Exact Synergy. Přináší rozhled a souvislosti do vašeho podnikání

Exact Synergy Přináší rozhled a souvislosti do vašeho podnikání

Obsah 2 Zaměřený na vaše potřeby

14 Zaměřte se na své zákazníky

4 Exact Synergy

18 Zjednodušte své finance a účetnictví

6 Hnací motor za Exact Synergy

22 Exact Synergy ve zkratce

10 Řiďte své lidi

27 Chcete začít?

Co je Exact Synergy?

Nástroj přinášející srozumitelnost, strukturu a spolupráci

Propojený přehled vašich každodenních činností

Celkový přehled, lepší výkon Malé a střední podniky jsou srdcem každé ekonomiky. Jsou provozovány podnikateli. Lidmi s fantazií, nadšením, ambicemi a odvahou. Lidmi, kteří rozumějí jak důležité jsou rychlé reakce, flexibilita, inovace, vztahy se zákazníky a služby zákazníkům. Svět bez nesmyslů, kde je normální odstraňovat všechny překážky. Je to výzva, je to vzrušující, a když se daří, není lepšího pocitu.

Omezené prostředky a zároveň neustálé zvětšování firmy způsobuje, že mnoho malých a středních podniků zápasí s manuálními procesy a IT systémy, které spolu nekomunikují. Výsledek: objednávky chybějí, faktury se začínají ztrácet a historie zákazníka je roztroušena v mnoha počítačích. Spolupráce zaostává a oblasti, které byly silné, začínají selhávat. Tak to ale nemusí být. Exact Synergy je softwarové řešení, které spojuje procesy a usnadňuje týmovou práci. Poskytuje vše, co potřebujete pro úspěšné podnikání. Je možné jej rozšiřovat, takže může růst spolu s vaším podnikáním. A může začít pracovat ihned bez dlouhých průtahů.

Exact Synergy — 1

Vyvinuto s ohledem na vaše potřeby Řiďte své lidi

Zaměstnanci chtějí vidět perspektivu kariéry, školení a vzdělávání; výroba chce více lidí; marketing chce ty správné lidi; liniový manažeři mají strach, že budou nahrazeni; management chce udržovat co nejnižší počet zaměstnanců. Pak je zde všechna ta rutinní administrativa, která spotřebuje více času, než by měla, protože je potřeba znovu přepsat informace z jednoho systému do druhého. A to ani nemluvíme o problémech jako jsou jiné zákony a předpisy v různých zemích nebo časté stížnosti, že je HR „příliš abstraktní, příliš byrokratické a příliš odtržené od firmy.“ V typickém malém nebo středním podniku čelí oddělení lidských zdrojů tolika požadavkům a očekáváním, že zápasí, aby udrželo hlavu nad vodou. Zkrátka, administrativa HR zabírá tolik času, že je z hlediska efektivity nemožné zaměřit se na strategické HR a stát se skutečným business partnerem liniových manažerů.

2 — Exact Synergy

Zaměřte se na své zákazníky

Váš zákazník dostane e-mail v úterý, telefonujete mu ve středu a obojí se týká produktu, který koupil minulý měsíc a teď se snaží, aby fungoval tak, jak očekával. Potřebuje pouze, aby se mu ozval někdo z vaší zákaznické podpory – a ten jediný ještě nevolal. Jde o extrémní případ, ale stává se to. A stává se to tam, kde pracovníci prodeje, marketingu a zákaznické podpory nejsou sesynchronizovaní. Když nemají přístup k nejnovějším kontaktům, nemohou dohledat, kdo s kým naposled hovořil nebo zkontrolovat historii. Výsledkem je interní frustrace u vás (a u zákazníka) a ztráta času a úsilí, které mohlo být využito generováním potenciálních zákazníků, jejich transformací na zákazníky, udržením stávajících zákazníků, získáním více zakázek nebo zkrátka řízením obchodních příležitostí.

Nebylo by skvělé, kdyby... Vaši lidé z HR

Zjednodušte své finance

mohli strávit méně času transakčními, administrativními činnostmi, jako jsou změny adresy a aktualizace záznamů o zaměstnancích, takže vy byste mohli HR přeměnit na strategickou část svého podnikání?

Váš obchodní tým

Excel, Excel a znovu Excel: řízení jednoho podniku je výzva, ale vynásobte ji počtem poboček a provozů v zahraničí a jejich složitost řízení se významě znásobí. Měsíční, čtvrtletní a výroční sestavy nyní zahrnují konsolidaci a souhrn informací z různých systémů, které jsou prezentované různými způsoby, používají různé měny a vyhovují různým účetním metodám a standardům. Jde o pracovně i časově náročný úkol. Mezi sestavami nemáte žádný konsolidovaný přehled o aktuálním stavu vašich nákladů, obratu a zisku. Nemáte přehled o drobných výdajích zaměstnanců, ani vlivu konverze měn. V podstatě střílíte naslepo, dokud nepřijde čas na další sestavu. To není příjemný pocit.

mohl okamžitě vidět každý kontakt, e-mail, telefonní hovor, prodej, požadavek na brožuru a žádosti o cenovou nabídku kdekoliv a kdykoliv? Kdybyste mohli prodeje lépe koordinovat s marketingem a být lépe informováni o obchodních příležitostech a problémech tak, abyste měli silnější pozici pro získání nových zákazníků a udržení těch stávajících?

Vaši kolegové z finančního oddělení mohli rychle a spolehlivě konsolidovat a spojovat finanční a provozní data ze všech vašich poboček do jediného integrovaného přehledu o vašem podniku? Kdybyste mohli propojit lidi, procesy a informace, které podporují vaše kontrolní procesy a pomáhají vám být v souladu s předpisy?

Exact Synergy — 3

Exact Synergy produkt

Vaše organizace

DODAVATEL

ZÁKAZNÍK Výroba Marketing Nákup

Obchod

Prodej Podpora

Služby Finance Zaměstnanci

Model vytváření hodnot

Zaměstnanci

Exact Synergy je výkonná webová aplikace , které vám umožňuje integrovat, řídit,

Exact Synergy

kontrolovat a zlepšovat způsob, jakým všichni vaši Zákazníci

Finance Projekty Workflow Dokumentace Produktový model Exact Synergy

4 — Exact Synergy

lidé spolupracují a vytvářejí přidanou hodnotu v celé vaší společnosti.

