Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o

Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

CONCEPT Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

Pagina 1

1 Inleiding

4

1.1 Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o. 1.1.1 Alleen ga je sneller, samen kom je verder: het proces 1.2 Vraagstelling en resultaat

6

2 Visie op het gebruik van de accommodatie

8

7

2.1 Missie 2.2 Kernwaarden 3 Strategische thema’s

10

3.1 SWOT 3.2 Dienstverleningsformule 3.2.1 Uitgangspunten 3.3.2 Regionale functie 3.3.3 Dorpscentrum De Binder 3.3.4 Sociaal maatschappelijke functie 3.3.5 Sportcentrum De Binder 3.3.6 Cultuurcentrum De Binder 3.3.7 Kruisbestuiving 3.3.8 Scholen 3.3.9 Educatie en talentontwikkeling 3.3.10 Horeca 3.3.11 Hal en receptie 3.3.12 Functies horeca 3.3.13 Sfeer en inrichting 3.3.14 Praktijk en inrichting 3.3.15 Assortiment 3.3.16 Online 3.3.17 Vergaderzalen 3.3.18 Financiering verbeterde dienstverlening

11 12

13

14

15 16 17

4 Organisatiestructuur

4.1 Organogram 4.2 Rollen en verantwoordelijkheden 4.3 Competenties bestuursleden 4.4 Bestuurstaken 4.5 Participantenoverleg 4.6 Programmacommissie 4.7 Communicatie en sponsoringcommissie

18 19

20

5 Beheerplan 5.1 Personele invulling van de organisatie 5.2 Vrijwilligersbeleid 5.3 Stageplekken, wet arbeidsparticipatie 5.4 Onderhoud 5.4.1 Energiebesparingskansen 5.5 Verhuur CONCEPT Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

21 22

23 Pagina 2

5.6 Verhuur ‘bewoners’ 5.7 Bewaking/veiligheid 5.8 Schoonmaak 5.9 Informatievoorziening 5.10 Administratie en contractbeheer

24 25

6 Businesscase Exploitatiebegroting 6.1 Toelichting op de exploitatiebegroting

26 27

7 Aanbevelingen

29


Pagina 3

1

Inleiding

DeBinderBindt is als burgerinitiatief gekozen tot pilotproject voor de bruggenbouwersmethodiek: het bouwen van bruggen tussen inwoners, gebruikers, huurders, organisaties, ondernemers en medewerkers van de gemeente. De uitkomst van het project komt tot uiting in voorliggend exploitatieplan. Het exploitatieplan voor sport- cultuur- en dorpscentrum De Binder komt voort uit de gedeelde visie op wat er met de exploitatie van de Binder moet gebeuren om er een vitaal, gezond en duurzaam dorpshart van te maken, inclusief de organisatie daarvan, en de rolverdeling van betrokkenen zoals de huurders, gebruikers, gemeente, bestuur, beroepskrachten. En tot slot een sluitende exploitatiebegroting met daarin de financiële consequenties van het exploitatieplan. Bij die doelstelling staat eigenaarschap voorop. Met een directe betrokkenheid van de gebruikers bij de exploitatie wordt immers een beroep gedaan op ieders eigenaarschap en ontstaat ’hart voor de zaak’. We zijn er van overtuigd dat alleen zo, in samenwerking met en binnen de kaders van de gemeente, een optimale exploitatie mogelijk is waarin de maatschappelijke functie van de Binder het meest tot zijn recht komt. Door het werken vanuit de Bruggenbouwersmethodiek gaan deelnemers voorbij het stadium van het denken in tegenstellingen (‘wij’ en ‘zij’). Stichting DeBinderBindt i.o. werkt vanuit overeenkomsten, het sluiten van partnerschappen en allianties met alle denkbare partijen op lokaal en regionaal niveau. We leven in een netwerksamenleving waarin leefbaarheid en sociale cohesie bepalend zijn. Ontmoeting is een voorwaarde voor levende dorpsgemeenschap. Waar mensen elkaar ontmoeten is dynamiek, ontstaan nieuwe ideeën en plannen. Centrale ontmoetingsplekken zijn daarin essentieel voor de leefbaarheid in dorpen. (werkgroep Leefbaarheid en Voorzieningen, 2011) Sinds de bouw van De Binder geven inwoners van Leersum aan dat ze betrokken zijn bij het gebouw: iedereen heeft een mening over De Binder. Met een Binder voor en door Leersum krijgt iedereen nu de mogelijkheid om ook echt mee te doen en mede richting te geven aan de invulling van De Binder. Uiteindelijk weten de gebruikers van De Binder en de inwoners van Leersum beter dan de overheid wat er nodig is om De Binder voor en door Leersum vorm te laten geven: daarvoor is meer zeggenschap nodig. Er wordt geïnvesteerd in De Binder in de vorm van een jaarlijkse bijdrage van de gemeente, middels de inzet van inwoners, gebruikers, huurders, personeel, de Stuurgroep en gemeentemedewerkers. We richten ons op maximalisering van de output van deze inzet door: Optimaal gebruik voor Leersum door zeggenschap, kruisbestuiving en het ondersteunen van initiatieven. Optimaal gebruik van middelen, ruimte en inzet waarin de baten komen ten goede aan de gemeenschap en waarbij de gemeentelijke bijdrage aan de exploitatiekosten afgebouwd zal worden. Waarom een stichting?


Pagina 4

Het doel van de samenstelling en bestuurlijke inrichting van Stichting DeBinderBindt i.o. is het bieden van een vitale basisstructuur aan de huidige en potentiële gebruikers van De Binder. Daarbij is de vraag vanuit Leersum richtinggevend voor de nieuwe exploitatie van De Binder. Missie van Stichting DeBinderBindt i.o. “De Binder is het sport- cultuur- en dorpscentrum voor en door Leersum zonder winstoogmerk. Inwoners, huurders, verenigingen en organisaties geven in samenwerking richting aan de sociale, culturele, sportieve, en maatschappelijke programmering van De Binder en Leersum. Stichting DeBinderBindt i.o. beoogt vanuit De Binder, de sociale cohesie te versterken, inwoners te verbinden en het fysieke en algemene welzijn van de inwoners van Leersum te stimuleren”. De Binder wordt met een stichtingsvorm en onze visie op alle hierboven genoemde onlosmakelijke elementen, een laagdrempelige en bruisende ontmoetingsplek waaraan invulling wordt gegeven door de inwoners van Leersum, de lokale ondernemers, de gebruikers/huurders en de partners zoals de gemeente, organisaties als RB-ZOUT, Welnuh, De Harlekijn. Doel is dus om vanuit samenwerking en saamhorigheid een nieuwe Binder neer te zetten. Dat sluit aan bij landelijk trends: de samenleving individualiseert, netwerken worden belangrijker dan afzonderlijke organisaties. Burgers zijn goed geïnformeerd en willen meepraten èn beslissen over onderwerpen die voor hen belangrijk zijn. Om het voorzieningenniveau in de dorpen in stand, èn financieel duurzaam, te houden wordt van alle partijen gevraagd om te komen tot creatieve oplossingen waarin samenwerking tussen organisaties, inwoners, overheid en ondernemers tot meerwaarde leidt. DeBinderBindt wordt hierin een succesvol experiment in de transitie van top-down bestuur naar participatie en zeggenschap vanuit de samenleving. We nodigen u uit om kennis te nemen van het exploitatieplan van DeBinderBindt en met ons mee te denken om te komen tot een vitale Binder voor en door Leersum.

