EVON Jaarverslag 2002

EVON Jaarverslag 2002

Inhoud

AGENDA.......................................................................................................................................................................................3 NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE EVON, GEHOUDEN OP 23 APRIL 2002 IN EET-VILLA VAN DEN BRINK TE SOEST........................................................................................................4 VERSLAG VAN DE SECRETARIS OVER HET EVON-JAAR 2002/2003.................................................................7 JAARVERSLAG 2002 VOORZITTER EVON

BIJLAGE 1...................................................................................8

PROGRAMMA- PUBLIC RELATIONS- EN LEDEN COMMISSIE 2002 VERANTWOORDING 2002 EVON BEGROTING 2003 EVON

Jaarverslag EVON 2002

BIJLAGE 2................................ 10

BIJLAGE 3................................................................................................. 11

BIJLAGE 4 ................................................................................................................. 13

pagina 2 van 13

april 2003

AGENDA voor de Algemene Ledenvergadering van EVON, op adres Plaats

: donderdag 24 april 2003, : het pand van Woninginrichting Van Raaij VOF Stationsweg 337, : Scherpenzeel

Aanvang: 20.00 uur 01. Opening 02. Ingekomen stukken en mededelingen 03. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 23 april 2002 04. Verslag van het bestuur, en de diverse commissies, over 2002-2003 05. Financiën a. financieel verslag over 2002, verantwoording b. verslag kascommissie (wordt op vergadering uitgereikt) c. verkiezing nieuwe kascommissie 06. Bestuurssamenstelling: kiezen nieuw bestuurslid aftredend (tussentijds): Angeline de Jong voordracht bestuur

: Irma Wolf

07. Beleid 2003 08. Begroting 2003 09. ‘Lezing’ Lia Smit (MKB, Vrouw en Onderneming en de betekenis hiervan voor EVON) 9.a.: Stemming contributie 10. Rondvraag 11. Sluiting Na de vergadering zal er een kort overleg plaatsvinden over het commerciële gebruik van de EVONwebsite. Natuurlijk is er daarna, onder het genot van een hapje en drankje, tijd om te netwerken.


pagina 3 van 13

april 2003

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de EVON, gehouden op 23 april 2002 in Eet-villa van den Brink te Soest Aanwezig : 19 stemgerechtigde leden bestuur: Mieke Snel, Wil van Maarschalkerweerd, Johanna van der Werf, Herma Bosch, Els Erkens leden: José Muis, Wibèrthy Mensink, Angelina de Jong, Maugosia Sycz, Heleen Witkamp, Anne van der Zwaan, Anne-Marie de Jongh, Thea van Koningsveld, Agnes Kivits, Adriana Nichting, Ineke van Ommen Kloeke, Mennie Keur, Marjanne Theunissen, Tineke Flinterman Afwezig met kennisgeving: 1.

Nynke Odegard, Ria Trompert, Maud Vermin

Opening De voorzitter, Mieke Snel, opent de vergadering met een woord van welkom. De ontvangen berichten van verhindering worden gemeld.

2.

Ingekomen stukken en mededelingen Mieke Snel memoreert de EVON-bijeenkomsten van de afgelopen periode. Zoals ook in het jaarverslag is vermeld, hebben leuke en actieve bijeenkomsten plaatsgevonden. Hiervoor was een goede belangstelling van de EVON-leden. Geconstateerd kan worden dat de belangstelling van de leden toeneemt naarmate meer sprake is van ook zelf actief zijn. Leden van het bestuur hebben een gesprek gehad met een journalist om een en ander over het EVON te vertellen. Het berichtje dat daarover in de krant is verschenen, wordt door het bestuur als van mindere kwaliteit ervaren. Ten behoeve van de komende bijeenkomst met ook belangstellenden zal een persbericht verschijnen.

3.

