Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis
f
Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis Handreiking voor het management
Uitgave Arcares : Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht 1 : postbus 8258, 3503 RG Utrecht telefoon 030 273 93 93 : fax 030 273 97 87 :
[email protected] : www.arcares.nl In samenwerking met KNMP : Alexanderstraat 11, 2514 JL Den Haag : telefoon 070 373 73 31 : fax 070 427 19 00 De publicatie 04.035 is gratis te downloaden via www.arcares.nl/Ledennet, publicaties © Arcares, december 2004 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Arcares. Getracht is een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Evenwel kan geen aansprakelijkheid aanvaard worden voor eventuele onjuistheden die in de tekst voorkomen. Slechts de tekst van de formele wet en de interpretatie daarvan in de jurisprudentie zijn geldend.
Voorwoord Met de handreiking ‘Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis’ heeft het management van verzorgingshuizen een hulpmiddel om de organisatie van de farmaceutische zorg verder te ontwikkelen. De organisatie hiervan gebeurt in nauw samenspel met apotheker en huisarts(en). De handreiking is gemaakt door Arcares en de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie (KNMP). Afstemming hierover heeft plaatsgevonden met de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV). Als uitwerking van het 11 Punten Plan is een voorbeeldmachtiging en een voorbeeldovereenkomst ontwikkeld die aan deze handreiking is toegevoegd. In de voorbeeldmachtiging is uitgewerkt hoe gemaakte afspraken tussen cliënt en verzorgingshuis vastgelegd kunnen worden. In de voorbeeldovereenkomst verzorgingshuis - apotheker is uitgewerkt hoe afspraken, voortvloeiend uit beleidsaanbevelingen uit het 11 Punten Plan, vastgelegd kunnen worden. Arcares en KNMP bevelen de handreiking van harte aan en hopen dat het de samenwerking tussen verzorgingshuis en apotheker een nieuwe stimulans zal geven met als uiteindelijke doel: verantwoorde farmaceutische zorgverlening.
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
5
2.
11 Punten Plan vernieuwing farmaceutische zorg
7
3.
Voorbeeldmachtiging
11
4.
Toelichting op voorbeeldmachtiging
12
3.
Voorbeeldovereenkomst apotheker – verzorgingshuis
14
4.
Toelichting op voorbeeldovereenkomst apotheker – verzorgingshuis
18
5.
Bijlagen
23
Inleiding De toegenomen complexiteit van de zorg in verzorgingshuizen maakt het noodzakelijk dat het verzorgingshuis, de apotheker en de huisarts over de farmaceutische zorg duidelijke afspraken maken ten behoeve van een veilig en doelmatig geneesmiddelengebruik van bewoners van verzorgingshuizen. De afgelopen jaren zijn hierover diverse studies en nota’s verschenen. Dit 11 Punten Plan, opgesteld door Arcares en KNMP, brengt hierin samenhang en biedt het verzorgingshuis, de huisarts en de apotheker een handvat waarmee de organisatie van de farmaceutische zorg in het verzorgingshuis1 verder ontwikkeld kan worden. Deze handreiking is mede gebaseerd op praktijkervaringen opgedaan in de ‘Proeftuinen Ouderenzorg’2 en de pilots ‘Medische en farmaceutische zorg in verzorgingshuizen3’. Belangrijke bronnen voor deze handreiking zijn daarnaast: De ‘Handreiking Medische en Farmaceutische zorg aan ouderen in een verzorgingshuis en thuis’ van de Landelijke Huisartsen Vereniging 4. Het rapport ‘Farmaceutische Zorg in verzorgingshuizen moet beter’ 5 van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Cliënten en cliëntenraad Startpunt voor het maken van afspraken rond de farmaceutische zorg in het verzorgingshuis zijn afspraken met de cliënt. De cliënt die in het verzorgingshuis verblijft is immers in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de farmaceutische zorg; de bewoner maakt zelf de afspraken met arts en apotheker. Wanneer de cliënt evenwel niet meer zelf de regie kan voeren, draagt hij deze zorg gedeeltelijk of geheel over aan het verzorgingshuis (doormiddel van een schriftelijke machtging6). Daarmee is het noodzakelijk dat tussen verzorgingshuis, huisarts en apotheker duidelijke afspraken worden gemaakt over de farmaceutische zorg. Voor het vorm en inhoud kunnen geven aan het beleid rond farmaceutische zorg is het praktisch noodzakelijk dat de bewoners die het betreft het verzorgingshuis machtigen om voor hen afspraken te maken met huisarts en apotheker. Dat moet uiteraard in zorgvuldig overleg met de cliënten plaatsvinden. In dat kader doet het verzorgingshuis er ook verstandig aan om bij het vormgeven van dit beleid tijdig de cliëntenraad te betrekken. Voor de cliëntenraad heeft het LOC een handreiking ontwikkeld waarmee cliëntenraden hun medezeggenschapsmogelijkheden ten aanzien van de farmaceutische zorg kunnen vormgeven7.
