RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PANGKALPINANG BERBASIS DESKTOP FELISIA ARININDYAH
[email protected]
ABSTRAK Penelitian ini dilakukan untuk untuk memberikan layanan informasi dan meningkatkan kinerja pembuatan kutipan akta kelahiran agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat dan efisien serta meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam pembuatan kutipan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota pangkalpinang Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan data yang sebenarnya sehingga dapat ditemukan kelemahan kelemahan pada sistem yang lama, kemudian diperbaiki dengan menggunakan sistem yang baru. Analisa yang digunakan dalam membangun sistem baru adalah dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan alat bantu sofware software UML (Unified Modeling Language), pengamatan langsung, dan wawancara kepada pihak yang terkait Kesimpulan yang bisa diambil secara umum dari hasil penelitian ini adalah bahwa Sistem Informasi penerbitan kutipan akta kelahiran dapat meningkatkan kinerja para pegawai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta memberikan kepuasan kepada masyarakat khususnya kota Pangkalpinang dalam membuat akta kelahiran. Kata Kunci :Sistem Informasi, UML(Unifield Modeling Language),Analisa dan Perancangan
1. Latar Belakang Masalah Anak dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara adalah masa depan bangsa dan generasi penerus cita-cita bangsa sehingga Negara berkewajiban memberikan perlindungan terhadap anak, agar anak memiliki rasa aman, bebas dari rasa ketakutan, memiliki pendidikan, memiliki keyakinan beragama sehingga anak dapt tumbuh dan berkembang atas kelangsungan hidupnya, berperan aktif dan juga diharapkan mampu bersaing di era modernisasi. Hak sebagai warga Negara atas kehidupan anak adalah mempunyai identitas yang jelas yaitu dengan adanya akta kelahiran.Walaupun begitu, masih banyak anak Indonesia yang belum tercatat kelahirannya sehingga menyebabkan anak tersebut secara de jure keberadaanya dianggap tidak ada oleh Negara. Hal ini mengakibatkan anak yang lahir tersebut tidak tercatat namanya, silsilah dan kewarganegaraanya serta tidak terlindungi keberadaannya. Penyebabnya adalah kurangnya tingkat partisipasi masyarakat untuk berperan aktif didalm kepemilikan akta kelahiran. Sehingga perlu adanya pengkajian untuk mensosialisasikan fungsi akta kelahiran kepada masyarakat.Akta kelahiran merupakan dokumen penduduk yang memberikan bukti terjadinya peristiwa kelahiran yang menjelaskan nama anak, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua dan kewarganegaraannya. Yang merupakan bukti sah mengenai identitas, sebab akta kelahiran bersifat universal karena terkait dengan pengakuan Negara atas status kependataan seseorang. Selain itu, jika seorang anak manusia yang lahir kemudian identitasnya tidak terdaftar nanti akan menghadapi berbagai masalah yang akan berakibat pada Negara, pemerintah dan masyarakat. Berbagai status anak yang saat ini resmi diakui dan tercatat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Pangkalpinang, antara lain status anak yang lahir dari pernikahan yang sah, status anak yang lahir diluar pernikahan dan status anak yang tidak mempunyai asalusul yang jelas, misalnya anak temuan (sudah menjadi ketetapan hokum yang berlaku). Sebagai perwujudan Konversi Hak Anank (KHA) dan UU No.23 Tahun 2002 tentang perlindungan anak dari sisi sudut pandang KHA. Negara harus memberikan pemenuhan hak dasar kepada setiap anak dan terjaminnya perlindungan atas keberlangsungan perkembangan anak. Maka dari itu, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran Anak guna memberikan hak anak sesuai dengan UU No.23 Tahun 2002 tersebut. 2. Perumusan Masalah Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang adalah dalam kegiatan pengelolaan data yang masih menggunakan cara yang manual dengan menggunakan Microsoft office word, karena belum menguasai teknologi computer sehingga menimbulkan berbagai masalah, seperti : a. Sering terjadi keterlambatan dalam Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran. b. Masyarakat belum terlayani dengan baik karena pelayanan yang lambat, sehingga target yang telah diterapkan terkadang sulit tercapai c. Pengelolaan data yang masih sangat sederhana yang menyebabkan banyak data-data atau berkas yang hilang. d. Pelaporan dalam pengolahan data mengenai Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran tidak lengkap
