Exit DOM’80. Enter SEPA DIRECT DEBIT: migratie van de Belgische domiciliëring. In het kader van de invoering van SEPA (Single Euro Payments Area of gemeenschappelijk eurobetalingsgebied), werd naast de Europese overschrijving en de betaling met kaart ook de SEPA Direct Debit (of Europese domiciliëring) ontwikkeld. Migratie van alle nationale domiciliëringssystemen naar SEPA Direct Debit dient te hebben plaats gevonden vóór 1 februari 2014. Ter voorbereiding van deze migratie, kan u hieronder een beknopte procedure terugvinden1.
Beheer van de mandaten Algemeen Domiciliëring is de betalingsdienst voor het debiteren van de betaalrekening van een betaler, waarbij een betalingstransactie wordt geïnitieerd door de begunstigde op basis van een door de betaler verstrekte instemming. Dit komt neer op een mandaat, waarbij de bank instaat voor het beheer ervan. Vanaf 1 februari 2014 staat niet meer de bank, maar uzelf als ondernemer in, voor het beheer van uw mandaten. Het mandaat houdt in dat er een akkoord bestaat tussen klant (schuldenaar) en leverancier (schuldeiser) over de betaling per (Europese) domiciliëring. We kunnen een aantal stappen onderscheiden.
Overschakeling van DOM’80 naar Europese domiciliëring in Core In Core, die van toepassing is in niet B2B relaties, heeft men willen vermijden dat voor lopende domiciliëringen, nieuwe mandaten moeten worden opgemaakt. Er werd een omschakelingsplan uitgevoerd, welk er schematisch als volgt uitziet: -
-
-
1
De schuldeiser gaat een contract aan met zijn bank inzake het beheer van de domiciliëringen waarna deze een identificatienummer toegekend krijgt (zie verder); Van alle actieve DOM’80-schuldenaars krijg de schuldeiser van zijn bank het IBANnummer en de BIC-code. Is de schuldeiser cliënt bij verscheidene banken, dan kiest hij zelf één bank uit, die dan de gegevens van zijn schuldenaars zal doorsturen; De schuldeiser kent zelf een uniek mandaatnummer toe; De schuldeiser informeert de schuldenaar dat hij is overgeschakeld naar de Europese domiciliëring. Het is best om de schuldenaar te informeren dat hij hierbij niets hoeft te doen; De schuldeiser deelt bij de eerste invordering zowel het (nieuw) mandaatnummer als het oude DOM’80 nummer (en schuldeiseridentificatie) mee. De bank van de schuldenaar houdt deze link bij;
Bron: FEBELFIN, “De Europese domiciliëring SEPA. Deze tekst is gebaseerd op hoger vermelde bron. Ondanks dit document werd opgesteld met de grootste zorg om de juistheid ervan te garanderen, kan BDO noch de auteurs op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor verlies of schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie in dit document.
-
Wijzigingen aan oude mandaten en nieuwe mandaten worden volgens SEPA uitgevoerd (beheer door de schuldeiser en niet meer door de bank).
De in SEPA geïmigreerde domiciliëringsberichten (mandaten) zijn uitsluitend ‘Core’ mandaten. Voor B2B dienen nieuwe mandaten te worden opgemaakt. In het B2B-schema moet de schuldenaar zijn bank op de hoogte stellen van het bestaan van een mandaat voordat er een inning kan plaats hebben. Op deze wijze werd het ondertekend mandaat ook expliciet bevestigd. Ook wijzigingen aan het B2B mandaat dient de schuldenaar aan zijn bank mee te delen.
Contract met de bank van de schuldeiser De schuldeiser sluit een overeenkomst met zijn bank inzake de Europese domiciliëring. Als schuldeiser dient u zich hiervoor te wenden bij uw bank waarbij u een SEPAschuldeiseridentificatienummer zal toegekend worden. Hiervoor kan het ondernemingsnummer aangewend worden, maar men kan ook aan zijn bank een ander nummer vragen. Wijzigingen aan de identificatiegegevens (zoals naam, maatschappelijke zetel), dient de schuldeiser ook mee te delen aan zijn bank.
