Financieel management 12 september 2015 Sylvia Thienpont
Financieel management
Deel 1 Deel 2 Deel 3 Deel 4 Deel 5
- Wat, waarom en hoe? - Boekhouding - Begrotingsbeleid - Kostprijscalculatie - Ratio’s
Financieel management
Deel 1: Wat, waarom en hoe?
Deel 2: Boekhouding Deel 3: Begrotingsbeleid Deel 4: Kostprijscalculatie Deel 5: Ratio’s
Deel 1: Wat, waarom en hoe?
Wat is financieel management? •
Meer dan boekhouden;
•
Verzamelen en meten van gegevens;
•
Verschaffen van resultaten aan derden;
•
…
Waarom is financieel management belangrijk? •
Elke activiteit is afhankelijk van informatie (subsidies, kosten, opbrengsten,…);
•
Nodig om aan financiële planning te doen;
•
Om te kunnen beoordelen (gezondheid vereniging, …);
•
…
Deel 1: Wat, waarom en hoe?
Wat zijn belangrijke onderdelen van financieel management? •
Boekhouding (balans, resultatenrekening,…);
•
Financiering van de vereniging (EV, schulden);
•
Kasstroom (ontvangsten en uitgaven);
•
Budgettering en begroting;
•
Investeringsanalyse;
•
Kostenanalyse (vast, variabel, …);
•
Kostprijscalculatie;
•
…
Financieel management
Deel 1: Wat, waarom en hoe?
Deel 2: Boekhouding Deel 3: Begrotingsbeleid Deel 4: Kostprijscalculatie Deel 5: Ratio’s
Deel 2: Boekhouding Balans, actief = middelen (omzetbaarheid) Oprichtingskosten Immateriële vaste activa
VASTE ACTIVA
Materiële vaste activa Financiële vaste activa
Vorderingen > 1 jaar Voorraden Vorderingen < 1 jaar
Omzetbare activa
Overlopende rekeningen
Geldbeleggingen Liquide Middelen
Beschikbare activa
VLOTTENDE ACTIVA
Deel 2: Boekhouding Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid) Fondsen van de vereniging Herwaarderingsmeerwaarde
Eigen vermogen
permanent vermogen
Bestemde fondsen Overgedragen resultaat
Kapitaalsubsidies Voorzieningen
Voorzieningen
Schulden > 1 jaar Schulden < 1 jaar
Overlopende rekeningen
Vreemd vermogen
korte termijn
Deel 2: Boekhouding Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid) Wat? Bestemde fondsen VERSUS Voorzieningen -
Winst met finaliteit
-
Waarderingsregels
Waarom bestemde fondsen? ‘Indekking’
extern = verzekering intern = bestemde fondsen
Deel 2: Boekhouding Waarderingsregels: 1. Omschrijving 2. Hoe aanleggen 3. Prioriteitenregel bij aanleg 4. Verplichting tot terugname
Deel 2: Boekhouding Waarderingsregels: 1. Omschrijving Duidelijke definiëring mbt het fonds Vb. bestemd fonds sociaal passief: Loonsubsidie: wegvallen/beperken subsidie
Sector waarbij overheid aanstuurt op schaalvergroting: sociale kosten die hiermee gepaard zouden gaan Vb. bestemd fonds baremieke verhoging Subsidie is geplafonneerd zodat volledige anciënniteitskost op termijn niet zal gedragen worden
Deel 2: Boekhouding Waarderingsregels: 2. Hoe aanleggen Welk deel van de winst? Maximaal bedrag? Vb. Jaarlijks wordt 50% van het resultaat besteed en dit zolang het fonds niet meer bedraagt dan 2 x jaarlijkse loonmassa; Winst van het boekjaar wordt toegekend en dit zolang het fonds niet meer bedraagt dan het jaarlijks subsidiebedrag 3. Prioriteitenregel bij aanleg Enkel relevant indien er meerdere fondsen zijn Vb. Jaarlijks 70% naar fonds 1, van restant gaat 50% naar fonds 2, restant naar fonds 3 met een maximum van …
Deel 2: Boekhouding Waarderingsregels: 4. Verplichting tot terugname -
Geen wettelijke verplichting
-
Terugname wel als het een specifiek fonds betreft
-
Waarderingsregels leggen bepalingen vast
-
Eventueel koppeling aan modaliteiten -
Vb. enkel verplichte terugname indien situatie zich voordoet én het resultaat van het boekjaar negatief is.
Deel 2: Boekhouding
Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74) – werkingskosten (60-64) = werkingsresultaat Financiële opbrengsten (75) – financiële kosten (65) = financieel resultaat Uitzonderlijke opbrengsten (76) – uitzonderlijke kosten (66) = uitzonderlijk resultaat
RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR
Financieel management
Deel 1: Wat, waarom en hoe? Deel 2: Boekhouding Deel 3: Begrotingsbeleid
Deel 4: Kostprijscalculatie Deel 5: Ratio’s
Deel 3: Begroting
Regelgeving •
Verplicht om begroting op te maken (taak Raad van Bestuur);
•
Algemene Vergadering moet begroting goedkeuren;
•
Uiterlijk binnen de 6 maand na afsluiten van het boekjaar goedkeuring AV (deugdelijk bestuur?)
•
Geen verplichte vormvereisten volgens de wetgeving, aanbeveling om de opmaak te doen volgens het stramien van de jaarrekening;
•
Let op! Mogelijks bijkomend opgelegde regels door subsidiërende overheid mbt begroting.
Deel 3: Begroting
Definitie in enge zin: Een in cijfers uitgedrukt werkingsprogramma voor de komende periode.
Werkingsprogramma: •
Grondige reflectie over de werking:
•
Beoordeling gevoerde acties voorbije periode; Welke acties zijn voor herhaling vatbaar? Welke acties zijn, mits aanpassing, voor herhaling vatbaar; Dringen zich nieuwe acties op? Concrete inhoudelijke invulling acties
In cijfers uitgedrukt: •
Voor alle aspecten van de werking de financiële consequenties inschatten
Deel 3: Begroting
Komende periode: •
Begroting is toekomstgericht
•
Opgemaakt going concern Langetermijnplanning: = strategische planning voor eerstkomende 5 à 10 jaar = de te realiseren doelstellingen = geen invulling in concreto Middellangetermijnplanning: = concretisering langetermijnplanning, bepalen van de acties = planning voor de komende 3 à 4 jaar Kortetermijnplanning: = BEGROTING = concrete inhoudelijke invulling acties
Deel 3: Begroting
Definitie in ruime zin: - Een zo realistisch mogelijke voorspelling van de inkomsten en uitgaven, van kosten en opbrengsten; - Een kwantitatief overzicht van middelen die gegenereerd en/of gereserveerd worden om de activiteitenplanning over een bepaalde periode te realiseren; - Idealiter is het het meest gebruikte instrument om activiteiten op alle niveaus in een organisatie ex ante te plannen en ex post te controleren. Door het evalueren en het analyseren van de financiële haalbaarheid van de geplande activiteiten kan het kostenbewustzijn in een organisatie worden aangescherpt en kan de verantwoordelijkheidszin bevorderd worden. Begroting: instrument voor het voeren van financieel beleid •
Dynamische benadering: tijdens uitvoering van het werkingsprogramma fungeert begroting als financieel beleidsinstrument.
Deel 3: Begroting
Begroting: verschillende vormen •
Kosten en opbrengsten geprojecteerde resultatenrekening
•
Inkomsten en uitgaven liquiditeitsplanning
•
Gegenereerde en gereserveerde middelen geprojecteerde balans
Begroting: controle instrument •
tijdens werkjaar tool voor begrotingcontrole (begroting versus realiteit = raming versus realisatie);
•
Afwijkingen detecteren;
•
Tijdig bijsturen mogelijk (van resultaat en/of begroting).
BEGROTING = financiële vertaling van beleidsplan
Deel 3: Begroting
Begroting: organisatorische consequenties •
Begroting legt toekomstige werking vast bindend
•
Toekomstige werking binnen financiële grenzen objectieven
•
Veronderstelt engagement betrokkenheid
•
Management delegatie binnen verantwoordelijkheidskader openheid
•
Zonder managementvaardigheden, begrotingsbeleid gedoemd te mislukken
Deel 3: Begroting Begrotingsprincipes Begrotingsprincipes Voorzichtig: •
Opbrengsten eerder iets onderschatten
•
Kosten eerder iets overschat
Realistisch: •
Ramingen toetsen (prijscatalogi, historische gegevens, wettelijke normen, lopende contracten, …)
Deel 3: Begroting Begrotingsprincipes Hoe ramen we de inkomsten? •
Rekening houden met de evolutie van de sector (vb. aantal leden)
•
Eigen sterkten of zwakten tav sector
•
Toevallige omstandigheden
Van groot belang dat het management kennis heeft van de sector en zichzelf weet te situeren Belang van promotiebeleid
Deel 3: Begroting Begrotingsprincipes Indekken tegen te groot optimisme: verantwoordelijke direct betrekken •
Weet dat hij objectieven moet realiseren
•
Leuker beter te scoren dan objectieven niet te halen
Risico: te pessimistische/voorzichtige benadering •
Kritische toetsing door management
•
Toetsing in alle openheid
•
Verantwoording door verantwoordelijke
•
Management draagt eventueel bijkomende info aan Resultaat: realistische raming verantwoordelijke ervaart vooropgestelde objectief als realiseerbaar engagement
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen Begrotingsbenaderingen: 1. Historisch budget 2. Zero based budget 3. Realistische benadering
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen 1. Historisch budget •
Verleden is de norm voor de toekomst
•
Vertrekbasis zijn de cijfers van een vorige periode
•
Wijzigingen op basis van een bepaalde parameter
Let op! Het is bij deze methode van uiterst belang relevante parameters te hanteren: •
Index der consumtieprijzen (contracten, huur, …)
•
Loonevolutie (salarisschalen sector, …)
•
Boekhoudkundige gegevens (afschrijvingen, …)
•
…
Soms is een combinatie van verschillende parameters nodig vb personeelskost (gezondheidsindex, aantal VTE, anciënniteitsverplichtingen, …)
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen 1. Historisch budget: beoordeling •
Vertrekt niet van werkingsprogramma (JAP) én geeft hierin dus geen inzicht
•
Relatief eenvoudig op te stellen
•
Begroting is meestal laattijdig (aangezien gegevens van een voorgaande periode nodig zijn)
•
Verleden is norm: geen kritische benadering
•
Anomalieën komen niet aan het licht
•
Indien geen relevante parameters gebruikt werden is deze begroting waardeloos
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen 2. Zero based budget •
Werkingsprogramma is het uitgangspunt
•
Historische gegevens geen maatstaf, doch niet totaal waardeloos
•
Elk bedrag inhoudelijk verantwoorden
Aandachtspunt! Alle processen heel nauwkeurig analyseren!
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen 2. Zero based budget: beoordeling •
Tijdrovend
•
Arbeidsintensief
•
Duidelijk beeld van de werking
•
Anomalieën komen aan het licht
•
Voor sommige posten overbodig (langetermijncontracten, personeelskosten bij gelijk aantal VTE)
•
Werkingsprogramma vormt de basis
•
Laat accurate opvolging toe
•
Kan tijdig opgemaakt worden (niet afhankelijk van historische gegevens)
Deel 3: Begroting Begrotingsbenaderingen 3. Realistische benadering •
Vertrekpunt: zero based benadering = werkingsprogramma uitgangspunt
1. Nagaan waar het toekomstige werkingsprogramma relevant afwijkt van de bestaande situatie deze items zero based begroten 2. Overige items: nagaan welke in aanmerking komen voor historische benadering – –
Indien JA: historisch, maar elk item ten minste om de 4 à 6 jaar zero based Indien NEE: zero based
Deel 3: Begroting Begrotingscontrole Begrotingscontrole •
Nagaan of vooropgestelde wordt gerealiseerd
•
Regelmatige toetsing om tijdig bijsturen mogelijk te maken
•
Afspraken maken indien begroting afwijkt(wat zijn de gevolgen hiervan?)
Financieel management
Deel 1: Wat, waarom en hoe? Deel 2: Boekhouding Deel 3: Begrotingsbeleid Deel 4: Kostprijscalculatie Deel 5: Ratio’s
Financieel management
Deel 4: Kostprijscalculatie
1. 2. 3. 4.
Kostprijscalculatie, relevant? Verschillende technieken kostprijscalculatie Oefening: Full costing Oefening: Make it or buy it
Deel 4: Kostprijscalculatie 1. Kostprijscalculatie, relevant? •
Relevant bij opmaak begroting
•
Werking moet gefinancierd worden
•
Finaliteit is de realisatie van het maatschappelijk doel
•
Van belang binnen het geheel van financieel management
Deel 4: Kostprijscalculatie 2. Verschillende technieken kostprijscalculatie: •
Full costing
•
Direct costing
•
Break-even-analyse
•
Make it our buy it
•
…
Berekening: let op met niet aftrekbare btw!
Deel 4: Kostprijscalculatie 3. Oefening: Full costing Een huisartsenkring heeft twee activiteiten: 1/ Opleiding geven bij aanvrager ter plaatse (vaste prijs voor vier opleidingen: 700 euro) 2/ Opleiding zelf organiseren (Toegang: €8, slechts 1 opleiding) Directe kosten: verplaatsingsvergoeding vrijwilligers Indirecte kosten: jaarlijkse huur secretariaat, zitpenning bestuurders, kost boekhouder voor opmaak jaarrekening en fiches 281.30
De indirecte kosten worden verdeeld volgens het aantal voorstellingen.
Deel 4: Kostprijscalculatie Activiteit 1
Activiteit 2
Omzet
700
400
Directe kosten
- 75
- 25
- 400
- 100
225
275
Indirecte kosten Resultaat per activiteit
De opleidingen bij clubs ter plaatse brengt, hoewel een hogere omzet, minder op. De organisatie denkt er aan deze activiteit te schrappen.
Deel 4: Kostprijscalculatie
Resultaat na deze beslissing:
Activiteit 1 Omzet
Activiteit 2 400
Directe kosten
- 25
Indirecte kosten
- 500
Resultaat per activiteit
- 125
Deel 4: Kostprijscalculatie
Had men beslist activiteit 2 te schrappen ten voordele van activiteit 1, dan was het resultaat:
Activiteit 1
Activiteit 2
Omzet
700
Directe kosten
- 75
Indirecte kosten Resultaat per activiteit
- 500 125
Deel 4: Kostprijscalculatie 4. Oefening : Make it or buy it
Naar aanleiding van een promotiefolder van een drukkerij vraagt de raad van bestuur van een club zich af of het nog zinvol is om het ledenmagazine (250 exemplaren) in eigen beheer te blijven uitgeven.
Deel 4: Kostprijscalculatie 1. Kostprijs bij uitbesteding activiteit
Lay-out (1,5 uur)
€75/u
Papier (4 bladzijden, 250 exemplaren)
0,02/stuk
Drukwerk (clichékost)
Eenmalige kost €62
Afwerking (nieten)
€0,05/stuk Prijs per exemplaar?
Deel 4: Kostprijscalculatie 1. Kostprijs bij uitbesteding activiteit
Lay-out
€75/u
136,13
Papier
0,02/stuk
24,20
Drukwerk
Eenmalige kost €62
75,02
Afwerking (nieten)
€0,05/stuk
30,25 265,60
Prijs per exemplaar
€1,06
Deel 4: Kostprijscalculatie 2. Kostprijs bij uitvoering in eigen regie
Vrijwilligersvergoeding voor lay-out
€32,71/dag
98,13
Papier
0,03/stuk
36,30
Inkt
110,00
Nietjes
€2,65/1000 stuks
Vrijwilligersvergoeding voor afwerking
€32,71/dag
1,60 32,71
278,74 Prijs per exemplaar
€1,11
Financieel management
Deel 1: Deel 2: Deel 3: Deel 4:
Wat, waarom en hoe? Boekhouding Begrotingsbeleid Kostprijscalculatie
Deel 5: Ratio’s
Deel 5: Ratio’s
We bekijken volgende ratio’s of verhoudingsgetallen: 1. LIQUIDITEIT Financiële aspecten in verband met beheer van de federatie
2. SOLVABILITEIT Financiële structuur van de federatie
We beperken onze financiële analyse tot deze twee ratio’s, andere relevante ratio’s zijn onder meer netto-bedrijfskapitaal, rentabiliteit, …
Deel 5: Ratio’s
1. LIQUIDITEIT Financiële aspecten in verband met beheer van de federatie kortetermijnverplichtingen kunnen voldoen Current ratio (ruime zin) Vlottende activa {(29/58) –(29)} Kortetermijnschulden {(42/48) + (492/3)} Norm:
Principe > 1 Let op, hogere norm hanteren indien subsidiërende overheid laat bet.
<1
verantwoord door omloopsnelheden? …
>1
te veel liquide middelen? ….
Deel 5: Ratio’s
1. LIQUIDITEIT Financiële aspecten in verband met beheer kortetermijnverplichtingen kunnen voldoen Acid test (quick ratio of enge zin) Vorderingen < 1 jaar + geldbeleggingen + liquide middelen {(40/41) +(50/53) + (54/58)} Kortetermijnschulden {(42/48)} Norm:
Principe > 0,7 Let op, hogere norm hanteren indien subsidiërende overheid laat bet.
<
verantwoord door omloopsnelheden? …
>
te veel liquide middelen? ….
Deel 5: Ratio’s
VOORBEELD Current ratio (ruime zin) Vlottende activa {(29/58) –(29)} Kortetermijnschulden {(42/48) + (492/3)} Federatie: 100.000 euro op bankrekening, 50.000 tegoed van klanten, 20.000 te betalen lonen, 100.000 leveranciers betalen, 30.000 teruggave subsidies. Current ratio = 1 Indien vorderingen van klanten inbaar op 01/03/2014, schulden te betalen op 01/01/2014 = liquiditeitsproblemen van 01/01/2014 – 01/03/2014
Deel 5: Ratio’s
Liquiditeitsfactoren: •
Voorraad
•
Klanten
•
Leveranciers
Voorbeeld: schema NUT
Impact van het JAP op de liquiditeit… Impact gevoerde beleid…
Deel 5: Ratio’s
2. SOLVABILITEIT Financiële structuur langetermijnverplichtingen kunnen nakomen
Financiële onafhankelijkheid Eigen vermogen x 100 = % (Passief-zijde balans) Totaal vermogen
In codes |10/15| x 100 |10/49|
Deel 5: Ratio’s
2. SOLVABILITEIT Financiële structuur langetermijnverplichtingen kunnen nakomen
Schuldgraad (inversie van financiële onafhankelijkheid) Vreemd vermogen x 100 = % Totaal vermogen
In codes |16| + |17/49| x 100 |10/49|
Deel 5: Ratio’s
SOLVABILITEIT Nut binnen de vereniging? Beoordeling •
Beleidskader van de vereniging
•
Maakt vergelijking binnen de sector mogelijk
•
Historische vergelijking
Solvabiliteit verbeteren •
Via winstoverdracht
•
Vervroegd aflossen schulden (enkel bij goede liquiditeit)
•
Boekhoudkundige ingrepen (einde jaar geen gebruik maken leverancierskrediet,…)
Vragen?
53
Sylvia Thienpont
Senior consultant social profit Denen 157 9080 Lochristi 09/356 05 27
[email protected]
54
