EVALUATIE CONVENANT BRANDWEERZORG SCHIPHOL

EVALUATIE CONVENANT BRANDWEERZORG SCHIPHOL

De werking van het convenant versie 2011 en een vergelijking met de evaluatie van 2010. November 2013.

Alexander Heijnen, A. Heijnen Consulting B.V. Frank Schumacher, A. Heijnen Consulting B.V. Sharon Wünsch, Veiligheidsregio Kennemerland Els van Doorn-Ligterink, Safety, Environment & Fire Brigade Schiphol

2

Inhoudsopgave 1.

Inleiding .............................................................................................................................................................. 3

1.1 1.2 1.3 2.

Het doel van het convenant........................................................................................................................................ 3 De opdracht voor de evaluatie van het convenant 2011 ............................................................................................ 3 Leeswijzer ................................................................................................................................................................... 4 Samenvattende conclusies .................................................................................................................................. 5

3.

De verbeteracties ................................................................................................................................................ 7

4.

Het doel en de werkwijze van de evaluatie ......................................................................................................... 9

4.1 4.2 4.3 4.4 5.

De systematiek ........................................................................................................................................................... 9 De vijf themakaarten .................................................................................................................................................. 9 De interviews .............................................................................................................................................................. 9 De stoplichtkleuren als indicatie ............................................................................................................................... 10 De scores, analyses en conclusies ...................................................................................................................... 11

5.1 5.1.1

Themakaart 1: De werking en de uitgangspunten van het convenant ..................................................................... 11 De basis voor de samenwerking is het gemeenschappelijke vertrouwen ................................................................ 11

5.1.2

Naar een twee-partijen convenant ........................................................................................................................... 12

5.2 5.2.1

Themakaart 2: Verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden ...................................................................... 13 De verdeling is helder, behalve voor de meldkamers ............................................................................................... 13

5.2.2

Gelijktijdigheid van meldingen geen issue ................................................................................................................ 14

5.2.3

Luchthavenbrandweer Schiphol en bedrijfsbrandweer voor AFS zijn gescheiden zaken ......................................... 14

5.2.4

Het schakelen van het regiecentrum naar het MICK een potentiële bron van miscommunicatie ........................... 14

5.2.5

Geen harde koppeling tussen meldkamersystemen van VRK en Schiphol ............................................................... 15

5.3 5.3.1

Themakaart 3: Wederzijdse informatievoorziening ................................................................................................. 16 Ontsluiting van informatie beter door onderling vertrouwen .................................................................................. 16

5.4 5.4.1

Themakaart 4: Kwaliteit operationele prestaties ..................................................................................................... 17 Er is een gemis aan operationele rapportages en managen verwachtingen VRK accountmanagement .................. 17

5.4.2

Convenant aanpassen aan het Besluit veiligheidsregio’s ......................................................................................... 18

5.4.3

Het proces van meten van operationele kwaliteit komt op gang ............................................................................. 18

5.4.5

Het proces van gezamenlijk leren komt op gang ...................................................................................................... 18

5.5 5.5.1

Themakaart 5: Billijkheid en redelijkheid kosten ...................................................................................................... 19 Een win-win voor alle partijen .................................................................................................................................. 19

5.5.2

Nut en noodzaak van financiële rapportages en periodieke analyses niet aanwezig ............................................... 19

6.

Een vergelijk, conclusies en aanbevelingen ....................................................................................................... 20

6.1 6.2 6.3 7.

Een terugblik op 2010 ............................................................................................................................................... 20 De conclusies uit 2010 .............................................................................................................................................. 20 De resultaten uit 2010 anno 2013 ............................................................................................................................ 21 Evaluaties in de toekomst, de themakaart operationele beleving. .................................................................... 22

7.1 Een aanpassing in de evaluatiesystematiek .............................................................................................................. 22 7.2 De nieuwe themakaart “operationele beleving” ...................................................................................................... 22 7.3 Het proces van evalueren ......................................................................................................................................... 22 8.1 Opdrachtgever en opdrachtnemer ........................................................................................................................... 24 8.2 De evaluatiebegeleidingsgroep ................................................................................................................................ 24 8.3 De lijst van geïnterviewden ...................................................................................................................................... 25 8.4 Wijzigingshistorie ...................................................................................................................................................... 25 BIJLAGE 1: Themakaart operationele beleving .......................................................................................................... 26

A. Heijnen Consulting B.V.

7 november 2013

Evaluatie Convenant brandweerzorg Schiphol

3

1.

Inleiding

1.1

Het doel van het convenant Op 29 augustus 2005 ondertekenden de gemeente Haarlemmermeer en Amsterdam Airport Schiphol het Convenant Brandweerzorg Schiphol 2005. Het doel van dit convenant was om de gemeentelijke brandweerzorgtaken tot en met incidentniveau ‘middelbrand’ (betreft de inzet van 2 tankautospuiten) door de luchthavenbrandweer uit te laten voeren. Het convenant betekende een verdere intensivering van de in januari 1999 al gestarte samenwerking tussen beide partijen. Met het convenant, dat in werking trad op 1 januari 2006 en uitgevoerd wordt vanaf 1 maart 2006, verzorgt de brandweer van Schiphol naast de vliegtuigbrandbestrijding dus deels de, toen nog gemeentelijke, brandweerzorgtaken binnen het verzorgingsgebied Schiphol. Het convenant is in 2005 primair vanuit een operationele insteek opgesteld. De gemeente Haarlemmermeer zag zich geconfronteerd met een noodzakelijke, maar kostbare uitbreiding van het aantal brandweerposten binnen het gemeentelijke verzorgingsgebied. De luchthavenbrandweer van Amsterdam Airport Schiphol wilde graag haar takenpakket uitbreiden met gebouwenbrandbestrijding om de kwaliteit en de continuïteit van de luchthavenbrandweer verder te versterken. Samen legde dit de bedrijfseconomische basis voor een publiek-private samenwerking tussen de gemeente Haarlemmermeer en Amsterdam Airport Schiphol. In september 2011 is, naar aanleiding van de uitkomsten van de eerste evaluatie van het convenant van juni 2010, door de gemeente Haarlemmermeer besloten het convenant aan te passen. Door het in werking treden van de Wet veiligheidsregio’s in februari 2010 werden de brandweertaken overgeheveld naar de Veiligheidsregio Kennemerland. De Veiligheidsregio werd hierdoor de derde partij binnen het convenant. Het doel van dit convenant 2011 wordt omschreven als “het verrichten van repressieve taken in het verzorgingsgebied van Schiphol tot en met het niveau “middelbrand” en “middelongeval” of daarmee vergelijkbare situaties.” De belangrijkste wijziging ten opzichte van het convenant uit 2005 is dat de te bereiken doelen beter gedefinieerd zijn om adequaat te kunnen sturen op de kwaliteit en kosten van de te leveren diensten.

1.2

De opdracht voor de evaluatie van het convenant 2011 In artikel 18, lid 2 van het convenant 2011 is vastgelegd dat de werking en strekking van het convenant elk jaar door de gemeente Haarlemmermeer, de Veiligheidsregio Kennemerland en Amsterdam Airport Schiphol wordt geëvalueerd. Door interne en externe ontwikkelingen heeft een dergelijke evaluatie in 2012 niet plaatsgevonden. Met behulp van het al in 2011 ontwikkelde evaluatiemodel heeft deze evaluatie betrekking op de periode 1 november 2011 tot 1 juni 2013. In maart 2013 is de opdracht door de Veiligheidsregio Kennemerland en door Amsterdam Airport Schiphol (Safety, Environment & Fire Brigade Schiphol) voor de evaluatie van het huidige convenant als volgt geformuleerd: Voer aan de hand van het in 2010 ontwikkelde en recent iets aangepaste evaluatiemodel een evaluatie uit over het Convenant Brandweerzorg Schiphol 2011 en rapporteer daarover aan de opdrachtgever; 1. Doe schriftelijke aanbevelingen over de te nemen concrete verbeteracties;


7 november 2013


4

2. Ontwikkel aanvullend op het huidige evaluatiemodel een extra themakaart “Beleving Operationele Samenwerking.” Deze themakaart wordt in een volgende evaluatieronde gebruikt; 3. Betrek, ondersteun en begeleid actief medewerkers kwaliteitszorg van de Veiligheidsregio Kennemerland en de luchthavenbrandweer Schiphol tijdens deze evaluatieronde. Dit laatste onderdeel van de opdracht is een belangrijke wijziging ten opzichte van de vorige evaluatie in 2010. Er is expliciet aangegeven dat de medewerkers Kwaliteitszorg van de Veiligheidsregio Kennemerland en van Schiphol actief bij al de te doorlopen stappen betrokken dienen te zijn. Dit met als doel de medewerkers Kwaliteitszorg voor te bereiden op het zelfstandig uitvoeren van de evaluatie in de komende jaren. De evaluatie van het Convenant Brandweerzorg (versie 2011) dient vooral aantoonbaar te maken of de oorspronkelijke bestuurlijke doelen zijn gerealiseerd en of de kwaliteit van de operationele uitvoering voldoet aan de operationele maatstaven. Deze operationele samenwerking heeft vooral betrekking op de samenwerking tussen brandweer Kennemerland (inclusief het functioneren van de brandweeralarmcentrale van de VRK) en de luchthavenbrandweer Schiphol (inclusief het regiecentrum Schiphol). 1.3

Leeswijzer Deze rapportage behandelt in hoofdstuk 2 de samenvattende conclusies van de evaluatie tevens bedoeld als managementsamenvatting. Daarna volgt in hoofdstuk 3 een overzicht van de verbeteracties op basis van de geformuleerde conclusies. In hoofdstuk 4 wordt het doel en de werkwijze van de evaluatiesystematiek uiteengezet en in hoofdstuk 5 volgen de bevindingen per themakaart zoals deze in de interviews ter sprake zijn gebracht. In hoofdstuk 6 wordt teruggeblikt op de vorige evaluatie uit 2010 en wordt naar de voortgang van de voorgestelde verbeteringen uit 2010 gekeken. In hoofdstuk 7 wordt een nieuwe themakaart geïntroduceerd als vervanger van de huidige vijf kaarten en een voorstel gedaan over het toekomstig proces van evalueren. In hoofdstuk 8 wordt verantwoording afgelegd over hoe het document tot stand is gekomen. In bijlage 1 is de nieuwe themakaart “operationele beleving” opgenomen. Met de drie partijen in dit document worden bedoeld de gemeente Haarlemmermeer, de Veiligheidsregio Kennemerland en Amsterdam Airport Schiphol.


7 november 2013


5

2.

Samenvattende conclusies In dit hoofdstuk zijn vier samenvattende conclusies weergegeven die in grote lijnen de weerspiegeling zijn van de belangrijkste conclusies uit de in deze evaluatie gevoerde gesprekken met vertegenwoordigers van de drie partijen. Wat in het oog springt als de huidige stand van zaken vergeleken worden met die van 2010 is dat niet alleen de verhoudingen nog steeds zeer goed zijn, maar gezien de evaluatie van 2013 er over de volle breedte van de werking van het convenant vooruitgang is geboekt. Betrokken partijen hebben stappen gezet in versterking van de operationele samenwerking en hebben de afgelopen 3 jaar prioriteit gegeven aan de invulling van de gemaakte afspraken.

2.1

Goede samenwerking op alle niveaus Evenals in 2010 werd ook nu weer een brede tevredenheid gehoord over de samenwerking tussen de drie partijen. In alle gesprekken met vertegenwoordigers op bestuurlijk en directieniveau, op management en operationeel niveau van de gemeente Haarlemmermeer, de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) en Amsterdam Airport Schiphol werd beaamd dat de samenwerking de afgelopen jaren een hoog niveau bereikt heeft. Het gemeenschappelijke vertrouwen is de basis voor de samenwerking en wordt als zeer betekenisvol ervaren. De geconstateerde tevredenheid over de samenwerking is gebaseerd op vooral operationele processen waarbinnen de VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol actief en succesvol met elkaar samenwerken. Overigens constateren de onderzoekers wel dat net als in 2010, er geen operationele en bestuurlijke rapportages zijn die het gevoel kunnen objectiveren. De onderzoekers merken hierbij op dat het fundament voor de huidige vertrouwensbasis is gelegd in een tijd dat sprake was van economische groei. Nu zowel binnen de veiligheidsregio als Amsterdam Airport Schiphol vanwege krimpende financiële middelen nieuwe prioriteiten kunnen worden gesteld, kan de huidige vertrouwensbasis onder druk komen te staan. Door nog slimmer samen te werken kunnen de beschikbare capaciteiten (in mensen en middelen) zo efficiënt mogelijk worden ingezet om de geïnventariseerde brandrisico’s te voorkomen/beperken.

2.2

Naar een twee partijen convenant Door verdergaande ontwikkelingen op het gebied van regelgeving en organisatorische ontwikkelingen bij de Veiligheidsregio Kennemerland heeft de gemeente Haarlemmermeer er op aangestuurd om het convenant om te zetten naar een twee-partijen convenant. Dit heeft er toe geleid dat het convenant per 1 januari 2014 wordt afgesloten tussen de VRK en Amsterdam Airport Schiphol. In de ogen van de onderzoekers betekent dit dat het convenant nog meer een operationeel karakter krijgt en er alleen vanuit de VRK een operationele taak, gebouwbrandbestrijding, wordt overgedragen aan de luchthavenbrandweer Schiphol. De gemeente Haarlemmermeer komt daarmee meer op afstand. De gemeente kan de controlerende taak in relatie tot artikel 2 van de Wet veiligheidsregio’s: “het college van B&W is belast met de organisatie van de brandweerzorg” op zich nemen. De onderzoekers constateren op basis van de uitgevoerde interviews dat er geen acute noodzaak is om het huidige takenpakket voor de luchthavenbrandweer Schiphol verder uit te breiden. Alle betrokken spelers zijn zeer tevreden over de huidige scope van het convenant.


7 november 2013


6

2.3

Het overdragen van meldingen van het regiecentrum naar het MICK is een potentiële bron van miscommunicatie In de gesprekken bleek dat de verdeling van bevoegdheden tussen het regiecentrum en het MICK voor de diverse operationele niveaus helder is. Wel werd de zorg uitgesproken over de wijze van overdracht van meldingen en in gang gezette procedures van het regiecentrum van Schiphol naar de meldkamer van de VRK, het MICK. De systemen van beide meldkamers kunnen niet op elkaar worden aangesloten vanwege technische belemmeringen. Meldingen worden hierdoor mondeling overgedragen tijdens de hectiek van de bestrijding van een incident. Dit is een potentiële bron van miscommunicatie. De operationele medewerkers zijn zich hier bewust van en kunnen dit ondervangen. Het heeft de onderzoekers sterk verbaasd dat een koppeling tussen de systemen van het MICK en het regiecentrum nog niet tot stand gekomen is. Juist in een gebied waar een verstoring van de openbare orde en veiligheid een enorme impact kan hebben, zou men redelijkerwijs kunnen verwachten dat dit een zeer hoge prioriteit heeft. Zowel de VRK en Schiphol ervaren dit op dezelfde manier en zijn het project “Samenwerking meldkamer Schiphol” gestart om een structurele oplossing te kunnen genereren. De onderzoekers ondersteunen vanuit de scope van het convenant het belang om dit project op te starten. Ook bij de werking van het digitale communicatiesysteem C2000 binnen het verzorgingsgebied Schiphol is door een aantal geïnterviewden vraagtekens gezet. Overigens beperkt zich deze kanttekening van geinterviewden niet tot de werking van het convenant, maar geldt deze in de brede veligheidscontext rondom Schiphol. Op Schiphol is de dekking van C2000 op een aantal plaatsen niet afdoende (zoals de bagagekelders) en dat wordt als zeer storend ervaren. In het beleid voor Special Coverage Locations worden dergelijke kelders niet aangemerkt als gebieden waar bereik van C2000 noodzakelijk is. De VRK gebruikt de procedure “Complexe gebouwen” (zie bijlage 3 van het convenant) om in dergelijke complexe ruimten op te kunnen treden.

2.4

Gemis aan operationele rapportages en managen verwachtingen VRK accountmanagement In het vigerende convenant wordt in artikel 12 en bijlage 9 gesproken over rapportages die met een zekere frequentie dienen te worden uitgebracht. Deze rapportages zijn niet verschenen. De gemeente Haarlemmermeer ziet dit als een gemis. De veiligheidsregio is verlengd lokaal bestuur, gebaseerd op de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Veiligheid is in de kern een lokale verantwoordelijkheid. Om die reden, maar ook voor de noodzakelijke betrokkenheid van de gemeenten is in de Wet veiligheidsregio’s gekozen de veiligheidsregio’s als een vorm van verlengd lokaal bestuur in te richten. Hiertoe zijn de gemeenten via de constructie van de gemeenschappelijke regeling verantwoordelijk voor het goed functioneren van de eigen regio. De door de veiligheidsregio uit te voeren taken hebben immers een gemeentelijke herkomst. Dit betekent voor de gemeente een kader stellende en controlerende rol. De gemeente Haarlemmermeer wil deze rol kunnen uitvoeren en dient daartoe geïnformeerd te zijn over de kwalitatieve en kwantitatieve prestaties van de luchthavenbrandweer Schiphol met betrekking tot de gebouwenbrandbestrijding op de luchthaven Schiphol. Vanuit de kant van Schiphol en de gemeente Haarlemmermeer is er zorg geuit of er voldoende capaciteit vanuit de VRK beschikbaar is om het accountmanagement voor Schiphol adequaat in te kunnen vullen. Men vreest voor een verdere stapeling van taken binnen deze functie waardoor minder tijd voor het dossier én de relatie met Schiphol beschikbaar komt. De nauwe samenwerking en het regelmatige contact zijn juist de sleutel tot de succesvolle samenwerking. De gemeente Haarlemmermeer komt vanaf 1 januari 2014 meer op afstand te staan, gezien de nieuwe rol van de VRK, maar wil nadrukkelijk nauw


7 november 2013


7

betrokken blijven bij de samenwerking. De onderzoekers adviseren de VRK om samen met Schiphol en de gemeente Haarlemmermeer de invulling van het accountmanagement te evalueren en de verwachtingen over de toekomstige invulling te bespreken en vast te leggen in de jaarwerkplannen.

3.

De verbeteracties Uit de bovenstaande conclusies en de analyse van de gescoorde themakaarten in paragraaf vijf worden de volgende verbeteracties voorgesteld. 1. Overweeg bij het wijzigen van het huidige convenant de volgende elementen mee te nemen: a. de naam van het convenant te wijzigen in “Convenant brandweertaken Schiphol. Nu de partijen naar een twee partijen convenant streven, past de opmerking dat het convenant alleen operationele onderwerpen dient te bevatten en dat de naam veranderd kan worden in “Convenant brandweertaken Schiphol”. Het college van B&W van de gemeente Haarlemmermeer komt hiermee op afstand en gaat de kader stellende en controlerende taak op zich nemen. De financiële stromen lopen dan tussen de VRK en Amsterdam Airport Schiphol.; b. de inhoudelijke scope van het convenant te beperken tot de operationele brandweertaken welke in het licht van gebouwbrandbestrijding dienen te worden uitgevoerd in het verzorgingsgebied van Schiphol; c. het convenant aan te laten sluiten bij het Besluit veiligheidsregio’s en het Besluit personeel veiligheidsregio’s (Wet veiligheidsregio’s); d. nagaan of het werkingsgebied zoals benoemd in het convenant in overeenstemming is met het Dekkingsplan brandweer Kennemerland; e. een onderdeel kwaliteit en evaluatie expliciet op te nemen als onderdeel van het nieuwe convenant. Hierin dient een link te worden gelegd naar de bestaande kwaliteitssystemen van de VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol en de uit deze evaluatie voortkomende nieuwe evaluatiesystematiek; f.

de resultaten van het project “Samenwerking meldkamer Schiphol”, voor zover het strekking van het convenant betreft, op te nemen in (een bijlage van) het convenant;

g. de rol, de taakinvulling en de urenbesteding van het accountmanagement te evalueren, de toekomstige invulling te bespreken en te beleggen in de jaarwerkplannen. 2. Geef het periodiek opstellen van de gezamenlijke operationele rapportages een hoge prioriteit en wijs daarvoor een verantwoordelijke bij de VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol aan. Gebruik de operationele rapportages niet alleen om verantwoording af te leggen richting betrokken partners, maar ook om proactief de operationele werking van het convenant toekomstbestendig te houden door gericht te blijven ontwikkelen én verbeteren. 3. Stel om het proces van gezamenlijk leren én verbeteren op te pakken én structureel aandacht te geven aan het oppakken van de vervolgacties een gezamenlijke verbeteragenda op. Deze kan worden ingebed binnen de kwaliteitszorg structuur van beide organisaties.


7 november 2013


8

4. Bespreek de problemen met de bereikbaarheid van C2000 met de beheerder van dit systeem en dring er verder op aan om met een hoge prioriteit de technische problemen op het terrein van Amsterdam Airport Schiphol op te lossen voor zover het de werking van het convenant betreft. 5. Overweeg om periodiek, naast een feitelijke evaluatie van de werking van het convenant, ook de toekomstbestendigheid van het convenant te toetsen. De luchthaven en de directe omgeving willen verder groeien en dit vergt mede een inspanning van de overheid. Het legt nadruk op de zorgplicht van de luchthaven en legitimatie van de overheid is hierbij benodigd. Gezien het beleid van de overheid om vanuit deze zorgplicht van de gebruiker /beheerder bij burgers, instellingen en bedrijven meer eigen verantwoordelijkheid neer te leggen, is in de interviews mede gesproken over de kansen en mogelijkheden om ook andere brandweertaken over te dragen aan de luchthavenbrandweer van Amsterdam Airport Schiphol. Juist nu ook door invloed van krimpende financiële middelen bij de overheid de takenpakketten onder druk staan. Hoewel uit deze evaluatie blijkt dat op dit moment geen noodzaak wordt gezien tot verbreding van het convenant, is door de directeur van de VRK wel de gedachte geopperd een verkennend onderzoek uit te voeren naar nut en noodzaak van versterking van de bestaande samenwerking.


7 november 2013


9

4.

Het doel en de werkwijze van de evaluatie

4.1

De systematiek Tijdens de vorige evaluatie in 2010 is een gezamenlijke evaluatiesystematiek voor het beoordelen van de werking van het Convenant Brandweerzorg Schiphol vastgelegd. Deze systematiek is, in een gezamenlijke opdracht, bij deze evaluatie in 2013 wederom gebruikt om de huidige samenwerking tussen de gemeente Haarlemmermeer, de Veiligheidsregio Kennemerland en Amsterdam Airport Schiphol te kunnen onderzoeken. In deze systematiek wordt bestuurlijk evalueren gedefinieerd als het kwalitatief en kwantitatief beoordelen van de tevredenheid over de samenwerking. Met de kwalitatieve beoordeling wordt bedoeld het interpreteren van de beelden en verwachtingen van de samenwerking tussen de partijen. Met de kwantitatieve beoordeling wordt bedoeld het beoordelen van de relevantie en borging van documenten die de samenwerking beschrijven en de manier waarop deze uitgevoerd wordt. Deze drie onderdelen (beelden en verwachtingen, documentatie en uitvoering) worden per thema en opeenvolgend per onderwerp beschouwd. De systematiek voor het bestuurlijk evalueren van het convenant kenmerkt zich door individuele en groepsgesprekken, indicatieve scores, een toetsing van de beschreven onderwerpen in het convenant en een bespiegeling van externe ontwikkelingen. De systematiek leidt tot uitspraken over het huidige convenant en tot suggesties voor aanbevelingen over bijstellingen van het convenant. De systematiek beschouwt vijf thema’s die vanuit een bestuurlijke en operationele optiek relevant worden geacht, te weten: 1. Uitgangspunten en doel convenant 2. Verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden 3. Wederzijdse informatievoorziening 4. Kwaliteit operationele prestaties 5. Billijkheid en redelijkheid kosten

4.2

De vijf themakaarten Deze vijf thema’s zijn in zogenaamde themakaarten verwerkt. De themakaarten vormen het fundament van de evaluatie omdat deze kaarten de stand van zaken opleveren. De thema’s zijn onderverdeeld in onderwerpen die geëvalueerd worden en in de interviews als basis gebruikt worden voor de gesprekken. Deze onderwerpen hebben een relatie met de artikelen uit het convenant en worden per themakaart weergegeven. De onderwerpen worden getoetst aan de beelden en verwachtingen van de geïnterviewde, de beschikbare documentatie en de wijze waarop de uitvoering plaats vindt.

4.3

De interviews De interviews hebben plaats gevonden op drie niveaus, te weten met: 

vertegenwoordigers van het bestuurlijk niveau van de gemeente Haarlemmermeer;



vertegenwoordigers van het directieniveau, managementniveau en operationele medewerkers van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK);



vertegenwoordigers van de directie van Amsterdam Airport Schiphol, het management en operationele medewerkers van de luchthavenbrandweer Schiphol.


7 november 2013


10

De interviews hadden als doel de individuele tevredenheid (van vertegenwoordigers) van het bestuurlijk/directie niveau, het management en de operationele medewerkers te peilen. Bij deze interviews is per themakaart geïnformeerd naar de mate van tevredenheid over de werking en strekking van het convenant. 4.4

De stoplichtkleuren als indicatie De mate van tevredenheid wordt per onderwerp op de themakaarten en onderliggende vraag gevisualiseerd door één van de drie kleuren van een stoplicht: groen – oranje – rood. De score is groen als de geïnterviewde aangeeft dat er voldoende documentatie aanwezig is voor het deelonderwerp en dat zijn/haar beelden en verwachtingen van het deelonderwerp ook daadwerkelijk door hem/haar worden waargenomen. De score is oranje als de geïnterviewde aangeeft dat er of onvoldoende documentatie is of de beelden en verwachtingen van de geïnterviewde onvoldoende worden waargenomen. De score is rood als de geïnterviewde vindt dat er onvoldoende documentatie is én de beelden en verwachtingen van de geïnterviewde onvoldoende worden waargenomen. Tevredenheid kon tijdens de interviews zowel in een gevoelswaarde worden uitgedrukt, als in een relationele of in een rationele waarde. Bij alle benoemde deelonderwerpen kan er sprake zijn van een zekere mate van ontevredenheid die (mogelijk) vertaald dient te worden naar een verbeterpunt.


7 november 2013


11

5.

De scores, analyses en conclusies

5.1

Themakaart 1: De werking en de uitgangspunten van het convenant Relatie met convenant zijn de artikelen 1, 3.1, 3.2, 4.1, 5, 8, 9, 21.2 en 21.3. 1. Uitgangspunten convenant

5.1.1

Score Score 2010 2013

No. Onderwerp

Toelichting

1.1

Draagvlak en commitment op de uitgangspunten en doelen van de samenwerking

De brandweerzorg (art.3) m.b.t. het verzorgingsgebied (art. 5) wordt uitgevoerd door de luchthavenbrandweer Schiphol (art.1), conform afgesproken werkwijze inz. alarmering (art. 8) en inzetprocedures en leiding (art.9)

1.2

Gemeenschappelijke belangen: bedrijfs- en maatschappelijke continuïteit

Springbezetting (art. 4.1), verdeling verzorgingsgebied (art. 5.2)

1.3

Werkingsduur in relatie tot relevante ontwikkelingen

Het convenant heeft een geldingsduur van 10 jaar. Opzegging kan met een opzegtermijn van 3 jaar.(art.21)

De basis voor de samenwerking is het gemeenschappelijke vertrouwen Het draagvlak en het vertrouwen op bestuurlijk en operationeel niveau zijn onveranderd goed, zo beschreef een van de geïnterviewden de samenwerking op het vlak van de gebouwenbrandbestrijding tussen de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) en de luchthavenbrandweer Schiphol. Deze opmerking kan met een gerust hart als conclusie genoteerd worden omdat in alle interviews, van bestuurlijk tot operationeel niveau binnen de drie partijen (gemeente, VRK en Schiphol) werd beaamd dat het onderlinge vertrouwen de basis is voor de huidige goede samenwerking. Op bestuurlijk en operationeel niveau wordt volgens de geïnterviewden constructief overleg gevoerd, elkaars rol wordt geaccepteerd en men laat elkaar in zijn waarde. De weerslag hiervan is dat het onderlinge vertrouwen hoog is en betekenisvol. Op bestuurlijk niveau worden de verwachtingen besproken betreffende het gewenste veiligheidsniveau in relatie tot ontwikkelingen in het risicoprofiel van Amsterdam Airport Schiphol. Op operationeel niveau wordt gezamenlijk geoefend. Er wordt regelmatig samengewerkt op repressief niveau en daar wordt vooral fysiek de goede samenwerking ondervonden. Uitwisselingsprogramma’s versterken de band waardoor het inzicht in de grenzen van de mogelijkheden van de beide brandweerorganisaties helder in beeld komen. Een goede samenwerking en navenant vertrouwen kunnen leiden tot blindheid en de partijen zijn zich hier bewust van. Het vertrouwen is immers meer gebaseerd op persoonlijke verhoudingen en minder op de structurele monitoring van op operationele gegevens. De VRK wil via rapportages een kwaliteitsmonitor gaan inrichten zodat partijen gekwantificeerd de samenwerking binnen het convenant objectief kunnen beoordelen door onder meer het uitvoeren van periodieke prestatiemetingen. De gemeente Haarlemmermeer heeft aangegeven behoefte te hebben aan objectieve meetgegevens. Door het ontbreken van deze gegevens heeft de gemeente weinig inzicht in de operationele prestaties van de VRK en de


7 november 2013


12

luchthavenbrandweer Schiphol. In het convenant is geregeld dat de VRK deze gegevens dient aan te leveren aan de gemeente maar tot op heden is dit nog niet gebeurd. 5.1.2

Naar een twee-partijen convenant Het convenant uit 2005 is gesloten tussen de gemeente Haarlemmermeer en Amsterdam Airport Schiphol. In de vorige evaluatie uit 2010 is gepleit voor een convenant met drie partijen omdat de brandweertaak overging van de gemeente Haarlemmermeer naar de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). De VRK trad als partner toe. Het convenant 2011 is bedoeld om gebouwenbrandbestrijding op de luchthaven Schiphol, een publieke taak, te laten uitvoeren door een private partij. Praktisch betekent dit dat de luchthavenbrandweer Schiphol, als uitvoerende organisatie, de repressieve taak uitvoert binnen aangewezen geografische grenzen voor de verantwoordelijke partij, de VRK. In de wet Veiligheidsregio’s is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders belast is met de organisatie van de brandweerzorg (artikel 2). Aan het bestuur van de veiligheidsregio is de taak van het instellen en in stand houden van een brandweer overgedragen (artikel 10). De feitelijke gebouwenbrandbestrijding op Schiphol is gezien de vigerende regelgeving een verantwoordelijkheid van de VRK. Het afsluiten van een convenant betreffende gebouwenbrandbestrijding is in dit verlengde een taak van de VRK. De drie partijen hebben afgesproken per 1 januari 2014 een nieuw convenant af te sluiten maar nu met twee partijen en wel tussen de VRK en Schiphol. In dit nieuwe convenant wordt een verzorgingsgebied opgenomen waarbinnen de luchthavenbrandweer Schiphol haar werk zal doen. De onderzoekers willen er op wijzen dat het aanwijzen van dit verzorgingsgebied een relatie heeft met het Dekkingsplan brandweer Kennemerland. Het convenant en het Dekkingsplan dienen in overeenstemming met elkaar te zijn of indien nodig in overeenstemming met elkaar te worden gebracht.


7 november 2013


13

5.2

Themakaart 2: Verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden Relevantie met het convenant zijn de artikelen 4.3, 5.2, 6.1a, 6.1b, 6.1c, 7.1, 8.1, 8.2, 8.3, 9.1, 9.2, 11.1, 11.2, 11.3, 11.4, 11.5, 11.6, 11.8, 17, 20.2 en 20.3.

2. Transparante verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden

5.2.1

No. Onderwerp

Toelichting

2.1

Transparant beschreven verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Zie het convenant als geheel

2.2

Inzicht in juridische context van het convenant

Zie de overweging van het convenant

2.3

Inzicht in verdeling bestuurlijke verantwoordelijkheid gemeente en bedrijfseconomische verantwoordelijkheid Amsterdam Airport Schiphol

Zie het convenant als geheel

2.4

Inzicht in verdeling operationele verantwoordelijkheden en bevoegdheden overheidsbrandweer en luchthavenbrandweer

Personeel (art.4), opkomsttijden (art.7), alarmering (art.8), inzetprocedures en leiding (art.9), preparatieve taken (art.10), materiaal en materieel (art.11)

2.5

Inzicht in verdeling operationele verantwoordelijkheden en bevoegdheden regiecentrum en alarmcentrale Kennemerland

Werkafspraak zoals vastgelegd in bijlage 12 (alarmering)

2.6

Beschikbaarheid alarmering- en bevelvoeringprocedures

Alarmering vindt plaats conform door VRK vastgestelde GMS-matrix tenzij het een object betreft benoemd in de Alarmeringslijst bijzondere objecten (art.8.3); inzet conform Procedureboek van de VRK (art.9.1)


De verdeling is helder, behalve voor de meldkamers In de praktijk blijkt volgens de geïnterviewden de verdeling van bevoegdheden goed te functioneren, zeker in vergelijk met de vorige evaluatie uit 2011. Bij de medewerkers van de luchthavenbrandweer Schiphol en bij de medewerkers van de VRK is men zich zeer bewust van de voordelen van een sterke operationele samenwerking. Het dient zowel het maatschappelijke belang van de VRK als het economische belang van Schiphol. Men maakt gaarne gebruik van elkaars kwaliteiten en inzichten. In de praktijk weet men dat het convenant niet alle praktijksituaties afdoende afhecht, maar door het regelmatige contact tussen VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol sturen deze situaties zich vanzelf bij. In de praktijk wordt ervaren dat juist deze ervaringen de mensen op de werkvloer van VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol flexibeler maken.


7 november 2013


14

De luchthavenbrandweer Schiphol treedt zelfstandig op bij de code “kleine brand en kleine hulpverlening” en bij de code “middelbrand en middelhulpverlening” neemt de OvD (officier van dienst van de VRK) de leiding op zich. Bij het overname moment van kleine naar middelbrand is er contact tussen de OvD en de AFO (airport fire officer), zodat belangrijke informatie uitgewisseld kan worden. Dit contact is cruciaal omdat de alarmcentrales van beide organisaties met verschillende informatiesystemen werken waardoor er geen informatie-uitwisseling via de systemen mogelijk is. Door het aantal uitrukken en de goede verstandhouding is dit een bekend fenomeen en is een succesvolle organische samenwerking gegroeid. 5.2.2

Gelijktijdigheid van meldingen geen issue Gelijktijdigheid van meldingen, dit houdt in een melding van brand gelijktijdig met een melding om aan de baan te gaan staan, komt voor. De AFO (airport fire officer) is verantwoordelijk gesteld voor het prioriteren van de meldingen. Door het voorbereid en strategisch schuiven met de bemanning van de posten op de luchthaven worden alle meldingen adequaat opgevangen. Hiermee vormt gelijktijdigheid van meldingen in de praktijk geen issue. De brandweer van Schiphol is ook aangewezen als bedrijfsbrandweer voor AFS (Aircraft Fuel Supply). Brandweer Schiphol maakt voor deze taak gebruik van vliegtuigbrandbestrijdingsmaterieel en personeel. Ook hiervoor is gelijktijdigheid van meldingen geen issue, omdat de inzet van materieel en menskracht voor AFS los staan van de afspraken die zijn gemaakt tussen VRK en Schiphol over gebouwbrandbestrijding.

5.2.3

Luchthavenbrandweer Schiphol en bedrijfsbrandweer voor AFS zijn gescheiden zaken De VRK is, namens de gemeente Haarlemmermeer, toezichthouder voor Aircraft Fuel Supply (AFS) en dient in die zin ook als toezichthouder op dit risicovolle bedrijf te functioneren. AFS is als bedrijf de verantwoordelijke partij en dient als zodanig te worden aangesproken door de toezichthouder namens de gemeente Haarlemmermeer. Het feit dat de brandweer van Schiphol als bedrijfsbrandweer van AFS optreedt en daarnaast uit hoofde van het convenant de brandweerzorg op Schiphol op zich neemt voor de VRK betreft 2 gescheiden zaken.

5.2.4

Het schakelen van het regiecentrum naar het MICK een potentiële bron van miscommunicatie De alarmering van de brandweereenheden is gedeeltelijk decentraal georganiseerd. De VRK gebruikt voor haar alarmcentrale GMS (geïntegreerd meldkamer systeem) en Schiphol ELS (event leading system). GMS is een systeem om incidenten te registreren en de uitrukken te begeleiden. ELS wordt ook als zodanig gebruikt en kan doorgaan voor het GMS van Schiphol, omdat het systeem mede wordt gebruikt om incidenten te begeleiden en te registreren. Schiphol neemt 95% van de brandmeldingen voor haar rekening. Het regiecentrum van Schiphol alarmeert de eenheden van de brandweer van Schiphol en bij de code “middelbrand/hulpverlening” wordt het incident overgeheveld naar het MICK, de regionale alarmcentrale van de VRK. De overgang geschiedt door het mondeling uitwisselen van informatie zowel op meldkamerniveau als ter plaatse bij het incident. Dit is een in de praktijk werkbare, maar geen ideale situatie als het gaat om het snel en adequaat uitwisselen van informatie. De organisaties onderkennen dit hiaat en kunnen dit redelijkerwijs opvangen. Tijdens de gesprekken bleek dat er zich nog geen onoverkomelijke situaties hebben voorgedaan, maar de technisch functionele relatie tussen het MICK en het regiecentrum werd wel als potentiële bron van miscommunicatie aangemerkt. In hectische situaties kan dit


7 november 2013


15

leiden tot vertraging van, of verkeerde besluitvorming tijdens, de bestrijding van een incident. Zowel de VRK als de luchthavenbrandweer van Schiphol ervaren dit op dezelfde manier en nemen deze ervaringen mee in het project “Samenwerking meldkamer Schiphol”. De partijen verwachten dat dit project oplossingen zal genereren. Deze resultaten kunnen verwerkt worden in het convenant zover het de strekking van het convenant betreft. 5.2.5

Geen harde koppeling tussen meldkamersystemen van VRK en Schiphol Het verwondert de onderzoekers uitermate dat Schiphol binnen het meldkamerdomein geen bijzondere positie heeft gekregen vanuit de VTS pN. Voor een voor de BV Nederland vitale omgeving waar verstoringen op het gebied van openbare orde en veiligheid een enorme impact kunnen hebben, zou een harde koppeling van alarmering- en incidentbegeleidingsysteem een vereiste moeten zijn. Het veel gehoorde argument van privacygevoelige informatie kan door de techniek van de meldkamersystemen nooit het doorslaggevende argument zijn om niet tot een koppeling van systemen te komen. In vrijwel alle interviews heeft men haar verbazing uitgesproken, dat de systemen niet op elkaar zijn aangesloten. VRK heeft bij het ministerie van VenJ het verzoek neergelegd om het gebruik van GMS door het regiecentrum goed te keuren. Het ministerie heeft recent aangegeven in principe akkoord te zijn, maar heeft hiervoor wel enkele randvoorwaarden geformuleerd die in het project “Samenwerking meldkamer Schiphol” worden meegenomen.


7 november 2013


16

5.3

Themakaart 3: Wederzijdse informatievoorziening Relatie met het convenant zijn de artikelen art. 2.1, 4, 10.1a, 12, 18 en bijlage 9.

3. Wederzijdse informatievoorziening

5.3.1


No. Onderwerp

Toelichting

3.1

Functioneren overleggremia zowel bestuurlijk als operationeel

Conform afspraken (art.18.1)

3.2

Beschikbaarheid waarschuwingsprotocollen

Artikel 8

3.3

Beschikbaarheid bereikbaarheidskaarten en aanvalsplannen

Opstellen en beheren van bereikbaarheidskaarten en aanvalsplannen (art. 10.1a)

3.4

Beschikbaarheid continuïteitsplannen

Planvorming (rooster, OTO-beleid) die borgt dat Schiphol kan voldoen aan invulling convenant (art. 4.1 t/m 4.2)

3.5

Inzicht in ruimtelijke ontwikkeling van Schiphol en navenante risicoverhoging

Geen direct relatie met het convenant. Dit punt is opgenomen om de relatie tussen de schakels van de veiligheidsketen te kunnen beoordelen.

Ontsluiting van informatie beter door onderling vertrouwen Het is de onderzoekers gebleken dat de wederzijdse informatievoorziening goed op gang is. De score toont dat ook aan. Bij de bespreking van dit thema werd menigmaal door de geïnterviewden verwezen naar andere onderwerpen, niet de scope van het convenant betreffende, waaruit bleek dat op menig terrein de wederzijdse informatievoorziening functioneert.


7 november 2013


17

5.4

Themakaart 4: Kwaliteit operationele prestaties Relatie met het convenant zijn de artikelen 3.1, 4.2, 5.2, 7.1, 11, 12, 13 en bijlage 9.

4. Kwaliteit operationele prestaties

5.4.1


No. Onderwerp

Toelichting

4.1

Vastgesteld bestuurlijke en operationeel zorgniveau aanwezige brand-, hulpverlenings- en gevaarlijke stoffen risico’s

Overweging, art. 3.1, 5.2, 7.1

4.2

Beschikbaarheid brand-, hulpverlenings- en gevaarlijke stoffenrisicoprofielen

Niet separaat vastgelegd in CBS

4.3

Beschikbaarheid oefenplannen

art. 4.2, bijlage 9

4.4

Beschikbaarheid operationele managementrapportages (inclusief meldkamer)

art. 12.1, 12.2, bijlage 9

4.5

Beschikbaarheid evaluatierapportages

art. 13.1, bijlage 9

4.6

Beschikbaarheid verbeterplannen

art. 18.2

4.7

Beschikbaarheid onderwijs- en bijscholingsplannen

art. 4.2

4.8

Staat van onderhoud van voertuigen en uitrusting

art. 11.2, 11.3, bijlage 9

4.9

Staat van onderhoud van verbindingsmiddelen

art. 11.3

Er is een gemis aan operationele rapportages en managen verwachtingen VRK accountmanagement De persoonlijke verhoudingen tussen de VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol zijn op operationeel niveau goed te noemen. Of dit in de praktijk ook aantoonbaar leidt tot kwalitatief goede operationele prestaties kan onvoldoende worden onderbouwd met operationele gegevens. Feit is ook dat er geen sprake is van gezamenlijk afgesproken prestatie-indicatoren die gekoppeld zijn aan de gemaakte afspraken in het convenant en die gekoppeld kunnen worden aan het Besluit veiligheidsregio’s en het Besluit personeel veiligheidsregio’s (beide behorende bij de Wet veiligheidsregio’s). Vanuit de kant van de luchthavenbrandweer Schiphol én de gemeente Haarlemmermeer is het afgelopen jaar meerdere malen gewezen op het feit dat er te weinig capaciteit vanuit de VRK beschikbaar is om het accountmanagement voor Schiphol op een adequate manier vorm te geven. Ook het ontbreken van rapportages wordt door de gemeente als een gemis ervaren. Daar de gemeente geen taak (meer) heeft in de reguliere brandbestrijding, is zij


7 november 2013


18

minder dan in het verleden goed op de hoogte van wat er speelt. Binnen de gemeente Haarlemmermeer en Schiphol wordt gevoeld dat met de huidige wijze van invulling van het accountmanagement voor Schiphol door de VRK, Schiphol onvoldoende prioriteit heeft omdat de aandacht voor Schiphol gedeeld dient te worden met andere belangen/taken/accounts. Al met al vinden de onderzoekers het raadzaam dat de verwachtingen tussen de VRK, Schiphol en de gemeente Haarlemmermeer op dit punt goed naar elkaar worden uitgesproken en eventuele consequenties inzichtelijk worden gemaakt. De onderzoekers bevelen aan bij het opstellen van het nieuwe convenant de rol, de taakinvulling en de urenbesteding van het accountmanagement te evalueren en de gewenste toekomstige invulling te bespreken. De uitkomsten van dit overleg kunnen worden vastgelegd in de jaarwerkplannen. 5.4.2

Convenant aanpassen aan het Besluit veiligheidsregio’s Ten tijde van het ontstaan van het huidige convenant lag er nog geen Besluit veiligheidsregio’s. Dit besluit dateert van 24 juni 2010. Het bevat operationele prestaties waarop het convenant aangepast moet worden. Zo worden de opkomsttijden van een basisbrandweereenheid genoemd van gebouwen met een specifieke gebruiksfunctie in artikel 3.2.1. Deze gebouwen komen ook voor op Schiphol zoals het Justitieel Complex Schiphol met een normtijd van vijf minuten.

5.4.3

Het proces van meten van operationele kwaliteit komt op gang De VRK is bezig de instrumenten te ontwikkelen om de operationele kwaliteit in een continu proces te kunnen monitoren. Zo wordt onder meer het Veiligheidspaspoort ingevoerd. Dit is een omvangrijk proces omdat het voor de hele brandweerorganisatie van de VRK wordt ontwikkeld en niet specifiek voor het convenant. Op het moment dat het helemaal gereed is, geldt het ook voor de luchthavenbrandweer Schiphol in relatie tot het convenant Brandweerzorg Schiphol. De luchthavenbrandweer is begin 2013 aangesloten op Veiligheidspaspoort van de regio en voert op dit moment een pilot uit.

5.4.5

Het proces van gezamenlijk leren komt op gang Bij gebleken noodzaak worden door de VRK evaluaties geschreven met de door de luchthavenbrandweer Schiphol gebruikte systematiek, de “after action review (AAR)”. Standaard wordt vanaf GRIP 2 geëvalueerd. Uit de gesprekken bleek dat bij het evalueren van kleinere, met bijzondere afwijkende bestrijding, incidenten de luchthavenbrandweer Schiphol solitair evaluaties opstelt. De leermomenten die in deze evaluaties worden geformuleerd worden in verbeterplannen opgenomen. De luchthavenbrandweer Schiphol wil graag deze evaluaties delen en bespreken met de VRK. Een ander voorbeeld waarbij gezamenlijk leren langzaam op gang komt is het ontwikkelen van oefenplannen. Door gezamenlijk te oefenen kan een hoger niveau van integratie bereikt worden. De leeragentschappen van beide organisaties kunnen hier nog verdere stappen in maken. Om het proces van gezamenlijk leren én verbeteren op te pakken én structureel aandacht te geven aan het oppakken van de vervolgacties adviseren de onderzoekers een gezamenlijke verbeteragenda op te stellen. Deze kan worden ingebed binnen de kwaliteitszorgstructuur van beide organisaties.


7 november 2013


19

5.5

Themakaart 5: Billijkheid en redelijkheid kosten Relatie met het convenant zijn de artikelen 11 en 14.

5. Billijkheid en redelijkheid kosten

5.5.1

Score Score 2010

2013

No. Onderwerp

Toelichting

5.1

Draagvlak en commitment op de uitgangspunten en doelen van de gehanteerde kostenstructuur

art. 14.1 t/m 14.4

5.2

Evenwicht in werkelijke kosten versus investeringen

art. 14

5.3

Beschikbaarheid financiële rapportages

art. 11

n.v.t.

n.v.t.

5.4

Beschikbaarheid periodieke analyses via P&C cyclus

art. 11

n.v.t.

n.v.t.

5.5

Inzicht in financiële afbreukrisico’s

art. 14

Een win-win voor alle partijen Voor de luchthavenbrandweer Schiphol heeft dit convenant hoge waarde omdat het zingeving oplevert voor het personeel van de luchthavenbrandweer Schiphol. Het levert een completer takenpakket op waardoor de reguliere operationele inzet van de luchthavenbrandweer Schiphol uitgebreid is. Voor de VRK heeft het convenant hoge waarde omdat het appelleert aan het maatschappelijk beeld taken over te laten aan private partijen en tot een meer brede verantwoordelijkheidsverdeling te komen tussen overheid en bedrijfsleven. Deze waarden zijn niet uit te drukken in financiën maar dragen er wel toe bij dat bij de verrekening van kosten gekoppeld aan het convenant elke partij voordeel heeft. De partijen spreken over een win-win situatie. Dit gegeven genereert een solide basis om op bestuurlijk niveau tot samenwerking te komen wat in de praktijk ook zichtbaar is.

5.5.2

Nut en noodzaak van financiële rapportages en periodieke analyses niet aanwezig Gezien de tevredenheid over de bestaande financiële afspraken rondom de werking en uitvoering van het huidige convenant zien betrokken partijen nut en noodzaak niet om financiële rapportages uit te brengen. Aan de samenwerking heeft geen bedrijfsplan ten grondslag gelegen waardoor een P&C cyclus als uitvoeringsinstrument geïntroduceerd is. Geen van de geïnterviewden gaf aan de kostenparagraaf nog eens tegen het licht te willen houden. Men is overtuigd van de win-win situatie, ook op financieel gebied, die de samenwerking oplevert.


7 november 2013


20

6.

Een vergelijk, conclusies en aanbevelingen

6.1

Een terugblik op 2010 In 2009 besloot het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Haarlemmermeer tot het laten ontwikkelen van een evaluatiemodel van het Convenant Brandweerzorg Schiphol en om aan de hand van dit model bestuurlijk het convenant te gaan evalueren. Dit convenant was in 2005 overeengekomen met Amsterdam Airport Schiphol. Het ontwikkelen van het model vond plaats in 2009 en de feitelijke evaluatie werd in 2010 afgerond. De opdracht voor de eerste fase in 2009 luidde: 

Ontwikkel een evaluatiemodel voor een bestuurlijke evaluatie van het Convenant brandweerzorg Schiphol;



Voer een quick-scan uit van de ontwikkelingen zoals relevante weten regelgeving, ontwikkelingen bij Amsterdam Airport Schiphol en inventariseer de effecten daarvan op de evaluatie(methodiek) van het Convenant Brandweerzorg Schiphol.

De opdracht voor de tweede fase in 2010 luidde:

6.2



Voer aan de hand van het evaluatiemodel een evaluatie uit over het Convenant Brandweerzorg Schiphol en rapporteer het college van burgemeester en wethouders daarover;



Doe schriftelijke aanbevelingen voor aanpassing van het convenant en aanpassing van het evaluatiemodel (indien noodzakelijk).

De conclusies uit 2010 In 2010 werd een brede tevredenheid geconstateerd over de samenwerking tussen de partners binnen alle lagen van de organisatie. Het gemeenschappelijk belang voor een adequate brandweerzorg op Amsterdam Airport Schiphol werd gevoeld en uitgedragen. De grondslag werd toegedicht aan een positieve match van individuele persoonlijkheden op alle niveaus. Er werd vastgesteld dat de oorspronkelijke operationele doelen in de perceptie van de betrokken partijen naar tevredenheid zijn gerealiseerd en dat er een breed draagvlak is over de kostenverdeling. De tevredenheid en het draagvlak konden echter niet aangetoond worden op basis van kwaliteitscriteria of financiële criteria. Er is geen gesloten Plan-DoCheck-Act cyclus. Door de komst van de Veiligheidsregio Kennemerland, als uitvloeisel van het in werking treden van de Wet veiligheidsregio’s, was er een behoefte ontstaan bij alle drie de betrokken partijen om een verdere professionaliseringsslag te maken in de onderlinge samenwerking op het gebied van brandweerzorg. Uit de scores per vijf thema’s werd in de evaluatie van 2010 geconcludeerd dat een bijstelling van het convenant noodzakelijk was. Er waren niet alleen bestuurlijke en operationele aandachtspunten geconstateerd maar ook diende het convenant aangepast te worden aan de Wet veiligheidsregio’s en een aantal andere externe ontwikkelingen. De gemeente Haarlemmermeer, als opdrachtgever bij de evaluatie van 2010, werd geadviseerd op basis van de evaluatie, de in kaart gebrachte ontwikkelingen en de gevoerde individuele gesprekken: 1. Het convenant uit 2005 te herijken en op te splitsen in een bestuurlijk en operationeel deel;


7 november 2013


21

2. Te onderzoeken voor de toekomst of het convenant verder ontwikkeld kan worden door een fysiek veiligheidsconcept voor Schiphol op te stellen. Gedacht werd aan een convenant met als grondslag een verdieping van de samenwerking op het gebied van brandweerzorg; 3. Een convenant met als grondslag een verbreding van de samenwerking op het gebied van brandweerzorg met andere onderdelen van de hulpverlening zoals de alarmcentrale en de geneeskundige hulpverlening. 6.3

De resultaten uit 2010 anno 2013 Wat in het oog springt als de huidige stand van zaken vergeleken worden met die van 2010 is dat niet alleen de verhoudingen nog steeds zeer goed zijn, maar gezien de evaluatie van 2013 er over de volle breedte van de werking van het convenant vooruitgang is geboekt. Betrokken partijen hebben stappen gezet in versterking van de samenwerking en hebben de afgelopen 3 jaar prioriteit gegeven aan de invulling van de gemaakte afspraken. In de afgelopen jaren is vooral geïnvesteerd in het verder detailleren van de afspraken voor het operationeel optreden. De effecten van de verbeterde samenwerking worden zichtbaar bij de bestrijding van incidenten. Hier ontmoeten de partijen elkaar op de werkvloer en kan het samenwerkingsresultaat daadwerkelijk worden gevoeld. De operationele partijen hebben aangegeven de huidige samenwerking met veel plezier te beleven. In 2011 is een nieuw convenant gesloten tussen de gemeente Haarlemmermeer en Amsterdam Airport Schiphol. Er is gekozen voor één convenant waarin een bestuurlijk deel en een operationeel deel is opgenomen. Het bestuurlijke deel bleek te beperkt om hier een apart convenant voor op te stellen. De eerste aanbeveling uit het evaluatierapport 2010 is daarmee niet letterlijk gevolgd. Het doel van het opsplitsen van het convenant was om flexibiliteit te genereren als het gaat om wijzigingen in het operationele optreden. Een wijziging hierin dient niet te leiden tot een aanpassing van het convenant door de gemeenteraad. Dit is opgelost door bijlagen toe te voegen aan het convenant met de operationele onderwerpen. Via een mandaatregeling kan de districtscommandant Oost van de VRK, in overleg met de brandweercommandant Schiphol, wijzigingen doorvoeren in de bijlagen. De tweede aanbeveling, een verdieping van de samenwerking op het gebied van brandweerzorg, is nog relevant maar heeft door interne ontwikkelingen bij de VRK een lage prioriteit. De VRK is na de regionaliseringslag nog druk doende haar organisatie op orde te krijgen. De nadruk in de afgelopen periode heeft vooral gelegen in een verdere detaillering van de operationele afspraken met de luchthavenbrandweer Schiphol. De derde aanbeveling is door ontwikkelingen gedeeltelijk niet meer aan de orde. Intussen heeft de minister van Veiligheid en Justitie besloten tot het samenvoegen van de meldkamers in Noord-Holland (exclusief de meldkamer van Amsterdam-Amstelland) en deze te vestigen in het MICK. Een integratie van meldkamers met Schiphol is hierdoor niet meer aan de orde. Een uitbreiding van het convenant met andere hulpverlenende taken is nog steeds aan de orde. De regionaal commandant gaf aan in overleg met Schiphol een verkennend onderzoek te willen opzetten naar verbreding van de inhoudelijke scope van het convenant van gebouwenbrandbestrijding naar crisisbeheersing. Dit onderzoek dient inzicht te geven in de mogelijkheden en mogelijke voordelen die een verbreding met zich meebrengt.


7 november 2013


22

7.

Evaluaties in de toekomst, de themakaart operationele beleving.

7.1

Een aanpassing in de evaluatiesystematiek Tijdens de interviews is gebleken dat er een behoefte is om met een zekere regelmaat het convenant en vooral de operationele bijlagen tegen het licht te kunnen houden. De huidige systematiek van evalueren is uitgebreid omdat het vanuit een bestuurlijke optiek het convenant beschouwt. Vooral bij luchthavenbrandweer Schiphol blijkt behoefte te bestaan aan een operationele evaluatie om de samenwerking en de taakinhoudelijke kant te kunnen beoordelen. Nu het convenant een overeenkomst wordt tussen twee partijen en het daarmee ook sterk operationeel wordt, is een aanpassing van de evaluatiesystematiek op zijn plaats. Vanuit de VRK en Schiphol is dit al gesignaleerd en is in de opdracht verwerkt om een voorstel van een aanpassing te doen in de systematiek. Dit voorstel behelst om het gedachtegoed van de systematiek onverkort te laten maar om de nog relevante onderwerpen te verwerken in één themakaart. Dit maakt het evalueren overzichtelijker en pragmatischer. In de huidige evaluatiesystematiek kan tevredenheid zowel in een relationele of in een rationele waarde worden uitgedrukt. Om deze reden wordt de themakaart “operationele beleving” genoemd. De toekomstige evaluaties kunnen uitgevoerd worden door de kwaliteitsmedewerkers van de VRK en de luchthavenbrandweer Schiphol. De systematiek van het evalueren is beschreven in hoofdstuk 4 van deze evaluatie. Het proces van evalueren wordt gewijzigd en is schematisch opgenomen in § 7.3.

7.2

De nieuwe themakaart “operationele beleving” De relevant onderwerpen uit de vijf themakaarten worden verwerkt in één themakaart “operationele beleving”. Deze kaart is te vinden in bijlage 1. In deze kaart worden de onderstaande onderwerpen geëvalueerd: 1. de context van het convenant; 2. de operationele inhoud van het convenant; 3. de administratieve inhoud van het convenant; 4. het operationeel werken met het convenant. De opgenomen themakaart in bijlage 1 gaat uit van de artikelindeling van het huidige convenant. Indien het convenant gewijzigd wordt, dient uiteraard de kolom “toelichting” mede aangepast te worden.

7.3

Het proces van evalueren Op de volgende bladzijde is het proces van evalueren weergegeven. Het voorstel is om tweejaarlijks te evalueren en de rapportages, na behandeling binnen het bestuur van de VRK, te sturen naar het college van B&W van de gemeente Haarlemmermeer en de directie van Amsterdam Airport Schiphol. De evaluatie dient daarmee een onderdeel te worden van de vigerende P&C cyclus van de VRK. De kwaliteitsmedewerker dient in dit proces gevrijwaard te zijn van de hiërarchie van de organisatie. Hij/zij moeten kunnen optreden als een onafhankelijke operationele controller die gevraagd en ongevraagd het bestuur en het management kan adviseren over operationele aangelegenheden. De kwaliteitsmedewerker draagt zorg dat een verbeteragenda wordt opgesteld en volgt het proces van het doorvoeren


7 november 2013


23

van de verbeteringen en rapporteert daarover aan het management en het bestuur. Het doorvoeren van verbeteringen is een verantwoordelijkheid van het management.

medewerker

processtap

document

Kwaliteitsmedewerker

Rondsturen themakaart naar respondenten

Themakaart “operationele beleving”

Managers en medewerkers

Invullen kaart en terug sturen

Gescoorde themakaart “operationele beleving”


Kwaliteitsmedewerker inventariseert en analyseert gegevens

Concept verbeteragenda

Overleg VRK/Schiphol

Verbeteragenda bespreken in brw. overleg VRK/Schiphol

Geprioriteerde verbeteragenda


Verbeteragenda beleggen bij afdelingsmanagers

Actiepuntenlijst per afdeling

Afdelingsmanagers

Doorvoeren verbeterpunten

Uitvoeringsoverzicht


Toetsen verbeterpunten en terugkoppeling

Verbeterrapportage

Overleg VRK/Schiphol

Verbeterrapportage bespreken in brw. overleg VRK/Schiphol


7 november 2013


24

8. 8.1

Samenstelling document

Opdrachtgever en opdrachtnemer Als opdrachtgever namens de Veiligheidsregio Kennemerland fungeert mevrouw E. Oude Kotte, accountmanager Schiphol / Tata Steel en namens Amsterdam Airport Schiphol, Dhr. M. Treling, Manager Emergency Response, Safety, Environment & Fire Brigade Schiphol. Als opdrachtnemer fungeert de heer A.C.M. Heijnen, directeur van A. Heijnen Consulting B.V.. Het proces van evalueren is begeleid door een evaluatiegroep bestaande uit:

8.2



Mevr. E. Oude Kotte als gemandateerde opdrachtgever van de VRK (voorzitter)



Mevr. S. Wünsch, senior beleidsmedewerker kwaliteitszorg van de Veiligheidsregio Kennemerland



Mevr. E. Van Doorn- Ligterink, senior adviseur/instructeur Safety, Environment & Fire Brigade



De heer A. Heijnen van A. Heijnen Consulting B.V.



De heer F. Schumacher van A. Heijnen Consulting B.V.

De evaluatiebegeleidingsgroep Het document is samengesteld door een evaluatiebegeleidingsgroep. Het instellen van deze groep is een onderdeel van de opdracht voor deze evaluatie en heeft tot doel de methodiek van evalueren over te dragen aan de beide brandweerorganisaties. De evaluatiebegeleidingsgroep heeft de volgende leden: 

De heer A. Heijnen van A. Heijnen Consulting B.V. ( voorzitter)



Mevrouw S. Wünsch, senior beleidsmedewerker kwaliteitszorg Veiligheidsregio Kennemerland



Mevrouw E. van Doorn-Ligterink, senior adviseur/instructeur Safety, Environment & Fire Brigade



De heer F. Schumacher van A. Heijnen Consulting B.V .


7 november 2013

van de


25

8.3

De lijst van geïnterviewden De gesprekken hebben plaatsgevonden in de maanden april t/m juni 2013. No.

8.4

Organisatie

Naam

functie

1

Veiligheidsregio Kennemerland

Dhr. F. Schippers

Regionaal commandant brandweer

2


Dhr. M. Schoonderwoerd

Districtscommandant Oost

3


Dhr. A. Vermeij

Postcommandant district Oost

4


Dhr. R. de Caluwe

Teammanager Planvorming & Procedures

5


Dhr. J. Hulsebosch

Officier van Dienst

6


Dhr. F. Tax

Multidisciplinair projectleider MICK

7

Gemeente Haarlemmermeer

Mevr. L. Bouw

Senior beleidsmedewerker OOV

8

Gemeente Haarlemmermeer

Mevr. A. Hoogeveen

Senior beleidsmedewerker OOV

9

Amsterdam Airport Schiphol

Dhr. A. Rutten

Executive Vice President & Chief Operations Officer

10


Dhr. R. Louwerse

Directeur Safety, Security & Environment

11


Dhr. M. Dijkstra

Officer Safety, Security & Environment

12


Dhr. M. Treling

Manager Emergency Response

13


Mevr. W. Broerse-Rienks

Manager Preparation & Safety Training

14


Dhr. G. Raven

Airport Fire Officer

15


Dhr. R. den Otter

Brandmeester

16


Dhr. M. Burghout

Medewerker regiecentrum

Wijzigingshistorie versie

Datum

Auteur

Wijziging

0.1

15 juli 2013

F. Schumacher

Eerste concept

0.2

9 augustus 2013

F. Schumacher

Concept voor bilateraal overleg

0.3

2 september 2013

F. Schumacher en A. Heijnen

Concept voor evaluatiebegeleidingscommissie

1.0

26 september


Concept-eindrapportage

1.1

16 oktober


Wijziging naar aanleiding van gesprek met districtscommandant Oost van de VRK.


7 november 2013


BIJLAGE 1:

Themakaart operationele beleving

Operationele beleving No.

Onderwerp

1

De context van het convenant

1.1

Score

Tevredenheid VRK over

Score

Tevredenheid Schiphol over

Toelichting

doc.

verw.

uitv.

doc.

verw.

uitv.

Brand-, hulpverlenings- en gevaarlijke stoffenrisicoprofielen

Artikel 2.2

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

1.2

Omvang brandweertaak

Artikel 3

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2

De operationele inhoud van het convenant

2.1

Personeel

Artikel 4

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.2

Verzorgingsgebied

Artikel 5 en 6 en bijlage 1

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.3

Opkomsttijden

Artikel 7

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.4

Alarmering

Artikel 8 en bijlagen 2,3 en 12

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.5

Inzetprocedures en leiding

Artikel 9 en bijlage 11

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.6

Preparatieve taken


ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

2.7

Materiaal en materieel

Artikel 11 en bijlagen 5,6,7 en 8

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

A. Heijnen Consulting

donderdag 7 november 2013

Opmerkingen


27

3

De administratieve inhoud van het convenant

3.1

Rapportage, toezicht en aanwijzingen


ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

3.2

Evaluatie van incidenten

Artikel 13 en bijlage 10 ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

3.3

Overlegstructuur

Artikel 18

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

4

Het operationeel werken met het convenant

4.1

Niveau OvD/AFO

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

4.2

Niveau bevelvoerder en manschappen

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

4.3

Niveau meldkamer

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

ja/nee

A. Heijnen Consulting

donderdag 7 november 2013


EVALUATIE CONVENANT BRANDWEERZORG SCHIPHOL

Recommend Documents