De Stuurgroep van DeBinderBindt Hans Nijhof, Marjan Havekes, Jan Griffioen, Jan Broekgaarden, Ellen Lodder, Hugo Prakke, Willem van Drie

Programmamanagement, Anne-Marie Zwanink. Adviseur, Frank Droste

N.b. Waar gesproken wordt over ‘bewoners’, bedoelen we de huurders die dagelijks gebruik maken van De Binder: RB-ZOUT en haar onderhuurders (RT in de Roos, Taragh en het Sociaal Dorpsteam), KDV De Harlekijn, en de Lounge (Welnuh). Met ‘gebruikers’ worden bedoeld alle huurders die niet dagelijks, maar anderszins gebruik maken van De Binder zoals(sport-)verenigingen, etc.


Pagina 5

1.1 Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o. De Binder is een groot multifunctioneel centrum met allure. Het is gebouwd als ontmoetingscentrum voor Leersum. Bijna tien jaar na de opening op 7 juli 2007, is de tijd rijp om daar ‘voor èn door Leersum’ van te maken.. Verbinding in de dorpsgemeenschap, en de mogelijkheid tot het nemen van initiatieven daarin, is van groot belang. Voor Leersum is het van groot belang dat er een gezonde lokale, sociale en culturele infrastructuur is waarbinnen inwoners mede richting kunnen geven aan het culturele, sportieve en maatschappelijke leven in het dorp. De Binder kan dat met een nieuwe wijze van exploitatie worden. De Binder zal een plek zijn waar initiatieven van inwoners worden ondersteund en gefaciliteerd. De integrale benadering van diensten en producten leidt tot een volwaardig programma dat aansluit bij de ontwikkelingen en trends in de maatschappij. Stichting DeBinderBindt i.o. werkt vanuit de visie dat actieve deelname aan het sociaal maatschappelijke leven leidt tot een gezonde leefbare en stabiele omgeving. Het beleid van Stichting DeBinderBindt i.o. wordt geformuleerd door een onbezoldigd bestuur. Doordat de Stichting werkt zonder winstoogmerk kan De Binder optimaal functioneren als het multifunctionele ontmoetingscentrum voor en door Leersum. Om de maatschappelijke programmering te kunnen financieren zien we kansen in de sterke kanten van De Binder: het is een groot multifunctioneel centrum met allure en Leersum kent een betrokken en zeer actief verenigingen ondernemersnetwerk. 1.1.1 Alleen ga je sneller, samen kom je verder: het proces. ‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder’.

Dit motto is de lijfspreuk geworden van het burgerinitiatief DeBinderBindt. In de afgelopen twee jaar is in Leersum hard gewerkt aan de wens om van De Binder het dorps-, sport en cultuurcentrum van Leersum te laten worden. Na de officiële start van DeBinderBindt als pilotproject voor de Bruggenbouwersmethodiek zijn door vertegenwoordigers van de belanghebbenden honderden gesprekken gevoerd tussen inwoners, organisaties, verenigingen, ondernemers, de huidige exploitant en medewerkers van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Vastgesteld kan worden dat er in Leersum, en binnen de gemeente, veel is gebeurd. Het gebruik van de Binder is toegenomen en er zijn in Leersum nieuwe samenwerkingsinitiatieven ontstaan, zoals Leersum Live. Een Leersum-breed platform wat dorpsevenementen organiseert in samenwerking met Leersumse verenigingen, organisaties en ondernemers. De Bruggenbouwers zijn ooit begonnen vanuit de wens om bruggen te slaan tussen de gemeente, politiek en inwoners. Het pilotproject DeBinderBindt heeft daarom ook intensief samengewerkt met mensen uit de gemeenteraad, burgemeester en wethouder, medewerkers van de gemeentelijke organisatie en andere belanghebbenden. Daarin leerden alle partijen dat burgerparticipatie veel kan opleveren en tegelijkertijd gezien kan worden als een oefening in vertrouwen hebben en kunnen loslaten. Met vallen en opstaan is bij alle partijen geleerd dat een brug kan kraken maar dat deze ook met vereende krachten altijd weer gestut kan worden. Telkens weer gaat het er om opnieuw de verbinding aan te gaan en de verschillen van inzicht en belangen door te spreken in de overtuiging dat het ´isoleren van een geschil´ nooit tot een duurzame oplossing leidt. Een belangrijke les: je kunt het niet leuk vinden wat de ander doet maar je zult ermee moeten leren omgaan. Blijf het gesprek aangaan. Je terugtrekken isoleert, en daar is niemand bij gebaat. Zeker een dorpsgemeenschap en een gemeente niet.


Pagina 6

Alleen ga je misschien sneller, maar samen komen we zoveel verder. En als dat gebeurd dan komt dat ten goede aan de hele gemeenschap. Dat zijn de baten. De kosten? Tijd en inzet van alle betrokkenen. In samenwerking met de huidige en toekomstige partners is in dorpsbrede bijeenkomsten gewerkt aan het exploitatieplan van Stichting DeBinderBindt. Als de gemeenteraad de inzet en het vertrouwen van Leersum in de toekomst positief beantwoord dan is DeBinderBindt een inspirerend voorbeeldproject geworden van succesvolle cocreatie door inwoners, organisaties, ondernemers en de gemeente. 1.2 Vraagstelling en resultaat In voorliggend exploitatieplan wordt antwoord gegeven op de vraag hoe Stichting DeBinderBindt i.o. gaat voorzien in een gedegen en transparante organisatiestructuur voor de exploitatie van De Binder per 1 januari 2017. Hierbij wordt de Stichting i.o. hoofdhuurder van het gehele gebouw en daarmee verhuurder voor de ‘bewoners’ van De Binder: RB-ZOUT en haar onderhuurders (RT in de Roos, Taragh en het Servicepunt/Sociaal Dorpsteam), De Lounge (WelnuH) en KdV De Harlekijn en de gebruikers. In het exploitatieplan wordt inzicht gegeven in een gedegen en onderbouwd exploitatiemodel voor een meerjarige duurzame exploitatie voor het gehele gebouw. Hierbij is het streven de exploitatiebijdrage van de gemeente voor de exploitatie van de horeca-, sport-, theater- en vergaderruimten af te bouwen. Daarbij wordt inzicht gegeven in de bijgevoegde business case, een planning en een organogram Dit exploitatieplan is opgesteld in samenwerking met inwoners van Leersum, gebruikers en bewoners van De Binder, organisaties, ondernemers, Stuurgroep DeBinderBindt en in een actieve en constructieve relatie met de Gemeente Utrechtse Heuvelrug.


