Evenementenbeleid
Gemeente Ommen, afdeling RO; oktober 2008 Gewijzigd vastgesteld november 2009
Inhoud
1. 2. 3. 4. 5.
6.
7.
8. 9.
blz. 3 3 3 3 4 4 4 4 5 6 6 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8
Aanleiding Aanpak Definitie Evenementenkalender Stimulering 5.1 Inleiding 5.2 Huidige situatie 5.3 Knelpunten 5.4 Toekomst Facilitering 6.1 Inleiding 6.2 Huidige situatie 6.3 Knelpunten 6.4 Toekomst Regulering 7.1 Inleiding 7.2 Huidige situatie 7.3 Knelpunten 7.4 Toekomst Bissinghdagen Stichting Promotie Ommen i.o.
Bijlagen 1. 2. 3. 4.
Plan van aanpak Evenementenkalender Overzicht van budgetten o.a. voor subsidiëring van evenementen Nota Evenementenbeleid 2002
2
1. Aanleiding In Ommen vindt een breed scala aan activiteiten plaats, van buurtbarbecue tot meerdaagse evenementen. Deze evenementen zorgen voor een economische, promotionele en maatschappelijke impuls in Ommen. Zij dragen bij aan een levendig (cultuur)klimaat, maken Ommen aantrekkelijk voor haar eigen inwoners en bezoekers, geven inhoud aan de positionering van Ommen als gastvrije gemeente en leveren een bijdrage aan de totale economie. Het laatste jaar heeft zich een sterke groei afgetekend in het aantal evenementen in Ommen. Naast de jarenlange bekende evenementen als bijvoorbeeld de Ommer Bissingh, Summer Fair, Uitmarkt en het Blaasfestival zijn er nieuwe initiatieven ontstaan, verschillend van aard, omvang en doelgroepen. Te denken valt hierbij aan de Vechtdal Fietsvierdaagse, de Vechtdal Marathon en de Ommer Vechtdagen. Naar aanleiding van een aantal subsidieverzoeken in 2007 is naar voren gekomen dat er behoefte bestaat aan een evenementenbeleid. Door de raad is opdracht gegeven om aan de hand van een evenementenkalender een praktisch evenementenbeleid te ontwikkelen.
2. Aanpak De gevolgde werkwijze is conform het plan van aanpak waarmee de commissie Samenleving in juni 2008 heeft ingestemd (zie bijlage 1). Allereerst is een overzicht gemaakt van het huidige (en te verwachten) evenementenaanbod. Van deze evenementen zijn, aan de hand van de subsidie- en vergunning-aanvragen die bij de verschillende afdelingen van de gemeente zijn binnengekomen, verschillende gegevens verzameld. Daarnaast is een overzicht gemaakt van de gemeentelijke afdelingen en budgetten die met (subsidiëring van) evenementen te maken hebben. In de Kadernota 2009 is, vooruitlopend op het nog op te stellen evenementenbeleid voor 2009, een incidenteel bedrag van € 25.000,- voor uitvoering van het evenementenbeleid (subsidiëring) opgenomen. Op basis van de bevindingen van de inventarisaties wordt in dit evenementenbeleid aangegeven hoe de gemeente vanaf 2009 om zal gaan met evenementen.
3. Definitie In de gemeente Ommen worden gedurende het hele jaar vele uiteenlopende activiteiten georganiseerd. Een deel van deze activiteiten kan als een evenement gedefinieerd worden. Voor de vergunningverlening wordt gebruik gemaakt van de definitie in de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Ommen (hierna te noemen APV). Daarin wordt onder het begrip evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van bioscoopvoorstellingen, (week)markten, kansspelen, dansgelegenheden en betogingen, samenkomsten, vergaderingen en manifestaties. Verder wordt onder evenementen mede verstaan herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden op of aan de weg. Voor dit evenementenbeleid is een nadere afbakening van het begrip ‘evenement’ gewenst. Evenementen zijn tijdelijke, doelbewust georganiseerde, voor publiek toegankelijke bijzondere gebeurtenissen. Reguliere activiteiten, zoals kerkdiensten, sport(competitie)wedstrijden, exposities, excursies vanuit bijv. het Natuur Informatie Centrum Ommen, voorstellingen in de Carrousel en dergelijke worden dus niet als evenement betiteld.
