EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : HERVIANY MONA ROHMANIATY NIM F3309057

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012

i


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAG PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA) HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057 In writing this work, discussed the employee's payroll procedures in Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), because in the form of financial payments to the employees is a paycheck. The accounting system is a form, the book notes, procedures, tools used for the benefit of the activities of a company that produces a report required by the party requires. Payroll accounting system in Pemkot Surakarta consists of several procedures before it can pay received by employees, the present time recording procedures, the procedures of payroll, and employee payroll procedures. Related functions within the payroll system include: staffing functions, timer functions, payroll functions makers, financial functions and accounting functions. The study authors found a weakness in Pemkot Surakarta payroll system is the use of data at present there is no supervision by a timer function that oversees the employees who are actually present. Surplus, every piece of salary and salary allowances, always based on deductions and allowances that a letter had been authorized by the personnel function. Based on the weaknesses contained in the company's payroll accounting system, the author tries to give advice on which company should need to be made a sudden inspection on the performance of employees. Checks and carried out without prior notice and an irregular schedule. This encourages employees to perform their duties according to predetermined rules. Keywords: accounting system, payroll accounting system, payroll procedures, functions involved in payroll, payroll documents used in

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas. (Lichterberg)

Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya pada waktu yang sama dia telah membatasi hasilnya. (Charles M. Schwab)

Jadi diri sendiri, cari jati diri, dan dapatkan hidup yang mandiri. (Penulis)

Penulis Persembahkan kepada: o Allah SWT o Bapak, Ibu, dan Adik tersayang o My Aji yang jauh dimata o Semua sahabat dan temanteman yang baik hati o Almamater

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)“ dengan baik dan lancar. Keberhasilan dalam penyusuan Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan beberapa pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2.

Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.

Drs. Hanung Triatmoko, Msi., Ak. selaku dosen pembimbing akademik.

4.

Sutaryo, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing.

5.

Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu pengetahuan selama dalam bangku perkuliahan.

6.

Segenap karyawan Fakultas Ekonomi UNS.

7.

Bapak Drs. Asih Widodo selaku Kepala Bagian Administrasi Perekonomian yang telah berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang dan penelitian. commit to user

vi


8.

digilib.uns.ac.id

Bapak Djarot, Bapak Harry, dan Bapak Kurnia selaku Kepala Subbagian Perekonomian Setda Surakarta, terima kasih atas bimbingan dan ilmu yang diberikan.

9.

Segenap staff karyawan PEMKOT Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Surakarta), yang telah membimbing dan membantu penulis selama kegiatan magang berlangsung.

10. Bapak Herry Sulistyawan dan Ibu Mujiani, selaku orang tua yang telah memberikan do’a, dukungan, dan semangat kepada penulis. 11. My brother, Herwanto Gede Sulistyawan tersayang terima kasih dek telah memberikan semangat untuk kakak selama ini. 12. My Pilot, Aji Muktiawan Tardan yang tidak pernah lelah mendukung dan memberi semangat.. that we can be so amazing, darling. 13. Sahabat–sahabatku Glennardilla Dea, Julianda Ariesta, dan Fadhila Nurin Ajrina terima kasih untuk semangat yang kalian berikan untukku dan segalanya hingga penulis mengerti makna dari kesabaran, keikhlasan, setia kawan serta kasih sayang. 14. Teman–teman satu kampus angkatan 2009 yang telah memberikan saran. 15. Pihak–pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu penulis hingga terselesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir initidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun penulis harapkan untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini selanjutnya. Surakarta,

commit to user

vii

Juli 2012

Penulis


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................

i

ABSTRACT..........................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................................

v

KATA PENGANTAR..........................................................................................

vi

DAFTAR ISI.........................................................................................................

viii

BAB IPENDAHULUAN .....................................................................................

1

A. GAMBARAN UMUM ORGANISASI ...........................................

1

B. VISI DAN MISI ................................................................................

2

1. VISI...............................................................................................

2

2. MISI .................................................................................................................

