Starten met SEPA Direct Debit. Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

Starten met SEPA Direct Debit

Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

Inhoud en opzet webinar -  Doel -  Uitleg werking SEPA Direct Debit (SDD) -  Praktische handvatten bieden voor migratie -  Direct beantwoorden van vragen

-  Werking -  Presentatie en uitleg -  Polls tijdens de presentatie -  Vragen beantwoord door moderatoren, of doorgestuurd naar presentatoren

Inhoud van het webinar 1. Voorbereiding

•  Typen incasso en keuze •  Incassocontract en Incassant ID

2. Mandaat

•  Vorm en inhoud •  Conversie en mandaatbeheer

3. Pre-notificatie

•  Vorm en inhoud •  Voorbeeldsituaties

4. Transacties

•  Tijdslijnen aanlevering •  Omgaan met FRST en RCUR

5. Terugmelding

•  R-berichten •  Consequenties voor proces

Nationale incassovormen migreren naar twee vormen van de SEPA Direct Debit Huidige incassovormen (tot 1/2/2014)

SEPA incassovormen (reeds nu beschikbaar)

Eénmalige incasso; machtiging papier/telefonisch

Doorlopende incasso; machtiging papier/telefonisch

Zakelijke incassovarianten

Europese incasso (SDD Core)

Zakelijke Europese incasso (SDD B2B

1. Voorbereiding

Verschil twee typen incasso

2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding

Onderwerp

SEPA Direct Debit Core

Gebruiken voor Consumenten en bedrijven

SEPA Direct Debit B2B Uitsluitend bedrijven

Stornotermijn

Al3jd 56 dagen maar 13 maanden Geen stornorecht, alleen debet bank kan bij ontbreken geldig mandaat transac3e binnen 2 dagen terugdraaien

Mandaat

Uitsluitend tussen Dediteur (betaler) en Crediteur (incassant)

Aanlevering aan Eenmalige en eerste transac3e bank aanleveren > 5 werkdagen voor verwerkingsdatum. Volgende SDD’s > 2 dagen PrenoIficaIe

> 14 dagen voor debitering

•  Debiteur geeC mandaat aan Crediteur •  Debiteur registreert mandaat bij zijn bank. Debet bank vergelijkt transac3e met mandaat voor uitvoering. Alle SDD’s aanleveren aan de debtor bank > 1 werkdag voor verwerkingsdatum

idem

1. Voorbereiding

Incassocontract en incasso ID


-  Voor incasseren op basis van SDD is nieuw incassocontract noodzakelijk -  Als onderdeel van uw contract ontvangt u van uw bank een Incassant ID (ook wel Crediteur ID genoemd) -  In overleg met uw bank kunt u ‘oude’ en SEPA incassotransacties naast elkaar blijven gebruiken -  Tot uiterlijk 1/2/2014 -  Advies: ga zo snel mogelijk over op gebruik SDD (eenvoud)

-  Neem voor al deze zaken contact op met uw bank -  Advies: doe dit zo snel mogelijk (filevorming)

1. Voorbereiding

Incassocontract en incasso ID (2)


Voorbeeld Nederlands Incassant ID (19 posities)

NL 51 ZZZ 40536533 0000 Locatiecode. Meestal 0000, maar eventueel kunnen meer Incassant IDs onder één KVK nr worden uitgegeven. KVK nummer of, in overleg met uw bank, een dummy KvK Business code, standaard ZZZ, maar mag door incassant gevarieerd worden. Geen onderdeel berekening controlegetal. Controlegetal op basis van modulo 97 berekening Landcode: NL voor Nederland

1. Voorbereiding

Incassocontract en incasso ID (3)


-  Incassant ID -  noodzakelijk om te kunnen incasseren via SDD -  identificeert u als incassant uniek in Europa -  staat los van de bank(rekening); u kunt uw ID ‘meenemen’ of gebruiken om te incasseren via verschillende rekeningen

-  Voorkomende gevallen: -  Geen KvK inschrijving: in overleg met uw bank kunt u eventueel een Incassant ID verkrijgen op basis van een dummy KvK nummer -  Meerdere handelsnamen met één KvK nummer: d.m.v. variatie in de locatie code kunnen meerdere Incassant IDs worden uitgegeven