4. Evenementenkalender Bij een deel van de evenementen is de gemeente Ommen op enige wijze betrokken: subsidiërend, faciliterend en/of regulerend. Een chronologisch overzicht is te vinden in de evenementenkalender in bijlage 2. Het overzicht wordt afgesloten met een aantal categorieën van gelijksoortige activiteiten (kleine evenementen), waarvoor (vooralsnog) wel een evenementenvergunning moet worden
3
gevraagd, maar die gericht zijn op een beperkte doelgroep en slechts een lokale uitstraling hebben en daarom niet als apart evenement benoemd zijn. Naast de evenementen in dit overzicht worden er nog diverse activiteiten georganiseerd waar de gemeente niet bij betrokken is. Omdat deze activiteiten slechts een bescheiden impact hebben (doelgroep, uitstraling, invloed op omgeving), heeft de gemeente Ommen hier verder geen bemoeienis mee. Dit type activiteiten blijft verder dan ook buiten beschouwing in deze evenementenkalender en dit evenementenbeleid.
5. Stimulering 5.1 Inleiding Evenementen vormen een meerwaarde voor zowel de recreanten en toeristen, als voor de eigen inwoners van Ommen. Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid in de gemeente, maar ook aan het imago en de bekendheid van de gemeente. Evenementen hebben daarnaast een maatschappelijk effect en kunnen het gevoel van saamhorigheid versterken. Evenementen kunnen gezien worden als een mogelijkheid om gemeentelijke beleidsdoelen, bijvoorbeeld op het gebied van sport, recreatie, kunst en cultuur, promotie etc. te realiseren. Een bijzonder evenement geeft een stad of dorp een positieve uitstraling en bekendheid. Het is dan ook niet vreemd dat de gemeente de organisatoren van evenementen wil ondersteunen en stimuleren, bijvoorbeeld door subsidiëring (financiële steun), maar ook door te faciliteren. Evenementen dienen dan wel aan te sluiten bij het karakter en de ambitie van Ommen en te passen binnen het cultuur-historisch, toeristisch-economisch, sociaal-maatschappelijk en promotioneel profiel van Ommen, zoals dat in diverse beleidsnota’s is omschreven. 5.2 Huidige situatie Binnen de gemeente Ommen zijn er op dit moment 4 manieren van directe en indirecte subsidiëring: 1. gelabelde budgetten voor specifieke structurele evenementen, zoals de Open Monumentendag, Puntpop en de Kinderspelweek 2. budgetten waarmee het college o.a. evenementen meermalen (bv. jaarlijks) kan subsidiëren; het enige budget dat op dit moment op deze manier ingezet kan worden is het Jaarprogramma Toerisme en Recreatie 3. budgetten waarmee het college eenmalig (project)subsidie voor o.a. evenementen kan geven; het betreft alleen budgetten van de afdeling Burgerzaken en Maatschappelijke Ontwikkeling 4. indirecte subsidiëring door facilitering (om niet) door gemeentelijke diensten. Daarnaast heeft de raad nog de mogelijkheid tot subsidiëring vanuit het budget onvoorzien incidenteel. Een aantal jaarlijks terugkerende evenementen kan rekenen op structurele ondersteuning door de gemeente. In de begroting zijn hiervoor al specifieke budgetten gereserveerd (ad 1). De argumentatie voor ondersteuning van deze activiteiten is bestaand beleid en staat hier verder niet ter discussie. Voor de twee daarna genoemde budgetten (ad 2 en 3) zijn criteria aangegeven om voor de subsidie in aanmerking te komen (zie bijlage 3). Deze budgetten zijn echter niet alleen bedoeld voor subsidiëring van evenementen, maar ook voor subsidiëring van andere projecten die aan de doelstellingen voldoen. Er is niet aangegeven welk deel van het budget voor evenementen bestemd is. Enerzijds zorgt dit voor flexibiliteit, anderzijds voor onduidelijkheid. Voor de laatste subsidiemogelijkheid (ad 4) zijn geen heldere voorwaarden aangegeven. 5.3 Knelpunten De subsidieverstrekking aan evenementen zorgt nu nogal eens voor onduidelijkheid. Aangezien er geen specifieke evenementenverordening is, gaan de betrokken afdelingen op verschillende wijze om met subsidiebeoordeling en -verstrekking aan evenementen. Doel van dit evenementenbeleid is om hier een eenduidiger en gestructureerder beleid in te voeren. De criteria en voorwaarden van de subsidiemogelijkheden zijn op dit moment niet of nauwelijks