a 04.035
5
Financiering In de praktijk blijkt dat apothekers en verzorgingshuizen doorgaans met gesloten beurzen tot goede afspraken kunnen komen. Treden er fricties op , dan is het zinnig om met de verzekeraar om de tafel te gaan zitten. Ook de verzekeraar heeft ten slotte belang bij de ontwikkeling van farmaceutische zorg in het verzorgingshuis. Zorgverzekeraar Verantwoorde zorg omvat het verstrekken van de juiste geneesmiddelen in de juiste hoeveelheid en op de juiste tijd, en stelt daarmee ook eisen aan doelmatig gebruik en distributie van geneesmiddelen met alle efficiencyvoordelen van dien (bijvoorbeeld het terugdringen van polyfarmacie). Het verzorgingshuis en de apotheker doen er daarom verstandig aan de verzekeraar (zowel het zorgkantoor voor wat betreft de inzet van het verzorgingshuis, als de ziekenfondsverzekeraar voor wat betreft de geneesmiddelen) bij vernieuwingstrajecten te betrekken en te verkennen waar verzekeraars partijen kunnen faciliteren. Groeimodel De aanbevelingen kunt u beschouwen als stappen in een groeimodel. Het kan goed zijn dat u enkele stappen al hebt genomen. Hoever u bent hangt sterk af van de ontwikkelingsmogelijkheden van uw verzorgingshuis, van de samenstelling van uw cliëntenpopulatie, van de samenwerkingsrelaties die er al dan niet zijn met de huisartsen en apothekers, en met zorgverzekeraars en zorgkantoor. Voor de verzorgingshuizen die al langere tijd bezig zijn de (organisatie van de) medische en farmaceutische zorg te optimaliseren kan het 11 -puntenplan dienen als checklist. Als hulpmiddel bij het uitwerken van de samenwerking van het verzorgingshuis met huisartsen en apothekers zijn twee voorbeeldovereenkomsten ontwikkeld. In de toelichting bij de voorbeeldovereenkomsten staat het wettelijk kader beschreven waarbinnen deze samenwerking zijn beslag moet krijgen. De voorbeeldovereenkomst verzorgingshuis-apotheker is in voorliggende publicatie opgenomen en te downloaden van het ledennet van Arcares en van de ledensite van de KNMP (www.knmp.nl). De voorbeeldovereenkomst verzorgingshuis-huisarts(engroep) is te downloaden van het ledennet van Arcares en voor huisartsen van www.lhv.nl.
a 04.035
6
11 PUNTEN PLAN FARMACEUTISCHE ZORG IN HET VERZORGINGSHUIS 1. Het verzorgingshuis maakt afspraken met de cliënt over medicatiebeheer. Spreek met iedere cliënt af of men zelf de geneesmiddelen op de kamer bewaart, of dat de verzorging dat voor hen doet; of ze zelf de geneesmiddelen op het juiste moment innemen, of dat de verzorging hen daarbij helpt, enz. Leg bij overdracht van verantwoordelijkheden de afspraken vast in een machtiging8 waarin de cliënt (een duidelijk omschreven deel van)het medicatiebeheer overdraagt aan de zorginstelling. Laat de verantwoordelijke medewerkers goed in de gaten houden of cliënten de regie die zijzelf wensen ook daadwerkelijk uit kunnen voeren. Wanneer het eigen beheer over de geneesmiddelen niet meer op verantwoorde wijze gevoerd kan worden, dient het verzorgingshuis dit te bespreken met de cliënt en/of diens vertegenwoordiger. Wanneer een cliënt in een uiterste geval het beheer niet op wenst te geven, en dit naar de mening van de verantwoordelijke professionals niet verantwoord meer uitgevoerd wordt door de cliënt, dan doet het verzorgingshuis er verstandig aan betreffende cliënt een verklaring te laten ondertekenen waarin deze de verantwoordelijkheid voor het zelf beheren van de medicatie en eventuele gevolgen op zich neemt. 2. Het verzorgingshuis zorgt voor een actuele lijst van cliënten die het verzorgingshuis al of niet gemachtigd hebben tot het overnemen van (delen van) de farmaceutische zorg, en zorgt ervoor dat de apotheker en de huisarts over deze lijst beschikken. 3. Het verzorgingshuis stelt een van zijn medewerkers aan als coördinator medische zorg en een als coördinator farmaceutische zorg. De coördinator is aanspreekpunt voor alle betrokkenen en zorgt voor een goede communicatie en afstemming tussen de cliënt, diens vertegenwoordiger, medewerkers van het verzorgingshuis, diens huisarts en diens apotheker. Afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid worden gemaakt en schriftelijk vastgelegd. 4. Het verzorgingshuis maakt afspraken met huisarts en apotheker over de wijze waarop medicatieopdrachten aan de apotheek aangeboden worden en over de wijze van levering van de geneesmiddelen aan het verzorgingshuis. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
a 04.035
7
In het geval de recepten via het verzorgingshuis naar de apotheek gaan, is het zaak dit uiterst zorgvuldig te regelen: hoe levert de huisarts het recept aan (op papier uit receptenboek of elektronisch), aan wie dient hij deze te verstrekken of waar dient hij ze te deponeren (speciaal postvak of altijd aan bepaalde medewerker). Specialisten geven cliënten vaak recepten mee (na polibezoek of na ziekenhuisopname). Leg in een protocol vast hoe hier mee om te gaan. Neem de afspraken op in protocollen die naar aanleiding van de risicoinventarisatie gemaakt worden (zie punt 9). Medicatiegegevens zijn privacygevoelige gegevens. Ga daarom dus zorgvuldig met deze gegevens om. 5. Verzorgingshuis en apotheek maken afspraken over het tijdstip en de wijze waarop de geneesmiddelen aan het verzorgingshuis geleverd worden. Het verzorgingshuis informeert de huisartsen hierover. Bijvoorbeeld: 1 x per maand in doosjes op naam van de cliënt in EAVverpakking, of 1x per week, of 1 x per week uitgezet per toedienmoment in weekcassettes of trays, of geautomatiseerd in gesealde zakjes (‘ Baxter’). Ook over spoedeisende geneesmiddelen (aanvraag en levering) worden afspraken gemaakt. Neem de afspraken op in protocollen die naar aanleiding van de risicoinventarisatie gemaakt worden (zie aanbeveling 9).
