Factsheet overdracht dossiers Bureau Jeugdzorg 9 december 2014 Bent u werkzaam bij een gemeente en betrokken bij de voorbereiding op de decentralisatie jeugd? Of bent u werkzaam voor een Bureau Jeugdzorg of een organisatie voor toegang tot de zorg (bijvoorbeeld wijk of buurtteam) of Advies- en Meldpunten Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK)? En wilt u meer weten over de overdracht van dossiers jeugdzorg? Dan is deze factsheet voor u. Op 1 januari 2015 treedt de Jeugdwet in werking. De functies die de Bureaus Jeugdzorg in Nederland vervullen worden door andere organisaties en de gemeenten overgenomen. De Gecertificeerde Instellingen (GI’s) nemen de functies ten aanzien van het gedwongen kader (kinderbescherming en jeugdreclassering) over. De gemeentelijke toegang en de gemeentelijke Advies- en Meldpunten Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK’s) zullen de toegangsfunctie en de AMK functie gaan overnemen. Dit betekent onder andere dat dossiers over moeten worden gedragen aan de nieuwe bestuurlijke verantwoordelijken, de GI’s en de gemeenten. Dit is van belang voor het continueren van activiteiten in het gedwongen kader, van meldingen kindermishandeling en de toeleiding naar zorg als dat nodig is. Denk daarbij aan lopende aanvragen om een indicatie en aan die jeugdigen die al een indicatie hebben, maar waarvan de zorg nog niet is gestart. Wat is er wettelijk geregeld over de overdracht van dossiers van Bureaus Jeugdzorg? In de Invoeringswet Jeugdwet is geregeld dat en hoe de dossiers van Jeugdzorg over moeten worden gedragen. De Bureaus Jeugdzorg zijn als zelfstandige bestuursorganen zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 van hun cliëntendossiers. In de Invoeringswet Jeugdwet is (in onderdeel HHH) geregeld dat de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 van de Wet op de Jeugdzorg die op de Bureaus Jeugdzorg rusten overgaan naar de opvolgerinstellingen. Dit betekent dat de dossiers bij wet zijn vervreemd. Vervreemding houdt overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. Dit wordt via de Invoeringswet als artikel 12.3 in de Jeugdwet opgenomen. De vervreemding voorkomt dat de dossiers bij de transitie in het ongerede zouden raken. Tevens wordt nu geregeld dat de bewaartermijn van dossiers van de voormalige Bureaus Jeugdzorg doorloopt na de inwerkingtreding van de Jeugdwet. Dossiers opgemaakt na 1-1-2013 De dossiers kinderbescherming en jeugdreclassering zullen aan de GI’s worden overgedragen. Voor de gemeenten is met name van belang dat geregeld is dat in ieder geval:
de meldingen van kindermishandeling (AMK) opgemaakt na 1-1-2013 worden vervreemd naar de gemeenten, die ze beleggen bij een AMHK. Dit is de nieuw te vormen instelling, waarin het Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG) en het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) per 1 januari 2015 in zullen samengaan.
De dossiers indicatie opgemaakt na 1-1-2013 worden vervreemd naar de gemeenten, die ze voor het archiefbeheer beleggen bij de organisaties voor toegang tot de zorg (bijvoorbeeld wijk- en buurtteams). Het is in het belang van minderjarige cliënten dat op dat niveau cliëntgegevens beschikbaar zijn, indien sprake is van een recent indicatiebesluit. Dit is noodzakelijk met het oog op de beoordeling van een eventuele voortzetting van de hulpverlening of als sprake is van beoordeling van een nieuwe hulpvraag.
1
Geen toestemming vereist Omdat de vervreemding bij wet is geregeld, is niet vereist dat cliënten toestemming geven voor de dossieroverdracht in zover deze na 1-1-2015 plaatsvindt. Het is niet mogelijk voor cliënten om bezwaar te maken tegen de vervreemding: het gaat hier immers om een wettelijke bepaling. Wat is er wettelijk geregeld over de overdracht van lopende aanvragen jeugdzorg en indicatiebesluiten AWBZ/ZVW? In artikel 10.4a van de Jeugdwet is geregeld dat lopende aanvragen jeugdzorg uiterlijk op de dag voor de inwerkingtreding van de Jeugdwet aan het college moet worden overgedragen teneinde het college in de gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen. Dit betekent concreet dat de gegevens/dossiers van de groep jeugdigen die in de aanmeldingsprocedure zitten of bij het AMK in de onderzoeksfase of in de casuïstiekfase, reeds vóór 1-1-2015 in december mogen worden overgedragen.