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 24 april 2001 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van: - beëindiging lidmaatschap MKB; in de vorige ALV is besloten tot beëindiging van het lidmaatschap, zij het onder een voorbehoud. Dit voorbehoud had betrekking op het financiële aspect. Mocht blijken, dat het voortzetten van het lidmaatschap financieel voordeel voor het EVON heeft, dan zou niet tot beëindiging worden overgegaan. Het bestuur heeft zich nader op dit punt beraden en heeft uiteindelijk besloten niet tot beëindiging van het lidmaatschap over te gaan. Voortzetting heeft financiële voordelen voor het EVON. Wel is met het MKB gesproken over hetgeen het EVON van het MKB verwacht. De gesprekken zijn positief verlopen, ook al moet helaas worden geconstateerd dat de communicatie nog altijd niet soepel verloopt. Het jaar 2002 is het laatste jaar dat de sponsorsubsidie kan worden verkregen. Mocht alsnog worden besloten tot beëindiging van het MKB-lidmaatschap, dan zal dit voor de volgende EVON-ledenvergadering worden geagendeerd.

4.

Verslag van het bestuur over 2001-2002 Het verslag wordt voor kennisgeving aangenomen.


pagina 4 van 13

april 2003

5.

Financiën a. financieel verslag over 2001 In de begroting 2002 was rekening gehouden met beëindiging van het lidmaatschap van het MKB. Daartoe is echter niet besloten. Tegenover de kosten voor het lidmaatschap staat het verkrijgen van de sponsorsubsidie. Het boekjaar 2001 sluit met een positief saldo van ruim € 3200 euro. Het financieel verslag 2001 wordt ongewijzigd vastgesteld.

b.

begroting 2002 Gemeld wordt dat het sponsorbedrag formeel niet voor een speciaal doel is geoormerkt. Het bestuur stelt voor het bedrag te gebruiken ten behoeve van het opzetten van de website. De begroting 2002 wordt ongewijzigd vastgesteld.

c.

verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit José Muis en Heleen Witkamp, hebben de financiële stukken gecontroleerd. Aan de hand van steekproeven is geconstateerd, dat de financiële verantwoording een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen op 31 december 2001. Ook wordt een getrouw beeld gegeven van het positieve resultaat over het afgelopen boekjaar. De kascommissie stelt voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid.

d.

verkiezing kascommissie Bij acclamatie worden José Muis en Johanna van der Werf benoemd tot leden van de kascommissie.

6.

Bestuurssamenstelling Aftredend en niet herkiesbaar zijn: Herma Bosch, Johanna van der Werff, Nynke Odegard Aftredend en herkiesbaar zijn: Mieke Snel en Els Erkens Drie leden zijn bereid gevonden deel uit te maken van het bestuur, te weten: Wil van Maarschalkerweerd Agnes Kivits Angelina de Jong De kandidaat-bestuursleden stellen zich voor: Wil van Maarschalkerweerd, Eemnes, is vertaler. Agnes Kivits, Amersfoort, heeft een bedrijf voor interim-projectmanagement. Haar stijl van werken is coachend leiderschap. Op die wijze wil zij zich ook inzetten voor het EVON. Angelina de Jong, Amersfoort, heeft een biologische woonwinkel. Bij acclamatie worden herbenoemd Mieke Snel en Els Erkens. Voorts worden bij acclamatie benoemd Wil van Maarschalkeerweerd, Agnes Kivits en Angelina de Jong. Mieke Snel spreekt de vertrekkende bestuursleden toe. Allereerst Herma Bosch. Herma is rustig, maar daar zit een zwaar kaliber onder. Zij heeft veel werk verricht om het ledenbestand up to date te houden. Dank voor het zo secuur verrichte vele werk. Ook voor Johanna van der Werf zijn er woorden van dank voor haar inzet en enthousiasme, met name in de programmacommissie. Er zijn diverse leuke bijeenkomsten georganiseerd.


pagina 5 van 13

april 2003

Johanna van der Werf zegt dank, met name voor de gezelligheid. Er waren leuke en constructieve vergaderingen, waarbij heel veel kon worden gezegd en ook werd gezegd. 7.