2

C. DESKRIPSI JABATAN...................................................................

3

D. STRUKTUR ORGANISASI ...........................................................

23

E. LATAR BELAKANG MASALAH ................................................

25

F. PERUMUSAN MASALAH ............................................................

28

G. TUJUAN PENELITIAN ..................................................................

29

H. MANFAAT PENELITIAN ..............................................................

29

BAB IILANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN .......................................

30

A. LANDASAN TEORI........................................................................

30

1. Pengertian Sistem dan Prosedur.................................................. commit to user

30

viii


digilib.uns.ac.id

2. Pengertian Sistem Akuntansi ......................................................

31

3. Sistem Akuntansi Pemerintahan .................................................

33

4. Sistem Pengendalian Intern .........................................................

36

5. Sistem Penggajian ........................................................................

40

B. ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................

41

1. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) .........

40

2. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian Menurut Teori ......

51

3. Evaluasi Sistem Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) ........................................

57

BAB IIITEMUAN ................................................................................................

65

A. Kelebihan ...........................................................................................

65

B. Kelemahan .........................................................................................

66

BAB IVPENUTUP...............................................................................................

68

A. Kesimpulan .........................................................................................

68

B. Saran ...................................................................................................

70

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1

Halaman

Struktur Organisasi Pemkot Surakarta ......................................................

24

II.1 Tabel Tunjangan Jabatan Struktural ..........................................................

42

II.2 Flowchart Fungsi Kepegawaian pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta......................................................................................................

60

II.3 Flowchart Fungsi Pembuat Daftar Gaji pada Sistem Penggajian PemkotSurakarta .........................................................................................

61

II.4 Flowchart Fungsi Akuntansi pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta ....................................................................................................

62

II.5 Flowchart Fungsi Keuangan pada Sistem Penggajian Pemkot Surakarta ....................................................................................................

commit to user

x

63


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

1.

Surat Pernyataan Penulisan Tugas Akhir

2.

Surat Keterangan Magang dari Pemkot Surakarta

3.

Daftar Pembayaran Gaji Pegawai Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta

4.

Daftar Rincian Gaji Pegawai

5.

Surat Pengantar Gaji

6.

Rekap Gaji Induk Bagian Perekonomian

7.

Daftar Rincian Jumlah Pegawai dan Belanja Pegawai Daerah

8.

Daftar Tunjangan Pegawai

9.

Daftar Perbedaan Jumlah Pegawai dan Pembayaran

10.

Daftar Rincian Jumlah Pegawai dan Tunjangan Struktural dan Fungsional

11.

Daftar Gaji Tabungan Perumahan

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

ABSTRAKSI

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)

HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057

Dalam penulisan karya ini, dibahas mengenai prosedur penggajian karyawan di Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), karena di tempat tersebut bentuk pembayaran finansial kepada karyawannya adalah berupa gaji. Sistem akuntansi adalah suatu formulir, buku catatan, prosedur, alat-alat yang digunakan untuk kepentingan kegiatan suatu perusahaan yang menghasilkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan. Sistem akuntansi penggajian pada Pemkot Surakarta terdiri dari beberapa prosedur sebelum gaji dapat diterima oleh karyawan, yaitu prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, dan prosedur pembayaran gaji karyawan. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian antara lain: fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Hasil penelitian penulis menemukan kelemahan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta yaitu penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Kelebihannya, setiap potongan gaji maupun tunjangan gaji, selalu didasarkan pada surat potongan dan tunjangan yang telah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Berdasarkan kelemahan yang terdapat pada sistem akuntansi penggajian perusahaan, penulis mencoba memberikan saran pada perusahaan yaitu sebaiknya Perlu diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kinerja pegawai. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan jadwal tidak teratur. Hal ini mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai peraturan yang telah ditetapkan. Kata kunci: Sistem akuntansi, sistem akuntansi penggajian, prosedur penggajian, fungsi yang terkait dalam penggajian, dokumen yang digunakan dalam penggajian commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PNS PADA PEMKOT SURAKARTA (BAG PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA) HERVIANY MONA ROHMANIATY F3309057 In writing this work, discussed the employee's payroll procedures in Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), because in the form of financial payments to the employees is a paycheck. The accounting system is a form, the book notes, procedures, tools used for the benefit of the activities of a company that produces a report required by the party requires. Payroll accounting system in Pemkot Surakarta consists of several procedures before it can pay received by employees, the present time recording procedures, the procedures of payroll, and employee payroll procedures. Related functions within the payroll system include: staffing functions, timer functions, payroll functions makers, financial functions and accounting functions. The study authors found a weakness in Pemkot Surakarta payroll system is the use of data at present there is no supervision by a timer function that oversees the employees who are actually present. Surplus, every piece of salary and salary allowances, always based on deductions and allowances that a letter had been authorized by the personnel function. Based on the weaknesses contained in the company's payroll accounting system, the author tries to give advice on which company should need to be made a sudden inspection on the performance of employees. Checks and carried out without prior notice and an irregular schedule. This encourages employees to perform their duties according to predetermined rules.

Keywords: accounting system, payroll accounting system, payroll procedures, functions involved in payroll, payroll documents used in

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM ORGANISASI Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah, memberikan kewenangan kepada daerah provinsi/ kabupaten/ kota untuk mengurus dan memajukan daerahnya sendiri. Hal ini diarahkan untuk

mempercepat terwujudnya

kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan, dan pemberdayaan peran serta masyarakat. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No 6 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta dan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran Tugas, Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta. Tugas Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta adalah menyusun perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan dan fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan daerah di bidang Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi dan Pemberdayaan Masyarakat. Adapun Fungsi Bagian Administrasi Perekonomian Setda Kota commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


Surakarta adalah perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang perekonomian.

B. VISI DAN MISI 1. VISI Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus diwujudkan pada masa yang akan datang. Seperti diketahui bersama bahwa visi Bagian Perekonomian Sekretariat

Daerah Kota Surakarta sebagai

berikut:

”Terwujudnya

administrasi perumusan kebijakan di bidang perekonomian Kota Surakarta yang efisien, efektif dan akuntabel”. 2. MISI Sedangkan Misi Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah, sebagai berikut: a. Koordinasi perumusan kebijakan dan pelaksanaan tugas perangkat daerahdi bidang perekonomian daerah. b. Pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang bidang Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi

dan

Pemberdayaan Masyarakat. c.

Pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintah daerah di bidang di bidang Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah commit to user

3 digilib.uns.ac.id


(UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD),

Pengembangan

Masyarakat;Pelaksanaan

lnvestasi

dan

pelayanan

dan

Pemberdayaan

administrasi

bidang

Pariwisata, Pertanian, Lingkungan Hidup, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Perindustrian dan Perdagangan, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Pengembangan lnvestasi

dan

Pemberdayaan Masyarakat.

C. DESKRIPSI JABATAN Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota Surakarta) akan dijelaskan dalam sub pokok deskripsi jabatan. Adapun yang dimaksud dengan deskripsi jabatan di sini adalah uraian tertulis atau penggambaran mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi. Deskripsi jabtatan dalam struktur organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota Surakarta) akan dijelaskan sebagai berikut ini. 1. SETDA (Sekretariat Daerah). Tugas dan tanggung jawab Sekretariat Daerah antara lain: a. Menyelenggarakan penyusunan kebijakan pemerintah daerah. b. Menyelenggarakan

koordinasi

pelaksanaan

tugas

Inspektorat,

Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, commit to user

4 digilib.uns.ac.id


Rumah sakit Daerah, Lembaga Lain Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. c. Menyelenggarakan pelaksanaan sebagaian urusan otonomi daerah, pemerintahan umum, hukum dan HAM, kerja sama, administrasi keuangan daerah, perangkat daerah, dan persandian. d. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah. e. Menyelenggarakan