1
Een aanvraag van een jeugdige voor AWBZ/ZVW zorg die na inwerkingtreding de Jeugdwet als jeugdhulp kan worden aangemerkt, dient binnen twee weken na de inwerkingtreding van de Jeugdwet overgedragen aan de gemeente, teneinde het college in de gelegenheid te stellen over de aanvraag een beslissing te nemen. Dat geldt ook voor de persoonsgegevens van de verzekerde. Wat moet er concreet gebeuren om de dossiers AMK en indicatie opgemaakt na 1-1-2013 tijdig over te dragen? 1. De gemeente (bijvoorbeeld de ambtenaar jeugdhulp) dient contact op te nemen met de Bureaus Jeugdzorg en de instellingen, die de jeugdhulp en toegang gaan overnemen, met het oog op het maken van afspraken over de overdracht van de archieven. Indien benoemd en zo mogelijk betrekken zij hierbij de gemeentelijke archiefinspecteur. 2. De concrete overdracht van de dossiers kan wettelijk pas na 1-1-2015 plaatsvinden, met uitzondering van lopende aanvragen jeugdzorg (zie volgende vraag). De Bureaus Jeugdzorg kunnen in elk geval vóór 1-1-2015 informatie verstrekken over het aantal dossiers dat overgedragen gaat worden. Specifiek over: -
Dossiers met een geldig indicatiebesluit jeugdzorg
-
Dossiers met een geldig indicatiebesluit AWBZ-zorg/Zvw van zorg in natura en afgesloten dossiers van 1 januari 2013 tot heden.
-
Lopende aanvragen AWBZ/ZVW
In september en november 2014 en in februari 2015 vindt de Eenmalige gegevensoverdracht van houders van een Persoonsgebonden Budget (PGB) plaats, waarbij informatie wordt geleverd over het aantal jeugdigen uit 2014 met een PGB waarvan de indicatie doorloopt in 2015 of op de wachtlijst. Meer informatie hierover treft u aan onder: http://www.voordejeugd.nl/images/pdf/factsheet/P1-Factsheet_EGJ_10_20142.pdf en http://www.voordejeugd.nl/ondersteuning/downloads/factsheets/cijfers-jeugdhulp-pergemeente http://wetten.overheid.nl/BWBR0035620/geldigheidsdatum_03-12-2014 1
VWS zorgt ervoor dat dit artikel uiterlijk 12 december 2014 per Koninklijk Besluit in werking treedt.
2
3. De gemeente maakt duidelijk aan het Bureau Jeugdzorg naar welke instelling(en) voor jeugdhulp en toegang en naar welke adres(sen) de dossiers AMK en indicatie naartoe overgebracht moeten worden. Indien het AMHK of de gemeentelijke toegang als netwerkorganisaties worden opgezet, is het van extra belang om duidelijke afspraken te maken welke deelnemende organisatie verantwoordelijk wordt voor het archiefbeheer. De gemeente maakt afspraken met de ontvangende instelling over de bewaarplaats van de dossiers: in een elektronisch systeem of in een fysieke bewaarruimte. De Bureaus Jeugdzorg hanteren (daarnaast) over het algemeen een elektronisch dossiersysteem, meestal KITS of IJ. Nagegaan moet eerst worden of de informatie elektronisch ingelezen kan worden in het dossiersysteem van het AMHK of de gemeentelijke toegang (wijk- en buurtteams etc.). 4. Bij AMHK’s mogen de jeugdzorgdossiers alleen door geautoriseerde medewerkers worden ingezien. Ook de dossiers die naar toegang van gemeenten gaan, zijn aan strenge privacyregels gebonden. Gemeenten zorgen ervoor dat zij functionarissen aanwijzen die de taken van de Jeugdwet mogen uitvoeren en zij moeten deze personen autoriseren voor toegang tot de daarbij te gebruiken gegevens. Zitten deze personen bijvoorbeeld in sociale wijkteams, dan zal niet ieder teamlid deze dossiers mogen inzien. Afhankelijk van de functie en de betrokkenheid bij de toegang tot hulpverlening is dit toegestaan. Nadere informatie over privacy vraagstukken treft u aan op de website van de VNG http://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/decentralisatiejeugdhulp of www.voordejeugd.nl . Over het opmaken een Privacy Impact Assessment voor de Jeugdwet zie http://www.voordejeugd.nl/attachments/article/1551/Privacy%20Impact%20Assessment.pdf 5. De Bureaus Jeugdzorg dienen de dossiers in “goede, geordende en toegankelijke staat” (zoals bedoeld in artikel 3 Archiefwet 1995) te