Totstandkoming van het mandaat Hoewel het mandaat naar lay-out eigenlijk vrij is, zijn volgende gegevens verplicht op te nemen op de voorzijde: -
Het woord “SEPA”; ‘Europese domiciliëring’ of ‘Europese domiciliëring B2B’; Één mandaatreferte (bepaald door de schuldeiser); Naam en volledig adres (+ land) van de schuldenaar; Naam en volledig adres (+ land) van de schuldeiser; Schuldeiseridentificatie; IBAN en BIC van de schuldenaar; Reden van het onderliggende contract en beschrijving; Type betaling (eenmalig of terugkerend); Datum en plaats van de ondertekening; Handtekening van de rekeninghouder (schuldenaar).
Optioneel kan nog de identificatie vermeld worden van de uiteindelijke schuldenaar (wanneer de rekeninghouder een betaling doet voor een derde schuldenaar) of uiteindelijke schuldeiser (wanneer de schuldeiser een betaling invordert namens een uiteindelijke schuldeiser). Modelmandaten vindt u bij de Nationale Bank van België (www.nbb.be > ondernemingen > betalingssystemen > betalingsstandaarden > domiciliëringsmandaten). Zoals al aangegeven in de verplichte vermeldingen, zal in tegenstelling tot de oude nationale DOM’80 domiciliëring, de domiciliëringsopdracht niet enkel herhaaldelijk kunnen zijn (terugkerende domiciliëring), maar ook eenmalig (één debitering). Die keuze wordt op het mandaatformulier duidelijk aangegeven.
Gelet op het feit dat de schuldeiser de mandaten zelf beheert, staat hij ook in voor de bewaring ervan. Het papieren mandaat wordt bewaard volgens de wettelijke termijnen die van toepassing zijn in het land van de schuldenaar. Praktisch verzendt de leverancier een mandaatformulier naar zijn klant. Gaat de klant akkoord met het mandaat, dan stuurt hij het formulier ingevuld en ondertekend terug naar zijn leverancier. Wenst de schuldenaar zijn mandaat te beëindigen, dan dient hij dit ook uitdrukkelijk mee te delen aan zijn leverancier.
Pre-notification (aankondiging) Nu de klant, door het tot stand komen van het mandaat, juridisch de toestemming heeft gegeven tot betaling per domiciliëring, kan de leverancier overgaan tot het aanbieden van de invordering. De schuldeiser stuurt voor iedere invordering een aankondiging aan zijn klant met vermelding van de datum van debitering en het te debiteren bedrag, tenminste 14 kalenderdagen vóór debitering van de factuur. Deze aankondiging is vormvrij en deze kan samen met de factuur worden verzonden, of via afzonderlijk document. Schuldeiser en schuldenaar kunnen ook anders overeenkomen voor de verzendingstermijn van de aankondiging. Wanneer het bedrag en de data van debitering gedurende 1 jaar gekend zijn, kan de schuldeiser zelfs een jaarlijkse aankondiging versturen.
Toezenden van de invorderingen naar de bank De schuldeiser stuurt nadien de invorderingen en de informatie over de mandaten naar zijn bank in XML-layout. Net zoals de invorderingen, worden aanvragen tot annulering (zie verder) en rechtzettingen, in XML formaat toegestuurd. Het verder verloop van het stappenplan kan als volgt geschetst worden: -
De schuldeiser stuurt de invorderingen met de informatie over de mandaten naar zijn bank; De bank van de schuldeiser stuurt de invorderingen en de informatie over de mandaten naar de bank(en) van de schuldenaar(s); De bank van de schuldenaar debiteert de rekening van de schuldenaar (als dat mogelijk is); De bank van de schuldenaar betaalt de bank van de schuldeiser; De schuldeiser wordt gecrediteerd.