Rondvraag Voor de aanwezigen is een nieuwe uitdraai van de ledenlijst aanwezig. Enkele omissies hierin zullen worden hersteld. Gevraagd wordt om bij het bekend zijn van bijvoorbeeld ziekte of iets anders ban EVONleden dit aan het bestuur te melden. Een kaartje sturen is een kleine moeite en kan veel vreugde geven.

8.

Sluiting Mieke Snel sluit de vergadering. Hierna worden de aanwezigen geïnformeerd over de enquête omtrent het opzetten van een EVON-website en vindt discussie over mogelijkheden, wenselijkheden plaats.

Vastgesteld in de vergadering d.d. 23 april 2002


pagina 6 van 13

april 2003

Verslag van de secretaris over het Evon-jaar 2002/2003 Het afgelopen bestuursjaar heeft het bestuur zeven maal vergaderd. Naast de reguliere bestuursvergaderingen waren er ook nog MKB-vergaderingen. Deze vergaderingen werden door de voorzitter bijgewoond, meestal vergezeld door een van de andere bestuursleden. Door de vergaderingen van het MKB die soms op dezelfde dag waren gepland als een bestuursvergadering, heeft het Evon-bestuur wel eens moeten schuiven met de vergaderdata. In 2002/2003 heeft het bestuur veel tijd en aandacht besteed aan o.a.: . het opzetten van de website en invulling van de digitale nieuwsbrief (Els en Agnes), . de koers en lidmaatschap van het MKB (Mieke) . promoten van Evon, mede d.m.v. een radio-interview op de Golfbreker (Agnes, Wil) . het zoeken van nieuwe bestuursleden (o.a. ledencommissie) . het reilen en zeilen binnen de diverse commissies Ten aanzien van deze onderwerpen zette het bestuur de grote lijnen uit, de details werden door de diverse commissies ingevuld en aan het bestuur gerapporteerd. De verslagen van de diverse commissies zijn als aparte bijlagen opgenomen.


pagina 7 van 13

april 2003

Jaarverslag 2002 voorzitter EVON

bijlage 1

Het jaar 2001hebben we het jaar van de introspectie genoemd, het jaar 2002 kan de boeken ingaan als het jaar van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als bestuur hebben we geleerd te delegeren en je vooral bezig te houden met de grote lijnen, het besturen dus. Feedback van de leden is daarbij van groot belang. De enquête van afgelopen najaar, waar een grote response op was, gaf ons het gevoel op de goede weg te zijn. Ik hoop dat we het jaar 2003 kunnen afsluiten als het jaar van de professionalisering! De samenstelling van het bestuur was als volgt: Wil van Maarschalkerweerd was dit volledige jaar secretaris, een accurate secretaris die het bestuur regelmatig op een nuchtere wijze terugfluit als de stappen te groot zijn. Els Erkens was dit jaar wederom penningmeester. Els is iemand van geen woorden maar daden en is dit jaar dan ook actief geweest met de opzet van de website. Agnes Kivits is ons dit jaar komen versterken en heeft de programmacommissie onder haar beheer. Ik vind het fijn dat Agnes ver vooruit denkt en het programma voor dit jaar al bijna rond heeft! Verder heeft Agnes de ledencommissie onder haar beheer daar Angelina de Jong na de zomervakantie het bestuur heeft verlaten als gevolg van persoonlijke omstandigheden. Verder is Agnes heel actief geweest met de opzet van de website. Zo je ziet Agnes is een actief, enthousiast bestuurslid. Zelf ben ik sinds begin 2002 voorzitter. Tot de jaarvergadering als vice voorzitter, na het officiële aftreden van Nynke Odegard als voorzitter. Ik heb me vooral bezig gehouden met de contacten met het MKB. Naast Nynke Odegard hebben we dit jaar afscheid genomen van Johanna van der Werf en Herma Bosch, drie leden die zich jaren hebben ingezet voor het EVON. We hebben als bestuur een goed evenwicht gevonden, er wordt snel en slagvaardig vergaderd, ook hierin zijn we ons aan het professionaliseren. Iedere keer maar weer de overweging maken, waar ligt de verantwoordelijkheid, wie neemt hem, kunnen we hem delegeren naar de leden, hoe koppelen we terug, etc. De professionalisering zien we ook terug bij de programmacommissie: er is goed geluisterd naar de wensen van de leden. In het jaarprogramma zien we een betere mix tussen harde en zachtere onderwerpen, weer bedrijfsbezoeken en belangstellenden avonden met professionele gasten. Ook bij het MKB gaan we het roer omgooien, de voorzitters nemen meer verantwoordelijkheid en zetten het MKB in als facilitaire dienst. In de jaarvergadering van april zal Lia Smit, secretaris van Vrouw en Onderneming Nederland jullie aangeven welke activiteiten het MKB voor jullie als individuele ondernemers kan bieden. De sponsorgelden van de ABN-AMRO via het MKB hebben we het eerste jaar gebruikt om een “smoelenboek” te maken.Het tweede jaar hebben we de gelden gebruikten om ons logo en huisstijl te veranderen en het derde jaar voor de ontwikkeling van de website. Daar dit driejarig contract nu verlopen is zijn we naarstig op zoek naar nieuwe sponsormogelijkheden. Er is inmiddels een sponsorplan geschreven door een nieuwe commissie, die zich het aanstaande jaar wil inzetten voor het verkrijgen van sponsorgelden. Last but not least wil ik natuurlijk de opzet van de website noemen. Afgelopen jaar is er letterlijk veel werk verricht achter de schermen! Als je terugkijkt zie je het thema van 2002 hierdoor heen schemeren: gezamenlijke verantwoordelijkheid. Niet alleen het bestuur heeft zich ingezet, ook een werkgroep en een testpanel bestaande uit leden, hebben hun energie erin gestoken. Het resultaat mag er zijn! Laten we dit jaar gebruiken om ons ook hierin te professionaliseren. Vooruitkijkende naar het jaar 2003/2004 kunnen we de volgende speerpunten noemen in ons beleid: MKB: Samen met alle voorzitters van landelijke netwerken een besturendag organiseren voor alle bestuursleden en creëren van mogelijkheden tot het organiseren van een landelijke netwerkdag voor vrouwelijke ondernemers die aangesloten zijn bij het MKB. MKW: Het afbouwen van de diensten van de secretariële ondersteuning van het MKW, die door de komst van ons website overbodig zijn geworden. Ledenaantal: Het bestuur is van mening dat we behoefte hebben aan actieve leden. We houden ons niet langer krampachtig vast aan ‘slapende’ leden die opzeggen, maar richten ons op een actieve PR voor de belangstellendenavonden, die het afgelopen jaar ongeveer vijftien nieuwe leden voor het EVON bracht. Jaarverslag EVON 2002

pagina 8 van 13

april 2003

Programmacommissie: Middels een jaarlijks terugkerende enquête zal geëvalueerd worden en opnieuw bekeken worden of het programma voor het dan volgende jaar bijgesteld moet worden. Websitecommissie: De commissie zal zich buigen over de mogelijkheden hoe ze leden goed gebruik kunnen laten maken van de mogelijkheden op het web. Tijdens de borrel op de jaarvergadering willen we graag met jullie discussiëren over de commerciële mogelijkheden van het web voor jullie als individuele ondernemers. Verder gaan ze het communicatieplan, dat vers van de pers is, inhoudelijk vorm geven. Public Relationcommissie: Middels het sponsorplan zoeken we naar een hoofdsponsor, locatiesponsors en werken we de sponsormogelijkheden voor de website uit.

Amersfoort, 18 februari 2003 Mieke Snel


pagina 9 van 13

april 2003

Programma- Public Relations- en Leden commissie 2002

bijlage 2

Het voorjaar van 2002 was voor mij de start om actief te worden binnen het bestuur van EVON. Mijn voorgangster Johanna van der Werf had e.a. vanwege haar zwangerschapsverlofperiode goed voorbereid en dat betekende voor mij slechts het inkoppen voor open doel, bellen en het schrijven van de uitnodigingen en eventuele persberichten. De twee Open avonden voor belangstellenden & leden waren gezien het aantal nieuwe aanmeldingen voor een lidmaatschap van EVON zeer geslaagd, tevens zagen we bij de overige thema-avonden een toename in het aantal aanmeldingen van leden. In de loop van het jaar ontwikkelde zich het idee om meer te plannen, hiervoor is meer input nodig en een enquete is een ideaal middel om in een relatief korte tijd veel informatie te krijgen. Enthousiaste reactie’s wekken enthousiasme op en van het een komt het ander. Het organiseren van een programma, kan eigenlijk niet zonder publiciteit en de PR commissie werd een nieuw leven ingeblazen en bestaat inmiddels uit drie leden. Het doel van deze commissie is: - het vergroten van naamsbekendheid van EVON, - het zoeken naar financiële bronnen (sponsoring) om lidmaatschapskosten te drukken, - vergroting loyaliteit binnen EVON, interesse en motivatie om een actief lid te zijn - het bevorderen van het netwerken zelf. We spreken dus eigenlijk van in- en externe communicatie. Inmiddels is een PR-plan ontwikkeld en deze heeft ook een relatie met de programmering van de diverse avonden. De programma cie., bestaand uit vier leden heeft naar aanleiding van de enquete uitslag in één brainstorm sessie getracht een balans te vinden in de diverse thema- en netwerkavonden. Het resultaat onderwerpen te over en te weinig EVON avonden. Om het netwerken van de leden te bevorderen is als extra de mogelijkheid gecreeërd om voorafgaand aan de avond een hapje te eten, dit groepje bestaat vaak uit 6–8 leden. De leden cie. is traditioneel en als vanouds zeer actief in het werven van leden, zij hebben vrijwel altijd een EVON folder in hun tas voor het geval dat..... Bij de avonden staat zij klaar om introducee’s en nieuwe leden te verwelkomen. Van de nieuwe leden wordt verwacht dat zij zich komend jaar profileren op de website en dat zij wellicht het volgend jaar hun bedrijfs activiteiten op een EVON avond willen presenteren. Mijn motto voor 2003 is: sta open voor vernieuwing en verandering dit houd je scherp en het zorgt tevens voor prikkels die je nodig hebt om voortvarend te kunnen ondernemen. Mijn streven is in het verslag van 2003 een aantal nieuwe actieve leden te kunnen vermelden. Rest mij de actieve leden in de drie bovenstaande commissie’s: Maugosia Sycz, Ineke Van OmmenKloeke-Vos, José Muis, Ania Melchers-Hulak, Marjanne Theunissen-van Raaij, Gratia Albarda, Anne van der Zwaan-van Kooten en Tineke Flinterman te bedanken voor hun extra inzet en enthousiasme. Tevens bedank ik Ria Trompert-Nauta, Ulrike van Schagen, Wietske Eveleens, Angelina de Jong en Herma Bosch vanwege hun presentatie’s op de diverse thema-avonden. Maart 2003 Agnès Kivits


pagina 10 van 13

april 2003

Verantwoording 2002 Evon

bijlage 3

De staat van baten en lasten sluit over het jaar 2002 met een positief resultaat van € 130. gerealiseerd 2002

begroting 2002 €

gerealiseerd 2001

€

€

€

Contributies Diverse baten

6.293 3.630

7.000 3.630

6.897 3.630

Totaal inkomsten

9.923

10.630

10.527

Uitgaven MKB Nederland Avonden Secretariaat Porto Bestuurskosten Drukwerk PR Ontwikkeling website Websitekosten Diversen