pembinaan

administrasi

dan

aparatur

pemerintahan daerah. f. Menyelenggarakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2. Asisten Pemerintahan. Tugas dan tanggung jawab Asisten Pemerintahan antara lain: a. Mengkoordinasikan perumusan kebijakan daerah. b. Penyelenggaraan tugas operasional. c. Membina, memfasilitasi, memantau, mengevaluasi, dan pelaporan di bidang pemerintahan umum, hukum, HAM, dan kerjasama. 3. Bagian Pemerintahan Umum. Tugas dan tanggung jawab Bagian Pemerintahan Umum antara lain: a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian. b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. commit to user

5 digilib.uns.ac.id


c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Melaksanaan pengelolaan kesekretariatan, meliputi: perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum, dan kepegawaian. 4. Kepala Sub Bagian Administrasi Pemerintahan Umum. Tugas

dan

tanggung jawab

Kepala Sub

Bagian

Administrasi

Pemerintahan Umum antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Administrasi Pemerintahan Umum berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang administrasi. e. Melakukan fasilitasi penyediaan dan pengelolaan prasarana fisik pemerintahan, melakukan fasilitasi pemilihan Walikota dan Wakil Walikota. commit to user

6 digilib.uns.ac.id


5. Kepala Sub Bagian Otonomi Daerah. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Otonomi Daerah antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Otonomi Daerah berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Memfasilitasi penyusunan kebijakan, pedoman, dan petunjuk teknis pembinaan

penyelenggaraan

otonomi

daerah

sesuai

dengan

kemampuan daerah dan kewenangan yang dimiliki. e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dibidang otonomi daerah. f. Melakukan pemantauan, pengendalian, dan evaluasi otonomi daerah. g. Melakukan

pembinaan

teknis,

pengawasan,

penyelenggaraan pemerintah kecamatan dan kelurahan. h. Melakukan pembinaan lembaga kemasyarakatan.

commit to user

dan

evaluasi

7 digilib.uns.ac.id


6. Kepala Sub Bagian Administrasi Penataan Wilayah. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Administrasi Penataan Wilayah antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Administrasi Penataan Wilayah berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Administrasi Penataan Wilayah. 7. Bagian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Tugas dan tanggung jawab Bagian Hukum dan Hak Asasi Manusia antara lain: a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian. b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas.

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. e. Melaksanaan pengelolaan kesekretariatan, meliputi: Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum, dan Kepegawaian. f. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD, dan EKPPD bagian. g. Menerapkan standar pelayanan minimal. 8. Sub Bagian Peraturan Perundang-Undangan. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Peraturan Perundang-Undangan antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Peraturan Perundang-Undangan berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Menghimpun

dan

mempelajari

peraturan

perundang-undangan,

kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan. e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang peraturan perundang-undangan.

commit to user

9 digilib.uns.ac.id


f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang peraturan perundang-undangan. 9. Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Menghimpun dan mempelajari peraturan

perundang-undangan,

kebijakan teknis, pedoman, dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan. 10. Sub Bagian Dokumentasi Hukum. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Dokumentasi Hukum antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Dokumentasi Hukum berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

commit to user

10 digilib.uns.ac.id


c. Mempelajari, menelaah peraturan peundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. d. Menghimpun

dan

mempelajari

peraturan

perundang-undangan,

kebijakan teknis, pedoman, dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan. e. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Dokumentasi Hukum. f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang dokumentasi dan informasi hukum. g. Melakukan penyiapan bahan pembinaan, konsultasi, fasilitasi, dan informasi di bidang dokumentasi dan informasi hukum. 11. Kepala Bagian Kerjasama. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Kerjasama antara lain: a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian. b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan bagian sesuai dengan bidang tugas. 12. Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri antara lain:

commit to user



a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Kerjasama Dalam Negeri. 13. Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri berdasarkan rencana kerja bagian. b. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Kerjasama Luar Negeri. c. Melakukan penyiapan naskah kerjasama luar negeri. 14. Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat. Tugas dan tanggung jawab Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat antara lain: a. Menyelenggarakan koordinasi perumusan kebijakan, pelaksanaan tugas dan fasilitasi di bidang penanggulangan bencana, kesehatan, sosial,

transmigrasi,

perlindungan

anak,

tenaga keluarga

kerja,

pemberdayaan

berencana,

agama,

perempuan, perencanaan

pembangunan, pekerjaan umum, budaya, pariwisata, badan usaha daerah, penanaman modal, dan pemberdayaan masyarakat. commit to user



b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya. 15. Kepala Bagian Perekonomian. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Perekonomian antara lain: a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian. b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Menerapkan standar pelayanan minimal. d. Menyusun kebijakan teknis di bidang perekonomian rakyat. 16. Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha Daerah. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha Daerah antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Pengembangan Usaha Daerah berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Pengembangan Usaha Daerah. d. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka menjaga stabilitas perekonomian daerah. 17. Kepala Sub Bagian Infrastruktur Perekonomian. Tugas

dan

tanggung

jawab

Kepala

Perekonomian antara lain: commit to user

Sub

Bagian

Infrastruktur



a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Infrastruktur Perekonomian berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Infrastruktur Perekonomian. d. Melakukan penyiapan bahan kebijakan dalam rangka penyaluran beras miskin (raskin). 18. Sub Bagian Perekonomian Rakyat. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Perekonomian Rakyat antara lain: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Perekonomian Rakyat berdasarkan rencana kerja bagian. b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Melakukan pemantauan kebijakan di bidang perekonomian rakyat dan pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). d. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang Perekonomian Rakyat. e. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang perekonomian rakyat. 19. Kepala Bagian Administrasi Pembangunan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi Pembangunan antara lain:

commit to user



a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Bagian. b. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas di bidang administrasi pembangunan. c. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang adminstrasi pembangunan. d. Melaksanakan koordinasi untuk proses pengadaan barang dan jasa. e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. 20. Sub Bagian Penyusunan Program. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Penyusunan Program antara lain: a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang penyusunan program. b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang penyusunan program. c. Melakukan fasilitasi kegiatan-kegiatan dalam rangka penyusunan program. d. Memberikan pelayanan fasilitasi konsultasi dan informasi di bidang penyusunan program. e. Melakukan penyiapan administrasi swakelola dalam pengelolaan kegiatan. 21. Sub Bagian Pengendalian Program. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Pengendalian Program antara lain: a. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara. commit to user



b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran. c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran. d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas. e. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat, dan protokol. 22. Sub Bagian Pelaporan. Tugas dan tanggung jawab Sub Bagian Pelaporan antara lain: a. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang pelaporan. b. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. c. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. d. Melaporkan

hasil

pelaksanaan

tugas

kepada

atasan

sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. e. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 23. Kepala Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat. Tugas dan Tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat antara lain: a. Menyusun kebijakan teknis di bidang kesejahteraan. b. Menerapkan standar pelayanan minimal. c. Menyusun kebijakan teknis di bidang agama, pendidikan, dan kebudayaan. d. Menyusun kebijakan teknis di bidang pemuda dan olah raga. e. Melaksanakan pelayanan administrasi di bidang kesejahteraan rakyat. commit to user



