EVENEMENTEN IN DEN HAAG
1
Samenvatting Evenementen zijn voor Den Haag, een stad die zich nationaal en internationaal met toonaangevende evenementen wil onderscheiden, van groot belang. De gemeente vindt dat de evenementen beeldbepalend moeten zijn voor de stad. Het is de ambitie van de gemeente om in Den Haag ook ten minste twee internationaal onderscheidende topevenementen te hebben die bovendien zorgen voor economische spin-off in de stad. Om dit te realiseren wordt van evenementenorganisatoren gevraagd om steeds opnieuw voor kwaliteit én vernieuwing te kiezen. De volgende elementen zijn leidend, ook bij de subsidiecriteria: • • • • • • •
We kiezen voor kwaliteit boven kwantiteit. We vinden vernieuwing van evenementen of geheel nieuwe evenementen belangrijk. We vragen organisatoren om invulling te geven aan het internationale karakter van de stad en het kwaliteitsimago dat hier bij hoort. We zetten in op het vergroten van de economische spin-off van evenementen. Organisatoren moeten meer gaan samenwerken met andere partijen in de stad. We stimuleren organisatoren te kiezen voor locaties in de stad met veel horeca en voorzieningen. De marketing van evenementen moet beter dan nu het geval is. Evenementen moeten vaker een gemêleerd publiek trekken
Daarnaast willen we de voorwaarden waaronder een evenement wordt georganiseerd verbeteren. Het gaat om de volgende maatregelen: Subsidieprocedure: • Het maken van meerjarenafspraken met een aantal grotere, toonaangevende evenementen. Daarin bijvoorbeeld betrekken de (meerjarige) subsidie, veiligheidsaspecten, verkeer, openbare ruimte en marketing. • Ook zal strenger worden toegezien op de volledigheid en transparantie van zowel de begroting als de verantwoording. Bij de inhoudelijke verantwoording wordt de eigen evaluatie van de organisator over wat er goed en slecht is gegaan belangrijker. Vergunningsprocedure: • Er komt een accountmanager evenementen (vanuit de bestaande formatie) die als taak krijgt om evenementenorganisatoren te ondersteunen bij het vergunningproces en het terugdringen van beheerskosten. Marketing: • Evenementen nog sterker profileren in de (toeristische) promotie van de stad. • Blijven inzetten op citydressing. Afstemming van evenementen: • Er komt een jaarlijkse evenementenkalender die leidend is bij het plannen van evenementen. • Kleinere evenementen, ondernemers en instellingen worden uitgenodigd om aansluiting te zoeken bij een (groter) evenement. Evenementenlocaties: • De gemeente onderzoekt of het wenselijk en haalbaar is om te komen tot structuurverbetering van een aantal evenementenlocaties. • Ook gaat onderzocht worden of een ruimere exploitatie van het Beachstadion mogelijk is. Duurzaamheid: • Bij evenementen wordt het aspect duurzaamheid steeds belangrijker, de gemeente stimuleert het verduurzamen van evenementen, duurzaamheid moet bij elk evenement goed verankerd zijn. • De gemeente ontwikkelt samen met Den Haag Marketing een richtlijn duurzame evenementen, inclusief praktische aanbevelingen om de duurzaamheid van evenementen te vergroten.
2
1. Inleiding Den Haag is een echte evenementenstad. Een actief evenementenbeleid, een voortdurend streven naar vernieuwing en de inzet en creativiteit van de organisatoren hebben hier aan bijgedragen. Tal van nieuwe evenementen zijn de afgelopen jaren van de grond gekomen. Denk bijvoorbeeld aan The Hague Pride, Movies that Matter Festival en Festival Classique. En recent het Life I Live Festival op de avond voor Koninginnedag en het Bevrijdingsfestival. In 2003 werd de eerste “Evenementenvisie” opgesteld. De evaluatie van de evenementenvisie in 1 concludeert dat met het evenementenbeleid een aantal doelstellingen is bereikt. Het aantal evenementen is gegroeid, de procedure is transparanter geworden door onder meer de instelling van 2 de onafhankelijke Adviescommissie Evenementen en de sector heeft zich verenigd in het 3 Sectoroverleg Haagse Evenementen . In Den Haag worden jaarlijks honderden evenementen georganiseerd. Van wijkfeesten en braderieën tot grote festivals. Evenementen zijn er in de eerste plaats om mensen te vermaken. Met culturele uitingen (bijvoorbeeld: muziek, dans, beeldende kunst), met sport, met festiviteiten. De primaire verantwoordelijkheid ligt altijd bij de personen die het initiatief nemen om een evenement neer te zetten: de organisatoren. Zij dragen het financiële risico en zijn verantwoordelijk voor de inhoud, vormgeving en marketing. Evenementen draaien hoofdzakelijk op de inkomsten van sponsoren, fondsen, kaartverkoop en / of andere vormen van inkomsten. Eventueel aangevuld met een (gemeentelijke) subsidie. De gemeente kan een evenement financieel ondersteunen als er een algemeen maatschappelijk belang bij is gediend. Bij kleinere evenementen kan dat bijvoorbeeld vanuit een wijkbudget of een specifiek budget voor een bepaald beleidsdoel (onderwijs, duurzaamheid, integratie, krachtwijken etc). Bij grotere evenementen kan dat zijn omdat ze een belangrijke culturele of sportieve waarde hebben. Dit gebeurt dan vanuit culturele- of sportbudgetten. Evenementen kunnen ook een subsidie krijgen omdat ze een onrendabele top hebben maar van groot economisch belang zijn voor de stad en die dáárom financiële steun van de gemeente kunnen krijgen. Immers, bezoekers van evenementen zorgen voor bestedingen in de stad, evenementen dragen bij aan de profilering van de stad en een aantrekkelijke, verrassende en levendige stad trekt nieuwe bedrijven/ werknemers en bewoners, die op hun beurt weer voor bestedingen zorgen4. Deze visie gaat over de laatste categorie: evenementen die publiek toegankelijk zijn, economische spin-off opleveren en/of een grote bijdrage leveren aan de profilering van de stad. Zoals gezegd zijn er verbeterpunten als het gaat om evenementen. Deze vallen uiteen in twee categorieën: de kwaliteit van evenementen en de realisatie ervan. In paragraaf 2 gaan we in op de kwaliteit, in paragraaf 3 op de realisatie.
