Exact e-synergy geïntegreerd samenwerken. Gebruikers aan het woord

Exact e-S Synergy | geïntegreerd samenwerken

Gebruikers aan het woord

Voorwoord

Eind 1999 introduceerde Exact Software een compleet nieuw informatiesysteem: Exact e-Synergy, een oplossing voor on-line samenwerken. Het biedt via het Web toegang tot real-time informatie, opgeslagen in één centrale databron. Exact e-Synergy structureert bedrijfsprocessen, integreert informatiestromen en geeft medewerkers een platform waarop zij optimaal kunnen samenwerken. Een revolutionair concept, dat van meet af aan enthousiast is ontvangen en diverse internationale prijzen in de wacht heeft gesleept. Het bijzondere van Exact e-Synergy zit niet in de functionaliteit van de verschillende onderdelen, maar juist in de integratie daarvan. Dankzij het revolutionaire One-X concept zijn alle gegevens aan elkaar gekoppeld en hoeven ze nog slechts eenmalig te worden vastgelegd. Dit biedt ongekende mogelijkheden om gegevens op te zoeken, te rapporteren en te analyseren. Dankzij deze transparantie beschikken niet alleen medewerkers, maar ook klanten en leveranciers altijd over actuele informatie. Door op deze wijze informatie met elkaar te delen, kunnen ze effectiever communiceren en samenwerken. Daarbij maakt het niet uit waar iedereen zich bevindt, want alle informatie is altijd en overal beschikbaar via internet. Sinds de introductie is het aantal gebruikers gestaag gegroeid. Organisaties uit de meest uiteenlopende branches hebben Exact e-Synergy in gebruik genomen, ieder met zijn eigen oplossingsgebieden. Geen systeem is hetzelfde, overal is Exact e-Synergy aangepast aan processen, procedures en gegevens. Of men is er nog mee bezig, want gebruikers ontdekken telkens weer nieuwe toepassingsmogelijkheden.

In 2005 is Exact e-Synergy door Microsoft uitgeroepen tot meest innovatieve softwareproduct.

Eén ding hebben alle gebruikers gemeen: ze zijn bijzonder enthousiast en willen dat graag met u delen. Want stiekem zijn ze ook wel een beetje trots: dat zij vooroplopen en hun zaakjes uitstekend voor elkaar hebben. Van een aantal gebruikers hebben we de ervaringen opgetekend in dit boek. Lees het eens door en proef het gevoel dat de verhalen uitstralen. Hopelijk werkt het aanstekelijk.

2

Inhoud

Iedereen kan ermee uit de voeten

AAA administratiekantoor

z

We hebben onze zaakjes voor elkaar

Accountantskantoor Korteschiel

z

Klein beginnen, stap voor stap uitbreiden

Afvalzorg

z

Exact e-Synergy steunt Bernard van Leer Foundation

Op advies van KPMG

z

Doornbos Verhuur

17

Dosign Admin

z

Helicopterview met een F-16

23 z

Nog net zo flexibel als bij de start

Ik zou niet weten hoe het anders zou moeten Een systeem voor echte ondernemers z

27

z

Florein Zorg

Houtappels B.V.

z

ICS (Industrial Control Sysytems)

Produceren alleen is niet genoeg

J.G. Zeeman B.V.

z

Openheid voor medewerkers en klanten

z

JVR Consult z

39 43

Maximum Trading

MCAP Cable & Glassfiber Assemblies

z

Een systeem op maat voor trainingen op maat

z

Mofundus

Exact e-Synergy is eigenlijk heel simpel en functioneel Tal van nieuwe parameters

z

z

Multiweld

Novotek

Winst door management by exception Rust op het bureau, rust in het hoofd Exact e-Synergy innoveert onderwijs

z

Orbis Software

Pat Onderwijsinnovatie Pentoprint

Schoolvoorbeeld van efficiënt werken

Pro Management Onderwijs Support

z

Roberts Holland z

Smiths Medical Nederland

Stichting Gehandicaptenzorg Limburg

Naar buiten en uren maken

z

z

53

Uniglobe Merk Travel

Verion

Exact e-Synergy gaat het prikbord vervangen

59 61 65 67

Direct zien hoeveel aandacht er voor klanten is De hele wereld in één database

51

63

z

z

49

57

Ottenschot Letselschadespecialisten

z z

47

55

Jullie hebben vrijdag niet veel gedaan…

z

37

45

Besparing van kosten die je niet ziet

Een zorg minder

35

41

Kabeltex

Het maximale met een minimale bezetting

Niet meer al die briefjes

31 33

HSO - Hertzinger Satelliet Ontvangst

z

Hub. A. van Laarhoven B.V.

z

25 29

We benutten misschien nog maar twintig procent

Exact e-Synergy als cockpit

Euro Hair Fashion

Euromail

z

Eurosalt

z

19 21

Energyst

Cultuurverandering door Exact e-Synergy

Stroom-lijn

z

Drukkerij Gielen

z

11 15

Exact e-Synergy geknipt voor Euro Hair Fashion

z

Bernard van Leer Foundation

13

z

Van houtje-touwtje pakket tot perfect hulpmiddel Mailen met de bakker en de slager

9

Crop

Wij zijn nu een stuk verder dan de concurrentie z

7

Dancohr

Exact e-Synergy voorziet in meer dan ik verwachtte We zouden zo in Spanje kunnen beginnen

z

5

69 71 73 75

z

Wildeboer

Het is essentieel dat we op het juiste moment bellen

z

World Present

77 79

Exact e-Synergy per branche

80

Exact e-Synergy Users Forum

82

Contact

83

3

Iedereen kan ermee uit de voeten

Hans Bins - directeur

AAA ADMINISTRATIEKANTOOR

Directeur Hans Bins van AAA administratiekantoor is met recht een happy user van Exact e-Synergy. Hij kan nauwelijks een nadeel van het systeem noemen en is erg enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid ervan. Volgens hem is een halve dag introductie genoeg om met Exact e-Synergy te kunnen werken.

"Mijn secretaresse heeft alle dossiers van onze klanten gescand en in Exact e-Synergy gehangen. Toen ze vroeg wat ze met de papieren documenten moest doen, zei ik: 'Haal maar door de papierversnipperaar'. Dat was wel even slikken. We hebben namelijk jaren gedaan over het opbouwen van die dossiers. Maar nu we Exact e-Synergy gebruiken, kunnen we alle documenten digitaal raadplegen. Dat levert overigens een hoop kastruimte op!"

Altijd en overal raadplegen "We verzorgen voor ongeveer honderd bedrijven de administratie - of delen daarvan. Sinds twee jaar werken we daarbij met Exact e-Synergy en dat bevalt uitstekend. Ik zou nooit meer terug willen naar de tijd vóór Exact e-Synergy. Het grote voordeel ervan is dat klanten zélf hun jaarrekeningen, begrotingen en andere documenten kunnen raadplegen, ook al beheren wij ze. Bovendien kunnen verschillende mensen tegelijkertijd hetzelfde document inzien. Als voorheen iemand bezig was met een bepaald dossier, dan haalde hij dat uit de kast en was het op dat moment voor anderen niet beschikbaar. Met Exact e-Synergy hebben we dat probleem niet meer." Stap voor stap "We maken nog niet optimaal gebruik van Exact e-Synergy. Ik wil bijvoorbeeld ook automatisch de workflows van onze klanten in de gaten houden. Ik weet dat dat kan met Exact e-Synergy, maar we zijn er nog niet aan toegekomen om die toepassing daadwerkelijk te gebruiken. Dat is wel het fijne van het systeem: je hoeft niet alles tegelijk te gebruiken. Dan zou je door de bomen het bos niet meer zien. Nee, wij voeren alle toepassingen van Exact e-Synergy stap voor stap in."

5

• administratieve diensten en adviezen • www.aaa-adm.nl • 10 users

Het grote voordeel is dat cliënten zelf hun jaarrekeningen, begrotingen en andere documenten kunnen raadplegen.

We hebben onze zaakjes voor elkaar

Wout Korteschiel - directeur/eigenaar

ACCOUNTANTSKANTOOR KORTESCHIEL

Net voor de kerst van het jaar 2002 wist Wout Korteschiel dat hij had gevonden wat hij al jaren zocht. Op de eerste werkdag van het nieuwe jaar ging hij aan de slag met Exact eSynergy. "Het was precies wat we nodig hadden om een papierloos kantoor te realiseren."

• financieel, bedrijfseconomisch en bedrijfsjuridisch advies • www.korteschiel.nl • 10 users

"Het duurde even voordat alle cliëntdossiers waren ingescand. Maar nu dat achter de rug is, hoeven we niet meer heen en weer te lopen met dossiers. Er staan nu dertigduizend documenten in ons systeem, die allemaal in één tel kunnen worden opgevraagd. Sinds dit jaar gebruiken we daarvoor het Modulair Archief Systeem van Exact e-Synergy. Als er nu post of informatie van een cliënt is ingevoerd, wordt er meteen een taak in de werkstroom aangemaakt. Ook wordt er meteen een verzoek aan gekoppeld. Zo wordt hetmanagen van de werkstroom stukken gemakkelijker. Dat vergroot de controle op alle werkzaamheden."

Cruiseschip "De winst die we met Exact e-Synergy behalen is moeilijk in geld uit te drukken. Overal ter wereld, zelfs op een cruiseschip midden op de oceaan, kan ik inloggen op ons eigen portal om een vraag van een medewerker of cliënt te beantwoorden. Onze relaties kunnen via internet ook zelf hun dossiers raadplegen. Ze hoeven niet meer te bellen. De jaarrekening stellen we als pdf-bestand beschikbaar. Alle bestanden kunnen in pdf, Word of Excel worden gedownload." Onder de indruk "We merken ook dat met Exact e-Synergy het aantal telefonische contacten afneemt. Daardoor houden we meer tijd over voor gesprekken op niveau. Er is meer gelegenheid om het een en ander toe te lichten. Cliënten zijn daarvan onder de indruk. Die zien dat we als kantoor voorop lopen en onze zaakjes voor elkaar hebben." Audit "Dankzij Exact e-Synergy is ons werk ook makkelijker te controleren. Om de paar jaar komt bij ons de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten (NOvAA) over de vloer voor een kwaliteitsonderzoek. Normaal gesproken neemt zo'n audit een of twee dagen in beslag en wordt er daarna nog een rapport opgesteld. Met Exact e-Synergy waren we op de eerste dag om drie uur al klaar en kregen we meteen een afschrift. Alles was dik in orde."

7

Het was precies wat we nodig hadden om een papierloos kantoor te realiseren.

Klein beginnen, stap voor stap uitbreiden

Niels Olijerhoek - adviseur ICT

AFVALZORG

Afvalzorg is een innovatief bedrijf waar afval binnenkomt en wordt gestort, en in toenemende mate verwerkt wordt tot nieuwe grondstoffen zoals bemest zand en groensnippers. Alle transporten van bedrijfsafval en gevaarlijk afval moeten worden geregistreerd door Afvalzorg. "Dankzij Exact e-Synergy is dat nu eenvoudiger", zegt adviseur ICT Niels Olijerhoek.

"We moeten bij de overheid precies doorgeven wat we aannemen en welke bestemming het krijgt. De registratie gebeurt met afvalstroomnummers en allerlei landelijke en Europese codes. Daar is speciale software voor ontwikkeld, met koppelingen met Exact e-Synergy. Voor onze accountmanagers hebben we door Exact Software een maatwerksysteem voor relatiebeheer laten ontwikkelen. Dat moest hen toegang geven tot de afvalstofcontracten, offertes en projectinformatie. In de praktijk bleek het nog niet toegankelijk genoeg. De komst van Exact e-Synergy heeft dat opgelost. We hoeven niet meer te investeren in het maatwerksysteem. Alle informatie is nu automatisch in alle zeven vestigingen beschikbaar."

Groeiproces "We gebruiken Exact e-Synergy niet alleen om snel klantgegevens op te vragen maar ook voor de nieuwsvoorziening tussen de collega's. Zaken als foto's van een feestje tot en met informatie over een nieuw bedrijfsplan publiceren we via internet op de nieuwspagina. Ook het agendabeheer is stukken eenvoudiger geworden. Wekelijkse overzichten van afspraken zijn vaak al verouderd op de dag waarop ze worden verspreid. Met de realtime informatie van Exact e-Synergy heeft de organisatie daar geen last meer van." "De implementatie van Exact e-Synergy is een groeiproces. We hebben een half jaar uitgetrokken om ook ons documentenbeheer en het Human Resource Management over te zetten. Momenteel wordt er nog veel per e-mail gecommuniceerd, in de toekomst willen we meer met werkstromen gaan werken. Elke week doen we samen met een consultant weer enkele stappen. Dat is de beste manier om een grote organisatie rijp te maken voor de nieuwe werkwijze. Ik kan iedereen aanraden om met Exact e-Synergy klein te beginnen en dan stap voor stap uit te breiden."

9

• beheer en ontwikkeling van afvalverwerking • www.afvalzorg.nl • 60 users

We hoeven niet meer te investeren in het maatwerksysteem.

Exact e-Synergy steunt Bernard van Leer Foundation

Rutger Wijnands - manager Support Services

BERNARD VAN LEER FOUNDATION

Wie de jeugd een goede toekomst wil geven, kan er het beste zo vroeg mogelijk bij zijn. De Bernard van Leer Foundation richt zich daarom op kansarme kinderen tot 7 jaar. "Om ons werk zo efficiënt mogelijk te doen, ondervinden we zelf ondersteuning van de handige, open structuur van Exact e-Synergy", zegt Rutger Wijnands, manager Support Services.