brengen en over te dragen aan de gemeente (formeel) en de partij, die de zorg gaat uitvoeren (materieel). Voor de beoordeling over het verkeren in goede, geordende en toegankelijke staat zie als referentiekader bijvoorbeeld http://www.gooienvechthistorisch.nl/images/library/File/10763/Normen_goed_geordende_toeg ankelijke_staat_SAGV_en_SSAN_1punt03.pdf p. 9 – 11. Daarnaast moet duidelijk zijn of de dossiers geheel papier, geheel digitaal of hybride (deels papier deels digitaal) zijn. In het laatste geval verdient aandacht hoe de twee dossierdelen zich tot elkaar verhouden. Bijzondere aandacht zal moeten uitgaan naar dossiers waarin verschillende taken zijn gecombineerd, bijvoorbeeld met maatregelen uit zowel het vrijwillige als het gedwongen kader. Het kan nodig zijn dossiers te splitsen. Bij alle dossiers moeten metadata zijn toegevoegd, o.a. toegangen en procesgegevens. De kosten van het in orde brengen van het archief komen in principe voor rekening van de Bureaus Jeugdzorg. 6. Na 1-1-2015 kunnen de dossiers worden overgebracht van Bureau Jeugdzorg naar de afgesproken locatie. Daarbij verdient het de aanbeveling eerst met de overdracht van de meest recente en lopende dossiers te starten. Bij digitale overdracht is het volgende van belang:
De gemeente moet er zorg voor dragen dat de digitale gegevens op een juiste manier terecht komen in de ontvangende (jeugdhulp en toegang)systemen.
Bij online elektronische overbrenging moet dit geschieden door een beveiligde verbinding. Bijvoorbeeld via JeugdzorgNet of de speciaal voor de gegevensoverdracht
3
ontwikkelde module voor Veilige BestandsOverdracht (VBO-module. Voor meer informatie:
[email protected] ).
De gemeente moet er ook voor zorgen dat de toegang tot de gegevens op een beveiligde manier wordt gefaciliteerd conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Als besloten is of wordt om de bestaande systemen inclusief de dossiers en gegevens over te nemen, zorg dan er voor dat het technisch en applicatiebeheer goed is overgedragen.
De kosten van conversie of vervoer en begeleiding door een archiefinspecteur komen voor rekening van de Bureaus Jeugdzorg.
7. De gemeente (bijvoorbeeld de archiefinspecteur) c.q. de ontvangende partij vergewissen zich ervan dat de dossiers in goede staat verkeren. 8. Het Bureau Jeugdzorg maakt een verklaring van vervreemding (overdracht van eigendom) op, waarin is gespecificeerd om welke dossiers het gaat. De gemeente bewaart de verklaring zorgvuldig. 9. Het verdient de aanbeveling dat de gemeente een functionaris aanwijst, waartoe cliënten met vragen over een overgedragen dossier zich kunnen wenden. 10. Bureau Jeugdzorg maakt bekend dat de dossiers zijn vervreemd en overgedragen, bijvoorbeeld door de cliënten via een brief te informeren of door een publicatie in een dagblad. Daarbij kan eventueel worden verwezen naar een informatienummer bij de gemeente, waartoe een cliënt met een vraag zich toe kan wenden.
Wat moet er concreet gebeuren om de lopende aanvragen Jeugdzorg tijdig vóór 1-1-2015 over te dragen?
De lopende aanvragen jeugdzorg dienen vóór 1 januari 2015 per direct vanuit de Bureaus Jeugdzorg aan de gemeenten te worden overgedragen. Gemeenten en Bureau Jeugdzorg moeten met voorrang afspraken hierover maken. De aanvraag jeugdzorg dient ‘in de stand van behandeling waarin deze zich bevindt’ aan de gemeente te worden overgedragen. Het is dus niet nodig deze dossiers op orde te brengen. Het Bureau Jeugdzorg mag daarbij alle persoonsgegevens meesturen, die van belang zijn om de aanvraag door de gemeente te laten afronden. Deze gegevens mogen alleen verstrekt worden aan de medewerker bij de gemeente, die belast is met de afhandeling van de aanvraag, als onderdeel van de toegangsfunctie bij de gemeente. De gegevens mogen door de gemeente niet voor andere doelen gebruikt worden, en ook andere medewerkers bij de gemeente mogen geen toegang krijgen tot de gegevens.