Pagina 7

2 Visie op het gebruik van de accommodatie Missie Stichting DeBinderBindt i.o. De Binder is het ontmoetings-, cultuur- en sportcentrum voor en door Leersum. Inwoners, huurders, verenigingen en organisaties geven in samenwerking richting aan de sociale, culturele, sportieve, en maatschappelijke programmering van De Binder en Leersum. Stichting DeBinderBindt i.o. beoogt in, en vanuit De Binder, de sociale cohesie te versterken, inwoners te verbinden en het fysieke en algemene welzijn van de inwoners van Leersum te stimuleren. Visie: hoe doet de Stichting i.o. dit? Stichting DeBinderBindt i.o. voorziet in een gedegen transparante organisatiestructuur voor de exploitatie van De Binder. Zij doet dat zonder winstoogmerk waardoor De Binder optimaal kan functioneren als het multifunctionele ontmoetingscentrum voor en door Leersum. Stichting DeBinderBindt i.o. zorgt voor een gezonde exploitatie voor het gehele gebouw, waarbij het streven is de exploitatiebijdrage van de gemeente voor de exploitatie van de horeca-, sport-, theater- en vergaderruimten af te bouwen. Stichting DeBinderBindt i.o. voorziet in voldoende financiële middelen om de ontmoetingsfunctie van De Binder mogelijk te maken door proactief ook commerciële activiteiten, voor partijen binnen en buiten Leersum, mogelijk te maken met als uitgangspunt: het meest optimale gebruik van de beschikbare vierkante meters. Stichting DeBinderBindt i.o. werkt vanuit betrokkenheid, deskundigheid en verantwoordelijkheid. Stichting DeBinderBindt i.o. doet dat door in volledige openheid in beleid, uitvoering en financiën zodanig te werken dat optimale betrokkenheid van inwoners, huurders, verengingen en organisaties bij De Binder mogelijk is. Het beleid wordt vastgesteld door een onbezoldigd bestuur, het beleid wordt uitgevoerd door professionals in samenwerking met inwoners van Leersum, en in een actieve en constructieve relatie met de Gemeente Utrechtse Heuvelrug.

2.1 Kernwaarden In dorpsbrede bijeenkomsten zijn de volgende gezamenlijk vastgestelde kernwaarden vastgesteld van waaruit Stichting DeBinderBindt i.o. werkt: Verbinden Wij willen in sfeer en programmering bijdragen aan het verbinden van mensen door De Binder de te laten fungeren als de centrale plek voor ontmoeting van individuele burgers, verenigingen, organisaties, ondernemers en huurders. We dragen bij aan verbinding in Leersum door voortdurend naar buiten te treden, contact te maken, door samen te werken met inwoners, verenigingen, organisaties en ondernemers. Wij helpen bij het ontwikkelen van culturele, educatieve, sportieve en maatschappelijke activiteiten die betrokkenheid, samenwerking en wederzijdse verbondenheid stimuleren. Samen Samen staan we sterker en zijn we meer dan de som der delen. In goed werkende organisaties zoals de brandweer staat samen optrekken boven alles: als je dat niet doet ben je als los zand en krijgt het vuur kans om op te laaien. Daar waar samenwerking meerwaarde kan opleveren zullen we de samenwerking stimuleren.


Pagina 8

Inspireren Wij willen met De Binder een uitdagend aanbod creëren voor alle leeftijden. In dat aanbod willen we sociale, culturele, mentale, en fysieke ontwikkeling stimuleren. De programmering wordt gemaakt en geformuleerd in samenwerking met inwoners, verenigingen, organisaties, ondernemers en huurders waarbij via maatschappelijk ondernemerschap initiatieven van inwoners worden gefaciliteerd en gestimuleerd. Iedereen De Binder is er voor iedereen. Om dat te kunnen realiseren blijven we proactief in contact met onze doelgroepen, sluiten waar mogelijk aan bij hun belangstelling en spelen in op hun vragen. Laagdrempelig toegankelijk zijn voor iedereen is belangrijk in alles wat we doen. Wij zullen initiatieven steunen, inspireren en uitnodigen om deel te nemen aan ons aanbod, als aanbieder of als gebruiker. Vertrouwen Wij streven ernaar dat iedereen, van alle leeftijden, zich veilig en welkom voelt in De Binder. Daarin is het belangrijk dat bezoekers De Binder ervaren als zijnde ook ‘mijn’ Binder. Daarmee voelen steeds meer mensen zich verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van De Binder. De Binder is er voor èn door Leersum.


Pagina 9

3

Strategische thema’s

a.

Strategische thema’s voor De Binder

Gezien de doelen:  De Binder is voor, door en van Leersum: onze Binder  meer maatschappelijke opbrengst: verhoogd gebruik voor maatschappelijke doelen  meer (maatschappelijke) groepen gaan gebruik maken van De Binder  meer betrokkenheid bij De Binder vanuit de verschillende stakeholders  meer mogelijkheden voor vrijwilligerswerk  optimaal gebruik van de vierkante meters  een sluitende exploitatie waarin de exploitatiebijdrage van de gemeente op termijn wordt afgebouwd

De kansen  De Binder als sportaccommodatie met regionale uitstraling.  Ruimte voor nieuwe toetreders in de sport.  De groeiende groep senioren, met ruimte in tijd en behoeften.  Het bestaand draagvlak voor De Binder benutten, nieuwe mensen betrekken.  De potentie van de allure van het gebouw, de centrale ligging en bereikbaarheid inzetten.  Een aanbod ontwikkelen voor de sociaal zwakkeren in de Leersumse samenleving.  Een rol vervullen voor de doelgroep jongeren.  Een aanbod maken voor de doelgroep kinderen.  Aantrekkelijkheid verhogen voor de doelgroep import/forenzen.  Een groeiende groep ZZP’ers: werkplekken en ontmoeting faciliteren.  Potentie van de horeca in De Binder gebruiken om meer activiteiten naar De Binder te halen.  Gebruik maken van het momentum rondom de transities, Wmo en Participatie; passende activiteiten organiseren vanuit het nieuwe samenwerkingsverband tussen partners en verenigingen. En de bedreigingen  Demografische veranderingen zoals het afnemen van het aantal jongeren en algemene krimp van de bevolking, waardoor verenigingen en voorzieningen onder druk komen te staan.  Afhankelijkheid van politieke besluitvorming, wat een lange- termijnvisie kan verstoren.  Concurrentie vanuit voorzieningen in Leersum en vanuit de omliggende dorpen.  Onvoldoende synergie tussen de partners en verenigingen in en om De Binder.  Bestuurlijke discontinuïteit van de verenigingen, gebrek aan nieuwe bestuurders.  Gebrek aan coördinatie t.a.v. ambtelijke betrokkenheid.

Komen we uit op het volgende strategische thema: Doordat De Binder voor en door Leersum is, zal de betrokkenheid bij De Binder toenemen en daarmee de bereidheid van inwoners om gezamenlijk van De Binder een succes te maken door eigen projecten succesvol te laten verlopen, ondersteund door de eigen achterban.


Pagina 10

3.1 SWOT Sterk (intern)

Zwak (intern)

-

Het gebouw heeft allure

-

-

De combinatie van de theaterzaal, sportzaal, drie gymzalen, bibliotheek, Lounge, Harlekijn, sociaal Dorpsteam

Geen afspraken over output/prestaties en financiële verantwoording tussen de huidige exploitant en de gemeente

-

Aanbod sluit niet altijd aan bij de vraag als het gaat om sfeer, communicatie en openingstijden

-

Weinig tot geen communicatie over de programmering

-

Geen gezamenlijk programma

-

Onduidelijkheid over eigenaarschap bij kansen èn bij problemen

-

Onvoldoende synergie tussen het dorp, de partners en verenigingen in en om De Binder

-

In huidige structuur geen ruimte voor vrijwilligerswerk

-

Centrale ligging (in Nederland)

-

Leersum is dorp met actieve verenigingen en betrokken ondernemers.

