Exact Synergy Enterprise Időtervezés & Számlázás

Exact Synergy Enterprise Időtervezés & Számlázás Füles Károly, Lengyel Attila

© 2009 Exact |

Tartalom

− − − −

Az Exact-ról Exact Synergy Enterprise áttekintés Exact Synergy az Accace Kft-nél Ajánlattól a fizetésig az Exact Synergy Enterprise-zal − Időtervezés & Számlázás megoldás − Összegzés Közben Szünet 11:30 – 12:00 © 2009 Exact |

Ahogy indultunk

A vállalatunkat négy diák indította 1984-ben. Hittek abban, hogy a vállalkozói világot ki tudják szolgálni információs technológiai megoldásokkal. 25 évvel később még mindig ugyanebben hiszünk. Csupán egy kicsit nagyobbak vagyunk.

© 2009 Exact |

A jelen

125 országban 100.000 helyi és nemzetközi vállalatot támogatunk informatikai megoldásainkkal 40 országban dolgozó 2400 alkalmazottal. 1999 óta jegyzik az Exact Software-t az amszterdami NYSE Euronext értéktőzsdén. 2008-as árbevételünk elérte a 261 millió eurót.

© 2009 Exact |

Globális jelenlétünk HU Támogatás Kereskedelem Konzultáció

CZ

F/A

SL

RO CEE cluster Leányvállalataink Olyan országok, ahol ügyfeleink vannak © 2009 Exact |

Legismertebb nemzetközi ügyfeleink

© 2009 Exact |

Az üzleti kihívások négy sarokköve

Emberek, együttműködés, rendszer és eredmények. Ezek azok az üzleti aspektusok, amelyekkel kapcsolatban segíteni tudunk ügyfeleinknek.

people

collaboration

structure

results

© 2009 Exact |

Termékeink

© 2009 Exact |

8

A jelenkori IT valóság ADMINISZTRATÍV

folyamatok

ERTÉK TEREMTŐ folyamatok (Front Office)

(Back Office)

ERP back office rendszer

Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren strukturált információihoz

Különböző elszigetelt információk és IT eszközök

Az alkalmazottak 90%-a (leginkább a termelésben dolgozó infomunkások) nagyon gyenge és strukturálatlan támogatást kapnak az ERP rendszerektől és nincs lehetőségük önálló információ gyűjtésre

© 2009 Exact |

Következmények I.

 Az igazi értéket adó kulcs folyamatokat gyakran manuálisan végzik egymással semmilyen kapcsolatban nem álló „szigetrendszerek“ segítségével, ami az adatok többszöri bevitelét jelenti és ezáltal lehetőséget ad a duplikációkra és hibákra.  Az adatok lokálisan tárolódnak (egy számítógép merevlemezén vagy fájl szerveren), ami nagyban csökkenti a releváns információk elérhetőségét.

© 2009 Exact |

10

Következmények II.

 A „back office“ és a „front office“ közötti kapcsolat és integrált folyamatok hiánya gyenge kommunkációhoz és együttműködéshez vezet, ami újabb erőforrások használatához és így további költségekhez vezethet.  A szabványos eszközök és üzleti folyamatok hiánya miatt sérül a beszállítók és a vásárlók közötti együttműködés.  A fent említettek következményeként a vállatok új és fejlett „front office“ rendszereket követelnek az érték teremtő kulcs folyamataik támogatására.

© 2009 Exact |

11

Amit az Exact kínál ADMINISZTRATÍV

folyamatok ERP back office rendszer

ERTÉK TEREMTŐ folyamatok Tökéletesen integrált front office megoldás – Exact Synergy

Strukturált információs és együttműködési platform, amely bárhonnan és bármikor hozzáférhető dokumentum, munkafolyamat és projekt menedzsment eszközöket és üzleti analíziseket kínál

Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren alapuló strukturált információhoz

Az Exact Synergy az alkalmazottak 100%-át látja el önkiszolgáló módon strukturált, releváns információkkal

© 2009 Exact |

Az Exact termék portfóliója

© 2009 Exact |

Exact SYNERGY Enterprise

-

Exact Synergy: a termék Az Ön üzletének motorja Kartonok, képernyők és munkafolyamatok Microsoft Office integráció Exact Synergy mobil eszközökön

© 2009 Exact |

Hiányzik a rendszer és a szükséges tudás az emberek számára. Az információ szétszórt, elvész a teljes kép. © 2009 Exact |

Nem lenne nagyszerű, ha ...