6. De apotheker maakt afspraken met de artsen9 over cliëntgebonden farmacotherapieoverleg, hierbij in facilitaire zin door het verzorgingshuis ondersteund. Bijvoorbeeld : huisartsen en apotheker voeren dat overleg 2x per jaar, het verzorgingshuis stelt vergaderruimte beschikbaar, de apotheker levert een recent medicatieoverzicht per cliënt aan, de huisarts heeft actuele medische dossiers bij de hand. Het cliëntgebonden farmacotherapieoverleg is een beproefd middel om polyfarmacie10 aan te pakken. 7. De apotheker adviseert het verzorgingshuis over het geneesmiddelenbeleid, de logistiek rond de geneesmiddelen, het kwaliteitssysteem. De apotheker draagt zorg voor de scholing van de verzorgenden over geneesmiddelen, bijvoorbeeld over werking en bijwerking van geneesmiddelen, vormen van toedienen, begeleiden cliënten.
a 04.035
8
8. Het verzorgingshuis stelt een geneesmiddelencommissie in. Taken van deze commissie zijn onder andere bepalen van het geneesmiddelenbeleid van het verzorgingshuis, en onderhouden van het kwaliteitssysteem rondom de farmaceutische zorg. In eerste instantie werkt de geneesmiddelencommissie projectmatig aan het vormgeven van het geneesmiddelenbeleid en het kwaliteitssysteem rondom de farmaceutische zorg. Wanneer het kwaliteitssysteem eenmaal is opgezet, kan volstaan worden met een klein aantal bijeenkomsten per jaar. In de geneesmiddelencommissie nemen plaats de coördinator geneesmiddelenbeleid van het verzorgingshuis, een van de huisartsen en de apotheker. Daarnaast kunnen een verzorgende/verpleegkundige, de zorgmanager, de kwaliteitsfunctionaris en eventueel de verpleeghuisarts zitting hebben in deze commissie. 9. Het verzorgingshuis onderhoudt een kwaliteitssysteem waarin ook het de farmaceutische zorgprocessen zijn beschreven Het verzorgingshuis voert risicomanagement uit als onderdeel van het kwaliteitssysteem. Door het gehele proces rondom de geneesmiddelen, van voorschrijven via binnenkomst, bewaren, uitzetten, enz. tot aan de mond van de cliënt, in kaart te brengen, wordt duidelijk wat de risicomomenten zijn. Door deze in kaart te brengen en hierop te sturen, kunnen de risico’ s beheerst worden. Bijvoorbeeld: in protocollen moet vastgelegd zijn wie de medicatie in ontvangst neemt bij aflevering door de apotheker aan het verzorgingshuis, waar welke geneesmiddelen precies bewaard horen te worden, wie toegang heeft tot de bewaarplaats (sleutelbeheer), welke medewerkers geneesmiddelen uitzetten, uitdelen en toedienen, welke controlemechanismen ingebouwd zijn (bijvoorbeeld aftekenlijsten, collega’s die elkaar controleren, enz.), hoe overtollige geneesmiddelen bewaard en geretourneerd worden, et cetera. De Melding Incidenten Cliënten (MIC)11 speelt een belangrijke rol in het beheersen van het farmaceutische proces. Door (bijna)foutmeldingen te analyseren kunnen knelpunten opgespoord worden en daarmee fouten in de toekomst voorkomen worden. Ook de geneesmiddelencommissie speelt hierin een rol. Alle betrokkenen bij de farmaceutische zorg zitten aan tafel en overzien tezamen het geheel. Adviezen van artsen en apotheker, analyses van de MIC- commissie, bevindingen van cliënten en familie, medewerkers, evaluaties van protocollen,
a 04.035
9
worden door de geneesmiddelencommissie omgezet in beleidsadviezen aan de directie. 10. Het verzorgingshuis betrekt de regionale Inspecteur voor de Gezondheidszorg bij het vormgeven van het beleid rond de farmaceutische zorg in het verzorgingshuis. De Inspecteur kan bijvoorbeeld advies geven met betrekking tot het beheren van middelen die onder de Opiumwet vallen. 11. Het verzorgingshuis dient te zorgen voor voldoende bevoegde medewerkers, afhankelijk van de in het verzorgingshuis benodigde handelingen. Het beheren /uitzetten van geneesmiddelen valt onder de risicovolle handelingen, het toedienen van geneesmiddelen tot de risicovolle of voorbehouden handelingen afhankelijk van de toedieningsvorm. Welke handelingen in het verzorgingshuis door medewerkers uitgevoerd moeten kunnen worden hangt af van de zorgbehoefte van de cliënten, van de wensen en mogelijkheden van de voorschrijvende artsen (welke handelingen ze zelf willen doen), en van de samenwerkingsafspraken met de thuiszorg (die ook ingehuurd kunnen worden voor bepaalde handelingen, bijvoorbeeld die handelingen die weinig voorkomen of zeer specialistische kennis en vaardigheden vereisen). Verzorgenden dienen zodanige kennis van geneesmiddelen te hebben dat zij werking en ongewenste bijwerking van geneesmiddelen kunnen signaleren en deze rapporteren aan de huisarts en apotheker. 1 Het gaat om cliënten in het verzorgingshuis, evt. een woonzorgcomplex of aanleunwoningen: cliënten die tenminste een AWBZ indicatie voor verzorging hebben, aangevuld met verblijf (verzorgingshuis), maar niet voor AWBZ-behandeling. Medische zorg, met inbegrip van de geneesmiddelen en de farmaceutische zorg en hulpmiddelen blijft geregeld zoals in de thuissituatie, d.w.z. gefinancierd via ZFW of particuliere verzekering. 