Kans (extern) -

Nieuwe sporten en andere activiteiten aan bieden

-

Sporttoernooien

-

Samenwerking met lokale netwerken zoals verenigingen, organisaties, horeca, ondernemers, etc

-

Toename ZZP’ers, vraag naar werkplekken neemt toe

Bedreiging (extern) -

Minder publieke middelen

-

Terugloop ondernemers

-

Vergrijzing

-

Continuïteit Binder: door afname publieke middelen toenemende verschraling van maatschappelijke functie, aanbod en openingstijden

-

Concurrentie vanuit voorzieningen vanuit de omliggende dorpen

-

Vergrijzing, toename vraag naar ontmoetingsmomenten/activiteiten. -

Groot aanbod huurruimtes

-

Uitbreiding mogelijke doelgroepen, zoals sociaal zwakkeren in Leersum

-

Gebrek aan coördinatie t.a.v. ambtelijke betrokkenheid

-

Opvangen afname publieke middelen door langdurig duurzame exploitatie d.m.v. stichtingsstructuur

-

Verspreiding maatschappelijk/cultureel/educatief/ sportief aanbod over Leersum

-

Een stichting met een ANBI-status kan op onderdelen aanvragen doen bij fondsen


Pagina 11

3.2 Dienstverlening 3.2.1 Uitgangspunten en fundament voor het dienstverleningsconcept De Binder vanuit huidige en toekomstige gebruikers 

Alle doelgroepen zijn belangrijk, De Binder is voor iedereen.



De horeca van De Binder sluit zo goed mogelijk aan bij de openingstijden van het gebouw. De Binder is de huiskamer van Leersum, voor iedereen die spontaan binnen komt lopen. Het is er gezellig en er is plek voor iedereen.



De (horeca) functie is ondersteunend aan het dienstverleningsconcept, waarbij de prioriteit ligt bij het faciliteren van activiteiten van de belangrijkste partners en gebruikersgroepen. Reguliere activiteiten en die van verenigingen zullen in principe voorrang hebben, tenzij anders afgesproken.



Het prijsniveau van de horeca gaat uit van lage commerciële tarieven. Daarnaast zal koffie/thee voor een maatschappelijk tarief worden aangeboden aan de verenigingen en gebruikersgroepen, zodat dit voor iedereen betaalbaar is. Wat betreft de zaalverhuur zal er worden gedifferentieerd in een maatschappelijk en een zakelijk tarief.



Er is ruimte voor zakelijke activiteiten, waarbij er een balans wordt gezocht in maatschappelijke output en het generen van omzet uit zakelijke activiteiten.



Bij nieuwe activiteiten wordt waar mogelijk de verbinding gelegd met de lokale economie, bijvoorbeeld door lokale ondernemers en zzp’ers te betrekken.



De Stichting i.o. initieert, waar mogelijk in samenwerking met inwoners en partners, nieuwe activiteiten die passend zijn binnen de maatschappelijke doelen. De nieuwe Binder daagt zowel verenigingen als individuele burgers uit om de accommodatie te gaan gebruiken voor nieuwe activiteiten. De Binder wordt een springplank voor innovatie en participatie.

3.2.2 Regionale functie De Binder is een gebouw met allure. Ook biedt De Binder qua grootte en inrichting kansen om op sporten evenementengebied een regionale functie te vervullen. Vaste gebruikers zoals Vogelvereniging De Volière en de landelijke Bonsai Vereniging houden al jaren landelijke evenementen in De Binder. Zij geven daarin aan dat te willen voortzetten. Zodra het technisch voorzieningenniveau van de Binder op het gebied van licht, geluid, internet, etc, is gemoderniseerd, wordt De Binder ook aantrekkelijk voor het houden van kleine en middelgrote beurzen, en congressen van zakelijke klanten. 3.2.3 Dorpscentrum De Binder Ontmoeting versterkt de sociale samenhang in een gemeenschap. De Binder biedt mogelijkheden tot ontmoeting en zal deze op basis van onze visie nog veel verder ontwikkelen. De huidige activiteiten zoals de evenementen van de Oranjevereniging, het Bloemencorso Leersum, de Ladies Night Leersum, het oliebollentoernooi van vv HDS, en de Dorpsborrels van Leersum Live, etc, zijn een stevige basis die uitgebouwd kan worden in overleg met de verenigingen en andere locaties in Leersum. Daarbij gaan we van de mogelijkheden om elkaar aan te vullen.


Pagina 12

3.3.4 Sociaal- maatschappelijke functie Het Dorpsnetwerk Leersum is in samenwerking met het sociaal Dorpsteam bezig met de ontwikkeling van een inloophuis in De Binder. Het inloophuis is geopend elke maandag tot en met vrijdag van 10:00 uur tot 12:00 uur in De Binder. Het is een open ontmoetingsplek voor iedereen waar bezoekers behalve voor gezelligheid ook terecht kunnen voor vragen over hulp en bemiddeling, opvoeding van kinderen, invullen van formulieren, etc. 3.3.5 Sportcentrum De Binder Leersum heeft een sterk sporten verenigingsleven. De Binder is zeer geschikt voor sporttoernooien door de combinatie van drie sportzalen en een grote foyer met horecavoorziening. Profilering van De Binder als sportcentrum ligt dan ook voor de hand. Daarvoor zou de inrichting van de sportzaal verder uitgerust moeten worden met o.a. digitale scoreborden en wedstrijdklokken. In de foyer kan een beeldscherm geplaatst worden met de agenda, speelschema’s, beelden van de sportzaal, eventueel activiteiten in andere ruimtes en ruimte voor adverteerders. De inrichting van de foyer zal aangepast moeten worden aan de sportfunctie bijvoorbeeld door het creëren van zitplaatsen aan de zaalkant. Naast het bestaande aanbod is er in De Binder ruimte voor nieuw sportaanbod waarmee verschillende nieuwe doelgroepen uitgedaagd gaan worden te bewegen, waardoor er een gevarieerd aanbod is. Samenwerking zou hierin gezocht kunnen worden met de sportverenigingen in Leersum e.o., de medewerkers van Heuvelrug Sportief en Gezond, de JOGG-medewerker (Jongeren op Gezond Gewicht) en de Lounge(jongeren), de sportverenigingen en de drie Leersumse basisscholen (kinderen), organisaties voor ouderen, etc. om goed aan te sluiten bij het bestaande aanbod. 3.3.6 Cultuurcentrum De Binder De rolverdeling tussen overheid en burger is veranderd en zal verder veranderen. Stichting DeBinderBindt i.o. wil mee kunnen bewegen met de ontwikkelingen en initiatieven die er lokaal zijn. Het cultureel beleid zal erop gericht zijn om inwoners in staat te stellen om mee te doen, de eigen kracht te ontwikkelen d.m.v. cultureel ondernemerschap, vrijwilligerswerk en zelfontplooiing. De Stichting i.o. faciliteert samenwerking op deze vlakken. In Leersum zien we een grote diversiteit aan actieve verenigingen en nieuwe burgerinitiatieven als Leersum Live en Dorpssoep Leersum die draaien op eigen kracht. De Binder wordt een locatie waarin initiatiefnemers welkom zijn, waar er met ze wordt meegedacht. De Binder gaat fungeren als verbinder, laagdrempelig en zichtbaar, die vragen van inwoners verbindt met het aanbod en/of zelf aanbod ontwikkelt. 3.3.7 Kruisbestuiving Het budget voor culturele programmering is de afgelopen jaren gehalveerd: het culturele aanbod is merkbaar afgenomen. Dat is vooral nadelig voor ouderen en minder mobiele mensen, die door fysieke beperkingen niet regionaal kunnen reizen om een voorstelling te bezoeken. In samenwerking met lokale partijen wordt gezocht naar kruisbestuiving waardoor een programmering voor verschillende doelgroepen meer continuïteit kan krijgen. De Binder wordt een overwegend vraag gestuurde organisatie en die programmeert vanuit de