 … A személyzeti osztály időt takarítana meg az ismétlődő, adminisztratív feladatokon?  … A kereskedők azonnal átláthatnának minden érdeklődőt, telefon hívást és árajánlatot?  … A pénzügyi kollegák számára nem lenne többé teher a beszerzői számlák, költség elszámolások, stb. kezelése

© 2009 Exact |

Exact Synergy: a termék

 Web-alapú megoldás, amely integrál, kezel, felügyel és együttműködést javít  Egyesíti a folyamatokat és összeköti az információkat  Akár komolyabb testre szabás nélkül is azonnal javítja az üzlet teljesítményét

 A végeredmény átláthatóság, strukturáltság és együttműködés

© 2009 Exact |

Exact Synergy: a termék

• Vállalati portál, amin keresztül vállalati információt oszthatunk meg bárhol és bármikor • Magas fokon integrált szoftver eszközök, melyekkel a vállalat összes kulcs folyamatát kezelhetjük • • • •

Üzleti és ügyfél kapcsolatok kezelése Megrendelések és teljesítésük kezelése Munkafolyamatok és belső kommunikáció Dokumentum kezelés, egyszerűen kapcsolódva az Office alkalmazásokhoz • Cikkek kezelése és logisztika • Emberi erőforrás menedzsment • Vezetői pénzügyi műveletek és tranzakciók

© 2009 Exact |

Az Exact Synergy motorja

Egyesített projektek Az Exact Synergy segíti a projektek résztvevőit, hogy folyamatosan szinkronban legyenek egymással.

Megosztott dokumentumok

Munkafolyamat szervezés

Az Exact Synergy biztosítja, hogy a releváns dokumentumok mindenki számára bárhonnan és bármikor elérhetők legyenek.

A beépített munkafolyamatok egyértelművé teszik a felelősségi köröket és azt, hogy kinek kell megtennie a következő lépést.

© 2009 Exact |

Exact Synergy személyes kezdőoldal: egy helyen minden fontos információ © 2009 Exact |

A legfontosabb hírek és információk

© 2009 Exact |

Testre szabható menük

© 2009 Exact |

Közvetlen hozzáférés a saját feladatokhoz, a gyors kereséshez és a részletes kereséshez © 2009 Exact |

Az alkalmazotti kartonon minden releváns információ megtalálható. © 2009 Exact |

Közvetlenül elérhetők az alkalmazotthoz köthető ügyfelek, tranzakciók, projektek, kérések, dokumentumok, stb. © 2009 Exact |

Customer account card

Ügyfél karton

© 2009 Exact |

Partner/viszonteladó karton

© 2009 Exact |

Cikk karton tartalmaz minden, a cikkhez (nyersanyag, késztermék, stb.) kötődő információt © 2009 Exact |

Végtelen számú kérés típus definiálható az összes belső folyamat támogatására © 2009 Exact |

Az egyes kérések több lépésből állhatnak – minden lépés egy teendő a folyamat szereplőinek. © 2009 Exact |

A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben) © 2009 Exact |

Gyors áttekintést kaphatunk az egész szervezetről.

© 2009 Exact |

Pivot analízisek az ügyfelekről bármilyen szempontból

© 2009 Exact |

Synergy Office Integráció

 Synergy Office Integráció zavartalan kommunikációt biztosít a Synergy-t a Microsoft Office között.  Synergy Office Integration a következő alkalmazásokhoz érhető el:  Microsoft Word  Microsoft Excel  Microsoft PowerPoint  Microsoft Outlook  Microsoft FrontPage

 Synergy Office Integráció az MS Outlookban:

© 2009 Exact |

Dokumentumokat nyithatunk meg és menthetünk el közvetlenül Office alkalmazásokból (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Frontpage…) © 2009 Exact |

Exact Synergy mobil eszközökön

© 2009 Exact |


A Synergy funkciói nem csak böngészőben, de mobil alkalmazáson keresztül is elérhetők.  Bármilyen eszközön (Windows mobile, BlackBerry, Symbian, iPhone vagy Android)  Offline technológia – nincs szükség állandó hálózati kapcsolatra  Testreszabott kezelő felület

Partnerünk: InfomatiX

Nemzetközileg elismert független mobil szoftver fejlesztő © 2010 InfomatiX Ltd.