"Onze inkomsten komen uit de nalatenschap van Bernard van Leer, oprichter van de Koninklijke Emballage Industrie Van Leer. Daarmee ondersteunen we zo'n 140 meerjarige projecten in 40 landen om de gezondheid, het sociaal functioneren, schoolprestaties en het zelfvertrouwen van jonge kinderen te bevorderen. De projecten, die we samen met overheids- en particuliere organisaties uitvoeren, richten zich op kinderen en op de omgeving waarin ze opgroeien, zoals kinderopvangcentra, scholen en consultatiebureaus. Om de effectiviteit van onze projecten te bevorderen, onderhouden we ook contacten met universiteiten en wetenschappelijke instituten voor research naar bijvoorbeeld opvoeding en gezondheid. Daar publiceren we over."

Gebruikerssite "Bedrijfsinformatiesystemen voor fondsen zijn er bijna niet. De meeste zijn gericht op productie en dienstverlening. Ook Exact e-Synergy. Maar dankzij de open structuur van dit systeem kunnen we het naar onze hand zetten en monitoren we er onze projecten mee. De projectstructuur van Exact e-Synergy maakt het mogelijk om al onze documenten, zoals inkomende facturen, correspondenties en publicaties, per project te digitaliseren. Nu werken we nog met een papieren archief, maar dat is niet altijd even overzichtelijk. Zeker niet als je een project in het buitenland bezoekt en wat documentatie wilt doornemen. Via 'requests' is het grantmakingproces - het toekennen van geld aan processen met Exact e-Synergy nu al op kantoor voor iedere betrokkene inzichtelijk. Dit jaar willen we het mogelijk maken om ook thuis of in het buitenland 24 uur per dag in te loggen. De omzetting van een papieren naar een digitale documentatie moet nog grotendeels gebeuren. Een gebruikerssite van Exact e-Synergy om tips en trucs hierover uit te wisselen zou ons goed uitkomen."

11

• early childhood development programmes • www.bernardvanleer.org • 65 users

De projectstructuur van Exact e-Synergy maakt het mogelijk om al onze documenten per project te digitaliseren.

Exact e-Synergy voorziet in meer dan ik verwachtte

Martin Leijenhorst - manager ICT

CROP

Crop registeraccountants en belastingadviseurs was al enige tijd op zoek naar geschikte software op het gebied van documentbeheer en kennisdeling, met name geschikt voor fiscale advisering. Via Exact Software kwamen ze met Exact e-Synergy in aanraking. Martin Leijenhorst, manager ICT van Crop, was verrast door de mogelijkheden van het systeem.

"Tijdens de demo van Exact e-Synergy merkte ik dat het systeem in meer dingen voorziet dan ik verwachtte. Exact e-Synergy is veel meer dan documentbeheer. Het blijkt een geïntegreerde oplossing te zijn voor relatie- en documentbeheer, HRM en planning. Ook complete integratie met de financiële administratie is mogelijk. Het is erg prettig dat in Exact e-Synergy het complete cliëntendossier onder de betreffende klant terechtkomt. Zo kunnen we bijvoorbeeld de werkstromen goed in de gaten houden. Daarnaast is het voor ons management handig dat zij real-time de beschikking hebben over de eigen financiële gegevens."

Zorg voor juiste implementatie "Ik ben heel tevreden met Exact e-Synergy. Wat ik potentiële gebruikers wil meegeven, is dat je veel aandacht moet besteden aan de implementatie ervan. Het goed in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en documentstromen draagt bij aan een optimale inrichting van Exact e-Synergy. Ik raad iedereen daarom aan om de implementatie te laten doen door iemand die verstand heeft van Exact e-Synergy én iemand die goed inzicht heeft in de documentstromen en processen binnen het bedrijf. Tevens is een goede training essentieel. Wij hebben een bedrijfsbrede, maar redelijk oppervlakkige training gedaan. Om voldoende gebruikersacceptatie en draagvlak binnen de organisatie te creëren, zijn minimaal twee trainingsdagen per gebruiker nodig."

13

• registeraccountants en belastingadviseurs • www.crop.nl • 212 users

Exact e-Synergy blijkt een geïntegreerde oplossing te zijn voor relatieen documentbeheer, HRM en planning.

Wij zijn nu een stuk verder dan de concurrentie

Ramon Spitters - directeur

DANCOHR

In 2003 werden de vijf verschillende bedrijfsonderdelen van cosmeticahuis Dancohr samengebracht in één locatie. "'Ik wilde ook één grote database waar je alles in stopt", vertelt directeur Ramon Spitters. Exact Globe 2003 en Exact e-Synergy werden in 2004 tegelijk ingevoerd. Een omvangrijke operatie die een jaar duurde. "Nu weten we al niet meer beter."

"Voor de professionele markt produceren wij make-up, huidverzorging- en pedicuremerken, maar bijvoorbeeld ook behandelstoelen en randapparatuur. We exporteren naar meer dan 54 landen, voornamelijk binnen Europa. Groeimarkten zijn voor ons OostEuropa en tegenwoordig ook Azië. Tien jaar geleden waren er nauwelijks trends in onze branche, nu volgen ze elkaar steeds sneller op. Vooral de vraag naar luxe producten neemt toe. In het verleden stonden de bedrijfsonderdelen los van elkaar. Dat leidde bijvoorbeeld tot misverstanden tussen de afdelingen productie en verkoop. Lastig was ook dat de Dancohr Corporation bestond uit twee B.V.'s. Na de fysieke samenvoeging van de bedrijfsonderdelen hebben we de twee administraties samengevoegd. Ik kan nu precies zien wie wat wanneer doet. Of een klacht goed en snel wordt behandeld bijvoorbeeld. Dankzij de transparantie die Exact e-Synergy biedt, kunnen we ook sneller inspelen op de behoeften van de klant. Ikmag wel zeggen dat we een stuk verder zijn dan de concurrentie."

Verkoop via internet "De implementatie van Exact e-Synergy hebben we grotendeels zelf gedaan. Het meekrijgen van de medewerkers was, na een wenperiode, niet meer moeilijk. Alleen de productiemedewerkers bij ons werken er niet mee. We zijn nu klaar voor de volgende fases: onze klanten toegang bieden tot ons systeem en het hele ISO-9001 en 13845 via Exact e-Synergy implementeren. Je moet daar natuurlijk wel voorzichtig mee zijn. Exact eSynergy biedt wat dat betreft goede beveiligingsmogelijkheden. De volgende stap zal zijn dat we onze producten en service ook via internet gaan verkopen."

15

• cosmeticahuis • www.dancohr.com • 45 users

Dankzij de transparantie die Exact e-Synergy biedt, kunnen we sneller inspelen op de behoeften van de klant.

We zouden zo in Spanje kunnen beginnen

Dirk Biewenga - controller

DOORNBOS VERHUUR

Op de website staan de vestigingen van Doornbos Verhuur in Rotterdam, Southampton en Odense bijna achteloos door elkaar. Achter de schermen is het bedrijf één organisatie, vertelt controller Dirk Biewenga. "De administratie voor Engeland en Denemarken wordt dankzij Exact e-Synergy gewoon vanuit Nederland gevoerd."

"In Engeland werken zo'n vijftien mensen op twee depots. In Denemarken hebben we twee medewerkers. Onderling wordt er dure apparatuur uitgewisseld. Als er in Nederland bijvoorbeeld vraag is naar een hogedrukreiniger kunnen we hier zien dat die in Engeland beschikbaar is. Door die internationale oriëntatie kunnen we kostbare apparatuur tegen concurrerende prijzen bieden. En dankzij de interactie tussen Exact Globe 2003 en Exact e-Synergy kunnen we de administratie probleemloos op afstand verzorgen. De gegevens uit de financiële administratie in Exact Globe 2003 worden gerepliceerd naar Exact eSynergy en zijn daardoor voor iedereen beschikbaar. In de buitenlandse vestigingen kunnen ze Exact e-Synergy via internet bereiken. We merken hier nauwelijks dat collega's in Engeland of Denemarken het systeem gebruiken. Of het moet zijn dat we eraan moeten denken dat we in het Engels moeten communiceren."

Gebruiksgemak "Door onze nieuwe manier van werken zijn we heel flexibel. We zouden bijvoorbeeld nu eenvoudig een vestiging in Spanje kunnen beginnen. Een lokale accountant doet de salarisadministratie en zorgt ervoor dat de lokale regels worden nageleefd. En als we ter plekke de juiste commerciële mensen hebben gevonden, kunnen we de rest vanuit Nederland doen. Deze werkwijze hebben we in samenwerking met Exact Software ontwikkeld. De introductie van Exact e-Synergy is voor ons een grote vooruitgang. Het gebruiksgemak is echt stáppen vooruit gegaan. De integratie met reguliere Microsoftapplicaties als Word en Excel is bijvoorbeeld bijzonder gemakkelijk. Het systeem is in één woord fantastisch."

17

• verhuur van professioneel materiaal voor de professionele klant • www.doornbosverhuur.nl • 60 users

De administratie voor Engeland en Denemarken wordt dankzij Exact e-Synergy gewoon vanuit Nederland gevoerd.

Van houtje-touwtje pakket tot perfect hulpmiddel

Arthur van den Oudenhoven - directeur

AAA ADMINISTRATIEKANTOOR

Dosign Admin gebruikte Exact e-Synergy al toen het nog in het embryonale stadium verkeerde. "Vijf jaar geleden zaten we in het groepje pilot-klanten", herinnert directeur Arthur van den Oudenhoven zich. "Het was nog een houtje-touwtje pakket, met omslachtige modules en een Engelstalige interface. Maar ik zag al heel snel de mogelijkheden. Voor administratieve dienstverleners zoals wij is het perfect."

"Dosign Admin doet de financiële administratie voor ondernemers in het MKB in de regio's Rotterdam en Den Haag. Vooralsnog, tenminste. Want we hebben een duidelijke, op groei gerichte doelstelling. We zijn nu zeven jaar bezig, onze tweede vestiging is net geopend en Dosign Admin telt momenteel vijftien medewerkers. Het plan is om de komende vijf jaar autonoom door te groeien naar drie vestigingen - de derde in Amsterdam - met elk twintig medewerkers, en dan ook de echt grote ondernemingen te bedienen. We hebben een heel enthousiast team en de sfeer is uitstekend. Bij ons geen stoffige boekhouders. Wij vinden het belangrijk om niet alleen plezier maar ook kwaliteit uit te stralen. Exact e-Synergy helpt daarbij. Als ik op locatie werk, is het bijvoorbeeld prettig om voor de klant even de workflow van de afgelopen week op te roepen. Dat komt niet alleen heel professioneel over, het ís ook professioneel. Qua techniek loopt Exact e-Synergy voorop. We hebben er in onze markt nu nog een duidelijke voorsprong mee. On-line boekhouden gaat op gigantische schaal ingang vinden. Exact eSynergy is daar een geweldig hulpmiddel bij."

In één oogopslag "Voor ons zijn de grote voordelen van Exact e-Synergy, enerzijds, de uitstekende urenregistratie. Anderzijds verloopt de communicatie tussen onze verschillende vestigingen nu veel beter dan voorheen. Voor onze klanten is het grote voordeel dat je in real-time je winst- en verliesrekening kunt opvragen. Als klant kun je 's avonds in één oogopslag zien hoe je onderneming die dag gedraaid heeft. Dat is natuurlijk groot gebruikersgemak."

19

• administratieve diensten en adviezen • www.aaa-adm.nl • 10 users

Voor administratieve dienstverleners zoals wij is het perfect.

Mailen met de bakker en de slager

Frits Gielen - directeur/eigenaar

Drukwerk. Websites. Printservice. Huis-aan-huis-bladen. Frits Gielen is niet iemand die zich in het pak steekt voor een jacht op grote drukwerkorders. Hij koos ervoor zijn bedrijf in de breedte te laten groeien. Inmiddels verzorgt hij fraai reclamedrukwerk, maar ook tientallen advertenties voor zo'n 1.500 bedrijven in de wijde omgeving van Bergeijk.

"Ons eerste dorpsweekblad maken we al eenendertig jaar. Tien jaar geleden is daar een tweede bijgekomen. Het inplannen van de advertenties daarvoor werd steeds tijdrovender. Met de hand liepen we de lijsten met afspraken met adverteerders na. Sommige adverteren in even weken, andere in oneven weken. Bovendien adverteren ze in verschillende formaten en willen middenstanders elke keer aanbiedingen opnemen. Dat betekende in de praktijk dat we vaak de slager en de bakker moesten bellen om ze eraan te herinneren dat ze die informatie moesten aanleveren. Tegenwoordig doen we dat per email. Door middel van mail-merge sturen we de adverteerders een herinnering." Nieuwsbrief "Daarnaast hebben we nog allerlei andere klanten, van architect tot machinefabriek. Die sturen we vier maal per jaar een nieuwsbrief. Daarin schrijven we over bijvoorbeeld nieuwe apparatuur, nieuwe medewerkers of een prijs die we hebben gewonnen. De vormgeving verzorgen we zelf met Dreamweaver. Maar het versturen van de nieuwsbrieven gebeurt automatisch met Exact e-Synergy." Personeelszaken "Alle activiteiten omtrent Customer Relationship Management zijn essentieel voor ons bedrijf. Een jaar of vier geleden hebben we een student van de TU laten onderzoeken hoe we die het best konden automatiseren. We werkten toen nog met Grote Beer onder DOS. Overstappen op Windows lag voor de hand. Uit het onderzoek bleek dat we onze wensen het best konden realiseren met Exact e-Synergy. Onze orderadministratie, voor- en nacalculatie doen we daar nog niet mee. Wel alle personeelszaken, van arbeidscontracten tot en met de verslagen van de functioneringsgesprekken. Ook is de planning en de agenda gekoppeld aan een iPaq. Als ik met iemand afspreek dat ik hem na drie maanden zal bellen, word ik daar automatisch aan herinnerd."