behoefte uit de samenleving. Lokale verenigingen als Darthuizer Toneel, Larsheim Bridge, Vogelvereniging De Volièreen het Bloemencorso Leersum, laten een paar keer per jaar zien hoe de theaterzaal een bruisende maatschappelijke/culturele functie kan hebben. In de Binder zal een brede programmering komen waarin ook samenwerking gezocht wordt met nieuwe partijen. De programmering voor De Binder zal worden samengesteld door de programmacommissie. Binnen de programmacommissie is samenwerking met Leersumse verenigingen, ‘bewoners’ en gebruikers van De Binder, organisaties en andere locaties in Leersum het uitgangspunt.


Pagina 13

3.3.8 Scholen Samenwerking met de scholen biedt kansen. Het streven om gezonde keuzes weer normaal te maken en de omgeving voor kinderen en jongeren daarop in te richten is belangrijk in een sport- cultuur- en dorpscentrum als De Binder. De sportzalen staan overdag vaak leeg, hier liggen mogelijkheden.

Verder hebben de scholen niet de vierkante meters voor grote voorstellingen, die zouden bij voorkeur in De Binder plaats moeten vinden waarmee ze ook toegankelijk worden voor een groter publiek. Zo kunnen leerlingen van groep acht van O.B.S. de Meander voor hun eindvoorstelling maar een paar mensen uitnodigen wegens de ruimte in de school waar de voorstelling gehouden wordt. 3.3.9 Educatie en talentontwikkeling Ontplooiing van talenten is een belangrijk doel van het Stichting DeBinderBindt i.o. Inwoners van Leersum moeten in hun eigen dorp mogelijkheden hebben om zich te ontwikkelen. Dat is goed voor talentontwikkeling en als inwoners samen dingen gaan doen dan legt dit verbindingen en bevordert participatie. Sinds het ter ziele gaan van Muzemiks is er in Leersum niet lager een plek waar mensen terecht kunnen voor educatief cursusaanbod. Zo’n plek wordt sindsdien echt gemist door de Leersumers. Men kan elkaar op dit moment niet meer vinden terwijl er genoeg talent in Leersum aanwezig is. De Binder kan hierin een makelaarsrol op zich nemen en vraag en aanbod bij elkaar brengen.

3.3.10 Horeca De horeca van De Binder zal het kloppende hart zijn van De Binder. Hier vindt ontmoeting en bedrijvigheid plaats. De mensen die er dagelijks werken geven gezicht aan het gebouw. De horeca zal gerund worden op basis van maatschappelijk ondernemerschap. Horeca is het bindmiddel voor de ontmoetingen om het maatschappelijke effect te bereiken en moet bij voorbaat niet worden gezien als “de kip met de gouden eieren” die een exploitatie moet gaan dragen. De invulling van de horeca draagt in belangrijke mate bij aan het inverdienmodel. Het concept voor de horeca moet voldoen aan duurzaamheid en continuïteit; er moet een goede balans ontstaan waar aan de ene kant sociaal en maatschappelijke outcome wordt gerealiseerd, en aan de andere kant geld wordt inverdiend om dit mogelijk te maken.

3.3.11 Hal/receptie Er is geen vaste receptiebalie in de hal van de Binder. De receptiefunctie wordt uitgevoerd door de (horeca)medewerkers. Zij zijn te herkennen aan bedrijfskleding en zijn het eerste aanspreekpunt voor net gearriveerde bezoekers. Bij binnenkomst zijn medewerkers zichtbaar (zicht op de bar), zodat bezoekers niet verdwalen. In de hal bij binnenkomst komt een grote informatiewand, waarop wordt aangegeven waar clubs en verenigingen naartoe moeten binnen het gebouw. Ook zal er programma-informatie aanwezig zijn. 3.3.12 De functies van de Horeca Voor de invulling van de horeca in De Binder dient rekening gehouden te worden met de verschillende functies: - open horecafunctie voor iedereen - ondersteunende functie voor sportactiviteiten - ondersteunende functie voor verenigingsactiviteiten - ondersteunende functie voor maatschappelijke, culturele en andere activiteiten in De Binder - ondersteunende functie voor regionale en niet direct dorpsgebonden activiteiten in De Binder Alle activiteiten worden waar mogelijk ondersteund door de horeca. Meer activiteiten betekent ook meer horecaomzet. Hierop kun je op sturen. De horeca verzorgt de drankjes voor en na de wedstrijden, trainingen, CONCEPT Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

Pagina 14

de koffie voor de verenigingen,de drankjes bij de bridge etc. De horeca verzorgt de pauzedrankjes tijdens voorstellingen, de ondersteuning met lunches of theaterdiners, de artiestenverzorging, de koffie voor de verenigingen en de gehele catering tijdens de uitvoeringen van de verenigingen. Deze horeca heeft een aantal kenmerken en aandachtspunten: 

Het gaat soms om grote aantallen in kort tijdsbestek en de horeca moet daarop ingericht zijn



Het is vaak leveren van maatwerk waarin ook maatschappelijke tarieven worden gehanteerd



De horeca voor de verenigingen zal waar mogelijk in samenwerking met vrijwilligers van die verenigingen uitgevoerd worden

Dagzaak en ontmoetingsfunctie De functie als laagdrempelige huiskamer met als doel ontmoeting. De kenmerken van deze horeca zijn:



-

Zoveel mogelijk bezetting op momenten dat De Binder open is

-

Koppeling met toerisme en recreatie

-

Leestafel

-

Assortiment aansluiten bij de (sport)cultuur: eenvoudige maar sfeervolle lunches, gezonde snacks, smoothies, etc.

De ondersteunende functie van niet direct dorpsgerichte activiteiten

De Binder leent zich goed voor het houden van vergaderingen, beurzen en evenementen. Deze functie wordt alleen toegepast op de momenten dat het de maatschappelijke functies niet belemmerd. Kenmerken zijn: -

Goed te plannen en voor te bereiden

-

Hoge uitgifte capaciteit vereist

-

Samenwerking mogelijk met plaatselijke horeca/cateraar

3.3.13 Sfeer en inrichting Gegeven de verschillende functionaliteiten zou de inrichting er als volg uit kunnen zien: De horeca in De Binder is de verbindende factor in het gebouw. Horecamedewerkers zijn proactieve gastheren en -vrouwen die op de hoogte zijn van alle activiteiten van die dag en die weten wie er in het gebouw zijn. Dat vraagt om een toegankelijke, laagdrempelige ruimte die als hoofdfunctie ontmoeting heeft. Het horecagebied moet maximaal gebruik kunnen maken van de bezoekersstroom, m.a.w. bezoekers moeten geprikkeld worden om de horeca te bezoeken. De toegankelijkheid uit zich in de gemoedelijke, huiskamerstijl van bijvoorbeeld een Grand Café met voldoende uitstraling zodat iedereen van alle leeftijden zich er ook thuis gaan voelen. Aankleding door gezellige hoekjes met loungebanken, eetstoelen in een warm decoratief interieur.