Het is gewenst om als gemeente en Bureau Jeugdzorg nadere afspraken te maken om te zorgen voor een ‘warme’ overdracht om te voorkomen dat de continuïteit van zorg voor het kind of het gezin in het geding komt.
4
Wat moet er gebeuren met de dossiers AMK en indicatie van Bureau Jeugdzorg opgemaakt vóór 1-1-2013?
Zolang de stichting Bureau Jeugdzorg of haar opvolger instelling blijft bestaan, kunnen de afgesloten dossiers daar worden bewaard. Het gaat daarbij om tienduizenden dossiers. De gemeente, het AMHK en de organisaties voor toegang tot de zorg (wijk- en buurtteams) maken afspraken over de toegang tot en de raadpleging van het oude archief, alsmede over het maken van reproducties, afschriften of uittreksels daarvan. De stichting Bureau Jeugdzorg draagt zorg voor de tijdige vernietiging van dossiers die niet langer bewaard hoeven te worden.
Indien de stichting Bureau jeugdzorg of haar opvolgerinstelling worden opgeheven, dienen de afgesloten dossiers die nog bewaard moeten worden formeel overgebracht te worden naar de gemeente, die ze materieel aan het AMHK of de wijk- en buurtteams overdraagt. Van de vervreemding wordt een verklaring opgesteld, aan de klanten gecommuniceerd en openbaar gemaakt.
Wat zijn de bewaartermijnen van de dossiers AMK en indicatie?
Voor de dossiers van BJZ gelden de bewaartermijnen vastgelegd in het Basisselectiedocument (BSD) Bureaus Jeugdzorg vanaf 1995. http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/selectielijsten/bsd_bureaus_jeugdzorg_st crt_2014_21517.pdf Daarbij is aangesloten op de bepalingen in artikelen 55 en 56 van de Wet op de Jeugdzorg. De dossiers moeten 15 jaar bewaard worden, vanaf het moment dat het dossier vervaardigd is voor zolang als nodig voor de zorg. Dossiers van het AMK worden bewaard tenminste tot 2 het jongste kind van het gezin meerderjarig is. De ervaring leert namelijk dat zich binnen een gezin na verloop van een aantal jaren nieuwe gevallen kunnen voordoen met betrekking tot jongere kinderen. In verband daarmee is het van belang dat de gegevens over oudere kinderen bewaard worden. Indien er (kopieën van) afgesloten dossiers bij de gemeentelijke instellingen worden bewaard moeten deze te zijner tijd (ook) te worden vernietigd.
Als gemeentelijke archiefbescheiden zullen de bewaartermijnen van de nieuwe dossiers worden vastgelegd in de Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, die in 2016 in geactualiseerde vorm van kracht zal worden. Bij de waardering zal in elke geval rekening worden gehouden met specifieke wetgeving. In de Jeugdwet zijn de bepalingen uit de Wet op de Jeugdzorg over deze dossiers overgenomen in artikel 7.3.8. Daarnaast is in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 in artikel 5.3.4. bepaald dat het college en het AMHK persoonsgegevens die in het kader van de wet zijn verzameld, voor 15 jaar moeten bewaren, voor zolang zij nodig zijn voor de zorg en voor het 3
AMHK alsmede tenminste tot het jongste kind van het gezin meerderjarig is. Voor 2015 kunt u de termijnen van de BSD Bureaus Jeugdzorg hanteren.
2
Een en ander voor zover aannemelijk gemaakt kan worden dat het bewaren een bijdrage kan leveren aan het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of van belang kan zijn voor een situatie waarin een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden. 3
Zie voetnoot 2.
5
Kan een cliënt vragen om vernietiging van delen van zijn dossier of van het hele dossier?
In de Jeugdwet blijven voor deze dossiers dezelfde voorwaarden voor vernietiging gelden als die er nu zijn in de Wet op de Jeugdzorg. Als een cliënt verzoekt om een dossier te vernietigen, dan moet het dossier binnen drie maanden vernietigd worden. Deze vernietigingsplicht geldt niet als met het bewaren een aanmerkelijk belang van een ander gediend is of een wettelijke bepaling zich hiertegen verzet. Kinderen onder de 12 jaar hebben geen recht om een verzoek tot vernietiging te doen. Kinderen boven de 12 die niet in staat worden geacht tot een redelijke waardering van hun belangen hebben dit recht evenmin.