Termijnen voor uitvoering van de vordering De termijn waarbinnen de betalingstransactie kan afgerond worden hangt enerzijds af van de door de schuldeiser gevraagde inningsdatum maar anderzijds ook van de vastgestelde minimumperiodes. -
Zowel bij een eerste invordering van een terugkerende reeks invorderingen (FRST) als bij een eenmalige invordering (OOFF) bedraagt de minimumperiode 5 TARGET dagen bij de bankier van de schuldenaar (ontvangst);
-
Voor terugkerende invorderingen (RCUR) bedraagt de minimumperiode 2 TARGET dagen bij de bankier van de schuldenaar (ontvangst).
Het doorsturen van een FRST (eerste invordering van een terugkerende reeks invorderingen) is noodzakelijk om volgende invorderingen te kunnen verwerken. Zo zal ook wanneer de schuldenaar van rekening verandert, de eerst volgende invordering opnieuw een FRST moeten zijn. De benamingen FRST en RCUR zullen door de schuldeiser duidelijk vermeld moeten worden in het XML-bericht.
R-Transacties: de uitzonderingsprocedure Algemeen R-Transacties zijn de uitzondering op de regel. R-Transacties kunnen zijn refusal, reject, return, refund, revocation, request for cancellation en reversal. Er zijn de R-Transacties die uitgaan van de schuldenaar of de bank van de schuldenaar, de R-Transacties die uitgaan van de schuldeiser of de bank van de schuldeiser en tenslotte de R-Transacties die kunnen uitgaan van beide partijen. Sommige R-Transacties kunnen plaats hebben vóór de vereffening, andere pas erna.
R-Transacties uitgaande van de schuldenaar of de bank van de schuldenaar Refusal: de schuldenaar weigert de Europese domiciliëring Op basis van een ontvangen aankondiging, kan de schuldenaar een invordering weigeren. Deze fase situeert zich vóór de inning. Nadat de schuldenaar zijn bank heeft verwittigd, zal de bank van de schuldenaar de invordering weigeren. De schuldenaar kan zijn weigering te kennen geven vanaf de ontvangst van de aankondiging tot uiterlijk de vervaldatum van de invordering. De bank van de schuldenaar zal nadien een reject bericht opmaken (zie verder). Return: onbetaalde Europese domiciliëring Return is een bericht van de bank van de schuldenaar aan het verrekenings- en vereffeningssysteem dat de bankrekening van de schuldenaar niet kan worden gedebiteerd. Het bericht wordt binnen de 5 TARGET dagen volgend op de vervaldatum verstuurd. Het bericht vermeldt de reden voor de return (zoals afgesloten of geblokkeerde rekening, onvoldoende geprovisioneerde rekening). Refund: de schuldenaar vraagt om een terugbetaling Tot acht weken nadat zijn rekening werd gedebiteerd, kan de schuldenaar een terugbetaling van de invordering vragen aan zijn bank. De bank betaalt het geld terug en de bank van de schuldeiser is in ieder geval verplicht het geld terug over te maken aan de bank van de schuldenaar. De bank van de schuldeiser zal op haar beurt, de som debiteren van de rekening van de schuldeiser. Dit laatste natuurlijk indien dit mogelijk is, maar het kredietrisico ligt in ieder geval bij de bank van de schuldeiser. De verplichtingen van de schuldenaar tot het betalen van het factuurbedrag blijven ongewijzigd. Is men niet akkoord met een
factuurbedrag, dan dient hiervoor de gebruikelijke procedure te worden gevolgd die vaak aanvangt met het formeel protesteren van de factuur. Wanneer het mandaat ongeldig is, kan de schuldenaar zelfs een terugbetaling vragen van de invordering tot 13 maanden na debitering van zijn rekening. De procedure duurt maximum 30 kalenderdagen. In deze procedure zal de schuldenaar de aanvraag tot terugbetaling initiëren bij zijn bank. De bank van de schuldenaar zal indien nodig, zelf beslissen over de geldigheid van het mandaat en bij vastgestelde ongeldigheid de aanvraag tot terugbetaling invoeren. De bank van de schuldeiser is ook hier in ieder geval verplicht tot terugbetaling.