21

DRUKKERIJ GIELEN • drukkerij en printshop • www.gielen.nl • 5 users

Het versturen van de nieuwsbrieven gebeurt automatisch met Exact e-Synergy.

Op advies van KPMG

Gerard Kessels - IT-manager

ENERGYST • verhuuroplossingen voor

Hoe weet je als IT-manager van een nieuw bedrijf met zeventien vestigingen in zeven landen welk systeem de bedrijfsambities het beste ondersteunt? Simpel: je stelt harde criteria op, laat KPMG een studie uitvoeren en implementeert het systeem dat als winnaar uit de bus komt. Aan het woord: Gerard Kessels, IT-manager van Energyst uit Bladel.

"Zo simpel was het natuurlijk niet, maar in grote lijnen komt het daar wel op neer. Energyst is een verhuurbedrijf dat in 2003 is ontstaan door een joint venture van Caterpillar - leverancier van apparatuur voor temperatuurbeheersing en stroomvoorziening - en haar Europese dealers. De nieuwe organisatie vroeg om een nieuw systeem. En met spoed, want het contract van onze Engelse vestiging, meteen de grootste, liep binnen een half jaar af. Naast de verhuurfunctionaliteit en de prijs vonden we de uitroltijd dan ook een wezenlijke factor."

Grootschaligheid "Nadat de keuze - mede op advies van KPMG - op Exact e-Synergy was gevallen, hadden we drie maanden voor een pilot op het hoofdkantoor voor de Benelux én de installatie van het systeem in Engeland. Toen we die klus hadden geklaard - met dank aan Exact Software, eerlijk is eerlijk - konden we het systeem uitrollen over onze andere vestigingen. Eind 2004 waren we daarmee klaar. Het was een tropentijd, maar wel een die veel heeft opgeleverd. De kracht van ons bedrijf zit 'm in de grootschaligheid. We hebben een enorme 'fleet' die we door heel Europa kunnen inzetten. Het is de kunst om dat zo doelmatig mogelijk te doen. Doordat de vestigingen via één systeem naadloos met elkaar kunnen communiceren, kan dat ook." Commitment "Tijdens het implementatietraject heeft de directie heel duidelijk gevraagd om commitment van de medewerkers. Eigenlijk ging Exact e-Synergy altijd vóór. Dat heeft ertoe geleid dat het systeem zeer snel ingeburgerd is geraakt. Daar plukken we nu de vruchten van."

23

stroomvoorziening en temperatuurbeheersing • www.energyst.com • 130 users

Eigenlijk ging Exact e-Synergy altijd voor. Daar plukken we nu de vruchten van.

Exact e-Synergy geknipt voor Euro Hair Fashion

Steward Guliker - operations officer

EURO HAIR FASHION

In drukke tijden zijn to-do-lijstjes erg handig. De bedoeling is altijd om de taken die erop staan zo snel mogelijk weg te werken. "Mensen willen immers geen lijstjes", zegt operations officer Steward Guliker van Euro Hair Fashion. "Maar werkstromen in Exact eSynergy draaien daar juist om. Als je workload-overzicht leeg is, betekent dit dat er morgen geen baan voor je is."

"Als importeur en groothandel van haarextensies en haaraccessoires is de Nederlandse vestiging van Euro Hair Fashion in Schipluiden een echte verkooporganisatie. Maar ook innovatie hebben we hoog in het vaandel staan. Daarom beschikken we over onze eigen Research and Development-afdeling. Onze zestig medewerkers zitten dagelijks op de weg en in het vliegtuig. Dankzij Exact e-Synergy kunnen we wereldwijd op elk gewenst moment bezoekrapporten bijwerken en klantinformatie inzien. Het enige wat we nodig hebben is een internetaansluiting."

Werkstromen "Toen we ons in het systeem verdiepten, bleek Exact e-Synergy veel meer te zijn dan een programma om onze klantrelaties te beheren. Het is namelijk ook een systeem waar je uitstekend werkstromen mee kunt implementeren en organiseren. Erg handig. De werkstromen aan de verkoopkant van onze organisatie draaien nu allemaal rond de persoonlijke agenda's van de medewerkers. Je kunt de werkstromen vanuit diverse perspectieven benaderen. Bijvoorbeeld vanuit een klant of vanuit een project. We nemen er onze afspraken voor bezoeken en seminars in op, maar gebruiken ze ook om collega's met een taak of verzoek erop te attenderen dat ze iemand moeten terugbellen. Zo heeft iedereen zijn eigen planning met zijn eigen takenlijst." Grip "De planningen helpen ons om te zien wat we voor een bepaalde klant of project doen. Op basis van onze bevindingen met de agenda's van de verkopers hebben we ook de backoffice van ons bedrijf nu beter georganiseerd. Zo zijn onze R&D-medewerkers op de afdeling productontwikkeling en onze DTP'ers nu ook allemaal in de werkstromen opgenomen. Ze kunnen in één oogopslag zien wat er in Hongkong gebeurt en onze collega's aldaar aansturen. Het verstevigt de grip op de organisatie. Exact e-Synergy is geknipt voor ons."

25

• groothandel in haarextensies en haaraccessoires • www.eurohair.nl • 71 users

Het is ook een systeem waarmee je uitstekend werkstromen kunt implementeren en organiseren.

Cultuurverandering door Exact e-Synergy

Ernst Jan Tak - directeur

EUROMAIL

"Het gebeurde in het verleden wel dat onze vestiging in Rotterdam met een andere offerte kwam dan onze Haagse vestiging. Dat kan natuurlijk niet", vertelt Ernst Jan Tak, directeur van Euromail Rotterdam. Dankzij Exact e-Synergy komt dat niet meer voor.

"Met elf vestigingen door het hele land verspreid en zo'n 150 medewerkers zijn wij toonaangevend op het gebied van direct mail, fulfillment en transactiedocumenten. Het merendeel van onze klanten zit in het MKB. We bieden een compleet pakket aan, inclusief e-commerce- en IT-services, maar de hoofdmoot blijft direct mail. E-mail acties klik je snel weg en vergeet je. Fysieke direct mail blijft op een bureau liggen en heeft in het algemeen meer effect."

"Snelheid is heel belangrijk in onze branche. Een mailing moet meestal binnen een week of zelfs een dag op de post. De klant wil het liefst binnen tien minuten een offerte hebben. Op een vestiging komen per dag meerdere orders binnen, waarvan een relatief groot deel herhaalorders. Voor een gedecentraliseerd bedrijf als Euromail is een zo modern mogelijke administratieve omgeving dus essentieel. Vroeger maakten we overal aparte documenten voor en daar zaten dan ook weer afwijkingen in. Dankzij het dwingende Exact e-Synergysysteem gebeurt dat niet meer. Als je de offerte hebt gemaakt, is de factuur eigenlijk al bijna klaar. Wat vandaag binnenkomt is volgende week gefactureerd. Vroeger was dat eind van de maand. Offertes waar nog niet op is gereageerd, openstaande posten, mijn top 10 van klanten - ik kan het allemaal met één druk op de knop zien." Cultuurverandering "Exact e-Synergy heeft een cultuurverandering teweeggebracht. Elke vestiging heeft aan het eind van de maand direct een overzicht van haar eigen resultaten, en die van de andere vestigingen. De directeuren komen tegenwoordig maandelijks bijeen, om te benchmarken en te kijken wat we verder kunnen verbeteren. In het begin moesten we wel wennen aan de transparantie die Exact e-Synergy biedt. Je kunt elkaar immers direct aanspreken op elkaars resultaten. Inmiddels weten we niet beter en zijn we er allemaal zeer over te spreken."

27

• het complete pakket aan DM diensten • www.euromail.nl • 55 users

Exact e-Synergy heeft een cultuurverandering teweeggebacht.

Helicopterview met een F-16

Robert van den Kieboom - general manager

EUROSALT

Jaarlijks verhandelt Eurosalt uit Moerdijk 220.000 ton zout voor consumptie, industriële toepassingen en gladheidsbestrijding. Daarmee kun je een file vrachtwagens vormen van Amsterdam tot Maastricht. Met Exact e-Synergy bewaart general manager Robert van den Kieboom het overzicht.

"Wanneer je aan klanten een offerte stuurt, duurt het altijd even voor ze daadwerkelijk een bestelling plaatsen. Het is dan vaak lastig om terug te vinden wat er is afgesproken. Zeker als je daarbij ook nog eens moet zoeken in een andere database. In ons bedrijf maakten we voorheen altijd gebruik van twee verschillende databases. Een voor commerciële doeleinden - een visitekaartjespakket, zogezegd - en een boekhoudpakket. Deze twee pakketten bleven twee eilanden en dat was erg inefficiënt. Als er ook maar iets veranderde, moesten we dat steeds in twee pakketten aanpassen. We moesten bijvoorbeeld naamstellingen van onze klanten steeds opnieuw doorgeven of verkoopgegevens opzoeken. Iedereen had daar zo zijn eigen creatieve methodes voor, maar van enige lijn was geen sprake."

Rode strik "Exact e-Synergy heeft ons haarfijn op alle verschillende werkwijzen gewezen. Het systeem werkt pas echt perfect als iedereen op dezelfde manier werkt. Het programma heeft ons dan ook gestimuleerd om goed na te denken over de inrichting van onze bedrijfsprocessen. Toen we Exact e-Synergy aanschaften, verwachtten we - misschien onterecht - een grote doos met een rode strik erom, waarmee we meteen aan de gang konden. In plaats daarvan hebben we eerst onze eigen processen moeten uitkristalliseren." Afplakken "Exact e-Synergy laat zich vergelijken met een F-16. In het begin duizelt het nog van de knoppen, kleuren en mogelijkheden. Daarom hebben we Exact Software eerst een aantal van die knoppen af laten plakken. Daar gaan we ons in een later stadium in verdiepen. Van deze werkwijze beginnen we nu de vruchten te plukken. Hoewel we in het begin wel eens stiekem wensten dat we een eenvoudig verkeersvliegtuigje hadden gekocht, werkt ons systeem nu perfect."

29

• van wegenzout tot en met consumptiezout • www.eurosalt.nl • 8 users

Exact e-Synergy heeft ons haarfijn op alle verschillende werkwijzen gewezen.

We benutten misschien nog maar twintig procent

Matteo Smit - directeur

FLOREIN ZORG

Florein Zorg had aanvankelijk geen grootse plannen met Exact e-Synergy. Het werd vooral aangeschaft om het op termijn in te zetten voor het managen van de werkstroom. Maar sneller dan verwacht speelt het een belangrijke rol in de organisatie. "We zijn er werkelijk verliefd op geworden", zegt Matteo Smit van de zorgbemiddelingsorganisatie.

"Bedrijfskundig gezien zijn we een echte urenfabriek. Met 300 medewerkers leveren we 200.000 uur zorg per jaar. Ieder uur wordt afzonderlijk geadministreerd. Eigenlijk hoeft er niet meer zo veel te worden gecommuniceerd. Vroeger kwam het wel eens voor dat zowel klant als medewerker om een creditnota vroegen. Nu ziet iedereen wat er gebeurt. We werkten met verschillende systemen op twee locaties. Nu is Exact e-Synergy ons voorportaal voor onze interne medewerkers."

Volle postbakken "Voor de planning gebruiken we nog altijd een systeem speciaal voor onze sector. Maar door de invoering van verzoeken, werkstromen, kwaliteitshandboeken, contracten en contractmutaties is onze organisatie wel beter gestroomlijnd. Geen volle postbakken meer. De gele plakbriefjes zijn verdwenen. We weten nu meteen of iemand het druk heeft en we hoeven niet meer te speuren naar dossiers. Iedereen kan precies zien waar dingen liggen. Wat vroeger alleen in het hoofd van een medewerker zat, is nu voor iedereen beschikbaar. En als er iemand afwezig is, kunnen we direct zien welke consequenties dat heeft. Dankzij Exact e-Synergy is een afspraak niet meer afhankelijk van een individu. Alles is transparanter en eenduidiger geworden." Leermodel "We hebben het idee dat we nog maar twintig procent van de mogelijkheden benutten. Niettemin hebben we de investering al dubbel en dwars terugverdiend. De kosten bleken trouwens ook enorm mee te vallen. Aanvankelijk dachten we dat we ook moesten betalen voor de payrollportal. Die investering van duizenden euro's bleek echter niet nodig, waardoor we er eenvoudig in konden stappen. Wat ik andere organisaties zou aanraden? Begin eerst met drie of vier mensen. Zo ontwikkel je een leermodel en kan het systeem zichzelf steeds makkelijk terugverdienen."