2 Proeftuinen ouderenzorg (een in Tilburg, een in Eindhoven en een in Ermelo), Ministerie VWS, 2002 3 Gedeelde zorg – Medische en farmaceutische zorg in verzorgingshuizen, Rigo Research en Advies BV, 2002, voor leden van Arcares te downloaden van Ledennet 4 Handreiking voor de organisatie van de medische en farmaceutische zorg aan ouderen in een verzorgingshuis en thuis, LHV, 2004. 5 Farmaceutische zorg in verzorgingshuizen moet beter, IGZ, 2002. Te downloaden van www.igz.nl (thematische rapporten, cluster VVT) 6 Voorbeeldmachtiging is onderdeel van deze publicatie en te downloaden van Ledennet. 7 Geneesmiddelen, een serieuze zaak…Handreiking Verantwoord medicijngebruik – Voor cliëntenraden van thuiszorg, woon/zorgcomplexen, verzorgingshuizen en verpleeghuizen, te bestellen door € 7,50 (leden) of € 15,- (niet-leden) over te maken op 4088175 te Utrecht, onder vermelding van ‘handreiking medicijnen’, bestelnummer 2004-02 8 Zie voetnoot 6 9 In het verzorgingshuis zijn dit in de eerste plaats huisartsen, en de verpleeghuisarts indien deze betrokken is als consulent voor de huisarts (client met indicatie voor extramurale verpleeghuiszorg). 10 Polyfarmacie is het gebruik van 5 of meer geneesmiddelen en komt veel voor onder ouderen. Polyfarmacie kan onbedoelde effecten hebben (medicijnen die elkaar tegen werken of juist versterken) en verdient altijd extra aandacht. 11 Rapport melding Incidenten Cliënten in verpleeg- en verzorgingshuizen is te downloaden van het ledennet Arcares.
a 04.035
10
Voorbeeld-machtiging Machtigen beheer geneesmiddelen 1. Hierbij verklaart de heer/mevrouw (naam) , cliënt van (naam instelling), verder te noemen de cliënt, dat hij/zij het beheer van zijn/haar geneesmiddelen met ingang van (datum) overdraagt aan de Stichting (naam van de rechtspersoon die de instelling in stand houdt), verder te noemen de zorgaanbieder. 2. Onder het beheer wordt in deze machtiging verstaan het bestellen, bewaren, distribueren en uitzetten van geneesmiddelen die voor de cliënt benodigd zijn. 3. De zorgaanbieder verklaart deze machtiging te aanvaarden. 4. De zorgaanbieder stelt de apotheek van waaruit de cliënt zijn/haar geneesmiddelen betrekt op de hoogte van deze machtiging. 5. Ter uitvoering van deze machtiging (optie: “alsmede ter uitvoering van het farmacotherapeutisch overleg”), geeft de cliënt toestemming aan medewerkers van de zorgaanbieder om de gegevens betreffende zijn medicatie te verwerken. De zorgaanbieder is in de gegevensverwerking gehouden aan de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 6. De cliënt kan zijn machtiging op elk moment schriftelijk herroepen. De machtiging vervalt zeven dagen na ontvangst van de herroeping. 7. De zorgaanbieder kan de aanvaarding van de machtiging op elk moment intrekken. De machtiging vervalt zeven dagen na intrekking van de aanvaarding. De zorgaanbieder stelt de cliënt schriftelijk op de hoogte van de reden waarom de aanvaarding wordt ingetrokken. 8. De machtiging vervalt voorts door: - overlijden van de cliënt - beëindiging van de zorgverleningovereenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder. (plaats/datum)
Naam cliënt
Naam zorgaanbieder, vertegenwoordigd door naam/functie
11
Toelichting Ad.1 De machtiging moet uiteraard de naam van de machtiginggever, de gemachtigde en de datum van inwerkingtreding bevatten. Onder cliënt kan in deze machtiging ook worden verstaan de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt, evenwel met uitzondering van het onder 8 bepaalde, waar de cliënt zelf wordt bedoeld. Ad.2 Deze beschrijving van de reikwijdte van de machtiging sluit aan bij de definitie uit de voorbeeldovereenkomst tussen verzorgingshuis en apotheek. Het staat de partijen ook vrij om één of meer elementen van het beheer (bestellen, bewaren, distribueren en/of uitzetten) over te dragen cq over te nemen. Datgene wat in deze voorbeeldmachtiging onder beheer wordt verstaan moet aan deze alternatieve afspraak worden aangepast, Zoals uit deze beschrijving blijkt omvat beheer niet het verkrijgen en het financieren van de geneesmiddelen. Hiervoor blijft de cliënt verantwoordelijk. Ad.3 De cliënt kan pas een beroep doen op deze machtiging na aanvaarding ervan door de zorgaanbieder. Ad.4 De afspraken over het op de hoogte stellen van de apotheker volgt uit de voorbeeldovereenkomst tussen verzorgingshuis en apotheek. Ad.5 Voor de verwerking ( inzien, kopiëren, aanpassen, bijwerken e.d.) van de medicatiegegevens in bijvoorbeeld het zorgdossier is de nadrukkelijke toestemming van de cliënt nodig. Als in de voorbeeldovereenkomst tussen verzorgingshuis en apotheek wordt voorzien in een farmacotherapeutisch overleg is ook hiervoor de toestemming van de cliënt nodig. De bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) waarmee rekening moet worden gehouden staan vermeld in de Arcarespublicatie “Wbp, Handleiding bij het invoeren van de Wet bescherming persoonsgegevens” die te vinden is op Ledennet. Ad.6 De cliënt kan de machtiging op elk moment herroepen. Omdat de apotheek van de herroeping op de hoogte gesteld moet worden, vervalt de herroeping zeven dagen na ontvangst van de herroeping door de zorgaanbieder.