sehingga data yang benar dan tepat waktu dangat sulit tercapai. 3. Tujuan Penelitian Dengan dilakukannya penelitian mengenai judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran : Studi Kasus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang Berbasis Desktop” diharapkan dapat memberikan tujuan sebagai berikut: a. Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran dapat dengan cepat diterbitkan sehingga pelayanan kepada masyarakat lebih cepat dan maksimal. b. Data-data dan berkas-berkas yang berhubungan dengan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran tersimpan rapi serta terdata secara komputerisasi agar mudah melakukan pengecekan dan pencarian data-data tersebut. c. Pelaporan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran lebih akurat, dan relevan sehingga dapat digunakan sebagai sumber pengambilan keputusan. 4. Batasan masalah Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan yang ada dengan tujuan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, yaitu : a. Sistem Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang hanya dibatasi pada prosedur : 1) Penerimaan Berkas Persyaratan 2) Pencetakan dan Penulisan kedalam Buku Register 3) Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan Akta Kelahiran 4) Pelaporan b. Pengelolaan Data, meliputi : 1) Data formulir pelaporan kelahiran 2) Surat Keterangan Kelahiran dari dokter/bidan/lainnya. 3) Surat Keterangan Kelahiran dari kepala desa/lurah setempat 4) Kartu Keluarga yang sudah dicantumkan nama anak tersebut 5) KTP orang tua 6) Kutipan Akta Pernikahan Orang tua 7) KTP saksi kelahiran 8) Surat Keterangan Berita Acara Kepolisian (atas temuan anak yang tidak tahu asal usulnya) c. Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran meliputi : 1) Kutipan Akta Kelahiran Anak didalam pernikahan yang sah 2) Kutipan Akta Kelahiran Anak diluar pernikahan d. Kutipan Akta Kelahiran Anak yang tidak mempunyai asal usul yang jelas 5. Proses Bisnis Prosedur yang dilakukan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran : Studi Kasus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Pangkalpinang Berbasis Desktop adalah sebagai berikut : a. Pengisian Formulir Permohonan Akta Kelahiran Penduduk datang ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang untuk membuat KK baru dikarenakan ada perubahan KK dengan bertambahnya 1 jiwa dalam keluarga Penduduk b. Pengisian Formulir Permohonan Akta Kelahiran Setelah KK selesai dibuat sebagai salah satu syarat pembuatan akta kelahiran kemudian Penduduk mengisi formulir permohoan akta kelahiran di bagian pelayanan, setelah formulir permohonan diisi dan semua persyaratan sudah dilengkapi maka Penduduk menyerahkan isian formulir dan berkas yang harus dilengkapi kepada staf pelayanan. c. Verifikasi Berkas Permohonan Staf pelayanan kemudian memerika kelengkapan berkas Penduduk, apabila ada yang kurang makan staf pelayanan akan memberitahukan kepada Penduduk agar melengkapi persyaratannya apabila sudah memenuhi persyaratan maka staf pelayanan akan membuatkan Verifikasi berkas sudah lengkap d. Pembuatan Akta Kelahiran Kepala Seksi kemudian memberikan verifikasi berkas kepada operator akta supaya dibuatkan akta kelahiran sementara, setelah dibuatkan operator akta memberikan akta kelahiran sementara kepada KASI untuk diperiksa. Jika ada kesalahan dalam penulisan akta kelahiran sementara maka KASI akan menginformasikan kepada operator akta agar akta kelahiran sementara di perbaiki. Apabila tidak terdapat kesalahan maka operator akta akan membutkan akta kelahira asli dan diberikan kepada Penduduk
6. Aktivity Diagram 1). Activity Diagram Pembuatan KK
Penduduk
Staff Pelayanan
mengisi Form KK
Terima Form KK
Terima KK Baru
Buat KK
2). Activity Diagram Pengisian Formulir Permohonan Akta Kelahiran Penduduk
Staff Pelayanan
Mengisi Form Permohonan Akta Kelahiran F201
Menerima Form Permohonan Akta Kelahiran F201
7. Use Case Diagram a. Use Case Diagram Pendataan
Entry Kecamatan
Entry Kelurahan
3). Activity Diagram Verifikasi Berkas Permohonan Staff Pelayanan
Entry Penduduk
Operator Pendaftar...