24. Kepala Sub Bagian Kesejahteraan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Kesejahteraan antara lain: a. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara. b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran. c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran. d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas. e. Melakukan pembuatan data gaji pegawai. 25. Kepala Sub Bagian Agama. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Agama antara lain: a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan. b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan. c. Melakukan penyiapan bahan fasilitasi di bidang keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan. d. Melakukan fasilitasi di bidang keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan. e. Melakukan

pemantauan, evaluasi, dan

pelaporan

di bidang

keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan. 26. Kepala Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga antara lain: commit to user



a. Menyusun rencana kerja Sub Bagian Pemuda dan Olah Raga berdasarkan rencana kerja bagian. b. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang kepemudaan dan olah raga. c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah di bidang kepemudaan dan olah raga. d. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan kepemudaan dan olah raga. e. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang kepemudaan dan olah raga. 27. Asisten Administrasi. Tugas dan tanggung jawab Asisten Administrasi antara lain: a. Menyelenggarakan koordinasi perumusan kebijakan, pelaksanaan tugas dan fasilitasi di bidang Organisasi dan Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Keuangan, Pendapatan, Arsip, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat, Urusan Umum, Statistik, Penelitian, dan Pelayanan Perizinan. b. Menyelenggarakan koordinasi pelayanan administrasi dan teknis di bidang Organisasi dan Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Keuangan, Pendapatan, Arsip, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat, Urusan Umum, Statistik, Penelitian, dan Pelayanan Perizinan. c. Mengadakan

koordinasi pemantauan, evaluasi, dan

pelaporan

kebijakan pemerintahan daerah di bidang Organisasi dan Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Keuangan, Pendapatan, Arsip, commit to user



Perpustakaan, Hubungan Masyarakat, Urusan Umum, Statistik, Penelitian, dan Pelayanan Perizinan. 28. Kepala Bagian Organisasi. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Organisasi antara lain: a. Menyusun kebijakan teknis di bidang kelembagaan. b. Menyusun kebijakan teknis di bidang ketatalaksanaan. c. Menyusun kebijakan teknis di bidang akuntabilitas dan kinerja aparatur. d. Melaksanakan koordinasi dan penyusunan LAKIP Pemerintah Kota. e. Melaksanakan sosialisasi di bidang kelembagaan, akuntabilitas dan kinerja aparatur pemerintahan daerah, dan ketatalaksanaan. 29. Kepala Sub Bagian Kelembagaan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Kelembagaan antara lain: a. Melakukan fasilitasi penyusunan kelembagaan perangkat daerah. b. Melakukan penyiapan bahan pengembangan kapasitas kelembagaan perangkat daerah. c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan analisis dan formasi jabatan. d. Melakukan pemantauan dan evaluasi kelembagaan perangkat daerah. e. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang kelembagaan. 30. Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan antara lain:

commit to user



a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang ketatalaksanaan. b. Melakukan penyiapan bahan penyusunan standardisasi indeks biaya kegiatan. c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan tata naskah dinas. d. Melakukan penyiapan bahan forum komunikasi pendayagunaan aparatur negara. e. Melakukan penyiapan bahan pembinaan pelayanan publik. 31. Kepala Sub Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur antara lain: a. Melakukan penyusunan penetapan kinerja. b. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan LAKIP. c. Melakukan penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU). d. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kinerja perangkat daerah. e. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran. 32. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol antara lain: a. Menyusun kebijakan teknisdi bidang pemberitaan. b. Menyusun kebijakan teknis di bidang protokol. commit to user



c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas di bidang Hubungan Masyarakat dan Protokol. d. Melaksanakan pengolahan dan analisa opini publik sebagai bahan perumusan kebijakan pemerintah kota. e. Melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler. 33. Kepala Sub Bagian Pemberitaan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pemberitaan antara lain: a. Melakukan penyiapan bahan jumpa pers. b. Melakukan penyiapan bahan naskah sambutan. c. Melakukan peliputan acara-acara kegiatan pemerintah kota. d. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang pemberitaan. e. Melakukan penyiapan bahan pemberitaan kegiatan pemerintah kota melalui media cetak dan elektronik. 34. Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi antara lain: a. Melakukan penghimpunan berita dari media massa. b. Melakukan pengolahan dan analisa berita sebagai bahan pertimbangan pemecahan masalah. c. Melakukan perekaman, penyajian data, dan pameran hasil liputan kegiatan pemerintah kota. d. Melakukan pelayanan informasi masyarakat. commit to user



e. Mengelola data dan dokumentasi pegawai. 35. Kepala Sub Bagian Protokol. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Protokol antara lain: a. Melakukan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler. b. Melakukan penyiapan bahan administrasi perjalanan dinas. c. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang protokol. d. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang protokol. e. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. 36. Kepala Bagian Umum. Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Umum antara lain: a. Menyusun kebijakan teknis di bidang Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi. b. Menyusun kebijakan teknis di bidang rumah tangga dan keuangan. c. Menyusun kebijakan teknis di bidang perlengkapan. d. Melaksanakan

penyediaan

sarana

dan

prasarana

tamu

yang

memerlukan pelayanan yang bersifat reguler. e. Melaksanakan

sosialisasi

di

bidang

kesekretariatan,

sandi

telekomunikasi, rumah tangga, keuangan, dan perlengkapan. 37. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi antara lain: commit to user



a. Melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di bidang Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi. b. Meyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam

bentuk

Rencana Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis dan rencana kerja bagian. c. Mengelola data dan dokumentasi pegawai. 38. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan. Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan antara lain: a. Melakukan pengawasan laporan admnistrasi keuangan bendahara. b. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran. c. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran. d. Melakukan

admnistrasi

pembukuan,

pertanggungjawaban,

dan

laporan keuangan. e. Melakukan penghimpunan dan pengolahan data dan informasi yang berhubungan dengan urusan rumah tangga dan keuangan. 39. Kepala Sub Bagian Perlengkapan Tugas dan tanggung jawab Kepala Sub Bagian Perlengkapan antara lain: a. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas, b. Mengurus kelancaran operasional kendaraan dinas, c. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang perlengkapan, d. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan perlengkapan, commit to user



e. Melakukan penghimpunan serta pengolahan data dan informasi yang berhubungan dengan pengelolaan perlengkapan di Sekretariat Daerah.

D. STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi sangat penting bagi perkembangan suatu instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Struktur organisasi merupakan suatu susunan yang sistematik untuk mempermudah satuan pemberi perintah kepada satuan penerima/ pelaksana perintah. Susunan organisasi Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Kota Surakarta) dapat dilihat pada bagan sebagai berikut ini.

commit to user

24

Susunan organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut: Sekretaris Daerah

Asisten Pemerintahan

Bagian Pemerintahan Umum

Asisten Ekonomi, Pembangunan, dan Kesra

Bagian

Bagian

Bagian

Bagian

Hukum

Kerjasama

Perekonomian

Administrasi

Asisten Administrasi

Bagian Kesejahteraan Rakyat

Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Pembangunan

Dan HAM

Subbagian Administrasi Pemerintahan Umum

Subbagian Peraturan PerundangUndangan

Subbagian Kerjasama Dalam Negeri

Subbagian Otomi Daerah

Subbagian Bantuan Hukum dan HAM

Subbagian Kerjasama Luar Negeri

Subbagian Administrasi Penataan Wilayah

Subbagian Dokumentasi Hukum

Subbagian Pengembangan Usaha Daerah

Subbagian Penyusunan Program

Subbagian Infrastruktur Perekonomian

Subbagian Pengendalian Program

Subbagian Perekonomian Rakyat

Subbagian Pelaporan

Bagian

Bagian

Humas dan

Umum

Protokol

Subbagian

Subbagian

Kesejahteraan

Kelembagaan

Subbagian Agama, Pendidikan Dan kebudaaan Subbagian Pemuda dan Olah raga

Subbagian Ketatalaksanaan

Subbagian Pendayaguna an Aparatur dan Kepegawaian

Subbagian Publikasi dan Dokumentasi Subbagian Analisis dan Kemitraan Media

Subbagian TU Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi

Subbagian Rumah Tangga & Keuangan Subbagian

Subbagian

Perlengkapan

Protokol

24

Gambar I.1 Struktur Organisasi (Setda Kota Surakarta)