12
Ad.7 In uitzonderlijke situaties kan de zorgaanbieder genoodzaakt zijn om de aanvaarding van de machtiging in te trekken. Bijvoorbeeld wanneer de cliënt onvoldoende medewerking verleend aan de uitvoeringvan de machtiging. Bij het besluit tot intrekken moet de zorgaanbieder motiveren waarom de aanvaarding wordt ingetrokken. Ad.8 Naast herroeping van de machtiging en intrekking van de aanvaarding eindigt de machtiging ook in het geval de cliënt overlijdt en bij beëindiging van de zorgverleningovereenkomst tussen zorgaanbieder en cliënt
13
Voorbeeldovereenkomst apotheker - verzorgingshuis 1: De ondergetekenden: 1.
[naam apotheker], wonend te [woonplaats apotheker], gevestigd apotheker van apotheek [naam organisatie], gevestigd te [vestigingsplaats apotheek], verder te noemen de apotheker,
2.
[naam rechtspersoon van het verzorgingshuis] gevestigd te [vestigingsplaats rechtspersoon van het verzorgingshuis], op grond van artikel … van haar statuten vertegenwoordigd door [naam vertegenwoordiger] wonend te [woonplaats vertegenwoordiger], de overeenkomst aangaande ten behoeve van werkzaamheden door de apotheker voor het verzorgingshuis [naam verzorgingshuis] gevestigd te [vestigingsplaats verzorgingshuis], verder te noemen het verzorgingshuis,
Nemen in overweging dat: • de cliënt verblijvend in het verzorgingshuis verantwoordelijk is voor verkrijging, beheer en financiering van de voor eigen gebruik benodigde geneesmiddelen; • de zorgvraag van cliënten aangewezen op verzorgingshuiszorg zowel qua intensiteit als qua complexiteit is toegenomen; • dat cliënten als gevolg van de grotere zorgbehoefte beperkingen ondervinden bij het zelfstandig beheren van geneesmiddelen; • dat cliënten door het verzorgingshuis - vanwege zijn verplichting tot het leveren van verantwoorde zorg- in staat gesteld worden het beheer van de voor eigen gebruik benodigde geneesmiddelen aan het verzorgingshuis over te dragen; • dat na een dergelijke overdracht het verzorgingshuis een taak heeft bij het doelmatig en verantwoord geneesmiddelen ter hand stellen aan cliënten; • dat de apotheker verantwoordelijk is voor het afleveren van geneesmiddelen aan de cliënt van het verzorgingshuis en de apotheker de geneesmiddelen voor de cliënt van het verzorgingshuis in overleg met cliënt en verzorgingshuis kan overhandigen aan (een medewerker van) het verzorgingshuis; 1 Het verzorgingshuis is "een AWBZ toegelaten instelling die naast verblijf verpleging, verzorging (pv en hv) en begeleiding biedt, maar evenwel geen behandeling (medische zorg en geneesmiddelen) verschaft."
14
• •
de apotheker vanuit zijn professionele deskundigheid het verzorgingshuis kan ondersteunen bij de organisatie van de farmaceutische zorgverlening partijen op basis van wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van farmaceutische zorgverlening een samenwerkingsrelatie aangaan, welke relatie wordt uitgewerkt in deze overeenkomst.
Verklaren het navolgende te zijn overeengekomen: Artikel 1. Begripsbepalingen Cliënt
Beheren van geneesmiddelen
de cliënt van het verzorgingshuis die het verzorgingshuis schriftelijk heeft gemachtigd de voor hem benodigde geneesmiddelen te beheren het bestellen, bewaren, distribueren en uitzetten van geneesmiddelen
Artikel 2. Machtigen tot beheer 1 Het verzorgingshuis beheert uitsluitend voor de cliënten die het verzorgingshuis hiertoe gemachtigd hebben de voor hen benodigde geneesmiddelen. 2. Het verzorgingshuis legt een lijst van namen aan van cliënten die voornoemde machtiging hebben afgegeven, en draagt zorg voor de juistheid en volledigheid van deze lijst. 3. De apotheker krijgt na elke mutatie een afschrift van deze lijst. Het verzorgingshuis verschaft desgewenst aan de apotheker inzage in de door de cliënt aan het verzorgingshuis afgegeven machtiging. Artikel 3. Coördinatie van de farmaceutische zorg 1 Het verzorgingshuis stelt uit haar midden een coördinator farmaceutische zorg aan. De coördinator is aanspreekpunt voor de apotheker, artsen en medewerkers van het verzorgingshuis ten aanzien van zaken die de farmaceutische zorg betreffen. 2 Het verzorgingshuis informeert de huisartsen en de verpleeghuisarts(en) die zorg leveren in het verzorgingshuis over de inhoud van deze samenwerkingsovereenkomst en betrekt hen bij de periodieke evaluatie van de overeenkomst.