© 2009 Exact |


Munkafolyamat kezelés

Van Sales

Jóváhagyások mobil eszközről  Pénzügyi jóváhagyások  Szabadság jóváhagyás  Egyéb kérések jóváhagyása stb.

Merchandising

© 2010 InfomatiX Ltd.

© 2009 Exact |


Jelentések mobil eszközön

Van Sales

Mobil BI  Testreszabott jelentések  Mobil eszközre optimalizált grafikonok és táblázatok  Felhasználó barát kezelőfelület

Sales Representatives

Merchandising

© 2010 InfomatiX Ltd.

© 2009 Exact |

About accace

 accace → accounting ace  Tanácsadó vállalat amely a Közép-Kelet európai (CEE) régióban lévő nemzetközi cégek részére nyújt pénzügyi, könyvelési és tanácsadói szolgáltatásokat.  Az accace jelenleg 10 CEE országban van jelen és majdnem 200 szakértőt foglalkoztat a könyvelés, bérszámfejtés, adózas, IT és más üzletviteli területeken.

accace Közép-Kelet Európában

Belgrád Pozsony Bukarest Budapest Kiev Ljubljana Prága Szófia Varsó Zágráb

accace szolgáltatásai

A következő szolgáltatási területeinket ajánljuk Önöknek:     

Adótanácsadás Bérszámfejtés Corporate and trust services Könyvelési tanácsadás és outsourcing MS Dynamics NAV implementációs szolgáltatások

accace szolgáltatásai

Szolgáltatásainkkal az alábbiakat nyújtjuk Önöknek:    

Cégalapítás a Kelet-Közép Európai régióban Pénzügyi és Könyvelési outsourcing Ügyfél belső pénzügyi- és könyvelési osztályának felépítése MS Dynamics NAV bevezetés és outsourcing

accace egyedi szolgáltatás

Az accace partnere lehet a CEE régióban lévő leányvállalatinál elvégzendő összes szolgáltatásra.

accace – Exact együttműködés

Együttműködésünk az Exacttal a következők miatt fontos:  Az e-synergy-vel lefedjük a belső igényeinket a HR-re, könyvelésre, bérszámfejtésre, adózasra és más egyéb tevékenységekre vonatkozóan a CEE régióban működő leányvállalatainknál.  e-synergy segít abban, hogy a többi lenyvállalatnál dolgozó kollégáinkról többet tudjunk meg és ezáltal támogassa a hatékony együttműködést  e-synergy időt takarít meg nekünk

Az e-synergy rendszerünk

Main topics where we use e-synergy

Az e-synergy-t a következő napi tevékenységekben használjuk:  Legfrissebb vállalti hírek áttekintésére  Információ megosztás és tudásbázis a vállalat alkalmazottai számára (ASK)  A projektekre fordított munkaórák és a projektek hatékonyságának ellenőrzése  Belső szabályok és direktívák kontrollja  Dokumentumok és ügyfél kommunikációk kezelése és tárolása

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk A legfrissebb hírek megtekintése:

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Az információk megosztására az ASK nevezetű felületet használjuk

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Projekteken végzett munkaórák rögzítése:

Main topics where we use e-synergy Projektjeink hatékonyságának ellenőrzése:

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Időtervezés & Számlázás az e–synergy-vel: 1. 2. 3. 4.

