Financieel management Het verhaal achter de cijfers voor ondernemers en niet-financieel managers
Kees van Alphen Arco Verolme Derde geheel herziene druk
FM-2.indd 3
08-09-15 12:33
Meer informatie over deze en andere uitgaven vindt u op www.academicservice.nl. © 2015 Kees van Alphen Academic Service is een imprint van Boom uitgevers Amsterdam. 1e druk, 1e oplage december 2000 10e oplage mei 2010 2e druk, 1e oplage januari 2010 5e oplage juni 2014 3e druk 1e oplage september 2015 Redactie: Schreib tekst & redactie Omslagontwerp: Het Noorden Communiceert, Loon Zetwerk: Holland Graphics, Amsterdam Druk- en bindwerk: Drukkerij Wilco, Amersfoort isbn 978 94 6220 162 0 nur 801 Alle rechten voorbehouden. Alle intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs- en databankrechten, ten aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Boom uitgevers Amsterdam en de auteur. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 kb Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te wenden tot de Stichting pro (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 kb Hoofddorp, www.cedar.nl). Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the publisher’s prior consent. While every effort has been made to ensure the reliability of the information presented in this publication, Boom uitgevers Amsterdam neither guarantees the accuracy of the data contained herein nor accepts responsibility for errors or omissions or their consequences.
FM-2.indd 4
08-09-15 12:33
Woord vooraf
Als ondernemer en dga van Speedbooks lever ik graag een bijdrage aan dit praktische boek. Met ons bedrijf in rapportagesoftware zien wij dagelijks dat klanten cijfers belangrijk vinden. Helaas zien sommige managers en ondernemers de financiële kant van het bedrijf als een hindernis, die ze niet of moeilijk weten te nemen.
Wat is er dan nodig? Kennis die op een eenvoudige en duidelijke wijze wordt overgebracht. De kloof tussen het belang van financiën inzien enerzijds en het tekort aan aandacht ervoor anderzijds, vormt voor mij de aanleiding om dit boek onder uw aandacht te brengen. Het boek dat u straks gaat lezen en ontdekken, en onze bedrijfssoftware dragen bij aan het overbruggen van genoemde kloof. Als ondernemer kan ik u persoonlijk verzekeren dat de nieuwe druk geresulteerd heeft in een zeer toegankelijk en praktisch boek, waarin alles staat wat je als zelfstandig ondernemer moet weten om je onderneming financieel gezond te maken en te houden. Van harte aanbevolen. Lume Paulusma Directeur Speedbooks bv
5
FM-2.indd 5
08-09-15 12:33
Inhoud
Inleiding
11
1
het verhaal achter de cijfers
13
1.1 1.2 1.3
Inleiding Besturen van een organisatie Financieel management vanuit vijf invalshoeken Checklist
13 13 16 18
2
management accounting
19
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
Inleiding Sturen op winst, eigen vermogen of kasstroom Managementinformatie Administratieve organisatie en financiële administratie Opbouw financiële administratie Dagboeken, journaalposten en kolommenbalans Software voor financiële administratie Belastingen Enkele bedrijfseconomische principes Checklist
19 19 20 22 25 29 32 34 40 43
3
winstgevende bedrijfsvoering
47
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
Inleiding Winst-en-verliesrekening Beoordelen van de winst-en-verliesrekening Beoordelen winst-en-verliesrekening op zichzelf Beoordelen in relatie tot de begroting Beoordelen in vergelijking met voorgaande jaren Beoordelen in vergelijking met branchegegevens Overige exploitatieanalyses Kengetallen Checklist
47 47 51 52 56 57 58 58 60 62
7
FM-2.indd 7
08-09-15 12:33
financieel management
4
de onderneming in balans
65
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11
Inleiding Balans Globale opbouw balans Activazijde van de balans Passivazijde van de balans Beoordelen van de balans Beoordelen van de balans op zichzelf Vergelijken met voorgaande jaren en balansprognoses Relatie met de winst-en-verliesrekening Z-score Conclusies Checklist
65 65 66 69 73 78 79 81 83 88 90 91
5
cash is king
97
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Inleiding Kasstroomoverzicht Vast en flexibel Voorraadbeheer Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Werkkapitaalmanagement Checklist
97 97 100 103 104 105 107 112
6
een samenhangend geheel
115
6.1 6.2
Inleiding Samenhang balans, winst-en-verliesrekening en kasstroomoverzicht Financial accounting Checklist
115 115 120 125
7
financiering
127
7.1 7.2 7.3 7.4
Inleiding Vermogensbehoefte Vermogensbehoefte in samenhang met vlottende activa Vermogensbehoefte in samenhang met vaste activa
127 127 128 130
6.3
8
FM-2.indd 8
08-09-15 12:33
inhoud
7.5 7.6 7.7 7.8 7.9
Financieren met langlopend of kortlopend vermogen Financieringsmogelijkheden Financieren zonder vermogen aan te trekken Vreemd of eigen vermogen Omgaan met de bank Checklist
131 131 137 138 141 144
8
financiële planning
147
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9
Inleiding Begroten en budgetteren Begroten als proces Investeringsbegroting Financieringsplan Exploitatiebegroting Balansprognose Liquiditeitsprognose Definitieve begroting Checklist
147 147 149 151 151 152 153 156 159 160
9
investeren, koop en verkoop
161
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
Inleiding Soorten investeringen Bijzondere investerings- en exploitatiekosten Investeringsselectie Ondernemingswaardering Checklist
161 161 163 164 168 172
10
financieel adviseurs
175
10.1 Verschillende soorten financieel adviseurs 10.2 Selecteren van en omgaan met financieel adviseurs Checklist
175 178 179
181
register
9
FM-2.indd 9
08-09-15 12:33
Inleiding
U hebt besloten u te verdiepen in financieel management. Voor velen een terrein waar ze liever van afblijven. Financieel management heeft te maken met cijfers, rekenen, wiskunde en economie: onderwerpen waarmee niet iedereen evenveel affiniteit heeft. Als dit ook voor u geldt, hebt u het juiste boek in handen. Hier treft u geen ingewikkelde theorieën en complexe verhandelingen aan, maar juist een toegankelijke beschrijving en uitleg van die aspecten van financieel management, waar u als manager of ondernemer behoefte aan hebt. Met als doel om uw belangstelling voor financieel management te wekken en u de bagage mee te geven waar u dagelijks wat aan heeft. U krijgt genoeg kennis en inzicht om de juiste vragen te kunnen stellen, goed leiding te kunnen geven aan uw bedrijf of organisatie en een goede gesprekspartner te zijn voor uw collega-managers, adviseurs, accountants, aandeelhouders en de bank. De praktijk heeft geleerd dat dit boek ook een heel goede introductie is voor studenten van allerlei opleidingen op hbo- en wo-niveau en als cursusmateriaal voor financiële programma’s.
Opbouw van dit boek Het eerste hoofdstuk gaat in op het verhaal achter de cijfers: wat zeggen de cijfers nu wel en niet en hoe hard zijn de getallen? In hoofdstuk 2 leest u waar u op moet letten als u wilt beoordelen of het goed gaat met uw bedrijf en welke managementinformatie hiervoor nodig is. De hoofdstukken 3, 4 en 5 gaan over het hart van het financieel management: de winst-en-verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Hoofdstuk 6 behandelt de samenhang tussen de drie overzichten: winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht en de externe verslaglegging. Hoofdstuk 7 gaat over financiering. Welke financieringsvormen zijn er voor de verschillende doeleinden?
11
FM-2.indd 11
08-09-15 12:33
financieel management
Hoofdstuk 8 behandelt de financiële planning. Op welke wijze kunt u begrotingen opstellen en wat is de onderlinge samenhang? Hoofdstuk 9 gaat over investeren, koop en verkoop. Hoe beslist u over verschillende investeringsopties en hoe kunt u een onderneming waarderen? In hoofdstuk 10 nemen we nog even de adviseurs door die u kunt inschakelen voor uw bedrijf of organisatie. Elk hoofdstuk eindigt met een korte checklist; sommige hebben ook nog een formuleblad. Hierdoor kunt u dit boek niet alleen als studieboek gebruiken, maar ook als naslagwerk. Om het zoeken te vergemakkelijken, vindt u achter in het boek een register. De vermelde cijfers in dit boek zijn fictief. Voor zover er bedragen genoemd zijn als onderdeel van fiscale regelingen, betreft het de in december 2015 geldende tarieven. Deze tarieven zijn aan verandering onderhevig. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Als u na het lezen van dit boek het gevoel hebt grip te hebben op de financiën van uw organisatie, is onze missie geslaagd. Uw opmerkingen of suggesties ter verbetering van dit boek kunt u sturen naar
[email protected]. Kees van Alphen Arco Verolme
12
FM-2.indd 12
08-09-15 12:33
1 Het verhaal achter de cijfers
1.1 Inleiding Dit boek maakt in essentie twee dingen duidelijk. Cijfers zeggen iets en cijfers zeggen niets. Dit lijkt tegenstrijdig, maar is het niet. Cijfers zeggen iets over hoe het er in een organisatie aan toegaat: hoe is de gang van zaken geweest en hoe is de stand van zaken nu? Cijfers geven in kwantitatieve zin aan wat een organisatie presteert. We kunnen er tendensen en ontwikkelingen uit afleiden en er beslissingen op baseren. Maar cijfers zeggen ook niets. Cijfers zijn eenvoudig te manipuleren. Mensen die de cijfermatige kant van het managen beheersen, zijn vaak tovenaars in de ogen van degenen voor wie getallen niet spontaan beginnen te leven. Van deze onbekendheid met de cijfers wordt misbruik gemaakt; er worden dan cijfers gepresenteerd die iets anders zeggen dan de werkelijkheid. Voor ondernemers en managers is het daarom een must om met cijfers te kunnen omgaan. Alle aspecten van ondernemen hebben immers raakvlakken met de financiën. Het gaat erom de meest essentiële onderdelen van financieel management te kennen en er een beetje mee te kunnen spelen. We hopen dat u na het lezen van dit boek merkt dat dit minder moeilijk is dan het lijkt. Het gaat erom het pokerspel van de specialisten en de zogenaamde experts te doorzien door de juiste vragen te stellen. En alleen tevreden te zijn met begrijpelijke antwoorden.
Leerdoelen Na het bestuderen van dit hoofdstuk heeft u: • inzicht in het ondernemingsmodel: het bedrijf met ondernemingsgebieden en omgevingsfactoren; • inzicht in de vijf belangrijkste invalshoeken van financieel management: financieren, investeren, management accounting, inkomstenstroom en financial accounting.
1.2 Besturen van een organisatie Bij het besturen van een bedrijf of organisatie komt veel meer kijken dan alleen financieel management. Het ondernemingsmodel biedt een eenvoudig overzicht 13
FM-2.indd 13
08-09-15 12:33
financieel management
van de belangrijkste aspecten. In dit model wordt het bedrijf weergegeven in zijn omgeving, waarbij interne ondernemingsgebieden en externe omgevingsfactoren zijn te onderscheiden. Ondernemingsgebieden Om het overzichtelijk te houden, hebben we alle facetten van de bedrijfsvoering ondergebracht in vijf ondernemingsgebieden: • Visie, missie en strategie. • Marketing & sales. • Human resource management. • Financiën. • Bedrijfsproces.
Concurrenten/substituten/toetreders
Leveranciers en partners
Human resource management
Marketing & sales (Potentiële) klanten
Visie, missie & strategie Belanghebbenden
Bedrijfsproces
Financiën
Externe ontwikkelingen Af beelding 1.1 Ondernemingsmodel
De visie, missie en strategie staan centraal. Deze geven aan wat we beogen, wat we belangrijk vinden en in welke richting de organisatie wil. Human resource management omvat het personeelsbeleid en de ontwikkelingsmogelijkheden van de competenties van de medewerkers. Marketing & sales betreft de kennis van de markt (doelgroepen, concurrenten, ontwikkelingen) en de manier waarop deze benaderd wordt. Financiën gaat over financieel management en de financiële administratie. En bedrijfsproces omvat het primaire proces: de inkoop, de productie, it en de wijze van organiseren. Voor een succesvolle bedrijfsvoering moet een organisatie alle ondernemingsgebieden beheersen. Voor sommige gebieden kunnen we medewerkers, partners of externe adviseurs inschakelen. Andere aspecten moet de manager of ondernemer echter zelf in de vingers hebben. De mate waarin we de verschillende
14
FM-2.indd 14
08-09-15 12:33
1 - het verhaal achter de cijfer s
ondernemingsgebieden beheersen, bepaalt de sterke en zwakke kanten van een bedrijf. Omgevingsfactoren Naast de ondernemingsgebieden zijn er vijf omgevingsfactoren. Deze geven weer wat er allemaal in de omgeving van een bedrijf gebeurt: • (Potentiële) afnemers. • Concurrenten, nieuwe toetreders en substituten. • Leveranciers en partners. • Overige belanghebbenden. • Externe ontwikkelingen. Onder (potentiële) afnemers verstaan we alle huidige en mogelijk toekomstige klanten van de organisatie. De concurrenten, nieuwe toetreders en substituten vormen de huidige en toekomstige tegenstrevers. De leveranciers en partners zijn alle externe partijen die betrokken zijn bij het primaire en secundaire proces van de organisatie. Het primaire proces is de kernactiviteit van een bedrijf, zoals inkoop, productie en verkoop. Het secundaire proces omvat alle ondersteunende activiteiten, zoals staf en secretariaat. De overige belanghebbenden zijn alle overige betrokkenen bij het bedrijf, waaronder de aandeelhouders, financiers, kennisinstituten en relevante maatschappelijke groeperingen. Onder externe ontwikkelingen vallen de relevante trends op demografisch, technologisch, politiek-juridisch, economisch en sociaal-cultureel gebied. Een onderneming moet continu op de hoogte zijn van deze omgevingsfactoren. Ontwikkelingen in de omgeving kunnen we opvatten als kansen of bedreigingen. Of iets een kans of een bedreiging is, hangt vaak af van de eigen sterke en zwakke kanten en de houding ten opzichte van nieuwe ontwikkelingen. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld te laat gereageerd op de kansen die internet biedt, en zo een achterstand opgelopen ten opzichte van hun concurrenten. Het ondernemingsmodel laat zien dat financieel management weliswaar een belangrijk facet is in de gehele bedrijfsvoering, maar ook dat er veel meer komt kijken bij het runnen van de tent. Financieel management wordt beïnvloed door alle andere ondernemingsgebieden. Alle gebieden dragen bij aan de omzet, veroorzaken kosten en vragen om investeringen. De beschikbare financiële ruimte verschaft al dan niet mogelijkheden voor de andere ondernemingsgebieden. Door financieel management in samenhang te zien met alle andere aspecten, biedt het ondernemingsmodel de niet-financieel manager een prima kapstok voor het analyseren van de situatie van een organisatie nu en in de toekomst.
15
FM-2.indd 15
08-09-15 12:33
financieel management
1.3 Financieel management vanuit vijf invalshoeken Met de term financieel management dekken we de vijf belangrijkste invalshoeken van financiën in een bedrijf, namelijk: • • • • •
financieren investeren management accounting inkomstenstroom financial accounting
Financieren Financieren gaat over de toegang tot de vermogensmarkt. Het kan gaan over eigen geld, geld van participanten of van externe vermogensverschaffers. Het onderwerp van hoofdstuk 7 en 8. Investeren Investeren is het aanschaffen van allerlei soorten capaciteit, zoals productiefaciliteiten, it, bedrijfsruimte of arbeid. Hierover gaat hoofdstuk 9. Management accounting Management accounting is het verschaffen van de juiste financiële informatie aan de ondernemer, managers en medewerkers om op basis hiervan weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. De hoofdstukken 2, 3, 4, 5 en 8 gaan hierover. Inkomstenstroom De basis van ieder succesvol bedrijf is de inkomstenstroom uit omzet. Hoe komt het bedrijf tot een optimaal samenspel van producten, diensten en marketing & sales, zodat dit leidt tot winstgevende verkopen. Dit behandelen we in hoofdstuk 3. Financial accounting Financial accounting is het afleggen van verantwoording aan de vermogensverschaffers van de organisatie. Dit gebeurt onder meer met het jaarverslag en de jaarrekening, maar vaak ook met tussentijdse verslaglegging. Dit wordt in hoofdstuk 6 behandeld. Start-up of bestaand bedrijf De manier waarop u financieel management invult, hangt sterk af van de fase waarin uw bedrijf zich bevindt. Als start-up ligt de focus vooral op het ontwikkelen van het product of dienst, de investeringen die hiermee gemoeid zijn en de 16
FM-2.indd 16
08-09-15 12:33
1 - het verhaal achter de cijfer s
manier waarop dit gefinancierd kan worden. Daarna komt de nadruk te liggen op het genereren van een gestage inkomstenstroom. Management accounting en financial accounting zullen niet meteen alle aandacht krijgen, hoewel het natuurlijk heel belangrijk is om grip op alle geldstromen te hebben. Start
Groei
Financieren
✓
✓
Investeren
✓
✓ ✓
Management accounting Inkomstenstroom
✓
Stabilisatie
✓
✓ ✓
Financial accounting
✓
Kapitaalsintensief of kapitaalsextensief Financieel management is voor een kleine dienstverlener veel simpeler dan voor een bedrijf dat fors moet investeren in productontwikkeling, productiecapaciteit en voorraden. Hoe meer geld in het bedrijf omgaat, hoe crucialer de functie van management accounting en financial accounting. De ondernemer of manager kan het financieel management dan niet meer alleen af en zal een staf met financiële mensen nodig hebben.
17
FM-2.indd 17
08-09-15 12:33
financieel management
Checklist > Ondernemingsgebieden: sterk of zwak • Visie, missie en strategie • Marketing & sales • Human resource management • Financiën • Bedrijfsproces > Omgevingsfactoren: kans of bedreiging • (Potentiële) afnemers • Concurrenten, nieuwe toetreders en substituten • Leveranciers en partners • Belanghebbenden • Externe ontwikkelingen > Invalshoeken financieel management • Financieren • Investeren • Management accounting • Inkomstenstroom • Financial accounting
18
FM-2.indd 18
08-09-15 12:33
2 Management accounting
2.1 Inleiding In dit hoofdstuk gaan we dieper in op het verzamelen, ordenen, analyseren en rapporteren van (financiële en niet-financiële) informatie voor planning en control door het management of de ondernemer. Eerst kijken we naar de belangrijkste sturingscriteria voor een onderneming. Daarna komt managementinformatie aan bod. Vervolgens gaan we uitgebreid in op de administratieve organisatie, de financiële administratie en boekhoudsoftware. We behandelen de verschillende belastingen waar de onderneming mee te maken krijgt en ten slotte gaan we in op enkele bedrijfseconomische principes.
Leerdoelen Na het bestuderen van dit hoofdstuk: • heeft u inzicht in de drie baselines waar een onderneming op stuurt: winst, eigen vermogen en kasstroom; • heeft u kennisgemaakt met managementinformatie; • weet u uit welke onderdelen de financiële administratie van een bedrijf bestaat; • heeft u inzicht in het proces van een boeking: via dagboeken, journaalposten, grootboeken en kolommenbalans naar een balans of winst-en-verliesrekening; • weet u wat de belangrijkste belastingen voor ondernemers zijn; • kent u het onderscheid tussen vaste, variabele en directe en indirecte kosten.
2.2 Sturen op winst, eigen vermogen of kasstroom Als iemand zich afvraagt of een bedrijf er goed voorstaat, kan daar niet zomaar een antwoord op komen. Er zijn namelijk nogal wat manieren om een bedrijf in financiële zin te beoordelen. Drie belangrijke criteria zijn winst, eigen vermogen en kasstroom. Hierna vindt u een toelichting op deze begrippen. Winst De meeste ondernemers kijken als eerste naar de winstgevendheid. Als een bedrijf geen winst maakt, komt het vroeg of laat in de problemen. Toch kan een bedrijf best eens een tegenvallende winst hebben of verlies lijden, zonder dat 19
FM-2.indd 19
08-09-15 12:33
financieel management
het direct in gevaar hoeft te komen. Zolang er maar genoeg geld is om aan alle verplichtingen te kunnen voldoen. Eigen vermogen Een geheel andere manier om een bedrijf te beoordelen, is de analyse van het eigen vermogen. Het eigen vermogen is het vermogen dat de aandeelhouders of eigenaren in het bedrijf hebben gestoken, vermeerderd met de winsten voor zover die niet zijn opgenomen of als dividend zijn uitgekeerd, of verminderd met verliezen. Of het eigen vermogen voldoende is, hangt onder meer af van de totale waarde van de bezittingen van het bedrijf. De hoogte van het eigen vermogen is een belangrijke indicator voor de continuïteit op langere termijn. Kasstroom of cashfl ow De cashflow wordt vaak eenvoudig berekend door de winst (na belasting) te vermeerderen met het bedrag aan afschrijvingen. Ook bij verlies kan het bedrijf dus toch een positieve cashflow genereren, als de afschrijvingen hoger zijn dan het verlies. Naast de winst plus afschrijvingen zijn nog veel meer geldstromen van invloed op de kasstroom (zie hoofdstuk 5).
Engelse begrippen De drie sturingsprincipes noemen we ook de baselines. Return on Sales (ros) drukt de winst uit als percentage van de omzet. Return on Equity (roe) geeft de winst weer als percentage van het eigen vermogen. De Operational Cash Flow (ocf) is de kasstroom die uit de operationele activiteiten voortkomt.
Of een bedrijf winst maakt, volgt uit de winst-en-verliesrekening (hoofdstuk 3). De hoogte van het eigen vermogen vinden we in de balans (hoofdstuk 4). In hoofdstuk 5 komt de kasstroom aan bod.
2.3 Managementinformatie Om een bedrijf te besturen, is er behoefte aan informatie. Informatie om besluiten te kunnen nemen, de gang van zaken te kunnen volgen, waar nodig bij te sturen en ten slotte verantwoording af te kunnen leggen. Hiervoor hebben we gesproken over management accounting en financial accounting. Management accounting richt zich op het verzamelen, ordenen, analyseren en rapporteren van (financiële en niet-financiële) informatie voor planning en control door het management of de ondernemer. Dit gaat dus over de interne besturing van het bedrijf.
20
FM-2.indd 20
08-09-15 12:33
2 - management accounting
Financial accounting gaat over het creëren van financiële overzichten voor externe stakeholders, zoals aandeelhouders, kredietverschaffers en diverse overheidsinstanties, om hun inzicht te geven in de financiële positie van een bedrijf. Dit proces wordt ook externe verslaggeving genoemd. Welke informatie het managementinformatiesysteem moet bevatten, is sterk afhankelijk van de informatiebehoefte. Vaak bestaat de samenvatting van de managementinformatie uit kengetallen*. Deze zijn vervolgens weer onderbouwd met meer gespecificeerde gegevens. Zo is het kengetal debiteurentermijn (het gemiddelde aantal dagen waarbinnen een factuur wordt betaald) op zich voldoende als eerste sturingsinformatie. Vervolgens willen we echter weten welk bedrag aan debiteuren openstaat. Hieronder zit weer een overzicht van alle debiteuren en daaronder weer het overzicht van alle openstaande facturen per debiteur. In wezen wordt het informatiesysteem voor alle aspecten als volgt opgebouwd: eerst het meest essentiële kengetal en vervolgens stap voor stap een verdere detaillering. Voorbeeld: managementinformatie voor een dienstverlenend bedrijf Begroot jaar
Begroot Q1
Reëel Q1
Omzet
500.000
125.000
185.000
148%
Incidentele grote order
Brutowinst
400.000
100.000
149.850
150%
Goedkoop ingekocht
Bedrijfskosten 160.000
40.000
44.800
112%
Effectieve inzet personeel
Nettowinst
40.000
10.000
55.100
551%
Hoge bw en lage kosten
Cashflow
75.000
18.750
64.100
342%
Idem
Debiteurentermijn
50
50
60
120%
Incasso achterstand
Voorraden
40
40
50
125%
Te hoge voorraden
Crediteurentermijn
45
45
40
89%
Korting bij snelle betaling
110.000
88%
Te weinig focus op acquisitie
Omschrijving
Orderportefeuille
125.000
Reëel vs begroot Toelichting
Af beelding 2.1 | Voorbeeld managementinformatie
Met behulp van dit simpele overzicht kunnen we antwoord geven op de volgende vragen: • Is de omzet volgens planning? • Is de brutowinst (bw) op orde? *
Een kengetal is een absoluut of relatief getal dat de waarde van een bedrijfsactiviteit weergeeft.
21
FM-2.indd 21
08-09-15 12:33
financieel management
• • • • • •
Blijven de bedrijfskosten binnen de perken? Ontwikkelt de nettowinst zich goed? Is er voldoende cashflow? Betalen de debiteuren snel genoeg? Worden de crediteuren op tijd betaald? Zitten er voldoende orders in portefeuille?
In de kolom Toelichting zijn enkele mogelijke oorzaken van de afwijkingen aangegeven. Aan de hand van deze kengetallen kunnen we in principe een bedrijf uitstekend besturen. Afwijkingen van kengetallen kunnen aanleiding zijn voor het zoeken naar oorzaken hiervan. Deze kunnen we vinden door de gegevens achter de kengetallen te bestuderen. Zo is de omzet opgebouwd uit omzetgroepen en iedere groep weer uit bepaalde klanten en per klant zijn er weer verschillende orders te identificeren. Achter de bedrijfskosten zitten verschillende kostensoorten, die elk voor zich kunnen afwijken van de begroting. Planning-en-controlcyclus Om een organisatie goed te besturen, is de planning-en-controlcyclus bedacht. Deze bestaat uit de volgende stappen: a. Opstellen strategisch plan of businessplan. b. Vertalen van deze plannen naar jaarplannen en begrotingen. c. Bewaken van de voortgang van de plannen en opstellen voortgangsrapportages. d. Bijstellen van de activiteiten en processen, heroverwegen plannen. Review & preview Als u ervoor kiest om te sturen op de drie baselines, kunt u dit doen met review- en previewsessies: hoe scoren de kengetallen van dit jaar als u terugkijkt naar vorig jaar of vooruitkijkt naar volgend jaar? Baseline
Last year
This year
Next year
ros
10%
9%
12%
roe
8%
7%
10%
ocf
€ 250.000
€ 175.000
€ 225.000
2.4 Administratieve organisatie en financiële administratie Voor zowel management accounting als financial accounting is een goede administratieve organisatie onmisbaar. Voor iedere onderneming ziet de administra22
FM-2.indd 22
08-09-15 12:33
2 - management accounting
