Kennisdeling in lerende netwerken Managementsamenvatting Dit rapport presenteert een onderzoek naar kennisdeling. Kennis neemt in de samenleving een steeds belangrijker plaats in. Individuen en/of groepen zijn meer bereid om hun kennis in te zetten om doelen te bereiken en kennisgerichte ontwikkelingen en innovaties teweeg te brengen (Weggeman, 2001; Harrison & Kessels, 2004). Ook zijn organisaties meer genoodzaakt om kennis te delen om te kunnen reageren op de steeds veranderde wensen en behoeften van de consumenten (Koster, 2009). Vaak wordt kennis gedeeld binnen een organisatie en in mindere mate tussen organisaties (Van der Aa, 2009). Toch zijn de afgelopen jaren organisaties meer gebruik gaan maken van interorganisationele netwerken om kennis te delen (Visser, 2000; Beckers, 2006). In dit soort netwerken wordt kennis en ervaring gedeeld met vakgenoten uit andere organisaties en worden ideeën en opvattingen getoetst (Hermans, 2010). Onduidelijk is echter wat er nu voor zorgt dat in een netwerk kennisdeling tot stand komt. Wat is er precies nodig om kennisdeling daadwerkelijk tot stand te brengen? Deze studie draagt bij aan dit inzicht. Het doel van dit onderzoek is inzicht krijgen in de mate waarin, de manier waarop en de omstandigheden waaronder interorganisationele lerende netwerken kennisdeling bevorderen. Om dit doel te bereiken is een literatuuronderzoek uitgevoerd en zijn vier lerende netwerken onderzocht. De centrale vraagstelling in dit onderzoek is als volgt: Onder welke condities komt kennisdeling tot stand in interorganisationele lerende netwerken? In eerste instantie was het nodig om te bepalen wat (kennis)deling is en welke condities van invloed kunnen zijn op kennisdeling. Uit de literatuurstudie komt naar voren dat er geen eenduidige definitie van kennis te vinden is in de literatuur. Kennis wordt meestal omschreven als een proces waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen gegevens, informatie en kennis. Gegevens zijn feiten, wanneer deze gegevens vergeleken worden met andere gegevens krijgen ze een betekenis en wordt het informatie. Er is sprake van kennis wanneer de informatie wordt gebruikt om een taak te vervullen (Bertrams, 1999). Kennis is breder, dieper en rijker dan informatie (Beckers, 2006). In de literatuur worden twee vormen van kennis onderscheiden, expliciete en impliciete kennis. Expliciete kennis kan in taal worden uitgedrukt en is makkelijk over te dragen (Boersma, 2002). Impliciete kennis bestaat uit persoonlijke ervaringen. Deze vorm van kennis is persoonsgebonden en contextgebonden en is daardoor moeilijk over te dragen (Boersma, 2002; Weggeman, 1997). De meest gehanteerde definitie voor kennisdeling is van Argote & Ingram (2000:151), “Knowledge transfer in and between organizations is the process through which one unit (e.g. individual, group, department, division) is affected by the experience of another.” Deze definitie veronderstelt dat bij kennisdeling sprake is van tweerichtingsverkeer en dat kennisdeling niet altijd op vrijwillige basis wordt uitgevoerd, met als reden dat het een onderdeel kan zijn van een takenpakket van een werknemer. Pagina | 1
Om te komen tot effectieve kennisdeling in een lerend netwerk is het van belang om inzicht te verwerven in de condities die het delen van kennis tussen organisaties bevorderen en daarmee bijdragen aan het succes van een lerend netwerk. Uit deze literatuurstudie is de theorie van Soekijad & Andriessen (2003) als best toepasbaar naar voren gekomen voor dit onderzoek. Uit deze theorie zijn veertien condities gedestilleerd onderverdeeld in vier clusters die het delen van kennis in een lerend netwerk mogelijk maken. Een vijfde cluster is toegevoegd op grond van een vooronderzoek waarin interviews zijn afgenomen met twee projectleiders van lerende netwerken. De vijfde cluster dient als aanvulling op de huidige literatuur. Tabel 0.1 Overzicht van de clusters en condities voor kennisdeling Niveau
Clusters
