Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise Zjednodušte si život!
© 2011 Exact |
Agenda
− 09:30 Registrace − 09.45 Zahájení workshopu, představení společnosti Exact − 10:00 Organizační struktura, Systém pracovních pozic − 10:30 Řízení náboru − 11:00 Přestávka, občerstvení − 11:15 Samoobslužný portál, Řízení docházky − 11:30 Řízení kompetencí a výkonnosti − 12:15 Jak mít věci pod kontrolou, Další vlastnosti − 12.40 Diskuse a dotazy − 13:00 Ukončení workshopu © 2011 Exact | 2
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
O společnosti Exact Oblasti působení Jaroslav Kopeček, Sales Executive
© 2011 Exact |
© 2011 Exact |
Naše globální přítomnost
Země, kde máme zákazníky © 2011 Exact |
Vítejte v centrále pro CEE region CZ: 130 aktivních zákazníků
SK: 45 aktivních zákazníků
Moscow
RUSSIA
RU: 40 aktivních zákazníků
HU: 105 aktivních zákazníků
RO: 50 aktivních zákazníků
© 2011 Exact |
Oblasti působení
1. Finance, logistika, výroba
Exact Globe 2. Řízení procesů, HRM, DMS, CRM, projekty, konsolidace, finance
Exact Synergy Enterprise 3. „Business intelligence“ analýzy, reporty
Exact Business Analytics 4. „Messaging“ systém
Exact Event Manager © 2011 Exact |
Oblast působení 1 - Finance, logistika, výroba – Exact Globe Integrovaný systém, který automatizuje vaše podnikové procesy v těchto oblastech:
•
Finanční management
•
Řízení služeb
•
Logistický a produktový management
•
Projektové řízení
•
Business Intelligence
•
Informační management
•
Řízení úkolů/Workflow
•
Řízení vztahů se zákazníky
•
Řízení lidských zdrojů
•
Řízení výroby
© 2011 Exact |
Oblast působení 2 - Řízení procesů, HRM, DMS, CRM, projekty, konsolidace, finance
Exact Synergy Enterprise •
Webový produkt pro integraci, řízení, kontrolu a zlepšení spolupráce
•
Sjednocuje procesy a propojuje informace
•
Vyvinut pro zlepšení výkonnosti organizace
•
Výsledkem je srozumitelnost, struktura a spolupráce, vše v jednom prostředí
© 2011 Exact |
Základní IT koncepce Frontoffice – proces oriented (Exact Synergy)
CRM
HR
Finance Dokumenty
Všichni uživatelé
Logistika
Projekty portály
Zákazníci, dodavatelé, partneři
Workflow
ERP –Transakce (Exact Globe) BACKOFFICE Finance
Distribuce Logistika
(Výroba)
ekonom
Infrastruktura I S
P A
R
o
u t e
r
-
F
i r e
w
a
S
L
,
C
D
M
A
,
G
P
R
S E
I n t r a n
IT manažer
D
ll
e t
K
M
1
G
x t e r n í k l ie n t
b it
L o a d B a l a n c e r C o n t e n t S w i t c h
1
0 0 M
b
it D
a M
t a b á z o v ý S e r v e r S S Q L
I n t e r n í k l i e n t
A
e
p
l i k a č n í s e r v e r y M S I I S - S y n e r g y
© 2011 Exact |
Široké spektrum zákazníků
>50
20-49 Exact Globe
Exact Synergy
5-19
© 2011 Exact |
Oblast působení 3 - „Business intelligence“ analýzy, reporty
Voby dimenzí, filtrů EBA je jednoduše o schopnosti • přistupovat, konsolidovat a zpracovávat data do smysluplných informací napříč celou organizací
Porovnávání rozpočtů, • umožnit interním uživatelům i partnerům snadný přístup k předpovědí, skutečnosti analýzám a potřebným – grafy, tabuky, informačním výstupům hodnoty • kalkulované dodat informaci automatizovaně, v nastaveném stylu a zabezpečeně
Dynamické analýzy procesů a finančních dat © 2011 Exact |
Oblast působení 4 - „Messaging“ systém Exact Event Manager
Akce Zdroj události EEM Engine Technologie „nalezni/zjisti, vyhodnoť, jednej!“ Úpravy databáze Exact
Databáze přínosy: Exact Vybrané Transformace
