Feesthandleiding 2010 – 2011 Tips & Tricks voor Opbouwen, Feesten en Opruimen
FB de VP - 5 september 2010
Inleiding De in deze feesthandleiding beschreven richtlijnen zijn bedoeld om het organiseren van feesten soepel te laten verlopen. Het blijkt in de praktijk nog al eens dat door communicatiefouten het een en ander misloopt. Volg de checklists aan het eind om te kijken of je niets vergeten bent. Succes met jullie feest! Met gevoelens van Broederlijcken Liiefde, B’geerlijck
2
Inhoud Inleiding ............................................................................................................................................................... 2 1. De datum .......................................................................................................................................................... 5 2. Vergunningen .................................................................................................................................................... 5 3. Begroting ........................................................................................................................................................... 5 Aankleding & Acts ............................................................................................................................................. 5 Promo & Administratie....................................................................................................................................... 5 Bus................................................................................................................................................................... 6 Vuilstortkosten .................................................................................................................................................. 6 Repre................................................................................................................................................................ 6 Voorbeeld Begroting ........................................................................................................................................... 6 Let op de bonnetjes! ............................................................................................................................................ 6 4. PA, CvB & Feestbeest .......................................................................................................................................... 7 5. Optredens.......................................................................................................................................................... 7 6. Huren van apparatuur ......................................................................................................................................... 7 7. Barwensen ......................................................................................................................................................... 8 8. Barpersoneel ...................................................................................................................................................... 8 9. Happen ............................................................................................................................................................. 8 10. Bus afschrijven .................................................................................................................................................. 8 11. Aankleding....................................................................................................................................................... 8 Brandveiligheid: ................................................................................................................................................. 9 Plafondversiering:............................................................................................................................................... 9 Wandversiering en decoratiematerialen: ................................................................................................................ 9 Andere aankleding:............................................................................................................................................. 9 12. Opbouw......................................................................................................................................................... 10 Tapijt leggen ................................................................................................................................................... 10 Podia en danspaal............................................................................................................................................. 10 3
De bar ............................................................................................................................................................ 11 Overige aankleding........................................................................................................................................... 11 13. Promo ........................................................................................................................................................... 11 14. Schilderwerk .................................................................................................................................................. 12 15. Opruimen & vuilstort ...................................................................................................................................... 12 Checklist voorbereiding ........................................................................................................................................ 13 Checklist opruimen .............................................................................................................................................. 14
4
1. De datum Als je een feest wilt organiseren, moet je even langskomen bij het Bestuur. Wij kunnen je vertellen wanneer het mogelijk is om een feest te geven. Let op, dat wanneer wij hebben bevestigd dat jij een feest mag geven op de gekozen datum, je het busje (als je dit nodig hebt) afschrijft en de ruimten die je nodig hebt op tijd afschrijft. Denk er ook aan dat je voor de volgende dag ook het busje afschrijft om naar de vuilstort te rijden. Er mag geen afval worden achtergelaten op de binnenplaats. Het afschrijven van de ruimtes en het busje kun je het best gelijk doen als je samen met het bestuur de datum prikt. Zorg dat je plannen op tijd zijn ingeleverd. Zonder plannen kan je geen datum claimen, maar ook als je je plannen niet met het bestuur bespreekt kan het feestje alsnog aan een groepering worden gegeven die staat te popelen met een goed uitgewerkt plan. Een feestplan moet minimaal 2 weken van tevoren ingeleverd worden bij het bestuur. Als je plan niet gekozen wordt ten gunste van een ander plan, dan kun je hetzelfde plan volgende keer weer inleveren.
2. Vergunningen Als je buiten het pand iets wilt doen, bijvoorbeeld een entreepoort, terrasboot spandoeken etc. moet hiervoor van te voren een vergunning voor worden aangevraagd. De vice-president stuurt hiervoor een aanvraag naar de gemeente. Dit moet minstens een maand van tevoren worden geregeld. Je krijgt antwoord van ons of je vergunning is toegewezen of afgewezen.