Wat moet er gebeuren met dossiers van het SHG, die overgebracht moeten worden?
De centrumgemeenten gelden op basis van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning (WMO) als archiefzorgdrager van de SHG’s. Indien door taakverlies de (melding)dossiers naar een andere instelling moeten worden overgebracht, dienen in ieder geval de lopende dossiers overgebracht te worden naar de opvolgerinstelling. Vervreemding is daarbij niet nodig. Wel dient de overdracht te geschieden in goede, geordende en toegankelijke staat. Zolang de instelling waarbij het SHG nu is aangehaakt (vaak een instelling voor vrouwenopvang, maatschappelijke werk of de GGD) blijft bestaan, is het mogelijk de werkwijze te volgen dat de opvolgerinstelling kopieën maakt van de dossiers en de originele dossiers bij de oude instelling blijven. Voor de overdracht van gegevens van het SHG is toestemming van de cliënten benodigd. Het is aan het SHG om de toestemming van de cliënten te organiseren. Voor het overige dienen de privacy-bepalingen zoals boven omschreven in acht te worden genomen.
De oude dossiers van het SHG dienen volgens artikel 21j van de WMO voor 15 jaar bewaard te worden te rekenen van het tijdstip van ontvangst of waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de taken nodig is. De oude instelling dient zorg te dragen voor de vernietiging van de dossiers onder haar hoede. Indien de dossiers zijn overgedragen aan het AMHK, is die daarvoor verantwoordelijk. Van belang is dat ook de eventuele kopieën gelijktijdig worden vernietigd.
Hoe moet het archiefbeheer structureel invulling krijgen bij de AMHK’s en organisaties voor toegang tot de zorg?
De gemeente geldt als zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 over de dossiers jeugdzorg, ook indien deze taak is uitbesteed aan een stichting. In dit laatste geval verdient het de aanbeveling in de overeenkomst met de stichting afspraken te maken over het archiefbeheer en de Archiefwet 1995 van toepassing te verklaren. In de bijlage treft u een modelparagraaf over informatie en archivering die in de overeenkomst opgenomen kan worden.
6
Bijlage 1. Relevante onderdelen van de Invoeringswet Jeugdwet HHH Artikel 12.3 komt te luiden: Artikel 12.3 1. Indien een gecertificeerde instelling geheel of ten dele is gevormd uit een stichting als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg, gaan de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 van de Wet op de jeugdzorg op die stichting rusten over op de gecertificeerde instelling, behoudens het bepaalde in het vijfde lid. Onder stichting wordt in dit artikel mede verstaan een gemandateerde instelling met een landelijk bereik. 2. Indien een of meer gecertificeerde instellingen zijn gevormd uit een of meer stichtingen als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg, treffen zij gezamenlijk een regeling ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde verplichtingen onderscheidenlijk een voorziening als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995. 3. Een regeling of voorziening als in het tweede lid bedoeld strekt ertoe dat alle verplichtingen, bedoeld in het eerste lid, worden belegd. 4. Indien uit een stichting geen gecertificeerde instelling wordt gevormd, treft de stichting een regeling onderscheidenlijk voorziening met een of meer gecertificeerde instellingen of gemeenten, behoudens het bepaalde in het vijfde lid. Het tweede en derde lid zijn van overeenkomstige toepassing. 5. Indien een taak of bevoegdheid als bedoeld in de artikelen 5 tot en met artikel 11 van de Wet op de jeugdzorg die werd uitgevoerd door een stichting, wordt uitgevoerd door een ander dan een gecertificeerde instelling, gaan de met die taak of bevoegdheid samenhangende verplichtingen als bedoeld in het eerste lid, over op die ander. 6. De in het vijfde lid bedoelde verplichtingen gaan in ieder geval over voor zover het betreft bescheiden met betrekking tot: a. een cliënt ten behoeve van wie de stichting na 1 januari 2013 een besluit heeft genomen waarbij is vastgesteld dat die cliënt is aangewezen op zorg als bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de Wet op de jeugdzorg; b. de taken als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg, uitgevoerd na 1 januari 2013, voor zover deze bescheiden zijn te herleiden tot een te identificeren jeugdige of zijn ouders. 