31

• thuiszorgorganisatie • www.florein.nl • 18 users

Geen volle postbakken meer. De gele plakbiefjes zijn verdwenen.

Nog net zo flexibel als bij de start

Frank Houtappels - directeur/eigenaar

HOUTAPPELS B.V.

Tientallen bedrijven in het zuiden des lands rekenen op Houtappels B.V. als er iets misgaat met hun automatisering. Zelfs 's nachts en in het weekend staat iemand van Houtappels' vliegende brigade binnen een uur op de stoep. De spectaculaire groei van zijn bedrijf is dankzij Exact e-Synergy in goede banen geleid.

"Ik begon vier jaar geleden tijdens mijn studie als eenmansbedrijf. Nu zijn we een B.V. met zes medewerkers en tweehonderd klanten. Die groei hadden we nooit kunnen doormaken als we nog met e-mailtjes, telefoontjes en notitieblaadjes hadden gecommuniceerd. Dankzij Exact e-Synergy zijn we nog net zo flexibel als bij de start. Ik ben nog altijd negentig procent van mijn tijd buiten de deur. We zijn overal bereikbaar, we hebben altijd alle informatie tot onze beschikking. Alle technische gegevens, wachtwoorden of branchespecifieke informatie hebben we altijd paraat. Die is niet verstopt in laptops of in mappen. Op locatie kunnen we via gprs altijd inloggen op onze portaalsite. Ook leent het systeem zich uitstekend om direct ter plaatse informatie bij te werken. Zo kunnen we snel blijven groeien met behoud van onze persoonlijke aanpak, zonder dat de kwaliteit in het geding komt."

Real-time inzicht "Ik heb weinig tijd nodig om ons bedrijf bij te sturen. Dankzij Exact e-Synergy heb ik altijd real-time inzicht in de situatie. Ik zie precies hoe kostenposten zich ontwikkelen en kan daar dus snel op reageren door bijvoorbeeld de telefoonabonnementen aan te passen. De stand van zaken kan ik eenvoudig vergelijken met de prognose die ik één keer per jaar maak. Ook kunnen we klanten aanspreken die langer dan afgesproken een bepaalde vordering open hebben staan. Grote bedrijven hebben voor dat soort werkzaamheden vaak een speciale controller, maar wij doen het er gewoon bij. Sterker nog, we runnen er zelfs een compleet bedrijf naast. Met We Provide verzorgen we ook webhosting. De techniek rond de servers verzorgen we natuurlijk zelf. De rest verloopt nagenoeg automatisch via Exact e-Synergy. Daar hebben we geen omkijken meer naar."

33

• internet & automatisering • www.houtappels.nl • 6 users

Dankzij Exact e-Synergy heb ik altijd real-time inzicht in de situatie.

Ik zou niet weten hoe het anders zou moeten

Pieter Hertzinger - directeur/eigenaar

Wie grossiert in de modernste technieken, wil natuurlijk ook op de modernste manier zakendoen. Logisch dus, dat Pieter Hertzinger van Hertzinger Satelliet Ontvangst zijn klanten en dealers via het web toegang biedt tot zijn database.

"We zijn specialist in GSO-installaties: centrale schotels op flatgebouwen, waarop alle bewoners zijn aangesloten. We leveren ze meestal rechtstreeks aan woningbouwcorporaties. Daarnaast bieden we alle onderdelen die een installateur nodig heeft voor het realiseren van aansluitingen op het kabelnet. Voorheen communiceerden we met deze twee groepen langs de conventionele weg. Storingsmeldingen werden wel geregistreerd, maar niet op een gestructureerde manier. Papieren prijslijsten moesten we handmatig actualiseren. En offertes waren moeilijk te traceren. Dat leidde tot misverstanden, bijvoorbeeld over wie we wanneer en waarover hadden gesproken."

Nauwkeurig inzicht "In september 2004 zijn we met Exact e-Synergy gestart. Installateurs hebben via onze website toegang tot Exact e-Synergy, waar ze bijvoorbeeld antenneversterkers, kabelconnectoren en satellietontvangers kunnen zoeken en bestellen. Sommige installateurs spreken we nog maar nauwelijks; die werken helemaal via Exact e-Synergy. De corporaties kunnen in Exact e-Synergy de status van storingsmeldingen bekijken. Zodra een melding bij onze telefoniste binnenkomt, registreert ze die. Onze monteurs houden de status vervolgens via hun laptops on-line bij. Hiermee leveren we een belangrijke service, want een storing is voor bewoners enorm vervelend. Ze willen op zijn minst weten hoe het ervoor staat. Corporaties kunnen bewoners nu nauwkeurig inzicht geven in de voortgang." Snel en persoonlijk "We zijn ook kabelexploitant en leveren dus tv- en radioprogramma's. Daarvoor gaan we in de nabije toekomst zelf bij consumenten de abonnementsgelden incasseren. We zullen dan vanuit Exact e-Synergy factureren. Dat is een groot voordeel van het pakket: het is zo flexibel dat het de ontwikkeling van onze organisatie kan volgen. Willen we er voor nieuwe medewerkers licenties bij? Dan is dat zo geregeld. Kijk, klanten willen niet meer wachten op antwoord; ze verwachten steeds snellere en persoonlijke service. Met Exact e-Synergy kunnen we die bieden. Mijn mening over het pakket is dan ook simpel: ik zou niet weten hoe we het anders zouden moeten doen."

35

HSO - HERTZINGER SATELLIET ONTVANGST • specialist in GSO netwerken • www.hertzinger.nl • 19 users

Sommige installateurs spreken we nog maar nauwelijks; die werken helemaal via Exact e-Synergy.

Een systeem voor echte ondernemers

Ard Smulders - directeur

"De klant centraal, bij alles wat we doen." De filosofie van Hub. A. van Laarhoven B.V. in Tilburg laat geen onduidelijkheid over. Om die klant - MKB'ers in het zuiden des lands - ook de beloofde positie te kunnen geven, werken algemeen directeur Ard Smulders en zijn 32 medewerkers met Exact e-Synergy. Meer service, minder papier, beter bedrijfsinzicht.

"Ons bedrijf bestaat eigenlijk uit twee B.V.'s. Eén voor automatisering en één voor kantoorinrichtingen. Voor die twee B.V.'s voerden we voorheen ook twee verschillende administraties. Met Exact e-Synergy beschikken we over één database die aan beide administraties is gekoppeld. De voordelen spreken voor zich: we hebben niet alleen minder papieren rompslomp, we communiceren ook beter met de klant en beschikken over uitgebreidere managementinfo. Dat is voor iedere ondernemer van belang."

CRM "Als CRM-instrument is het systeem ideaal. Wanneer voorheen een klant belde met een vraag over een offerte, moest ik in de mailbox van degene die de offerte had opgesteld, op zoek gaan naar de juiste informatie. Dat behoort nu tot het verleden. Iedere relatie staat netjes in het systeem. Doordat we automatisch e-mail en documenten kunnen koppelen, hangt alle informatie overzichtelijk in Exact e-Synergy. Zo hebben we alle noodzakelijke informatie op elk gewenst moment direct bij de hand. Zo zijn er nog tal van handige mogelijkheden. We draaien openstaande posten van beide B.V.'s op klantniveau in één keer uit en maken in een handomdraai verkoopprognoses. Onze zeven engineers voeren op locatie hun urenbonnen in, die vervolgens automatisch worden doorgezet naar de Exact Globe 2003-administratie. Uiteindelijk hoeven we dus alleen maar de factuurregel te fiatteren en de factuur kan de deur uit. Voorheen ging dat allemaal handmatig." Tijdsbesparingen "Als ondernemer heb ik ook veel baat bij de managementfuncties in Exact e-Synergy. Bovendien wil ik als eigenaar van vijf B.V.'s de cijfers in de overkoepelende holding consolideren. Dat kostte me eerst twee dagen, nu nog maar een paar minuten. Die tijdsbesparingen vormen de grootste winst. Wat je bespaart is niet makkelijk in geld uit te drukken. Maar het is zeker een hele hoop."

37

HUB. A. VAN LAARHOVEN B.V. • automatisering en kantoorinrichting • www.havl.nl • 18 users

Consolidatie kostte me eerst twee dagen, nu nog maar een paar minuten.

Exact e-Synergy als cockpit

Arie van Zwienen - controller

ICS (INDUSTRIAL CONTROL SYSYTEMS)

ICS (Industrial Control Systems) is al twintig jaar marktleider in Europa op het gebied van automatiseringsoplossingen in de transportsector. Het oorspronkelijke product - de tachograaf, is uitgegroeid tot Nexus: een boordcomputer met een breed scala van functies zoals ritregistratie, rijstijlanalyse en navigatie. "Nexus en Exact e-Synergy vertonen zeker raakvlakken", vindt controller Arie van Zwienen.

"We wilden een alles-in-één-pakket. We hebben net Exact Globe 2003 in gebruik genomen en zijn nu begonnen met de implementatie van Exact e-Synergy. Het is buitengewoon handig voor onze verkopers en onze servicemensen, die door het land verspreid zitten. We hebben bijvoorbeeld iemand in Groningen. Die hoeft nu niet elke dag op en neer naar ons hoofdkantoor in Hardinxveld voor informatie. Nu logt hij in, waar hij ook zit, en met één druk op de knop heeft hij de meest actuele verkoopinformatie tot zijn beschikking. Met Exact e-Synergy creëer je een soort cockpit waarvan onze mensen onderweg gebruik kunnen maken." "ICS heeft ook eigen vestigingen in België en Duitsland. Wij voeren daar op het hoofdkantoor de administratie voor. Dat zij binnenkort direct bij ons kunnen inloggen, zal een sterke verbetering zijn."

Nexus en Exact e-Synergy "Nexus is de nieuwe generatie 'on-board' automatisering. Onze afnemers zijn transporteurs, fieldserviceorganisaties en importeurs. De computer in de wagens verzamelt ritdata, geeft die door aan het kantoor, waar ze worden omgezet in waardevolle operationele en managementinformatie. Je kunt zeker zeggen dat er raakvlakken zijn tussen Nexus en Exact e-Synergy. Nexus kan gezien worden als het mobiele verlengstuk van Exact eSynergy. Ik ben ervan overtuigd dat de communicatie in de toekomst via internet zal verlopen. De nieuwe Nexus-generatie is daar al op ingesteld. Waarschijnlijk krijg je dan de volledige integratie van Nexus en Exact e-Synergy."

39

• automatiseringsoplossingen voor de transportsector • www.ics.nl • 7 users

Met Exact e-Synergy creëer je een soort cockpit waarvan onze mensen onderweg gebruik kunnen maken.

Produceren alleen is niet genoeg

Hans Zeeman - directeur/eigenaar

J.G. ZEEMAN B.V.

Handelsonderneming J.G. Zeeman B.V. in Maasdijk levert duizenden onderdelen voor nieuwe én gebruikte kassen in de glastuinbouw. Deze spilfunctie kan nog verder worden uitgebouwd dankzij een uitgekiende informatievoorziening met behulp van Exact e-Synergy, zegt Hans Zeeman.

"Mijn opa was zelf nog een actieve kassenbouwer. Het produceren van onderdelen deed hij erbij. Mijn vader en enkele van zijn broers specialiseerden zich in de productie en de handel. Ik vertegenwoordig de derde generatie: wij ontwikkelen ons steeds meer als een logistieke dienstverlener. Ons credo luidt: 'Produceren alleen is niet genoeg'. Al vóór de productie bekijken we of ontwerpen kunnen worden aangepast, zodat de onderdelen goedkoper kunnen worden geproduceerd. Veel onderdelen van aluminium en staal produceren we zelf. Kunststof- en rubberonderdelen kopen we elders in. We verkopen ze ook door aan de handel en aan eindgebruikers. Dankzij Exact e-Synergy kunnen we onze afnemers eenvoudig informeren over de toepassingen. Alle Autocad-tekeningen en montagevoorschriften zijn bijvoorbeeld beschikbaar via internet."

Er moet een knop om "Om Exact e-Synergy met succes te gebruiken, moet de bedrijfscultuur open zijn. Er kunnen geen koninkrijkjes meer bestaan waar op een afwijkende manier wordt gewerkt. Er moet een knop tussen de oren worden omgedraaid. Dat is niet voor iedereen even gemakkelijk. Maar als je die discipline kunt opbrengen, wordt er bespaard en kunnen we onze klanten veel beter van dienst zijn." "Uiteindelijk denken we door de automatisering met Exact e-Synergy nog meer voor onze klanten te kunnen doen. Nu houden de kassenbouwers zelf nog grote voorraden aan, maar in feite is dat niet nodig. Als ze de onderdelen via onze toekomstige portaalsite gaan bestellen, kunnen wij die binnen 24 uur vanuit ons magazijn leveren. Dan besparen zij zich de kosten van de opslag en het beheer. Binnenkort introduceren we ons voorstel voor een centraal magazijn bij onze klanten. Misschien moeten zij nog aan het idee wennen, maar wij zijn er klaar voor."

41

• construction supplies • www.jgzeemanbv.nl • 10 users

Dankzij Exact e-Synergy kunnen we onze afnemers eenvoudig informeren over de toepassingen.

Openheid voor medewerkers en klanten

Michiel van Rossum - back-office manager

JVR CONSULT

Over de hele wereld heeft projectbureau JVR Consult uit Dordrecht 150 medewerkers gedetacheerd in projecten voor de petrochemische industrie. Een geïntegreerde front- en back-office zijn onontbeerlijk, vertelt back-office-manager Michiel van Rossum.