tieve organisatie er anders uit. Bij het ontwikkelen ervan moeten we rekening houden met alle interne en externe betrokkenen die informatie nodig hebben. In het kader van dit boek beperken we ons tot de financiële informatie. Hierin zijn zowel interne als externe betrokkenen geïnteresseerd. Interne betrokkenen: • ondernemer, directeur en manager • medewerkers • aandeelhouders • commissarissen Externe betrokkenen: • banken en financiers • Belastingdienst en uwv • arbodiensten en verzekeringsmaatschappijen • overige Ondernemer, directeur en manager Allereerst is de ondernemer, directeur of manager zelf geïnteresseerd in de financiële situatie. De financiële administratie moet zo zijn ingericht en bijgehouden dat onder meer de volgende vragen snel beantwoord kunnen worden: • Hoe zijn de (project)resultaten? • Hoeveel omzet is er gegenereerd? • Hoeveel kosten zijn er gemaakt? • Is er met winst of verlies gedraaid? • Is er genoeg geld aanwezig om betalingen te verrichten? • Betalen de debiteuren op tijd? Medewerkers Ook medewerkers zijn geïnteresseerd in het reilen en zeilen van het bedrijf. Een projectleider heeft bijvoorbeeld inzicht nodig in de voortgang en de resultaten van zijn projecten. De marketeer wil weten of zijn marketingbudget niet wordt overschreden. Maar ook andere medewerkers willen een indruk krijgen van het uiteindelijke resultaat van hun inspanningen. Aandeelhouders De aandeelhouders van de bv of nv zijn geïnteresseerd in het rendement van zijn investering. Zij willen hierover op gezette tijden volledig geïnformeerd worden. In ieder geval eens per jaar, als de Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA) haar oordeel uitspreekt over het gevoerde beleid en de opgestelde jaarrekening. Maar ook tussentijds is financiële informatie nodig, bijvoorbeeld bij het nemen van beslissingen met verregaande financiële consequenties voor de toekomst van de onderneming (investering, uitbreiding, overname). 23
FM-2.indd 23
08-09-15 12:33
financieel management
Bij een bv of nv kan er sprake zijn van een directeur-grootaandeelhouder (dga). Deze medewerker van het bedrijf heeft een aandelenpakket van minimaal 5%. De dga heeft uit hoofde van zijn functie natuurlijk dagelijks inzicht in de financiële situatie. Commissarissen Het is de taak van de commissarissen om controle uit te oefenen op het gevoerde beleid. Daarom moeten zij net als de aandeelhouders tijdig en volledig geïnformeerd zijn over de financiële situatie van het bedrijf. Anders kunnen zij hun werk niet naar behoren verrichten. Banken en financiers Financiers willen weten hoe het gaat met hun financiering. Zij willen daarom van tijd tot tijd geïnformeerd worden over de resultaten en over de verstrekte zekerheden, zoals debiteuren en vaste activa. De bank die geld heeft uitgeleend, wil vaak elke maand een overzicht van alle openstaande debiteuren, elk kwartaal de winst-en-verliesrekening en eens per jaar de jaarrekening ontvangen. Belastingdienst Als onderneming hebt u te maken met verschillende soorten belastingen. De zelfstandig ondernemer (bijvoorbeeld de eigenaar van een eenmanszaak, de maat of de firmant van een vennootschap onder firma (vof)) wordt aangeslagen voor de inkomstenbelasting en premies volksverzekering. De rechtspersoon (bijvoorbeeld de bv) wordt aangeslagen voor de vennootschapsbelasting. Om deze aanslagen op te kunnen leggen, wil de Belastingdienst weten wat de bedrijfsresultaten zijn en uit welke bedragen deze zijn opgebouwd. Als er personeel in dienst is, hebt u te maken met de loonheffing. De meeste ondernemingen in Nederland zijn btw-plichtig. Over de omzet moet btw geheven worden en leveranciers brengen meestal btw in rekening. Uit de financiële administratie moet op basis van bewijsstukken precies herleid kunnen worden hoeveel btw er betaald en ontvangen is. De Belastingdienst hanteert een aantal richtlijnen en voorschriften waaraan de financiële administratie moet voldoen. Paragraaf 2.8 gaat uitgebreid in op belastingen voor bedrijven. De meest actuele informatie vindt u op www.belastingdienst.nl. Arbodienst en verzekeringsmaatschappij Werkgevers zijn zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van risico’s die samenhangen met het in dienst hebben van werknemers. Hiervoor worden verzekeringen afgesloten, zoals de ziektekostenverzekering. Om te kunnen bepalen hoeveel
24
FM-2.indd 24
08-09-15 12:33
2 - management accounting
ziektekosten er geweest zijn, wordt in samenspraak met een arbodienst geregistreerd welke werknemers wanneer en hoe lang ziek geweest zijn. Overige Volgens het Wetboek van Koophandel is het voeren van een ‘deugdelijke’ boekhouding verplicht. Uit de financiële administratie moet u altijd de schulden en bezittingen van uw bedrijf kunnen afleiden. De meeste financiële stukken die betrekking hebben op een bedrijf, moeten zeven jaar na afsluiting van een boekjaar bewaard blijven. Dit is de fiscale bewaarplicht. Een financiële administratie is deugdelijk als: • er sprake is van een systeem van dubbel boekhouden; • deze boekhouding volledig is; • deze boekhouding volgens goed koopmansgebruik wordt gevoerd.