7. Overdracht van bescheiden ingevolge dit artikel geschiedt in goede, geordende en toegankelijke staat. Hiervan maakt de overdragende partij een verklaring van vervreemding op. Onderdeel HHH De feitelijke situatie waarop het nieuwe artikel 12.3 ziet is dat een stichting die een bureau jeugdzorg in stand houdt, na de inwerkingtreding van de Jeugdwet verder gaat als gecertificeerde instelling (eerste lid). Ook is denkbaar dat de stichting niet een dergelijk certificaat verwerft, maar dat haar personeel en overige middelen bij een of meer andere gecertificeerde instellingen worden ondergebracht (tweede lid). In dat geval staat niet aanstonds vast welke gecertificeerde instelling de dossiers en archiefbescheiden overneemt van de voormalige bureaus jeugdzorg. Dan dienen afspraken gemaakt te worden omtrent de overname van de betrokken documenten. Op deze wijze is geborgd dat voormalige cliënten zo nodig toegang blijven houden tot hun gegevens. Dit artikel strekt onder meer ter uitvoering van artikel 4 van de Archiefwet 1995. Als overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, dient een voorziening omtrent hun archiefbescheiden te worden geregeld. Dit voorkomt dat archiefbescheiden bij een transitie als de onderhavige in het ongerede zouden
7
raken. Tevens wordt nu geregeld dat de bewaartermijn van dossiers van de voormalige bureaus jeugdzorg doorloopt na de inwerkingtreding van de Jeugdwet. De Archiefwet 1995 is niet van toepassing op alle taken van de bureaus jeugdzorg. Die wet is alleen van toepassing op overheden en op zelfstandige bestuursorganen in zoverre deze wettelijke taken uitvoeren. Een specifiek op de bureaus jeugdzorg gerichte bewaarplicht van dossiers is opgenomen in de artikelen 55 en 56 van de Wet op de jeugdzorg. Voor zover de bureaus jeugdzorg daarnaast andere archivering plegen (te denken is aan personeelsdossiers of buitenwettelijke taken), is artikel 12.3 niet van toepassing. Voor een overdracht van dossiers is geen toestemming van de betrokken jeugdigen of hun ouders vereist als bedoeld in artikel 8, onderdeel a, van de Wet bescherming persoonsgegevens, nu de overdracht ingevolge onderdeel c van dat artikel strekt tot uitvoering van een wettelijke verplichting. Er is voor gekozen deze overgangsbepaling in de Jeugdwet onder te brengen en niet louter in de Invoeringswet Jeugdwet, omdat zodoende ook de toezichtbepalingen van de Jeugdwet van toepassing zijn. Eerste lid De landelijk werkende instellingen die taken van een bureau jeugdzorg uitvoeren, zijn daartoe aangewezen door de Staatssecretaris van VWS en de Minister van Justitie (Stcrt. 2005, 86). Bureaus jeugdzorg kunnen hen mandateren om taken en bevoegdheden uit te oefenen. Tweede, derde en vierde lid De term voorziening (als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995) ziet op de situatie dat de Archiefwet 1995 van toepassing is. Die wet heeft betrekking op overheidsorganen (bestuursorganen). Voor de overige gevallen spreekt artikel 12.3 van een «regeling», te weten een op overdracht of beheer gerichte afspraak. De inhoud van deze regeling wordt niet voorgeschreven, omdat wat de diverse situaties vereisen, kan verschillen. Uitgangspunt is, en dit regelt het derde lid, dat er geen dossier tussen wal en schip raakt. Uiteindelijk bepaalt het zevende lid de kwaliteit van de overeengekomen regeling. Vierde lid Deze bepaling dient als vangnet voor het geval een bureau jeugdzorg niet aanwijsbaar in een gecertificeerde instelling opgaat. Vijfde en zesde lid Deze leden strekken ertoe dat archiefbescheiden met betrekking tot taken die niet meer door gecertificeerde instellingen zullen worden uitgevoerd, worden overgedragen aan die instanties en personen die in Jeugdwet die taken of overeenkomstige taken uitvoeren. De toegangs- en indicatietaak van de bureaus jeugdzorg komt in de Jeugdwet in gewijzigde vorm terug op gemeentelijk niveau en zal worden belegd onder meer bij wijk- of buurtteams. Het is in het belang van minderjarige cliënten dat op dat niveau cliëntgegevens beschikbaar zijn, indien sprake is van een recent indicatiebesluit. Dit is noodzakelijk met het oog op de beoordeling van een eventuele voortzetting van de hulpverlening of als sprake is van beoordeling van een nieuwe hulpvraag. Het vijfde lid heeft in de eerste plaats betrekking op de situatie dat overdracht plaats vindt naar een nieuw te vormen AMHK. Met de overgang van taken van het AMK-deel van bureau jeugdzorg naar het AMHK (zesde lid, onderdeel b) worden ook de bijbehorende archiefbescheiden overgedragen. Dit voorkomt dat een lacune zou ontstaan in de informatie bij de nieuwe instantie die deze taken gaat uitvoeren. Bij nieuwe meldingen betreffende een kind of gezin bestaat zodoende inzicht
8
in de voorafgaande bemoeienis vanuit het AMK, mede op basis waarvan snel nadere besluitvorming mogelijk is. Bij meldingen van kindermishandeling is het immers noodzakelijk dat informatie over eerdere bemoeienis met het gezin snel beschikbaar is. Zevende lid Deze bepaling is ontleend aan de systematiek van de Archiefwet 1995, maar heeft door opneming in de Jeugdwet een bredere strekking gekregen, namelijk ook voor de niet onder de Archiefwet 1995 vallende niet-overheidsorganen.
9
AAAa Na artikel 10.4 wordt een artikel ingevoegd, luidende: Artikel 10.4a 1. Een aanvraag als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de Wet op de jeugdzorg, die is ingediend voor de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, wordt in de stand van behandeling waarin deze zich bevindt door de stichting, bedoeld in artikel 1 van de Wet op de jeugdzorg, zoals deze luidde op de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, uiterlijk op de dag voor de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet overgedragen aan het college van de gemeente waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen. 2. Een aanvraag van een jeugdige, die tevens verzekerde is in de zin van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten voor zorg waarvan de aanspraak op grond van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten ten gevolge van de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet komt te vervallen en die na inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet als jeugdhulp kan worden aangemerkt waarvoor het college is gehouden een voorziening op grond van deze wet te treffen, die is ingediend voor de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, wordt binnen twee weken na de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet in de stand waarin het zich bevindt, door het daartoe bevoegde indicatieorgaan, de stichting, bedoeld in artikel 9b, eerste en vierde lid, van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, zoals deze luidde op de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze wet, dan wel door de door Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aangewezen persoon als bedoeld in artikel 53 van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, overgedragen aan het college van de gemeente waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen. 3. Een aanvraag van een jeugdige, die tevens verzekerde is in de zin van Zorgverzekeringswet voor zorg waarvan de aanspraak op grond van de Zorgverzekeringswet ten gevolge van de inwerkingtreding van deze wet komt te vervallen en die na inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet als jeugdhulp kan worden aangemerkt waarvoor het college is gehouden een voorziening op grond van deze wet te treffen, die is ingediend voor de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet, wordt binnen twee weken na de inwerkingtreding van artikel 11.7 van deze wet in de stand waarin het zich bevindt, door de stichting, bedoeld in artikel 1 van de Wet op de jeugdzorg, zoals deze luidde op de dag voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze wet, overgedragen aan het college van de gemeente waarbinnen de jeugdige zijn woonplaats heeft, teneinde het college in de gelegenheid te stellen op grond van deze wet over de aanvraag een beslissing te nemen. 4. Het in het tweede lid bedoelde bevoegde indicatieorgaan of stichting dan wel de door Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aangewezen persoon, alsmede de in het derde lid bedoelde stichting, zenden binnen twee weken na de dag waarop artikel 11.7 van deze wet in werking treedt aan het college de persoonsgegevens van de verzekerde, waaronder persoonsgegevens betreffende de gezondheid als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taak, bedoeld in het tweede en derde lid. 5. Het college is bevoegd tot het verwerken van de persoonsgegevens die overeenkomstig het vierde lid aan hem zijn verstrekt, voor zover dat noodzakelijk is om op de aanvraag te beslissen.
HHHa Na artikel 12.3 wordt een artikel ingevoegd, luidende: Artikel 12.3a 1. Archiefbescheiden en de daarmee samenhangende verplichtingen, bedoeld in de Archiefwet 1995, met betrekking tot zorg waarvoor een aanvraag als bedoeld in artikel 10.4a, tweede lid, is ingediend bij een indicatieorgaan als bedoeld in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten en waarover op de datum van inwerkingtreding van artikel 11.7 nog geen besluit is genomen, worden door dat indicatieorgaan overgedragen aan het college van de gemeente waar de jeugdige zijn woonplaats heeft en dat gehouden is een voorziening op grond van deze wet te treffen. 2. Voor zover de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, zorg betreffen waarvoor op de datum van inwerkingtreding van artikel 11.7 een indicatiebesluit is afgegeven, is het indicatieorgaan, bedoeld in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten, zorgdrager als bedoeld in artikel 1 van de
10
Archiefwet 1995 voor zover de archiefbescheiden niet overeenkomstig de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 3. Het indicatieorgaan, bedoeld in het tweede lid, draagt na ontvangst van een daartoe strekkende kennisgeving door het college van de gemeente waar de jeugdige zijn woonplaats heeft, de archiefbescheiden binnen vier weken over aan het college, voor rekening en risico van dat college, indien het zorg betreft waarvoor dat college is gehouden een voorziening op grond van deze wet te treffen en deze bescheiden daartoe noodzakelijk zijn, teneinde dit college in de gelegenheid te stellen deze te kopiëren. Het college geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug.