1
Evenementenvisie Gemeente Den Haag 2004-2010 (RIS 119934) en Evaluatie evenementenvisie 2004 - 2010 (RIS 169129).
2
De Adviescommissie Evenementen verzorgt de onafhankelijke beoordeling van de subsidieaanvragen door organisatoren. Deze beoordeling vormt de basis voor de besluitvorming van het College van B&W. 3 Bij het Sectoroverleg Haagse Evenementen (SHE) zijn veel organisatoren van evenementen in Den Haag aangesloten. De SHE fungeert als gesprekspartner voor de gemeente waar het gaat om evenementenoverschrijdende onderwerpen. 4
De economische meerwaarde van een evenement voor de stad is gelegen in de spin-off. Bij de directe economische spin-off gaat het om de bestedingen van bezoekers in de stad. Meer bezoekers betekent meer bestedingen, vooral als bezoekers ook langer blijven (bijvoorbeeld een bezoek aan een evenement combineren met een hotelovernachting en/of andere activiteiten). Bij de indirecte economische spin-off gaat het onder meer om de publiciteitswaarde van een evenement. Toonaangevende evenementen met goed doordachte PR en promotie, waarbij de aankleding goed verzorgd is, leveren een grotere mediawaarde en (dus) een bijdrage aan de profilering van de stad zoals is verwoord in de citymarketingdoelstellingen.
3
2. De kwaliteit van evenementen
Evenementen zijn voor een stad als Den Haag, die internationaal op de kaart staat en zich daarom ook met evenementen wil onderscheiden, van groot belang. De gemeente vindt dat de evenementen beeldbepalend moeten zijn voor de stad. Dat gaat niet vanzelf. De concurrentie tussen de steden is stevig, de bezoekers worden kritischer. Samen met de evenementenorganisatoren zal de gemeente dan ook inzetten op kwalitatief hoogwaardige en vernieuwende evenementen. We zien graag evenementen die professioneel georganiseerd zijn, de beste zijn in hun genre, veel positieve aandacht genereren en veel (bovenregionale) bezoekers trekken. Bij de subsidieverlening gaat de gemeente daar strenger op selecteren. Concreet betekent dit het volgende: •
We kiezen nadrukkelijk voor kwaliteit boven kwantiteit. We geven de voorkeur aan een beperkter aantal succesvolle, toonaangevende evenementen dan aan een groot aantal middelmatige.
•
We willen organisatoren van evenementen stimuleren om invulling te geven aan het internationale karakter van de stad en het kwaliteitsimago dat hier bij hoort. Evenementen vergroten hun bijdrage aan het imago en de profilering van de stad door een link te leggen met de identiteit van Den Haag (‘Internationale stad van Vrede & Recht met een hoge kwaliteit van leven’), de speerpunten en doelgroepen van de citymarketingvisie, het culturele profiel van de stad en de speerpuntsporten uit het topsportbeleid. Het 100-jarig bestaan van het Vredespaleis in 2013, de kandidaatstelling voor Europese Culturele hoofdstad in 2018 en evenementen die passen bij de Olympische ambitie van Nederland bieden hiertoe mogelijkheden. Het kan hierbij ook gaan om evenementen die eenmalig georganiseerd worden.
•
We willen de economische spin-off van een evenement vergroten doordat organisatoren nog meer gaan samenwerken met andere partijen in de stad en het evenement nog meer gaat ‘leven’ en verankert in de stad. Door samenwerking te zoeken met andere evenementen, het organiseren van flankerende activiteiten in de stad, door arrangementen met hotels of musea aan te bieden wordt de zichtbaarheid van een evenement vergroot en profiteren er meer partijen van5.
•
We vinden vernieuwing van evenementen of geheel nieuwe evenementen belangrijk. Ook in de evenementensector is stilstand achteruitgang. De voorkeuren van bezoekers veranderen, formules kunnen sleets raken. Wij vragen daarom (potentiële) organisatoren om met vernieuwende ideeën te komen en zullen de Adviescommissie nadrukkelijk vragen een deel van het subsidiebudget hiervoor te bestemmen. Het is denkbaar dat de gemeente ervoor kiest om een themajaar te introduceren waar evenementen aan gekoppeld worden (bijvoorbeeld 200 jaar Koninkrijk der Nederlanden 2013 of 100 jaar Vredespaleis).
•
De marketing van evenementen moet en kan beter. Marketing en PR zijn een integraal onderdeel van een evenement hetgeen tot uitdrukking moet komen in de begroting. Bij marketing en PR gaat het in eerste instantie om het trekken van bezoekers naar een evenement, maar ook om het profileren van de stad. Daarom vragen we organisatoren om in hun aanvraag expliciet aan te geven hoe ze hun evenement willen gaan marketen. De adviescommissie kan dat dan meewegen bij haar oordeel en zo nodig een deel van de subsidie ‘oormerken’ voor deze marketingdoelen.
5 Bijvoorbeeld een (architectuur)wandeling langs Indisch Den Haag als aanvulling op de Tong Tong Fair, ‘Klassiek-in-de-kroeg’ en ‘Klassiek-bij-de-kapper’ bij Festival Classique, bandjes die gratis in-store op in het openbaar optreden voorafgaand aan het festival, een after-party op een locatie elders in Den Haag, de gethematiseerde inrichting van etalages van winkels die aansluit bij het evenement, een combinatie van een evenement met een voordelig arrangement bij een restaurant en/of hotel. Andersom kunnen kleinere evenementen en ondernemers in de stad, alleen of in onderlinge samenwerking, waar mogelijk aansluiting zoeken bij de grotere evenementen of bijvoorbeeld samen een thema kiezen. Denk aan ondernemersverenigingen, scholen, marketingorganisaties voor de binnenstad, Scheveningen en Kijkduin.
4
•
Het kiezen voor locaties in de stad met veel horeca en voorzieningen vergroot de bestedingen van bezoekers en biedt goede mogelijkheden voor het samenstellen van arrangementen met ondernemers in de stad, zoals hoteliers, restaurants, attracties, culturele podia. Hiermee wordt de kans op economische spin-off dus vergroot. De belangrijkste gebieden zijn het Centrum en Scheveningen (bad en haven).
•
Wij zien graag meer evenementen die een gemêleerd publiek trekken en zullen de adviescommissie vragen daar in de beoordeling en advisering rekening mee te houden.
De gemeente is van mening dat Den Haag als internationale stad jaarlijks ten minste twee internationaal onderscheidende topevenementen zou moeten hebben. Dit zijn evenementen die Den Haag internationaal op de kaart zetten én een belangrijke economische spin-off hebben. Op dit moment heeft Den Haag wel enkele evenementen met een internationale uitstraling (bijvoorbeeld Holland Dance; Crossing Border) maar de economische spin-off is nog beperkt en kan veel sterker. Andere evenementen genereren niet genoeg publiciteit in het buitenland en trekken nog geen substantieel aantal internationale bezoekers. We zien graag evenementen ontstaan die dit wél doen. Het kan bij die internationaal onderscheidende topevenementen gaan om het verder ontwikkelen van bestaande evenementen of om nieuwe evenementen. Evenementen die vanuit cultuur of sport substantiële financiële steun verkrijgen (vanuit de inhoudelijke portefeuilles) kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage vanuit het (economisch) evenementenbudget wanneer het evenement (een zodanige schaalsprong kan maken dat het) veel publiciteit genereert én veel bezoekers trekt én er sprake is van economische spin-off. De bovengenoemde uitgangspunten hebben een paar gevolgen: •
De visie van de gemeente op de toekomst van het evenementenbeleid komt tot uitdrukking in de 6 criteria die de gemeente hanteert bij de toekenning van subsidies uit het evenementenbudget . Deze criteria worden door de Adviescommissie Evenementen bij haar advisering toegepast. Naarmate een evenement beter op deze criteria scoort is de kans groter dat het evenement in aanmerking komt voor een financiële bijdrage van de gemeente. We geven de adviescommissie nadrukkelijk de instructie mee om écht te kiezen, kwaliteit boven kwantiteit te stellen (‘soms de grootste maar altijd de beste’) en vernieuwing te belonen.
•
Gezien het feit dat het beschikbare budget voor evenementen relatief beperkt is betekent het voorgaande dat er – als het gaat om financiële ondersteuning door de gemeente – evenementen gaan afvallen. Dat wil niet zeggen dat het betreffende evenement geen doorgang kan vinden (de subsidieverstrekking staat bijvoorbeeld los van de vergunningverstrekking) maar alleen dat de gemeente er niet aan meebetaalt. Het is heel goed denkbaar dat een evenement met sponsoren, door het vragen van een toegangsprijs of door andere inkomstenbronnen tot stand komt. Ook zijn er soms andere gemeentelijke budgetten beschikbaar bijvoorbeeld voor wijkactiviteiten of voor specifieke doeleinden.
6
Zie bijlage 2 voor de criteria en een uitwerking daarvan.
5
3. De realisatie van evenementen Het evenementenbudget bedraagt momenteel € 2,2 miljoen per jaar. De huidige economische crisis heeft momenteel zijn weerslag op de evenementensector: financiële bijdragen van bedrijven en fondsen aan evenementen lopen terug. De verwachting is dat de economie zal aantrekken, deze situatie is dus tijdelijk. Dit betekent echter dat in de tussentijd sommige evenementen door een tekort aan sponsoring niet altijd tot een sluitende exploitatie komen. Zelfs als zij een gemeentelijke financiële bijdrage krijgen. Het is dan aan de organisatoren zelf om in onderlinge samenwerking en met veel creativiteit tot kostenbesparing of extra inkomsten te komen. Door nieuwe ‘verdienmodellen‘ te ontwikkelen, de marketing samen met andere evenementenorganisatoren te doen, faciliteiten te delen of daarover gezamenlijke afspraken met leveranciers te maken. Het organiseren van publieksevenementen is een zaak van particuliere initiatiefnemers. In het belang van de economie en de citymarketing van de stad vervult de gemeente Den Haag een stimulerende rol. De gemeente neemt echter geen taken of verantwoordelijkheden over die behoren tot het private domein. De gemeente wenst namelijk geen (financiële) ondernemersrisico's te dragen die gepaard gaan met de organisatie van (grootschalige) evenementen in de stad. Tegelijkertijd betekent dit dat de gemeente de doorgang van evenementen in de stad niet kan garanderen of afdwingen. Uiteraard vervallen eventuele (financiële) bijdragen indien een evenement onverhoopt niet doorgaat. Organisatoren worden aangespoord om ingrijpende wijzigingen (programmering, verplaatsing, afgelasting, publieksbereik) zo tijdig mogelijk bij de gemeente kenbaar te maken. Op een aantal terreinen kan de gemeente de voorwaarden voor het organiseren van een evenement te verbeteren. Hierbij gaat het om de procedure van subsidie- en vergunningverlening, de onderlinge afstemming, de marketing en de faciliteiten op evenementenlocaties. Hieronder volgt een overzicht van de maatregelen. Subsidieprocedure: •
De gemeente zal de financiële zekerheid vergroten voor de organisatoren van een aantal grotere, 7 toonaangevende evenementen door financiële meerjarenafspraken te maken . Dit geeft de organisatoren een betere mogelijkheid om met partners en dienstverleners langjarige relaties aan te gaan. De selectie van evenementen met wie we hierover in overleg gaan zal in samenspraak met de onafhankelijke Adviescommissie tot stand komen. Daarbij zal de score op de subsidiecriteria in de afgelopen jaren worden meegewogen. De gemeente zal met de organisatoren van deze evenementen intentieovereenkomsten - met een looptijd van maximaal 4 jaar - aangaan. Wél zal de organisator nog jaarlijks een projectvoorstel moeten indienen en na afloop evalueren. De Adviescommissie Evenementen zal het projectvoorstel beoordelen en eventueel aanbevelingen doen voor verbetering. Deze zullen in de jaarlijkse beschikking met betrekking tot de gemeentelijke bijdrage worden opgenomen.
•
In de meerjarenafspraken kunnen naast de financiële ondersteuning ook onderwerpen op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid, verkeer, openbare ruimte en marketing aan de orde komen. In voorkomende gevallen kunnen daarbij ook derden (bijvoorbeeld HTM en politie) worden betrokken. Een meerjarenafspraak en/of een meerjarensubsidie is géén garantie voor het verstrekken van een vergunning voor het evenement, deze zal dus elk jaar moeten worden aangevraagd. De afspraken kunnen de procedure wellicht wel beter stroomlijnen en waar nodig versoepelen.
•
De gemeente zal strenger gaan toezien op de volledigheid en transparantie van zowel de begroting als de verantwoording. In principe wordt 75% van het subsidiebedrag bevoorschot. Steekproefsgewijs zal de validiteit van de verstrekte gegevens worden gecontroleerd. Dat geldt voor bijvoorbeeld bezoekersaantallen, inkomsten uit sponsoring/horeca/barters/etc, opgevoerde mediawaarde en inkomsten van verpachte activiteiten. Ook zal van de organisator bij de inhoudelijke verantwoording een eigen evaluatie worden gevraagd, over wat goed en wat slecht is gegaan.
7 Met een aantal organisatoren bestaan al meerjarenafspraken. Bijvoorbeeld met de culturele evenementen die binnen het Kunstenplan vallen. Meerjarenafspraken vanuit het evenementenbudget zouden zoveel mogelijk synchroon moeten lopen met de Kunstenplanperiode.
6
Die moet samen met de verantwoording zijn ingediend voordat een nieuwe aanvraag in behandeling wordt genomen en zal door de Adviescommissie worden betrokken bij afweging van nieuwe aanvragen. •
Een subsidie is altijd aanvullend en is niet het vertrekpunt voor de organisatie van een evenement. Om die reden kijkt de Adviescommissie bij de beoordeling van subsidieaanvragen naar de verhouding tussen kosten en baten van een evenement. De gevraagde subsidie mag in de regel maximaal 30% van de begroting bedragen met een maximum van € 250.000,- per evenement. Indien de gerealiseerde kosten achteraf lager blijken te zijn, stelt de gemeente de bijdrage in verhouding ook lager vast. Alleen voor internationale topevenementen kan de gemeente hier in het collegebesluit grootschalige publieksevenementen beargumenteerd van afwijken.
Vergunningprocedure: •
Evenementen kunnen druk leggen op de omgeving. Er bestaat een spanningsveld tussen grote mensenmassa’s en veiligheid; er zijn grenzen aan wat mogelijk is. Incidenten in de afgelopen jaren zoals in Hoek van Holland en in Duisburg laten zien dat de verantwoordelijkheden bij de organisatie van een evenement duidelijk moeten zijn belegd. Veiligheid moet een hoge prioriteit hebben bij de organisatoren.
•
In de praktijk is soms langdurig overleg nodig tussen alle partijen om het eens te worden over het vergunningentraject rondom een evenement. Hierbij gaat het bijvoorbeeld ook om kosten op het vlak van schoonmaak/dischstraten/afhekken, de inzet op het vlak van vervoer en communicatie richting bewoners en ondernemers. Er zal een gemeentelijke accountmanager evenementen8 worden ingezet die als taak krijgt om als onafhankelijke intermediair te ondersteunen bij het vergunningproces en het terugdringen van beheerskosten. Waar nodig vraagt hij/zij betrokken partijen voorstellen te onderbouwen en gezamenlijk op zoek te gaan oplossingen. Op cruciale momenten kan hij/zij bemiddelen tussen de diverse partijen. Waar nodig zal hij/zij deelnemen aan het dienstenoverleg.
Marketing: •
Den Haag Marketing zal worden gevraagd de verschillende evenementen nog sterker te profileren in haar toeristische promotie van de stad. Belangrijk hierbij is dat er vroegtijdig een goed overzicht van alle evenementen (‘evenementenkalender’) beschikbaar is, dat het overzicht altijd up-to-date is en het op verschillende manieren, via verschillende distributiekanalen, onder de aandacht van potentiële bezoekers wordt gebracht. Via klassieke kanalen als VVV en campagnes maar ook via websites, applicaties voor mobiele telefonie, digitale aankondigingsborden (bijvoorbeeld op de beide grote NS-stations en de Utrechtse Baan), etc.
•
Het citydressing beleid wordt voortgezet: het promoten van evenementen door banieren op belangrijke locaties in de stad. Hierdoor gaat een evenement meer ‘leven’ in de stad, ook op plaatsen buiten het evenemententerrein. De uitvoering is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van organisatoren en Den Haag Marketing. Ook de eerdergenoemde digitale aankondigingsborden dragen bij aan de citydressing. We vinden het ook van belang dat vanuit organisatoren veel aandacht uitgaat naar de aankleding van een evenement.
Afstemming van evenementen: •
8
De gemeente zal voortaan jaarlijks, aan het eind van het kalenderjaar, een evenementenkalender opstellen ten behoeve van marketingdoeleinden en afstemming met de vergunningaanvraag. Deze kalender geeft de verschillende evenementen (gesubsidieerd en nietgesubsidieerd, groot en klein) de mogelijkheid om hun planning op elkaar af te stemmen, afspraken te maken over gezamenlijke marketing (zoals bij The Hague Festivals). De kalender zal gedurende het jaar voortdurend worden geactualiseerd en vormt op die manier ook een basis voor een up-to-date overzicht van wat er te doen is in Den Haag.
Het gaat hier om een herschikking binnen de bestaande capaciteit van de afdeling Economie van DSO.
7
Evenementen met een meerjarenafspraak zullen als eerste op de kalender worden geplaatst, gevolgd door de overige gesubsidieerde evenementen. Alle andere evenementen kunnen na aanmelding worden geplaatst. De plaatsing geeft geen garantie voor het verkrijgen van een vergunning (andersom kan een samenloop met een evenement dat in dezelfde periode plaats vindt overigens wel een reden zijn om een vergunning te weigeren met als motief een te groot beroep op de inzet van politie of hulpdiensten). •
De kalender is ook een middel voor kleinere evenementen, ondernemers (horeca, detailhandel) en instellingen (musea, culturele podia internationale organisaties), om aansluiting te zoeken bij een evenement. Vroegtijdige publicatie van de evenementenkalender geeft ook afstemmingsmogelijkheden voor gerelateerde sectoren (congressen, attracties) en naburige gemeenten. Op termijn kan de evenementenkalender uitgroeien tot een instrument voor afstemming in de metropoolregio Den Haag-Rotterdam.
Evenementenlocaties: •
•
Een goed ingerichte evenementenlocatie vormt een belangrijke voorwaarde voor een goed evenement. De gemeente inventariseert samen met de sector welke verbeteringen op de belangrijke locaties wenselijk zijn. De gemeente zal onderzoeken of het wenselijk en haalbaar is om samen met de relevante partners een subsidieverzoek in te dienen voor structuurverbetering van evenementenlocaties bij ‘Kansen voor West’. De inventarisatie richt zich ook op verbeteringen op het gebied van duurzaamheid die de verantwoordelijkheid (en het investeringsniveau) van een individuele organisator te boven gaat. De aanleg van vaste voorzieningen op het gebied van (kracht)stroom en leidingen voor water en riolering vormen hierbij de meest voor de hand liggende voorbeelden. Maar ook structuurverbetering van een evenemententerrein (bodem, paden) in relatie tot de tijdelijke inrichting van het terrein tijdens een evenement (podia en andere verwijderbare inrichtingselementen, opstelpunten catering) kan hierbij aan de orde komen9. Het Beachstadion neemt een bijzondere positie in. De locatie van het Beachstadion is uniek. Er liggen nog veel kansen, ook om de relatie van het Beachstadion met Scheveningen en de rest van de stad te verstevigen. De gemeente laat onderzoeken welke mogelijkheden er op de lange termijn zijn voor de doorontwikkeling naar een semi-permanent, multifunctioneel (door private partijen geëxploiteerd) beachstadion. Denk hierbij ook aan de nog betere aansluiting bij de sfeer/uitstraling van het sportstrand en de zeezeilhaven, het vergroten van de commerciële mogelijkheden en het multifunctioneler inzetten van het stadion voor bijvoorbeeld cultuur.
Duurzaamheid: Een bijzonder aandachtspunt bij de organisatie vormt de duurzaamheid van evenementen. Het gaat hierbij om uiteenlopende onderwerpen als beperking van afval, gebruik van recyclebare materialen, afvalscheiding, CO2-uitstoot, waterbesparing, energiebesparing, verkeer/vervoer (gebruik openbaar vervoer, fiets) etc. Bezoekers en sponsoren hechten steeds meer waarde aan duurzaamheid. Hiermee werken investeringen in duurzaamheid ook opbrengstenverhogend. De gemeente daagt de sector uit om met ideeën te komen. Den Haag Marketing wijst de organisatoren al op de mogelijkheden van verduurzaming van evenementen. Om dit te ondersteunen ontwikkelt de gemeente samen met Den Haag Marketing een handleiding met praktische aanbevelingen en verwijzingen10. Dit initiatief sluit aan bij het initiatiefvoorstel van D66 dat door de gemeenteraad in 2010 is aangenomen, 11 waarin het college wordt verzocht om een lokale richtlijn duurzame evenementen te ontwikkelen . Samen met de eerdergenoemde faciliteiten op evenementenlocaties én de mogelijkheid om in de meerjarenafspraken ook duurzaamheidsaspecten op te nemen vormt dit een belangrijke stap voorwaarts om evenementen duurzamer te krijgen. We zullen jaarlijks een beperkt deel van het evenementenbudget besteden aan de ondersteuning van een specifiek project of innovatief idee op het gebied van duurzaamheid. Het kan hierbij ook gaan om een idee gericht op de bewustwording van de bezoekers. Beoordeling vindt plaats door de Adviescommissie Evenementen. 9
Vaste voorzieningen zijn op dit moment al beschikbaar op Spuiplein, Plein, Lange Voorhout en sinds kort op het Koningin Julianaplein (Den Haag CS). De te onderzoeken locaties zijn: Malieveld, Grote Markt, Grote Marktstraat, Zuiderpark, Beachstadion en de boulevard van Scheveningen. 10 Er bestaat voor de evenementensector geen landelijke ‘standaard’ voor duurzaamheid zoals die voor bijvoorbeeld de hotelsector (‘green-key’) wel bestaat. De Haagse handleiding kan daar samen met de initiatieven van andere steden wellicht een aanzet toe zijn. 11
Initiatiefvoorstel “Den Haag, een duurzaam feestje”. Op weg naar een duurzaam evenementenbeleid (RIS 162235).
8
4. Actiepunten / Tijdpad
Uit de voorgaande twee paragrafen vloeien de volgende actiepunten voort: I.
Implementeren van nieuwe subsidiecriteria in de aanvraagprocedure en aanpassen van de inhoudelijke en financiële verantwoording op basis van de nieuwe criteria (juni/juli 2011).
II. In samenspraak met de Adviescommissie Evenementen selecteren van evenementen waar de gemeente een meerjarige afspraak mee wil aangaan. Vervolgens met de organisatoren in overleg treden en meerjarige afspraken aangaan (december 2011). III. Vaststellen van een evenementenkalender ten behoeve van marketingdoeleinden en afstemming met vergunningaanvraag (december 2011 en vervolgens jaarlijks). IV. Inzet van een gemeentelijke accountmanager evenementen voor de ondersteuning van de evenementenorganisator bij het vergunningenproces (september 2011). V. Starten aanvraagprocedure voor economische structuurverbetering van evenementenlocaties bij ‘Kansen voor West’ ten behoeve van permanente voorzieningen (juli 2011). VI. Onderzoek doorontwikkeling van het beachstadion naar een semi-permanent, multifunctioneel (door private partijen geëxploiteerd) beachstadion (najaar 2011). VII. Ontwikkelen van een richtlijn duurzame evenementen, inclusief praktische aanbevelingen en verwijzingen op het gebied van duurzaamheid (gereed december 2011).
9
Bijlage 1. Werkingssfeer evenementenvisie Deze visie gaat over alle door de gemeente ondersteunde evenementen die een bijdrage leveren aan de stedelijke doelstellingen op het gebied van economie en citymarketing en waarvan het evenemententerrein een publieke toegankelijkheid kent. Deze omschrijving vraagt om enige toelichting: •
De definitie van een evenement in deze visie sluit aan bij de omschrijving in de Algemene Plaatselijke Verordening: “Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak” en de 12 omschreven uitzonderingen en aanvullingen op deze definitie .
•
Gemeentelijke ondersteuning kan plaatsvinden in de vorm van financiële ondersteuning (bijvoorbeeld een subsidie of sponsorbijdrage), of in de vorm van niet-financiële steun, door te participeren in gezamenlijke promotie-inspanningen van Den Haag Marketing of door gebruik te maken van de mogelijkheden voor ‘citydressing’).
•
De stedelijke doelstellingen op het gebied van economie en citymarketing met betrekking tot evenementen zijn uitgewerkt in de subsidiecriteria. Ook evenementen met een relatief klein aantal bezoekers kunnen een bijdrage leveren aan de stedelijke doelstellingen. Het bezoekersaantal is belangrijk, maar niet allesbepalend.
•
Het evenemententerrein betreft “de ruimte die in de evenementenvergunning is aangegeven om activiteiten te laten plaatsvinden en het publiek in staat te stellen daarnaar te kijken en/of er aan deel te nemen” (APV).
•
Onder publieke toegankelijkheid verstaat de gemeente dat het iedereen het evenement in principe kan bezoeken, al dan niet na het kopen van een kaartje. Ook evenementen waarvoor de organisator een toegangsprijs vraagt, kunnen immers een bijdrage leveren aan stedelijke doelstellingen op het gebied van economie en citymarketing.
12 De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) benoemt een aantal uitzonderingen: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoel in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:8, 2:9 en de Verordening op de kansspelen; g. sportwedstrijden als bedoeld in artikel 2:25B. Daarnaast wordt nadrukkelijk aangegeven dat mede onder een evenement wordt verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. braderie; c. een optocht niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3, op de weg; d. een feest of een wedstrijd op of aan de weg.
10
Bijlage 2. Uitwerking subsidiecriteria Voorwaardelijke criteria Om voor een subsidie van de gemeente in aanmerking te kunnen komen dient een organisator in de eerste plaats te voldoen aan de voorwaardelijke criteria (criteria 1 t/m 4). De subsidieaanvraag wordt op basis van de voorwaardelijke criteria Door Den Haag Marketing voorzien van een pré-advies. Als duidelijk is dat een aanvraag niet voldoet aan deze eisen communiceert Den Haag Marketing dit met de organisator. Deze krijgt vervolgens de kans zijn aanvraag aan te passen. De Adviescommissie evenementen beoordeelt alle aanvragen, maar laat in haar beoordeling het pré-advies zwaar meewegen. 1.
Professionele organisatie. De gemeente wil samenwerken met professionele organisatoren. Hoe groter het evenement, hoe meer eisen (op het vlak van veiligheid, verkeer, etc.). Om die reden moet een organisator in gaan op: Kennis en ervaring om een evenement te kunnen organiseren (tracklist eerder georganiseerde evenementen; samenwerking met professionele partijen). Commercieel besef (blijkend uit een transparante en kostenefficiënte begroting; ook andere gemeentelijke bijdragen en sponsoren opnemen)
2.
Exploitatie op commerciële basis en relatie met gemeentelijke subsidies vanuit andere beleidsdoelen. De gemeentelijke subsidie is een aanvullende subsidie voor de onrendabele top. Een subsidie moet het steuntje in de rug zijn, niet het uitgangspunt voor het organiseren van een evenement. Evenementen moeten aantonen financieel grotendeels op eigen benen te staan. In de aanvraag moet de organisator in gaan op: De waarborgen dat de financiële bijdragen uit de markt gerealiseerd worden. Het economische draagvlak van het evenement: de noodzaak van de subsidie in verhouding tot de totale begroting. Aanvraag in de regel maximaal 30% van de begroting; met een maximum van € 250.000,-. De beperking van de overheadkosten voor de organisator (kantoor, salaris, etc.). Evenementen die vanuit de portefeuilles cultuur of sport substantiële financiële steun verkrijgen kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage vanuit het (economisch) evenementenbudget wanneer het evenement (een zodanige schaalsprong kan maken dat het) veel publiciteit genereert én veel bezoekers trekt én er sprake is van economische spin-off.
3.
Vergunningen op orde. Vanuit Openbare Orde en Veiligheid zal er een quick-scan van de subsidieaanvraag plaatsvinden. Een evenement dient op basis van de APV in aanmerking te komen voor vergunningverstrekking en bij evenementen waar geen zicht is op een vergunning vanwege het type evenement, de periode of het tijdstip, etc., zal dit ook aangegeven worden. Bij onduidelijkheid zal aanvullende informatie aan de organisator gevraagd worden. Eventuele aandachtspunten zullen direct gemeld worden zodat de organisator dit verder kan gebruiken bij de uitwerking in de vergunningaanvraag.
4.
Positieve evaluatie in voorgaande jaren (indien van toepassing). Een evenement dat in het jaar ervoor slecht is beoordeeld in de evaluatie, of een aantal jaren achtereen als matig geëvalueerd is, komt niet in aanmerking voor subsidie. Daarnaast wordt er specifiek gekeken naar het juist, tijdig, volledig en transparant aanleveren van de financiële en de inhoudelijke verantwoording. Dit criterium is uiteraard alleen van toepassing indien een evenement in de voorgaande jaren georganiseerd is in de stad.
11
Economische criteria De commissie weegt de aanvragen aan de hand van de economische criteria (criteria 5 t/m 9). De beoordeling is afhankelijk van de mate waarin het evenement overeenstemt met de stedelijke doelstellingen. Kwaliteit en nut van het evenement staan centraal. Die afweging bepaalt het advies waarin de commissie aangeeft of een evenement in haar ogen subsidie moet ontvangen uit het evenementenbudget, of dat een evenement eventueel doorverwezen wordt naar een andere portefeuille. Het collegebesluit uiteindelijk op basis van het advies van de commissie. 5.
Zorgt voor economische spin-off, trekt bezoekers naar de stad, vergroot de bestedingen van bezoekers in de stad. Bij dit criterium gaat het om de directe economische effecten. Het gaat om het stimuleren van de gemiddelde en de totale bestedingen van die bezoekers. De bestedingen van bezoekers worden groter naarmate meerdere activiteiten gecombineerd worden, bijvoorbeeld tijdens een meerdaags verblijf.
6.
Evenement is actueel, toonaangevend, (inter)nationaal onderscheidend en duurzaam. Bij dit criterium gaat het om de kwaliteit van het evenement. Een evenement moet actueel zijn, met zijn tijd mee gaan (bijvoorbeeld: concept, doelgroepen, samenwerkingsverbanden, mediacampagne). Een evenement moet toonaangevend zijn in zijn soort (bv. genre, kampioenschap, populariteit van de artiest). Een evenement moet een gemêleerd publiek trekken De kwaliteit van een evenement komt ook tot uitdrukking in de aankleding van het evenement. Duurzaamheid moet verankerd worden in het evenement. Kwalitatief goede evenementen hebben oog voor de omgeving, ook wat betreft de impact op de langere termijn.
7.
Evenement levert positieve (inter)nationale publiciteit op. Bij dit criterium gaat het om de indirecte waarde van het evenement. Evenementen die invulling geven aan Den Haag als de Internationale stad van Vrede & Recht met een hoge kwaliteit van leven, de speerpunten en doelgroepen van de citymarketingvisie, het culturele profiel van de stad en de speerpuntsporten uit het topsportbeleid. Een evenement moet passen bij de identiteit van Den Haag en moet bijdragen aan de landelijke profilering van de stad als aantrekkelijke plek om te wonen, werken en bezoeken. De mediawaarde van een evenement moet zo groot mogelijk zijn en het bereik bovenregionaal. Publiciteit (vooraf gegarandeerd) in bijvoorbeeld de (inter)nationale media is belangrijk om behalve de bezoekers ook de niet-bezoekers van een evenement te bereiken.
8.
Organisator zoekt samenwerking met ondernemers en instellingen in de stad. Clustering van evenementen in tijd en ruimte stimuleert de samenwerking tussen organisatoren en biedt mogelijkheden voor gezamenlijke programmering en promotie. Het koppelen van aanvullende aan het evenement gerelateerde activiteiten in de stad zorgt voor meer festivalbeleving en economische spin-off. Het ontwikkelen van arrangementen waarbij actief ingezet wordt op een meerdaags verblijf verhoogt de bestedingen in de stad.
12
Bijlage 3. De subsidieprocedure In de procedure voor het verkrijgen van een subsidie worden verschillende stappen doorlopen: Aanvragen 1. De Dienst Stedelijke Ontwikkeling is verantwoordelijk voor het opstellen van de gemeentelijke evenementenvisie en de hieruit voortvloeiende subsidiecriteria. 2. De visie, criteria en de procedure worden gepubliceerd door het plaatsen van een advertentie in AD Haagse Courant en het plaatsen op de website van Den Haag Marketing (voor 1 juli). 3. De aanvragen vanuit de sector komen binnen bij Den Haag Marketing (uiterlijk 15 augustus).
Beoordelen 4. De aanvragen worden voorzien van een pré-advies op basis van de voorwaardelijke criteria (in onderling overleg door Economie, Bestuursdienst en Den Haag Marketing) en beoordeeld door de Adviescommissie Evenementen. Deze brengt advies uit aan het college (1 november). 5. Burgemeester en Wethouders besluiten over het advies van de Adviescommissie en de Evenementenkalender (december).
Beschikken en verantwoorden 6. Beschikkingen met betrekking tot de subsidie en de voorwaarden worden aan de organisatoren opgestuurd (januari-februari). 7. Na realisatie van het evenement vindt binnen drie maanden na afloop van het evenement inhoudelijke en financiële verantwoording plaats (bij subsidie lager dan € 100.000,-) of voor 1 april in het volgende jaar (bij subsidie van € 100.000,- of meer, met benodigde controleverklaring door een accountant). 8. Definitieve vaststelling van de subsidie en uitbetaling van eventueel restbedrag in beginsel binnen 6 weken na volledige en goedgekeurde verantwoording.
Evalueren 9. Evaluatie van het evenement vindt plaats op basis van drie onderdelen: a. Eigen evaluatie door de organisatoren. b. Monitoring en strategische evaluatie door Den Haag Marketing. c. Evaluatie van de verschillende elementen uit de vergunning door de Bestuursdienst. Samen vormen deze drie onderdelen de eindevaluatie van de afzonderlijke evenementen. 10. Eventuele bijstelling van de evenementenvisie en de subsidiecriteria op basis van: a. De evaluaties van de afzonderlijke evenementen. b. De evaluatie van het geheel aan evenementen door de Adviescommissie Evenementen. c. De evaluatie van het geheel aan evenementen door het Sectoroverleg Haagse Evenementenorganisatoren.
13