•
Eliminace manuálních činností
•
Včasná detekce komplikací a hrozeb - úzká hrdla SQL 2005 & procesů 2008 Formátování
•
Cílené doručování informací
•
Minimalizace chyb
•
Mail – IMAP, POP3 Minimalizace
•
Neviditelný asistent
6/23/2011
Vyvolání časových prodlev akce
ESE workflow
Crystal XI
Email - SMTP Social Media Database DML
© 2011 Exact | 13
Vybraní zákazníci v ČR i ve světě
© 2011 Exact |
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
Úvod do řešení Petr Marc, Senior Business Consultant
© 2011 Exact |
Co můžete očekávat? − Čistá, strukturovaná a zabezpečená data o vašich lidských zdrojích − Žádný papír jako výsledek webových, digitálních workflow a elektronických dokumentů − Přehledné a efektivní procesy založené na rolích a elektronických workflow formulářích − Úspory času díky delegování a distribuci aktivit příslušnými skupinám a jednotlivcům − Prostor soustředit se na klíčové oblaslti řízení HR − Možnost změnit přístup („people company“) © 2011 Exact | 16
Jak se mění přístup k HR
− Pracovníci (oddělení) HR musí přispívat k dosažení strategických cílů firmy a vytvářet přidanou hodnotu − Systémy pro řízení lidských zdrojů musí nabízet lepší podporu pro rozhodování − Lidé jsou klíč − Řízení a rozvoj pracovníků se stává klíčovou strategií pro zlepšování produktivity a dosahování lepších výsledků − Vývoj na trhu práce vyžaduje větší flexibilitu
© 2011 Exact | 17
Exact Synergy Enterprise pro HRM se hodí pro všechny velikosti organizací
High end >5000
High mid-market 500-5000
Mid-market 100-500
Low mid-market 50-100
Low-end <50
© 2011 Exact | 18
Typické využití v CEE regionu
High end >5000
SMB organizace s 50 až 100 pracovníky 1. Administrativní HRM 2. Workflow
High mid-market 500-5000
Mid-market 100-500 Low mid-market 50-100 Low-end <50
3. Řešení pro spolupráci SMB organizace se 100 až 500 pracovníky 1. Strategické HRM s důrazem na nábor a řízení a rozvoj zaměstnanců
© 2011 Exact | 19
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
Organizační struktura a karta pracovníka
© 2011 Exact |
Moje karta
Získejte přehled přímo z úvodní stránky
Moje workflow
Osobní složka, výkazy, dokumenty
© 2011 Exact |
Vyberte indikátor pro zobrazení nebo porovnání, např. počet pracovníků, FTE, volné pozicie, apod
Více možností zobrazení organizační struktury
Práce s organizační strukturou
Proklik pro detaily © 2011 Exact |
Detail subjektu Skupiny středisek a střediska
Přehledné zobrazení struktury s indikátory
© 2011 Exact |
Mnoho možností zobrazení
Procházení strukturou nebo skok na kartu jednoduchým poklepáním
Hierarchie pracovníků © 2011 Exact |
Karta zaměstnance
Hlavní údaje
Relevantní informace, např. osobní složka, dokumenty, workflow, apod
Oganizační struktura, pracovní pozice
Role
© 2011 Exact |
Různé šablony
Zabezpeční karty zaměstnance
Pole, která se budou zobrazovat
© 2011 Exact |
Zabezpečení karty zaměstnance na úroveň pole
Ke každému poli lze přiřadit funkční práva
© 2011 Exact |
Log čtení a log změny údajů
Kdo, co měnil, viděl bezpečnost dat především © 2011 Exact |
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
Systém pracovních pozic
© 2011 Exact |
Činnosti, skupiny funkcí a funkce lze seskupit do logické struktury
Systém pracovních pozic = logická struktura © 2011 Exact |
Vazba na vnitřní předpis, dokument Dokument uložen v integrovaném modulu správy dokumentů