15
Artikel 4. Recepten en medicatieopdrachten 1. Het verzorgingshuis en de apotheker komen overeen dat de wijze waarop recepten/medicatieopdrachten aan de apotheek worden aangeboden en de wijze waarop de levering van geneesmiddelen aan het verzorgingshuis geschiedt is ingericht zoals vastgelegd in de bij deze overeenkomst behorende bijlage A (zie toelichting) 2. Het verzorgingshuis en de apotheker maken afspraken over de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de apotheker voor het doen van bestellingen, waaronder bestellingen van met spoed benodigde geneesmiddelen en het afleveren van deze geneesmiddelen De afspraken worden vastgelegd in een bij deze overeenkomst behorende bijlage B. Artikel 5. Beheer en kwaliteit 1. Het verzorgingshuis en de apotheker komen overeen dat het beheer (zie toelichting) van de geneesmiddelen voor cliënten is ingericht zoals is vastgelegd in de bij deze overeenkomst behorende bijlage C. 2. De apotheker adviseert het verzorgingshuis over het geneesmiddelenbeleid, de logistiek rond de geneesmiddelen en het kwaliteitssysteem. 3. Het verzorgingshuis draagt ervoor zorg dat de systematiek onderdeel uitmaakt van het kwaliteitssysteem en zodanig inzicht geeft in verantwoordelijkheden, taken en middelen met betrekking tot de farmaceutische zorg dat het adequate waarborgen oplevert voor het verstrekken van de juiste geneesmiddelen in de juiste dosering op de juiste tijd en de juiste vorm aan de juiste cliënt. 4. Het verzorgingshuis waarborgt een verantwoorde systematiek voor het omgaan met recepten/medicatieopdrachten en voor het verwerken van daaruit voortkomende medicatiegegevens over de betreffende cliënten in het zorgdossier. Ten behoeve hiervan worden tussen verzorgingshuis, apotheker en de voor cliënten in het verzorgingshuis werkzame artsen afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn vastgelegd in de bij deze overeenkomst behorende bijlage D. 5. Het verzorgingshuis stelt een geneesmiddelencommissie in waarin de apotheker deelneemt. De commissie adviseert over het geneesmiddelenbeleid van het verzorgingshuis en het kwaliteitssysteem.
16
6.
De apotheker evalueert elk jaar (of indien partijen dit wensen elk half jaar) samen met de behandelend arts en zonodig een medewerker van het verzorgingshuis het geneesmiddelgebruik ten aanzien van individuele cliënten van het verzorgingshuis (FTO+).
Artikel 6. Vervanging apotheker, evaluatie overeenkomst 1. Indien de apotheker door persoonlijke omstandigheden - anders dan dat hij niet meer bevoegd is zijn beroep uit te oefenen - tijdelijk de in de overeenkomst omschreven taken niet kan uitoefenen, draagt hij na overleg hierover met het verzorgingshuis zorg voor vervanging. 2. Apotheker en verzorgingshuis evalueren tenminste tweemaal per jaar de uitvoering van deze overeenkomst. Artikel 7. Geschillen; beëindiging van de overeenkomst 1. Geschillen die ontstaan met betrekking tot de uitleg of uitvoering van de bepalingen van deze overeenkomst worden onderworpen aan het oordeel van de rechter. 2. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De overeenkomst eindigt tussentijds door opzegging aan de wederpartij. Bij de opzegging wordt een opzegtermijn van zes maanden in acht genomen, tenzij de opzegging onmiddellijk gevolg dient te hebben om een dringende reden anders dan gelegen in tekortkoming van de wederpartij in de nakoming van de overeenkomst. Deze reden dient bij de opzegging meegedeeld te worden aan de wederpartij.
17
Toelichting op voorbeeldovereenkomst apotheker – verzorgingshuis Ten behoeve van het management van het verzorgingshuis is een handreiking ontwikkeld: ‘Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis – Handreiking voor het management – 11 Punten Plan’. Aan de hand van 11 concrete punten is de weg naar een verantwoorde farmaceutische zorg geschetst. De publicatie is te downloaden van Ledennet. In de artikelsgewijze toelichting wordt verwezen naar de desbetreffende punten in de handreiking. Algemeen: De (huis)arts en de apotheker zijn primair verantwoordelijk voor de medische en farmaceutische zorg die zij verlenen aan cliënten die verblijven in een verzorgingshuis. Deze zorg wordt door de cliënt zelf gefinancierd (via ziekenfonds of particulier verzekering); en de cliënt onderhoudt de relatie met de (huis)arts en de apotheker in beginsel zelf. De juridische relatie tussen cliënt en hulpverlener is feitelijk dezelfde als in de thuissituatie. De toegenomen zorgbehoefte van cliënten en daarmee verminderde zelfredzaamheid neemt met zich mee dat verzorgingshuizen werk zullen moeten maken van de farmaceutische zorg voor groepen cliënten Cliënten van verzorgingshuizen zijn vaak niet meer in staat zelf de voorgeschreven medicijnen bij de apotheker af te halen en bij te houden op welke tijdstippen welke geneesmiddelen moeten worden ingenomen. Verkrijging en beheer van de benodigde geneesmiddelen wordt dan ook vaak door de cliënt aan het verzorgingshuis