Faktor Kritis Kesuksesan dalam Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia

Faktor Kritis Kesuksesan dalam Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia Studi Kasus : Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung

LAPORAN TUGAS AKHIR

oleh: Wijoyo Batara Frans Simanjuntak / 13504035

PROGRAM STUDI INFORMATIKA SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009

Lembar Pengesahan Program Studi Sarjana Informatika Faktor Kritis Kesuksesan dalam Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia Studi Kasus : Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung

Tugas Akhir Program Studi Sarjana Informatika ITB

Oleh Wijoyo Batara Frans Simanjuntak / 13504035

Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan tugas akhir di Bandung, pada tanggal 2 Oktober 2009

Pembimbing

Ir. Windy Gambetta NIP. 131855631

ii

ABSTRAK Organisasi-organisasi di Indonesia mulai berlomba-lomba menerapkan sistem enterprise resource planning ke dalam organisasi mereka. Begitu juga institusi pendidikan tinggi di Indonesia yang mulai melihat bahwa implementasi sistem enterprise resource planning dapat meningkatkan kualitas layanan, meningkatkan arus informasi dan meningkatan efisiensi kerja dengan cara mengintegrasikan dan merampingkan proses bisnis yang ada. Institut Teknologi Bandung adalah satu institusi pendidikan tinggi yang mencoba mengimplementasikan sistem ERP di lingkungan universitas. Banyak literatur menyebutkan kegagalan dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi asing menyebabkan perlu dilakukan identifikasi faktorfaktor apa saja yang menjadi penentu dalam keberhasilan implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Untuk mengkaji lebih lanjut apa saja faktor kritis kesuksesan terkait implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia, dikembangkan sebuah model faktor kritis kesuksesan yang terdiri dari tujuh kelompok faktor yang akan menjadi pertimbangan, yaitu: strategic factor, organisational context, ERP information quality, ERP system quality, ERP project scope, cultural context dan user satisfaction. Dari model tersebut, diidentifikasi 25 faktor kritis kesuksesan yang sesuai untuk lingkungan universitas. Faktor-faktor yang teridentifikasi tersebut dibandingkan dengan kondisi yang ada pada proyek implementasi yang sudah berlangsung di studi kasus sehingga bisa memberikan umpan balik untuk proyek-proyek implementasi di masa yang akan datang.

Kata kunci : sistem enterprise resource planning, implementasi sistem ERP, institusi pendidikan tinggi Indonesia, faktor kritis kesuksesan.

iii

KATA PENGANTAR

Puji Tuhan diucapkan Penulis kepada Tuhan Yesus atas segala berkat karunia sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Faktor Kritis Kesuksesan dalam Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia – Studi Kasus : Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung” Laporan Tugas Akhir ini disusun oleh Penulis sebagai syarat kelulusan tingkat sarjana (S-1) dari program studi Teknik Informatika Sekolah Teknik Elektro Informatika Institut Teknologi Bandung. Keberhasilan yang Penulis raih ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Ir. Windy Gambetta, selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah banyak mendampingi Penulis dalam menyelesaikan pembuatan Laporan Tugas Akhir ini. Beliau tidak hanya memberikan masukan dan koreksi, tetapi juga membangkitkan semangat ketika Penulis merasa putus asa. 2. Adi Mulyanto, S.T., M.T., selaku dosen penguji dalam presentasi proposal, seminar, prasidang dan sidang tugas akhir penulis. Beliau banyak memberikan koreksi yang membuat Laporan Tugas Akhir ini menjadi lebih baik. 3. Ayu Purwarianti, S.T., M.Sc., Ph.D., selaku dosen penguji dalam sidang tugas akhir. 4. Keluarga yang luar biasa : Bapak, Mama, Kak Tanta, Kak Theresia dan Agustina yang memberikan dukungan dan doa tanpa henti. 5. Staf-staf Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung, Pak Edi, Pak Maman, Pak Wawa, Pak Wirawan, Ibu Fivien, Pak Jupiter, Ibu Ani, Ibu Nunung dan Pak Nana.

iv

6. Bapak Ade, Bapak Rasidi, Ibu Tita, Ibu Titi, staf tata usaha lainnya, staf perustakaan, staf dapur, serta staf dukungan teknis yang telah membantu dalam hal administrasi dan pelaksanaan tugas akhir. 7. Pria-pria luar biasa yang senantiasa memberikan dukungan: Bang Ecko, Bang Ricky, Ronald, Nunu, Bang Philip, Daniel. 8. Wanita-wanita luar biasa yang senantiasa memberikan dukungan: Kak Veny, Kak Depsi, Roslina, Neyni, Sri Rezeki, Nancy. 9. Teman-teman mahasiswa Teknik Informatika ITB angkatan 2004 yang tidak mungkin saya sebutkan satu per satu disini atas kebersamaan dan warna hidup yang telah kalian berikan selama ini kepada penulis. 10. Pihak-pihak lain yang turut mendukung namun tidak bisa atau lupa penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas segalanya dan mohon maaf atas segala kekhilafan penulis selama ini.

Penulis berharap bahwa tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pembacanya. Di sisi lain, penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini belum sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat terbuka dalam menerima kritik dan saran yang berguna bagi pengembangan tugas akhir ini yang bermanfaat bagi semua pihak. Akhir kata, terima kasih atas segalanya dan mohon maaf atas segala kesalahan dan kekurangan yang ada.

v

DAFTAR ISI Lembar Pengesahan ................................................................................................ ii 

ABSTRAK

................................................................................................. iii 

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv  DAFTAR ISI

................................................................................................. vi 

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x  DAFTAR TABEL ................................................................................................. xi 

BAB I 

PENDAHULUAN ................................................................... I-1 

1.1 

Latar Belakang............................................................................... I-1 

1.2 

Rumusan Masalah ......................................................................... I-2 

1.3 

Tujuan ............................................................................................ I-3 

1.4 

Batasan Masalah ............................................................................ I-3 

1.5 

Metodologi .................................................................................... I-3 

BAB II  2.1 

DASAR TEORI ..................................................................... II-1  Sistem Informasi .......................................................................... II-1 

2.1.1 

Definisi Sistem Informasi ........................................................... II-1 

2.1.2 

Perencanaan Sistem Informasi .................................................... II-3 

2.1.3 

Pembangunan dan Pemeliharaan Sistem Informasi .................... II-4 

2.1.4 

Resiko yang dihadapi Sistem Informasi...................................... II-6 

2.2 

Sistem ERP .................................................................................. II-7 

2.2.1 

Definisi Sistem ERP................................................................... II-7 

2.2.2 

Evolusi Sistem ERP .................................................................... II-9 

2.2.3 

Keuntungan Penggunaan Sistem ERP ...................................... II-10 

2.2.4 

Kekurangan Sistem ERP ........................................................... II-11 

2.3  2.3.1 

Implementasi ERP ..................................................................... II-12  Langkah-langkah dalam Memilih Sistem ERP ......................... II-12 

vi

2.3.2 

Strategi Implementasi................................................................ II-15 

2.3.3 

Sistem ERP di Universitas ........................................................ II-16 

2.3.4 

Universitas yang telah Mengimplementasi ERP ....................... II-18 

BAB III 

FAKTOR KRITIS KESUKSESAN ..................................... III-1 

3.1 

Definisi Sukses dan Ukuran Kesuksesan ................................... III-1 

3.2 

Definisi Faktor Kritis Kesuksesan .............................................. III-2 

3.3 

Beberapa Model Faktor Kritis Kesuksesan dalam Literatur ...... III-4 

3.3.1 

Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light ...... III-5 

3.3.2 

Model faktor kritis kesuksesan menurut Li Fang dan Sylvia Patrecia ....................................................................................... III-5 

3.3.3 

Model faktor kritis kesuksesan menurut Brown dan Vessey ..... III-6 

3.3.4 

Model faktor kritis kesuksesan menurut Jens Laurits Nielsen ... III-7 

3.3.5 

Perbandingan model faktor kritis kesuksesan dalam literartur .. III-8 

BAB IV  4.1 

METODOLOGI DAN KERANGKA KERJA TEORETIS . IV-1  Metodologi Penelitian ................................................................ IV-1 

4.1.1 

Pendekatan desain penelitian ..................................................... IV-1 

4.1.2 

Tahapan Penelitian ..................................................................... IV-1 

4.2 

Model Awal Faktor Kritis Kesuksesan....................................... IV-5 

4.2.1 

Faktor Strategis .......................................................................... IV-8 

4.2.2 

Faktor Organisasi ....................................................................... IV-8 

4.2.3 

Faktor Kualitas Sistem ERP ....................................................... IV-9 

4.2.4 

Faktor Kualitas Informasi .......................................................... IV-9 

4.2.5 

Faktor Cakupan Proyek Sistem ERP........................................ IV-10 

4.2.6 

Faktor Budaya .......................................................................... IV-10 

4.2.7 

Faktor Kepuasan Pengguna ...................................................... IV-11 

BAB V  5.1  5.1.1 

ANALISIS DAN TEMUAN STUDI KASUS ...................... V-1  Lingkup Sistem yang Dikaji ........................................................ V-1  Direktorat Keuangan Institut Teknologi Bandung ...................... V-1 

vii

5.1.2 

Sistem Enterprise Resource Planning di Direktorat Keuangan ITB ..................................................................................................... V-3 

5.2 

Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan ......................................... V-4 

5.2.1 

Faktor Strategis ........................................................................... V-5 

5.2.2 

Faktor Organisasi ........................................................................ V-6 

5.2.3 

Faktor Kualitas Sistem ERP ........................................................ V-7 

5.2.4 

Faktor Kualitas Informasi ........................................................... V-9 

5.2.5 

Faktor Cakupan Proyek Sistem ERP........................................... V-9 

5.2.6 

Faktor Budaya ........................................................................... V-12 

5.2.7 

Faktor Kepuasan Pengguna ....................................................... V-13 

5.3 

Kesesuaian Hasil Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan dengan Studi Kasus ................................................................................ V-16 

5.3.1 

Faktor Strategis ......................................................................... V-17 

5.3.2 

Faktor Organisasi ...................................................................... V-18 

5.3.3 

Faktor Kualitas Sistem ERP ...................................................... V-20 

5.3.4 

Faktor Kualitas Informasi ......................................................... V-22 

5.3.5 

Faktor Cakupan Proyek Sistem ERP......................................... V-22 

5.3.6 

Faktor Budaya ........................................................................... V-24 

5.3.7 

Faktor Kepuasaan Pengguna dan Kegunaan Sistem ................. V-25 

BAB VI 

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ VI-1 

6.1 

Kesimpulan ................................................................................. VI-1 

6.2 

Saran ........................................................................................... VI-3 

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... xii 

LAMPIRAN A  Faktor Kritis Kesuksesan Literatur .......................................... xv  A.1. Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan Menurut Holland dan Light [HOL 99] ....................................................................................... xv  A.2. Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan Menurut Li Fang dan Sylvia Patrecia [FAN 05] ......................................................................... xv 

viii

A.3. Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan Menurut Brown dan Vessey [BRO 99] ...................................................................................... xvi  A.4. Identifikasi Faktor Kritis Kesuksesan Menurut Jens Laurit Nielsen [NIE 02] ....................................................................................... xvi 

LAMPIRAN B  Daftar Pertanyaan ................................................................. xviii 

LAMPIRAN C  Sistem ERP di ITB dan Keterkaitannya dengan Legacy Systems .............................................................................................. xxii 

LAMPIRAN D  Kegagalan Implementasi Sistem ERP di Institusi Pendidikan Tinggi .................................................................................. xxiii 

LAMPIRAN E 

Daftar Rekaman Wawancara ................................................ xxiv 

LAMPIRAN F 

Daftar Pertanyaan Evaluasi Faktor Kritis Kesuksesan di Direktorat Keuangan ITB ..................................................... xxv 

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar II-1 Contoh diagram sistem informasi dengan kelima komponennya [ALT 02] ........................................................................................ II-3  Gambar II-2 Keterkaitan keempat fase dalam sebuah sistem informasi [ALT 02] ....................................................................................................... II-5  Gambar II-3 Gambar rantai nilai (value chain) Porter [POR 85] ....................... II-8  Gambar II-4 Contoh solusi sistem ERP yang seamless untuk institusi pendidikan tinggi [ORA 06] ........................................................................... II-17  Gambar III-1 Penurunan faktor kesuksesan dalam proyek sistem informasi [ALT 02] ....................................................................................... III-2  Gambar III-2 Model faktor kritis kesuksesan menurut Holland dan Light........ III-5  Gambar III-3 Model faktor kritis kesuksesan Fang dan Patrecia dan keterkaitannya ............................................................................... III-6  Gambar III-4 Keterkaitan antar faktor dalam model faktor kritis kesuksesan yang dikembangkan Brown dan Vessey [BRO 99] ............................... III-7  Gambar III-5 Kerangka kerja faktor kritis kesuksesan yang dibuat oleh Nielsen [NIE 02] ........................................................................................ III-8  Gambar III-6 Korelasi antara Faktor Kritis Kesuksesan di Organisasi Umum dengan Institusi Pendidikan Tinggi Australia ............................. III-13  Gambar IV-1 Kerangka kerja dalam membuat model awal faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia ....................................................................................... IV-2  Gambar IV-2 Model faktor kritis kesuksesan yang diusulkan ........................... IV-7  Gambar V-1 Struktur Organisasi Direktrorat Keuangan ITB ............................. V-3  Gambar V-2 Diagram sederhana kelima submodul dalam sistem keuangan ...... V-4  Gambar V-3 Model faktor kritis kesuksesan dengan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dalam institusi pendidikan tinggi Indonesia ............. V-15 

x

DAFTAR TABEL Tabel II-1 Resiko yang Dihadapi Sistem Informasi [ALT 02] ........................... II-7  Tabel II-2 Jenis-jenis Strategi Implementasi [DHE 07].................................... II-16  Tabel II-3 Contoh kasus implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi .. [NIE 02] ......................................................................................... II-19  Tabel III-1 Perbandingan keempat model faktor kritis kesuksesan dari literatur ..... ............................................................................................................................ III-9  Tabel III-2 Perbandingan hasil identifikasi faktor kritis kesuksesan dari empat buah literatur ................................................................................. III-12  Tabel V-1 Kesesuaian CSF di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia dengan studi kasus ............................................................................................... V-17  Tabel V-2 Kesesuaian faktor-faktor strategis dengan pengamatan di studi kasus .... ........................................................................................................................... V-18  Tabel V-3 Kesesuaian faktor-faktor organisasi dengan pengamatan di studi kasus ........................................................................................................................... V-19  Tabel V-4 Kesesuaian faktor-faktor kualitas sistem ERP dengan pengamatan di studi kasus ...................................................................................... V-21  Tabel V-5 Kesesuaian faktor-faktor kualitas informasi dengan pengamatan di studi kasus ...................................................................................... V-22  Tabel V-6 Kesesuaian faktor cakupan proyek sistem ERP dengan pengamatan di studi kasus ...................................................................................... V-24  Tabel V-7 Kesesuaian faktor-faktor budaya dengan pengamatan di studi kasus...... ........................................................................................................................... V-25  Tabel V-8 Kesesuaian faktor-faktor kepuasan pengguna dengan pengamatan di studi kasus ...................................................................................... V-25 

xi