A belső könyvelőink az alkalmazottaink által az időnyilvántartó modulunkba bevitt óraszámok alapján és a projektmenedzserek jóváhagyását követően kibocsáthatják a számlákat Az e-synergy-ben nem csak a munkaórák, de az időközben felmerült költségek is könnyedén a számlákhoz csatolhatók mellékletként A számláink átláthatóságának köszönhetően az ügyfeleink elégedettek Minden hónap végén láthatjuk, hogy az egyes projektekhez rendelt ár alul vagy felül volt-e becsülve

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Belső szabályok és utasítások betartásának kontrollálása:

A főbb területek, amelyekre az e-synergy-t használjuk Az ügyfélkommunikáció és dokumentumok feltöltésének kontrollálása :

Kapcsolat Mihaela Virlan, country manager [email protected] Tel: +36 3044 264 22 Accace Kft. Polgár Str. 8-10 1033 Budapest Hungary

www.accace.eu

Ajánlattól a fizetésig az Exact Synergy Enterprise-zal

© 2009 Exact |

Az Időtervezés és Számlázás megoldást azzal a céllal hoztuk létre, hogy támogassa a professzionális szolgáltató cégek napi üzleti tevékenységét, integrált HRM, CRM, dokumentum és projektmenedzsment eszközök segítségével.

© 2009 Exact | 58

Igény felismerés

Értékelés

Ajánlat

Támogatás

Értékesítés

Megvalósítás

Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés

© 2009 Exact | 59

Értékesítési ciklusok

Ajánlat készítése

Értékesítési lehetőség értékelése

Igények elemzése

Ajánlat elfogadása

Átadás megvalósításnak

Ajánlat készítése

Ajánlat elfogadása

Átadás megvalósításnak

© 2009 Exact |

Értékesítési ciklusok

A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben) © 2009 Exact |

Időtervezés & Számlázás

© 2009 Exact |

Projekt orientált cégek gyakran szembesülnek nehézségekkel, amikor kulcsfolyamataikatprojektek szervezése- kontrollálni szeretnék.

© 2009 Exact | 63

Az Exact Időtervezés & Számlázás megoldása integrálja a projektek kezeléshez nélkülözhetetlen folyamatokkal – a tervezést, óranyilvántartást és számlázást – a HRM, CRM és dokumentum menedzsmenttel egy web alapú alkalmazás formájában. Munkatársai bárhonnan, bármikor hozzáférhetnek az információhoz.

© 2009 Exact | 64


Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés

• Költségvetés • Napidíjak • Időtervezés

• Munkaórák/költségek bevitele • Projekt dokumentáció • Teljesítés jóváhagyás

• Számla előkészítés • Számla kibocsájtás

• Jelentések

© 2009 Exact | 65


Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés




• Jelentések

© 2009 Exact | 66

A projektmenedzserek tanácsadókat jelölnek ki bizonyos feladatok elvégzésére és ezeknek a feladatoknak az elvégzését nyomon kell követniük. A megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkező embereket gyorsan kell megtalálniuk és egyszerűen, csoportosan kell tudni velük tervezni. Végül, egy könnyen áttekinthető nézetre van szükségük a projekttagok időbeosztásáról.

© 2009 Exact | 67

Projekt napidíj meghatározása

Projekt típusának kiválasztása

© 2009 Exact | 68

Projekt napidíjak részletes meghatározása, kezdő és záró dátum megadása, ha szükséges © 2009 Exact | 69

Megfelelő napidíj kiválasztása

Start

Is there a Van projekt projectrate? napidíj?

Yes

Projekt napidíj Apply project rate

Yes

Ügyfél napidíj Apply customer rate alkalmazása

alkalmazása

No

Is there a Van ügyfél customer rate napidíj?

No

Apply standard Standard napidíj sales price alkalmazása

End

© 2009 Exact | 70

Napszám alapú projekt-költségvetés felállítása

© 2009 Exact | 71

Projekt tevékenységek csoportos tervezése

© 2009 Exact | 72

Projekt tevékenységek csoportos tervezése

© 2009 Exact | 73

Projekt tevékenység tervezése

© 2009 Exact | 74

Projekttagok kapacitástervezése (interaktív, minden projekt látható)

Tervezett projekttevékenységek

© 2009 Exact | 75

Többféle szűrési kritérium és keresési sablon az alkalmazottak szabad kapacitásának megtekintésére

A színek a még elérhető kapacitások kiemelésére szolgálnak © 2009 Exact | 76

Több elem kiválasztása

Meghatározott dátum kiválasztása a projekt feladat létrehozásához

© 2009 Exact | 77

Projekt terv részleteinek meghatározása

© 2009 Exact | 78

Adatok, idő és más részletek beállítása

© 2009 Exact | 79

A tervezés közvetlenül a projektkartonról elérhető

A részletek lefúrással megtekinthetők és módosíthatók.