Incasso machtiging wordt SEPA Mandaat

1. Voorbereiding 2. Mandaat 3. Pre-notificatie 4. Transacties 5. Terugmelding

-  Mandaat is de machtiging van debiteur aan crediteur om verschuldigde bedragen van zijn rekening af te schrijven -  Twee vormen van mandaat geldig in SEPA -  Schriftelijk mandaat met ‘natte’ handtekening -  eMandate (≠ vinkje op het internet), momenteel in ontwikkeling en beschikbaar medio 2015

-  Schriftelijk mandaat dient te voldoen aan bepaalde inhoudsvereisten (volgende sheet)

1. Voorbereiding

Voorbeeld geldig mandaat


Eenmalige/Doorlopende machtiging Logo Incassant

Gegevens incassant Naam Adres Postcode Woonplaats Land

Kenmerk mach3ging Incassant ID

Gesuggereerde tekst

Door ondertekening van dit formulier geeC u toestemming aan om eenmalig/doorlopende incasso-‐opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na

afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam Adres Postcode Woonplaats Land

IBAN BIC (op3oneel) Plaats en datum Handtekening

Zie http://www.betaalvereniging.nl/ europees-betalen/sepa-documentatie/ voor uitgebreide voorbeelden

1. Voorbereiding

Voorbeeld geldig mandaat


Eenmalige/Doorlopende machtiging Logo Incassant

Gegevens incassant Naam Adres Postcode Woonplaats Land

Kenmerk mach3ging Incassant ID

Gesuggereerde tekst

Door ondertekening van dit formulier geeC u toestemming aan om eenmalig/doorlopende incasso-‐opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na

afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam Adres Postcode Woonplaats Land

IBAN BIC (op3oneel) Plaats en datum Handtekening

Zie http://www.betaalvereniging.nl/ europees-betalen/sepa-documentatie/ voor uitgebreide voorbeelden

Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, geconverteerd worden (1)


-  Conversie naar SDD Core mandaten toegestaan, omdat rechten debiteur gelijk blijven of verbeteren -  Toevoegen van mandaatgegevens, in het bijzonder: -  IBAN -  Incassant ID -  Unieke mandaatreferentie -  Datum ondertekening: 1/11/2009

Bij voorkeur debiteur op de hoogte stellen van omzetting en informeren over Incassant ID en mandaatreferentie

-  Voor SDD B2B altijd nieuw mandaat verkrijgen omdat rechten debiteur verslechteren (geen stornorecht)

Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, geconverteerd worden (2)


-  Wat te doen met via het internet verkregen machtigingen? -  Uitgangspunt: nu en in SEPA geen geldige machtiging -  Optie 1: doorgaan huidige praktijk o.b.v. risicoafweging -  Optie 2: Overschakelen op schriftelijke machtiging

-  Wat te doen met via de telefoon verkregen machtigingen? -  Uitgangspunt: onder bepaalde voorwaarden wel geldige machtiging (zie www.incassomachtigen.nl) -  Geldige machtiging mag geconverteerd worden -  Niet geldige machtiging: zie via het internet verkregen machtigingen

1. Voorbereiding

Actief mandaatbeheer is noodzakelijk


-  Mandaat management houdt in dat incassant verantwoordelijk is voor een juiste administratie en het correcte beheer en archivering van machtigingen -  Aandachtspunten: -  Bewaak geldigheid: mandaat blijft geldig tot uiterlijk 36 maanden na laatste incasso -  Voor bewijslast bewaar papieren mandaat ten minste 13 maanden na laatste incasso -  Juiste ‘sequence type’ (eerste/FRST en vervolg/RCUR), wordt later nader toegelicht

1. Voorbereiding

Pre-notificatie algemeen


-  Door middel van pre-notificatie informeert de crediteur de debiteur over de aankomende incassotransactie -  Eisen aan de pre-notificatie: -  Minimaal 14 dagen voor de incassotransactie verstrekken -  Vermelding bedrag en datum incasso -  Moet persoonlijk aan debiteur geadresseerd zijn

-  Pre-notificatie is verder vormvrij: -  Brief, email, SMS, ‘mijn’ portal -  Integratie in bijv. polisblad, (energie)nota, andere correspondentie

1. Voorbereiding

Voorkomende gevallen


Casus

Oplossing pre-‐noIficaIe

•  Pre-‐no3fica3e met ‘incassoschema’ waarop bedragen en data RegelmaIg (bijv. genoemd worden van incasso binnen de periode. maandelijks) terugkerende •  “Op of omstreeks de 26e van de maand zullen we het bedrag incasso van hetzelfde bedrag van EUR 125 afschrijven van uw rekening.” Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. “Op de 22e van de maand Bedrag is niet bekend ten zullen we uw leasetermijn ad EUR 527 plus de brandstocosten van Ijde van pre-‐noIficaIe de afgelopen maand van uw rekening afschrijven.” Datum niet precies bekend

Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. “Rond de 15e van de maanden februari, mei, augustus en november zullen we het lidmaatschapsgeld van € 60 incasseren”.