Omezené zdroje pro mnoho malých a středních podniků znamenají, že se spousta rutinních úkolů provádí manuálně anebo se používají procesy a IT systémy, které dobře pracují samostatně, ale nikoliv společně.

Exact Synergy umožňuje vašim lidem pracovat na dosažení vašich cílů společně. Výsledkem je skutečná transparentnost, kratší komunikační trasy, rychlejší organizační odezva, větší flexibilita a skutečná týmová práce.

Ano, lidé mohou spolupracovat, ale jejich práce je nestrukturovaná a neefektivní. Informace jsou roztroušeny po e-mailech, Word dokumentech, PowerPoint prezentacích a PDF, pohřbeny na místních pevných discích nebo jen vytištěny, založeny a zapomenuty. Širší obraz se ztrácí. Prodej a marketing jsou znechuceni jeden z druhého. HR je příliš zaměstnané rutinními úlohami, než aby se zaměřovalo na dlouhodobé podnikové cíle. O financích není takový přehled, jaký je potřeba. Stručně řečeno: je to plýtvání časem a penězi, protože procesy, ze kterých by mohlo těžit několik oddělení, jsou vytvořeny a provozovány izolovaně.

Exact Synergy je škálovatelné softwarové řešení (tzn. že můžete začít s jednou funkcí a jakmile jste připraveni, implementovat si další), které sjednocuje procesy a propojuje informace v jedné, dvou nebo všech těchto oblastech: zaměstnanci, zákazníci a finanční transakce. Pokud této možnosti využijete, spojíte lidi, kteří pracují na těchto funkcích. Jednomu to usnadňuje práci, jinému poskytuje větší přehled, dalšímu to šetří čas a je velmi jednoduché zkontrolovat historii zákazníka, najít spolupracovníka, sledovat reklamaci, archivovat e-mailovou a papírovou korespondenci, koordinovat marketingovou kampaň anebo jen požádat o dovolenou.

Exact Synergy — 5

Hnací motor za Exact Synergy je novým způsobem, jak posunout vaše podnikání dále pomocí integrovaného workflow, dokumentů a projektů – jednoduše řečeno, moderního způsobu práce. Vyspělá funkcionalita nástrojů workflow a správy dokumentů přináší do umění podnikat srozumitelnost, pořádek a spolupráci.

Exact Synergy odbourává bariéry, ale zároveň respektuje potřeby různých funkcí a umožňuje zaměstnancům efektivně spolupracovat. Zajišťuje, aby byly všechny informace k dispozici na jediném místě a pro všechny – v jediném důvěryhodném zdroji. Workflow je jedním z klíčových prvků Exact Synergy. Workflow sjednocuje funkce, oddělení a lidi kolem jakéhokoliv počtu procesů – žádostí o akci jako je například e-mail od zákazníka nebo oslovení potencionálního zákazníka generovaného marketingem. Exact Synergy propojuje tyto procesy se souvisejícími lidmi, projekty, majetkem a dokumenty, takže jsou všechny operace propojené a sledovatelné.

6 — Exact Synergy

V závislosti na procesu se automaticky objevují úlohy v pracovní frontě relevantních osob. Úloha může vyžadovat dokumentaci, spolupráci nebo termín a může být definována tak, aby byl dodržen konkrétní postup pro její zpracování. Úloha je považována za splněnou pouze tehdy, pokud byla ukončena zodpovědným pracovníkem. Kdykoliv lze sledovat a přezkoumat vývoj, generovat upozornění, a předcházet tak zahlcení. Konečným výsledkem je propojený podnikový proces, který pomáhá rozvíjet nový stupeň týmové práce s jasnými odpovědnostmi, snižovat náklady na IT a přináší výhody přístupu k věrohodným informacím kdekoliv a kdykoliv.

Employees

Exact Synergy

Projekty Workflow Dokumentace

Jednotné projekty Exact Synergy pomáhá členům projektu, aby byli synchronizovaní s ostatními. Každé přijaté rozhodnutí nebo změna provedená v projektu je automaticky sdílena napříč týmem, takže se mohou všechny zainteresované osoby koncentrovat na dosažení cílů projektu.

Sdílené dokumenty

Strukturované workflow

Exact Synergy zajišťuje, aby byly procesy, které jsou náročné na dokumentaci podporovány napříč vaším podnikem. Je možné bezpečně sdílet dokumenty vytvořené v aplikaci MS Word, MS Excel nebo jiných aplikacích, bez ohledu na to, kde lidé pracují a žijí.

Integrované workflow sladí práci všech osob, které se podílejí na dané činnosti. Pracovní úlohy jsou po splnění automaticky doručeny další osobě v procesu. Exact Synergy zaručuje jasnou zodpovědnost za splnění úlohy. Umožňuje pružné plánování worflow, které zajišťuje, že úkoly budou řešit ty správné osoby v ten správný čas.

Exact Synergy — 7

Srozumitelnost, struktura a spolupráce v jednom Exact Synergy je schopno povýšit organizaci a vyhledávání dokumentů na novou, jednodušší a efektivní úroveň. Integrovaná funkcionalita řízení dokumentů zpřístupňuje prezentace, tabulky, e-maily, korespondenci a jiné typy dokumentů zaměstnancům, managementu a dalším oprávněným partnerům.

Vyhledávejte soubory a dokumenty

Pracujte tak, jak jste zvyklí

Exact Synergy podporuje inovativní metody řízení dokumentů. Podporuje například přidávání tagů (klíčových slov) k dokumentům pro rychlé, přesné vyhledávání a získání konkrétního dokumentu. Chcete ukládat marketingové prezentace, které jste použili při různých veletrzích a zacílili na strojírenské společnosti? Prostě přidejte k těmto dokumentům vhodný tag, abyste si příště, až budete organizovat něco podobného, mohli vyhledat všechny materiály zaměřené na tento typ společností. Je to nesrovnatelně rychlejší a jednodušší, než se pokoušet vytvářet a udržovat desítky nebo stovky adresářů a podadresářů. Můžete přidávat tagy k vlastním dokumentům nebo dokumentům jiných lidí, takže každý může používat svá vlastní vyhledávací slova. Práci usnadňuje i automatické doplňování textu, které ukazuje, zda již byl tag použit dříve.

