden nu voorbereid. De realisering van het deelplan 3 kan ter hand worden genomen zodra voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.
Wij gaan er van uit dat dit in 2009 zal zijn. Landinrichting Schouwen-Oost Boomknijper Johnson 65/60 met rotator (2005) Vervanging groot gereedschap (2005) RAW-software Nieuwe jachthaven Brouwershaven; onderhoud W+B Onderzoek herinrichting haven Zierikzee Plan- en frictiekosten strat.speelruimtebeleid Uitvoering strategisch speelruimtebeleid Woonzorgcomplex Borrendamme Zierikzee Woonzorgcomplexen Duinoord te Haamstede Onderhoud rapport W+B jachthaven Scharendijke Er is een nieuwe inspectieronde gehouden in de havens om het onderhoud voor de komende jaren in beeld te brengen. De beschikbare budgetten worden gekoppeld aan dit onderzoek. Tevens wordt rekening gehouden met het lopende onderzoek privatisering jachthavens. Beide ontwikkelingen zijn aanleiding om in 2007 niet tot uitvoering over te gaan van onderhoudswerkzaamheden. Baggerwerkzaamheden Zierikzee. Werkzaamheden zijn in voorbereiding. Baggeren is alleen mogelijk in het winterseizoen. Uitvoering zal plaatsvinden in januari en februari 2008. Nieuwe jachthaven Brouwershaven; onderhoud W+B Er is een nieuwe inspectieronde gehouden in de havens om het onderhoud voor de komende jaren in beeld te brengen. De beschikbare budgetten worden gekoppeld aan dit onderzoek. Tevens wordt rekening gehouden met het lopende onderzoek privatisering jachthavens. Beide ontwikkelingen zijn aanleiding om in 2007 niet tot uitvoering over te gaan van onderhoudswerkzaamheden Brede School De kredieten voor de Brede School zijn afgelopen jaar doorgeschoven naar 2009. De kredieten voor de welzijnsonderdelen zijn toen niet meegenomen. Met dit voorstel worden deze bedragen in lijn gebracht met de realisering van de school in 2009 / 2010. Huisvuilauto REIN Betaling vindt begin 2008 plaats. Aanleg drukriolering buitengebied Werkzaamheden worden in 2007 voor minimaal 90% afgerond. In het over te boeken bedrag zitten de laatste termijnen van de aannemer en er is sprake van een aanbestedingsvoordeel. Drukriolering glastuinbouw Sirjansland Werkzaamheden zijn voorbereid. Aanbesteding en uitvoering zal eerste maanden van 2008 worden uitgevoerd. Riekusweel fase 4 Door de besluitvorming rondom de structuurvisie Bruinisse wordt Riekusweel niet meer conform oorspronkelijk plan uitgevoerd. Bijstelling van het project leidt tot vertraging in de realisatie.
Vervanging Ford Transit divers. Alle vervangingsinvesteringen voor de buitendiensten zijn aangehouden als gevolg van het KplusV traject (bestuursopdracht). Op dit moment wordt onderzocht op welke manier de vervanging aanbesteed kan worden. Aanschaf zal in 2008 plaatsvinden. Project Andere Overheid Op basis van de gedetailleerde planning binnen de tijdskaders van de totaalplanning blijkt dat de uitgaven later plaats vinden dan aanvankelijk verondersteld. Vervanging kantoorautomatisering inclusief netwerklicenties Hiervoor is een Europese aanbesteding gehouden. Binnenkort volgt de gunning. Het merendeel van de uitgaven vindt in 2008 plaats. Vervangen overige servers (2007) Hiervoor is een Europese aanbesteding gehouden. Binnenkort volgt de gunning. Het merendeel van de uitgaven vindt in 2008 plaats. Het doorschuiven van kredieten is, naast het aframen, de oorzaak van de vrijval van afschrijvingslasten. De vrijval, in totaal € 399.000, is meegenomen in hoofdstuk 3. In de liquiditeitsplanning 2007 is ervan uitgegaan dat de gehonoreerde investeringen 2007 geheel worden gerealiseerd in 2007. Dit is dus niet reëel, waardoor in 2007 éénmalig € 175.000 rente vrij valt. Ook dat is verwerkt in hoofdstuk 3.
10
Financiële afwijkingen
3
Dit hoofdstuk bevat een samenvatting van de financiële afwijkingen en doen wij een voorstel tot besteding van het resultaat. In de paragraaf overige ontwikkelingen gaan we in op de Algemene Uitkering, de post Onvoorzien, de toereikendheid van de voorzieningen en het gecoördineerd inkopen en aanbesteden.
3.1
Financieel resultaat
Deze Financiële Afwijkingenrapportage leidt tot een eenmalig voordeel van € 1.849.605 en een structureel nadeel van € 26.471 De grootste afwijkingen lichten we verderop in dit hoofdstuk per programma toe. Samengevat per programma is de opbouw als volgt: programma Bestuur Veiligheid Verkeer en openbare ruimte Lokale economie Onderwijs Cultuur, recreatie en sport Werk en inkomen Milieu Bouwen aan ruimte Welzijn en zorg Algemene dekkingsmiddelen Vrijval afschrijvingslasten Totaal
3.2
incidenteel saldo structureel saldo 38.089 -18.500 -86.880 -3.635 42.800 1.062.873 18.819 -141.162 36.755 -4.252 110.379 -23.922
25.000 -2.000 -2.646 26.669 -1.035 -71.970 10.099 -100
397.340 398.766 1.849.605
11.647 -26.471
Grootste afwijkingen per programma
In deze paragraaf lichten wij per programma de belangrijkste financiële afwijkingen toe. Een volledig overzicht van de afwijkingen en de omvang van de financiële mutaties ligt voor u bij de stukken ter inzage.
3.2.1 Programma Veiligheid In de Programmarapportage 2007 is al gemeld dat er nog steeds panden zijn die een gebruiksvergunning nodig hebben. Er is toen € 12.000 bijgeraamd. Deze tendens zet zich nog voort. Voor 2007 kunnen we nog een keer € 28.000 bijramen. Dit is wel incidenteel omdat de wetgeving op termijn gaat veranderen waardoor we geen leges meer kunnen heffen. De verwachting is wel dat we voor 2008 nog op de oude manier leges kunnen heffen. Hier komen we in de Programmarapportage 2008 op terug. Voor de openbare verlichting hebben we voor € 66.000 afrekeningen over voorgaande jaren ontvangen. Tevens zijn de kosten voor de verlichtingsinstallaties op de N59 over de jaren 2003 t/m 2007 van ruim € 31.000 op deze post verantwoord. Als gevolg van de gestegen energieprijzen en gebaseerd op ervaringscijfers verwachten we nog extra lasten van ruim € 41.000. We ramen in totaal daarom € 138.000 incidenteel bij. De structurele component hiervan hebben we al verwerkt in de begroting 2008.
11
3.2.2 Programma Verkeer en openbare ruimte Gelet op de technologische ontwikkelingen op het gebied van betaalmethoden is het onverstandig nu nieuwe parkeerautomaten aan te schaffen, die later zouden moeten worden omgebouwd. Goed onderhoud laat toe dat wij met vervanging kunnen wachten. Dit levert een incidenteel voordeel op van € 36.000 wat we toevoegen aan het mobiliteitsfonds. Door de afwikkeling van de achterstand van de heruitgifte van graven is er sprake van een incidenteel voordeel van € 40.000. De schade aan bomen na de storm in juli konden we niet in eigen beheer opruimen (wegens vakanties en seizoenwerkzaamheden.) De kosten hiervoor bedroegen € 7.000. De kosten van de areaaluitbreiding (bedrijventerrein Duinzoom) bedragen structureel € 24.500. Doordat hiermee al rekening is gehouden in de begroting 2008 ramen we dit nu incidenteel bij.
3.2.3 Programma Lokale economie Bij de Programmarapportage 2007 was rekening gehouden met een dividenduitkering door Delta NV over 2006 in 2007 van € 40 miljoen. Overleg tussen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en de directie heeft uiteindelijk geleid tot een uitkering van € 67,5 miljoen. Dit betekent voor onze gemeente een incidenteel voordeel van € 1.074.000.
3.2.4 Programma onderwijs Binnen de voorziening onderwijsachterstanden valt € 36.000 vrij. We hebben namelijk geen terugbetalingsverplichting meer richting het Rijk.
3.2.5 Programma Cultuur, recreatie en sport De doorberekening van kosten van openbare werken aan evenementen valt incidenteel € 14.000 lager uit dan begroot. Dit komt met name doordat aanvragers van evenementen dit jaar veel werkzaamheden zelf hebben uitgevoerd. Ter uitvoering van een raadsbesluit van mei 2003 zijn de onderhoudsbudgetten van de gebouwen buitensport gekapitaliseerd. Dit levert een incidenteel nadeel op van € 110.000. Hier tegenover staat een structureel voordeel van € 14.500 omdat we de dotatie aan Homerun voor deze gebouwen aframen.
3.2.6 Programma Werk en inkomen Bij het onderdeel bijstandsbesluit zelfstandigen is er een incidenteel voordeel van € 40.000 op het te verstrekken bedrijfskapitaal. We verwachten minder aanvragen dan begroot.
3.2.7 Programma Milieu In het algemeen bestuur van het Openbaar Lichaam Afvalverwijdering Zeeland van 28 juni is besloten € 600.000 van de bestemmingsreserve te verdelen over de gemeenten. Voor onze gemeente betekent dit een incidenteel voordeel van € 55.802. De gemeente Noord-Beveland heeft het veegcontract met de afdeling Reiniging niet verlengd. Dit resulteert in een structureel nadeel op deze post van ongeveer € 34.000. Door de gunstige ontwikkelingen op de papiermarkt ontstaat er op de post papierinzameling een incidenteel voordeel van € 48.000. De opbrengsten reinigingsrechten / afvalstoffenheffing zijn met ingang van 2007 uitgesplitst
12
over meerdere opbrengstensoorten. Dit inzicht leidt tot een structureel nadeel van € 51.000. De mutaties binnen de afdeling Reiniging verwerken we budgettair neutraal via de egalisatievoorziening vuilverwerking. We hebben een bijdrage van het waterschap in de aanleg riolering ontvangen van € 530.000. Deze storten we in de voorziening Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP), omdat we de lasten daar ook hebben verantwoord. In de aanbiedingsbrief van de begroting 2008 staat een passage over compensabele BTW in kostendekkende heffingen. De conclusie hiervan is onder andere dat, sinds de invoering van het BTW-compensatiefonds in 2003, de dotatie aan de voorziening GRP te hoog is geweest. Het vrijvallende bedrag willen we toevoegen aan de budgettaire ruimte 2008. Om dit te kunnen realiseren stellen we u voor via deze rapportage de vrijval over de jaren 2003 tot en met 2007 (€ 1.630.000) toe te voegen aan de algemene reserve.
3.2.8 Programma Bouwen aan ruimte Dit jaar verwachten we nog een aantal omvangrijke aanvragen artikel 19 lid 1 en 2 Wet op de Ruimtelijke Ordening te vergunnen en dus leges te ontvangen. Dit betekent dat we de legesopbrengst incidenteel met € 35.000 verhogen. In 2007 zijn bouwaanvragen ontvangen met een groter bouwvolume dan voor onze gemeente gebruikelijk is, in het bijzonder de ‘grote’ aanvragen voor Poortambacht en Noorderpolder II. Dit levert een incidenteel voordeel op van € 100.000 in de legesopbrengst. De vraag naar welstands- en monumentenadviezen is toegenomen en bij de welstandsadvisering worden kosten in rekening gebracht die in verhouding staan tot de bouwkosten. Dit leidt tot een incidenteel nadeel van € 25.000. Vanuit het verleden is een overschot blijven staan van € 19.156 op het krediet Gebiedsvisie Gouwen en Ee. Gezien de relatie die er is met het (actualiseren) van het bestemmingsplan buitengebied stellen we u voor dit restant toe te voegen aan de reserve actualiseren bestemmingsplannen.
3.2.9 Programma Welzijn en zorg Door het vertrek van een aantal medewerkers is er een incidenteel nadeel van € 22.000 ontstaan bij de inhuur van de kredietbank Breda.
3.2.10 Programma Bestuur Door een toename van het aantal afgegeven rijbewijzen en paspoorten is er sprake van een incidenteel voordeel van € 50.000. Door een incidentele vermindering van het aantal huwelijken en partnerschapsregistraties ten opzichte van vorig jaar en een te verwachten structurele toename van het aantal kosteloze huwelijken en partnerschapregistraties verlagen we de legesopbrengst met € 35.000, waarvan € 17.500 structureel. Dit nadeel wordt gecompenseerd door een voordeel van € 7.000 (waarvan € 3.500 structureel) omdat er minder inzet van buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand nodig is.
3.2.11 Algemene dekkingsmiddelen Gelet op de verwachte resterende uitgaven 2007 voor de herwaardering is het noodzakelijk
13
€ 40.000 te onttrekken uit de reserve hertaxatie wet WOZ. In de liquiditeitsplanning 2007 is ervan uitgegaan dat de gehonoreerde investeringen 2007 geheel worden gerealiseerd in 2007. Dit is niet reëel, waardoor in 2007 éénmalig € 175.000 rente vrij valt. De stelpost voor rente (€ 275.000) kan vrijvallen. Er worden in 2007 geen langlopende leningen meer afgesloten, terwijl het huidige budget voor rente kort geld voldoende is. Onderhoudskosten van software in het kader van de Andere Overheid vallen grotendeels vrij in 2007. Dit geeft een incidenteel voordeel van € 29.000. Specifiek juridische bijstand op de dossiers databekabeling, aanbesteding Mondragon, exploitatievergunningen en overeenkomsten standpaviljoens leidt tot een incidenteel nadeel van € 45.000. De onduidelijkheid in de facturatie van Delta N.V. blijft ervoor zorgen dat er nog geen structureel stabiel zicht is op de kosten van het energieverbruik in het gemeentehuis. In 2007 zijn eenmalige kosten verantwoord voor verbruik in 2005 en 2006 alsmede kosten voor energiebesparende maatregelen zoals bewegingsmelders. Dit geeft een incidenteel nadeel van € 32.000. Op basis van werkelijke kosten over het verbruik 2007 alsmede een extrapolatie op basis van voorgaande jaren schatten we in dat het energiebudget structureel met € 12.000 moet worden verhoogd. Gezien de enorme afhankelijkheid van I&A in onze dagelijkse bedrijfsvoering, hebben wij vanwege ziekte voor 20 uur per week een interim coördinator / projectmanager ingehuurd. Het incidentele nadeel bedraagt € 70.000. In de Cao-onderhandelingen is onder voorbehoud overeenstemming bereikt over een salarisstijging van 2,2% per 1 juni 2007 en een structurele verhoging van de eindejaarsuitkering 2007 met 0,5%. In de begroting 2008 is hiermee al rekening gehouden via de Junicirculaire 2007. In 2007 ramen we incidenteel € 200.000 bij. Het budget IZA premie niet actieven van € 35.000 valt incidenteel vrij. In 2008 volgt een separaat voorstel voor de invulling van dit budget. De risico inventarisatie en evaluatie op ARBO gebied hebben we voor het gemeentehuis en de Reiniging grotendeels in eigen beheer uitgevoerd. Dit leidt tot een incidenteel voordeel van € 26.000. We hebben meerdere medewerkers aangesteld die verhuisplichtig waren. Bovendien zijn er een aantal moeilijk invulbare vacatures, waarvoor we meerdere keren moesten werven. We ramen daarom € 30.000 incidenteel bij aan vacaturekosten. Bij de afdeling Ruimte en Milieu is er sprake van een incidentele vrijval op het personeelbudget (inclusief inhuur) van € 30.000. Het opvullen van vacatures gaat niet gemakkelijk. Bij het cluster handhaving van de afdeling Recreatie, Economie en Bijzondere Wetten is er sprake van een incidentele vrijval van € 110.000 op het personeelsbudget door het niet invullen van vacatures. Door de extra kosten van piket en de verkoop van verlofuren is er een incidentele overschrijding van € 25.000 bij het cluster Brandweer. In 2007 zijn nog enkele honderden aanslagen OZB over oude belastingjaren (2005 en 2006)
14
opgelegd. Het niet eerder opleggen van deze aanslagen was deels te wijten aan automatiseringstechnische redenen. Daardoor waren deze aanslagen en meeropbrengsten ook niet eerder inzichtelijk te maken. Medio 2007 is dit probleem in samenspraak met onze softwareleverancier opgelost. De totale incidentele meeropbrengst bedraagt € 58.000. We nemen in deze rapportage een incidentele vrijval aan afschrijvingslasten mee van € 399.000. Deze vrijval ontstaat met name door het doorschuiven van kredieten vanuit 2007 naar 2008 en verder. Ook zijn er een aantal kredieten afgeraamd. Voor een toelichting verwijzen we naar hoofdstuk 2.
3.3 Overheveling budgetten naar 2008 We stellen u voor om budgetten uit 2007 met een totaalbedrag van € 583.273 éénmalig over te hevelen naar 2008. Hieronder treft u daarvan een specificatie met toelichting aan. Deze budgetten zouden, omdat ze in 2007 niet besteed worden, onderdeel uitmaken van het rekeningsresultaat 2007. Om de budgetten op een rechtmatige manier in de begroting 2008 op te kunnen nemen wordt voorgesteld om € 583.273 in 2007 toe te voegen aan de algemene reserve en dit bedrag in 2008 daaraan weer te onttrekken. Afdeling Onderwerp kostensoort Facilitaire Advisering / dienstverlenOndersteuning Schoonmaakonderhoud ing derden Toelichting: Het schoonmaakonderhoud van alle gemeentelijke gebouwen is in 2006 europees aanbesteed. Sinds januari 2007 wordt onder het nieuwe contract schoongemaakt. We zijn ervan overtuigd dat we een goed en efficiënt contract hebben ingekocht, maar het is wel noodzakelijk om goed op de dagelijkse uitvoering toe te zien en het contract goed te beheren. Via de begroting 2008 doen we u een voorstel om vanuit het aanbestedingsvoordeel hier formatie op te zetten. Tot zolang huren we deze expertise via een deskundig bureau in. De dekking hiervan vindt plaats ten laste van het aanbestedingsvoordeel in 2007. Afhankelijk van het moment waarop we deze taak in onze eigen formatie kunnen opvangen, zal deze inhuur naar verwachting tot half 2008 plaatsvinden. Inhuur personeel derden Facilitaire Alg. beheer Documentaire Informa- (wegwerken achterstanOndersteuning tie Voorziening den) Toelichting: Binnen het cluster DIV is momenteel een hoge werkdruk aanwezig. De directe aanleiding is de overgang naar een document management systeem waarbij post wordt gescand en archieven digitaal worden gemaakt. In deze overgangssituatie moet zowel de oude werkwijze worden voorgezet als de nieuwe werkwijze worden eigen gemaakt en worden geïntroduceerd. Daarnaast zorgt de overgang naar zo’n nieuwe werkwijze voor een hoog aanbod aan (traditioneel) te archiveren stukken. Ten slotte heeft het feit dat een vacature binnen dit cluster ruim een jaar heeft opgestaan ervoor gezorgd dat de werkvoorraad groot is. Door naast het beschikbaar gestelde bedrag zowel het centrale afdelingsbudget in te zetten, alsmede de eenmalige vrijval voor uit de genoemde vacature, willen we de werkdruk en werkvoorraad beheersbaar houden.
15
bedrag € 20.000
0 € 50.000
0
Openbare WerOverige aankopen ken Wegen (Oost) duurzame goederen Toelichting: Een sneeuwschuif wordt dit jaar nog niet aangeschaft wegens het K+V traject. Aankoop gronden Advisering / dienstverl. derden Overige inzet eigen Grond niet in expl. / Riekusweel IV personeel
Openbare Werken Toelichting: Een deel van de te verwerven gronden wordt na 2007 aangekocht. In de planontwikkeling is vertraging opgelopen aangezien het plan Riekusweel IV heeft moeten wachten op de nadere uitwerking van de programmatische aanpak van de structuurschets Bruinisse.
Advisering / dienstverl. Openbare Wer- Grond niet in expl./Herontwikkeling derden Overige inzet eigen ken ’t Sas personeel Toelichting: Doordat het sluiten van de intentieovereenkomst met de marktpartij vertraging heeft opgelopen, wordt het opstellen van het masterplan later opgepakt dan voorzien. Verwacht wordt dat de marktpartij een deel van de kosten draagt van het masterplan. Personeel en Overige aankopen Organisatie Organisatie ontwikkeling duurzame goederen Toelichting: Binnen het budget voor organisatieontwikkeling is een bedrag van € 47.500 gereserveerd voor de aanschaf van een managementinformatiesysteem. Aangezien dit systeem pas in 2008 wordt aangeschaft willen we dit bedrag overhevelen naar 2008. Personeel en Inhuur personeel derden Organisatie Personeel cluster PenO (ziekte, zwanger-/ouders) Toelichting: Binnen het cluster Personeel & Organisatie is door vacatureruimte een budget over van € 70.000. Van de vrijval wordt € 60.000 ingezet voor de kosten van werving en selectie van een nieuwe gemeentesecretaris: € 40.000 in 2007 en € 20.000 in 2008. Personeel en Vorming en opleiding inciOrganisatie Centraal opleidingen budget denteel Toelichting: Het centraal opleidingsbudget 2007 laat een tekort zien van € 25.000. Dit wordt opgevangen door de subsidie die (voorlopig) is toegezegd van € 69.000. In feite resteert er dus een bedrag van € 44.000. Wij willen dit bedrag van € 44.000 overhevelen naar 2008.
16
€ 3.738
0 € 177.510
0 € 64.800
0 € 47.500
0 € 20.000
0 € 44.000
0
Huisvesting lesgebouwen Binnen Overige goederen en dienSamenleving de Veste sten Toelichting: Betreft de bekostiging voor de tijdelijke huisvesting gedurende de verbouwing. Deze kosten zijn nog niet gedeclareerd noch een voorschot verstrekt. Huisvesting lesgebouwen Overige investeringSamenleving Beatrixschool swerken Toelichting: Betreft de visievorming rondom de nieuwe school voor speciaal onderwijs en de school voor speciaal basisonderwijs. Deze visieontwikkeling start niet eerder dan 2008. Onderzoek huisvesting onderwijs/ Overige goederen en Samenleving leerlingenprognoses. diensten Toelichting: De opdracht voor het opstellen voor leerling-prognoses voor het Integraal Huisvestingsplan zal niet meer in 2007 worden gegeven en opgeleverd. Dit zal in 2008 zijn beslag krijgen. Ondersteuning instellingen jeugdwerk
Overige inkomensoverdrachten
Samenleving Toelichting: Na afstemming met Scoop blijkt dat de nulmeting en een behoefte onderzoek voor het Centrum voor Jeugd en Gezin doorschuift naar 2008. De kosten daarvoor (€ 16.000) maken we daarom ook pas in 2008. Werk, Inkomen en Zorg Nieuwkomers WIN Kosten coördinatie Toelichting: Aanbesteding van trajecten Wet Inburgering is in november 2007 gereed. Implementatie van de Wet Inburgering is hierdoor grotendeels verschoven derhalve hierbij het voorstel ook de daarvoor bestemde middelen door te schuiven naar 2008. Totaal:
3.4
€ 41.100
0 € 50.000
0 € 5.664
0 € 16.000
0 € 42.961
0 €583.273,00
Voorstel tot besteding/dekking van het resultaat
Wij stellen voor het incidentele voordeel 2007, gecorrigeerd met de jaarschijf 2007 van het structurele nadeel, toe te voegen aan de algemene reserve. Het gaat hier om een totaalbedrag van € 1.823.134. We stellen u voor het structurele nadeel vanaf 2008 (€26.471) te dekken uit de budgettaire ruimte van de begroting 2008 - 2011.
3.5 Overige financiële ontwikkelingen
In deze paragraaf gaan we in op ontwikkelingen bij de Algemene Uitkering, de post Onvoorzien, de toereikendheid van de voorzieningen en het gecoördineerd inkopen en aanbesteden.
17
3.5.1 Algemene uitkering uit het gemeentefonds De laatste ontwikkelingen worden opgenomen in het raadsvoorstel over de septembercirculaire. Dit voorstel wordt gelijktijdig met deze financiële afwijkingenrapportage aan u aangeboden.
3.5.2 Post Onvoorzien In de Vluchthaven van Bruinisse heeft zich een calamiteit voorgedaan met betrekking tot schade aan de meerpalen. Dit vergde direct ingrijpen en daarvan bent u door middel van raadsbrieven op de hoogte gesteld. Er zijn inmiddels uitgaven gedaan die niet zijn gedekt. Het betreft een bedrag van € 81.000 voor onderzoek, inspectie en advies. Dit bedrag dekken we uit de post onvoorziene uitgaven. De stand van onvoorzien (inclusief de hiervoor genoemde dekking) bedraagt bij het opstellen van deze rapportage ruim € 182.000. We willen € 100.000 achter de hand houden voor de rest van het jaar, zodat € 82.000 éénmalig kan vrijvallen.
3.5.3 Voorzieningen In het controlerapport bij de Jaarstukken 2006 heeft de accountant aangegeven het noodzakelijk te achten dat de analyse van de toereikendheid van de reserves en voorzieningen jaarlijks volledig plaatsvindt. Hieronder gaan wij in op de toereikendheid van de voorzieningen. Bij de Jaarstukken 2007 gaan wij ook in op de reserves. In de Managementrapportages is per voorziening in beeld gebracht het doel van de voorziening, het saldo op 1 januari en de onttrekkingen en toevoegingen waartoe besloten is. Tevens is in beeld gebracht welke toevoegingen en onttrekkingen nog verwacht worden. Daarmee ontstaat automatisch inzicht in de toereikendheid van de voorziening. Wij volstaan hier met het opnemen van informatie over voorzieningen waarvan vastgesteld is dat die niet toereikend zijn, dan wel groter zijn dan strikt nodig is, dan wel andere relevante zaken zijn te melden. Voorziening dubieuze debiteuren Voor het begrotingsjaar 2007 is de noodzakelijk gewenste omvang van de voorziening dubieuze debiteuren vastgesteld op € 166.000. Ultimo augustus 2007 is het saldo van de voorziening bijna € 235.000, derhalve € 69.000 hoger dan de noodzakelijk gewenste omvang. Zoals uit de separaat aangeboden begroting 2008 – 2011 blijkt is de noodzakelijk gewenste omvang van de voorziening dubieuze debiteuren voor 2008 vastgesteld op € 184.000. Gelet op de gemiddelde onttrekking van € 136.000 over de jaren 2003 - 2005 (t/m augustus is € 20.000 onttrokken aan de voorziening waarbij wordt verwacht dat in de resterende periode dit bedrag hoger uitvalt) stellen wij voor het verschil van € 51.000 (€ 235.000 - € 184.000) nog niet af te ramen. Bij de jaarrekening 2007 wordt u over de werkelijke claims en de actuele stand van de voorziening geïnformeerd. Voorziening BTW nieuwbouw gemeentehuis Deze voorziening is in het leven geroepen voor de financiële afwikkeling van de nieuwbouw van het gemeentehuis. Daar speelden nog twee zaken, te weten een geschil over de databekabeling en de afwikkeling van de BTW. Bij de begroting 2007 is een bedrag van € 28.000 uit deze voorziening toegevoegd aan de budgettaire ruimte 2007. Voor het geschil rondom de databekabeling is inmiddels een arbitragezaak aangespannen. Het volledige bedrag van deze voorziening is daarvoor uitgegeven. Wanneer we in deze zaak in het gelijk worden gesteld komt dit bedrag weer terug. Voor de afwikkeling van de BTW rondom de nieuwbouw is geen bedrag meer in de voorziening aanwezig.
18
Voorziening pensioenverplichtingen wethouders Voor deze voorziening moet de jaarlijkse update nog opgesteld worden, zodat thans nog geen uitspraak kan worden gedaan over de toereikendheid van de voorziening. Bij de jaarrekening zullen wij u daarover informeren.. Voorziening onderhoud gebouwen Reiniging HR De toevoegingen aan Homerun voor het onderhoud van de gebouwen van de afdeling Reiniging zijn te laag. In het 4e kwartaal van 2007 wordt er gekeken worden naar de hoogte van dit onderhoudsbudget in combinatie met de totale voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen. Egalisatievoorziening vuilverwerking In het laatste kwartaal 2007 en begin 2008 wordt deze voorziening geanalyseerd in het kader van de optimalisering van de afdeling Reiniging en volgt een voorstel om de omvang van deze voorziening opnieuw vast te stellen. Voorziening nazorg stortplaats De omvang van deze voorziening is vastgesteld op € 1.050.501. In de loop van de tijd is de omvang van deze voorziening afgenomen hetgeen ongewenst is. Voorgesteld wordt de benodigde aanvulling te betrekken bij de uitkomst van de hiervoor vermelde analyse van de egaliseringvoorziening vuilverwerking. Vijfjaarlijkse afrekening basisonderwijs Naar verwachting vindt begin 2008 de uitbetaling van de overschrijdingsbijdrage over de periode 2001 - 2005 plaatsvinden. Voorlopige cijfers wijzen uit dat de bijdrage hoger is dan geraamd. In 2007 willen wij dit dekken door een onttrekking uit de algemene reserve. Zodra de cijfers bekend zijn doen wij u hiervoor een voorstel. Voorziening Stimuleringsuitkering Algemeen Maatschappelijk Werk (AMW) Eind 2007 maken wij de balans op van de afrekening van het AMW. Alsdan is te berekenen of de voorziening opgeheven kan worden en of sprake is van een overschot of tekort.. Voorziening Uitbreiding kinderopvang en buitschoolse opvang Deze voorziening bestaat nog in naam en is abusievelijk in stand gehouden. De voorziening kan worden opgeheven. Voorziening plan van aanpak musea De voorziening is ingesteld voor de planvorming. Deze voorziening biedt geen ruimte voor alle plannen die in het plan van aanpak zijn opgenomen. Het plan wordt fasegewijs uitgevoerd, afhankelijk van voldoende fondsen. Voorziening risico’s Gemeentelijke Kredietbank De toereikendheid van deze voorziening wordt bij de jaarrekening 2007 beoordeeld in verband met te ontvangen informatie van de Kredietbank Breda. Voorziening Klantmanagement Deze voorziening komt per 31 december 2007 te vervallen.
3.5.4 Gecoördineerd inkopen en aanbesteden In de begroting is een opbrengst geraamd voor te realiseren inkoopvoordelen. Bij het opstellen van deze rapportage bedroeg het saldo € 181.000.
19
In de verslagperiode zijn de volgende inkoopvoordelen ingeboekt: · onderhoudsbestek asfalt € 173.000 · schoonmaakonderhoud € 39.000 · printers en copiers € 3.500 · warme drankenautomaten € 15.000 · totaal € 230.500 Hiermee is de stelpost in 2007 ruimschoots gerealiseerd. Daarnaast zijn er in 2006 diverse inkooptrajecten uitbesteed. De kosten hiervan (€ 31.000) zijn destijds onttrokken aan de algemene reserve. De afspraak is dat we de algemene reserve weer aanvullen bij voldoende gerealiseerde inkoopvoordelen. Dit is nu het geval, zodat we via deze afwijkingenrapportage € 31.000 terugstorten in de algemene reserve. In 2007 is er tot nu toe € 13.000 uitgegeven aan het uitbesteden van inkooptrajecten. Dit bedrag dekken we uit bovenstaande gerealiseerde inkoopvoordelen.
20
4
Voorstel
Wij stellen u voor: 1. De financiële consequenties van deze Financiële Afwijkingenrapportage te verwerken in de begroting 2007 en 2008 – 2011. 2. Het incidentele voordeel 2007, gecorrigeerd met de jaarschijf 2007 van het structurele nadeel, toe te voegen aan de algemene reserve. Het gaat hier om een totaalbedrag van € 1.823.134. . Het structurele nadeel vanaf 2008 (€26.471) te dekken uit de budgettaire ruimte van de begroting 2008 - 2011.
21
22
Bijlagen
Bijlage 1 Bijlage 2
Voortgang investeringen (ter inzage). Overzicht van afwijkingen (ter inzage).
23
Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee Postadres: Postbus 5555 4300 JA Zierikzee T (0111) 452 000 F (0111) 452 452
[email protected] www.schouwen-duiveland.nl