© 2009 Exact | 80

Projekt tervezése

 Projekt költségvetés létrehozása  Projekt-, ügyfél- és alkalmazotti napidíjak meghatározása  Alkalmazottak keresése a kapacitás, képességek, tapasztalatok vagy szervezeti egységek alapján  Alkalmazott tervezése egy meghatározott időszakra

 Az elérhető kapacitás kontrollálása egy egyszerű felületen keresztül  Az alkalmazottak egyszerű csoportos tervezése

© 2009 Exact | 81

Time & Billing

Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés




• Jelentések

© 2009 Exact | 82

A tanácsadóknak rögzíteniük kell az elvégzett munkát. Tisztán kell látniuk, hogy mennyi órát teljesítettek. Szükséges még az utazási költségeiket is rögzíteniük, mivel ezek általában szintén kiszámlázandóak az ügyfél részére…

© 2009 Exact | 83

Közvetlenül a Tennivalók listából lekérdezhetjük a projektekhez köthető tevékenységeket © 2009 Exact | 84

Ugyanezek megjelenítése a Naptárban …

© 2009 Exact | 85

… vagy az alkalmazotti kartonon

© 2009 Exact | 86

Timesheet kitöltése egy klikkel

A színek az időbeosztás különböző állapotát mutatják © 2009 Exact | 87

Egyéb tevékenységek tervezése

Szabadságok és a kapacitást érintő egyéb távollétek megtekintése

Napi és heti összesítések © 2009 Exact | 88

Nem tervezett, de számlázandó teljesítések

© 2009 Exact | 89

Nem tervezett, de számlázandó teljesítések

© 2009 Exact | 90

… órák elmentése

részletek bevitele

© 2009 Exact | 91

Egyéb tevékenységek elvégzése (pl. az órák jóváhagyása) az Time & Billing menün keresztül

© 2009 Exact | 92

Különböző kritériumok használata: projekt, ügyfél, periódus stb.

Csoportos jóváhagyás/ visszautasítás vagy lefúrás a részletekbe

© 2009 Exact | 93

Kiválasztott elemek jóváhagyása vagy visszautasítása

Ellenőrzés

A terv és tény adatok összehasonlítása © 2009 Exact | 94

Lefúrás az adatbevitelig, hogy leellenőrizzük a részleteket és ha szükséges, intézkedéseket tegyünk © 2009 Exact | 95

Beavatkozás közvetlenül a kérelemből

© 2009 Exact | 96

Csoportos jóváhagyás

Jóváhagyandó kérelmek kiválasztása © 2009 Exact | 97

Munkaórák/költségek bevitele

 Tervezett órák megtekintése  A projektek realizált óráinak bevitele  Egyszerű utazási költségek bevitele

© 2009 Exact | 98

Time & Billing

Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés




• Jelentések

© 2009 Exact | 99

A számlázandó tevékenységek szűrése és megjelenítése

Lefúrás további részletekért Módosítás, ha szükséges

© 2009 Exact | 100

Részletek módosítása, amennyiben szükséges és engedélyezett

© 2009 Exact | 101

Számlák létrehozása

Számlázandó tevékenységek bejelölése

© 2009 Exact | 102

A kiosztott számlaszámok

Az Exact Globe-ba való automatikus feldolgozásra váró számlák © 2009 Exact | 103

A számla adatok automatikus feldolgozása az Exact Globe-ban

Lefúrással megtekinthetjük a számla sorait

© 2009 Exact | 104

Problémák kezelése: A probléma jelzéséről automatikusan figyelmezető feladat készül a projektmenedzser részére

© 2009 Exact | 105

Probléma leírása

A probléma részletes leírása, hogy egyszerűsítsük az elhárítását

© 2009 Exact | 106

Kérelem = számla sor

Kérelem = számla sor Kérelem = számla sor

Számla 107 © 2009 Exact | 107

A számlák automatikusan generálódnak az Exact Globe-ban

© 2009 Exact | 108

Számla részletek

A számlasorok részletei az óraelszámolások alapján készülnek

© 2009 Exact | 109

Tranzakció feladása

© 2009 Exact | 110

A számla nyomatva és feldolgozva, fizetésre vár

© 2009 Exact | 111

Több fül a projektrészletek megjelenítésére

A projekt karton az Exact Globe-ban automatikus törzsadat replikációval keletkezett

© 2009 Exact | 112

Változtatható nézetek

A tervezés fülön a tervezett és a tényleges eredmények összehasonlítása

© 2009 Exact | 113

114 © 2009 Exact | 114

A számla státuszának automatikus frissítése a Synergy-ben © 2009 Exact | 115

Napidíj módosítás a projekt folyamata alatt

© 2009 Exact | 116

A rendszer automatikusan elvégzi a tranzakciók módosítását

© 2009 Exact | 117

Jóváírás

Az utólagos napidíj változás után az új kalkulációk automatikusan elkészülnek

A jóváíró számlát igénylő tranzakciók kiválasztása © 2009 Exact | 118

Jóváíró számla jóváhagyásra vár

© 2009 Exact | 119

Jóváhagyás vagy visszautasítás

Jóváíró számla kérelem részletei

© 2009 Exact | 120

Jóváírt sor (a konkrét kérelem alapján)

© 2009 Exact | 121

A számlák rendszeresen, késedelem nélkül küldendők az ügyfelek részére. Fontos továbbá, hogy a számlán szereplő összegek szabadon módosíthatóak legyenek, abban az esetben, ha projekt menedzser vagy pénzügyi vezető úgy dönt, hogy az eredetitől eltérő összegek (órák) számlázandók az ügyfél részére.

© 2009 Exact | 122

Számlázás

 A számla részletei egyértelműek legyenek a jóváhagyás előtt  A teljesített órák és költségek szükség szerint változtathatóak legyenek  Teljesített órák jóváhagyása

 Ismétlődő számlák létrehozása fix költségű projektek esetében

© 2009 Exact | 123


Tervezés

Teljesítés

Számlázás

Értékelés




• Jelentések

© 2009 Exact | 124

A projekt adminisztrációja során az alkalmazottak tervezése, órák realizálása és a számlázás mind rendkívül fontos lépések, de szükséges a „teljes kép” átlátása is. A projektmenedzsereknek és a teljesítésért felelős vezetőknek nélkülözhetetlen az előrejelzések és kihasználtsági mutatók, valamint az, hogy szükség szerint lefúrhassanak bővebb információért abban a pillanatban, amikor „meglepetések” kezdenek felbukkanni.

© 2009 Exact | 125

Az MS Office integráció egyetlen gombnyomással lehetővé teszi a különböző riportok elkészítését

© 2009 Exact | 126

Erőforrás kapacitás elemzés meghatározott kritérium alapján

© 2009 Exact | 127

Kihasználtság

© 2009 Exact | 128

Pivot elemzés, a projektenkénti tervezett árbevételt mutatja a grafikon © 2009 Exact | 129

Többféle, azonnal elérhető elemzés

Szolgáltatásonkénti árbevétel

© 2009 Exact | 130

A tervezett és megvalósult árbevétel összehasonlítása

© 2009 Exact | 131

Jelentések

 Költségvetés felhasználása  Erőforrás kapacitás kihasználtság  Számlázhatóság  Tervezett órák és összegek  Teljesített órák  Számlázott órák és összegek

© 2009 Exact | 132

Összegzés

© 2009 Exact |

Összegzés

 Erőforrások keresése, tervezése és kijelölése  Óraelszámolások készítése, jóváhagyása  Számlázható órák készpénzzé konvertálása  Számlák létrehozása  Jelentéskészítés

© 2009 Exact | 134

© 2009 Exact |

© 2009 Exact | 136

Exact Synergy Enterprise Időtervezés & Számlázás

Recommend Documents