DIENST ADMINISTRATIEVE TOEPASSINGEN VOOR UNIVERSITEITSBEHEER
Klankbordgroep Coronapartners
Evaluatie SAP CM processen Professioneel Onderwijs Associatie
Inge Wullaert en Hilde Vanhaute Klik en typ de subtekst
december 2013
Inhoud
Inleiding.............................................................................................................................. 5 1
Webregistratie ......................................................................................................... 7
2
Verwerking eerste inschrijving .............................................................................. 8
3
Herinschrijving ........................................................................................................ 9
4
Studiegelden ......................................................................................................... 10
5
Studentendossier.................................................................................................. 11 5.1 5.2
PIQST00 ....................................................................................................... 11 KU Loket – studentendossier ....................................................................... 11
6
Toepassing Mijn studenten ................................................................................. 11
7
ISP en klasgroepen ............................................................................................... 12
8
Examenverwerking ............................................................................................... 15
9
Onderwijsaanbod .................................................................................................. 16
10
Eventplanning ....................................................................................................... 17
11
Bulkinterface ......................................................................................................... 17
12
Autorisaties ........................................................................................................... 18
13
Bijzondere doelgroepen ....................................................................................... 18
14
Communicatie ....................................................................................................... 19
Bijlagen ............................................................................................................................ 19
INHOUD | 3
Inleiding
In 2005 werd door de Raad van Bestuur van de Associatie beslist dat de partners binnen de associatie SAP Campus Management (Student Life Cycle Management) zouden gebruiken voor de student en onderwijsprocessen. In de blauwdrukfase van het project werd beslist om slechts minimale aanpassingen aan de template oplossing van de KU Leuven aan te brengen (de zogenaamde ‘showstoppers’ zoals kunnen werken met klasgroepen). Jaarlijks betalen de coronapartners voor uitbreidingen aan de template. Zo zijn de volgende zaken al gerealiseerd bijvoorbeeld. • • •
deeloverdrachten niet herkansbare onderdelen beste punt binnen en over academiejaren heen (op OPO-niveau)
In de klankbordgroep en changeboards worden dan samen met de KU Leuven kleinere optimalisaties beslist. Op basis van de ervaringen van de hogescholen in de eerste periode na overstap naar SAP werd duidelijk dat SAP onvoldoende tegemoetkomt aan de wijze waarop de hogescholen willen omgaan met hun studenten en andere gebruikers. In de klankbordgroep van 15/10/2013 werd daarom beslist om ipv kleine optimalisaties te vragen en nieuwe projecten te initieren, eens kritisch de huidige systemen onder de loep te nemen. Vooral met het oog op serviceniveau naar de student toe (optimaal
begeleiden en opvolgen) en het specifieke karakter van het professioneel onderwijs en de speciale doelgroepen. In de stuurgroep corona van 18/10/2013 werd beslist dat iedere hogeschool een budget zou vrijmaken om op 2daagse te gaan en daar in afzondering alle processen door te lichten. Wanneer: Dinsdag 10 en Woensdag 11 december 2013 (met voorbereiding donderdag 5/12) Deelnemers: • • • • • • • •
Inge Wullaert (KU Leuven) Hilde Vanhaute (KU Leuven) An Roose (Vives Noord) Bianca Corneillie (Vives Zuid) Fabienne Derwael (KHLeuven) Francine Dreesen (HUB-Kaho) Ingrid Reniers (HUB-Kaho) Stefan Pollet (LUCA)
INLEIDING | 5
• • • • • •
Martine Liekens (LUCA) Hendrikx Ann (KHLim) Mia De Wilde (TM) Wim Vanesch (TM) Veerle Sas (TM) Saskia Rayen (Groep T)
In dit document wordt het resultaat van de 2daagse weergegeven. Het resultaat van deze oefening is een lange lijst items (zie ook in excelvorm in bijlage) die de hogescholen in consensus hebben geselecteerd als de belangrijkste werkpunten voor de nabije toekomst. Het criterium dat hierbij werd gebruikt is de studentgerichtheid. Hierbij werden bij gevolg prioritair de processen gescreend waar studenten het meest bij zijn betrokken: inschrijvingen/herinschrijvingen, studiegeldberekening, ISP en eventplanning, examenverwerking. Hieruit werden dan in eerste instantie 7 items opgelijst die alle hogescholen aanduiden als eerst te realiseren op heel korte termijn. 1) Optimalisatiepunten userinterface webregistratie/voorinschrijving nieuwe studenten (Deadline 1/3/2014) 2) Aanpassing inning studiegelden (niet meer forfaitair werken): bij inschrijving factuur met enkel vaste kost en na goedkeuring ISP factuur voor variabele kost (Deadline 15/6/2014) 3) Optimalisatie herinschrijvingsproces voor de studenten. (Deadline 15/6/2014) a. Al kunnen herinschrijven vooraleer tolerantiedossier is afgesloten. b. Overzichtscockpit per opleidingvan wie al is opgestart om vragen te kunnen opvangen c. Workflowverwerkingsmapjes optimaliseren 4) Log van communicatie met student in studentendossier in SAP (automatisch verstuurde mails van herinschrijvingen, ISP, resultaten….maar ook automatisch afgedrukte attesten) 5) Eventboeking loskoppelen van het ISP zodat een wijziging aan het uurrooster geen statuswijziging van het ISP triggert. (Deadline 1/9/2014) 6) Betere overzichts- en controlerapporten onderwijsaanbod in functie van nakijken beoordelingsstructuur, programmawijzigingen 7) Extra documenten kunnen koppelen aan een opleiding die automatisch mee afgedrukt worden bij verwerking inschrijving. (Deadline 15/6/2014) Daarnaast hebben de hogescholen aan alle overige items een tijdsindicatie meegegeven: A= eerst te realiseren, B = op korte termijn te realiseren, C= op langere termijn te realiseren. Hoe lang deze termijnen dan in werkelijkheid zullen zijn, hangt af van de beschikbare middelen.
6 | INLEIDING
1
Webregistratie
Op 19/11/2013 werd al een evaluatiesessie ivm de webregistratie georganiseerd. De resultaten hiervan met de nodige prioriteiten zijn hieronder en uitgebreider in bijlage te vinden. (zie evaluatie inschrijvingsproces 2013-2014)
id 1 2 3 4 5
L S L L M
6 7
L
8
L
9
S
10
-
11
S
12
-
13
-
14
XL
14a L 15 16
M S
17
L
Onderwerp Algemeen: Optimalisaties voorinschrijving (kleine actiepunten) Identificatie: communicatietaal afleiden van taal voorinschrijving Adres: Nummer en naam van noodpersoon (bij domicilie adres) Adres: Alle straten van België toevoegen Opleidingskeuze zoekhulp: Link vanuit zoekhulp naar CQ pagina onderwijsaanbod Opleidingskeuze zoekhulp: Sortering Opleidingskeuze: Voltijds/deeltijds: - Andere formulering ivf studiegeldberekening - Voor instellingen die forfaitair met vast bedrag werken niet nodig Opleidingskeuze: fase overrule voor niet generatie studenten, niet op voltijds / deeltijds pagina Opleidingskeuze Opties: niet toegestane combinaties uitgrijzen bij keuze van één optie Opleidingskeuze: mogelijkheid tot stellen van extra vraag voor bepaalde opleidingen, bv. - Intake gesprek - Uren wiskunde in het middelbaar Studiekeuze: - bijkomende studiekeuze niet duidelijk - aanvinken van ‘akkoord met voorwaarden’ niet duidelijk Studieverleden: herwerken van secundair onderwijs om meer uitzonderingsgevallen te kunnen opvangen Studieverleden: voor studieverleden zonder diploma’s laatste jaren opvragen Sociale gegevens: - blokken configureerbaar maken per doelgroep: op basis van feecat en opleiding - Herformulering van vragen - Transactie om dit zelf te beheren Blokkentoepassing zelf beheren tot op niveau van instelling en locatie Financiëel: extra vraag rond kotnet Privacy: Vraagstelling op basis van ja / nee radio buttons zonder default waarde Finalisatie inschrijving: nut van tweede knop in vraag gesteld. Tweede knop in eerste knop verwerken Webformulier in attachment bij mail sturen Onderwerp / inhoud mail ook instellingsafhankelijk. Niet nodig om het inschrijvingslocatie-afhankelijk te maken omdat praktisch info in de bijlage zit
WEBREGISTRATIE | 7
In het overleg van donderdag 5/12 werd toch ook nog gepleit voor item 2 (EN/NL versie van de voorinschrijving) en 10 (extra vraag kunnen stellen en toelatingsproeven opvangen). •
• •
• •
2
Preregistratieformulier: Zelf teksten kunnen beheren? Via de lange tekstentoepassing nog meer teksten instellingsafhankelijk maken (bv. je/u, de Thomas More) Verder wordt de vraag gesteld of de voorinschrijving niet door een webdesigner kunnen gescreend worden. En ook door studenten zelf Rapportering op de de voorinschrijvingen YCRG07 werkt te traag en bevat te weinig gegevens. De volledige workflowcontainers zouden moeten beschikbaar zijn. Is BW een oplossing? Of de bulkinterface?
Invoer buitenlands rekeningnummer toelaten (voor terugbetaling) Afhankelijk van opleiding vraag: Komt u in aanmerking voor VDAB faciliteiten. Bij verwerking YC12 wordt het opgenomen in het vlagjesblad en dan komt er geen factuur uit? Eventueel dan in bulk naar VDAB gestuurd worden (1 factuur voor alle studenten).
Verwerking eerste inschrijving
•
• •
•
•
•
Nood aan bepaalde extra brieven en attesten die in PDF vorm gekoppeld worden aan een opleiding (SC). Vb. Aanvraagformulier betaald educatief verlof; brief voor de onthaaldagen; bestelformulier werkkledij, uitnodigingen voor introductiecursussen, administratieve kalender voor studenten, infobrief stages, … o Moet automatisch mee afgedrukt worden bij verwerking workflow voor registratie in die opleiding o Ook belangrijk dat student de nodige attesten en brieven kan afdrukken achteraf via KU Loket. o Voorlopig enkel voor eerste inschrijvers. Herinschrijvers kunnen via KU Loket attesten en brieven afdrukken. Teksten (header, footer, …) zelf kunnen beheren van de smartforms. Mogelijkheid om preview af te drukken. Autorisaties verfijnen (zie ook hoofdstuk autorisaties) o jobstudenten/onthaal o Sociale dienst Afbetalingsplan/ spreiding van betalingen kunnen invoeren als sociale dienst. Nu is er enkel een uitsteldatum mogelijk en dan wordt de student niet aangemaand. Optimalisatie van de kaartafdruk: af te drukken kaarten komen individueel binnen in queue en dan worden ze afgedrukt op nummer. Het zou moeten mogelijk zijn om te sorteren. Optimalisatie Uitschrijfattest (nu staat er in het groot ‘inschrijfattest’ en dan tot datum…..
8 | VERWERKING EERSTE INSCHRIJVING
• • •
3
VDAB studenten factuur tegen houden (zie boven webregistratie) Printers aansturen vanuit SAP als er niet meer via VPN moet gewerkt worden. Onderscheid A- en B-lijn is te beperkt. Er komt te veel terecht in de B-lijn. Cesuur ligt niet goed. Bv. 1 jaar tussen secundair en inschrijving moet niet in Blijn terechtkomen want zo’n student heeft nog genoeg leerkrediet om te starten.Voorstel: cesuur verleggen o A-lijn: Belgische studenten met Vlaams diploma dat uit DHO kan gehaald worden, én met diplomacontract o B-lijn: al de rest Eventueel C-lijn introduceren als het niet lukt met het verleggen van de cesuur.
Herinschrijving
Workflow verwerkingsmapjes zijn niet duidelijk. Nood aan opleiding gebruikers en mapjes laten verdwijnen die niet meer van toepassing zijn. Probleem met de studenten die geen herinschrijvingsmail kregen oplossen Er is nood aan een overzicht per opleiding van wie al is opgestart en wie al mail gekregen heeft, met detail van tijdstip van verzenden. Daarnaast per student ook kunnen opvragen (zie ook 5.1): • •
Op welke dag zijn attesten afgedrukt Op welke dag zijn er aanmaningen gestuurd
Ook overzichten hiervan op hoger niveau (opleiding) om problemen op voorhand te detecteren. Tolerantiedossier nog laten invullen en toch al kunnen herinschrijven. Student moet bewuster zijn keuzes mbt toleranties kunnen maken. Nu moet hij snel beslissen omdat hij moet kunnen herinschrijven om op Toledo te kunnen, attesten te krijgen, .. . Geen probleem met blokkeringen omdat ze soms pas verder kunnen áls ze toleranties inzetten, dus ze hebben hun keuze al moeten maken. ISP mag gegenereerd worden om als simulatie te kunnen dienen, bv. in gesprek van studietrajectbegeleider. Het mag niet doorgestuurd kunnen worden als tolerantiedossier nog niet is ingevuld. Bij het afsluiten van het tolerantiedossier mag ISP dooorgestuurd en goedgekeurd worden. Analyse in welke situaties en in welke mate er een herinitialisatie ISP nodig is. In herinschrijvingstoepassing: niet nodig om de vraag opnieuw te stellen naar VDABstatuut: vlagje ‘VDAB’ + check wordt overgenomen en factuur wordt niet gemaakt.
HERINSCHRIJVING | 9
4
Studiegelden
Vooraf: overheid legt nieuwe manier van inning van studiegelden, nl. zonder range 54-66, maar voor exact 60 SP. Nieuw voorstel om totale kost op te splitsen in vaste kost en variabele kost (keuze van de instelling) Zie Bijlage ‘voorstel klankbordgroep SAP hogescholen 6-12-2013. Zal ook aan werkgroep OER associatie voorgelegd worden. •
•
•
Inningsprocedure: o vaste kost bij inschrijving en o variabele kost bij goedkeuring ISP => nood aan vlotte manier om factuur te kunnen maken. Opmerking: pas op met ISP-wijzigingen o 2 aparte facturen e o Sociale dienst afbetalingsplan mogelijk vanaf 2 factuur o Onmiddellijke inning met bancontact zal mogelijk zijn vanaf 14-15 (project). Voorwaarde: koppeling met factuur Aanmaningsprocedure: o Alt 1: Beide bedragen in aanmaanrun o Alt 2: Facturen apart aanmanen Terugbetalingsprocedure bij uitschrijving opl of opo: startdatum semester (of datum inschrijving indien na start) o Binnen 4 weken: enkel vaste kost e e o 4 en 8 weken: vaste kost + helf sp 1 sem en jaarvakken + helft SP 2 sem* e e o Na 8 weken: vast kost + sp 1 sem en jaarvakken + SP 2 sem* e
* Indien uitschrijven in 2 sem Er zal minder snel geld binnen komen maar dit moet bekeken worden tov hoeveel studenten effectief betalen en het vele manuele werk. Opmerking: studiegelden zijn associatiebreed al beslist voor 2014/2015 Andere opmerkingen (zie ook bijlage evaluatie medewerkers studiegelden HUB-KAHO): • •
•
Afdrukken betalingsbewijs Factureren en aanmaningen aan derden op dezelfde manier als de gewone innings- en aanmaningsprocedure.. o Werkgever die betaalt: op initiatief van de student factuur aanpassen Eventueel voor groepen studenten tegelijk. Facturen & aanmaningen naar de bedrijf, en student ook verwittigen. Student kan wanbetaler worden. o Ook VDAB studenten (zie boven): automatisch in apart workflowmapje. Aanmaning aan VDAB nodig (geen verwittiging van student nodig), maar student mag niet als wanbetaler bestempeld nodig. Invoeren opvolgen afbetalingsplan
10 | STUDIEGELDEN
•
•
•
•
Per opleiding kunnen aanduiden dat er een extra kost (voor elke student van die opleiding) is die ook via factuur kan aangerekend worden, bv. atelierkosten (LUCA) Optimalisatie transacties o Aanpassen studiegeldtarief o Meer voorgemaakte lijsten/queries (vb studiebeurs aangevraagd…) o Invoer rekeningnr student o Aanmaningen afdrukken o Uitschrijving van een student o Deblokkeren manueel voor terugbetaling aan student Met facturen werken ipv rekeningoverzichten (ook doorlopende nummering). Bij terugbetaling zou het een creditnota moeten zijn. (ouders of werkgevers vragen dit). Voor afbetalingsplan ook nodig. Bij uitschrijven van een student zou er een trigger moeten zijn naar alle actieve instellingen. Als de student op toelage gerechtigd staat en het is nog niet bevestigd dan moet de student eerst op niet toelagegerechtigd gezet worden. Zie ook mail Griet
5
Studentendossier
5.1
PIQST00 •
• •
5.2
KU Loket – studentendossier • • • •
6
Log van verstuurde communicatie naar student & inhoud raadplegen o herinschrijvingsmail o aanmaning datum aanmaak attesten + herafdruk attesten Irrelevante tabbladen (uit standaard SAP) verbergen
Opvragen van attesten Buitenlands rekeningnummer kunnen invoeren voor terugbetaling. Noodnummer Smartphone tablet vriendelijk maken.
Toepassing Mijn studenten
De mogelijkheid om lijsten te genereren per event moet uitgebreid worden naar facultair studentenverantwoordelijke, administratief directeur.
STUDENTENDOSSIER | 11
7
ISP en klasgroepen
•
Loskoppelen ISP – eventplanning o initialisatie dmv klasgroepen = OK, maar aanpassingen achteraf moeten flexibeler moeten kunnen gebeuren o pas op met herinitialisatie van een ISP! alles wordt geherinitialiseerd, ook de OPO's buiten de klasgroep o nu worden aan 'planners - uurroostertoekenners' te veel rechten gegeven nl ISP-vw, terwijl ze vaak een student enkel van eventgroep moeten kunnen wisselen (geen wijzigingen aan ISP). Blijkbaar ook om in een event zaken te wijzigen.
•
studenten en ISP o starters met 60 stp binnen een bepaalde fase moeten eigenlijk achterliggend goedgekeurd worden => studenten moeten niets doen o maar dan spreek je de verschillende studentengroepen op een andere manier aan, ook niet interessant. Beter dat je iedereen gewoon aanspoort om ISP door te sturen, ook de generatiestudenten, dan worden ze het gewoon o Verfijnen ISP regels per fase + nagaan of ISP-regels blokkerend werken bij versturen o Veel vragen van de studenten start academiejaar. 1/3 heeft hulp nodig van trajectbegeleider. Klokje die blijft draaien. Niet duidelijk dat er events moeten gekozen worden. Te weinig informatie…Veel scrollen naar beneden. o Curriculumhervorming -> gelijkwaardigheid tussen opo’s. Opleidingshoofd verantwoordelijkheid om gelijkwaardigheid aan te duiden in SAP. o Zonder fase overrule toch al opties van volgende fase kunnen kiezen in herinschrijving indien student minder dan 60 studiepunten nog moet doen van die fase.
•
yc229 herinneringsmail ISP: waarom per POC en niet instellingsbreed, of automatisch?
•
KHL: klaslijsten (obv van bulkinterface) -> moet via ‘mijn studenten’ opgelost worden
•
ISP langer open stellen voor laattijdige inschrijvingen (nieuwe studenten). Registratiedatum + 14 dagen. Ook nog na DHO deadlines. Belangrijk voor afstandsonderwijs. Quick Win! ISP verantwoordelijke zicht op registratiedatum? Zou handig zijn, buiten de ISP periodes mail bij een laattijdige inschrijving. Met zicht op registratiedatum. Er waren problemen met mails vanuit het ISP. Te veel mails. Vrijstellingen
• • •
12 | ISP EN KLASGROEPEN
boekingen die blijven hangen na vrijstelling => bug informatie over afgelegde OPO's: gegevens ophalen uit DHO en daaruit laten selecteren o In het tekstveld staat er dat je meerdere aanvragen moet indienen. Moet weg. Het mag niet mogelijk zijn om voor hetzelfde opo meerdere vrijstellingen aan te vragen. o Vrijstellingsverantwoordelijken zijn vaak ook ISP verantwoordelijken. Nood aan goedkeuringsmogelijkheid vrijstellingen vanuit het ISP. o Deelvrijstellingen: vinkje ‘niet inzetten’ activeren. Dan wordt het resterende deel niet geboekt. Nu moet je in het verleden afkeuren om het goed te krijgen. o Bij aanvragen van vrijstellingen mag geen rekening gehouden worden met volgtijdelijkheid en voortgangsvereisten. o Korte evaluatiesessie van deelvrijstellingen (oa bij uitschrijving en betalen) Deeloverdrachten over academiejaren heen. Student geen zicht op in het ISP en daarom beginnen ze deelvrijstellingen aan te vragen. Reeds ingepland: geen event van de OLA’s met deeloverdracht (geen klasgroeptoewijzing, geen eventboeking mogelijk) o o
•
•
•
•
• • •
•
•
•
Mail naar student met melding dat zijn ISP is goedgekeurd is moet ook de inhoud van het ISP bevatten . Ook bij wijziging, wat er precies gewijzigd is. ISP-verantwoordelijken zouden rapporten moeten kunnen trekken. Nu hebben ze R3-transacties om status ISP’s op te volgen. Ook filters mogelijk maken, bv. op afstudeerrichting. BO-rapporten geven cfr ES-medewerkers Studenten die op uitwisseling zijn geweest en niet geslaagd waren willen dit jaar terug het vak boeken en geraken niet van het vliegtuigje af. Administratie moet tussen komen. Zou niet mogen. ISP weergave rechtstreeks op basis van autorisatie en niet op basis van U-nr van een verantwoordelijke. Time out te snel. Het gevoel leeft dat het meer in de ISP toepassing gebeurt. Digitaal aanvraag indienen om de volgtijdelijkheid te overrulen. Opmerkingen veld is te beperkt. Bijlagen kunnen opladen? Bij HUB ook 9 formulieren met aanvragen (laattijdig inschrijven….) Men zou aan alle aanvragen kunnen denken (credit opnieuw doen, examenspreiding, afstuderen in januari..) Alle aanvragen obv OER. ISP-verantwoordelijke moet weten hoeveel keer een student een OPO al opgenomen heeft. Dit kan nu niet via het boekingsoverzicht. Daarom worden ze soms studietrajectbegeleider gemaakt, maar dan krijgen ze ook de resultaten te zien. Voorstel: PDF-overzicht met alle historiek van geboekte OPO’s. (cfr Studieoverzicht uit Bamaflex) Bij wijziging afstudeerrichting moeten niet meer relevante credits uit het ISP gehaald worden. Dit kan via yc152 beheren credits. Er moeten dan wel creditbewijzen kunnen afgedrukt worden voor die OPO’s die niet meer meetellen voor het behalen van het diploma. Status ISP o Door klasgroeptoewijzing is status ISP ‘voorlopig opgeslagen’. Dit is verwarrend. Hier moet een nieuwe status voor zijn. Naam nog te bedenken.
ISP EN KLASGROEPEN | 13
o
o
• •
•
•
Nieuwe status gelijkaardig aan ‘in beraad’ maar met het signaal dat de student dringend actie moet ondernemen (ISP opnieuw invullen; contact opnemen met ISP-vw). Naam nog te bedenken. ‘In beraad’ wordt dan behouden voor een ISP dan intern overlegd moet worden. In het algemeen: naam statussen sprekender maken (voor overzicht huidige statussen: https://icts.kuleuven.be/docs/at/cm/isp/a/ispverantw/ispbehandelen#statu s
“Guided procedure” implementeren (cfr. pootjes in de webinschrijvingen); o.a. om scrollen te vermijden Organisatie van de ISP-goedkeuring o Bv Vives Zuid: ISP-vw zitten in de opleidingen zelf en kennen zowel de onderwijs-inhoudelijke als de administratieve kant o Bv KHL: eenvoudige dossiers worden door de departementele studentenadministraties goedgekeurd. Moeilijke dossiers krijgen status ‘in beraad’ en worden binnen de opleidingen behandeld. Nood aan overzicht good practices en goede handleidingen (niet enkel technisch) die breed ter beschikking kunnen gesteld worden Zoeken naar naam van student: o verfijnder kunnen zoeken, vooral voor belang voor frequent voorkomende namen. o Enkel de studenten tonen van de instelling van de POC van de ISP-vw ISP voor zij-instromers: aangevraagde EVK’s tellen niet mee in de controle op max. 66 sp
14 | ISP EN KLASGROEPEN
8
Examenverwerking
•
•
• •
Studenten mogen pas examen afleggen van een opleidingsonderdeel als ze een examenkaart kunnen voorleggen. Zo’n examenkaart kunnen ze afdrukken in KU Loket als ze in orde zijn met een aantal voorwaarden: o Financiële voorwaarden (wanbetalers; KU Loket moet dan effectief afgesloten zijn!) o Toelatingsvoorwaarden o OPO in ISP o Geen deeloverdracht/deelvrijstellingen Student moet via KU Loket ook informatie vinden over de examens die voor hen vastgelegd zijn, niet noodzakelijk met concrete datum en lokaal. Dit is informatie die nu in het boekingsoverzicht van het IER zit. Ook docenten moeten aftekenlijsten kunnen afdrukken via KU Loket. Studievoortgangsdossier: • fase aanduiden in resultatentab en tolerantiedossier. • Als student zelf resultatenblad kunnen afdrukken vanuit het studievoortgangsdossier • Student wil zicht op ‘hoeveelst inschrijving opo’ -> in resultatenblad/tab en tolerantiedossier. Ze moeten sneller geconfronteerd worden met het effect van het ‘aantal inschrijvingen’ op studievoortgangsmaatregelen.
Examencommissie Ook zicht op ‘aantal keer afleggen van het opo’ om beslissing te nemen. In webtoepassing en deliberatielijsten. Maar niet echt een bijkomende bevoegdheid van de examencommissie. Moet dit dan niet toegevoegd worden in het OER? Examencommissie spreekt zich enkel nog uit over afstuderenden. Vaststelling resultaten voor ‘onderweggers’ door beperkte examencommissie. • • •
• • • •
Gemakkelijk kunnen ingrijpen op tolerantiedossier om materiële vergissingen op te vangen. Zodanig dat niet alles teruggedraaid moet worden. Lijsten van deeloverdrachten (incl. behaalde studieresultaat) Instellingsafhankelijke tekst in de header van het tolerantiedossier is niet ok om de verwijzing naar de beroepsprocedure te plaatsen. Want soms moet eerst bijzondere toelating gevraagd worden. Indien student op het tabblad van de weigering komt moet een andere tekst verschijnen. Indien studenten niet goed uitloggen uit KU Loket kan de volgende student de resultaten van student 1 zien. Kan hier niks geforceerd worden? Voorlopige cijfers publiceren (KHLim) Meerdere examenperiodes mogelijk maken. Resultatenblad in het engels voldoet niet als ‘Transcript of records’. Zou moeten aangepast worden.
EXAMENVERWERKING | 15
•
9
Overzichtslijst (Detaillijst) voor de beperkte commissie uit de printcockpit niet duidelijk genoeg: oplossing OLA punten laten inspringen. Het moet duidelijker zijn wat een OPO punt is en wat een OLA punt.
Onderwijsaanbod
•
Er is nood aan een aantal rapporten om het onderwijsaanbod te controleren en op te vragen. Een pdf per OPO bijvoorbeeld? Of een webtoepassing in KU Loket om de aanpassingen goed te keuren. Alle kenmerken van het opo en opleiding. Semester, aantal studiepunten, contacturen, beoordelingsstructuren…. Dan moet men ook de kans hebben om OPO’s aan te maken? Voordeel van webtoepassing is de logging. KU Leuven gebruikt momenteel een mengeling van rapporten en toepassingen. • • • •
Testtoepassing ISP regels kan gebruikt worden om de ISP regels te testen. YC92 en YC93? Rapportering beoordelingsstructuren BW controlelijsten
Afspraak: workshop organiseren in januari met programma-administratie KU Leuven, BI team, ICTS en coronapartners om tot een akkoord te komen wat er nodig is om efficiënt te kunnen werken. •
Verborgen CG’s: vb voor uitdovende OPO’s of voor ad hoc OPO’s voor zeer beperkt aantal studenten. Opo’s mogen niet (meer) getoond worden in de programmagids maar een aantal studenten volgen dit nog, moeten dit nog afwerken. wel ISP (te boeken door ISP-vw) maar geen ECTS fiches, geen eventboeking, geen RnP, niet in ‘Mijn studenten’, niet (duidelijk) in ‘Mijn beoordelingen’ Voorstel: processen/toepassingen die een logisch vervolg zijn van het ISP moeten ook de studenten die dergelijke OPO’s geboekt hebben, kunnen tonen
•
• • •
Studiemateriaal: vanuit ECTS fiche link naar toepassing om studiemateriaal te beheren. Boekenlijst. En ook duidelijk verschil aanduiden tussen verplicht en optioneel. Er moet ook op kunnen gerapporteerd worden. Student: Boekenlijst + mogelijkheid tot bestellen (student) Rapportering ECTS fiches moet uitgebreid worden. Ook op competenties. Uitwerken competentiematrix in het project ECTS fiche cyclus 2 waar de opleidingsspecifieke leerresultaten besproken worden; bewaken.
16 | ONDERWIJSAANBOD
Samenstelling projectgroep herbekijken! Beheersingsniveaus nodig. Voorbeeld: Leerresultaat “injectie geven” kan op verschillende niveaus. Voor studenten ook belangrijk om te solliciteren. Staat op diplomasupplement. Rol “ECTS expert” zal dit kunnen invoeren. Door docent laten invoeren?
10
Eventplanning
Uurroosters docenten moeten vrij geraadpleegd kunnen worden binnen de instelling. Planning van extracurriculaire activiteiten Uurrooster-App voor smartphone & tablets iCal/vCal-bestand ter beschikking stellen van studenten en docenten SMS bericht als binnen de 24u een wijziging is aan het uurrooster. Bij HUB goede ervaring hiermee. Opting in. Student voert GSM in, in zijn studentendossier en daarbij staat een privacybericht zodat hij toesteming geeft om op die wijze gecontacteerd te worden. Bij TMM verkiezen studenten ook SMS voor docentenafwezigheid. Vives Zuid gebruikt dit ook. Klasgroeptoewijzing obv cluster van gemeentes. Bij BASO zeer moeilijke opdracht. Geen zicht op het verschil tussen plicht- en keuzevakken bij samenstelling klasgroepen. Misschien kan hier nog gewerkt worden aan de controlelijsten over klasgroepen. Lokaalreserveringen door docent zelf
11
Bulkinterface
De bulkinterface wordt gebruikt voor lokale toepassingen: vb •
Ombudsdienst
| 17
• •
Sociale dienst Stagesysteem
Er is nood aan uitbreiding van de bulkinterface • • • •
12
Deelvrijstellingen voor examenplanning e Toleranties die student ingezet heeft na 2 examenperiode (ook voor e examenplanning 3 examenperiode) YE70 informatie (studenten per lesgever) en Klasgroep van een student (voor lokale examenplanningtoepassing HUB en klaslijsttoepassing KHLim) Status wanbetaler (voor lokale examenkaarttoepassing)
Autorisaties
Overzicht nodig van huidige autorisaties: • • •
Welke rollen (bv. ISP-vw, ES-medewerker, …) krijgen welke autorisaties? Wat is de inhoud van de takenpakketten? Transactie YC334 uitbreiden zodat alle rollen opgevraagd kunnen worden
Sommige medewerkers (bv. ISP-medewerkers) krijgen nu geen VPN omdat er niet gewenst is dat zij R3-transacties kunnen opstarten. Het zou beter zijn dat die autorisatie eruitgehaald wordt en eventueel apart uit te delen.
Pakket nodig om studievoortgangsdossier van de hele instelling te zien.
13
Bijzondere doelgroepen
Bepaalde doelgroepen vereisen een andere aanpak in SAP • • • • • •
Afstandsonderwijs Werktrajecten Trajecten op volwassen publiek gericht HBO5 (komt vanuit CVO die enorme flexibiliteit levert) Permanente vorming Speciale korte MBA programma’s die academiejaar niet volgen
Procesoptimalisatie •
Webregistratie: o Light versie zonder vooropleiding/sociale gegevens…
18 | AUTORISATIES
• • •
•
14
o ‘Webshop’ Verwerking inschrijving: Niet laten langskomen (foto opsturen..) Onderwijsaanbod: fases vallen weg Individueel Studie Programma: o Ten alle tijden beschibkaar o Webshop met integratie studiemateriaal Examenverwerking: e e o 2 examenkans direct na 1 kans; examens ‘on demand’; o eventueel andere studievoortgangsmaatregelen
Communicatie
• •
15
Handleidingen: samen aanpakken, taken verdelen Filmpjes maken: taken verdelen
Bijlagen
•
Procesopimalisatie.xls
COMMUNICATIE | 19
DIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIRECTIE ICTS W. de Croylaan 52 B bus 5582 3001 HEVERLEE, BELGIË tel. + 32 16 32 28 00
[email protected] www.kuleuven.be/icts