2.5 Opbouw financiële administratie Sommige ondernemers voeren een ‘schoenendoosadministratie’: alle bonnen, facturen, betaalbewijzen en dergelijke worden in een doos, zak of lade verzameld. Op het moment dat de Belastingdienst om een aangifte verzoekt, dragen ze de verzamelde stukken over aan een boekhouder met de vraag om even een belastingaangifte voor hen te verzorgen. Als deze dat met gepaste tegenzin heeft gedaan, gaat de aangifte naar de Belastingdienst en verdwijnen de jaarcijfers in een lade van de ondernemer en gaat hij weer over tot de orde van de dag. Dit is niet de aangewezen methode, omdat de ondernemer niet weet hoe zijn bedrijf er financieel voorstaat. Hoe moet het dan wel? Financieel verslag Periodiek (per jaar, kwartaal of maand) moet elke ondernemer verslag doen van de financiële handel en wandel van zijn bedrijf. Hij doet dat in de vorm van belastingaangiften (omzet-, loon-, inkomsten- en/of vennootschapsbelasting) en een financieel verslag. Het financieel verslag bestaat minimaal uit een balans en een winst-en-verliesrekening. De bedragen in de aangiften en het financieel verslag mogen niet berusten op vermoedens of veronderstellingen. De juistheid moet bewezen of op z’n minst aannemelijk gemaakt kunnen worden. Het bewijs van juistheid ontstaat door van elke financiële handeling een (schriftelijk of digitaal) bewijsstuk te bewaren. Boekhouden begint daarom met het verzamelen van bewijsstukken van elke financiële handeling. Ook als alle bewijsstukken aanwezig zijn en goed bewaard worden, kunnen er nog problemen optreden: • Welke stukken gelden als ‘bewijsstukken van financiële handelingen’? • Welke financiële handelingen hebben betrekking op de onderneming en welke zijn privé?
25
FM-2.indd 25
08-09-15 12:33
financieel management
Boekstukken Bewijsstukken die verwerkt worden in de boekhouding, noemen we boekstukken. Uit een boekstuk blijkt dat er iets veranderd is in de financiële situatie van een bedrijf. Als u de gegevens elektronisch vastlegt, moet u deze ook elektronisch bewaren en wel voor de geldende bewaartermijn van zeven jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren. Er zijn verschillende soorten boekstukken: • Betaalbewijzen Bij betaling per bank wordt dit verwerkt op de dagafschriften. Dit is een betaalbewijs. Bij betaling per kas is dit de kwitantie of kassabon. • Inkoopfacturen Bij het ontvangen van goederen of diensten hoort meestal een factuur (rekening). Deze vermeldt wat er geleverd is en hoeveel er betaald moet worden. Bij contante aankopen zijn factuur en betaalbewijs gecombineerd in het kassabonnetje. • Verkoopfacturen Als een bedrijf goederen of diensten levert, moet het daarvoor een factuur aanmaken. Deze facturen dienen als bewijs voor de omzet. • Overige bewijsstukken Overige bewijsstukken zijn bewijsstukken die niet onder de andere noemers vallen. Voorbeelden: gegevens uit de loonadministratie, berekening van afschrijvingen, voorraadmutaties en urenadministratie. Als er van alle financiële handelingen een bewijsstuk is, spreken we van een financiële administratie. Elke handeling die heeft plaatsgevonden kunnen we immers aantonen. Een belastingcontroleur heeft echter een hekel aan bewijsstukken die niet toegankelijk zijn opgeborgen. Ieder boekstuk moet dan ook op een speciale wijze opgeborgen worden. Een inzichtelijk archiefsysteem met duidelijke aanduidingen van de ordners en overige stukken is hierbij onmisbaar. Ieder soort bewijsstuk moet op chronologische volgorde opgeborgen zijn in een ordner. Zo ontstaan ordners met betaalbewijzen (‘kas’, ‘bank’) en ordners voor ‘ontvangen rekeningen nog te betalen (crediteuren)’ en ‘verzonden rekeningen nog te ontvangen (debiteuren)’. Alle overige stukken kunnen in één of meer ordners met de aanduiding ‘memoriaal’ of ‘diverse posten’. Een complete financiële administratie* bestaat minimaal uit de volgende onderdelen:
* Meer informatie over het voeren van een administratie vindt u op www.nba.nl, www.belastingdienst.nl en www.kvk.nl.
26
FM-2.indd 26
08-09-15 12:33