R-Transacties door de schuldeiser of de bank van de schuldeiser Revocation (herroeping) De schuldeiser kan een invordering herroepen vooraleer die naar de bank van de schuldenaar wordt doorgestuurd. Request for cancellation (vezoek tot annulering) Hier kan niet enkel de schuldeiser, maar ook de bank van de schuldeiser, de invordering annuleren. De uiterste termijn is hier niet het ogenblik waarop de invorderingen worden doorgestuurd naar de bank van de schuldenaar(s) (zoals bij revocation), maar uiterlijk het ogenblik waarop de bank van de schuldenaar gedebiteerd wordt. Reversal (rechtszetting) Bij een dubbele invordering bvb., kan de schuldeiser alsook zijn bank een rechtzettingstransactie na inning verrichten. Hierdoor wordt het oorspronkelijke volledige bedrag aan de schuldenaar terugbetaald. Gedeeltelijke terugbetalingen zijn onder de Europese domiciliëring niet mogelijk (in tegenstelling tot DOM’80). De referentie van terugbetaling is dezelfde als de oorspronkelijke betaling. Zo is de overeenstemming van de betalingen gemakkelijker te vinden. Deze rechtszettingstransactie dient gegenereerd te worden binnen de 5 interbankwerkdagen na de vereffeningsdatum. Bij termijnoverschrijding (later dan 5 interbankwerkdagen) of wanneer de schuldeiser een, ander bedrag dan het oorspronkelijke wil overschrijven op de rekening van de schuldenaar, dan zal hij, wanneer hij werkt met domiciliëring, een overschrijving moeten doen.
R-Transacties door de bank van de schuldeiser, door de bank van de schuldenaar of door het verrekenings- en vereffeningssysteem Reject: de Europese domiciliëring is onuitvoerbaar Deze R-Transactie vindt plaats vóór de vereffening. Een reject kan worden geïnitieerd door de bank van de schuldenaar, door de bank van de schuldeiser en door het clearing settlement mechanism (verrekenings- en vereffeningssysteem). Een reject kan om volgende redenen: -
Nadat de schuldenaar een refusal aan zijn bank heeft te kennen gegeven, zal er door de bank van de schuldenaar een reject worden opgemaakt en verstuurd;
-
Een technisch falen (ongeldig formaat, verkeerde IBAN); De te debiteren bankrekening is geblokkeerd, afgesloten,…
Een FRST die tot en met de inningsdatum wordt geweigerd (reject), moet als een FRST opnieuw worden uitgestuurd.
Slotwoord –Voordelen van het systeem Toegegeven, de praktische implementatie van het beheer van de Europese domiciliëring kan nog wat eindejaarskopzorgen geven (en wellicht ook nog voorjaarskopzorgen in 2014). Wel heeft deze Europese domiciliëring een aantal voordelen. De uniformisering zorgt er namelijk voor dat de Europese domiciliëring eenvormig is in heel het SEPA-gebied. In tegenstelling tot DOM’80, zal men niet langer rekeningen hoeven te openen in elk land waar men klanten heeft. In tegenstelling tot de overschrijving, kan de schuldeiser zelf de uitvoeringsdatum bepalen, waardoor een betere cash-planning in het verschiet kan staan. Ook voor de consumenten biedt de Europese domiciliëring voordelen. De belangrijke terugbetalingsperiode (8 weken tot 13 maanden) vergroot het consumentenvertrouwen. De schuldenaar-consument zal vanaf 1 februari 2014 de mogelijkheid hebben om aan zijn bank door te geven welke schuldeisers zijn bankrekening nooit kunnen debiteren, of juist wel. Ook zal de schuldenaar-consument zijn bank kunnen blokkeren voor invorderingen via Europese domiciliëring en eventueel een maximumbedrag en/of frequentie van de invorderingen kunnen opgeven.