KASI
Entry Master KK Memberikan Form Permohonan dan Persyaratan Akta Kelahiran
Terima Form Permohonan dan Persyaratan Akta Kelahiran
Periksa Persyaratan Akta Kelahiran
Tidak Lengkap
Terima Konfirmasi Persyaratan Tidak Lengkap
Entry KK
Lengkap
Konfimasi Persyaratan Tidak Lengkap
Cetak KK
Melengkapi Persyaratan yang tidak lengkap
Buat Verifikasi Berkas Permohonan Akta Kelahiran
b. Use Case Diagram Transaksi
4). Activity Diagram Pembuatan Akta Kelahiran Staff Pelayanan KASI
Operator Akta
Memberikan Varifikasi Berkas Permohonan Akta Kelahiran
Terima Verifikasi Berkas Permohonan Akta Kelahiran
Terima Akta Kelahiran Sementara
Buat Akta Kelahiran Sementara
Entry Permohonan F201
Penduduk
entry Verifikasi berkas
Operator Akta
Cetak Verifikasi Berkas
Verifikasi Akta kelahiran Sementara
Entry Akta Kelahiran Benar
Entry Akta Kelahiran
Salah
Konfirmasi Akta Kelahiran Sementara Salah
Terima Konfirmasi Akta Kelahiran Sementara Salah
c. Use Case Diagram Laporan
Perbaiki Akta Kelahiran Sementara
Cetak Akta Kelahiran
Terima Akta Kelahiran
Operator Akta
Cetak Laporan Akta Kelahiran
KABID CAPIL
b.
8. ERD M
1
KK
NoKK NmKepKel Almt
1
Jadi
KdKec Nmkec
NoKK NIK NoUrut NoPaspor NoKit NamaAyah NamaIbu
1
DetailKK
Buat KdKel NiKK
M
KdKec KdKel
Ada
NIK
Punya
Dapat 1
1
M Kelurahan
1
KdKel NmKel
M
Isi
NoF201 NIK Ket
M
Penduduk NIK Nama TLahir TLLahir JenKel Agama Pendidikan Hubkeluarga GolDarah StatKawin Pekerjaan Kewarganegaraan
NIK KdKel
c.
NoKK
M Kecamatan
NoKK NoF201
Tulis
d.
1
1
F201
1
Periksa
N NoF201 TglF201 NmAnak jenKel Tdilahirkan Tmelahirkan Hlahir Tlahir Jam Jkelahiran KelahiranKe Pkelahiran Bbayi PBayi
VerifikasiBerkas 1
NoF201 NoVerifikasi NoVerifikasi NoAkta
Cetak
AktaKelahiran NoAkta TgAkta NmAyah NmIbu
12. Saran Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting.
KdKec
NoF201 TglF201 NmAnak JenKel Tdilahirkan TMelahirkan HLahir TLahir Jam Jkelahiran KelahiranKe Pkelahiran Bbayi PBayi
NoKK NmKepKel Almt NoKK
Kdkel
DetailKK NoKK Nik NoUrut Nopaspor NoKit NamaAyah NamaIbu
Kelurahan KdKel Nmkel Kdkec
Maka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien :
F201
KK
KdKec Nmkec
VerifikasiBerkas
NoF201
NoF201
NoVerifikasi TgVerifikasi S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 NoVerifikasi
Kdkel Dapat
NIK
NoF201 NIK Ket
Penduduk NIK Nama TLahir TLLahir JenKel Agama Pendidikan GolDarah HubKeluarga StatKawin Pekerjaan Kewarganegaraan
AktaKelahiran NoAkta TgAkta NmAyah NmIbu
a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi tersebut b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem. c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi tersebut d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi tersebut. e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
NIK
10. Kesimpulan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pangkalpinang masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a.
e.
f. 1
9. LRS Kecamatan
NoVerifikasi TgVerivikasi S1 S2 S3 S4 S6 S7 S8
Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporan Meringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan. Semua data tentang penerbitan kutipan akta kelalhiran bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data. Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama.
Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses penerbitan kutipan akta kelahiran, serta informasi laporan-laporan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pangkalpinang lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan.
10. Daftar Pustaka [O’brien James A 2006
O’brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.
[Raymond Mc Leod 2006]
Raymond Mc Leod, Jr., Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7, Jilid 1, PT. Prenhalindo, Jakarta, 2001.
[Sutopo,Hadi,A riesto 2002]
Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta, J&J Learning, 2002.
[Whitten,Jeffre y… 2004]
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : Mc Graw-Hill, 2004.