Eerste (gepre-‐noIficeerde) incasso is niet gelukt (bijv. a.g.v. storno)

Opnemen in algemene voorwaarden dat bijv: •  Binnen x dagen na de niet geslaagde incasso een nieuwe incassopoging wordt gedaan •  Dat bedrag bij volgende incassopoging wordt gevoegd.

1. Voorbereiding

Transactieuitwisseling


-  Aangeleverde transacties bevatten o.a.: -  Financiele gegevens: bedrag, IBAN -  Mandaatgegevens: incassant ID, mandaatreferentie

-  Technische aanlevering via ISO20022 XML – PAIN.008 -  NL implementatierichtijnen (www.betaalvereniging.nl) -  Eventueel addendum bank hierop (website bank)

-  Bestanden en batches -  Een bestand bevat SDD Core of SDD B2B transacties -  Een bestand bevat meerdere batches, iedere batch kan alleen transacties met hetzelfde sequence type en uitvoerdatum bevatten

Alerteringsservice wijst debiteur op aankomende incasso’s


-  Afspraak tussen de Nederlandse banken; geen onderdeel van het Europese SDD product -  Iedere bank implementeert het op eigen manier -  Passief via een overzicht van ontvangen transacties -  Actief via berichten binnen internet bankieren, email of anders -  Ontvangst 2 (bij volgende) tot 5 (bij eerste) dagen voor uitvoering -  Debiteur kan incasso weigeren voor uitvoering (Refusal)

1. Voorbereiding

Boeking en terugmelding


-  Huidige incassoposten worden netto geboekt: -  Op moment insturen controle op uitval (incassoblokkade, gesloten rekeningen, etc) -  Alleen ‘goede’ posten worden gecrediteerd -  Achteraf alleen storno’s

-  SDD transacties worden bruto geboekt: -  Op moment insturen geen controle op uitval (bij correct bestand) -  Totale ingestuurde batch wordt gecrediteerd -  Uitvalposten (inclusief storneringen) worden vervolgens gedebiteerd

-  Uitvalcodes kunnen per bank verschilllen

1. Voorbereiding

Terugmelding terminologie


Termen

Uitleg/omschrijving

Voor seYlement Reject (aZeuring)

• 

Weigering opdracht door creditbank, clearing house/processor of debetbank, vóór verevening, tot D

• 

Verzoek debiteur om opdracht te weigeren, vóór verevening, tot D (debetbank vertaalt de Refusal in een Reject, tot D)

Refusal (herroeping/ weigering)

Na seYlement Refund (terugboeking •  debiteur)

Storno. Verzoek debiteur om het geïncasseerde bedrag terug te boeken (zonder opgaaf van reden), tot acht weken na boekdatum.

Return (terugboeking) • 

Weigering van de incasso-‐opdracht door de debetbank ná verevening, tot maximaal D+5 werkdagen (bij SDD Core)

Reversal (herstelboeking)

Verzoek incassant of credit bank om uitgevoerde incasso-‐ opdrachten te herstellen (creditering voor de debiteur, debitering voor de incassant), ná verevening tot D+2 werkdagen

• 

Gebruik van eerste (FRST) en vervolg (RCUR) incasso’s


Start

FRST Eerste incasso onder bepaald •  Incassant ID •  Incassantnaam •  Mandaatreferentie •  IBAN

Aanlevering minimaal D-5

Na ontvangen van een Reject (of Refusal) op een FRST transactie.

Na geslaagde incassotransactie (gedebiteerd op rekening debiteur), dus ook bij Return en Refund

Wijziging van IBAN naar een IBAN bij een andere bank

RCUR Vervolgincasso’s onder hetzelfde •  Incassant ID •  Incassantnaam •  Mandaatreferentie •  IBAN

Aanlevering minimaal D-2

Vragen What

Who How

How

When

When Where Who

What Explain Why

Why Where

Explain

Starten met SEPA Direct Debit. Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

Recommend Documents