Condities
Organisatie
Organisationele karakteristieken
-
Steun vanuit de organisatie
-
Vergelijkbare werkomgeving
-
Balans van relatie
-
Samenwerking
Individuele karakteristieken
-
Openlijk kennisdelen Prioritering
Relaties tussen individuen
-
Vertrouwen
-
Groepssamenstelling
-
Opzet van netwerk
-
Sterkte van relatie
-
Gezamenlijk cultuur
-
Doel, verwachtingen & rolverdeling Communicatie
-
Samenwerkingsactiviteiten
Relaties tussen organisaties Individueel
Inhoudelijk & functioneel
Praktische organisatie & werkwijze
Soekijad & Andriessen (2003) geven aan dat de aan- of afwezigheid van een conditie en de mate waarin deze aanwezig is, een positieve of negatieve invloed kan hebben op het proces van kennisdeling in netwerken. Aan de hand van het empirisch onderzoek is bepaald of in de praktijk de condities inderdaad van invloed blijken te zijn op het proces van kennisdeling in een lerend netwerk. Het empirische gedeelte van dit onderzoek is vormgegeven als een meervoudige casestudy. In dit onderzoek zijn vier verschillende lerende netwerken onderzocht uit de sector zorg en welzijn, gerelateerd aan de thema´s duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning. Één van de lerende netwerken is het lerende netwerk van stichting ZorgpleinNoord. ZorgpleinNoord richt zich met dit lerend netwerk op het verspreiden van kennis en informatie over het thema duurzame inzetbaarheid.
Pagina | 2
Uit de vier lerende netwerken zijn zestien deelnemers geselecteerd. De deelnemers uit de lerende netwerken zijn benaderd omdat zij diepgaande en specifieke informatie kunnen verschaffen over de aanof afwezigheid van de te onderzoeken condities en welke invloed deze condities hebben op het proces van kennisdeling in een lerend netwerk. De deelnemers zijn geïnterviewd aan de hand van een gedeeltelijke gestructureerde vragenlijst, hierdoor is het mogelijk om dieper in te gaan op bepaalde onderdelen of ergens langer bij stil te staan om gedetailleerde informatie te krijgen. De gegevens uit de interviews zijn vervolgens geanalyseerd door de data te ordenen aan de hand van de methode van Baarda et al. (2005). De resultaten van dit onderzoek laten zien dat alle onderzochte condities aanwezig zijn in de lerende netwerken. Ook laten de resultaten zien dat elke onderzochte conditie van belang is voor een effectief proces van kennisdeling in een lerend netwerk. Weliswaar, de één in mindere mate dan de andere. Op basis van de onderzoeksresultaten kan er een ranking worden aangebracht in de condities. Deze ranking geeft aan welke condities het meeste en het minste van belang zijn voor effectieve kennisdeling in een lerend netwerk. De mate van belangrijkheid van de condities wordt aangegeven met een symbool, lopend van ++ (heel belangrijk) tot – (niet belangrijk). Tabel 0.2 Overzicht van condities die bijdragen aan de effectiviteit van een lerend netwerk Niveau
Clusters
Condities
Organisatie
Organisationele karakteristieken
-
Steun vanuit de organisatie
-
Vergelijkbare werkomgeving
Relaties tussen organisaties
-
Balans van relatie
Individuele karakteristieken
-
Samenwerking Openlijk kennisdelen
-
Prioritering
-
Vertrouwen
-
Groepssamenstelling
-
Opzet van netwerk
-
Sterkte van relatie
-
Gezamenlijk cultuur
-
Doel, verwachtingen Rolverdeling
-
Communicatie
-
Samenwerkingsactiviteiten
Individueel
Relaties tussen individuen Inhoudelijk & functioneel
Praktische organisatie & werkwijze
Mate van belangrijkhei d ± ± -++ ± + ++ ++ ± ++ +
Pagina | 3
Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat vier condities het meest van belang zijn voor het delen van kennis in een lerend netwerk. Het gaat om de condities: (1) bereidheid om openlijk kennis te delen met andere deelnemers uit het lerende netwerk, (2) de inhoud en de organisatie van het lerende netwerk dient te worden afgestemd op de wensen en behoeften van de deelnemers, (3) een cultuur die gekenmerkt wordt door openheid, transparantie, betrokkenheid en vertrouwen en (4) het lerend netwerk dient over een projectleider / gespreksleider te beschikken om het lerende netwerk te organiseren en te faciliteren. Uit deze resultaten valt op te merken dat drie van de vier belangrijkste condities uit de cluster praktische organisatie en werkwijze komen en één conditie uit de cluster individuele karakteristieken. Op basis van dit gegeven kan de belangrijkste conclusie van dit onderzoek worden getrokken en dat is dat de cluster praktische organisatie en werkwijze het meest van belang is voor het delen van kennis en ervaring in een lerend netwerk. Op de tweede plaats staat de cluster individuele karakteristieken. Al deze condities bepalen de sfeer in het lerende netwerk, de interacties tussen de deelnemers, de opbrengst van het lerende netwerk en de wijze waarop het lerende netwerk is georganiseerd. Met andere woorden, de organisatie van het lerend netwerk dient op orde te zijn, wil het lerend netwerk slagen. Wat ook opvalt is dat deze vier condities allemaal gericht zijn op de inhoudelijke & functionele kant van het lerende netwerk. Hiermee kan ook worden geconcludeerd, in tegenstelling tot de theorie van Soekijad & Andriessen (2003), dat de clusters kenmerken van de organisaties en de relaties tussen de organisaties een mindere rol spelen in de lerende netwerken. Het zijn de individuen die zorgen voor het slagen of falen van een lerend netwerk. Het zijn niet de organisaties van de deelnemers die een rol spelen bij het succes van een lerend netwerk. Het lerend netwerk blijkt een effectief middel te zijn voor het delen van kennis en ervaring met vakgenoten. Deelnemers van een lerend netwerk leren van en met elkaar door uitwisseling en gezamenlijk ondernemen, brainstormen en evalueren. Het is wel van belang dat de deelnemers het leuk en nuttig vinden. De opgedane kennis en nieuwe inzichten worden in de meeste gevallen gebruikt voor het verbeteren van eigen werkzaamheden en biedt mogelijkheden voor een organisatie op de lange termijn. In mindere mate wordt de opgedane kennis gebruikt om beleidsontwikkeling te realiseren. De laatste stap van dit onderzoek richtte zich op het bevorderen van kennisdeling in toekomstige lerende netwerken. Een lerend netwerk is een goede methode is om kennis te delen en ervaringen uit te wisselen met vakgenoten. Deze methode kan worden versterkt door aan de volgende punten extra aandacht te schenken. Ten eerste is het aan te bevelen extra aandacht te schenken aan de inhoudelijke & functionele kant van het lerend netwerk. Dit houdt in dat de condities: bereidheid om kennis te delen, afstemming van de inhoud op wensen van deelnemers, open en transparante cultuur creëren en het aanstellen van een projectleider van belang zijn voor het succes van een lerend netwerk. Ten tweede is het aan te raden om deelnemers te laten participeren in een lerend netwerk die nauw zijn verbonden met de thematiek, interesse tonen in de thematiek en open en transparant zijn. Dit bevordert de mate van kennisdeling in een lerend netwerk. Ten derde is het belangrijk om tussentijds evaluatiemomenten in te lassen om de sfeer van de groep te meten en om inzicht te krijgen in de (on)tevredenheid van de deelnemers.
Pagina | 4
Ten vierde is het belangrijk om als voornaamste doel van een lerend netwerk het delen van kennis en ervaring met vakgenoten te stellen. Een lerend netwerk is minder geschikt om beleidsontwikkeling in een organisatie te realiseren. Ten vijfde is het van belang om projectleiders aan te stellen die belangeloos zijn en niet teveel op de voorgrond staan. De deelnemers dienen zelf te zorgen voor de input en creativiteit om tot effectieve kennisdeling te komen.
Dit onderzoek is uitgevoerd door Vivienne C. Greveling in het kader van de masteropleiding Sociologie aan de Rijksuniversiteit Groningen. Het gehele rapport vindt u op www.zorgpleinnoord.nl ©2012 Stichting ZorgpleinNoord Publicatie van cijfers en/of tekst uit dit werk is toegestaan, mits de bron wordt vermeld.
Pagina | 5