"Mijn vader en ik zijn de vennoten van JVR. We zijn trots op onze frisse bedrijfscultuur. Dat willen we ook uitstralen. Daarom vinden we openheid naar onze klanten en tussen onze medewerkers heel belangrijk. Onze directie wil weten wat onze medewerkers bezighoudt, maar onze medewerkers mogen ook weten wat de directie doet. Daarom wilden we onze front- en back-office automatiseren en integreren. Jaren geleden hebben we al eens een eigen applicatie ontwikkeld voor front-office-automatisering. Maar we misten integratie met de back-office. Exact e-Synergy bleek het enige pakket dat de diverse elementen van onze traditionele back-office met de front-office koppelt. Van financiële informatie tot HRM en van salarissen tot agendabeheer. Via verschillende portalen verschaffen we mensen buiten onze organisatie toegang tot ons systeem. Onze gedetacheerden kunnen overal ter wereld op elk moment van de dag projectinformatie opvragen. Klanten zien via het klantportaal direct on-line alle financiële en personele informatie die aan hun project gerelateerd is. Zo zijn we onze klanten van A tot Z van dienst, onafhankelijk van hun locatie."

Wie wat wanneer waarom "We zijn ISO-9001 gecertificeerd. Met Exact e-Synergy maken we die certificering waar. We hebben er namelijk al onze workflows in geïmplementeerd. Daardoor wordt altijd direct duidelijk 'wie wat wanneer waarom' doet. Dat voorkomt vergissingen en verhoogt de efficiency. We hebben nu minimaal twee mensen minder nodig voor hetzelfde werk dan voorheen. Sterker nog, we bieden nu meer diensten aan. Voor onze medewerkers voeren we bijvoorbeeld desgewenst on-line proforma-salarisberekeningen uit op basis van al onze eigen looncomponenten." Goede introductie "De integratie van front- met back-office is kortweg fantastisch. Maar het kost wat tijd om dat goed in te richten en om je medewerkers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem. Zorg daarom voor een goede introductie en begeleiding. Eventueel door Exact Software. Het kost misschien wat tijd en inspanningen, maar het resultaat is alle moeite dubbel en dwars waard."

43

• projectbureau voor de petrochemische industrie • www.jvrconsult.nl • 10 users

We zijn ISO-9001 gecertificeerd. Met Exact e-Synergy maken we die certificering waar.

Stroom-lijn

Jaap Drijver - directeur

KABELTEX

Geen enkele markt wordt zo duidelijk afgebakend als die van het bedrijf Kabeltex. Van alle kanten door water omringd, beheert deze kabelexploitant 8.500 kabel- en 1.700 internetaansluitingen op het waddeneiland Texel. Zelf beschikt het bedrijf over tien aansluitingen. Op Exact e-Synergy, welteverstaan.

"In een klein bedrijf met twee personen weet je normaal gesproken alles van elkaar. Maar wanneer je bedrijf groeit, wordt de workflow onoverzichtelijker als je die niet stroomlijnt. Zeker met veel parttimers, zoals in ons bedrijf. Exact e-Synergy is daarvoor ideaal. Het systeem ontsluit alle informatie en maakt die niet langer persoonsgebonden. Al onze afspraken, voor bijvoorbeeld technisch beheer en onderhoud aan aansluitingen, handelen we er in af. En als klanten een vraag of verzoek voor ons hebben en contact met ons opnemen, kunnen we precies zien wat collega's eerder voor hen hebben betekend."

Stap voor stap "Jaren geleden heb ik zelf al eens een systeem geprogrammeerd waarmee ik abonnementen en de financiële administratie kon beheren. Aangezien mijn bedrijf groeide en ik mijn software ook voor andere medewerkers toegankelijk wilde houden, ging ik op zoek naar een standaardpakket. Een branchespecifiek product bleek gezien de grootte van mijn markt - enkele duizenden aansluitingen - veel te duur. Ik koos daarom voor het pakket van Exact Software. Exact e-Synergy zat daar al bij, maar ik heb eerst de millenniumwisseling en de invoering van de euro afgewacht voor ik me daarin verdiepte. Nu zijn we Exact e-Synergy langzaam maar zeker, stap voor stap aan het ontdekken. Dat doe ik naast mijn reguliere werkzaamheden. Een paar keer per jaar komt een consultant van onze dealer langs om ons te begeleiden. Als ik toekomstige gebruikers zelf over het systeem zou moeten adviseren? Dan zou ik ze aanraden om tijdens de opstart iemand vrij te maken om zich in het systeem te verdiepen. Met één dag in de week kom je al een heel eind."

45

• informatie door Texelaars voor iedereen • www.kabeltex.nl • 10 users

Het systeem ontsluit alle informatie en maakt die niet langer persoonsgebonden.

Het maximale met een minimale bezetting

Wouter Dijkstra - directeur

MAXIMUM TRADING

Exact e-Synergy leidt tot overzicht en efficiency. Althans voor bedrijven die hun processen van tevoren gestructureerd hebben. Dat is de stellige overtuiging van Wouter Dijkstra, mededirecteur van Maximum Trading, een internationale handelsonderneming in consumptiezaden. Structuur en een slim bedrijfsinformatiesysteem zorgen ervoor dat zijn organisatie het maximale verhandelt met een minimale bezetting.

"Voordat een systeem als Exact e-Synergy alle bedrijfsprocessen voor iedere medewerker inzichtelijk maakt, moeten eerst de interne procedures en processen goed zijn gestructureerd en duidelijk zijn voor het personeel. Het digitaal opslaan van documenten en vastleggen van procedures zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering inzichtelijk en overzichtelijk blijft. Wat doe je met ontvangen monsters van consumptiezaad? Hoe verlopen orderprocedures? Hoe kun je gemakkelijk verplichte procedures implementeren en vastleggen? Pas als je daarover afspraken hebt gemaakt, profiteer je echt van Exact eSynergy. Overzicht creëert inzicht en verbetert de efficiency. In Exact e-Synergy slaan we daarom zo veel mogelijk op. Van rapportages van in- en verkoopgesprekken, audits en emails, tot orderhistories van zowel inkoop als verkoop. Kennis en informatie die voorheen voor pakweg 60 procent in de hoofden van medewerkers zaten, worden nu toegankelijk en met alle collega's gedeeld."

Website "Dankzij Exact e-Synergy heeft zowel de front-office als back-office een compleet beeld van de klant en leveranciers, zelfs in het buitenland. Onze zaden komen uit alle delen van de wereld. Onderweg kunnen we inloggen op de server van Exact e-Synergy en dan staat de benodigde informatie zo op het scherm. Klanten kunnen we snel en efficiënt informeren. Dat waarderen ze zeer. En in een kleine organisatie als de onze moeten medewerkers niet te lang op zoek zijn naar opgeslagen informatie. Onze website is gekoppeld aan Exact e-Synergy. Via de 'relation portal' van www.maximumtrading.com kunnen klanten in de toekomst zelfs bestellingen plaatsen en bijvoorbeeld hun eigen historische ordergegevens bekijken en onder meer kopiefacturen uitdraaien. Technisch is het allemaal mogelijk. We moeten nu alleen nagaan hoe we dit gaan inrichten, en wat de wensen van ons en onze klanten zijn."

47

• handelsonderneming in consumptiezaden • www.maximumtrading.com • 25 users

Dankzij Exact e-Synergy heeft zowel de front-office als back-office een compleet beeld van de klant en leveranciers, zelfs in het buitenland.

Besparing van kosten die je niet ziet

Martin en Corina van Aperloo - directeur/eigenaar

Ze vergelijken Exact e-Synergy met een trein die versnelt, een race-auto die je steeds beter afstelt en een zwembad waarin je steeds verder naar het diepe durft. Martin en Corina van Aperloo van MCAP zijn erg enthousiast over het systeem. "We ontdekken en we leren."

"In 1989 installeerde Perfection Automatisering bij ons een IBM-computer met E-Account en E-Order voor DOS. Er ging destijds een wereld voor ons open, en nu met Exact eSynergy weer. Ons bedrijf is misschien niet groot - we produceren met tien tot vijftien mensen geavanceerde bekabeling ten behoeve van besturingssystemen voor medische, militaire, industriële en registratiedoeleinden - maar kent wel een gigantische papiermolen. Met Exact e-Synergy wordt de papierberg minder en besparen we vooral op kosten die je niet direct ziet. Ga maar eens na hoeveel tijd het kost als je op een dag veel documenten uitdraait. Of om offertes te versturen, terwijl de fax ergens anders staat."

Tijdregistratiesysteem "Besparingen zitten hem ook in betere controle van de werkprocessen. Binnenkort starten we met een uitgebreid tijdregistratiesysteem. We kunnen dan vergelijken of onze urenschattingen overeenkomen met de werkelijkheid. Achteraf kunnen we zien hoeveel tijd er gemoeid was met productieorders, welke handelingen er nodig waren en waar we tijd hebben verloren. Dat doen we vanuit meerdere perspectieven: het artikel, de gebruiker en de activiteiten. Het systeem attendeert ons verder op het nabellen van offertes en biedt ruimte voor een kwaliteitswaarborgsysteem. Klachtenafhandeling verloopt via Exact e-Synergy en alle documenten, verzoeken en werktekeningen komen erin te hangen. Alles grijpt in elkaar." Klikken, kijken, leren "Elke dag ontdekken we nieuwe mogelijkheden en functies. Bijvoorbeeld dat je e-mail automatisch in het systeem kunt hangen en direct een verzoek kunt aanmaken voor opvolgende acties. Zo ontstaan zeer gecontroleerde bedrijfsprocessen. Je klikt, kijkt en leert het systeem steeds beter begrijpen. Dat is ook wel spannend. Want als je niet op knoppen durft te klikken, zul je nooit ontdekken wat het systeem allemaal kan. En dat zou zonde zijn."

49

MCAP CABLE & GLASSFIBER ASSEMBLIES • kabels en verbindingen • www.mcap.nl • 9 users

Besparingen zitten hem ook in betere controle van de werkprocessen.

Een systeem op maat voor trainingen op ma

Henriëtte Roodenburg - manager corporate development

MOFUNDUS

Mofundus betekent zoiets als 'het veranderen van fundamenten'. Dat gaat verder dan een enkele training hier en daar. Geen trucjes, maar echte veranderingen realiseren. Daarvoor beschikt Mofundus over zes medewerkers die een brede groep specialisten aansturen. Volgens Henriëtte Roodenburg zijn al die medewerkers dankzij Exact e-Synergy altijd en overal perfect geïnformeerd.

"We gaan verder dan andere trainingsorganisaties. We willen mensen echt laten voelen wat het verschil is van een gedragsverandering. Je kunt de attitude van mensen niet veranderen met een enkel kunstje. Daarom pakken we niet zo maar iets van de plank, maar stellen we programma's op maat samen. Dat betekent veel informatie-uitwisseling met trainers. Dankzij Exact e-Synergy zijn alle gegevens overal toegankelijk. Zo kunnen ze eenvoudig de achtergronden van de deelnemers van een training bekijken. Welke trainingen zijn daar al gedaan? Wat waren de ervaringen van andere trainers? Dergelijke informatie kunnen ze vervolgens onderweg of op locatie actualiseren. In Exact e-Synergy kunnen we probleemloos bevoegdheden instellen, zodat we precies kunnen bepalen wie welke informatie te zien krijgt en wie wat mag veranderen."

Mail merge "De organisatie van open trainingen is dankzij Exact e-Synergy heel eenvoudig geworden. Dat zijn trainingen waarvoor iedereen zich via de website individueel kan inschrijven. De administratie daarvan, inclusief de facturering, verloopt nu volledig automatisch. Op termijn moet de site ook een onderdeel van onze dienstverlening worden. Nu geven we op onze website alleen nog maar brochureachtige informatie. Met Exact eSynergy kunnen we eenvoudig actuele informatie plaatsen en onderzoek doen. Zo willen we het bijvoorbeeld mogelijk maken om met mail merge een bepaalde groep aan te schrijven die vervolgens op onze site vragen kan beantwoorden." Geen standaardorganisatie "We zijn geen standaardorganisatie en kunnen dus niet met standaardoplossingen uit de voeten. Exact e-Synergy is dan ook op maat gemaakt voor ons. We raden organisaties die overwegen met Exact e-Synergy aan de slag te gaan dan ook aan om daar de tijd voor te nemen. Maak er mensen voor vrij die eigenaar van het project worden. Het is niet zo maar een investering in software. Het raakt echt de fundamenten van je organisatie."

51

• oplossingen voor gedragsveranderingsvraagstukken • www.mofundus.com • 5 users

Het is niet zo maar een investering in software. Het raakt echt de fundamenten van je organisatie.

Exact e-Synergy is eigenlijk heel simpel en functioneel

Jeroen Engelen - directeur/eigenaar

MULTIWELD

Multiweld is een familiebedrijf met 22 werknemers, dat las- en snijmachines levert aan las- en constructiebedrijven. Jeroen Engelen, zoon van de oprichter, is mede-eigenaar. "Lastechniek in Nederland is een krimpende markt. Toch groeien we nog elk jaar. Automatisering speelt daarin een belangrijke rol. Sommige concurrenten werken nog met artikelkaarten in het schap. Wij werken met Exact e-Synergy."