11
Bijlage 2. Modelartikel over Informatie en archivering voor overeenkomst met jeugdinstelling 2.1
Opdrachtnemer hanteert bij het beheer van (digitale) archiefbescheiden in dossiers de uitgangspunten van de Jeugdwet en de Archiefwet 1995. Hieronder begrepen de toepassing van de geldende Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijk en intergemeentelijke
2.2
organen alsmede de verplichtingen zoals genoemd in bijlage D. Vernietiging, ontoegankelijk maken, vervanging, vervreemding en overdracht van dossiers door
2.3
de Opdrachtnemer geschiedt in samenspraak met de Opdrachtgever. Bij beëindiging van de Overeenkomst draagt de Opdrachtnemer zorg voor de overdracht van lopende dossiers, in goede, geordende en toegankelijke staat, aan de organisatie die door de
2.4
Opdrachtgever wordt aangewezen. Toezicht op de naleving van deze afspraken wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris van de Opdrachtgever.
Toelichting In Artikel 7.3.8 – 7.3.9. van de Jeugdwet zijn uitgangspunten vastgelegd omtrent de inrichting van een jeugddossier. De uitgangspunten van de Archiefwet 1995 zijn breder en hebben betrekking op het gehele systeem van archiefbeheer. In de Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijk en intergemeentelijke organen zijn de bewaartermijnen van gemeentelijke stukken vastgelegd, dus ook van de jeugddossiers. Bij de waardering wordt onder meer rekening gehouden met het in artikel 7.3.8. bepaalde, dat een dossier 15 jaar bewaard moet worden na het opmaken van een dossier. Bijlage D - Informatie en archivering In aanvulling op de in artikel .. genoemde bepalingen neemt Opdrachtnemer het volgende in acht met betrekking tot informatie en archivering: 1. De dossiers worden bewaard in goede, geordende en toegankelijke staat. Opdrachtnemer hanteert het metagegevensschema dat door de Opdrachtgever is vastgesteld. 2. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De opbouw van het digitale informatiebeheer is in 4 overeenstemming met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). 3. Opdrachtnemer zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de dossiers. De organisatie beschikt over een informatiebeheerplan. 4. Het maken en bewaren van (digitale) dossiers geschiedt op een zodanige wijze en met zodanige materialen, dat hun houdbaarheid in overeenstemming is met de eisen in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling. 5. De dossiers worden opgeslagen in een ruimte die tenminste voldoet aan de eisen: a) beveiliging tegen toegang door onbevoegden; b) beveiliging tegen brand; c) beveiliging tegen wateroverlast; d) bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte; e) klimaatbeheersing, met als doel dat geen grote temperatuurschommelingen optreden; 4
https://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/referentiekaderopbouw-digitaal-informatiebeheer-rodin
12
f)
de ruimte waarin de server voor de opslag van digitale dossiers zich bevindt kent waarborgen voor de elektromagnetische afscherming, stroomvoorziening, bekabeling en registratie van toegang.
13
Bijlage 3. Model Verklaring van vervreemding van archiefbescheiden Verklaring (naam/adres instelling) Datum: Ons kenmerk: Onderwerp: Verklaring vervreemding van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van …………. verklaart dat op grond van de Jeugdwet artikel 12.3. alsmede met in achtneming van het in artikel 8.2. van de Archiefwet 1995 en artikel 8 Archiefbesluit 1995 bepaalde, de in de bijlage opgesomde archiefbescheiden met betrekking tot (invullen) AMK/indicatie aan (naam instantie waaraan vervreemd is) zijn vervreemd.
Plaats: Datum:
Ondertekening:
Bijlage: Opsomming van de archiefbescheiden
14
Bijlage (Voorbeeld)-inventaris
Doosnr/bestandsnr:
Dossiernr:
Omschrijving van stukken:
15
Periode van /tot:
