Fase 1 (Verkenning) Verkenningsrapport Het verkenningsrapport beoordeelt de haalbaarheid van het project en geeft aan wat de slaagkans is. De indeling van het verkenningsrapport is: 1. Managementsamenvatting 2. Inleiding a. IP opdracht b. IP aanleiding c. IP verwachtingen 3. Nolan analyse (+ conclusie) 4. Risicoanalyse (+ conclusie) 5. Beleidsinventarisatie (+ conclusie) 6. Aanbevelingen
Nolan analyse De Nolan analyse gaat ervan uit dat volledige commitment van het topmanagement nodig is voor een IP traject, en dat zoiets alleen kan als de organisatie in Nolan fase 3 of verder zit. Dat wil zeggen dat er ervaring is met netwerken, dat men last heeft van eilandautomatisering, dat sterk oplopende ICT kosten die niet meer in de hand te houden zijn een zorg zijn en dat er bovendien een stijgende behoefte is aan een centraal overzicht van huidige en de gewenste informatievoorziening bij het management. De tabel met ontwikkelingskenmerken in de bijlage 6.6 kan gebruikt worden om vast te stellen in welke ICT fase de organisatie zit. Bij Nolan fase1 is de kans op slagen voor het project bijna 0, bij fase 4 kan de slaagkans groot zijn, en bij fase 3 kan de gewogen score card uitkomst bieden. Risicoanalyse met gewogen score card In de bijlage 6.7 is een voorbeeld van een gewogen scoretabel opgenomen die gebruikt kan worden bij de risicoanalyse. Deze scoretabel moet worden overgenomen in een spreadsheet zodat de berekening van de score automatisch kan plaatsvinden. De vragen hebben betrekking op de succesfactoren van een IP traject en betreffen vragen als aantal projectmedewerkers, betrokkenheid van de directie, ervaring met eerdere IP trajecten, aantal betrokken afdelingen etc. Als de score te hoog uitpakt kan men met de opdrachtgever overleggen welke onderdelen aangepast kunnen worden om het IP project meer slaagkans te geven. In het uiterste geval kan geadviseerd worden het IP traject nog niet in te gaan maar de problemen met een andere ontwikkelmethode proberen op te lossen. Inventarisatie beleidsstukken Alvorens aan een IP traject te beginnen moet alle benodigde beleidsinformatie beschikbaar zijn. Indien dat niet het geval is, moeten er sessies met de directie
worden ingelast om dat beleid geformuleerd te krijgen. Het verkenningsrapport moet dat dan melden zodat de directie zijn inbreng kan toezeggen. In dat geval moeten die sessies natuurlijk ook opgenomen worden in het plan van aanpak. Beleidsinformatie is: •
Missie
•
Doelen
•
Doelstellingen voor korte termijn en middellange termijn
•
CSF’s (Kritieke Succes Factoren )
•
Huidige knelpunten in de informatievoorziening
•
Algemene strategie (eventueel recente SWOT)
Plan van aanpak (P.v.A) Het plan van aanpak kan ingevuld worden zoals in “Projectmanagement door Roel Grit” wordt aangegeven. (7) Natuurlijk bepaalt de situatie welke hoofdstukken in het plan van aanpak aan bod moeten komen. In ieder geval dient altijd het tijdspad waarop de deelproducten worden afgeleverd aanwezig te zijn. Ook moeten delen uit het contract (formulering van de opdracht etc) opgenomen worden in het P.v.A.
Contract voor uitvoering Dit is een meer uitgewerkte vorm van het contract uit fase 0. Nu staan ook de namen van de medewerkers in het contract opgenomen, met de uren en dagen verplichtingen die voor de werknemers gelden.
6.7 Risicoanalyse voor een IP traject (HIP) Deze risicoanalyse wordt gebruikt in fase 1 van het IP traject. Doel is het verbeteren van de randvoorwaarden van het IP project zodat de slaagkans wordt vergroot.
De eindscore dient zo laag mogelijk te zijn. Indien de score lager is dan 50% heeft het traject voldoende slaagkans als het management voldoende overtuigd is van de noodzaak van het project. Bij een score > 50% moet geprobeerd worden de risicofactoren te verminderen, en anders moet men overwegen het project niet door te laten gaan.