"We hebben momenteel twee langdurig zieke medewerkers. De één heeft Pfeiffer, de ander een hernia. Vroeger zou je hen gedurende die hele ziekteperiode kwijt zijn. Maar nu, dankzij Exact e-Synergy, kunnen ze, als ze zich even beter voelen, vanuit huis inloggen en wat werk verrichten. De werkstroom bijwerken bijvoorbeeld, taken toekennen, kijken wat er speelt bij een klant." "Ook voor onze buitendienst is Exact e-Synergy een uitkomst. Bezoekverslagen werden vroeger onregelmatig gemaakt, vaak op papiertjes die zoek raakten. Iedereen had zo zijn eigen systeem. Met Exact e-Synergy heb je de vrijheid om die verslagen te maken wanneer het jou uitkomt. Je hoeft er aan het eind van de dag niet meer speciaal voor naar de zaak. Desgewenst doe je het om elf uur 's avonds. Exact e-Synergy dwingt je aan de ene kant in een structuur, aan de andere kant krijg je er veel vrijheid voor terug."

Samenspel "Exact e-Synergy is bepaald geen 'rocket science'. Het is eigenlijk heel simpel en functioneel, zeker als je ook Exact Globe 2003 voor je back-office hebt. Dan krijg je een heel leuk samenspel. Persoonlijk heb ik er veel aardigheid in. Maar goed: ik behoor tot de jongere garde binnen het bedrijf. Voor de oudere medewerkers is het allemaal wat minder vanzelfsprekend. Die zijn nog wel eens bang om dingen aan te klikken en hebben de neiging om meer uit te printen dan nodig is. De jongeren gebruiken probleemloos meerdere schermen tegelijk; die hebben nauwelijks meer behoefte aan print. Uiteindelijk zijn we allemaal erg enthousiast over Exact e-Synergy. Het is een belangrijke stap binnen onze organisatie. Mijn tip aan andere bedrijven: gewoon doen!"

53

• specialisten in las- en snijtechniek • www.multiweld.com • 22 users

Sommige concurrenten werken nog met artikelkaarten in het schap. Wij werken met Exact e-Synergy.

Tal van nieuwe parameters

Ad Hamers - directeur

NOVOTEK

Grote bedrijven als Akzo, Campina en Nestlé vertrouwen op Novotek wanneer het gaat om automatiseringsoplossingen voor industriële productieprocessen. Je zou dus best kunnen stellen dat het Bredase bedrijf wel wat gewend is op het gebied van automatisering. Toch was directeur Ad Hamers aangenaam verrast toen hij zag hoe Exact e-Synergy de nieuwste technologieën gebruikt om een bedrijf veel beter stuurbaar te maken.

"Voorheen waren we al Exact-gebruiker. En ik moet eerlijk zeggen, ik heb overwogen om naar een andere leverancier over te stappen. Maar nadat ik me georiënteerd had, wist ik het zeker: het moest Exact e-Synergy worden. Krijg het maar voor elkaar: je klanten, je producten en diensten én je mensen via een webportal beschikbaar. Indrukwekkend."

Makkelijk te koppelen "Elke afdeling had bij ons zijn eigen pakket. Los van elkaar werkte dat wel, maar niet als er gekoppeld moest worden. Je kent het wel: twee spreadsheets samenvoegen en er later achterkomen dat het tóch niet helemaal goed is gegaan. Dat is nu verleden tijd. Alles is geïntegreerd, dus makkelijk te koppelen: documenten aan klanten, projecten aan medewerkers enzovoort. Dat maakt het sturen van de organisatie een stuk makkelijker. Zeker omdat Exact e-Synergy tal van nieuwe parameters beschikbaar maakt, die voorheen nauwelijks te vinden waren. Letterlijk! Dat stelt me in staat om de werkstromen steeds verder te perfectioneren. Mijn dealer heeft enkele standaard werkstromen voor me gemaakt, die ik verder eindeloos kan uitbouwen voor mijn eigen organisatie." Stap-voor-stap "Toch vind ik een kleine waarschuwing op zijn plaats. Steeds als ik achter mijn pc ga zitten, ontdek ik weer wat nieuws. Geweldig natuurlijk, maar daar schuilt een gevaar. Voor je het weet zit je zoveel te sturen dat je systeem het doel wordt in plaats van het middel. Pak het stap-voor-stap aan, anders maak je jezelf én je mensen gek."

55

• industrial information solutions • www.novotek.nl • 24 users

Je klanten, je producten en diensten én je mensen via een webportal beschikbaar. Indrukwekkend.

Winst door management by exception

Loe Hameleers - directeur/eigenaar

ORBIS SOFTWARE

Het is zonde als mensen alleen maar druk zijn met het uitvoeren van standaardtaken. Hun productiviteit kan enorm worden verhoogd als ze zich niet bezig hoeven te houden met de details. Dan kunnen ze zich beter richten op de zaken die serieus aandacht verdienen. 'Management by exception', noemt Loe Hameleers dat.

"Stel, een klant plaatst een order voor 100.000 pingpongballen en zegt erbij dat ze vrijdag geleverd moeten worden. Je kijkt in je systeem en ziet dat ze woensdag binnenkomen. Dus je zegt tegen deze klant dat dit geen probleem is. Toch krijg je vrijdag een boos telefoontje omdat de klant nog steeds geen pingpongballen heeft ontvangen. Je kijkt in het systeem en constateert dat je leverancier het heeft laten afweten. Het systeem had je natuurlijk al op woensdag moeten melden dat de bestelling niet was gearriveerd en dat er contact op moest worden genomen de klant. Pro-actief handelen voorkomt teleurstellingen. Ons bedrijf ontwikkelt automatiseringssystemen die bestaande bedrijfsprocessen optimaliseert en die de informatie automatisch naar de gebruikers, klanten, leveranciers of prospects stuurt, via e-mail, html-pagina's, fax en eventueel zelfs smsberichten."

TaskCentre "We zijn enthousiaste gebruikers van Exact e-Synergy. Mogelijkheden zoals het koppelen van documenten en het registreren van contracten zijn voor ons van onschatbare waarde. Door de open databasestructuur kunnen we met behulp van ons eigen Orbis TaskCentre alles precies zo inrichten zoals wij dat willen. Je kunt het TaskCentre zien als een persoonlijke assistent die rapporteert, signaleert én de benodigde acties onderneemt. Het TaskCentre bewaakt bijvoorbeeld de werkstromen in Exact e-Synergy. Ook maakt het automatisch verzoeken aan in Exact e-Synergy naar aanleiding van events in andere databases. Zo kan er een accountmanager worden gewaarschuwd als een klant zijn kredietlimiet overschrijdt. Ook maakt het systeem automatisch nieuwe verzoeken aan als een ander verzoek een bepaalde status bereikt. " Onderhoudscontracten "Ook onze onderhoudscontracten registreren we in Exact e-Synergy. Wanneer een onderhoudscontract vervalt, wordt er automatisch een inkooporder aangemaakt en een factuur opgesteld én afgedrukt in Exact Globe 2003. Als de licentiesleutel binnen is, wordt deze geregistreerd in Exact e-Synergy. Heeft de klant zijn factuur betaald, dan wordt de licentie-sleutel door Orbis automatisch verzonden. De mogelijkheden van het systeem zijn legio. Het systeem is echt top."

57

• automation & alerting • www.orbis-software.nl • 13 users

Het koppelen van documenten en het registreren van contracten zijn voor ons van onschatbare waarde.

Rust op het bureau, rust in het hoofd

Geert Kloppenburg - projectleider automatisering

OTTENSCHOT LETSELSCHADESPECIALISTEN

Ottenschot Letselschadespecialisten (Hengevelde) verhaalt namens zijn klanten de schade die deze hebben opgelopen door toedoen van een ander. Vaak gaat het om langlopende zaken, waarbij de uren - letterlijk en figuurlijk - stevig doortellen. Projectleider automatisering Geert Kloppenburg: "We zien het als onze verantwoordelijkheid om de kosten voor de maatschappijen zoveel mogelijk te drukken. Met Exact e-Synergy lukt dat."

"We zijn de afgelopen jaren gegroeid als kool. Op zich goed natuurlijk, maar in zo'n geval moet je goed op je processen passen; voor je het weet zit er zand in de machine. De stap naar een nieuw automatiseringspakket was voor ons daarom erg belangrijk. Het was een prima aanleiding om eens goed inzichtelijk te maken waar we stonden en waar we naartoe wilden. Het beste advies dat ik toekomstige gebruikers kan geven is dat óók zo te doen. Het dwingt je om kritisch naar je organisatie te kijken en daar je automatiseringssysteem op af te stemmen. Het andersom doen vind ik het paard achter de wagen spannen."

Kosten drukken "Exact e-Synergy heeft ons veel opgeleverd, maar het belangrijkste vind ik wel: de rust. Omdat werkelijk álle processen via die ene grote database verlopen, weten we nu bijvoorbeeld zeker dat alles goed wordt opgeslagen, dat er geen formulieren zoek raken en dat de dossiers op tijd behandeld worden. Dat creëert rust op het bureau, maar ook rust in het hoofd. Iedereen kan zich concentreren op zijn échte werk. Wat natuurlijk de kwaliteit ten goede komt en ook bedrijfseconomische gevolgen heeft: ten eerste kunnen we per persoon in dezelfde tijd meer dossiers aan, ten tweede kunnen we goedkoper werken. Het klinkt misschien vreemd, maar wij hebben er belang bij dat de verzekeringsmaatschappijen - bij wie we de schade uiteindelijk verhalen - niet te veel betalen. Met Exact e-Synergy kunnen we efficiënt werken en dus de kosten drukken."

59

• rechtskundige hulp bij letselschade • www.ottenschot.nl • 14 users

Exact e-Synergy heeft ons veel opgeleverd, maar het belangrijkste vind ik wel: de rust.

Exact e-Synergy innoveert onderwijs

Gerard Spekken - uitgever

PAT ONDERWIJSINNOVATIE

Bij Pat Onderwijsinnovatie werd Exact e-Synergy om een bijzondere reden aangeschaft. Niet omdat het nodig was, maar omdat de uitgever zelf ervaring op wilde doen met de systemen waarvoor lesmateriaal wordt gemaakt. De productie van de schoolboeken is voorlopig uitgesteld, zegt Gerard Spekken. "Maar we hebben wel de toegevoegde waarde van Exact e-Synergy ontdekt."

"Onze organisatie was oorspronkelijk een expertisecentrum waar leerlingen ervaring konden opdoen met automatisering toen scholen zelf nog niet over de juiste middelen beschikten. Tegenwoordig leveren we kant-en-klaar lesmateriaal waarmee scholen op basis van prikkelende bedrijfssituaties praktijkgerichte lessen kunnen opzetten. Voor lessen over administratiesoftware gebruiken we producten van Exact Software. Het ligt immers voor de hand om daarvoor de marktleider te nemen. Toen de opmars van ERP begon, wilden we materiaal over Exact e-Synergy publiceren. Door enorme bezuinigen op het onderwijs en de tegenvallende ontwikkeling van e-commerce is er echter nog geen vraag naar. Maar we hebben inmiddels wel de toegevoegde waarde van Exact eSynergy ontdekt."

Financiële meevaller "We zijn geen traditionele uitgeverij. We verkopen namelijk ook licenties en helpdeskondersteuning. Met Exact e-Synergy hebben we die dienstverlening perfect gestroomlijnd. We zien bijvoorbeeld welke scholen bovengemiddeld veel ondersteuning vragen. Daar sturen we dan een accountmanager op af. Met Exact e-Synergy houdt iedereen bovendien zijn eigen administratie bij. Neem de inkoop. Daar hebben we het afgelopen jaar flink op bespaard, wat leidde tot een meevaller op onze begroting. De fiattering van inkopen is met Exact e-Synergy namelijk een stuk eenvoudiger geworden. In het verleden was niet precies duidelijk wie waarvoor toestemming mocht geven en waar moest worden besteld. Nu dat goed is geregeld, wordt er veel minder gedeclareerd. Iets soortgelijks zien we ook gebeuren bij de vrije dagen. Sinds die in Exact e-Synergy worden bijgehouden, worden die veel gelijkmatiger opgenomen. We weten niet zeker of dit door Exact e-Synergy komt, maar het zien van het aantal vrije dagen is blijkbaar een prikkel om ze ook op te nemen. Ons grootste succesnummer is misschien wel het interne nieuws. We plaatsen interne mededelingen over organisatie, maar berichten ook over de organisatie. Ook de verhalen van onze externe site worden overgenomen. Zo vergroten we de betrokkenheid bij onze organisatie."

61

• onderwijsoplossingen voor het VMBO en de BE-sector • www.pat-onderwijsinnovatie.nl • 40 users

De fiattering van inkopen is met Exact e-Synergy een stuk eenvoudiger geworden.

Jullie hebben vrijdag niet veel gedaan…

Tom Mermans - directeur/eigenaar

PENTOPRINT

Tom Mermans, eigenaar van Pentoprint uit Breda, is wars van Big Brother-praktijken. Toch vindt hij het meer dan plezierig dat hij zijn hele bedrijf nu permanent kan volgen. "Reuze handig: alles en iedereen binnen handbereik."