4
op elkaar afgestemd. Dat zorgt voor willekeur en heeft soms tot gevolg dat organisatoren bij verschillende gemeentelijke afdelingen gaan zoeken naar de gunstigste mogelijkheden. Dit komt vooral doordat de subsidiemogelijkheden van de afdeling Burgerzaken en Maatschappelijke Ontwikkeling beperkt zijn. Zij kunnen slechts eenmalige bijdragen toekennen, die bovendien begrensd zijn. Financiering vanuit de post Onvoorzien incidenteel (in 2008 tot nu toe in totaal € 18.750,-) is te zien als een noodoplossing op basis van een ad-hoc-beslissing. Voor veel gevallen is dit niet gewenst en onnodig, omdat op basis van ervaringen uit voorgaande jaren redelijk goed is aan te geven hoe groot het totaalbedrag aan subsidieaanvragen en het totaal aan verstrekte subsidies is. Wanneer hiervoor een apart budget gereserveerd zou worden dan kunnen hieraan ook bepaalde criteria verbonden worden, waardoor zowel de gemeente als (bestaande en nieuwe) evenementenorganisatoren beter weten waar ze aan toe zijn. In de Kadernota 2009 is in mei vooruitlopend op dit evenementenbeleid al een incidenteel bedrag van € 25.000,- opgenomen voor uitvoering (subsidiëring) van het evenementenbeleid. De inzet van gemeentelijke diensten rond evenementen is veelal een gevolg van door de gemeente gewenste maatregelen in het kader van openbare orde en veiligheid. Daarnaast kan deze faciliterende inzet als een vorm van indirecte subsidiëring gezien worden, omdat deze kosten (meestal) niet in rekening worden gebracht bij de organisator. In hoofdstuk 6 wordt verder ingegaan op facilitering door de gemeente. Belangrijk knelpunt is dat er op dit moment geen relatie wordt gelegd tussen de directe subsidiëring en deze vorm van indirecte subsidiëring. 5.4 Toekomst Doel van de nieuwe subsidiëringsmethodiek is om voor zowel de gemeente als de organisatoren van evenementen uniformiteit en duidelijkheid te geven welke evenementen in aanmerking komen voor ondersteuning door de gemeente, en waarom. Om de gewenste uniformiteit mogelijk te maken stelt de gemeente een apart budget in voor subsidiëring van evenementen. Dus voor alle evenementen die nu een beroep doen op de budgetten voor welzijn/cultuur, breedtesport, recreatie & toerisme en voor de evenementen die dit jaar vanuit het budget onvoorzien incidenteel ondersteund zijn. Voor de evenementen die in 2008 op deze manier gesubsidiëerd zijn, ging het in totaal om een budget van:
+ + + =
€ € € € €
3.598,- (welzijn/cultuur) 1.402,- (sport) 6.124,- (R&T) 18.750,- (onvoorzien) 29.874,-
Om ook enige ruimte te kunnen bieden voor eventuele nieuwe evenementen moet voor 2009 gerekend worden op een evenementenbudget van € 35.000,-. In de Kadernota 2009 is hiervoor voor 2009 incidenteel en indicatief een bedrag van € 25.000,- opgenomen. De overige € 10.000,- zal voor 2009 vanuit de drie genoemde budgetten overgeheveld worden: € 2.500,- vanuit Welzijn/Cultuur (6301.02), € 1.500,vanuit Breedtesport (5303.02) en € 6.000,- vanuit het Jaarprogramma recreatie en toerisme (5602.03). In de Kadernota 2010 zal voorgesteld worden om deze bedragen structureel voor subsidiëring van evenementen op te nemen. De criteria om in aanmerking te komen voor subsidiëring uit het evenementenbudget zijn vrij algemeen. De voorwaarden zijn: a. de activiteit voldoet aan de definitie van een evenement b. het evenement komt (voor zover van toepassing) in aanmerking voor een evenementenvergunning c. het evenement wordt niet ook al structureel vanuit de begroting gefinancierd d. het evenement past binnen / levert een bijdrage aan (één van) de beleidsdoelstellingen van de gemeente, die zijn vastgelegd in het collegeaccoord, het raadsprogramma en diverse beleidsnota’s
5
e. de gevraagde subsidie is in verhouding met de uitstraling en meerwaarde van het evenement Pluspunten voor de beoordeling van evenementen zijn: + het gaat om een bijzonder en uniek evenement, dat een toegevoegde waarde heeft voor de Ommer samenleving + het (gewenste) imago van Ommen, zoals dat bijvoorbeeld geformuleerd zal worden in het kader van de Visie Ommen 2020, wordt door het evenement versterkt + het evenement heeft een duidelijke relatie met de gemeente Ommen en omgeving + er is afstemming met andere evenementen: het evenement zorgt voor seizoensverbreding en spreiding of heeft juist een sterke samenhang met andere evenementen + het evenement heeft veel draagvlak binnen de Ommer samenleving, wat bijvoorbeeld blijkt uit samenwerking tussen diverse partijen en/of een grote inbreng van vrijwilligers en/of veel sponsoring vanuit het Ommer bedrijfsleven. Evenementen die voldoen aan deze voorwaarden en die met een volledig ingevuld subsidieaanvraagformulier (incl. begroting) zijn aangemeld voor een bepaalde datum (1 januari van het betreffende subsidiejaar) ontvangen maximaal 25% van de totaal begrote kosten, met een maximum van € 5.000,- per aanvraag. De hoogte van de te verstrekken subsidie zal in verhouding zijn met de uitstraling en meerwaarde van het evenement. De te verstrekken subsidie zal nooit hoger zijn dan het werkelijke exploitatietekort, om te voorkomen dat de organisator winst maakt. Evenementen komen (gerekend vanaf 2009) maximaal 3 achtereenvolgend in aanmerking voor subsidiëring. Uitgangspunt is namelijk dat de evenementen, na een opstartfase met steun van de gemeente, uiteindelijk door voldoende draagvlak in de samenleving op eigen benen moeten kunnen staan. Wanneer dat na 3 jaar nog niet mogelijk blijkt, moet het gemeentebestuur beoordelen of de ondersteuning van het evenement structureel dient te worden door deze specifiek in de begroting op te nemen. De gemeenteraad stelt dit beleid en daarmee ook de bovenstaande criteria vast en bepaalt jaarlijks het bedrag dat maximaal beschikbaar is voor subsidiëring van evenementen (het subsidieplafond). Het college van B&W bepaalt jaarlijks (na 1 januari) aan de hand van de criteria de verdeling van het beschikbare budget over de verschillende aanvragen. Dit betekent dat subsidies jaarlijks al dan niet worden toegekend en dat organisatoren zich niet kunnen beroepen op subsidieverstrekkingen uit het verleden. Voor activiteiten die vallen onder de definitie van evenementen kan geen andere subsidie worden aangevraagd. Evenementen die niet de (volledige) gevraagde subsidie ontvangen, kunnen geen beroep meer doen op andere gemeentelijke budgetten. Wanneer een organisator van een evenement niet aan de voorwaarden voldoet en/of geen volledig ingevuld aanvraagformulier heeft ingeleverd (bv. geen begroting), kan deze niet voor subsidiëring in aanmerking komen. Aanvragen die niet tijdig (voor 1 januari) zijn ontvangen kunnen op volgorde van binnenkomst en na toetsing aan de criteria alsnog voor subsidie in aanmerking komen indien het beschikbare subsidiebudget nog niet volledig is besteed. Bovenstaande wordt in een aparte subsidieverordening vastgelegd.
6. Facilitering 6.1 Inleiding Veel gemeentelijke sectoren zijn inhoudelijk betrokken bij evenementen. De gemeente heeft voor haar bewoners, bedrijven, bezoekers en organisatoren een faciliterende en dienstverlenende rol. De inzet van gemeentelijke diensten rond evenementen is veelal een gevolg van door de gemeente gewenste maatregelen in het kader van openbare orde en veiligheid. Daarnaast kan deze faciliterende inzet als een vorm van indirecte subsidiëring
6
gezien worden, omdat deze kosten (meestal) niet in rekening worden gebracht bij de organisator. 6.2 Huidige situatie Voor het faciliteren (om niet) van evenementen is in de begroting 2008 een bedrag van € 15.594,- aan kosten opgenomen. Deze kosten bestaan deels uit onkosten voor bv. waterverbruik, brandstof, stortkosten en een toiletwagen en deels uit uren van de afdeling Openbare Werken. De werkzaamheden bestaan uit: - controle op naleving van de vergunningvoorwaarden (handhaving) - plaatsen en verwijderen van verkeersmaatregelen - beschikbaar stellen van dranghekken, water en stroomvoorzieningen - vegen en opruimen van vuil - coördinatie. De evenementen die genoemd worden zijn: Koninginnedag, 5 Bissinghdagen, de Kerstmarkt en 3 niet nader gespecificeerde zomer- en toeristische activiteiten 6.3 Knelpunten In de praktijk is het aantal evenementen waaraan door de afdeling Openbare Werken wordt meegewerkt groter dan in de productraming aangegeven en is het begrote budget niet toereikend. Voor het faciliteren (om niet) van evenementen zijn geen eenduidige richtlijnen beschikbaar. Daardoor komt het voor dat hierover door verschillende betrokkenen ad hoc toezeggingen worden gedaan richting de organisatoren. Belangrijk knelpunt is daarnaast dat er op dit moment geen relatie wordt gelegd tussen de subsidiëring van evenementen en de facilitering (om niet), wat te zien is als een vorm van indirecte subsidiëring. 6.4 Toekomst Op dit moment is er onvoldoende inzicht in de werkelijke omvang van de facilitering van evenementen door de gemeente. In de productraming voor 2009 en in de uitvoering zal vooralsnog uitgegaan worden van de werkzaamheden en de evenementen die ook in de raming voor 2008 genoemd staan. In het eerste kwartaal van 2009 zal Openbare Werken richtlijnen opstellen om deze werkzaamheden te verhelderen zodat hiermee bij alle evenementen op uniforme wijze kan worden omgegaan. De facilitering moet met name gericht zijn op het garanderen van de openbare orde en veiligheid. In 2009 zal de afdeling nader inventariseren aan welke evenementen is meegewerkt, welke werkzaamheden daarbij zijn verricht, hoeveel uur dit heeft gekost, welke faciliteiten ter beschikking zijn gesteld en tenslotte welke kosten daarmee gemoeid waren. Wanneer na de inventarisatie blijkt dat uitbreiding van de facilitering gewenst is, zal daar vervolgens ook in de begroting rekening mee gehouden moeten worden.
7. Regulering 7.1 Inleiding Evenementen hebben ook een keerzijde. Ze veroorzaken bij de inwoners van de gemeente soms ergernis vanwege o.a. geluidsoverlast, verkeersproblematiek, vervuiling etc. De gemeente heeft daarbij een publiekrechtelijke taak. 7.2 Huidige situatie Op dit moment is voor de vergunningverlening de Nota Evenementenbeleid van de afdeling PJO / cluster BJO uit 2002 van toepassing (zie bijlage 4). Voor wat betreft de vergunningverlening is met name van belang of het evenement (substantiële) gevolgen heeft voor de omgeving (bv. parkeeroverlast, afzettingen, geluid, binnen/buiten). Uitgangspunt is dat het evenement ordentelijk verloopt, waarbij rekening wordt gehouden met de diverse belangen als openbare orde, veiligheid, omwonenden, zondagsrust etc. In welke situaties moet een evenementenvergunning aangevraagd worden? Een evenementenvergunning is in ieder geval vereist bij alles wat aan festiviteiten plaatsvindt in
7
de open lucht en/of op openbaar gebied of plaatsen met een openbaar karakter die in principe niet voor deze festiviteiten bedoeld zijn, zoals sporthallen e.d. Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De vergunning kan worden geweigerd in het belang van: a. de openbare orde; b. het voorkomen of beperken van overlast; c. de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; d. de zedelijkheid of gezondheid. 7.3 Knelpunten Vanwege verschillende landelijke en lokale ontwikkelingen functioneert de wijze waarop de regulering op dit moment is geregeld niet optimaal. De huidige procedure van vergunningverlening kan efficiënter. Door bijvoorbeeld op basis van de te verwachten effecten onderscheid te maken tussen grotere en kleinere (meer of minder belastende) evenementen, met verschillende procedures, kan er veel administratief werk bespaard worden. Daarnaast is een betere stroomlijning binnen de gemeentelijke organisatie gewenst. 7.4 Toekomst Actualisatie en aanpassing van de procedures voor vergunningverlening en handhaving van evenementen is gewenst. Omdat de termijn waarin dit evenementenbeleid tot stand is gekomen hiervoor te kort was, zal deze aanpassing de komende tijd separaat opgesteld worden.
8. Bissinghdagen De (subsidie)relatie tussen de gemeente Ommen en Stichting Ommer Bissingh Evenementen is een bijzondere. De afgelopen jaren heeft de Stichting slechts incidenteel een beroep gedaan op financiële ondersteuning door de gemeente. Daar staat tegenover dat de Stichting voor alle Bissinghdagen wel een beroep doet op facilitering door de gemeente, in de vorm van levering van borden en dranghekken en het reinigen na afloop. Bovendien is in het verleden de bijzondere afspraak gemaakt dat de Stichting Ommer Bissingh de pachtinkomsten van de kermis mag innen. Normaal gesproken komen deze inkomsten ten goede aan de gemeente. In 2007 werden deze inkomsten begroot op € 16.000,- op een totale begroting van de Bissinghdagen van € 34.000,- (exclusief bijdragen om niet door diverse ondernemers). Dat is bijna 50%. Daarmee is deze indirecte subsidiëring van de Bissingh hoger dan de gebruikelijke maximale subsidiëring van andere evenementen (25%), nog afgezien van de indirecte subsidiëring door facilitering om niet. Vanwege de betekenis van de Bissingh voor Ommen en omdat deze situatie al vele jaren gebruikelijk is en een belangrijke pijler vormt onder de Ommer Bissingh dagen, wil de gemeente deze uitzonderingspositie structureel handhaven. Om een te groot verschil met andere evenementenorganisatoren te voorkomen en om te voorkomen dat de organisatie van de Bissinghdagen te sterk afhankelijk wordt van de gemeente is het echter niet redelijk dat de Stichting ook nog in aanmerking komt voor (directe) subsidiëring.
9. Stichting Promotie Ommen i.o. Bij het subsidiëren, faciliteren en reguleren van evenementen is het van groot belang dat deze evenementen voldoende draagvlak hebben in de Ommer samenleving. De gemeente hecht dan ook veel waarde aan een platform dat kan fungeren als vertegenwoordiger van de burgers, ondernemingen en organisaties in Ommen. De Stichting Promotie Ommen, die op dit moment nog in oprichting is, zou als een dergelijk platform kunnen gaan functioneren. Na de oprichting kan de rol van de Stichting Promotie Ommen bij het evenementenbeleid nader ingevuld worden.
8