Pagina 15

De ruimte tussen de ingang van het gebouw en de plaats van de horeca moet zodanig ingericht worden dat het transformeert, van een niet uitnodigend zwart gat zoals dit nu door vele Leersumers ervaren wordt, naar een aantrekkelijke tussenruimte. Het plein voor De Binder moet goed verlicht, schoon en goed onderhouden zijn. Op termijn worden en bankjes geplaatst zodat ook daar de mogelijkheid tot ontmoeting gestimuleerd word. 3.3.14 Praktijk en inrichting 

Vitrine voor uitgifte broodjes/muffins etc.



Functioneel meubilair, ook geschikt voor groepen en dus stapelbaar, je moet snel tafeltjes aan elkaar kunnen zetten.



Speelhoek voor de kinderen



Lounge- werkhoek voor jongvolwassenen



Leestafel



Werkhoek voor zzp’ers



De keuken moet ook geschikt zijn om catering te koppelen voor commerciële functie



Voldoen aan alle HACCP eisen



Geen ruimte voor gokautomaten, noch snoepautomaten! Prop gezonde dingen in bestaande apparaten

3.3.15 Assortiment Gegeven de verschillende functionaliteiten zou het assortiment het volgende kunnen zijn: Eenvoudige broodjes, muffins e.d. En voor de ondersteunende functie t.a.v. de vele sportactiviteiten snacks waaronder borrelgarnituur, en daarnaast gezonder aanbod Drankenassortiment: aantrekkelijk geserveerde verschillende soorten koffie en thee, verse sappen, warme chocolade, getapt (speciaal)bier, wijn, spiritualiën en frisdrank (combinatie van kleine flesjes en grote flessen of postmix voor evenementen).


Pagina 16

Het streven van De Binder i.o. is om een gezonder en gevarieerder assortiment aan te gaan bieden, dat aansluit bij het gemeentelijk beleid ten aan zien van het meer laten bewegen van specifieke doelgroepen zoals kleuters en ouderen. De winst van het bewegen moet na afloop niet teniet gedaan worden door een beperkt en ongezond aanbod zoals dat nu het geval is.

3.3.16 Online Via de website van De Binder zal iedereen kunnen gaan zien wat de programmering is van De Binder. Daarnaast zal de website de mogelijkheid bieden online ruimtes te reserveren en evenementen toe te voegen aan de agenda. Linken met websites van Leersumse verenigingen, organisaties etc, zijn hier te vinden.

3.3.17 Vergaderzalen Er is behoefte aan vergaderruimte in Leersum bij verschillende clubs die geen eigen ruimte hebben. De niet gesubsidieerde clubs hebben vaak geen budget voor vergaderruimte. Als de foyer elke dag open is en er goede zithoeken zijn gecreëerd dan kunnen zij ook in de foyer vergaderen. Met de vergaderzalen kan middels verhoogde serviceverlening gekeken kunnen worden of deze ruimten aantrekkelijker kunnen worden voor partijen met zakelijke budgetten.

3.3.18 Financiering verbeterde dienstverlening Voor de benodigde verbetering van sfeer, inrichting, informatievoorziening en de on- en offline ontmoetingsfunctie van de Binder is in de exploitatie een voorziening opgenomen van 80.000 euro opgenomen.


Pagina 17

4 Organisatie Stichting DeBinderBindt wordt bestuurlijk ingericht volgens de Cultural Governance code. Een goed bestuur, adequaat toezicht en transparantie zijn belangrijk voor het maatschappelijk verantwoord functioneren van De Binder. De Code Cultural Governance geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur van en door stichtingen als DeBinderBindt en richtlijnen voor toezicht daarop. Toepassing ervan zorgt voor onderscheid tussen taken en bevoegdheden van directie en bestuur. Naast de bestuurders en toezichthouders die baat hebben bij Code Cultural Governance, hebben ook betrokkenen als de gemeente, fondsen en sponsors er profijt bij: een goed functionerend bestuur of raad van toezicht draagt bij aan betere resultaten. Zie voor meer informatie over de Cultural Governance Code: http://www.governancecodecultuur.nl/over-decode

4.1 Organogram De Binder

Bestuur Zakelijk leider

Participantenoverleg TechnischB beheer/ facilitair/ho reca

Verhuur

Eerste medewerker

Taak bij beheerder

Horeca

Communicatie Sponsoring

Programma commissie

Medewerkers horeca

Commissie van vrijwilligers

Commissie van vrijwilligers

Rolverdeling bestuur/ personeel / stakeholders 4.2 Rollen en verantwoordelijkheden stakeholders Gemeente:  De gemeente is eigenaar van het gebouw (grond en opstal) en verhuurt het gebouw aan Stichting DeBinderBindt i.o.  De gemeente en Stichting DeBinderBindt i.o. hebben een exploitatieovereenkomst met uitvoeringsovereenkomst waarin prestaties zijn opgenomen en gemeentelijke bijdrage daaraan. Deze wordt met het nieuwe bestuur vastgesteld. CONCEPT Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

Pagina 18



De gemeente monitort de prestaties. Door periodieke overleggen met het bestuur, de zakelijk leider (in dienst van Stichting DeBinderBindt i.o.), worden de gemaakte afspraken geborgd.

Bestuur Stichting DeBinderBindt i.o.:  Het bestuur heeft competent personeel in dienst voor de uitvoering van operationele taken aangestuurd door een zakelijk leider.  Het bestuur is eindverantwoordelijk het voor beheer, de exploitatie en de organisatie van het gebruik van het De Binder door de aangesloten huurders en gebruiksgroepen.  Het bestuur draagt zorg voor de regelgeving van de rechtspersoon door het vaststellen van haar statuten en een huishoudelijk reglement.  Het bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het inhoudelijk en strategisch beleid en de daaruit voortvloeiende realisatie van de doelstellingen van De Binder.  Het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van De Binder, van haar gebruikers en haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de behoeften en wensen van belanghebbenden en andere bij De Binder af. Het bestuur staat per definitie boven de partijen.  Het bestuur overlegt met de gemeente bij het aangaan van langjarige contracten.  De stichting sluit t.b.v. de bestuursleden een 100 % dekkende verzekering voor bestuursaansprakelijkheid af. 4.3 Competenties bestuur Bij het formeren van een stichtingsbestuur is een gedeelde passie voor de doelstellingen van de stichting uitgangspunt. Het te vormen bestuur bestaat uit personen die naast de gebruikelijke competenties ook de gebruikersbelangen behartigt: sport, cultuur en evenementen, zorg en welzijn, horeca en ondernemers. De bestuurder heeft: - een band met Leersum en een relevant netwerk - heeft een passie voor het doel wat de stichting nastreeft - heeft een goede naam en goede referenties - beschikt over de nodige bestuurlijke vaardigheden en ervaring - kan goed samenwerken in teamverband - is in staat afstand te houden tot operationele zaken - kan kritiek ontvangen en geven - kan verantwoording afleggen - aantoonbare competenties op het gebied van de verschillende bestuurstaken zoals financiën, juridische zaken, horeca, ondernemerschap, communicatie/marketing.

4.4 Participantenoverleg In een regelmatig participantenoverleg wordt de verbinding geborgd tussen bestuur, bewoners, gebruikers, vrijwilligers en personeel. Omdat de verschillende gebruikersgroepen een andere functie en vraag hebben lopen er naast het centrale participantenoverleg drie parallelle lijnen: A. Huurdersoverleg, de vaste huurders van De Binder, zij komen minstens 2 X per jaar bij elkaar om ‘bewonerszaken’, te bespreken. Zij vormen de basis van de exploitatie van De Binder. Daar is de zakelijk leider


Pagina 19

(en iemand van het bestuur )aanwezig. Er wordt een verslag gemaakt, dit wordt teruggekoppeld aan het bestuur. B. Gebruikersoverleg, minstens twee keer per jaar. Zijn zij tevreden over openingstijden, horeca, serviceniveau, schoonmaak, afstemmen programmering, etc. Er wordt een verslag gemaakt, dit wordt teruggekoppeld aan het bestuur. C. Binder Breed overleg, een gezamenlijk programma met alle huurders, gebruikers en inwoners van Leersum. Alle groepen kunnen zich presenteren, bestuursleden en de dorpswethouder houden een spreekuur op deze dag.

4.5 Programmacommissie De programmacommissie bestaat uit vrijwilligers met vertegenwoordigers van verenigingen en vertegenwoordigers van de ‘bewoners’ van De Binder, aangestuurd door de zakelijk leider. De programmaraad: Heeft als opdracht de inhoudelijke ambities van Stichting DeBinderBindt i.o. te vertalen naar activiteiten en samenwerkingsverbanden. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de zakelijk leider. Is verantwoordelijk voor de jaarprogrammering en gezamenlijke activiteiten. Coördineert of delegeert de uitvoering van het jaarprogramma. Stemt af met verenigingen en houdt informeel de vinger aan de pols van de Leersumse gemeenschap wat betreft behoeften en ideeën voor nieuwe activiteiten die daar leven. Houdt periodiek overleg met de zakelijk leider over de jaarprogrammering en betrokken budgetten.

4.6 Communicatie en sponsoringcommissie Deze commissie van vrijwilligers geselecteerd op competentie, ze wordt ondersteund en aangestuurd door de zakelijk leider.


Pagina 20

5 Beheerplan 5.1 Personele invulling van de organisatie In het personele model gaan we uit van beroepskrachten die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse uitvoering. Inwoners van Leersum wordt gevraagd mede richting, inhoud en uitvoering te geven aan de programmering van De Binder. Management Zakelijk leider: Beroepskracht               

De zakelijk leider: is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en de continuïteit van de bedrijfsvoering waarbij de kaders o.a. zijn de vastgestelde begroting en het reglement, beheert alle interne processen, maakt de roosters, stuurt de vrijwilligers aan ontwikkelt en onderhoudt de voor De Binder de juiste communicatierelaties en netwerken is verantwoordelijk voor het aansturen, aannemen en ontslaan van personeel en vrijwilligers is aanjager van overleggen met de programmaraad, huurders, gebruikers en andere entiteiten rond De Binder is verantwoordelijk voor uitvoering van de horeca stelt het productaanbod samen doet de inkopen en beheert de voorraad voert de boekhouding, debiteuren, crediteuren, kas, bank, facturatie, beheert het reserveringsysteem richt de horeca kassa in en voert de eindcontrole uit beheert de onderhoudscontracten stemt het gebruik van de accommodatie af met de verenigingen en andere gebruikers stemt het horecagebruik af met gebruikers/verenigingen is verantwoordelijk voor de communicatie intern, maar ook voor actieve communicatie richting dorp en omgeving waarin de nieuwe visie en de nieuwe mogelijkheden onder de aandacht worden gebracht in dorp en regio. Naast een altijd actuele website zal op regelmatige basis contact worden gezocht met de regionale media om aandacht voor evenementen/mogelijkheden in de nieuwe Binder te genereren

Beheer horeca/technisch/facilitair Eerste medewerker: beroepskracht.    



voert taken in de horeca uit draait mee in de bezetting van de horeca, houdt de ruimten schoon, de medewerker beheer voert uit of regelt de beheertaken van het gebouw, onderhoudsplanning, schoonmaak, afval, beveiliging, ict, telefonie, opening en sleutelbeheer is verantwoordelijk voor de techniek van het programmascherm, ondersteunt of is eindverantwoordelijk voor de techniek (licht, geluid, schermen, beamers, etc.) bij voorstellingen en verhuur aan commerciële partijen voert kleine reparaties zelf uit, richt de zalen in en beheert de inventaris

Medewerkers horeca/gastheren en -vrouwen. De horecamedewerkers vervullen een belangrijke rol het creëren van sfeer in De Binder. Zij hebben als taak de horeca als gastheer/gastvrouw uit te voeren. Ze heten de gasten welkom vanuit een proactieve houding.


Pagina 21

De horecamedewerker voert lichte keukenwerkzaamheden uit en houden de bar en aanverwante ruimten schoon. 5.2 Vrijwilligers Vrijwilligerswerk in De Binder komt ten goede komt aan alle gebruikers en bezoekers en daarmee aan het dorp Leersum. Het uitgangspunt bij de werving van vrijwilligers is dat ook inwoners die nog niet actief betrokken zijn bij een vereniging en/of organisatie actief benaderd worden. Dit komt ook voort uit de inbreng van verenigingen bij de dorpsbrede bijeenkomsten van DeBinderBindt, ongeveer de helft geeft aan moeite te hebben met het vinden van vrijwilligers. Met dit probleem bieden zich ook kansen aan: De Binder zou op termijn toe kunnen groeien naar het faciliteren van de afzonderlijke administratieve werkzaamheden. Ook zou de stichting ondersteuning kunnen bieden in het werven van vrijwilligers en zou er een poule kunnen komen van vrijwilligers die kortdurende werkzaamheden willen verrichten die de gebruikers van De Binder ten goede komt, zoals vrijwilligers voor clubtoernooien. Dat sluit aan bij de landelijke trend: de vrijwilliger anno 2016 is bereid tot kortdurende klussen, liefst aansluitend bij zijn/haar competenties. Vrijwilligers worden gezien en behandelt als partner in het tot stand brengen van het gezamenlijk belang: een dorps-, sport- cultuur- en vooral ontmoetingshuis voor Leersum. Alle partners worden proactief uitgenodigd om richting en inhoud te geven aan de programmering van De Binder, het nemen van initiatief en verantwoordelijkheid. Er wordt aan vrijwilligers mogelijkheden geboden zich te ontwikkelen in vaardigheden en verantwoordelijkheden. Daarnaast wordt vrijwilligers de benodigde opleidingsmogelijkheden aangeboden om te voldoen aan de wettelijke eisen van b.v. BHV. De zakelijk leider is verantwoordelijk voor het faciliteren van de vrijwilligers. 5.3 Stageplekken en de wet arbeidsparticipatie Stageplekken, zoals maatschappelijke stages, gekoppeld aan lokale onderwijsinstellingen zoals het SGM en het Revius bieden kansen om de verbinding te maken met de scholen en jongeren uit de regio. Ook zullen de mogelijkheden tot jaarstages, bijvoorbeeld op het gebied van programmering en horeca, in samenwerking met regionale MBO- en HBO’s onderzocht worden. In samenwerking met de gemeente wordt gekeken waar de mogelijkheden liggen t.a.v. de wet arbeidsparticipatie. 5.4 Onderhoud De stichting i.o. wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van het klein onderhoud aan het gebouw en het plein voor De Binder waarin de uitstraling van De Binder gezien wordt als visitekaartje van een gedreven organisatie. Het groot onderhoud blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente. 5.4.1 Energiebesparingskansen Exploitatie van De Binder door de Stichting i.o. is gebaseerd op duurzame uitgangspunten. Ook de duurzaamheid van het gebouw is daarin belangrijk. Het bestuur krijgt de opdracht mee hier werk van te maken. De omgevingsdienst regio Utrecht heeft de energiebesparingskansen in kaart gebracht (Rapport ODRU 5 maart 2015). Daaruit komt naar voren dat door verschillende maatregelen substantieel energie bespaard kan worden. Kleine duurzaamheidsmaatregelen die direct ten goede komen aan de verbruikskosten worden genomen. De grotere maatregelen, zoals bijvoorbeeld het aanbrengen van zonnepanelen is aan de verhuurder van het gebouw.


