Faculteit der Sociale Wetenschappen Verslag van de 361ste vergadering van de faculteitsraad d.d. 4 februari 2010
Aanwezige raadsleden: Mw. T.E. Aalberts Mw. I. Abdo Dhr. dr. B.A. Barendregt Mw. dr. W.A. Gebhardt Dhr. prof.dr. J.J.M. van Holsteijn Mw. E.E.J. Joor Mw. M.J.A. Luijks Dhr. A.P. Maaskant Mw. W. Noteboom Mw. M. van Rest Dhr. drs. C.J. Verduin Dhr. drs. W.L.G. Verschuur Afwezige raadsleden: Mw. L.J. Blanken Dhr. C.J. van Dam Aanwezige leden van het faculteitsbestuur: Dhr. prof.dr. Ph. Spinhoven, voorzitter Dhr. prof. dr. H. Dekker Dhr. mr. dr. M.E. Tuurenhout Dhr. S. Balfoort Verder aanwezig: Mw. mr.drs. Y. van Iperen Dhr. drs. P. Janse Mw. N. Ritsma (verslag) Dhr. J.F. Dubbeldam (punt 5) Dhr. E.C.L. van der Kroft (punt 5) Mw. K.B. Guijt (punt 5) Publieke tribune: 2 -
1.
Opening en vaststelling van de agenda Spinhoven opent de vergadering. Voor de behandeling van punt 5 zijn V.d. Kroft, projectleider ISSC en Dubbeldam, hoofd van de DIOS, aanwezig. Ook heet hij mw. Aalberts van harte welkom. Mw. Aalberts is vanaf september lid van de personeelsgeleding. Zij kon de vorige vergaderingen niet bijwonen vanwege onderwijsverplichtingen.
2.
Verslag en besluitenlijst van de vergadering d.d. 17 december 2009 Het verslag en de besluitenlijst worden goedgekeurd. Naar aanleiding van: - punt 4, Joor informeert naar de implementatie van de Task Force Studiesucces. Dekker legt uit dat de VCO (Vaste Commissie Onderwijs) de behandeling van dit punt zelf ter hand heeft genomen, gezien het belang dat zij aan dit onderwerp hecht. Dit punt zal ook uitgebreid besproken worden binnen de FSW. Zo is er in maart 2010 een brainstormsessie belegd over Studiesucces. - punt 10, Luijks informeert naar de stand van zaken instroom minoren. Vanuit het bestuur wordt toegezegd dat de raad voor de volgende vergadering een overzicht zal worden toegestuurd (ACTIE). Op universitair niveau is afgesproken dat volgend collegejaar het bestaande programma gehandhaafd blijft en dat er geen nieuwe minoren zullen worden aangeboden. Minoren waarvoor weinig belangstelling is, kunnen worden ingetrokken. Verduin vraagt aandacht voor een oud actiepunt: geluidsoverlast in het restaurant. Het bestuur zegt toe de volgende vergadering uitleg te geven over de stand van zaken (ACTIE).
3.
Lijst van ingekomen en uitgegane post De lijst wordt voor kennisgeving aangenomen.
4.
Mededelingen - Lijst van R&O-gesprekken: De percentages gevoerde gesprekken blijven op een bepaald niveau steken. Er is daarom gekozen voor het aanleggen van een zwarte lijst van leidinggevenden die onder het gemiddelde percentage gesprekken, zowel mondeling als schriftelijk, zit. Deze personen zijn aangezegd om voor 1 maart 2010 de achterstand in te halen. Van Holsteijn vraagt het bestuur erop toe te zien dat individuele personeelsleden geen schade leiden. Tuurenhout antwoordt dat individueel naar onrechtmatigheden wordt gekeken. Er wordt gekeken of sancties richting leidinggevenden mogelijk zijn. Gebhardt wil nogmaals aandacht vragen voor de inhoud en de kwaliteit van de gesprekken. Tuurenhout antwoordt dat dit punt universiteitsbreed de aandacht heeft. - Overzicht promoties 2009: Spinhoven licht toe dat er in 2009 een ongekend aantal promoties heeft plaatsgevonden binnen FSW. Het bestuur hoopt deze ontwikkeling vast te kunnen houden. De externe promoties zijn hierbij van belang, aangezien het aantal eerste geldstroom AIO-plaatsen afneemt. - Het Honours College zal op 18 februari van start gaan. Voor het eerste jaar worden er zeven bijeenkomsten belegd waarbij gastsprekers zijn uitgenodigd; prominente wetenschappers en emeriti hoogleraren die ingaan op het functioneren van de wetenschap in de samenleving. Als locatie is gekozen voor de Campus Den Haag; de bijeenkomsten vinden plaats op donderdagavond. De werving is gestart. Studenten zijn aarzelend en moeten overtuigd worden van deze vernieuwende mogelijkheid voor excellentie. Van Holsteijn informeert naar de rol van De Hoop Scheffer. Behoort hij tot de groep prominente wetenschappers? Dekker wijst erop dat De Hoop Scheffer benoemd is aan
2
de Universiteit Leiden. Zijn deelname biedt een unieke gelegenheid voor discussie, gezien de ervaring van deze persoon in de politiek. Van Holsteijn wijst op de werving. Nominaal studeren is een voorwaarde voor deelname aan het Honours College. Hij vraagt waarom er dan een uitnodiging is gestuurd aan alle studenten en niet aan studenten die aan deze voorwaarde voldoen. Dekker legt uit dat de uitnodiging is verstuurd vanuit de universiteit. Studenten zijn op de hoogte gesteld van de criteria die gelden voor deelname. Van Holsteijn vindt het onhandig dat in de aankondiging geen verwijzing is opgenomen naar het selectiecriterium. Dekker merkt op dat de uitnodiging aanmoedigend is bedoeld, opdat studenten nominaal gaan studeren. Het Honours College is extra-curriculair en mag niet interfereren met de studie. Verschuur informeert naar de toegevoegde waarde van het Honours College ten opzichte van de huidige honours class. Dekker antwoordt dat de huidige honours classes opgenomen worden in het derde jaar van het Honours College. Het Honours College omvat 15 EC verdeeld over drie collegejaren. Aalberts vraagt naar de aanmeldingscijfers. Dekker antwoordt dat er nog plaatsen beschikbaar zijn. Hij vraagt de raadsleden studenten te enthousiasmeren. Het kost tijd om nieuwe programma’s te introduceren en studenten te overtuigen. Joor vraagt waarom er gestart wordt met 60 studenten en er uiteindelijk maar 40 mogen overblijven. Dekker licht toe dat voor de SIRIUS-aanvraag een aantal van 40 studenten is opgegeven, een bepaald percentage van het totaal aantal studenten. De financiering is op dit aantal afgestemd. Gebhardt vraagt op welke wijze het onderwijsprogramma wordt getoetst. Dekker antwoordt dat studenten een actieve eigen bijdrage moeten leveren. Dit wordt bijgehouden door de coördinator van het Honours College. Van Rest vraagt op welke wijze samenleving en wetenschap onderdeel uitmaken van het programma. Dekker legt uit dat de sprekers een actieve rol hebben gespeeld in de samenleving. Zij kunnen uitleg geven over de interactie tussen wetenschap en samenleving. 5.
ICT Shared Service Centre (ISSC) Tuurenhout, Dubbeldam en v.d. Kroft leiden het agendapunt in. Er ligt een lange periode voorafgaand aan het huidige voorstel. Tot nu toe hielden binnen de universiteit drie partijen de ICT-voorzieningen in stand: I-groep, en een zelfstandige voorziening voor FSW en één voor W&N. Het CvB besloot in 2003 het VUW-traject (Virtuele Universitaire Werkplek) in te gaan, aangestuurd door de Igroep. FSW is niet meegegaan in dit traject, omdat de voorzieningen die de I-groep bood duurder waren dan de eigen voorziening. Om uit de impasse te geraken is een extern onderzoek verricht door de Universiteit Twente. Hieruit kwam een genuanceerd beeld naar voren, waarbij geen belemmering werd gezien voor een samengaan. Daarop is besloten om te komen tot één concept. Dit heeft geresulteerd in het rapport GIDS 1 en GIDS 2. Volgens Dubbeldam een goed concept, met een goede overgang naar één organisatie. Vervolgens kwam de VKI-operatie (Verlaging Kosten Infrastructuur), waarmee een besparing gerealiseerd moest worden. Het eindproduct ziet er veelbelovend uit. Van gespannen relaties in het verleden is nu sprake van een sfeer van vertrouwen. Van der Kroft benadrukt het groter geheel van het Shared Service Centre wat neerkomt op behoud van het goede, werkplekdienstverlening, en mogelijkheid tot specificering daar waar noodzakelijk is. Hier wordt aan gewerkt. Hij noemt de volgende stappen in het proces: a). Het CvB heeft een besluit genomen over het personeels reorganisatieplan. Het is voorgelegd aan de U-raad voor instemming; b). Vervolgens komt het personeelsplan dat een uitwerking is van de personele reorganisatie;
3
c). Daarna volgt het werkplan wat betrekking heeft op de werkplek en de specialismen. De bedoeling is om per 1 juli 2010 de personele reorganisatie door te voeren. Vanuit de raad worden de volgende vragen gesteld. Van Holsteijn informeert naar de uitwerking voor FSW. Dubbeldam antwoordt dat de noodzaak is aangetoond van decentrale aanwezigheid, in totaal op vier locaties, waaronder één binnen FSW. In omvang zal de helpdesk kleiner zijn dan momenteel het geval is, maar zal wel dezelfde werkzaamheden uitvoeren. Van Holsteijn vraagt welke onderdelen naar de centrale dienst gaan. Dubbeldam noemt de telefonische helpdesk. Werkplekbeheer, de balie en twee systeemexperts blijven bij FSW ondergebracht. Verschuur informeert naar de huidige werksfeer in het kader van de reorganisatie. Dubbeldam antwoordt dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn. Nadat de medewerkers het reorganisatieplan hebben ontvangen, zijn er toch veel vragen en is er enige onrust ontstaan. Van Holsteijn wijst op het verzoek dat de raad heeft ontvangen van één van de medewerkers van de DIOS om de reorganisatie goed te volgen. Hij vraagt of er belangen dreigen te sneuvelen. Dubbeldam kent deze email niet. Hij weet dat twee medewerkers grote zorgen hebben dat ze door de reorganisatie in een keurslijf vervallen. Dubbeldam ziet de reorganisatie als een uitdaging, waarbij de medewerkers het proces zelf in de hand hebben. Van Holsteijn vraagt wat de rol van de raad is ten aanzien van het verdere proces. Tuurenhout antwoordt dat de raad geïnformeerd zal worden als er mijlpalen te melden zijn. Noteboom wil dat de raad inzicht krijgt in het personeelsreorganisatieplan. V.d. Kroft geeft uitleg over de werkwijze van het personeelsplan waarbij de volgende stappen worden genomen: a). Zoveel mogelijk medewerkers worden in de nieuwe functies geplaatst; b). Belangstellingen worden gepolst en herplaatsingen vinden plaats; c). Herplaatsingregistratie van overgebleven medewerkers. Noteboom informeert naar zelfsturende teams. Dubbeldam antwoordt dat de huidige dubbelrol van vraag (FSW) en levering (ICT) wordt gesplitst. Als laatste vraagt Noteboom m.b.t. het schema naar de eigen controle en boekhouding die voor het ISSC wordt ingericht. V.d. Kroft antwoordt dat het ISSC een grote materiële omzet heeft van 12 à 14 miljoen euro. Hiervoor is een goede control management nodig. Het FSSC is een uitvoerende organisatie. Verduin informeert naar de afschrijvingsperiode. Wordt er een eenduidige keuze gemaakt voor 3 of voor 4 jaar. Dubbeldam antwoordt dat FSW een periode van vier jaar hanteert en dat de accountantsrichtlijn drie jaar omvat. De bedragen in het rapport zijn gebaseerd op een afschrijvingsperiode van vier jaar. Aalberts mist in de bespreking een discussie over het kwaliteitsniveau. V.d. Kroft antwoordt dat het uitgangspunt is om de hulpverlening op het huidige peil te handhaven of te verbeteren. Er vindt dagelijks een nulmeting plaats. De uiteindelijke ambitie is om het hoogste prestatieniveau te behalen. Noteboom informeert naar de mening van de U-raad in dit proces. V.d. Kroft antwoordt dat een afvaardiging van de U-raad gesprekken heeft gevoerd met het ISSC. Hierop zijn vragen geformuleerd die momenteel beantwoord worden. Afgesproken wordt om de stukken van de U-raad m.b.t. dit onderwerp in het vervolg toe te voegen aan de FR-stukken. (ACTIE).
4
6.
Wat verder ter tafel komt / Rondvraag Van Holsteijn wijst op de volgende reorganisatieoperatie, waarbij de onderwijsadministraties zijn betrokken. Hij vraagt of de raad hierover geïnformeerd kan worden. Tuurenhout antwoordt dat dit op dezelfde manier zal gebeuren. Ook dit betreft een universitair proces. Abdo stelt namens de studentengeleding voor om tijdens de introductiedag aan studenten een presentatie te geven over het functioneren van de universiteit. Spinhoven vindt dit een goede suggestie. Momenteel wordt gewerkt aan de start van het academische jaar. De voorlichting tot nu toe is niet optimaal en het bestuur wil hier meer aandacht aan geven. Abdo wordt uitgenodigd om bij de bespreking hierover aan te schuiven. Van Holsteijn wijst op activiteiten die in dit kader door de opleidingen worden georganiseerd. Wellicht is het goed om deze activiteiten te inventariseren. Afgesproken wordt dat dit zal gebeuren. De voorzitter sluit om 14.45 uur de vergadering.
5
Besluitenlijst van de faculteitsraadvergadering d.d. 4 februari 2010: - Het verslag en besluitenlijst van de vergadering d.d. 17 december 2009 wordt goedgekeurd.
Actiepuntenlijst faculteitsraad - M.b.t. arbo- en milieu worden de volgende punten genoemd: Verbetering brengen in de bedrijfshulpverlening in de avonduren; docenten informeren; Problemen met de liften aankaarten bij Vastgoed; In het vervolg in het jaarplan een hoofdstuk “Milieu” toevoegen; Informatie over de gebruiksvergunning toesturen aan de raad; Luchtmetingen uitvoeren op diverse plaatsen in het gebouw (inpandige collegezalen, 5e en 6e verdieping) - Brainstormsessie organiseren over de punten uit het instellingsplan 2010-2014 en de implementatie hiervan binnen FSW. - Actieplan ziekteverzuim voorleggen aan de faculteitsraad; - Overzicht deelname minoren toesturen aan de raad; - Geluidsoverlast in het restaurant aanpakken; - Vergaderstukken U-raad m.b.t. het ISSC toesturen aan de raad.
NR/8-2-2010
6