"Het is écht zo dat je het hele bedrijf vanuit je luie stoel kunt volgen. Wij maken gebruik van de hele suite: workflow, documentbeheer, HRM-module, CRM-module en ga zo maar door. Elke stap kan ik dus via Exact e-Synergy inzien, ongeacht tijd en plaats. Daardoor heb ik nu een veel beter overzicht en kan ik zowel mensen als processen veel makkelijker sturen dan voorheen."

Inzichtelijker "Een voorbeeld? Geen punt. Vorige week vrijdag was ik er een dagje niet. Toch wist ik diezelfde avond al precies wat er overdag allemaal wel en niet gedaan was. Hoeveel offertes er waren gemaakt, hoeveel orderbevestigingen er waren binnengekomen en welke emails er waren verstuurd. Dat heb ik gewoon thuis zitten bekijken. Maandagochtend kon ik ze dus fijntjes laten weten dat ze die vrijdag niet echt veel gedaan hadden. Maar nog belangrijker vind ik dat we nu beter op klant- en productniveau kunnen sturen. Wij leveren industriële etiketteersystemen. Voor onze serviceverlening is het belangrijk dat we tot op het serienummer weten welke apparatuur bij welke klant staat, wanneer de onderhoudscontracten aflopen en wat de gebruiksgeschiedenis van de klant is. Dat is nu allemaal inzichtelijker geworden, temeer daar ook alle communicatie met de klant en de financiële administratie geïntegreerd zijn." Laat je adviseren "Mijn tip: ga bij een branchegenoot kijken en laat je uitgebreid adviseren. Het pakket kan zo veel, dat haal je er nooit allemaal zelf uit. Kijk goed naar je organisatie, bekijk hoe je welke processen wilt inpassen in de nieuwe workflow en laat het parameteriseren over aan de dealer. Zo zorg je ervoor dat organisatie en pakket goed gefaseerd naar elkaar toe groeien."

63

• producten en diensten voor etiketteren • www.pentoprint.com • 12 users

Het is écht zo dat je het hele bedrijf vanuit je luie stoel kunt volgen.

Schoolvoorbeeld van efficiënt werken

Romano de Haan - directeur

Real-time financieel rapporteren aan klanten, efficiënter werken en dus meer tijd overhouden om actief met klanten mee te denken. Mededirecteur Romano de Haan van Pro Management Onderwijs Support geeft Exact e-Synergy een hoog rapportcijfer.

PRO MANAGEMENT ONDERWIJS SUPPORT • administratieve diensten voor onderwijsinstellingen • onderwijs • satelliet • www.onderwijssupport.nl

"Er is met Exact e-Synergy zo veel mogelijk; als je met alles tegelijk start, zie je door de bomen het bos niet meer. Daarom voeren we Exact e-Synergy stapsgewijs in. Maar al na de eerste stappen zien we de voordelen van het pakket. We zijn een organisatie van administratie- en informatiedeskundigen voor de onderwijssector. In totaal ondersteunen we 160 locaties in het voortgezet en primair onderwijs - gegroepeerd in stichtingen - op administratief gebied. Met Exact e-Synergy gaat dat veel sneller dan voorheen."

Altijd actueel "Neem de financiële administratie. Op basis van de gegevens die scholen aanleverden, maakten we in het verleden één keer per maand rapportages voor de schoolbesturen en hun scholen. In totaal 160 stuks. Dat kostte veel tijd. Voordat de rapportages uiteindelijk bij de schooldirecteuren aankwamen, waren de cijfers al verouderd. Wanneer een directeur een financiële beslissing wilde nemen, moest hij dan ook met ons bellen voor actuele gegevens. Scholen sturen hun cijfers nu via het web, wij verwerken ze wekelijks en rapporteren ook weer via internet. Bestuurders en schooldirecteuren beschikken daardoor altijd over een actuele balans en verlies- en winstrekening." Intensieve service "Er zijn meer voordelen. Had een bestuurder of directeur vragen over een saldo in de rapportage, dan moesten we voorheen de betreffende grootboekkaart voor hem uitdraaien. Via Exact e-Synergy kan hij nu zelf 'achter' de saldi kijken om te zien hoe ze zijn opgebouwd. Ik heb nog veel meer plannen met Exact e-Synergy, maar het levert nu al gebruiksgemak en tijdswinst op. Doordat bestuurders en directeuren doorlopend actuele gegevens hebben, kunnen ze beslissingen nemen wanneer hen dat uitkomt. Ze zijn daardoor minder afhankelijk van ons. Daarnaast merken ze dat we ze intensiever begeleiden. Doordat we aan de rapportages minder tijd kwijt zijn, hebben we meer ruimte om actief met ze mee te denken."

65

• 5 users

Via Exact e-Synergy kan hij nu zelf achter de saldi kijken om te zien hoe ze zijn opgebouwd.

Niet meer al die briefjes

Edward van Dam - controller

ROBERTS HOLLAND

Roberts Holland is producent en verkoper van professioneel vloergereedschap en toebehoren. "Exact e-Synergy is voor ons relevant als het gaat om CRM, HRM, workflow, documentbeheer en agendabeheer. Er zijn bij ons altijd veel mensen onderweg. Dan is het prettig om snel te kunnen zien waar ze zich bevinden en waar ze mee bezig zijn", vertelt controller Edward van Dam.

"Afgelopen jaar hebben we de administraties van onze vier buitenlandse dochters gelinkt aan één Exact e-Synergy-versie. Dat ging heel goed. Je hebt er veel profijt van in termen van efficiency en beheersbaarheid, met name voor wat betreft artikel- en relatiebeheer. Inmiddels zijn we een reorganisatie verder. Roberts Holland is afgeslankt tot een bedrijf met elf mensen dat zich nu concentreert op de Nederlandse markt en ontwikkeling van de verkoop in (Oost-)Europa. De rol van Exact e-Synergy in onze bedrijfsvoering is momenteel dus wat bescheidener dan vorig jaar. Toch zou ik niet meer weten wat ik zonder het systeem zou moeten. Ik heb een heel brede functie binnen Roberts Holland en daardoor is het aantal requests in mijn workflow enorm. Als ik nog met een ouderwets schrijfblok zou moeten werken, zou ik me geen raad weten. Al die briefjes op het bureau behoren gelukkig tot het verleden."

Acceptatie "We stapten vorig jaar over van Exact Globe 2000 op Exact Globe 2003, met toevoeging van Exact e-Synergy. We hebben bij de implementatie wel een korte training gekregen en daarmee een beeld van de mogelijkheden en voordelen. De echte voordelen van Exact e-Synergy ontdek je echter pas als je er zelf mee aan de slag gaat. Je ziet daarbij in de acceptatie toch enig verschil in snelheid tussen de jonge jongens en de oude garde. Inmiddels gaat het redelijk. Onze directeur is midden veertig, geen early adapter dus. Het duurde even, maar ook hij is nu een actief en enthousiast gebruiker van Exact e-Synergy."

67

• floor covering installation equipment manufacturer • www.robertsholland.com • 35 users

De echte voordelen van Exact e-Synergy ontdek je pas als je er zelf mee aan de slag gaat.

Direct zien hoeveel aandacht er voor klanten is

Kees de Jong - managing director

SMITHS MEDICAL NEDERLAND

Met 40 medewerkers, verspreid over twee vestigingen in twee verschillende landen is het lastig om van alle ins en outs over verkoopactiviteiten in het bedrijf op de hoogte te blijven. Dat deed Kees de Jong, managing director van Smiths Medical Nederland besluiten tot de aanschaf van Exact e-Synergy.

"Smiths Medical is een Engelse producent van medische apparatuur en disposables. Onze vestigingen in Rosmalen en Turnhout zijn verantwoordelijk voor de verkoop van onze producten aan ziekenhuizen, zorginstellingen en thuiszorgorganisaties in de Benelux. Doordat we vanuit twee vestigingen opereren waren alle CRM-gegevens verspreid ondergebracht in verschillende databestanden. We wilden dat herstructureren door in één centraal systeem voor iedere klant afzonderlijk een elektronisch dossier aan te leggen, inclusief alle correspondentie en NAW-gegevens en met alle contactpersonen, van inkoper tot anesthesist."

Key users "Exact e-Synergy bleek de oplossing voor ons probleem. En dan te bedenken dat er nog veel meer in zit. Maar zoals vaak bij software het geval is, maken we maar gebruik van misschien 50 procent van alle mogelijkheden. Om het hele systeem te doorgronden, hebben we een projectteam opgezet van vier medewerkers. Zij zijn de key users en leiden al onze interne gebruikers op." Netto sales-tijd "Dankzij Exact e-Synergy kunnen we direct zien wat we betekenen voor onze klanten, of die nu in België of Nederland zitten. We kunnen ook precies nagaan hoeveel aandacht we aan hen besteden. Door de netto sales-tijd te meten, kunnen onze verkopers vervolgens zelf analyseren of de juiste hoeveelheid tijd ook aan de juiste klanten besteed wordt. Binnenkort kunnen we van die gegevens spilanalysesmaken en draaitabellen genereren om dat grafisch weer te geven. Met de functie Checked Tasks stellen we verder bijvoorbeeld duidelijke taakverdelingen in - per individu, project of managementniveau. Zo weet iedereen welke taken er liggen en welke deadlines er zijn. Kortom, Exact e-Synergy biedt ons bedrijf structuur, organisatie en openheid. Dat versoepelt de werkstromen en past perfect in onze ISO-certificering."

69

• global provider of medical devices • www.smiths-medical.com • 45 users

Exact e-Synergy biedt ons bedrijf structuur, organisatie en openheid.

Een zorg minder

Neale Williams - hoofd ICT

De zorgsector is bezig met een grote efficiencyslag. Waar ziekenhuizen sinds kort streven naar goedkopere zorg met betere kwaliteit, daar zijn ook andere zorgorganisaties bezig hun systemen op hun processen af te stemmen. De Stichting Gehandicaptenzorg Limburg gebruikt daarvoor een cliëntvolgsysteem. De stichting is de op één na grootste Exact e-Synergygebruiker ter wereld.

"De processen in de zorg zitten ingewikkeld in elkaar. Het zijn geen afgeronde producten waar je een prijskaartje aan hangt. Daarnaast zijn er tal van andere organisaties die toegang moeten hebben tot cliëntinformatie. En nieuwe wet- en regelgeving verplicht ons digitale zorgdossiers op te zetten. We hebben gezocht naar een systeem dat aan al onze eisen voldeed en dat generiek inzetbaar was. Door middel van een maatwerkoplossing hebben we Exact e-Synergy omgebouwd tot cliëntvolgsysteem met de functies documentmanagement, HRM, CRM, workflow en een koppeling met de financiële backoffice. En alles met een webinterface voor goede toegankelijkheid. Daarmee kunnen we de zorg en dienstverlening aan onze 1.000 cliënten flink verbeteren."

Relatiekaart "Het cliëntvolgsysteem is gebaseerd op de relatiekaart waarop alle basisgegevens van een cliënt staan. Niet alleen NAW-gegevens, maar ook zorgspecifieke informatie. Door autorisatieniveaus waarborgen we de vertrouwelijkheid. Aan de kaart kunnen we de dossierstructuur en zorgregistratie hangen. Die vertalen we naar productie - de dienstverlening door onze medewerkers - en naar de financiële administratie. Zo blijven onze medewerkers voortdurend overal van op de hoogte. Natuurlijk kunnen onze cliënten via het klantportaal hun eigen dossier inzien, en de status van de zorgverlening controleren." Professionaliseren "Dankzij Exact e-Synergy behoren grote kasten boordevol papieren dossiers voorgoed tot het verleden. Door alle informatie met de ondersteunende processen te integreren, hebben onze medewerkers - die vanuit veertig verschillende locaties opereren - alle informatie tijdig tot hun beschikking. Momenteel zijn we bezig om het systeem nog verder te professionaliseren. Zodat wij onze dienstverlening op een nog hoger niveau kunnen brengen. Het is een 100 procent fantastische oplossing geworden, die aansluit op al onze wensen."

71

STICHTING GEHANDICAPTENZORG LIMBURG • zorg- en dienstverlening aan gehandicapten • www.sgl-zorg.nl • 500 users

Door autoristieniveuas waarborgen we de vertrouwelijkheid.

De hele wereld in één database

Edwin en Laura Merk - directeur/eigenaar

UNIGLOBE MERK TRAVEL

Helemaal objectief is Edwin Merk niet. De eigenaar van Uniglobe Merk Travel is namelijk oud-medewerker van Exact Software. "Ik wist dus wat Exact e-Synergy allemaal kan. Maar het is wel lekker dat ik als klant hetzelfde ervaar als toen bij Exact Software."

"De hoeveelheid informatie die dagelijks bij ons reisbureau binnenkomt, is nauwelijks te bevatten. Hoewel… eigenlijk moet ik zeggen: wás nauwelijks te bevatten. We zijn op 1 januari 2002 begonnen en hebben Exact e-Synergy pas na de zomer in gebruik genomen. Tot die tijd zwierven er voortdurend tal van berichten rond: over ticketprijzen, aanbiedingen, treinschema's en wat er allemaal nog meer dagelijks wordt aangepast in de reiswereld. Dat werd intern - vaak meerdere keren door meerdere personen - geselecteerd en rondgestuurd. Alsof er elke dag een mailbom explodeerde. Tegenwoordig hebben we daar geen last meer van. Alle informatie komt nu op één punt de 'portal' binnen, en wordt daar geselecteerd en beschikbaar gemaakt voor die medewerkers voor wie het relevant is. Keurig ingedeeld op onderwerpsoort en importantie."

Snelheid "Dat lijkt misschien een kleinigheidje, maar het komt onze dienstverlening enorm ten goede. We zijn een reisbureau dat zich voor 80 procent richt op de zakelijke markt. Daar is snelheid belangrijk. Klanten willen meteen een antwoord, anders gaan ze naar een ander. Bovendien willen ze de beste prijs. Die moet je dan wel weten te vinden! Ik weet zeker dat wij niet meer door 'die ander' verslagen worden. Die heeft namelijk een uur nodig om iets op te zoeken; terwijl wij hetzelfde antwoord - en vaak zelfs een nog beter antwoord - al aan de telefoon kunnen geven." Je moet het ervaren "Het is maar één van de voordelen die Exact e-Synergy biedt. Ik zou ook de schat aan managementinformatie kunnen noemen of het feit dat onze parttimers hun werk niet meer hoeven over te dragen. Maar wat het is met Exact e-Synergy: je moet het ervaren."

73

• zaken- en vakantiereizen • www.uniglobemerktravel.nl • 7 users

Maar wat het is met Exact e-Synergy: je moet het ervaren.

Naar buiten en uren maken

Eric Vergeer - directeur/eigenaar

VERION

Twee jaar geleden stond automatiseringsspecialist Verion uit Ravenstein voor een belangrijke keuze: gas terugnemen of anticyclisch investeren en een voorschot nemen op de toekomst. Het werd het tweede. Het bedrijf stroomlijnde zijn processen, schafte Exact eSynergy aan en wist twee jaar achter elkaar meer dan twintig procent te plussen zonder extra personeel aan te trekken. Oprichter Eric Vergeer is een zeer tevreden mens.

"Ja, die conclusies mag je rustig in één adem trekken; die winstgroei hebben we echt aan Exact e-Synergy te danken. Maar je moet het wel koppelen aan de andere stap die we gezet hebben: het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen. We moesten zowel de omzet als de efficiency zien te verbeteren. Dat betekende in de eerste plaats: naar buiten en uren maken. En in de tweede plaats: een systeem vinden dat onze procesgedachten ondersteunt."

Versnelde 'throughput' "Onze belangrijkste procesgedachte is dat we altijd en overal bij de gegevens van onze klanten kunnen én dat de klantdossiers permanent up-to-date zijn. Dankzij Exact eSynergy is dat mogelijk. Daardoor hebben we onze 'throughput' enorm versneld. Als onze consultants nu op pad gaan, kennen ze bijvoorbeeld exact de status van een klant. Zijn ze klaar met het gesprek, dan maken ze direct het verslag en regelen ze met een druk op de knop - bij wijze van spreken vanuit de auto - dat de offerte op kantoor wordt aangemaakt en nog dezelfde middag op de post gaat." Vrije velden "Bijzonder handig in Exact e-Synergy zijn de 'vrije velden'. Hiermee kun je allerhande gegevens aan je klantdossier koppelen. Wij gebruiken zo'n veld bijvoorbeeld om het betalingsgedrag van de klant snel in kaart te krijgen. Ideaal om betalingsvoorwaarden op maat te kunnen maken. En zo zijn er tal van afgeleide voordelen: eenduidigheid in informatie, een beperktere groei van data, alles maar één keer op hoeven slaan… Eigenlijk heb je een boek nodig om dat allemaal uit te leggen!"

75

• automatiseringsoplossingen en -diensten • www.verion.nl • 5 users

Die winstgroei hebben we echt aan Exact e-Synergy te danken.

Exact e-Synergy gaat het prikbord vervangen

Jan-Willem Wildeboer - directeur

WILDEBOER

De firma Wildeboer in Nieuwleusen bestaat sinds 1967 en is een echt familiebedrijf. Zoon Jan-Willem staat sinds 2000 aan het roer. Waar het bedrijf in het begin hoofdzakelijk folies verkocht, richt het zich nu ook op andere kunststoffen producten en aanverwante artikelen, zoals leidingsystemen, plaatmaterialen en zaaizaden. "We willen een ABC-tje zijn voor klanten." Sinds kort is daar een e-tje bijgekomen. De 'e' van Exact e-Synergy.

"Onze klanten zitten hoofdzakelijk in de agrarische sector. Maar we leveren ook aan installatie- en bouwbedrijven en ondernemingen in de grond-, weg- en waterbouw. Momenteel zijn we aan het bekijken of we ook in het buitenland zaken kunnen doen, aangezien de land- en tuinbouw in Nederland niet zulke goede perspectieven biedt. Ons bedrijf ontwikkelt zich dus met de markt mee. Maar dat heeft een paar consequenties. Als je groeit in omvang of productaanbod, raakt kennis meer en meer verspreid. Bovendien weet je als manager ook niet meer precies wat er speelt. Daarnaast ontstaat behoefte aan betere communicatie. Onderling en met de klant."

Cultuuromslag "Sinds enkele weken maken we gebruik van Exact e-Synergy. Dit systeem moet het beruchte prikbord vervangen. Dat vraagt wel om een cultuuromslag. Al onze medewerkers moeten leren om niet meer met papieren memo's te werken en niet langer Outlook of andere programma's te gebruiken. Als één persoon verzaakt, is het effect van Exact eSynergy direct geringer. Op dit moment zijn we bezig alle recente informatie in Exact eSynergy onder te brengen. Dat is best nog een tijdrovende klus. Per klant moet je bijvoorbeeld het type, de categorie en de bijhorende directory aangeven. Je moet dus allerlei documenten opnieuw beoordelen. Is dit een offerte of een memo? Een opdracht of declaratie? Als we straks de interne processen duidelijk op het netvlies hebben, kunnen we echt gaan werken met Exact e-Synergy. We weten dan precies wie waarmee bezig is. Ook als je een dag niet op de zaak bent. Nu is de tijd van zaaien, straks komt er een tijd van oogsten."

77

• groothandel in kunststoffen • www.wildeboer-groep.nl • 17 users

Al onze medewerkers moeten leren om niet meer met papieren memo's te werken.

Het is essentieel dat we op het juiste moment bellen

Eric-Jan de Wolf - directeur/eigenaa

WORLD PRESENT

Toen Eric-Jan de Wolf na zijn studie bedrijfskundige informatica bij World Present in dienst trad, was hij ervan overtuigd dat relatiegeschenken binnen afzienbare tijd via het internet zouden worden besteld. Vier jaar later stelt hij nuchter vast dat de ouderwetse catalogus nog altijd onmisbaar is. Met Exact e-Synergy beheert World Present de duizenden artikelen die erin verschijnen.

"Vijftien jaar geleden startte mijn vader als interim-manager bij World Present, groothandel in relatiegeschenken en aanverwante artikelen. Drie jaar geleden heeft hij het bedrijf overgenomen. Toen ik vierenhalf jaar geleden bij de zaak kwam, ergerde ik me aan de gebrekkige informatievoorziening. De achtergrondinformatie over onze producten stond bijvoorbeeld in Word-bestanden. Dat betekent nogal wat als je een assortiment van 60.000 artikelen hebt. Via-via hoorden we over een systeem dat bij Exact Software intern werd gebruikt. We hebben gebeld en hebben ter plekke het systeem bekeken. Ik zag meteen: dat is een goed stuk software waarmee we snel resultaat kunnen boeken."

Ordergeschiedenis "Ons bestand met artikelen is indrukwekkend, maar veel belangrijker is dat we alle informatie over onze klanten bij de hand hebben. Bijzonderheden over orders worden niet meer per e-mail doorgegeven, maar hangen we direct in het systeem. We hoeven zo niet de hele ordergeschiedenis na te bladeren om iets terug te vinden. Als er een jaar geleden iets mis is gegaan, is dat meteen terug te vinden. Maar ons advies is wel: administreer niet om te administreren. Dit helpt uiteindelijk elk systeem om zeep. Een systeem is zo goed als zijn gebruikers." Belverzoeken "We hebben 1.400 concurrenten in Nederland. Desondanks zijn we door onze omvang altijd in staat om een concurrerende speler op onze markt te zijn. Het is daarvoor wel essentieel dat we op het juiste moment contact opnemen met onze klanten. De telefoon en de catalogus zijn onze belangrijkste marketinginstrumenten. Door automatische belverzoeken in Exact e-Synergy in te stellen, bereiken we onze klanten op het juiste moment. En omdat we er zo bovenop zitten, boeken we extra omzet. Mooi meegenomen toch?"

79

• meer dan alleen relatiegeschenken • www.worldpresent.nl • 10 users

Door automatische belverzoeken in Exact e-Synergy in te stellen, bereiken we onze klanten op het juiste moment.

Exact e-Synergy per branche

Accountancy 1. AAA administratiekantoor z administratieve diensten en adviezen 2. Accountantskantoor Korteschiel z financieel, bedrijfseconomisch en bedrijfsjuridisch advies 3. Crop z registeraccountants en belastingadviseurs 4. Dosign Admin z administratieve dienstverlening 5. Pro Management Onderwijs Support z administratieve diensten voor onderwijsinstellingen

5 7 13 19 65

Automatisering 6. Houtappels B.V. z internet & automatisering 7. Hub. A. van Laarhoven B.V. z automatisering en kantoorinrichting 8. ICS (Industrial Control Sysytems) z automatiseringsoplossingen voor de transportsector 9. Novotek z industrial information solutions 10. Orbis Software z automation & alerting 11. Verion z automatiseringsoplossingen en -diensten

33 37 39 55 57 75

Non-profit 12. Bernard van Leer Foundation z early childhood development programmes 13. Florein Zorg z thuiszorgorganisatie 14. Stichting Gehandicaptenzorg Limburg z zorg- en dienstverlening aan gehandicapten

11 31 71

Manufacturing 15. Afvalzorg z beheer en ontwikkeling van afvalverwerking 16. Dancohr z cosmeticahuis 17. J.G. Zeeman B.V. z construction supplies 18. Pentoprint z producten en diensten voor etiketteren 19. Roberts Holland z floor covering installation equipment manufacturer 20. Smiths Medical Nederland z global provider of medical devices

9 15 41 63 67 69

80

Verhuur 21. Doornbos Verhuur z verhuur van professioneel materiaal voor de professionele klant 22. Energyst z verhuuroplossingen voor stroomvoorziening en temperatuurbeheersing 23. Kabeltex z informatie door Texelaars voor iedereen

17 23 45

Zakelijke dienstverlening 24. Drukkerij Gielen z drukkerij en printshop 25. Euromail z het complete pakket aan DM diensten 26. JVR Consult z projectbureau voor de petrochemische industrie 27. Mofundus z oplossingen voor gedragsveranderingsvraagstukken 28. Ottenschot Letselschadespecialisten z rechtskundige hulp bij letselschade 29. Pat Onderwijsinnovatie z onderwijsoplossingen voor het VMBO en de BE-sector 30. Uniglobe Merk Travel z zaken- en vakantiereizen 31. World Present z meer dan alleen relatiegeschenken

21 27 43 51 59 61 73 79

Handel 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

25 29 35 47 49 53 77

Euro Hair Fashion z groothandel in haarextensies en haaraccessoires Eurosalt z van wegenzout tot en met consumptiezout HSO - Hertzinger Satelliet Ontvangst z specialist in GSO netwerken Maximum Trading z handelsonderneming in consumptiezaden MCAP Cable & Glassfiber Assemblies z kabels en verbindingen Multiweld z specialisten in las- en snijtechniek Wildeboer z groothandel in kunststoffen

81

Exact e-Synergy Users Forum

Tijdens de Exact e-Synergy Users Conference op 11 april 2005 in Zeist, is het Exact e-Synergy Users Forum gelanceerd. Dit forum heeft als doel om informatie en ervaringen uit te wisselen tussen Exact e-Synergygebruikers, Exact-partners, Exact-medewerkers en andere geïnteresseerden. Het forum is ontwikkeld met behulp van Exact e-Synergy en maakt gebruik van standaard functionaliteit. Op het forum kunnen gebruikers vragen en reacties plaatsen over alles wat met Exact e-Synergy te maken heeft. Dankzij rubrieken en categorieën worden de vragen overzichtelijk gerangschikt. Zo wordt onderscheid gemaakt tussen technische en functionele vragen, en de onderwerpen waarop de vragen betrekking hebben. Naast gebruikersvragen bevat het forum veelgestelde vragen (FAQ's), nieuwsberichten en downloads van onder meer handleidingen, brochures en films. Vanwege de internationale spreiding van gebruikers, is de voertaal Engels.

Klik voor het forum op www.e-synergyusers.nl.

82

83

Informatie en contact

Wilt u meer weten over de producten en diensten van Exact Software? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Dat kan op internet, telefonisch, of per e-mail. Via onderstaand adres en telefoonnummer benadert u snel de juiste personen of informatie.

Exact Software Nederland B.V. Telefoon: 0800 - 0354 E-mail: [email protected] Kijk voor de meest actuele informatie op onze internetsite: www.exact.nl

© 2007 Exact Software heeft de inhoud van deze publicatie met grote zorg samengesteld. Toch kan het voorkomen dat de inhoud niet overeenkomt met de werkelijkheid of gedateerd raakt. Exact Software aanvaardt daarom geen aansprakelijkheid voor enige schade die het directe of indirecte gevolg is van of in verband staat met het gebruik van de in deze publicatie beschikbare informatie.

januari 2008

WWH0000NL02