Pagina 22

5.5 Verhuur ruimten Het opstellen en beheren van een roosterplanning voor het verhuren van ruimten is een primaire verantwoording van de zakelijk leider. Er wordt een digitaal/online reserveringssysteem in gebruik genomen, waarmee verschillende partijen het rooster kunnen beheren. Het reserveringssysteem dient mogelijk te worden gekoppeld aan de facturatie en de boekhouding. Er is via internet inzicht in de bezetting van De Binder en het is voor iedereen mogelijk om via internet een ruimte te reserveren. Het stichtingsbestuur stelt de huurtarieven vast en bepaalt welke richtlijnen worden gehanteerd voor verhuur van ruimtes aan verenigingen en organisaties. Het bestuur is in beginsel verantwoordelijk voor de financiële positie van de stichting, waarbij maatschappelijke tarieven kunnen worden gehanteerd. Naast een maatschappelijk huurtarief, hanteert de stichting ook een commercieel huurtarief. De huurtarieven voor verenigingen worden gelijk getrokken en blijven zoveel mogelijk aan de huidige tarieven. Het stichtingsbestuur komt overeen wie verantwoordelijk is voor de verhuur, welke ruimten voor verhuur beschikbaar zijn en welke richtlijnen worden gehanteerd ten opzichte van verhuur aan externe partijen. De stichting i.o. stelt de huurtarieven vast voor vaste gebruikers en voor incidentele verhuur van multifunctionele ruimten. De servicekosten die dienen te worden doorberekend aan zowel vaste als incidentele huurders, worden vaak naar evenredigheid verrekend op basis van m2 en de periode van verbruik. In de huurtarieven voor incidentele verhuur zijn de servicekosten opgenomen en worden dus niet apart doorberekend zoals bij vaste huurders wel het geval is. De verhuur wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd (met online reservering), het systeem wordt beheerd door de zakelijk leider. 5.6 Verhuur ‘bewoners’ Binder De contracten met de vaste huurders van De Binder: Welnuh (en onderhuurder BSO), Bibliotheek Z-O-U-T (en onderhuurders RT in de Roos, Taragh en het Sociaal Dorpsteam) en de Harlekijn, worden in overleg met de gemeente vastgesteld. De huur die Stichting i.o. betaald aan de gemeente komt overeen met de huren die zij ontvangt van deze gebruikers. Waarin een deel bestemd is voor het financieren van de administratie en klein onderhoud. Met de vaste huurders wordt afgestemd hoe de beschikbare vierkante meters binnen De Binder zoveel als mogelijk voor multifunctioneel gebruik ingezet kunnen worden.

Rooster van de vereniging en Verhuur vaste gebruikers

Overeenkomst

Verhuur vrije ruimte

Bevestiging met afspraken

Huur contract


Gebruik

Financiële afwikkeling

Pagina 23

5.7 Bewaking/veiligheid Het huidige beleid wordt voortgezet, onderzocht wordt of aanvulling hierin nodig is. Het plaatsen van camera’s en extra verlichting kan hierin een instrument zijn. Alle beroepskrachten worden opgeleid tot bedrijfshulpverlener, de zakelijk leider zal hierover de leiding krijgen. Er is een calamiteitenplan waarin vluchtroutes en veiligheid volgens de norm zijn opgetekend. Het gebouw is beveiligd met inbraakalarm en brandalarm en de alarmopvolging zal worden uitbesteed aan een beveiligingsbedrijf. 5.8 Schoonmaak De zakelijk leider maakt een schoonmaakplan waarin staat welke werkzaamheden behoren tot de schoonmaak en waar en hoe frequent deze worden uitgevoerd. Ervaring leert dat afspraken gemaakt kunnen worden o.a. over:    

Horecapersoneel heeft de dagelijkse taak om de kleine vervuiling bij te houden in het gebouw (toiletten, toiletpapier etc). Eigen personeel/schoonmaakbedrijf wordt ingezet voor: de hal, de foyer, andere publieke ruimten, de natte groepen zoals de douches en toiletten, de ruimten van de vaste huurders. De raambewassing wordt frequent uitgevoerd door het schoonmaakbedrijf of specialist Schoonhouden van bestrating en de opgangen aan de buitenkant kunnen worden gedaan door het schoonmaakpersoneel.

Zakelijk leider

Schoonmaakplan

schoonmaa kbedrijf

Horeca

Eerste medewerker

Vrijwilligers

5.9 Informatievoorziening Er wordt een narrowcasting systeem geïmplementeerd, met schermen door het gebouw heen waarop alle belangrijke informatie van die dag zichtbaar is. Het narrowcasting systeem geeft daarnaast ook ruimte om te adverteren en andere activiteiten aan te kondigen. Daarnaast zal één wand in het middengebied worden gebruikt om alle mogelijke informatie voor de verenigingen weer te geven. Snel draadloos internet is beschikbaar door het hele gebouw. 5.10 Administratie Processen en geldstromen worden zoveel mogelijk geadministreerd binnen De Binder. Er is sprake van twee administraties: horeca en verhuur/beheer. Het personeel van de horeca is een belangrijke schakel in het CONCEPT Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o.

Pagina 24

voeren van de administratie en wordt hierin aangestuurd door de zakelijk leider. Binnen de horeca administratie wordt er omzetscheiding toegepast, door verschillende productgroepen apart te registreren. Zo is inzichtelijk wat de omzet is op bier, koffie/thee of food. De zakelijk leider is in staat om vanuit de administratie kwartaaloverzichten en managementrapportages te genereren voor het bestuur, zodat er volledige transparantie is in de exploitatie en op de cijfers kan worden gestuurd. Controle vindt plaats door een onafhankelijke accountant.


Pagina 25

6 Exploitatiebegroting Zie bijlage Exploitatiebegroting

6.1 Toelichting op de exploitatiebegroting Zie bijlage Toelichting op de exploitatiebegroting 7 Aanbevelingen Zie bijlage Aanbevelingen


Pagina 26

Exploitatieplan Stichting DeBinderBindt i.o

Recommend Documents