overgedragen. Uit oogpunt van verantwoorde zorg is het noodzakelijk geworden dat de zorg die aan de cliënt wordt geleverd door het verzorgingshuis, de arts en de apotheker wordt gecoördineerd en door de betrokken hulpverleners op elkaar wordt afgestemd. De complexere zorgvraag maakt daarnaast dat arts en apotheker nauwer worden betrokken bij de door het verzorgingshuis te leveren zorg. Een coördinerende taak van het verzorgingshuis op het gebied van farmaceutische zorg ontstaat daar waar de cliënt het verzorgingshuis opdraagt hem bepaalde handelingen uit handen te nemen. Om deze taak van het verzorgingshuis goed te kunnen uitvoeren moeten afspraken met de apotheker worden gemaakt over diens professionele inzet. Deze afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst tussen verzorgingshuis en apotheker. Een mogelijke vormgeving hiervan is in deze voorbeeldovereenkomst te vinden
18
Bij het opstellen van de voorbeeldovereenkomst is uitgegaan van de verschillende processen die bij de farmaceutische zorg in het verzorgingshuis zijn te onderscheiden. 1. Het proces van het bestellen van geneesmiddelen door het verzorgingshuis namens de cliënt en het afleveren daarvan door de apotheker. Hiervoor zijn afspraken nodig over de wijze van bestellen, de bereikbaarheid van de apotheek, en de wijze waarop de medicijnen worden aangeleverd. 2. Het distributieproces binnen het verzorgingshuis na aflevering van deze geneesmiddelen moet worden vormgegeven: voorraadbeheer, zorgen dat de juiste medicijnen op het juiste tijdstip bij de juiste cliënt komen, het toedieningsgereed maken van medicatie. Hierbij heeft de apotheker een adviserende rol. 3. Het voorschrijven en het gebruik van medicijnen voor cliënten moetin zijn algemeenheid kwalitatief zijn gewaarborgd. Afspraken tussen verzorgingshuis, apotheker en artsen daarover dienen te leiden tot een gezamenlijk geneesmiddelenbeleid. Ad. artikel 2: Machtigen tot beheer Zie punt 1 en 2 van het ’11 Punten Plan’. De cliënt is degene die verantwoordelijk is voor het beheren van de geneesmiddelen die hij nodig heeft; de apotheker dient de geneesmiddelen aan de cliënt af te leveren. De cliënt kan het beheer echter overdragen aan het verzorgingshuis. De cliënt machtigt het verzorgingshuis om de voor hem bestemde geneesmiddelen te beheren. De opdracht hiertoe dient schriftelijk te worden vastgelegd, en maakt als bijlage onderdeel uit van de zorgleveringsovereenkomst. Een lijst van namen van cliënten die zo’n opdracht aan het verzorgingshuis hebben gegeven, wordt bij de overeenkomst tussen verzorgingshuis en apotheker gevoegd en na elke wijziging door het verzorgingshuis bijgewerkt. Mede vanuit privacyoverwegingen mag een apotheker alleen geneesmiddelen aan het verzorgingshuis overhandigen voor patiënten die hiervoor een machtiging hebben getekend.
19
Ad. Artikel 3: Coördinatie van de farmaceutische zorg Zie punt 3 van het ’11 puntenplan’. Ad. Artikel 4: Recepten en medicatieopdrachten Zie punt 5 van het ’11 puntenplan’. Via recept/medicatie-opdrachten van de arts worden geneesmiddelen voor de cliënt voorgeschreven 2. De recept/medicatie-opdrachten leiden tot het bestellen van medicijnen voor de cliënt die daartoe het verzorgingshuis heeft gemachtigd. Recept/medicatie-opdrachten bevatten en leveren medicatiegegevens van cliënten. Medicatiegegevens worden verwerkt in de administratie van de apotheker, en in de zorgdossiers. Deze zijn nodig om te komen tot een verantwoorde medicatiebegeleiding van de cliënt en een verantwoord beleid op het gebied van farmacotherapie. Geneesmiddelen kunnen eventueel ook per bestellijst besteld worden. Geneesmiddelen worden ook dan op naam van een cliënt besteld. De bestellijst dient per geneesmiddel door de arts te worden ondertekend. Het heeft echter de voorkeur om de geneesmiddelen via een gewoon recept te bestellen. Ad. Artikel 5: Beheer en kwaliteit Zie de punten 4, 5, 6, 7, 8, 9 van het ’11 Punten Plan’. Tussen apotheker en verzorgingshuis worden afspraken gemaakt over het beheer van geneesmiddelen. Onder beheren worden bewaren en distribueren mede begrepen. Vormen waarin de medicijnen afgeleverd worden zijn bijvoorbeeld in verpakking volgens de Baxter-methodiek of in EAV-vorm. Daarnaast zullen afspraken moeten worden gemaakt over bereikbaarheid en beschikbaarheid van apotheker en apotheek voor spoedeisende leveringen. Bij de farmaceutische zorg na het afleveren kan de apotheker op verschillende wijzen worden betrokken. In artikel 5.2 worden afspraken gemaakt over de betrokkenheid van de apotheker bij het beheer, waaronder de distributie binnen de instelling van de afgeleverde geneesmiddelen, in artikel 5.6 over de betrokkenheid van de apotheker bij het geneesmiddelenbeleid van de instelling.
2 Ten behoeve van de samenwerking tussen verzorgingshuis en huisartsengroep is eveneens een voorbeeldovereenkomst ontwikkeld. In betreffende voorbeeldovereenkomst is een artikel over de farmaceutische zorg opgenomen.
