BAB III
FAKTOR KRITIS KESUKSESAN
3.1 Definisi Sukses dan Ukuran Kesuksesan Menurut kamus online “The Free Dictionary”, sukses (success) memiliki definisi “The achievement of something desired, planned, or attempted” yang apabila dialihbahasakan menjadi bahasa Indonesia bermakna: Memperoleh sesuatu yang diharapkan, direncanakan atau diusahakan. Membuat ukuran keberhasilan merupakan hal yang sulit dilakukan. Pertama, keberhasilan tergantung dari sudut pandang mana kita mengukurnya. Orang sering memberikan arti yang berbeda saat membicarakan keberhasilan ERP. Kedua, hal penting dalam menilai keberhasilan implementasi ERP terletak pada ukuran atau kriteria yang digunakan untuk menentukan dan membandingkan hasil yang telah dicapai dari suatu implementasi ERP. Ukuran ini biasanya berupa sistem evaluasi, penilaian dan pengaruh dari ERP terhadap tujuan perusahaan atau organisasi yang mengimplementasikannya. Reni Amiranti [AMA 06] mengungkapkan bahwa harapan dan persepsi sering juga digunakan sebagai standar untuk mendefinisikan dan mengukur keberhasilan. Ada beberapa kekurangan yang serius jika menggunakan persepsi, tujuan dan harapan sebagai ukuran keberhasilan. Pertama, sulit untuk melakukan normalisasi antar individu dan organisasi kemudian membuat perbandingan. Kedua, hubungan dengan ukuran “objective” untuk keberhasilan tidak jelas. Tujuan dan harapan orang yang menilai sistem ERP mungkin saja terlalu ambisius sehingga mereka menjadi tidak dapat direalisasikan. Di lain pihak, bisa juga tidak terlalu ambisius sehingga orang tidak mengambil manfaat secara penuh dari kemampuan teknologi yang tersedia untuk digunakan. Berbeda dengan Markus dan Tanis [MAR 00], mereka menyatakan bahwa keberhasilan yang optimal mengacu pada outcomes yang dapat diraih organisasi dengan “Enterprise Resource Planning”, dalam situasi bisnis yang ada, ukuran portofolio proyek, awal operasional dan ukuran hasil bisnis jangka panjang. Keberhasilan yang optimal dapat saja jauh melebihi atau kurang dari tujuan
III-1
organisasi untuk sebuah sistem ERP. Lebih lanjut, keberhasilan yang optimal dapat menjadi dinamis. Apa yang mungkin bagi sebuah organisasi untuk dicapai mungkin berubah setiap saat sejalan dengan perubahan yang terjadi pada kondisi bisnis. Terakhir, secara sederhana Hong dan Kim [HON 01] memberikan penilaian sukses atau tidaknya implementasi ERP berdasarkan atas sisi biaya (cost), waktu (schedule), performansi (system performance) dan keuntungan (benefit).
3.2 Definisi Faktor Kritis Kesuksesan Pada dasarnya implementasi ERP berbeda dengan implementasi sistem informasi tradisional dalam skala, cakupan, kompleksitas, perubahan organisasional, ongkos proyek, dan kebutuhan untuk re-engineering proses bisnis. Steven Alter [ALT 02] menjelaskan bahwa dari faktor kesuksesan secara umum yang bisa dinilai dari sebuah sistem kerja yang umum, kita bisa menurunkan faktor kesuksesan berdasarkan jenis sistem informasi yang dikembangkan, maupun tipe proyek yang sedang dijalankan.
