Opdrachtbeschrijving Projectleider landelijke kennisdeling - biebtobieb
februari, 2014
Opdrachtbeschrijving Voor de continuering van het project Landelijke Kennisdeling, met bijzondere focus op het platform biebtobieb, is het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) voor de periode april – december 2014 op zoek naar een projectleider. De projectleider draagt zorg voor het duurzaam beleggen van biebtobieb in de bibliotheeksector en moet daarmee landelijke kennisdeling en samenwerking op een hoger niveau brengen. TAKEN De projectleider houdt zich bezig met: - Het aansturen van een kernteam (bestaande uit 4 leden) en vier werkgroepen (van ca. 2 leden); - De doorontwikkeling van een landelijke visie op kennisdeling en het uitdragen van die visie binnen de branche; - Het duurzaam beleggen van het biebtobieb-platform in de branche; - Het structureel beleggen van het beheer van het platform in de landelijke bibliotheek infrastructuur; - Het creëren van draagvlak en realiseren van bijdragen van en samenwerking met verschillende branchepartners; - Het verkennen (en in gang zetten) van samenwerking met andere initiatieven en platforms op het gebied van kennisdeling. COMPETENTIES De projectleider: - Kan op strategisch niveau opereren en weet verschillende partijen in het land aan te spreken en te verbinden (m.n. ook landelijke partijen als SPN, VOB, B.nl); - Kan vanuit een brede kijk een brug slaan van strategie naar praktijk; - Beschikt over de juiste vaardigheden en ervaring om een landelijk projectteam aan te sturen; - Heeft bij voorkeur een connectie met landelijke netwerken, partners, projecten en programma’s in de openbare bibliotheeksector. PRAKTISCHE ZAKEN De verwachte inzet van de projectleider bedraagt 0,5 - 1 dag per week. Uitvalsbasis voor de uitvoer van de opdracht is Den Haag, veel activiteiten kunnen ook elders plaatsvinden. Verwacht wordt dat de projectleider zelf beschikt over de benodigde apparatuur om de opdracht te kunnen uitvoeren. De projectleider kan verbonden zijn aan en de opdracht uitvoeren namens een bibliotheekorganisatie op landelijk, provinciaal of regionaal niveau. MEER INFORMATIE Contactpersoon voor deze opdracht is Marjolein Oomes, adviseur Beleid, Kennis en Innovatie bij het SIOB (
[email protected], 06-55800798). REAGEREN Wanneer u geïnteresseerd bent, vragen wij u een offerte uit te brengen met een korte motivatie, begroting en prijsspecificaties en - indien beschikbaar- voorbeelden van vergelijkbare eerdere ervaring. De offerte beslaat bij voorkeur niet meer dan 3 pagina’s en wordt per e-mail verstuurd aan Seher Hazinedar,
[email protected]. Reageren kan uiterlijk 9 maart. In de daaropvolgende week selecteren wij drie aanvragers die worden uitgenodigd voor een gesprek. U wordt van deze uitslag uiterlijk vrijdag 14 maart op de hoogte gesteld. Gewenste start van de projectleider vindt plaats op 1 april.
Bijlage: projectinformatie biebtobieb 1. TERUGBLIK 2012 - 2013 In Juni 2012 is het project Kennis – en innovatieplatform opgestart, met als doel een landelijk digitaal platform te ontwikkelen voor (grensoverschrijdende) kennisdeling. In de tweede helft van 2012 zijn binnen dit project een visie en strategie geformuleerd aangaande digitale kennisdeling en een aanpak voor de ontwikkeling van een platform, dat vanaf juli de naam biebtobieb draagt. Eind 2012 is gekozen voor het ontwikkelen van het platform in Drupal 7 in samenwerking met Merge. In december is een eerste uitgeklede demoversie van het platform opgeleverd die tijdens de Bibliotheektweedaagse in Middelburg is gepresenteerd. Begin 2013 is de initiële ontwikkeling van het platform afgerond en in februari is het geopend voor het brede publiek. In de loop van 2013 hebben er enkele ‘ontwikkelsprints’ plaatsgevonden waarin functionaliteiten zijn verbeterd en toegevoegd. Daarnaast zijn in 2013 activiteiten opgezet op het vlak van o.a.: de verzameling en verwerking van input van gebruikers voor de doorontwikkeling; het opzetten van een goed functionerende helpdesk; de organisatie van ambassadeursbijeenkomsten en een kennisbijeenkomst voor de hele branche; de ontwikkeling en verspreiding van promotiemateriaal en de ontwikkeling van een beleidsnotitie over de inbedding van kennisdeling in beleid en praktijk.
2. DOELSTELLING Hoewel de realisatie van het platform inmiddels ver gevorderd is, blijft de oorspronkelijke algemene projectdoelstelling overeind. Deze is weergegeven in onderstaande afbeelding.
3. ACTIVITEITEN 2014 T.b.v. de verschillende projectdoelstellingen wordt het project opgedeeld in drie deelprojecten met elk een verschillend activiteitenpakket. De deelprojecten worden hieronder kort toegelicht.
De projectleider draagt zorg voor de overkoepelende coördinatie van de deelprojecten en realiseren van afstemming tussen de verschillende activiteiten. Deze projectleider is daarnaast verantwoordelijk voor het 1 structureel beleggen en borgen van het biebtobieb platform in de branche.
a.
Doorontwikkeling & beheer
In dit deelproject ligt de focus op het verbeteren van de huidige functionaliteit en het oplossen van foutmeldingen. Hiertoe horen taken als het bijhouden van de backlog van user stories, het verzamelen en verwerken van gebruiker feedback, het tussentijds testen van het platform en het deelnemen aan en voorbereiden van in totaal drie sprints (of: ontwikkelrondes). Ook wordt er in dit deelproject voor gezorgd dat het beheer van biebtobieb zo betrouwbaar en solide mogelijk wordt ingericht. Hosting vindt vooralsnog plaats door de hostingpartner van Merge. Het lijkt voor de hand liggend om de hosting onder te brengen bij Bibliotheek.nl. Hier wordt, in samenspraak met de projectleider in 2014 naartoe gewerkt.
b.
Moderatie
In 2013 is van start gegaan met een moderatorennetwerk dat inmiddels uit zes moderatoren bestaat, die actief aan de slag zijn met o.a. het aanjagen van kennisdeling en verbinden van mensen en kennisstromen binnen hun eigen werkgebied. Het streven is om dit netwerk in 2014 dusdanig verder uit te bouwen dat landelijke dekking wordt bereikt. Binnen dit netwerk wordt toegewerkt naar niet alleen een goed ingevulde moderatorfunctie op verschillende niveaus (m.n. landelijk en provinciaal), maar ook naar onderlinge uitwisseling en samenwerking, reflectie en discussie, uitwerking en toepassing. Het moderatorennetwerk wordt gecoördineerd vanuit een medewerker uit het kernteam en levert via die weg ook een gezamenlijke bijdrage aan een toolkit met instrumenten die er op gericht zijn om de verschillende doelgroepen in de branche te ondersteunen in hun gebruik en inzet van biebtobieb. Onderdelen binnen deze toolkit die in het deelproject Moderatie worden ontwikkeld, kunnen zijn: een handleiding voor biebtobieb in de werkpraktijk; een standaard instrumentarium voor het geven van workshops en/of presentaties; een instructiefilmpje.
c. HRM & beleid Uit de werkpraktijk blijkt dat het op virtuele wijze (samen)werken over de grenzen van het eigen vakgebied of de eigen organisatie heen vraagt om een flinke cultuuromslag. En dat het bijdragen aan kennisdeling enige gewenning vraagt. Niet alleen als het gaat om wil om deel te nemen, maar ook als het gaat om de competenties die mensen nodig hebben of zelfs de angst die men opzij moet zetten om deel te kunnen nemen. De noodzaak tot het maken van een cultuuromslag geldt voor medewerkers, maar gaat ook op voor het niveau van organisaties. Kennisdelen en samenwerken vergt immers dat een organisatie de blik naar buiten keert, bereid is tot transparantie, naast halen ook wil brengen, bij wil dragen aan een groter belang dan dat van de eigen organisatie en, vooral ook, capaciteit wil inrichten voor deze zaken. Binnen het project strategie & beleid zullen in 2014 activiteiten worden opgezet die bij moeten dragen aan de inbedding van kennisdeling (met behulp van o.a. biebtobieb) in de beleidspraktijk van bibliotheekorganisaties. Hiertoe worden vanuit het deelproject HRM & beleid, als onderdeel van de toolkit waaraan tevens wordt gewerkt binnen het project moderatie, handvatten en instrumenten ontwikkeld. Te denken valt aan toolkitelementen als: een aanvulling van competenties gericht op kennisdeling op de compententie-ndex die het SIOB in 2011 publiceerde; documenten voor de HRM-cyclus van bibliotheekorganisaties; richtlijnen voor kennisdeling als onderdeel in de projectsystematiek. 1
Een belangrijk deel van de coördinatie en realisatie van uitvoerende taken, exploitatie en beheer van biebtobieb zullen in
de loop van 2014 op structurele wijze in de branche moeten worden belegd op basis van een breed gedeelde visie op kennisdeling. De achterliggende strategie en filosofie van biebtobieb kan hiertoe worden uitgebreid en uitgewerkt in samenwerking met alle branchepartners. Hierbij kan, v.w.b. biebtobieb als een van de mogelijke instrumenten van kennisdeling, tevens gedacht worden aan de ontwikkeling van een verdienmodel dat behoud en structureel onderhoud van het platform mogelijk maakt.
d. Marketing & Communicatie Activiteiten binnen dit deelproject staan in het teken van het informeren, overtuigen en enthousiasmeren van verschillende doelgroepen ten aanzien van hun bekendheid met, gebruik van en betrokkenheid bij biebtobieb. Communicatie via verschillende kanalen is een continu punt van aandacht en zal met name worden ingericht rondom belangrijke momenten of mijlpalen in de overige deelprojecten: de oplevering van sprints en release van nieuwe / verbeterde functionaliteiten, de oplevering van toolkit onderdelen, kennisbijeenkomsten, de afronding van 2014 (en een vooruitblik op 2015). Daarnaast is er binnen dit deelproject aandacht voor de communicatie richting (potentiele) deelnemers die op het platform zelf plaatsvindt. De toolkit met onderdelen op het gebied van moderatie en HRM/beleid, wordt binnen dit deelproject uitgebreid met de volgende elementen: een publicatie met best cases; een low budget mobiele beursmodule; en eventueel aanvullend promomateriaal. In nauwe samenwerking met de overige projectgroepen organiseert de werkgroep Marketing & Communicatie daarnaast een open biebtobiebdag voor de branche.
PROJECTORGANISATIE Rondom elk van de vier deelprojecten is een werkgroep ingericht die verantwoordelijk is voor de realisatie van doelen en opleveren van de eindresultaten. De portefeuillehouders van deze deelprojecten vormen samen een overkoepelend kernteam. Kernteam en werkgroepen bestaan uit vertegenwoordigers van verschillende PSO’s en van het SIOB.