20
Het verzorgingshuis mag geen andere voorraden geneesmiddelen in huis hebben dan de geneesmiddelen die op naam van cliënten voor de cliënten zijn afgeleverd. Geneesmiddelen zullen voor gebruik voor een bepaalde, korte periode voor een cliënt worden aangeleverd. Deze “voorraad” wordt mogelijk op een centrale plek in het verzorgingshuis worden bewaard, waar telkens de dagelijks benodigde hoeveelheid medicijnen uit wordt betrokken. De opslag moet adequaat zijn: voorzien van een duidelijke indeling, voldoende koeling, en een afzonderlijke koelkast. De ruimte moet afsluitbaar zijn. Uitgifte moet controleerbaar zijn (aftekenlijsten). Zogenaamde opiaten dienen in een aparte afsluitbare kast te worden bewaard. Het is ook mogelijk dat de geneesmiddelen na aflevering direct aan de cliënt ter hand worden gesteld en bij de cliënt worden bewaard. Het verzorgingshuis moet in kaart brengen waar de geneesmiddelen worden bewaard en hoe deze uiteindelijk bij de cliënt ter toediening komen. Vervolgens kan worden nagaan op welke wijze de deskundigheid van de apotheker daarbij wordt betrokken om een en ander kwalitatief verantwoord vorm te geven. Soms is door de aard van het geneesmiddel nodig dat dit toedieningsgereed moet worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het toedienen van insuline. Er moeten dan nog enige handelingen plaatsvinden alvorens het medicijn kan worden toegediend aan de cliënt. De apotheker kan een rol vervullen in het beschikbaar zijn van goede instructies voor het toedieningsgereed maken van medicijnen. Het geneesmiddelenbeleid omvat medicatiebegeleiding onder andere in de vorm van farmacotherapie+-overleg waarin tevens het evalueren van de wijze van voorschrijven onderwerp van gesprek is. Hier en in de voorbeeldovereenkomst wordt gesproken van “artsen” omdat in de regel het verzorgingshuizen met meer dan één arts overeenkomsten ten behoeven van medische zorg voor cliënten zal hebben, bijvoorbeeld diverse huisartsen en een verpleeghuisarts. Afstemming tussen apotheker en arts is niet nodig wanneer zowel de overeenkomst voor de medische zorg als de overeenkomst voor de farmaceutische zorg worden gesloten met één en dezelfde apotheekhoudend huisarts. Beide professies worden dan verenigd in één persoon.
21
Zoals gezegd zal dat echter niet snel het geval zijn, omdat er meestal meerdere artsen bij de medische zorg in het verzorgingshuis zijn betrokken. Het is ook mogelijk dat het verzorgingshuis contracteert met een HAGRO, waarvan een van de huisartsen tevens apotheekhoudend huisarts is. De afstemming over de farmaceutische zorg zal dan betrekking hebben op overleg van de apotheekhoudend huisarts in zijn hoedanigheid van “apotheker” met zijn collega-huisartsen die niet apotheekhoudend zijn. Wordt voor de medische zorg met een HAGRO gecontracteerd waarvan alle huisartsen tevens apotheekhoudend zijn, dan heeft het de voorkeur met een van hen de overeenkomst voor de farmaceutische zorg aan te gaan. Wordt met alle apotheekhoudenden gecontracteerd, dan zal immers ook de interne afstemming voor de farmaceutische zorg weer moeten geregeld en moeten worden vastgelegd welke persoon binnen de HAGRO aanspreekpunt is voor de farmaceutische zorg. Ad. artikel 6: Vervanging apotheker, evaluatie overeenkomst In de voorbeeldovereenkomst wordt de overeenkomst aangegaan met de gevestigd apotheker zelf. De gevestigd apotheker kan de overeengekomen taken in periodes van bijvoorbeeld ziekte of vakantie tijdelijk overdragen aan een andere apotheker. Het verzorgingshuis heeft er daarom belang bij om ook op de hoogte te worden gesteld dat een andere persoon de apotheker zal vervangen, reden waarom deze bepaling is opgenomen. Een periodieke evaluatie van de uitvoering van de overeenkomst tussen verzorgingshuis en apotheker is zinvol om vast te leggen. Hiermee wordt gewaarborgd dat de vinger aan de pols wordt gehouden en dat eventuele knelpunten tijdig worden gesignaleerd. Ad. artikel 7: Geschillen; beëindiging van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, maar kan te allen tijde door elk van beide partijen worden opgezegd. Daarmee wordt de overeenkomst ontbonden. Voor de opzegging is een opzegtermijn van zes maanden aangehouden; er kan natuurlijk ook een kortere of langere termijn worden overeengekomen. Er is geen opzegtermijn nodig is als er sprake is van een dringende reden. Partijen kunnen redenen die zij beide als zo’n dringende reden beschouwen, in de overeenkomst vastleggen. Bijvoorbeeld het gegeven dat de apotheker niet langer bevoegd is zijn beroep uit te oefenen.
22
Bijlage A Afspraken tussen verzorgingshuis en apotheker over de wijze waarop recepten bij de apotheek worden aangeboden en de geneesmiddelen bij het verzorgingshuis worden geleverd
Bijlage B Afspraken tussen verzorgingshuis en apotheker over de bereikbaarheid van de apotheker en de apotheek
Bijlage C Afspraken tussen verzorgingshuis en apotheker over de wijze waarop het beheer van de geneesmiddelen is ingericht
Bijlage D Afspraken tussen verzorgingshuis, apotheker en huisarts over het omgaan met medicatiegegevens
23
24