Exact Synergy může být integrován do Microsoft Office. Můžete tak využít výhod přehledného workflow, řízení dokumentů a projektových nástrojů Exact Synergy v prostředí Microsoft Office. Například můžete v aplikaci Microsoft Outlook ukládat e-maily, vytvářet společnosti a projekty, nebo iniciovat procesy v Exact Synergy – aniž byste Microsoft Outlook opustili. A speciální přídavná lišta nástrojů vám umožňuje přístup k nejzákladnějším funkcím Exact Synergy i z aplikací Microsoft Word, Excel a PowerPoint.

Upozorňování Exact Synergy podporuje vytváření osobních upozorňování na dokumenty vztahující se k projektu nebo zákazníkovi. Umožňuje vám zůstat informován, protože dostanete upozornění přes RSS kanál, kdykoliv dojde k aktualizaci dokumentu, přidání nového dokumentu nebo když je provedena jiná změna.

Spravujte práva pro zobrazovaní a úpravu Exact Synergy je vytvořeno na základě myšlenky sdílení informací - lidé disponují znalostmi a jasným přehledem, který potřebují pro svou práci. Ne všechny informace je vhodné sdílet. Funkcionalita řízení dokumentů Exact Synergy vám umožňuje nastavit práva pro vytváření, prohlížení a upravování dokumentů. Členové projektu mohou bezpečně sdílet informace mezi sebou a mohou mít jistotu, že zůstanou přístupné pouze v rámci týmu.

Vše na jednom místě

Přiřaďte souboru své vlastní „štítky“ nebo klíčová slova tak, abyste je mohli snadno identifikovat mezi stovkami podobných, ale jiných souborů

8 — Exact Synergy

Exact Synergy podporuje vytváření a řízení projektů. Všechno, co se týká projektu – dokumenty, e-maily, seznamy úloh, aktivity a další – je uloženo na jednom místě. Díky tomu zůstanou projektové týmy uspořádané a zaměřené na cíl.

„Spolupracujte efektivněji bez ohledu na čas a místo.“

Zjednodušte HR díky samoobslužné správě informací

Zlepšete orientaci na zákazníka a koordinujte své aktivity

Zjednodušte konsolidaci a získejte lepší finanční přehled

Exact Synergy HRM mění způsob, jakým pracují oddělení řízení lidských zdrojů. Můžete ukládat všechny informace týkající se zaměstnance do jednoho bezpečného datového úložiště přístupného odkudkoliv prostřednictvím webu. Můžete zavést samoobslužnou správu informací pro zaměstnance a manažery a eliminovat tak rutinní úlohy jako je žádost o dovolenou, změna adresy a schvalování běžných výdajů. Díky takto uspořádanému workflow budete mít víc času na strategické HR a můžete si být jistí, že vaše záznamy jsou vždy kompletní, aktuální a spolehlivé.

Exact Synergy CRM vám umožňuje přeměnit vaše zaměstnance obchodního, marketingového a servisního oddělení na skutečný tým. Informace a znalosti jsou centralizovány a sdíleny. Zodpovědnosti a role jsou jasné, takže víte, koho kontaktovat a práci lze přidělovat elektronicky. Můžete činit závazky, shánět kontakty, získávat zákazníky, odpovídat na dotazy a koordinovat prodejní a marketingové aktivity – protože každý má přístup k úplným informacím.

Exact Synergy disponuje finančním řešením, které minimalizuje složitost řízení více poboček a jejich vzdálenou správu. Exact Synergy zjednodušuje a urychluje finanční konsolidaci a procesní audity. Umožňuje vám vytvářet finanční sestavy na úrovni pobočky, skupiny a konsolidované skupiny a konsolidovat různé měny a účetní standardy. Budete disponovat řádným přehledem o výkonu vašich poboček a můžete strukturovat způsob, jakým pracují a sdílejí informace s mateřskou společností.

Projekty Workflow Dokumentace

Exact Synergy — 9

Řiďte své lidi Exact Synergy HRM otevírá cestu k novému přístupu Odchod

Důchod

Nábor

Od náboru po důchod

Plánování nástupnictví

řízení lidských zdrojů ve firmě. Samoobslužný systém správy informací minimalizuje rutinní

Hodnocení

transakce HR, zlepšuje spokojenost zaměstnance a provozního managementu a podporuje rychlost a

Školení & rozvoj

efektivitu. Využijte svůj nově nalezený čas a zaměřte se na strategické iniciativy které budou směřovat na sestavení vhodného týmu pro vaši společnost.

10 — Exact Synergy

Exact Synergy pro HRM Řízení lidských zdrojů může být jednou z nejsložitějších a nejcitlivějších oblastí ve společnosti. Dotýká se každého zaměstnance. A protože HR se dotýká každého oddělení, zařízení a funkce, potýká se se spoustou administrativní práce způsobené opakovaným vkládáním dat z papírových formulářů, e-mailů, tabulek a databází používaných v ostatních částech společnosti. Exact Synergy HRM umožňuje malým a středním organizacím vybrat si podstatné z obvyklých praktik (best practices) bez nutnosti implementovat ty funkce, které nepotřebujete. Představte si, že máte samoobslužnou správu informací pro zaměstnance (ESS) a manažery (MSS). Představte si, že máte informace a události uložené na jednom místě a přístupné odkudkoliv. Představte si, že máte kompletní údaje o zaměstnancích. Představte si, že jste schopni kdykoliv sestavit statistiku lidských zdrojů. Exact Synergy modernizuje, zpřehledňuje a podporuje všechny aspekty řízení lidských zdrojů od momentu, kdy zaměstnanec nastoupí do zaměstnání až do dne, kdy odchází.

Exact Synergy — 11

Od nástupu do zaměstnání až do důchodu Exact Synergy ulehčí od rutinní administrativy a podpoří každý krok v životě zaměstnance.