3. Begroting Een paar weken voor een feest plaatsvindt, dient de groepering die het organiseert een begroting in. Deze bekijkt de TheVe samen met de penningmeester of degene die voor dit feest de penningmeesterfunctie vervult. In principe hoef je niet veel uit te geven aan een feest, want met inzet en creativiteit kan veel bereikt worden. Een standaard feestbegroting bevat in ieder geval de hieronder beschreven posten. Daarnaast dient een begroting altijd samen met de rest van het feestplan ingediend te worden. We willen als bestuur namelijk wel weten welke aankleding jullie van plan zijn te maken met het geld dat je krijgt. De bijdrage van de vereniging dekt de standaard kosten voor een feest. Mocht je meer of duurdere plannen hebben dan kan je er van uit gaan dat je als groepering hier ook een bijdrage aan moet leveren.
Aankleding & Acts Vooral de aankleding en de acts kunnen duur zijn, bijvoorbeeld tot €200 aan aankleding en honderden euro’s aan acts. Dit is ook waar het feest zich in onderscheidt van andere feesten en waar de groepering de meeste aandacht aan besteed. Het is handig om te kijken of er nog hout of ander klusmateriaal in de houtkelder of het klushok ligt voordat je het gaat kopen bij de Gamma. Dit bespaart kosten en zorgt dat je aankleding mooier kan worden of dat je zelf minder geld bij hoeft te leggen.
Promo & Administratie Promo bestaat over het algemeen uit printjes en is dus samen met administratie heel goedkoop, bijvoorbeeld €5. Bedenk dat veel promo geen geld hoeft te kosten. Email en mond-op-mond promo werkt vaak net zo goed!
5
Bus De bus is over het algemeen nodig om lampen/aankleding/materiaal e.d. op te halen en weg te brengen en om vuil te storten. Als er niet naar andere steden hoeft te worden gereden, dan is dit ongeveer €5 tot €25.
Vuilstortkosten Vuilstort is helaas niet langer meer gratis voor ons: we staan sinds invoering van het nieuwe stortingssysteem (op kenteken) geregistreerd als stichting/vereniging. Dit betekend dat zodra je afval wegbrengt met de SJB bus er betaald wordt als bedrijf. Sint Jansbrug wordt achteraf gefactureerd voor de stortkosten. Omdat het niet te achterhalen is welke groepering wat gestort heeft, komt er op iedere feest en activiteitenbegroting een post “afvalstoffenheffing”. Dit bedrag verschilt per feest en per activiteit in de hoogte. Vraag hoe hoog deze heffing voor jouw feest is aan de TheVe.
Repre Repre kosten gelden als dank voor de PA-ers voor hun inzet. Voor de PA is dit vastgesteld op €25,- Voor artiesten (bandje en zo) kan je het bedrag in overleg met de band, TheVe en TheSoc vaststellen. Zorg dan ook vooral voor veel waterflesjes op het podium.
Voorbeeld Begroting Promotie
Exl. BTW
Incl . BTW
Posters
€
4,20
€
5,00
Buskosten (ophalen aankleding)
€
12,61
€
15,00
Legendarische Item
€
4,20
€
5,00
Coole Tool
€
12,61
€
15,00
Verf
€
6,83
€
8,13
Hout kl usproject
€
8,40
€
10,00
Overig klusmateriaal
€
21,01
€
25,00
Stort
€
16,81
€
20,00
Repre PA
€
21,01
€
25,00
Totaal
€
107,67
Verenigingsbijdrage
€
100,00
Resterend (bi jdrage club)
€
7,67 €
9,13
Aankleding
Vaste kosten
Alle aankledingonderdelen dienen in de begroting en het feestplan benoemd te worden. Bovenstaand is dus niet voldoende voor in een feestplan.