E. LATAR BELAKANG MASALAH Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab manajemen Sumber Daya Manusia. Menurut Mulyadi (2001: 373) sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian, memantau, atau mengawasi, dan mengendalikan gaji pegawai. Gaji merupakan suatu balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji juga disebut upah. Keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi berupa imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas profesi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan antara gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedangkat seseorang menerima upah apabila ikatan kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan setiap bulan, sedangkan upah diberikan setiap hari atau setiap minggu. Besar gaji pokok yang diberikan kepada seorang pegawai biasanya tergantung dari latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan, maupun pengalaman kerja. Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai penggajian karyawan di Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), karena di tempat tersebut bentuk pembayaran finansial kepada karyawannya adalah berupa gaji. Untuk dapat memberikan gaji kepada karyawannya, Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) memerlukan suatu sistem penggajian yang dapat memperlancar arus pemberian gaji kepada para commit to user



karyawannya. Sistem tersebut telah diterapkan, namun pada kenyataannya di Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sistem penggajian karyawannya tidak memerlukan langkah rumit seperti yang penulis pelajari selama ini, cukup dengan melibatkan karyawan bagian yang berwenang mengurusi masalah penggajian karyawan. Pembayaran gaji merupakan kegiatan yang mutlak harus dilakukan perusahaan dalam menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini dikarenakan menyangkut tenaga-tenaga pelaksana yang selalu berupaya secara terus-menerus untuk memajukan usahanya. Sistem akuntansi menjadi sarana yang penting untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk informasi penggajian, serta juga dapat digunakan sebagai alat bantu mendeteksi penyimpangan yang terjadi. Mengingat pentingnya sistem dan prosedur yang diharapkan dapat memberikan data dan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, dan dapat membantu manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan. Untuk itu manajemen harus menciptakan sistem dan prosedur penggajian yang handal dan dapat dipercaya. Berdasarkan penelitian Widitiarga (2008) yang mengevaluasi tentang evaluasi sistem penggajian RSUD Kayen Kabupaten Pati. Hasil penelitiannya adalah kelemahan sistem penggajian karyawan bagian kepegawaian pada sekretariat daerah kota surakarta. Kelemahannya antara lain pembuatan daftar gaji tidak dilakukan oleh bagian kepegawaian RSUD Kayen, karena bagian commit to user



kepegawaian mempunyai berbagai informasi operasi seperti nama pegawai, jumlah pegawai, jenis golongan, dan masa kerja pegawai. Berbeda dengan penelitian yang dilakukan Agustian (2011) yang meneliti tentang evaluasi sistem penggajian pada RSUD Dr. Moowardi Surakarta. Hasil penelitiannya adalah kelemahan pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Tidak adanya bukti hadir karyawan atau absensi karyawan akan berdampak pada banyaknya penyelewengan-penyelewengan yang dilakukan karyawan terhadap sistem penggajian yang diterapkan oleh instansi dan juga berpengaruh pada kualitas kerja karyawan itu sendiri. Penelitian yang telah dilakukan oleh Sari (2008) yang meneliti tentang evaluasi sistem akuntansi penggajian pada PT Pos Indonesia (PERSERO) Surakarta. Hasil penelitiannya mengenai evaluasi sistem akuntansi penggajian pada PT Pos Indonesia (PERSERO). Perusahaan terlalu memberikan wewenang yang berlebih terhadap bagian SDM dan ADM subbagian kesejahteraan pegawai dalam sistem penggajian perusahaan. Bagian ini hanya bertugas membuat daftar gaji dan membayar gaji karyawan. Tidak ada pengecekan oleh bagian lain mengenai kebenaran daftar gaji yang dibuat oleh bagian SDM dan ADM subbagian kesejahteraan pegawai. