AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

Stadsbestuur Sint-Niklaas Dienst logistiek Industriepark-Noord 4 9100 Sint-Niklaas  03 778 35 51 [email protected]

BESTEK nr. 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VOOR HET LEVEREN EN IMPLEMENTEREN VAN EEN BEHEERSPROGRAMMA INVENTARISATIE LEEGSTAND, VERWAARLOZING EN VERKROTTING VOOR DE DIENST HUISVESTING VAN HET STADSBESTUUR VAN SINT-NIKLAAS.

AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS A.

ALGEMENE BEPALINGEN

1.

Voorwerp en aard van de opdracht

De onderhavige opdracht betreft leveren en implementeren van een beheersprogramma voor de inventarisatie van leegstand, verwaarlozing en verkrotting van woningen, gebouwen en bedrijfsruimten voor de dienst huisvesting van het stadsbestuur van Sint-Niklaas. Hiervoor wordt de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gevoerd. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 4°).

2.

Duur van de overeenkomst

De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 120 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 15.1.

9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

1

3.

Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie

De aanbestedende overheid is het stadsbestuur van Sint-Niklaas. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij mevrouw Veerle Weyers, diensthoofd logistiek, tel.: 03 778 35 51, e-mail: [email protected]. Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij  mevrouw Christien Geldolf, dienst huisvesting tel.: 03 778 32 41 e-mail: [email protected] 

4.

de heer Jo Crappé, ICT-manager, tel.: 03 778 60 25, e-mail: [email protected].

Informatiesessie

Niet van toepassing.

5.

Indienen en openen van de offertes

5.1.

Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes

Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg alleen elektronisch via de e-tendering applicatie worden ingediend (zie hieronder voor meer informatie). 5.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).


2

Structuur van de offerte: De inschrijving dient volgende vorm te hebben.  Deel 1 – offerte;  Deel 2 – documenten ivm kwalitatieve selectie;  Deel 3 – relevante documentatie ivm gunningscriteria;  Deel 4 – gevraagde attesten en documenten;  Deel 5 – eventuele andere nuttige inlichtingen, (beknopte) documentatie en varia. Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op de website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. 5.1.2. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.


3

5.2.

Opening van offertes

De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats bij het stadsbestuur Sint-Niklaas, dienst logistiek, Techniekhuis, Industriepark-Noord 4, 9100 Sint-Niklaas op 21 januari 2016 om 10.30. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

6.

Leidende dienst - leidend ambtenaar

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.

7.

Beschrijving van de te presteren diensten

Zie deel B.

8.

Documenten van toepassing op de opdracht

8.1.

Wetgeving

- Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen. - Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (= privacywet) ; - Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 26 § 2, 3. - Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes.


4

8.2.

Opdrachtdocumenten

- Onderhavig bestek nr. 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ - Bijhorend offerteformulier - De goedgekeurde BAFO van de opdrachtnemer.

9.

Offertes

9.1.

In de offerte te vermelden gegevens

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt in één exemplaar bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: - de globale prijs in cijfers (excl. BTW) - het % van de BTW - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen - de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers)


5

9.2.

Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes. 9.3.

Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden

De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; - volledige beschrijving van de aangeboden oplossing; - plan van aanpak met gedetailleerd stappenplan en timing der realisatie; - samenstelling van het projectteam; - beschrijving van de strategie en mogelijkheden voor het integreren/overnemen van coregegevens uit bestaande toepassing(en); - opgave van noodzakelijke opleidingen; - voorstel onderhoudscontract.

10.

Prijzen

10.1.

Prijzen

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In de prijzen zijn oa. volgende kosten inbegrepen: 1. De administratie- en secretariaatskosten; 2. De installatie- en vervoerskosten; 3. De levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de opdracht; 4. De kostprijs voor onderhoud gedurende 4 jaar (bedrag op te geven op jaarbasis); In toepassing van artikel 21, § 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt. 10.2.

Prijsherziening

Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

6

comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3% bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

11.

Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

12.

Overzicht van de procedure – Gunningscriteria

12.1.

Overzicht van de procedure

In een eerste fase worden de ingediende offertes onderzocht op het vlak van de formele en materiële regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. De formeel en materieel regelmatige offertes zullen in een tweede fase op inhoudelijk vlak worden onderzocht door een evaluatiecommissie. Dit onderzoek zal gebeuren op basis van de gunningscriteria vermeld in het bestek en heeft tot doel een shortlist samen te stellen van inschrijvers waarmede onderhandelingen zullen worden gevoerd. Maximum drie inschrijvers zullen in de shortlist kunnen worden opgenomen. Nadien volgt de fase van de onderhandelingen. Ingevolge deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een BAFO indienen. Na het afsluiten van de onderhandelingen, zullen de BAFO’s worden getoetst aan de gunningscriteria. De inschrijver met de economisch voordeligste BAFO (dus deze die het best scoort op basis van de hieronder vermelde gunningscriteria) zal voor deze opdracht als opdrachtnemer worden aangeduid. 12.2.

Regelmatigheid van de BAFO’s

De BAFO’s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Enkel regelmatige BAFO’s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 12.3.

Gunningscriteria

Voor de keuze van de economisch meest interessante BAFO worden de regelmatige BAFO’s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

7

12.3.1. Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende:

1. 2. 3. 4. 5.

kostprijs (aankoop, onderhoud en opleidingen): 50 % aangeboden oplossing: 35 % plan van aanpak en timing: 5 % strategie en mogelijkheden overname core-gegevens: 5 % noodzakelijke opleidingen: 5 %

12.3.2. Eindquotatie De quotaties voor de 4 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie. De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid, voor de gunning, ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord na te gaan en te controleren dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: - gunningscriterium 1 zal worden geëvalueerd op basis van van de regel van 3, waarbij de inschrijver met de laagste offerte de maximum score behaald en de overige inschrijvers een score in verhouding, volgens de formule (prijs laagste offerte/prijs offerte)*maximum score. - gunningscriterium 2 zal worden geëvalueerd op basis van een vorkprincipe. Rekening houdend met de aangeleverde informatie (conform het bestek Deel B - Punt 2 functionaliteiten) wordt een rangschikking opgemaakt. Op basis van de rangschikking worden de scores toegekend. De eerst gerangschikte krijgt het maximum. De volgende krijgt een aantal punten minder, enzoverder tot alle inschrijvers een score hebben. volgende verdeling wordt hierbij gehanteerd: * koppelingen (punt 2.2): 25 % - toepassing vork van 5; * gebruik van de toepassing (punt 2.3): 5 % - toepassing vork van 2; * integratie huisstijl (punt 2.4): 2,5 % - toepassing vork van 1; * vrijblijvende functionaliteiten (punt 2.5): 2,5 % - toepassing vork van 1. - gunningscriteria 3, 4 en 5 zullen worden geëvalueerd op basis van een vork van 2. Rekening houdend met de aangeleverde informatie wordt een rangschikking opgemaakt. Op basis van de rangschikking worden de scores toegekend. De eerst gerangschikte krijgt het maximum. De volgende krijgt 2 punten minder, enzoverder tot alle inschrijvers een score hebben.

13.

Borgtocht

Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.


8

14.

Opleveringen

14.1.

Keuring van de uitgevoerde diensten

De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. 14.2.

Keuringskosten

Niet van toepassing.

15.

Uitvoering van de diensten

15.1.

Termijnen en clausules

15.1.1. Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de dienstverlener verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de dienstverlener, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn aanvaard wordt. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de diensten verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon.


9

In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener, niet meer ontvankelijk. 15.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO te respecteren, en in het bijzonder: 1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3° het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. In het offerteformulier werd een non-discriminatieclausule opgenomen die door de inschrijver ingevuld en ondertekend moet worden. 15.2.

Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten

15.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd De diensten zullen worden uitgevoerd op het volgende adres: Stadhuis Sint-Niklaas Grote Markt 1, 9100 Sint-Niklaas De potentiële inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met mevrouw Christien Geldolf, dienst huisvesting, tel 03 77832 41 e-mail: [email protected] . Het bezoek aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.


10

15.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een procesverbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen.

16.

Facturatie en betaling van de diensten

Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De factuur geldt als schuldvordering en dient te worden opgesteld in EURO. De opdrachtnemer zendt de digitale facturen (in één exemplaar) naar het volgende e-mailadres: [email protected] De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de levering, vastgesteld overeenkomstig het eerste lid van artikel 120 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de diensten ter bestemming zijn gekomen, voorzover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

17.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De medewerkers van de inschrijver, en de inschrijver zelf, verbinden zich door het contract niet enkel tot het beroepsgeheim, maar ook tot de neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

11

Inbreuken op deze bepalingen kunnen leiden tot de onmiddelijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke rechtsgedingen. De aannemer verbindt zich er eveneens toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande toestemming van het opdrachtgevend bestuur. Hij mag echter de opdracht vermelden als referentie indien het bestuur hier vooraf van in kennis wordt gesteld en als deze opdracht tot een voorlopige oplevering geleid heeft. Teven blijft alle informatie, verstrekt door de stad Sint-Niklaas aan de inschrijver in het kader van de opdracht of later ingevoerd in door de inschrijver aangeleverde softwaretoepassingen en databases, volledig intellectueel eigendom van de stad. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

18.

Geschillen

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Dendermonde. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.


12

B.

TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

1. Projectvoorstelling 1.1. Situering project Digitaliseren/automatiseren en efficiënt beheren van het leegstands- en woningkwaliteitsproces. Inclusief inventarisatie, administratieve verwerking en rapportage in functie van beleidsontwikkeling.

1.2. Afbakening project Het project beoogt digitaliseren inventarisatie woningkwaliteit als middel ter ondersteuning van het woningkwaliteitsbeleid. Het project beoogt digitaliseren inventarisatie leegstand als middel ter ondersteuning van het leegstandsbeleid. Het project beoogt niet: leegstand bestrijden, bedrijfsterreinen management, (tijdelijke) invulling geven aan leegstand woningen/winkels, inkomsten genereren.

1.3. Situering stadsdiensten De dienst huisvesting staat in voor de uitvoering van het lokaal woonbeleid, neemt initiatieven om woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden te ondersteunen, de woningkwaliteit te bewaken en sociale woonprojecten te stimuleren.

2. Functionaliteiten In dit hoofdstuk zijn de gevraagde functionaliteiten opgelijst per hoofdfunctionaliteit. Per hoofdfunctionaliteit moet de inschrijver een beschrijving geven hoe de gevraagde functionaliteiten worden gerealiseerd. Indien aan bepaalde gevraagde functionaliteiten niet kan worden voldaan moet de inschrijver dit expliciet vermelden met verwijzing naar de paragraaf in dit document. De inschrijver geeft aan of de functionaliteit:

Indien er niets wordt vermeld, wordt aangenomen dat de gevraagde functionaliteit volledig afwezig is.


13

2.1. Basisfunctionaliteiten LEEGSTANDSREGISTER, ANDERE-PANDENREGISTER EN INVENTARIS LEEGSTAANDE EN VERWAARLOOSDE BEDRIJFSRUIMTEN. De oplossing voorziet een leegstandsregister, een andere-pandenregister en een inventaris van leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten. Het leegstandsregister bestaat uit twee afzonderlijke inventarissen: 1. een inventaris ‘leegstaande gebouwen’ 2. een inventaris ‘leegstaande woningen’. Het andere-pandenregister bestaat uit drie afzonderlijke inventarissen: 1. een inventaris ‘onafgewerkte, verwaarloosde en/of bouwvallige gebouwen en/of woningen’ 2. een inventaris ‘ongeschikte en/of onbewoonbaar verklaarde woningen’ 3. een inventaris ‘gebouwen en/of woningen waarvoor saneringswerken of –maatregelen werden opgelegd, of waarvoor een besluit tot woonverbod of een bevel tot slopen is uitgesproken’ Doelstelling: efficiënt beheren en opvolgen van het leegstandsregister, het anderepandenregister en de inventaris van leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten. Vanaf 1 augustus werd een inventarisbeheerder in dienst genomen die alle inventarissen beheerd. Basisfunctionaliteiten per inventaris: eenvoudige en transparante inventarisatie. in functie van opvolging van dossiers worden aan de verschillende stappen in het inventarisatieproces standaard deadlines gekoppeld (bijv beroepsprocedure, bij verlopen van vrijstelling). Deadlines kunnen evenwel per dossier aangepast worden. er wordt standaard briefwisseling gekoppeld aan elke stap in het inventarisatieproces. Het is mogelijk om brieven eenvoudig te wijzigen indien nodig, het is mogelijk om een extra brief toe te voegen. op een eenvoudige manier kunnen lijsten aangemaakt worden die basisinformatie leveren om bestaand beleid te evalueren en toekomstig beleid te implementeren. Lijsten zijn bewerkbaar, bijv in excell. het is mogelijk om op een eenvoudige manier wijzigingen in het basisprogramma te doen zonder dat de leverancier niet moet gecontacteerd worden. Bijvoorbeeld: een wijziging in het stedelijke reglement zoals aanpassen duurtijd van een vrijstelling, invoeren nieuwe vrijstellingsgrond …. er kan een onderscheid gemaakt worden tussen medewerkers die dossiers kunnen invoeren en bewerken en medewerkers die dossiers enkel kunnen raadplegen de historiek van elk adres in de inventaris wordt bewaard. De historiek is eenvoudig raadpleegbaar. In de historiek wordt elke wijziging aan een dossier bijgehouden, het is mogelijk om te zien welke medewerker wijzigingen deed. de inventaris kan geraadpleegd worden minstens op straatnaam en nummer, op functie gebouw, op eigenaar, op uitbater. de controleur kan ter plaatse de vermoedenslijst raadplegen en een dossier opstarten. Het is mogelijk om op eenvoudige manier een dossier samen te stellen: foto’s, technisch verslag. Mogelijke vaststellingen die ervoor zorgen dat een dossier door een andere dienst 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

14

-

-

-

-

-

-

moet worden opgevolgd, bijv bevolking, politie, stedenbouw, … moeten ter plaatse kunnen ingevuld worden. er is een eenvoudige opvolging mogelijk (op basis van deadlines) van dossiers die naar andere diensten werden overgemaakt. Bijvoorbeeld: bevolking, politie, stedenbouw … Na terugkoppeling kan een dossier vervolledigt worden. dossiers waarvoor een vermoeden van leegstand bestond maar waarvoor er toch geen inventarisatie nodig is: het is mogelijk aan te geven waarom een dossier niet werd opgestart. wanneer de inventarisbeheerder niet aanwezig is en een andere medewerker maakt afspraken in verband met een dossier: eenvoudige en overzichtelijke manier om dit aan de inventarisbeheerder ter informatie en opvolging over te maken beroepsprocedure/ vrijstelling belasting: gebonden aan termijnen en eenvoudige opvolging belastingen: er is feedback mogelijk vanuit dienst belastingen bijvoorbeeld in het geval van materiële misslag zodanig dat dossiers beter kunnen beoordeeld worden door de inventarisbeheerder bestaande dossiers kunnen op een eenvoudige manier ingevoerd worden of overgezet worden van de bestaande database naar de nieuwe database. in GIS worden de adressen van in 3 lagen voor 3 verschillende gebouwen/ woningen weergegeven. Het is mogelijk om weer te geven op welke inventaris een gebouw/woning of bedrijfsgebouw voorkomt. vrijstellingen kunnen worden gecumuleerd maar worden beperkt tot drie aanslagjaren. De inventarisbeheerder wordt gewaarschuwd indien er vrijstellingen worden toegekend die deze drie aanslagjaren overschrijden.

PROCEDURE WONINGKWALITEIT: -

-

Dienst wonen vraagt de vrijstelling van adviesverplichting in de procedure woningkwaliteit aan bij het Agentschap. Dit houdt in dat slechts in een beperkt aantal procedures advies van de gewestelijke ambtenaar zal gevraagd worden. Bijgevolg:  kan er op eenvoudige wijze onderscheid gemaakt worden tussen dossiers waarvoor advies van de gewestelijke ambtenaar wordt gevraagd (= een ‘niet-ontvoogd dossier’) en de dossiers die volledig door dienst wonen worden afgehandeld (=ontvoogd dossier). Dit onderscheid is ook visueel zichtbaar voor de dossierbehandelaars.  ‘ontvoogde’ en ‘niet-ontvoogde’ dossiers genereren andere briefwisseling.  wordt voorzien voor de ontvoogde dossiers dat de dienst zelf de adviezen voor de burgemeester kan opmaken en dat het technisch verslag kan aangehecht worden aan de dossiers. Aan de hand van de scores op het technisch verslag wordt een voorstel tot voorrang voor een sociale woning en/of tegemoetkoming in de huurprijs gedaan. het is mogelijk om een lijst te genereren met de meest voorkomende kwaliteitsgebreken, er is een mogelijkheid om ze op GIS kaart te zetten er is een eenvoudige opvolging mogelijk (op basis van deadlines) wanneer een dossier wacht op antwoord. Bijvoorbeeld: bevolking, politie, stedenbouw … Na terugkoppeling kan een dossier vervolledigt worden.


15

-

momenteel lopen er verschillende preventieve acties mbt woningkwaliteit.  het is mogelijk om op te geven wie initiatief nam om een woningonderzoek op te starten: een huurder, een eigenaar, het sociaal verhuurkantoor waasland, de burgemeester, ambtshalve, politie, bevolking, immobiliën kantoor, wooninspectie …. Het is mogelijk om op een eenvoudige manier nieuwe initiatiefnemers en/of acties toe te voegen.  afhankelijk van de initiatiefnemer wordt andere briefwisseling gegenereerd  op een eenvoudige manier kunnen lijsten aangemaakt worden die het mogelijk maken om de preventieve acties op te volgen. Bijvoorbeeld: 2 keer per jaar wordt de stand van zaken van de lopende dossiers samen met de wooninspectie besproken. Er kan hiervoor een lijst opgevraagd worden met de lopende dossiers. Daarnaast is het ook mogelijk om potentiële dossiers te dedecteren aan de hand van verschillende mogelijke variabelen: besluit O/O meer dan 6 maanden oud, de woning is bewoond, het aantal strafpunten volgens het technisch verslag > 50 punten…  specifiek in het kader van de ontvoogding is het mogelijk om over deze preventieve acties te rapporteren.

-

Vanaf 1 september 2015 wijzigt de geldigheidsduur van het conformiteitsattest als volgt:  Indien uit het technisch verslag van het conformiteitsonderzoek blijkt dat een woning of kamer 9 strafpunten of minder scoort, dan heeft het conformiteitsattest een geldigheidsduur van 10 jaar met ingang van datum van afgifte.  Indien uit het technisch verslag van het conformiteitsonderzoek blijkt dat een woning of kamer 10 tot en met 14 strafpunten scoort, dan heeft het conformiteitsattest een geldigheidsduur van 5 jaar met ingang van datum van afgifte.  Indien uit het technisch verslag van het conformiteitsonderzoek blijkt dat een woning of kamer minder dan 15 strafpunten scoort waarvan ten minste 9 strafpunten voor de gebreken opstijgend vocht en/of doorslaand vocht, dan heeft het conformiteitsattest een geldigheidsduur van 3 jaar met ingang van datum van afgifte. De toepassing berekent de geldigheidsduur op basis van de resultaten uit het technisch verslag en genereert een conformiteitsattest met de correcte geldigheidsduur.



2.2. Koppelingen

(gunningscriterium: 25 punten van de 35)

Aan de leverancier wordt gevraagd om een technische beschrijving te geven van de bestaande oplossing of een voorstel tot oplossing aan te reiken voor de beschreven onderdelen. Belangrijk is dat deze integraties mogelijk zijn (en dat er op voorhand beschreven staat hoe dit technisch is uitgewerkt vooraleer de opdracht toe te kennen) en dat de alle dossiergegevens eenvoudig te ontsluiten zijn via een API en/of de GIS-applicatie – die een centrale rol moet spelen in dit geheel, zeker voor rapporteringsdoeleinden. Dit document kan dan samen met het (technische) voorstel van de leverancier dienen als basis voor de scope-bepaling, wie welke ontwikkeling doet en via welke technische oplossing. Het moet dan aan de hand van het voorstel mogelijk zijn om toekomstige bottle-necks en (technische) beperkingen te identificeren of een vervolg-traject af te spreken.


16

2.2.1. Onderdeel “huisvesting” 2.2.1.1.

Processtap “Bewerken Vermoedenslijst”

Opm. dit is een high-level draft voorstel, het definitief voorstel is uit te werken samen met diensten en de leverancier in workshops. De vermoedenslijst is momenteel een rapport aangeleverd door dienst bevolking. Dit betekent veel extra, manueel werk. Er is nood aan een (semi-)automatische koppeling tussen de lijst van bevolking en de vermoedenslijst. De oplossing moet voorzien in: - Een mogelijkheid tot extraheren van de vermoedenslijst uit de bevolkingsdatabank door een gebruiker van de dienst huisvesting (per kwartaal) naar een tabel die bruikbaar is voor het proces leegstandbeheer. Deze tabel is de basis voor het opbouwen van een leegstand-dossier. Basissleutel is het adres. (RR en CRAB gevalideerd of beide aanwezig), een status en een datum laatste update vermoeden. CRAB validatie is hier cruciaal. Sint-Niklaas beschikt over een centrale databank van gevalideerde, lokale adressen. - Elke update wordt bijgehouden (historiek gegevens). Het is belangrijk om per adres de historiek van de status te kunnen bijhouden. - Voor bepaalde adressen is leegstand nooit van toepassing ondanks het feit dat ze uit de vermoedenslijst komen. Deze adressen worden initieel aangeduid als niet van toepassing (door gebruiker). Bij elke update van de vermoedens wordt voor deze adressen enkel de datum aangepast. Deze status is wel manueel aanpasbaar door een gebruiker zodat bij een volgende import dit adres wel gecontroleerd wordt. Bij elke update van de tabel wordt de datum en de status bekeken. Tevens wordt er gekeken of er voor dit adres een leegstanddossier bestaat (laatste in de lijst van dossiers). Er is een status voor elk adres in de vermoedenslijst (opm.: voorstel, verder te bespreking in workshops) - Niet van toepassing : adres is gekend maar is niet van toepassing voor leegstand (bijv. uit de lijst komen momenteel ook alle stadsgebouwen). - Dossier : Er is voor dit adres een actief leegstandsdossier + id dossier (laatste) + evt. datum dossier - Nieuw : voor dit adres + veld “Datum status” : laatste update status dossier. + veld “updated by”: wie heeft laatste update gedaan. + veld “Datum laatste extract”: laatste update vermoedens Deze “koppeling” verloopt op vraag van de gebruiker maar voor de rest volledig automatisch. Maw, na het klikken op “update-request”, leest het programma een view uit op de database BEV (deze view levert dezelfde resultaten als het rapport), en kopieert het de data naar de nieuwe tabel “Vermoedens” met de gegevens volgens hierboven beschreven. Als alternatieve oplossing kan ook gewerkt worden met XML export-import (zonder tussenkomst van de dienst bevolking; export moet door dienst huisvesting getriggerd kunnen worden). 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

17

De tabel “Adressen Vermoedens” is ook bruikbaar voor een GEO-Loket. Het software-programma laat toe om vanuit de vermoedenslijst een nieuw dossier aan te maken.

Ophalen laatste ID BEVolking

Leegstanddossiers

Adressen vermoedens Aanmake n dossier

Bevolkingsdatabank + evt. andere zoals Unibel, Lokovest, etc.

Export naar tabel “adressen”/vermoedens + crab-validiatie

Lijst/view “Vermoedens”

Manueel getriggerd door dienst huisvesting, automatisch ingeladen uit BEV-databank

Op basis van de vermoedens kunnen dossiers aangemaakt worden.

Bij elke nieuwe update van de vermoedens wordt er gekeken of er voor dit adres een dossier is/was Idealiter wordt gekeken of er voor dit adres ook een ander type dossier bestaat (bouwvergunning, etc). Dit kan evt. via GIS als centrale databank opgevraagd worden.

Noot: (de benamingen van tabel velden en statussen is ter illustratie) 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

18

2.2.1.2.

Processtap “Uitvoeren controle domein”

De opgekuiste vermoedenslijst is de basis voor het uitvoeren van de controle op het openbaar domein. Deze lijst en enkele velden zijn beschikbaar op tablet – enkel iPad - voor de controleur (read-write voor enkele velden, incl. status en datum). Dit verloopt best via een eenvoudige html5 pagina of via de GIS-toepassing of rechtstreeks in de toepassing. Sint-Niklaas beschikt over een reverse proxy en kan de pagina intern hosten en deze extern beschikbaar maken. Een aparte webpagina kan worden ontwikkeld bovenop de database van deze records (of via GIS). Hiervoor voorziet de leverancier de nodige toegangen en rechten (via API, webservices of een tabel, rechtstreeks of via een tussendatabase en synchronisatie- Sint-Niklaas kan de pagina en API evt. zelf bouwen indien de leverancier de mogelijkheid voorziet in een synchronisatie van gegevens tussen de databanken). Het moet ook mogelijk zijn om foto’s op te laden via deze pagina die automatisch als bijlage in het dossier terecht komen. Offline mogelijkheden zijn niet noodzakelijk. We voorzien in een iPad met 3G connectie (geen Android-toestellen). Belangrijk hier is dat dit een read-write transactie moet mogelijk maken en dat de dossierdatabank eenvoudig te ontsluiten valt via een API, ook voor interne ontwikkeling. (evt. via GIS). Noot 2: (De leegstand-applicatie maakt gebruik van een relationele databank zoals SQL server/MySQL)

Webp agina

Reverse Proxy, webserv er, …

API

Dossiersdatabank (A. rechtstreeks of B. via transactietabel)

“Document-generatie” en “brief-registratie” Voor het opmaken van brieven beschikt Sint-Niklaas over een generiek documentenplatform. Dit platform laat toe om op basis van templates gepersonaliseerde brieven aan te maken. Het platform werkt op basis van voorgedefinieerde databronnen. Om deze te kunnen aanmaken moet de leegstand-oplossing toelaten om de database van dossiers uit te lezen. Indien de data niet te ontsluiten valt via een API levert de leverancier een beschrijving van de databasetabellen, hun onderlinge relatie en hun inhoud en betekenis aan zodat er een webservice laag (read-only) bovenop gebouwd kan worden. (Voor read-write voorziet de leverancier dit zelf). Deze brieven kunnen via het platform op een automatische manier gekoppeld worden aan het dossier. Het tekenen van een brief kan via een voorgedefinieerde template gebeuren (bijv. image file van handtekening maar met de mogelijkheid om te kiezen van welke persoon, bijv. bij afwezigheid bepaalde persoon, zonder hiervoor steeds de template te moeten aanpassen).


19

Indien de leverancier over een alternatieve oplossing beschikt mag dit steeds worden voorgesteld maar dit betekent niet dat de bovenstaande voorwaarden niet vervult moeten worden. Gelieve dit expliciet te vermelden in het voorstel. In een 2de fase moet elke uitgaande brief op een automatische manier kunnen geregistreerd worden in het postregistratie-systeem van Green Valley. De leegstand-software moet toelaten om deze zaken te automatiseren (via webservices of transactietabel). De ingebruikname van het registratiesysteem is voorzien voor begin 2016. Het registratie-systeem zal voorzien in de nodige webservices. De leegstand-software moet deze op basis van een status kunnen aanroepen (rechtstreeks of via een tussen-oplossing: transactietabel met statusssen die gemonitord wordt – Sint-Niklaas heeft hiervoor ook de nodige software in huis, de leegstandsoftware voorziet dan in het opvullen van de transactietabel). Elke inkomende brief zal tevens in het postregistratie-systeem geregistreerd worden. Er zal in dit systeem een hyperlink voorzien worden zodat er rechtstreeks naar het betrokken leegstanddossier kan doorgeklikt worden. De leegstand-oplossing moet voorzien in deze hyperlinkmogelijkheid. De koppeling van het dossierid aan de brief gebeurt manueel. De leegstandoplossing moet toelaten om rechtstreeks door te klikken naar een dossier. (dit veronderstelt tevens een SSO met Active Directory). Bijv (http://leegstand/dossierid=1); Bijv. bij bezwaarschrift op belasting leegstand zal deze brief geregistreerd worden in het postregistratie-systeem. Dit systeem zal ervoor zorgen dat deze digitale brief naar dienst belastingen wordt verstuurd en dat er een taak (voor advies) zal verzonden worden naar de dienst huisvesting. Het is belangrijk dat er een eenvoudige koppeling kan gemaakt worden tussen een dossier “leegstand” en deze brief (Dit kan manueel gebeuren door de dienst huisvesting) en dat er kan doorgeklikt worden naar het desbetreffende dossier. Graag een technisch voorstel van de leverancier. Koppeling GIS GIS is de centrale databank voor elk gegeven met een bepaald adres of locatie. Het is belangrijk dat alle gegevens voor een bepaald adres beschikbaar zijn via het geoloket. Maar ook dat er vanuit GIS een verrijking kan gebeuren van gekoppelde lagen naar een specifiek dossier . Bijv. Notaris-loket; Kadaster; etc; De oplossing is gebaseerd op CEVI/ARCGIS server en LogisWeb. Het oproepen van een leegstand-dossier in GIS moet mogelijk zijn en via een druk op een knop moet het mogelijk zijn om dit dossier te verrijken met gegevens uit het kadaster en andere geoloketten die ter beschikking zijn. (Details te bespreken). We wensen GIS uit te bouwen als de centrale databank voor alle mogelijke gegevens per adres of locatie. Deze gegevens moeten eenvoudig ter beschikking komen in de GIS-applicatie en tevens eenvoudig te ontsluiten zijn (via de standaard API, webservices, geoloket, verrijking via lagen, etc). GIS moet maw. dienen als centrale verzamelplaats van dossiers op basis van een locatie. GIS kan op zijn beurt zeker dienen als bron van gegevens voor andere applicaties via het bestaand 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

20

generiek koppelplatform. Sint-Niklaas beschikt over de technische mogelijkheden om dit platform uit te bouwen. De applicaties dienen dit echter wel toe te laten en de concrete oplossing en gewenste functionaliteiten zijn samen te bespreken. Koppeling CRAB Alle adressen in de applicatie zijn gevalideerd op CRAB. CRAB-sleutel wordt automatisch bewaard in de applicatie. Koppeling Kadaster.net Om een eenvoudige verrijking van het dossier toe te laten is het belangrijk dat er een automatische koppeling is voorzien met de kadaster gegevens (+ datum laatste update). Deze gegevens zijn ook aanwezig in het GIS systeem waarmee een koppeling kan voorzien worden via de standaard API. Ook bij updates in het kadaster worden deze gegevens automatisch naar het leegstanddossier gestuurd (of minstens een verwittiging naar de dienst). Dit kan via een koppeling of tussentabel op basis van het adres tussen beide systemen (bijv. kadaster is op de hoogte van een adres waarvoor leegstandsdossier voor bestaat) Koppeling Sharepoint /Postregistratie (fase 2) Bij voorkeur worden alle documenten op 1 centrale plaats bewaard in het Centraal Documenten-systeem. De oplossing voorziet in een eenvoudige koppeling met sharepoint. Een alternatieve oplossing mag voorgesteld worden. Het is vooral belangrijk dat er 1 digitaal dossier bestaat waar alle documenten en gegevens zijn verzameld en dat er een koppeling wordt voorzien met het postregistratie-systeem (fase 2 – zie hoger “Briefregistratie”). Graag een korte beschrijving van de technische oplossing. Koppeling Unibel Naargelang de status van een dossier worden de gegevens doorgegeven aan dienst Belastingen. Momenteel worden deze gegevens niet automatisch ingeladen in het Unibel systeem. Graag een voorstel van oplossing. Vooraleer een dossier verder af te werken is het belangrijk om weten dat een eigenaar is veranderd van adres. Er moet maw. ook een automatische controle of verwittiging komen van het adres van de eigenaars (via unibel of RR/Lokovest) betrokken in een dossier. Koppeling CEVIRO /Omgevingsloket Op basis van het ingegeven adres moet het mogelijk zijn om het dossier automatisch te laten updaten indien er voor dit adres een vergunning is aangevraagd. Ook wanneer er een wijziging is in CEVIRO. Bij voorkeur via GIS te ontsluiten (sleutel:adres).


21

Koppeling Digitaal Loket Sint-Niklaas zal eind 2015 beschikken over een uitgebreid platform voor het bouwen van een digitaal loket, incl. een Persoonlijke Internet Pagina voor elke burger. De leegstand-oplossing moet daarom voorzien in de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met dit digitaal loket en het zaaksysteem dat hieraan is gekoppeld. Deze laatste zal hiervoor beschikken over een resem aan webservices. Het is absoluut noodzakelijk dat de leegstandoplossing hiermee kan communiceren (beide richtingen : doorsturen van gegevens, inladen van gegevens; rechtstreeks of via een transactie-tabel: zie hoger –technische details te bespreken). Openheid van data via een API is een absolute voorwaarde (evt. via GIS). De Inschrijver beschrijft in zijn antwoord de technische oplossing. Koppeling Bevolking Na het verlopen van de vrijstelling wordt er op een automatische manier de status vanuit het bevolkingsregister opgevraagd om de status Domiciliëring aan te geven. (evt. via GIS als centrale bron). Koppeling RWO Via de RWO export –import XML module verloopt dit sowieso geautomatiseerd. Samengevat De manier van koppelen tussen de applicaties is slechts een voorstel – hoewel we manuele import-export en file transfer of data-replicatie zoveel mogelijk willen vermijden. Het is heel belangrijk dat de leegstand-applicatie en de ondersteunende applicaties geen eiland op zich zijn en dat de gegevens open zijn en bruikbaar voor verschillende doeleinden. GIS speelt in dit verhaal zeker een centrale rol. De GIS applicatie beschikt reeds over een API en moet zo veel als mogelijk gebruikt worden.


22

Het gedeelte API in oranje is een voorstel voor fase 2.

Rapporteringen De gegevens worden gestockeerd in een open database. Via GIS of via andere software kan er op deze databank gerapporteerd worden. De leverancier laat toe dat Sint-Niklaas zonder meerkost extra views ontwikkeld bovenop de database om dit rapporteren te vereenvoudigen (zie voorwaarden bij “Documentgeneratie”). Rapporteringen die ingebakken zitten in de leegstandsapplicatie en die zich beperken tot deze gegevens zijn zeker nuttig maar mogelijks onvoldoende.

2.2.2. Onderdeel “economie” Processtap” Vermoedenslijst” De bronnen van de vermoedens zijn verschillend. De rest van het proces is gelijklopend. De dossiers moeten een duidelijk onderscheid kunnen maken tussen beide types (ook belangrijk voor RWO export) zodat het voor de eindgebruiker ook duidelijk is over welk type dit gaat.


23

2.3. Gebruik van de toepassing

(gunningscriterium: 5 punten van de 35) De toepassing moet webbased toegankelijk zijn. Zowel de online, als de lokale loket gebruikers als de back-office gebruikers connecteren via webbrowser met de toepassing. De toepassing ondersteunt de klassieke webbrowsers zijnde IE, Google Chrome als Mozilla Firefox. De applicatie kan ook via een app beschikbaar gemaakt worden voor de mobiele gebruiker. Sint-Niklaas maakt gebruikt van iPad (Apple). De gegevens verlopen over een beveiligde connectie.

2.4. Integratie huisstijl

(gunningscriterium: 2,5 punten van de 35) De lay-out van de toepassing moet in lijn zijn met de huisstijl van stad en OCMW van SintNiklaas

2.5. Vrijblijvende functionaliteiten (gunningscriterium: 2,5 punten van de 35) De inschrijver geeft aan welke niet-gevraagde functionaliteiten er standaard in de voorgestelde toepassing zitten vervat. De inschrijver verduidelijkt welke meerwaarde deze functionaliteiten kunnen betekenen in de voorgestelde context bij de stad Sint-Niklaas.

3. Technische vereisten 3.1. Toegang tot de applicatie Voor lokale gebruikers moet de mogelijkheid bestaan om aan te loggen via Single Sign On gebaseerd op koppeling met lokale Active Directory Server van stad en OCMW van Sint-Niklaas. De gegevens in de databank worden 5eschreven door de leverancier in een handleiding en de gegevens zijn volledig ter beschikking en in eigendom van Sint-Niklaas. Extra read-only views kunnen door Sint-Niklaas aangemaakt worden op de databank. De applicatie en de databank moet toelaten om gegevens te exporteren naar externe applicaties op een automatische manier (niet enkel via een manuele export-import). De oplossing beschikt ook over een API (http://nl.wikipedia.org/wiki/Application_programming_interface) om gegevens op een programmatische manier op te vragen en up te daten vanuit externe applicaties.

3.2. Office 2007 en 365 De applicatie is compatibel met Office 2007 en Office 365-producten. Deze laatste worden regelmatig ge-upgraded. De Inschrijver bevestigt dat de oplossing steeds compatibel is met Office 2007 en met de laatste versie van Office 365. Zoniet kan dit tot een opschorting van betaling leiden totdat de oplossing werkt met de laatste versies van de Office365-producten. 9100 Sint-Niklaas 2015-101/LOG/beheersprogramma huisvesting/JC-CG-VW-CQ

24

3.3. Technische beschrijving en back-up De inschrijver geeft een beschrijving van de gegarandeerde technische infrastructuur en bijhorende back-up oplossing alsook de monitoring-aspecten die leiden tot de aangeboden SLA.

3.4. SQL Server Sint-Niklaas beschikt over een “always on SQL-server cluster” (zie bijlage Annex). De SQL-server databank moet binnen deze cluster geïnstalleerd worden. De minimale versie SQL server is 2008 R2. We supporteren tot v2014.

3.5. iPad De iPads voor mobiele medewerkers worden beheerd via een MDM (Meraki Cisco). De toepassing (app) moet via deze MDM-module geïnstalleerd en beheerd kunnen worden.

3.6. Uitbreidbaarheid functionaliteiten De oplossing laat toe om eenvoudig velden toe te voegen , waarden toe te voegen aan referentiedata om op een eenvoudige manier extra functionaliteiten en gegevens te kunnen invullen en toe te voegen. Dit kan mits opleiding door Sint-Niklaas zelf gebeuren.

3.7. Bijlage De annex in bijlage maakt integraal onderdeel uit van het bestek en de technische voorwaarden.

3.8. Software Indien de leverancier zijn activiteiten om één of andere reden stopzet, moet de broncode van de volledige toepassing ter beschikking gesteld worden van de stad, zonder dat daarbij enige vergoeding kan worden geëist en volledig vrij van auteursrechten of moet continuïteit voorzien worden.

3.9. Onderhoudscontract en SLA De stad wenst zich naar de toekomst te verzekeren van de technische ondersteuning, met updates die periodiek beschikbaar zijn. De upgrades gebeuren na overleg met de dienst ICT van de stad Sint-Niklaas. Er gebeuren geen aanpassingen zonder goedkeuring van de dienst ICT. Het basis-tijds-window om aanpassingen door te voeren is elke eerste en tweede maandag & dinsdag van de maand vanaf 18u. Dit om de werking van de diensten te kunnen verzekeren. Bij uitzondering kan hier van afgeweken worden na overleg met de betrokken partijen. De Inschrijver voorziet een onderhoudscontract waar alle productupgrades en de bijhorende kosten (installatie/verplaatsing) automatisch in verrekend zitten. Aangezien een integratie met de Office-producten een belangrijke vereiste is, voorziet het onderhoudscontract standaard in de updates om de software steeds te laten werken met de


25

laatste, courante versies van Office365 (implementatie gepland, mid 2016, momenteel Office 2007). Het onderhoudscontract voorziet ook in de mogelijkheid om de Nederlandstalige helpdesk van de leverancier te contacteren binnen de reguliere werkuren in geval van problemen. De aanbieder formuleert minstens 1 SLA (= service level agreement) waarin duidelijk omschreven staat wat de SLA omvat bv. reactietijd na het melden van een incident, werkuren, verplaatsingskosten,…. Alle communicatie moet gebeuren in de Nederlandse taal. Het onderhoudscontract omvat m.a.w. minstens:  De Nederlandse ondersteuning via een helpdesk (indien nodig ook ter plaatse);  De updates voor de software;  De garantie en de nodige updates om de software steeds te laten werken met de laatste, courante versies van Office365. De inschrijver geeft maximaal 2 mogelijke onderhoudscontracten (SLA’s) op, waarvan de prijs op te geven op jaarbasis in de inventaris. Deze kostprijs voor onderhoud maakt integraal deel uit van de globale prijs.

4. Plan van aanpak, opleiding en documentatie 4.1. Plan van aanpak en timing De inschrijver moet een plan van aanpak bijvoegen met een gedetailleerd stappenplan en timing ter realisatie van het volledige project! Tevens wordt de samenstelling van het projectteam beschreven. Verder geeft de inschrijver aan wat zijn strategie en mogelijkheden zijn voor het integreren/overnemen van core-gegevens uit bestaande toepassing(en).

4.2. Opleiding De inschrijver geeft aan welke opleidingen nodig zijn ter realisatie van het project (eindgebruikers en beheerders opleiding?). Per nodige opleiding wordt een korte beschrijving alsook de voorgestelde duurtijd, het aantal deelnemers en de kostprijs vermeld. Deze kostprijs maakt integraal deel uit van de globale prijs. De opleidingen gaan idealiter door in de opleidingslokalen van stad en OCMW van Sint-Niklaas. Per opleiding moet de overeenkomstige (gebruikers en administrators) documentatie worden voorzien.

4.3. Documentatie Volgende documentatie (in het Nederlands) moet worden opgeleverd: - Functioneel referentie handboek - Gebruikers handleiding (bij de opleiding) - Administrators handleiding (bij opleiding)


26

C.

BIJLAGE  

Eén offerteformulier ICT annex lastenboeken

9100 Sint-Niklaas, 24 november 2015.


27

AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

Recommend Documents