Saldo

1.469 2.681 2.363 754 478 227 81 530 107 57

1.750 3.000 1.750 200 400 250 500 0 0 3.000

1.449 1.317 1.489 133 318 2.536 15 0 0 55

8.747

10.850

7.312

1.176

-220

3.215

Toelichting op de staat van baten en lasten De contributie-opbrengsten over het jaar 2002 zijn wederom tegengevallen. Nog steeds blijken mensen lid te zijn om vervolgens af te haken als ze de contributie-nota ontvangen. Hierdoor is het zeer moeilijk een juiste inschatting van de contributie-opbrengsten te maken. De diverse baten betreft de sponsoring van ABN AMRO bank. De kosten van Koninklijke MKB Nederland zijn lager dan begroot omdat ook hier het aantal leden waarvoor betaald moet worden, lager is dan was verwacht. De kosten van het secretariaatsbureau zijn aanzienlijk gestegen. De oorzaak hiervan is tweeledig. Ten eerste heeft het secretariaatsbureau de prijzen aanzienlijk verhoogd. Ten tweede is veel tijd besteed aan het opschonen van het ledenbestand.


pagina 11 van 13

april 2003

De totale kosten van het ontwikkelen van de website hebben € 3.745 bedragen. Hiervan is een bedrag van € 3.215 onttrokken aan het eigen vermogen waardoor per saldo op het jaar 2002 een bedrag van € 530 is verantwoord. De balans per 31 december 2002 luidt als volgt: 31 december 2002 €

31 december 2001 €

Vorderingen Saldo postbank

3.630 5.840

3.630 5.528

Totaal bezittingen

9.470

9.158

Te betalen kosten

4.372

2.020

Eigen vermogen

5.098

7.138


pagina 12 van 13

april 2003

Begroting 2003 Evon

bijlage 4

begroting 2003 €

gerealiseerd 2002

€

€

€

Contributies Diverse baten

9.375 0

6.293 3.630

Totaal inkomsten

9.375

9.923

Uitgaven MKB Nederland Avonden Secretariaat Porto Bestuurskosten Drukwerk PR Ontwikkeling website Websitekosten Diversen

3.570 2.500 500 200 500 100 250 0 1.414 100

Saldo

1.469 2.681 2.363 754 478 227 81 530 107 57 9.134

8.747

241

1.176

Toelichting op de begroting over 2003 Besloten is in het jaar 2003 lid te blijven van Koninklijke MKB Nederland. De kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen € 40 exclusief omzetbelasting per lid per jaar. Voor het jaar 2003 rekent het bestuur op 75 betalen leden. De kosten van Koninklijke MKB Nederland stijgen hierdoor aanzienlijk. Door de komst van de website zal het minder nodig zijn het secretariaatsbureau in te schakelen. De kosten hiervan zullen dan ook aanzienlijk dalen. Ook de portokosten en het drukwerk zullen dalen aangezien steeds meer post via de e-mail zal worden verzonden. Het bestuur zal trachten meer naar buiten te treden met Evon alsmede wordt aan de PR-commissie wederom invulling gegeven. Dit brengt een verhoging van kosten met zich mee. De websitekosten betreffen de maandelijkse kosten van hosting en technische ondersteuning. Nadere ontwikkeling van de site is niet opgenomen. Gezien de aanzienlijke stijging van de kosten van Koninklijke MKB Nederland is het noodzakelijk de contributie te verhogen. Het bestuur stelt voor de contributie te verhogen naar € 125 per lid per jaar. maart 2003 Els Erkens Penningmeester


pagina 13 van 13

april 2003

EVON Jaarverslag 2002

Recommend Documents