Samoobslužná správa informací

Zaměstnanci mají bezpečný přístup ke svým osobním záznamům

HR je obvykle spojeno s nadměrnou byrokracií. Funkce samoobslužné správy informací pro zaměstnance a manažery Exact Synergy zefektivňuje rutinní administrativu a tak umožňuje profesionálům z HR zaměřit se na zaměstnance a jejich manažery v rámci celé společnosti. Samoobslužná správa informací odbourává papírování a umožňuje zaměstnancům a manažerům samotným vykonávat některé úlohy. Mohou například nahlížet do vnitrofiremních směrnic, vyhledávat telefonní čísla nových zaměstnanců, prohlížet, kdo je kdo na vnitrofiremním „facebooku“ (nebo internetu), aktualizovat a prohlížet své záznamy a historii, apod. Exact Synergy ulehčuje HR tuto administrativu. S volitelnou aplikací Event Manager je navíc možné upozorňovat manažery a zaměstnance na klíčové události, data, akce, apod. pomocí e-mailu nebo textových zpráv.

Nábor zaměstnanců

První den

Exact Synergy snižuje administrativní práci spojenou s náborem nových zaměstnanců. S řešením Exact Synergy můžete rychle vyřešit požadavky na pozici a popis pracovní pozice, dát informaci o volné pracovní pozici na vaší internetovou stránku, spravovat životopis a jednotlivá kola pohovorů, sledovat nabídky a jednání o smlouvě a archivovat naskenované certifikáty a písemné žádosti o zaměstnání. Samoobslužná správa informací pro manažery umožňuje liniovým manažerům sledovat vývoj a v případě potřeby můžete poslat upozornění. Jakmile někdo potvrdí, že nastoupí, můžete jeho status kliknutím myši povýšit z pozice „uchazeč o zaměstnání“ na pozici „zaměstnanec“ – a jeho záznamy putují s ním.

Nástup do zaměstnání je klíčový pro vytvoření silné vazby mezi novým zaměstnancem a zaměstnavatelem. Když nový zaměstnanec nemá kde zaparkovat, nemá počítač nebo e-mailovou adresu, anebo zjistí, že ho dnes jeho nový šéf neočekává - to je něco, co nevytváří dobrý dojem. Protože jsou zprávy a objednávky posílány v systému (namísto vyměňování si desítek e-mailů), Exact Synergy umožňuje přehled o vývoji a zajišťuje, že je vše připraveno včas.

Manažeři mají snadný přístup k záznamům svých zaměstnanců a mohou vykonávat HR úkoly


Školení a rozvoj Rozvoj zaměstnance je klíčovou aktivitou v každé organizaci. V množství neuspořádaných e-mailů a přehledů se ale sledování vývoje pracovníka stává náročným. Exact Synergy odbourává administrativní práci, protože v jediném systému zpracovává a archivuje údaje o tom, kdo co udělal. Využijte profily kompetencí a můžete jednoduše identifikovat, které oblasti potřebuje zaměstanec zlepšovat. Umožněte zaměstnancům zapisovat se online na školení. Směřujte žádosti o schválení školení automaticky na jejich manažery. Poskytněte informace o kurzech, řiďte obsah školení a registrujte získané certifikáty a vyhledávejte v nich – to vše z jednoho místa.

Exact Synergy pro HRM -- Používejte workflow pro řízení všech aktivit souvisejících s HR: žádosti o školení, proplacení výdajů, majetek, hodnocení uchazečů, apod. -- Ukládejte všechny dokumenty a centralizujte složky zaměstnanců: certifikáty ze školení, naskenované řidičské průkazy, smlouvy, korespondence, apod. -- Sdílejte vnitrofiremní směrnice a automatizujte postupy. -- Spravujte odpracované hodiny a volno zaměstnanců. -- Poskytněte zaměstnancům pracujícím na dálku přístup ke stejným informacím, jaké má centrála.

Integrované workflow organizuje žádosti zaměstnanců o volno

Absence a pracovní volno

Lidské zdroje – reporting

Je těžké vypočítat nárok na volno? Stále spoléháte na papírové řízení žádostí o dovolenou? Exact Synergy vám pomůže se správou dovolené a absencí zaměstnance a usnadní život všem zúčastněným. Integrované workflow organizuje žádosti zaměstnanců a výrazně snižuje administrativní práci pro HR. Nárok na dovolenou se vypočítává automaticky a jakmile je žádost schválena, odečte se z nároku.

V typické společnosti jsou informace o lidských zdrojích uchovávány na různých místech pomocí různých systémů, standardů a metod. Projevuje se nedostatek jednotnosti a konzistence, čímž ztrácejí HR data na věrohodnosti. Se svým jediným zdrojem „pravdy“ přináší Exact Synergy jednotnost pro vaše analýzy lidských zdrojů. Máte k dispozici spolehlivé informace a můžete tak vytvářet standardní sestavy, které lze přizpůsobit potřebám HR manažera.

Hodnocení zaměstnanců Exact Synergy usnadňuje vytvoření standardní struktury pro hodnocení. Můžete mít různá hodnocení pro různé pozice a vzít v úvahu osobnostní dovednosti, nebo pevné ukazatele výkonnosti, například prodejní cíle.

Upozornění a hlášení Co uděláte, když potřebujete někoho upozornit na nový dokument, požadavek nebo klíčový HR problém? S volitelnou aplikací Event Manager můžete nastavit e-mailová upozornění a hlášení přímo z Exact Synergy.

Zabezpečené záznamy Osobní složky dat v Exact Synergy spojují vše výše uvedené: záznamy o zaměstnanci (jméno, adresa, zaměstnanecké benefity a mzda), svěřený majetek (při nástupu), osobní rozvoj a vývoj (záznamy o školení, certifikáty), historii absencí (dovolená, nemoc, apod.). Máte celkový přehled, který může být bezpečně sdílen mezi zaměstnanci, jejich liniovými manažery a HR.

Hodnoťte zaměstnance a používejte související metriky

Řízení odchodu Když lidé odcházejí z firmy, je důležité se ujistit, že byl vrácen veškerý svěřený majetek společnosti. Exact Synergy zajišťuje, aby byly všechny postupy zdokumentovány pomocí registrace veřejného majetku a výstupních listů.


Zaměřte se na své zákazníky Prodej, marketing a zákaznická podpora

Opakovaný nákup Vytvoření kontaktu

Udržení zákazníka

Životní cyklus zákazníka

Kvalifikace

zaměřeným na zákazníka; vylepšení ukazatelů

kontaktu

loajality zákazníka a lepší podnikové výsledky; lepší

Servis / dodávka Cenová nabídka

Objednávka

spolupracují strukturovaným způsobem

správa kontaktů a koordinované marketingové kampaně; každé rozhodnutí a každý kontakt podporovaný procesy orientovanými na zákazníka. Exact Synergy pro řízení vztahů se zákazníky pomáhá těchto cílů dosáhnout.


Exact Synergy pro CRM Mezi prodejem, zákaznickou podporou, marketingem a dalšími, kteří pracují s potenciálními a existujícími zákazníky panuje tradičně napětí. Práce obvykle probíhá v izolaci, takže nikdo neví, co ten druhý dělá, s čím se potýká nebo co plánuje. Často prodej neví, že marketing plánuje kampaň. Marketing neví, že prodej chce propagovat jiný produkt. A zákaznická podpora musí řešit dotazy, když nezná očekávání zákazníka, nemá přístup do historie objednávek a nemá dost informací, které potřebuje. Spolupráce je sporadická (pokud vůbec nějaká), dochází ke ztrátě obchodních příležitostí a zákazníci musí snášet důsledky. Exact Synergy CRM umožňuje překročit hranice jednotlivých funkčních oddělení a nastavit v systému spolupráci mezi všemi. Jsou-li všechny informace ukládány centrálně, má k nim přístup každý bez ohledu na oddělení a může nahlížet do podrobné historie vztahu se zákazníkem.


Od získání zákazníka k jeho udržení S Exact Synergy může každý, kdo přichází do styku se zákazníkem prohledávat, archivovat, přidávat a sdílet informace týkající se zákazníka po celou dobu jeho existence.

Celá historie zákazníka Útržky znalostí a informací jsou hlavním problémem CRM. Databáze a sdílené workflow Exact Synergy ukládají všechny informace tak, aby jej mohly všechny zainteresované osoby vidět, prohledávat, doplňovat a sdílet. Prodejní historie, dokumenty, korespondence a všechny další aspekty vztahu se zákazníkem jsou napojeny na jedinou složku zákazníka obsahující adresu, kontakty, dále odkazy na Google Maps a profily v LinkedIn a další kontakty na sociálních sítích.

Přizpůsobená domovská stránka poskytuje přehled o výkonu

Řízení kontaktů a marketing

Řízení obchodního týmu

Sladěné obchodní a marketingové oddělení tvoří vítězný tým. Centrální databáze a sdílené procesy Exact Synergy sjednocují obchodníky a marketingové zaměstnance pro společné řízení prvotních kontaktů a potenciálních zákazníků. Pomocí Exact Synergy mají obchod a marketing přístup k relevantním indikátorům výkonnosti a spolupracují strukturovaným způsobem zaměřeným na zákazníka. Modul řízení obchodních příležitostí Exact Synergy předává prvotní kontakty generované marketingem obchodnímu oddělení pro další zpracování. Obchodníci tak mají k dispozici více aktuálních kontaktů a mohou omezit dobu strávenou jejich hledáním.

Většina členů obchodního týmu pracuje samostatně. Vytvářejí předpovědi prodeje ve svých vlastních počítačích a posílají je e-mailem svým vedoucím, kteří je pak shromažďují. Řídí si paralelně své vlastní kontakty a marketing. Je to neefektivní, nepřehledné a ztěžuje se tak řízení jednotlivých obchodních případů. Exact Synergy tyto procesy usnadňuje a díky centralizaci přináší transparentnost všech kroků a poskytuje každému obchodníkovi přístup k informacím o zákaznících, marketingové podpoře, řízení obchodních příležitostí a k dalším funkcím. Díky tomu je snadné udržet obchodní tým orientovaný na dosahování stanoveného obratu – každý má přehled o všech souvislostech.

Řízení upozorňování Zákazníci pozitivně hodnotí flexibilitu a rychlou reakci svých dodavatelů. Čím rychlejší je reakce, tím pravděpodobnější je úspěch. A co takhle dostat včasné upozornění o snížení výnosů? Volitelnou aplikaci Event Manager lze použít jako systém pro upozornění všech, kteří potřebují být informováni o nutnosti urgentního zásahu. Jednoduchý import prvotních kontaktů přes Microsoft Excel


Exact Synergy pro CRM -- Používejte workflow pro řízení procesů zákaznické podpory, žádostí o informace, obchodních příležitostí, schůzek apod. -- Vytvářejte, posílejte a spravujte online a prostřednictvím e-mailu marketingové kampaně; zpracovávejte odpovědi zákazníků pomocí automatizovaných workflow. -- Použijte workflow pro usnadnění a kontrolu vyřízení reklamace, která zaměstnává více lidí a týmů; zajistěte všem srozumitelnost a jednoduché sledování jejího vývoje. -- Používejte automatická upozornění na klíčové události týkající se zákazníka. Sjednoťte procesy obchodního oddělení zavedením jednoho nebo více obchodních cyklů. Proces analýzy jako jeden z kroků obchodního případu.

Spravujte své kontakty a obchodní příležitosti přímo z prostředí MS Outlook

Řízení obchodních příležitostí

Reporty a analýzy

Lidi si chtějí dělat věci svým způsobem a činí tak řízení obchodních příležitostí obtížnějším, než je nezbytné. Manažeři chtějí jednotnost a snadnější sestavování obchodních předpovědí. Exact Synergy poskytuje oboje. Funkcionalita Exact Synergy pro řízení obchodních příležitosti zajišťuje, že žádosti o nabídky budou zpracované zodpovědnými osobami namísto toho, aby byly ignorované v naději, že je obslouží někdo jiný. Díky plné integraci Exact Synergy a Microsoft Outlook se e-mail neztratí, ale doplní záznam o všech souvisejících událostech.

Integrované analýzy jsou jediným způsobem jak zjistit, co si zákazníci myslí a jak reagovat na jejich problémy rychle a efektivně. Exact Synergy zahrnuje analytické nástroje a reporty, které pracují v reálném čase a pomáhají vám identifikovat problém ještě dříve, než si ho všimne váš zákazník.

Zákaznický portál S Exact Synergy můžete vytvořit zákaznické portály pro sdílení informací a komunikaci se zákazníky bez dalších zdrojů.

Udržení zákazníka Prodejní a poprodejní tým obvykle používají oddělené systémy. To znamená, že prodej má často jen velmi malý přehled o problémech, které vzniknou později. Takové informace se ale mohou hodit, pokud plánujete nějakou aktivitu související se zákazníkem. Anebo má servisní tým omezený přehled o tom, jak spolupráce začala. Oba týmy pak pracují s neúplnými informacemi. Centrální databáze Exact Synergy poskytuje všem přístup ke stejným informacím, zlepšuje vyřizování reklamací – a snižuje riziko odchodu zákazníka.


Získejte lepší finanční kontrolu pro celou vaší společnost Exact Synergy umožňuje zaměstnancům finančního

Účetní uzávěrky Analýza transakcí

Opravné zápisy

Odpisy měsíční uzávěrky

Proces finanční uzávěrky

Hrubá rozvaha

výkonu celé společnosti. Odstraňuje tak potíže související s řízením pohledávek a závazků, registrací

Převody měn Eliminace vnitropodnikových transakcí

oddělení vytvořit jediný, integrovaný přehled o

příchozích faktur a žádostí o proplacení drobných výdajů. Usnadňuje účinnou agregaci a konsolidaci dat, propojuje lidi, procesy a informace za nimi.


Exact Synergy pro finance Finanční a účetní funkce jsou klíčové při kontrole nákladů na podnikání. Nesrozumitelnost, neúplný přehled a hory papírů znamenají, že finanční oddělení často cítí, jak se snaží něco dohnat, než aby mělo věci pod kontrolou. Faktury se ztrácejí, není jasné, kdo má na starosti ten který rozpočet; osoba oprávněná ke schvalování je na dovolené nebo v jiné pobočce. Dodavatelé si začínají stěžovat, protože faktury nejsou placeny včas a vaši lidé z finančního oddělení jsou nuceni trávit svůj čas telefonováním a rozesíláním e-mailových upomínek. Nebylo by skvělé, kdyby elektronické workflow automaticky směrovalo faktury té správné osobě ke schválení? Co kdybyste výrazně zkrátili dobu zpracování, zlepšili řízení a přesnost a zřídili centralizované zpracování faktur pro celou společnost? Exact Synergy umožňuje zaměstnancům finančního oddělení vytvořit jediný, integrovaný přehled o výkonnosti celé organizace. Přináší srozumitelnost, přehled a kontrolu.


Zjednodušte své finance a účetnictví Exact Synergy pomáhá zaměstnancům finančního oddělení zjednodušit procesy a zlepšit tak efektivitu. Výsledkem je lepší přehled o celkové situaci a absolutní kontrola nad detaily.

Více administrativ Každá lokace má své vlastní finanční účty. Může mít i jiný účetní standard, jinou organizační strukturu, jiné měny, jiný typ vlastnictví, jiné pravomoci a jiné účty hlavní knihy. A každá si vytváří vlastní tabulky. Exact Synergy přináší srozumitelnost a transparentnost, protože vám pomáhá strukturovat vaše finance a centralizovat úlohy z několika vzdálených poboček. Nastavte organizační strukturu. Přiřaďte úrovně zodpovědnosti. Sjednoťte intervaly pro vytváření reportů. Promítněte lokální účty hlavní knihy do účtů používaných na centrále.

Víceúrovňová konsolidace

Správa více měn

Souhrn dat na konci měsíce

Jestliže provádíte konverze měn v několika listech MS Excel, je to pro vás časově náročný a frustrující proces, který je náchylný na chyby. Finanční odborníci přirozeně chtějí rychlou a přesnou konverzi měny tak, aby mohli shrnout nákladové a výnosové transakce pobočky s co nejmenším zpožděním. Exact Synergy zjednodušuje konverzi peněžních měn, zaznamenává kurzy použité pro konverzi lokální měny a při stanovení konverze pro měnu centrály. Ideální řešení pokud se potřebujete vrátit o krok zpět a něco si ověřit.

I když je vše nastaveno tak, jak chcete, použití e-mailů, různých formátů tabulkových souborů a různé interpretace výrazu „rychle“ mohou měsíční uzávěrku znepříjemnit. Exact Synergy vám poskytuje modernizovaný a efektivní proces agregace dat založený na možnosti importovat data z vašich různorodých backoffice systémů.

Transakce mezi podniky Exact Synergy podporuje transparentní očištění výsledků o transakce provedené mezi podniky skupiny. Transakce lze jednoduše zadat manuálním vstupem - vyberete příslušnou divizi, dotčenou konsolidační entitu, předmětnou lhůtu a datum. Transakci také můžete jednoduše reverzovat v dalším reportovacím období.


Reportování finančních výsledků Vedle provozního nástroje je Exact Synergy i nástrojem komunikačním. Poskytuje platformu pro sdílení znalostí a diskutování problémů, takže se finanční informace stávají zdrojem pro celou společnost. Exact Synergy nabízí rychlé a snadné vytváření a distribuci reportů, zabezpečených řízeným přístupem na základě rolí.

Exact Synergy pro finance -- Používejte workflow pro řízení procesů souvisejících s uzávěrkou na konci měsíce a, na řízení pohledávek. -- Uchovávejte dokumenty týkající se financí, jako jsou naskenované výpisy z účtů, tabulky, korespondence nebo e-maily. -- Využijte výhody standardních nástrojů pro řízení projektů a úkolů pro kontrolu průběhu harmonizace procesů. -- Sdílejte vnitropodnikové směrnice a automatizujte postupy. -- Benefitujte ze standardních multijazyčných a multiměnových funkcionalit. Propojte naskenované originální doklady k žádostem o proplacení drobných výdajů

Příchozí faktury

Správa harmonizace procesů

Spousta organizací ručně kontroluje, porovnává a schvaluje příchozí faktury ve snaze zabránit chybám a potřebě pozdějších nápravných opatření. Elektronický registr příchozích faktur transformuje tento proces na transparentní a kontrolovatelný. Faktury jsou naskenovány a zaslány ke schválení všem oprávněným osobám, což eliminuje fyzický pohyb faktur po firmě.

Exact Synergy umožňuje společnostem nastavit projekty a úkoly tak, aby podpořily harmonizaci procesů. Exact Synergy také poskytuje metody a nástroje pro on-line řízení směrnic, příruček, intranetu anebo schvalování dokumentů pomocí automatizovaného workflow.

Integrované workflow zefektivňuje schvalování dodavatelských faktur


Celkový přehled, nárůst výkonnosti celé společnosti

Klíčové výhody pro vaše podnikání Exact Synergy bylo navrženo pro zlepšení výkonnosti společnosti bez dlouhých průtahů. Výsledkem je srozumitelnost, struktura a spolupráce v jednom.

Navrženy pro vás

Rostou s vámi

Poskytují rychlé výsledky

Společnost Exact se specializuje na software pro malé a střední podniky. Exact Synergy tedy nabízí právě to, co potřebujete – ne více, než potřebujete – abyste povýšili vaše lidské zdroje, obchodní a finanční funkce na novou úroveň přidané hodnoty. Jde o standardizované řešení, takže se snadno implementuje, vyžaduje minimální zdroje na údržbu, díky čemuž je ideální pro organizace s omezenou IT podporou.

Exact Synergy bylo navrženo pro růst vaší společnosti a vašich ambicí. Proto jsme ho vytvořili flexibilní a plně škálovatelné. To znamená, že můžete začít s jedním prvkem – řekněme CRM – a rozšířit jej o další skupiny uživatelů (oddělení lidských zdrojů a/nebo finance). Nebo můžete začít s HRM a CRM přidat až tehdy, když máte pocit, že je ten správný čas. Můžete také přidávat pobočky v jiných zemích, kdykoliv je to pro vás vhodné.

Exact Synergy je standardizované řešení, které začíná přidávat hodnotu ihned od okamžiku instalace bez dlouhých průtahů. Není potřeba žádné programování, díky použití šablon si v okamžiku vytvoříte prostředí odpovídající vašemu stylu a způsobu práce. Standardizace znamená, že ihned uvidíte výsledky, změny jsou jednoduché a podpora a údržba jsou nekomplikované.


Exact Synergy produktová nabídka Zaměstnanci

Exact Synergy

Finance

Zákazníci Projekty Workflow Dokumentace

Řízení financí a administrativy - Rozpočtování - Správa peněžních měn - Správa více poboček - Finanční konsolidace a reporting - Správa harmonizace procesů - Platby a inkaso - Elektronické řízení faktur

Marketing a komunikace

Obchod a servis

- Řízení marketingu - Správa prvotních kontaktů - Hledání zákazníků - Přímý marketing - Řízení tvorby a distribuce marketingových materiálů - Analýza zákazníků - Zákaznický portál

- Řízení obchodu - Account management - Řízení obchodních příležitostí - Řízení nabídek a objednávek - Řízení zákaznické podpory - Řízení loajality zákazníka

Služby zákazníkům Zaměstnávání a řízení

Konzultace a implementace

- Samoobslužná správa informací pro zaměstnance a manažery - Nábor zaměstnanců - Řízení absencí - Správa výdajů zaměstnanců - Školení a rozvoj - Hodnocení výkonu zaměstnanců - Řízení odchodu - Intranetový portál

Poskytujeme vám maximální kontrolu při řízení rozpočtu a termínů potřebných pro realizaci implementace. Standardní implementační metody, které používáme, byly vyvinuty na základě letitých zkušeností a osvědčily se po celém světě. Způsob implementace software závisí na mnoha faktorech, včetně velikosti společnosti, rozsahu projektu a průmyslového odvětví. Abychom splnili tuto výzvu, podporujeme různé modely implementace od lokálních na jednom pracovišti, až po mezinárodní projekty s implementací na více pobočkách.

Organizace a registrace - Zásobování - Řízení dodavatelských vztahů - Vnitropodnikové směrice a postupy - Správa rolí a práv - Správa majetku - Řízení IT - Řízení projektů

Školení a vzdělávání Váš úspěch je pro nás důležitý. Implementujeme softwarová řešení přizpůsobená vašemu podnikatelskému prostředí, takže můžete rychle dosáhnout návratnosti svých investic. Nabízíme školení v rámci společnosti prováděné v místě vašeho výběru a v čase, který vám vyhovuje. Navíc si můžete vybrat, která témata chcete během školení v rámci společnosti probrat.

Technologie a integrace - Integrovaná správa dokumentů a workflow - Napojení na aplikace třetích stran pomocí standardních rozhraní - Business Activity Monitoring (BAM)

Postavené na standardní technologii Doporučené IT požadavky pro fungování Exact Synergy zahrnují jakoukoliv edici operačního systému Windows Server 2008 a Microsoft SQL Server 2008, Microsoft .NET Framework a Internet Information Services (IIS) verze 7.0. Navíc obsahuje Exact Synergy Add-in, který integruje Exact Synergy funkcionalitu do Microsoft Office 2007.

Podpora zákazníků Naším cílem je dosáhnout, abyste se cítili jako spokojený zákazník a aby tomu tak i zůstalo. Tento cíl nevyžaduje jen software, ale i vyšší úroveň trvalé podpory z naší strany. Poskytujeme řešení a podporu prostřednictvím rozsáhlé globální sítě více než 40 poboček a také prostřednictvím našich kvalifikovaných mezinárodních partnerů. Zaručujeme vám vysokou úroveň služeb a dostupnost na mnoha místech a v mnoha jazycích spolu s neustálým zlepšováním produktu.


Exact Synergy ve zkratce Exact Synergy je výkonná webová aplikace, která vám umožňuje integrovat, řídit, kontrolovat a zlepšovat způsob, jakým všichni vaší lidé spolupracují a vytvářejí přidanou hodnotu v celé vaší společnosti.

Zaměstnanci

Exact Synergy

Finance

Zákazníci Projekty Workflow Dokumentace

Celkový přehled, který sjednocuje lidi a funkce Vaše firma si vede dobře, ale lidé v ní jsou nejednotní a nepracují tak efektivně, jak by mohli. Celkový přehled v Exact Synergy pomáhá odstranit bariéry mezi obchodním oddělením, zákaznickou podporou, marketingem a kýmkoliv dalším, kdo je v pravidelném kontaktu se zákazníky.

Celkový přehled v čase a prostoru Společnost, která pracuje napříč hranicemi čelí výrazně větším výzvám než společnosti pracující v jediné zemi. Různé předpisy, kultury, časová pásma, procesy a aplikace a další rozdíly. Exact Synergy pomáhá zvýšit výkonnost společnosti fungující ve více zemích tím, že propojuje a sjednocuje národní a mezinárodní pobočky.


Rozhled a souvislosti do vašeho podnikání Exact Synergy poskytuje rychlost, flexibilitu a jistotu, kterou potřebujete v dnešním konkurenčním prostředí. Sjednocuje lidi, vytváří strukturu pro způsob jejich práce a podporuje spolupráci tak, aby byly výhody viditelné již od prvního dne. Věříme, že nyní již máte jasnou představu o výhodách Exact Synergy a jakým způsobem může prospět vašemu podnikání. Pokud máte další dotazy, můžete některé odpovědi najít v části často kladených otázek na další stránce. Pokud svou odpověď nenajdete, neváhejte a kontaktujte nás.

PEOPLE

COLLABORATION

Exact Synergy je vytvořeno pro potřeby lidí. Každý jednotlivec může vykonávat svou práci, protože má na dosah ruky informace, které potřebuje.

Exact Synergy podporuje spolupráci prostřednicvím workflow, centralizovaného ukládání dokumentů a projektového řízení, takže lidé mohou spolupracovat bez ohledu na místo a čas.

STRUCTURE

RESULTS

Exact Synergy poskytuje strukturu tam, kde ji vyžadujete a flexibilitu tam, kde to chcete.

Exact Synergy sjednocuje všechny osoby, zdroje a činnosti, aby bylo zajištěno, že každé rozhodnutí a každá činnost přispěje k úspěchu vašeho podniku.

Chcete začít? Kontaktujte lokální pobočku Exactu. Údaje najdete na adrese: www.exact.com

Jak dlouho trvá instalace a spuštění řešení Exact Synergy?

Vyžaduje používání Exact Synergy náročné zaškolení?

Délka instalace závisí na tom, na co chcete Exact Synergy používat, ale obvykle to netrvá dlouho. Exact Synergy je standardizovaný produkt, využívající předem nakonfigurované funkce a šablony. Využívá také standardní technologie. Protože nevyžaduje žádné programování, je implementace mnohem rychlejší a jednodušší ve srovnání s podobnými řešeními.

Práce s Exact Synergy je velmi snadná a intuitivní. V podstatě jej můžete začít používat ihned po dokončení implementace.

Používám Exact Globe – mohu ho integrovat s Exact Synergy? Ano, můžete velmi snadno rozšířit vaši backoffice Exact Globe a přidat frontoffice řešení Exact Synergy.

Lze Exact Synergy integrovat s aplikacemi Microsoft Office a Microsoft Outlook? Ano, lze. Můžete provádět standardní úlohy a aktivity Exact Synergy z prostředí Microsoft Outlook, např. iniciovat procesy, vytvářet zákazníky, projekty nebo ukládat e-maily. V aplikacích Microsoft Word, Excel a PowerPoint máte rychlý přístup k základním funkcím Exact Synergy pomocí speciální lišty Exact Synergy.

Je Exact Synergy k dispozici v různých jazycích? Existuje snadný a dostupný způsob propojení mého stávajícího ERP řešení s Exact Synergy? Ano. Exact nabízí více než 150 standardních rozhraní pro propojení Exact Synergy s aplikací třetí strany.

Exact Synergy je dostupné ve 20 jazycích včetně češtiny. Každý zaměstnanec může personalizovat své nastavení. Exact Synergy podporuje i Unicode, který umožňuje mezinárodním společnostem používat centrální prostředí Exact Synergy pro všechny země, v nichž podnikají.


Začali jsme podporovat podnikatelský svět v roce 1984. Od studentských začátků jsme se vypracovali až na globálního dodavatele řešení a od června 1999 jsme zalistováni na burze NYSE Euronext Amsterdam. Naše podnikatelské kořeny nám neustále připomínají, že to, proč jsme zde, je přidaná hodnota pro naše zákazníky. Se zaměstnanci rozptýlenými na pobočkách ve 40 zemích zajišťujeme služby místním i mezinárodním společnostem ve více než 125 zemích a naše řešení dodáváme ve více než 40 jazycích. Podpora podnikatelských aktivit je srdcem našich činností. Rozumíme jejich přístupu, způsobu, jakým spolupracují ve své podnikové komunitě, i struktuře, jakou potřebují pro dosažení výsledků. S těmito znalostmi poskytujeme softwarová řešení, která podporují každou podnikatelskou aktivitu a přináší přehled o celém podnikání v reálném čase. Našim zákazníkům tak poskytujeme možnost úspěšně řešit své potřeby a chopit se příležitostí k vytváření hodnot pro jejich zákazníky a konec konců i pro ně samotné.

Navzdory neustálému úsilí společnosti Exact zajistit, aby byly informace v tomto dokumentu co nejúplnější a aktuální, společnost Exact nemůže ručit za správnost a/nebo úplnost a/nebo specifickou použitelnost publikovaných a/nebo požadovaných informací v tomto dokumentu. © Exact Group B.V., 2010. Všechna práva vyhrazena. Všechny uvedené ochranné známky patří dotyčným vlastníkům.

*MCL760101CZ001* MCL760101CZ001.1

Exact Synergy. Přináší rozhled a souvislosti do vašeho podnikání

Recommend Documents