Gambar III-1 Penurunan faktor kesuksesan dalam proyek sistem informasi [ALT 02]
III-2
Li Fang dan Sylvia Patrecia [FAN 05] mengatakan bahwa faktor kritis kesuksesan didefinisikan sebagai “factors needed to ensure a successful ERP project” dan apabila diterjemahkan akan bermakna: faktor-faktor penting yang dibutuhkan dalam menjamin keberhasilan sebuah proyek implementasi sistem ERP. Dapat disimpulkan tiga kata kunci dalam definisi faktor kritis kesuksesan yaitu: “faktor penting”, “jaminan keberhasilan”, dan “proyek implementasi sistem ERP”. Sedangkan Shanks [SHA 01] mengungkapkan bahwa implementasi ERP dapat dipertimbangkan sukses atau tidak setelah sistem berjalan beberapa bulan setelah implementasi
selesai
dan
performansinya
dapat
diukur
dengan
membandingkannya pada sistem yang sebelumnya. Penilaian sukses dapat dilihat dari dimensi yang berbeda, terdiri dari:
Sukses dilihat dari sisi teknis (success viewed in technical terms)
Sukses dilihat dari sisi ekonomi, keuangan dan strategi bisnis (success viewed in economic, financial or strategic business terms)
Sukses dilihat dari kelancaran operasional (success viewed in term of smooth running of business operation)
Sukses dilihat dari sisi manajer dan pegawai dari sebuah organisasi yang mengimplementasi sistem ERP (success viewed by ERP-adopting organization’s managers and employees)
Sukses dilihat dari sisi pelanggan, pemasok dan penanam modal (success viewed by ERP-adopting organization’s customers, suppliers and investors)
III-3
3.3 Beberapa Model Faktor Kritis Kesuksesan dalam Literatur Mengingat dalam beberapa proyek implementasi sistem ERP, persentase proyek yang mengandung unsur kegagalan lebih tinggi daripada yang berhasil, maka dilakukanlah riset yang terkait dengan kesuksesan sistem ERP dan halhal apa yang dibutuhkan untuk menjamin kesuksesan implementasi sistem ERP. Ada beberapa literatur yang menyebutkan hal-hal yang menjadi faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Kebanyakan dari literatur tersebut bercerita tentang perusahaan manufaktur dan penerapan sistem ERP di lingkungan perusahaan. Faktor-faktor kritis kesuksesan yang telah didefinisikan dalam literatur-literatur yang ada, kebanyakan lebih terpusat pada isu-isu spesifik seperti vendor sistem ERP dan di negara mana organisassi mengimplementasikan sistem ERP tersebut. Di Indonesia sendiri, belum banyak institusi pendidikan tinggi yang telah/sedang mengimplementasikan sistem ERP. Ada beberapa artikel yang membahas tentang model sukses implementasi sistem ERP dalam ruang lingkup perusahaan tertentu, namun secara spesifik, belum ada yang membahas tentang faktor kritis kesuksesan khusus di “organisasi” institusi pendidikan tinggi dalam ruang lingkup yang berada di Indonesia. Berikut dijabarkan empat buah model faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Tiga model pertama yang menjadi acuan dikembangkan dari riset implementasi ERP di organisasi secara umum, sedangkan model keempat adalah model yang dikembangkan dari riset implementasi ERP di institusi pendidikan tinggi di Australia.
III-4
3.3.1 Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light Model yang dipaparkan oleh Holland dan Light [HOL 99] di dalam jurnalnya mengelompokkan faktor-faktor kritis kesuksesan ke dalam dua faktor utama, yaitu faktor strategis dan faktor taktis. Kedua faktor ini cenderung hanya dilihat dari sudut pandang manajemen saja. Model ini dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini.
Gambar III-2 Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light [HOL 99]
3.3.2 Model faktor kritis kesuksesan menurut Li Fang dan Sylvia Patrecia Di dalam bacaan referensi “Critical Success Factors in ERP Implementation” [FAN 05], Fang dan Patrecia mengacu kepada sebelas faktor kritis kesuksesan yang telah lebih dahulu dijabarkan oleh Kuang, dkk [KUA 01]. Kemudian Fang dan Patrecia melihat hasil rekapitulasi faktor kritis kesuksesan dan faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam beberapa studi kasus yang dirangkum oleh Sumner [SUM 99], lalu menilik berbagai referensi mengenai faktor kritis kesuksesan. Hasil generalisasi dari banyak referensi tadi dituangkan dalam sebelas faktor kritis kesuksesan.
III-5
Penelitian Fang dan Patrecia menunjukkan bahwa model yang dibuat oleh Holland dan Light tidak mencakup kesebelas faktor kritis kesuksesan yang dijabarkan oleh Fang dan Patrecia. Fang dan Patrecia melihat bahwa kultur dalam organisasi secara signifikan mempengaruhi implementasi sistem ERP dalam perusahaan. Akhirnya Fang dan Patrecia membuat model yang terdiri atas tiga kategori yaitu: strategis, taktis dan kultur.
Gambar III-3 Model faktor kritis kesuksesan Fang dan Patrecia dan keterkaitannya [FAN 05]
3.3.3 Model faktor kritis kesuksesan menurut Brown dan Vessey Brown dan Vessey [BRO 99] mengacu kepada literatur-literatur mengenai riset sistem informasi dan kasus-kasus implementasi sistem ERP untuk mengembangkan sebuah model yang dapat mengidentifikasi hal-hal yang krusial untuk menjamin keberhasilan implementasi sistem ERP. Brown dan Vessey menemukan bahwa ada tiga faktor yang berpengaruh secara langsung
terhadap
keberhasilan
implementasi
sistem
ERP
dan
menjelaskan keterkaitan antara ketiga faktor tersebut. Ketiga faktor
III-6
tersebut adalah organizational context, ERP package capabilities sought dan ERP package choice and project scope.
Gambar III-4 Keterkaitan antar faktor dalam model faktor kritis kesuksesan yang dikembangkan Brown dan Vessey [BRO 99]
3.3.4 Model faktor kritis kesuksesan menurut Jens Laurits Nielsen Nielsen [NIE 02] membangun kerangka kerja faktor kritis kesuksesannya berdasarkan literatur-literatur tentang keberhasilan sistem informasi, implementasi sistem informasi dan sistem ERP, dan beberapa riset mengenai faktor kritis kesuksesan. Kerangka kerja yang dibuat Nielsen seperti yang terlihat di gambar, memiliki enam faktor, yaitu: faktor strategis, organisasi, kualitas sistem ERP, kualitas informasi ERP, cakupan proyek ERP, serta kepuasan user dan kegunaan. Faktor strategis secara umum akan mempengaruhi kelima faktor lainnya (yang digabungkan dalam garis batas proyek implementasi sistem ERP). Tanda panah yang terdapat dalam kerangka kerja menunjukkan bahwa setiap faktor akan saling mempengaruhi. Sedangkan faktor kritis kesuksesan direpresentasikan paling bawah menunjukkan bahwa seluruh
III-7
faktor-faktor yang ada akan dipertimbangkan dalam mengevaluasi faktorfaktor sukses yang ditemukan.
Gambar III-5 Kerangka kerja faktor kritis kesuksesan yang dibuat oleh Nielsen [NIE 02]
3.3.5 Perbandingan model faktor kritis kesuksesan dalam literartur Dari keempat model faktor kritis kesuksesan yang telah dijabarkan di atas [HOL 99; FAN 05; BRO 99; NIE 02], dapat dibuat sebuah tabel yang memperbandingkan faktor yang dimodelkan oleh setiap literatur acuan.
Tempat Riset
Organisasi Umum
Literatur
Faktor
Institusi Pendidikan
Holland
Li Fang
Brown
Jens
dan Light
dan Sylvia
dan
Laurits
[HOL 99]
Patrecia
Vessey
Nielsen
[FAN 05]
[BRO 99]
[NIE 02]
Strategy
V
V
Tactical
V
V
V
III-8
V
Cultural
V
Organisational
V
User satisfaction and use ERP package capabilities
V
System
V
quality
V
Information
V
quality V
Project scope
V
Tabel III-1 Perbandingan keempat model faktor kritis kesuksesan dari literatur
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, terdapat persamaan dalam literatur Holland dan Light [HOL 99], Li Fang dan Patrecia [FAN 99], serta Brown dan Vessey [BRO 99]. Ketiganya melakukan riset terhadap organisasi umum, membentuk model faktor kesuksesan dan mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang menjadi penentu kesuksesan implementasi sistem ERP (Lampiran A). Begitu juga dengan Nielsen [NIE 02] yang melakukan riset terhadap institusi pendidikan tinggi Australia telah mengidentifikasi 27 faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP. Perbedaan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dari keempat literatur tersebut disajikan dalam tabel di bawah ini.
3. Monitoring and feedback
[NIE 02]
2. ERP strategy
[BRO 99]
1. Legacy system
[FAN 05]
CSF
[HOL 99]
Literatur
Keterangan
Pemanfaatan sistem-sistem yang
V
telah ada sebelumnya
V
V
V
V
Strategi implementasi sistem ERP (Bab 2.3.2) Pengawasan kinerja sistem dan umpan balik untuk peningkatan
III-9
kinerja Tindakan-tindakan preventif
4. Problems anticipation V
untuk mencegah masalahmasalah yang muncul Pembuatan skema pengambilan
5. Appropriate decision
V keputusan cepat dan tepat dalam
making framework
tim pengembang Pengaruh struktur manajemen
6. Management structure
V terhadap proses implementasi sistem ERP Konsolidasi direktur dalam
7. Top management support
V
V
V
V mengarahkan proses implementasi Penggunaan konsultan dari luar
8. External expertise (use of consultant)
V
V
V
V
organisasi untuk membantu pemetaan proses bisnis, teknis implementasi dan hal-hal lain Penyusunan anggota tim
9. Balance project team V
V
V
V pengembang dari internal maupun eksternal organisasi
10. Research
V
dampak imlementasi sistem ERP Mendetilkan tujuan, arah fokus
11. Clear goals, focus and scope
Riset terkait implementasi dan
V
V dan batasan-batasan implementasi sistem ERP Proyek implementasi sistem
12. Project management V
V ERP dikelola dengan ilmu manajemen proyek
13. Change management
V
V
V
Persiapan sebelum terjadinya perubahan-perubahan di dalam
III-10
organisasi akibat adanya proyek implementasi sistem ERP 14. User participation
V
V
15. Education and training
V
Keikutsertaan staf pengguna dalam perancangan sistem ERP Pelatihan yang diberikan kepada pengguna sistem ERP Hadirnya pihak eksternal yang
16. Presence of a
V telah lebih dahulu berhasil dalam
champion
mengimplementasi sistem ERP Upaya untuk meminimalisasi
17. Minimal customization V
V perubahan/konfigurasi terhadap paket sistem ERP Perbaikan proses bisnis sehingga
18. Business process reengineering
V
V
V
V bisa berjalan lebih efisien dalam biaya, waktu, dan kualitas Pembuatan SOP yang mengatur
19. Discipline and
V hal-hal terkait transaksi dalam
standardization
sistem ERP 20. Effective communication
V
V
V
dalam penyampaian informasi Pemilihan personil yang akan
21. Best people full-time – planning of this
Komunikasi yang baik dan tepat
V
V
V
V ditempatkan penuh waktu dalam proses implementasi sistem ERP Pemilihan personil yang
22. Technical and business knowledge
V memiliki kemampuan baik dalam hal teknis dan juga bisnis
23. Culture
24. Management of expectations
V
V
Pengaruh budaya dalam organisasi Manajemen harapan dan penyampaiannya
III-11
Proses pemilihan vendor ERP
25. Vendor package
V dan paket yang akan
selection
diimplementasi Koordinasi, kerjasama dan
26. Interdepartemental cooperation and
V
V
V komunikasi yang baik antar departemen/unit kerja
communication
Pengamanan informasi dan
27. Information and access security
V pemberian kontrol akses kepada pengguna sistem ERP Sistem ERP memberikan daya
28. Competitive edge
V saing dan nilai tambah bagi organisasi Sistem ERP dipergunakan
29. Service for students
V semaksimal mungkin melayani mahasiswa (di universitas) Transfer dan penyimpanan ilmu
30. Knowledge management
V pengetahuan selama proses implementasi sistem ERP
31. System ownership
V
Setiap elemen dalam organisasi merasa memiliki sistem ERP
Tabel III-2 Perbandingan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dari empat buah literatur
Di dalam tabel III-2, tiga literatur pertama menghasilkan 14 buah faktor kritis kesuksesan (di dalam tabel terdapat 16 buah, karena adanya asosiasi definisi CSF pada ‘personnel’ dan ‘communication’). Hasil tersebut berbeda dengan riset yang dilakukan oleh Nielsen di institusi pendidikan tinggi Australia yang menghasilkan 27 buah faktor kritis kesuksesan. Korelasi antara faktor kritis kesuksesan di organisasi umum dengan faktor kritis kesuksesan di institusi pendidikan tinggi Australia disajikan dalam gambar berikut.
III-12
Gambar III-6 Korelasi antara Faktor Kritis Kesuksesan di Organisasi Umum dengan Institusi Pendidikan Tinggi Australia
Di dalam gambar III-6, sebagian besar faktor kritis kesuksesan yang ada pada implementasi sistem ERP di organisasi umum terdapat juga pada implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi. Hal ini disebabkan oleh dua hal; Pertama, institusi pendidikan tinggi dapat dipandang sebagai sebuah organisasi yang spesifik; Kedua, Nielsen memodelkan dan mendefinisikan faktor kritis kesuksesan di institusi pendidikan tinggi berdasarkan dua dari tiga model yang menjelaskan faktor kritis kesuksesan implementasi sistem ERP di organisasi umum.
III-13