Detail pracovní pozice
© 2011 Exact |
Kompeteční profil (norma) využitelný při náboru nebo hodnocení kompetencí Hodnota normy Vyplnění profilu – využití při hodnocení zaměstnanců, párování kandidátů
Detail pracovní
Jednotlivé pozice kompetence
© 2011 Exact |
Zařazení do systému pracovních pozic
Pozice v organizaci
© 2011 Exact |
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
Řízení náboru pracovníků
© 2011 Exact |
Monitoring, analýza, reporting
Seznam kandidátů
Nabídka volných pozic
Párování
Archivace po zvolenou dobu
Publikace na veřejném webu
Předvýběr Výběr Smlouva
Externí publikace
Zamítnutí/ vyřazení kandidáta
Volná pozice Monitoring, analýza, reporting
Nový uchazeč
© 2011 Exact | 35
Vytváření manuálním vstupem, dávkovým importem nebo na základě registrace přes web
Karta uchazeče
Vazba na volnou pozici © 2011 Exact |
Vazba na webové mapové systémy
Odkaz na mapu © 2011 Exact |
Další funkce – rozpočty, párování, profily požadovaných kompetencí, registrace uchazeče
Zařazení do systému pozic
Karta volné pozice
Kandidáti © 2011 Exact |
Kritéria
Detaily – pozice, kandidáti, stavy, apod.
Vyhledávání volných pozic máme vše co potřebujete © 2011 Exact |
Různé pohledy
Odkazy na pozice
Přehled volných pozici, za které jsem zodpovědný © 2011 Exact |
Automaticky generované workflow, např. na základě registrace přes web
Vazba na kartu uchazeče
Práce s workflow - proces registrace uchazeče s validací vstupů © 2011 Exact |
Nástroje pro podporu procesu náboru pracovníků
− Párování: uživatelé jsou schopni definovat a prioritizovat relevantní kritéria pro výběr kandidáta. Párování funguje v obou směrech kandidát <-> volná pozice. − Více zaměstnanců na volnou pozici: umožňuje vypisovat pozici s vyšším počtem hledaných kandidátů; některé typy podnikání vyžadují vypisovat velké množství podobných nebo shodných pozici (bezpečnostní agentury, catering, apod.) − Vyhledávání duplicit: umožňuje slučovat data kandidátů; někteří kandidáti zasílají nabídky na více pozic
© 2011 Exact | 42
Monitoring, analýza, reporting
Seznam kandidátů
Nabídka volných pozic
Párování
Archivace po zvolenou dobu
Publikace na veřejném webu
Předvýběr Výběr Smlouva
Externí publikace
Zamítnutí/ vyřazení kandidáta
Volná pozice Monitoring, analýza, reporting
Nový uchazeč
© 2011 Exact | 43
Párování profilů volné pozice a kandidáta
Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce © 2011 Exact |
Omezení seznamu kandidátů
Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce © 2011 Exact |
Uložení šablony Volba / eliminace kritérií
Hledání vhodného kandidáta s pomocí průvodce © 2011 Exact |
Zasílání hromadné korespondence Iniciace workflow s výsledky
Výsledek párování
Kandidáty lze snadno spárovat s volnou pozicí nebo jim odeslat vyjádření © 2011 Exact |
Iniciace workflow s výsledky
Možnost sdílet výsledky předvýběru, např. s manažerem budoucích pracovníků
© 2011 Exact |
Na čem je párování založeno? Kompetenční profil s workflow pro vyhodnocení kandidáta
Odkaz na profil kandidáta k vyplnění © 2011 Exact |
Profil kandidáta ve stavu návrh (k vyplnění)
Párování založené na kompetenčním profilu
Kompetence a hodnocení © 2011 Exact |
Zpracovaný profil
Profil kandidáta ve srovnání s normou
© 2011 Exact |
Nástroje pro podporu procesu náboru pracovníků
− Integrace s Microsoft Word: uživatelé oddělení HR často využívají známé nástroje – zvyk, komfort, mnoho oblíbených funkcí. Synergy využívá integrace pro tvorbu hromadné korespondence s využitím polí HRM − Externí odkazy: využití externích médií pro publikaci volných pozic nelze opomíjet; uživatelé mají možnost provázat volnou pozici na mnoho externích zdrojů − Dynamické analýzy: během procesu náboru vyvstává řada požadavků na monitorování procesu a měření konkrétních veličin / KPIs
© 2011 Exact | 52
Pole pro hromadnou korespondenci přímo ze Synergy Snadné zadání pole přetažením
Šablona hromadné korespondence © 2011 Exact |
Vyhledávácí formulář pro výběr uchazečů, kterým bude zaslána korespondence
Vyhledání příjemců nebo využití uložených šablon hledání
© 2011 Exact |
Volba akce
Uložení dokumentu do Synergy, odeslání emailů nebo tisk © 2011 Exact |
Přínosy řešení Vlastnost
Přínosy
Párování
• Jednoduchý předvýběr • Podpora pro rozhodování
Více zaměstnanců na volnou pozici
• S jednou kartou pozice lze administrovat neomezený počet shodných volných míst • Nárůst efektivity práce
Vyhledávání duplicit
• Detekce duplikátů uchazečů a slučování záznamů do platného záznamu • Eliminace duplicit a chyb v komunikaci
Integrace s Microsoft Word
• Využití datových polí Synergy pro jednoduchou tvorbu hromadné korespondence a šablon • Zlepšení produktivity práce • Využití pokročilých funkcí Word
© 2011 Exact | 56
Přínosy řešení Vlastnost
Přínosy
Externí odkazy
• Spojení volných pozici a inzerce • Rychlý přístup k připojené / aktuální inzerci • Lepší přehled
Dynamické sestavy • Přehled o důležitých parametrech volných pozici a kandidátů • Měření a vyhodnocení úspěšnosti procesu náboru Matematické operace
• Vytvoření hodnotícího modelu, kritérií a jejich vah dle konkrétních potřeb organizace • Maximální flexibilita
Data životopisů
• Snadné zadávání, správa a vyhodnocení dat o kvalifikaci, vzdělání a profesní historii • Podpora pro rozhodování • Historie zaměstnance © 2011 Exact | 57
Řízení lidských zdrojů s Exact Synergy Enterprise
Přestávka následuje Samoobslužný portál pro zaměstnance
© 2011 Exact |
Karta pracovníka
Moje agendy - workflow, dokumenty, osobní složka zaměstnance, transakce, apod.
Samoobslužný portál = odlehčená sada dat a agend © 2011 Exact |
Editační mód karty pracovníka
Editace povolených dat
© 2011 Exact |
Přiřazený majetek, rozpočet
Absolvovaná školení, výsledky
Vyúčtování mezd, životopis, smlouva, apod
Přístup k údajům osobní složky
© 2011 Exact |
Plánování pracovníka s barevným označením aktivit / absencí
Zobrazení detailu při přechodu myší nebo proklikem
Legenda s detaily © 2011 Exact |
Kroky procesu
Detail workflow „Dovolená“
© 2011 Exact |
Čeká na schválení manažerem a bude pokračovat k pracovníkovi s rolí HR na úrovni divize
Detail workflow „Nemoc“ © 2011 Exact |
Zadáním a předložením výkazu jsou iniciována příslušná workflow
Kombinovaný výkaz
© 2011 Exact |
Filtry, třídění, seskupování, akce, stavy
Pohled nadřízeného workflow absencí © 2011 Exact |
Co nabízí samoobslužný portál pro zaměstnance? − Využívat zdrojů publikovaných v interanetu − Pracovat s omezenou sadou 17 procesů − Editovat vlastní kartu − Vytvářet, editovat, vyhledávat a zobrazovat vlastní dokumenty nebo dokumenty projektů, kde jsem členem − Participovat v projektech − Pracovat se svým kalendářem a plánem − Hledat kolegy a zobrazovat jejich agendy a dokumenty, ke kterým mám přístup © 2011 Exact | 67