Let op de bonnetjes! Alleen voor een BTW bonnetje dat binnen 2 maanden na afloop van een feest wordt ingeleverd kan geld terug worden verkregen. Staat er geen BTW op de bon, dan krijg je dit geld niet terug van de vereniging. 6
4. PA, CvB & Feestbeest Bij alle georganiseerde activiteiten/evenementen kan gebruik worden gemaakt van de PA van Sint Jansbrug. Hier moet altijd iemand van de PA-commissie bij zijn, de zogenoemde PA verantwoordelijke. Regel dit tenminste 3 weken van te voren, zodat de kans groter is dat iemand van de commissie er tijd voor heeft. Zonder PA-er mag je geen gebruik maken van de apparatuur, dus geen Feest! Het vragen van een PA-verantwoordelijke is niet moeilijk en kan per mail of telefoon. Een PA-verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de opbouw en afbouw van het licht en geluid van een feestje. Hij of zij is echter niet verantwoordelijk voor de DJ’s. Draag er als groepering naast een PA verantwoordelijke dus ook zorg voor dat er DJ’s zijn om muziek te draaien. Een band mag spelen tot 1:00 uur (uiterlijk, dus inclusief toegiften!) en een feest mag doorgaan tot 4:00 uur. Houd hiermee rekening als je iets organiseert. Hierna gaat de stekker eruit! Na het feest moet de apparatuur direct opgeruimd worden (in de PA-kast). Dit gebeurt in principe door de PA-verantwoordelijke. Ga niet zelf aan de geluids- of lichtapparatuur sleuren. De kans dat je iets kapotmaakt is groot, dus haal er altijd een PA-er bij om je te helpen. Vanuit het bestuur is er ieder feest een verantwoordelijke om vragen te beantwoorden of problemen op te lossen: het feestbeest. Bij sommige feesten/evenementen is het echter nodig om een extra CvB’er te hebben. Zorg dat je op tijd begint met zoeken. Voor een lijst met alle CvB’ers moet je bij de Verti zijn. Als je niet goed weet of een CvB’er nodig is vraag je het nog even na bij het Bestuur.
5. Optredens Wanneer je iemand wil laten optreden, bijvoorbeeld een band of cabaretier, dan moet je contact opnemen met de TheEet en de Hori. De TheEet zal je dan uitleggen hoe je een loonbelastingverklaring in moet vullen. Hierin verklaart een bandlid welk deel van de ‘opbrengst’ als puur loon, en welk deel als onkosten uitgekeerd gaan worden. Zorg dat je dergelijke formulieren (verklaring en contract) van tevoren hebt ingevuld, samen met de band. Zo voorkom je lastige problemen achteraf. De betaling geschiedt pas na het optreden (TheEet). Let op: wij doen niet aan “zwarte” optredens!!! Verder kan voor een optreden extra apparatuur nodig zijn dat misschien niet op Sint Jansbrug aanwezig is. Ook heeft misschien niet iedereen van de PA de kennis om met bijvoorbeeld bandjes om te gaan. Zorg dus dat je op tijd de juiste personen benadert om je te helpen en bespreek met hen ook of het nodig is om extra apparatuur te huren.
6. Huren van apparatuur Een mogelijkheid voor apparatuur is het Uitleencentrum Rijswijk (http://www.uitleencentrum.nl/). Hier hebben ze kwalitatief goede apparatuur voor een lage prijs. Lichteffecten kun je huren bij Improve (op het Lijm & Cultuur terrein), maar niet alles heeft een nuttig effect in de niet al te grote eetzaal. Informeer dus bij de PA wat er allemaal al op Sint Jansbrug is en wat eventueel gehuurd kan/moet worden bij 7
een feest/band. Er werken veel Sint Jansbruggers bij Improve en er is daarom vaak korting te regelen. Vertel dat je dingen komt huren voor een Sint Jansbrug feest en dan zit het waarschijnlijk wel snor!
7. Barwensen Als je iets speciaals wil doen met de bar die avond, bijvoorbeeld een mobiele bar of een gekke barspecial dan moet je dit minstens twee weken van tevoren met de Verti regelen. Hij of zij kan er voor zorgen dat er genoeg fustbier of andere gewenste barspecials aanwezig zijn en dat de barspecial met een juiste prijs in het ET wordt gezet.
8. Barpersoneel Zorg dat je een capabele barploeg regelt die voor jullie barstaan. Sjaarsclubs mogen geen barstaan! Zorg dat je duidelijke afspraken maakt met de groepering die bar wil staan over het opbouwen aan het begin en opruimen van de bar na afloop van het feest. Zonder afspraken komt het er meestal op neer dat je het als feestgevende groeperingen zelf moet doen.
9. Happen Als men gebruik wil maken van de Hapcie is het belangrijk om de Hapcie hier voor te vragen. Als je speciale wensen heb op dit gebied moet je twee weken van tevoren de Verti en TheEet contacten. Zij kunnen er voor zorgen dat de juiste ingrediënten aanwezig zijn en een prijs bepalen. Ga niet zonder overleg iets kopen en een eigen prijs verzinnen!
10. Bus afschrijven De volgende dag moet alle afval van het feestje voor 16:00 uur weggebracht worden. De stort gaat om 16:00 uur dicht, maar in de praktijk sluiten de poorten al eerder, zodat de ambtenaren stipt 16:00 weg kunnen. Het is dus handig om uiterlijk 15:30 uur bij de stort te zijn. Zorg dat het busje afgeschreven is, dit gebeurt niet automatisch! Als het SJB busje niet beschikbaar is, betekent het natuurlijk niet dat je niet naar het stort hoeft. Regel dan een alternatief om bij de stort te komen, of maak afspraken met het bestuur. Afval hoort in ieder geval niet in de bakken van Sint Jansbrug. Hierdoor raken de bakken heel snel vol en kan de keuken en de bar haar afval niet meer kwijt.
11. Aankleding Het is erg belangrijk om goed rekening te houden met wat er allemaal niet is toegestaan qua aankleding in de sociëteitsruimten van Sint Jansbrug. Alle beperkingen zijn met oog op de (brand)veiligheid en de levensduur van het interieur opgelegd. Onze gebruiksvergunning is hierop gebaseerd. Omdat het erg belangrijk is dat alles wat jij wilt aankleden volgens de regels gebeurd, is het van belang om minimaal twee weken van tevoren een aankledingplan te bespreken met de Hori. Crêpepapier of serpentine mag je nooit gebruiken want wanneer dit nat wordt komt de kleurstoffen in het papier los en krijgt men het effect van verf vlekken die bijna onmogelijk weg te halen zijn. De richtlijnen voor de aankleding zijn als volgt:
8
Brandveiligheid: Let altijd op het vrijhouden van spots en warm wordende apparatuur. De rookmachine wordt intens heet!
Plafondversiering: Plafondversiering moet onbrandbaar zijn. Dit houdt in dat, wanneer je er een aansteker enige tijd bij houdt, de versiering geen vlam vat. Dit wordt op de avond van het feest gecontroleerd door het bestuur. Verder moet deze versiering op een hoogte van minimaal 2,5 meter zijn opgehangen. In geval van brand mag geen druppelvorming kunnen optreden. Dus alleen geïmpregneerde doeken en geen kunststof. Geen loshangend papier, geen stro etc. Met brandbaar gas gevulde ballonnen zijn verboden (helium is niet brandbaar). Textiel in horizontale toepassing moet onderspannen zijn met metaaldraad op een onderlinge afstand van ten hoogste 35 cm. Of zijn onderspannen met metaaldraad in twee haakse richtingen met een maaswijdte van ten hoogste 70 cm.
Wandversiering en decoratiematerialen: Verticale stofferingen dienen altijd 10 cm boven de grond te hangen, dus vrij van de vloer. Ook hier geldt
Alleen geïmpregneerde doeken (geen kunststof)
Geen loshangend papier (posters mag dus wel indien goed vast getapet)
Geen plastic
Geen brandbare aankleding (stro e.d.)
Geen open vuur
Andere aankleding:
Geen klein grut zoals piepschuimbolletjes, confetti enz. (dit vind je maanden later nog in het hele pand terug)
In overleg eventueel zand, graspollen of houtsnippers
Geen meel, puin, enz.
Nooduitgangen moeten volledig vrij blijven
Noodverlichting moet altijd zichtbaar blijven en kunnen branden
De steeg moet vrij blijven van allerlei afval, hier moet een ruime doorgang beschikbaar zijn. Spullen die niet in de containers passen moeten naar de binnenplaats. Bij drukke feesten de containers verplaatsen naar de keuken of binnenplaats
Tapijt e.d. moet goed zijn vast getapet en niet kunnen verschuiven tijdens het vluchten uit een ruimte, zodat mensen niet kunnen struikelen, vallen of uitglijden. Let op omkrullen en oprollen.
Brandbare aankleding De moeilijk brandbare hoedanigheid moet blijken uit een “navlam duur” van ten hoogste 15 sec. en een nagloeiduur van maximaal 60 sec.
9
Impregneer: los 70 gram borax en 30 gram boorzuur op in 1 liter lauwwarm water (Drogisterij De Salamander, Markt 47, Delft). Houd er rekening mee dat dit maar 12 uur werkt, en je het dus niet te vroeg aanbrengt. Breng het impregneer aan met de daarvoor bestemde plantenspuiten of als je het doek helemaal onderdompelt in horizontale richting laten drogen.(anders bezinkt het impregneermiddel) LET OP: DIT WORDT GECONTOLEERD DOOR EEN BESTUURSLID MET EEN AANSTEKER!!! Voldoet de aankleding niet aan de eisen, dan moet deze verwijderd worden!
12. Opbouw De opbouw van het feest kan lang duren als je het niet handig aanpakt. Het onderstaande stappenplan is handig om aan te houden als je wil zorgen dat je feestje om 22:00 los kan. Regel de volgende benodigdheden: -
6 rollen tape (vraag aan de secretaris) Nietpistool met minimaal 200 nietjes Tapijtsnijmes Stanleymes 4 lijmklemmen Impregneerspray Bezem en stoffer en blik
Tapijt leggen Tijdens feesten op Sint Jansbrug is het fijn als er tapijt op de vloer liggen om te zorgen dat mensen niet uitglijden tijdens het dansen. Het leggen van tapijt is niet verplicht, maar is wel sterk aan te raden, zowel tegen de gladheid als voor het “transformeren” van de eetzaal. Dit tapijt moet goed aan de vloer vastzitten. Het tapijt kun je leggen voor de opening van de eettafel of voor het feest. Als je voor het eerst tapijt gaat leggen is het sterk aan te raden dit voor opening van de eettafel te doen. Het leggen van tapijt over de podia (AK blokken en/of tafels) is wel verplicht omdat deze heel glad worden. Schuif alle tafels naar de opschepbalie en stapel ze 4 hoog op (een recht, een omgekeerd erop, een recht erop, een omgekeerd erop). Stapel alle stoelen en zet ze achter de opschepbalie tegen de muur. De eetzaal is nu vrij. Maak de vloer aan de randen schoon zodat het plakband straks goed kan plakken. Rol banen tapijt in de lengte in de eetzaal en snij ze met een tapijtsnijder op maat. Maak het tapijt vast aan de grond met 3 lagen tape; één op het tapijt zelf, één op de grond en één om deze lagen te verbinden. Druk het plakband stevig aan. Vergeet niet de balken tegen de lange muur en de deur naar de korte eetzaalgang uit te snijden uit het tapijt. Als je klaar bent kun je de eettafelopstelling weer terugzetten of met de tafels de podia bouwen (PA podium, danspodium). Schuif de opgestapelde stoelen onder het PA podium en zorg dat je plaats over laat voor de sub woofers.
Podia en danspaal Stel de tafels en AK blokken zo op als je in je feestplan bedacht had. Tape alle bij elkaar staande poten van de tafels stevig aan elkaar. Tape de AK blokken aan elkaar met minimaal 10 lagen tape. Zorg dat alles strak is zodat het niet loskomt door het feesten. Ook over de podia moet tapijt (niet over PA podium). Snij tapijt op maat en niet het met het nietpistool AAN
10
DE ONDERKANT van de tafel vast. Voorkom nietjes in de bovenkant van het tafelblad, dit levert permanente schade aan de tafels op! Pak ook de AK blokken in met tapijt. Niet dit goed vast voor extra stevigheid. Als je wil kun je de danspaal in de feestzaal zetten. Haal hem op uit de houtkelder, haal 4 plankjes hout en een baco. Zorg dat de danspaal aan de boven- en onderkant overal ondersteund wordt met plankjes zodat hij niet direct op de vloer of de MONUMENTALE BALK drukt. Schroef hem vast met de vier schroeven aan de onderkant. Vroeger waren er driehoekige blokken die om de danspaal pasten. Helaas zijn deze op het moment van dit schrijven kapot en dus niet meer te gebruiken. Je kan er voor kiezen om op een andere manier een podium om de danspaal heen te maken. Ook hier is tapijt vereist.
De bar Nu is het tijd om de bar op te bouwen. Versleep 2 of 3 barblokken naar de deur van de PA kast. Je kunt kiezen voor een korte rechte bar (2 blokken, 1 barblad), een lange rechte bar (3 blokken, 2 barbladen) of een hoekbar (3 blokken, 2 barbladen). Zet de barbladen stevig vast aan de bar met lijmklemmen en zet een tafel achter de bar voor de koelkast, het ET en de kas. Sluit de tap aan door de gas- en de bierleiding vanuit de PA kast door de brievenbus naar buiten te doen. Doe het computapsnoer van het barblok door de brievenbus de PA kast in en sluit deze aan op het kastje aan de muur in de kast. Sluit gas het gas aan door de ring naar achter te duwen en over de aansluiten heen te laten glijden. Draaien is niet nodig. Draai de bierleiding stevig vast. Open de 3 kraantjes van bier en gas. Haal de koelkast en het mobile ET op uit de keuken en de IWR. Doe ook een stekkerblok door de brievenbus van de PA kast heen en sluit hier het mobile ET en de koelkast op aan. Sluit het ET op het netwerk aan door een UTP kabel door de brievenbus te doen. Haal uit de bierkelder 2 dozen met plastics.
Overige aankleding Zet/hang de overige aankleding in de feestzaal en zorg ondertussen dat de PA begint met opbouwen. Als alles klaar is kan het feestje losgegooid worden met het luiden van de bel in de sociëteit.
13. Promo Als je een feest geeft doe je dit natuurlijk niet alleen voor je eigen groepering, maar ook voor de rest van Sint Jansbrug. Het is dus noodzaak om je feestje goed te promoten. Het zou jammer zijn als je de avond alleen met je groepering in de eetzaal staat te dansen. Om dit te voorkomen zijn er verschillende mogelijkheden:
Posters ophangen in het pand op de daarvoor bestemde aanplakplaatsen (niet op deuren!)
Een nieuwsbericht op de website. Regel dit via het bestuur. Via hen kan je er ook voor zorgen dat je foto’s achteraf terug te vinden zijn voor alle leden
De bromtol, ook hier kun je altijd stukjes naartoe sturen om je feest bekend te maken
Mond-tot-mondreclame
Schilderen van de daarvoor geschikte muren / borden in het pand. Vraag aan het bestuur welke muren of borden geschikt zijn.
11
14. Schilderwerk Wanneer je ter promotie van je feest schilderingen wilt maken in het pand ben je gebonden aan de volgende regels:
Alleen de borden in de muurnissen in de sociëteit en voorzaal mogen geschilderd worden, en alleen met latex! De achterkant van het AK bord mag geschilderd worden, de voorkant echter beslist niet.
De Koosje-muur en de gang van OD 52 mogen geschilderd worden, eveneens alleen met latex
Er mag geen ‘profilatie’ plaatsvinden met schilderwerk, alleen je feest-thema (dus geen namen en dergelijke).
Let op dat de deurposten, raamkozijnen, balken, de vloer e.d. niet mee worden geschilderd (plak ze af met schilderstape en gebruik oude kranten).
Al het schilderwerk moet om 17:00 opgedroogd zijn, begin dus op tijd!
15. Opruimen & vuilstort Laat op de avond en de volgende dag… Zorg ervoor dat wanneer je naar huis gaat, je alle zooi die onze interieurverzorgers in de weg zouden kunnen staan weghaalt. Verder is het belangrijk dat het vuil van het feest naar de vuilstort wordt gebracht en NIET naar de binnenplaats of de houtkelder. De vuilstort gaat om 16.00 uur dicht, dus begin op tijd met opruimen! Om uiterlijk 16:30 uur moet alles weer schoon en opgeruimd zijn. Je moet dit door het bestuur laten controleren. Zo voorkom je dat je achteraf moet langskomen om nog iets op te ruimen. Verwijder met een tang alle nietjes van de tafels en de AK blokken. Ruim alle klustools weer op in het klushok en breng de koelkast en het mobile ET terug naar respectievelijk de keuken en de IWR. Leg eventuele laatste PA spullen terug in de kast onder de trap, doe de afscheidingswand weer terug en zet de barbladen en barblokken ervoor. Gebruik het tapijt om er zo veel mogelijk kek in op te rollen en sleep dit direct het busje in om naar de stort te brengen. Dweil de eetzaal schoon en zet te schoongemaakte tafels en stoelen weer terug in eettafelopstelling. Let er bij het dweilen op dat het laagste punt van de eetzaal zich in de WC bevind. Maak dit dus ook droog! Rond 17:00 zal je wel klaar zijn met opruimen en is dat een mooi excuus om een biertje te drinken aan het ongelakte hout.
12
Checklist voorbereiding 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Feestplan maken met begroting en plattegrond Datum bij bestuur bevestigen Vergunningen méér dan een maand van tevoren bij de President regelen Feestplan (begroting) minimaal een maand van tevoren met de TheVe en Hori bespreken Hoofd PA’er (en eventueel CvB’er in geval van meerdere ruimtes bezet door of tijdens feest) minimaal drie weken van tevoren regelen Barploeg minstens drie weken van tevoren regelen Eventueel apparatuur op tijd regelen bij het cultureel centrum of bij Improve. Bus op tijd afschrijven voor de dag van het feest en de dag erna (afvoer vuilnis en gehuurde spullen) Optredens minstens twee weken van tevoren met de Hori bespreken Barwensen twee weken van tevoren met de Verti bespreken Aankledingplan minstens twee weken van tevoren nog een keer met de Hori bespreken Begroting minstens twee weken van tevoren nog een keer met de TheVe bespreken Happenplannen een week van tevoren met de Verti eventueel de Hapcie bespreken Promo Eventueel schilderen: begin op tijd, droog om 17:00 uur. Aankleding impregneren Feesten! Opruimen Afval de dag na het feest naar vuilstort en gehuurde spullen terugbrengen.
13
Checklist opruimen Waar moet je allemaal op letten als je een feestje opruimt? Hier een checklist:
Maak voordat het feest begint goede afspraken met je groepering, want als je geen afspraken maakt, komt niemand op tijd!
Alle rotzooi, pus, kek en tatti naar de stort van de Gemeente Delft (dus NIET naar de JvB, Binnenplaats of iets dergelijks, hier hebben we al eens problemen mee gehad!)
Let erop dat de stort om 16.00 uur dicht gaat!
De tafels en de gebruikte stoelen moeten worden afgenomen met sop.
AK blokken moeten tussen de achterzaal en de soos opgestapeld worden, zonder de doorgang te belemmeren
Alle tape, touwtjes e.d. op de tafelpoten, balken en de buizen aan het plafond moet verwijderd worden
De opschepbalie moet schoon zijn
De vloer moet schoon zijn, ook tussen de opschepbalie en de eetzaal Dit lukt het beste met allesreiniger, een schrobber en een trekker
Nadat de vloer gedaan is natuurlijk ook de kek van en uit de putjes halen!
Op de vloer in de wc in de eetzaal mag geen plas water liggen (dit is het laagste punt, dus vandaar)
Het koelkastje op de opschepbalie moet weer gevuld worden met flesjes met de etiketten naar voren
De barblokken moeten schoon zijn en op de juiste plaats staan
Rollen folie, tapijt, stukken hout en legernetten moeten weer naar het houthok, evenals de danspaal
Stanleymessen, baco’s, lijmklemmen ed naar het klushok
Alle glazen moeten naar de bar, evt aangebroken flessen frisdrank ook
Plastic bekertjes die nog niet gebruikt zijn en dichte frisdrankflessen moeten naar de bierkelder
Wanneer harde plastics zijn gebruikt; deze niet weggooien, maar allemaal door de spoelmachine halen
14
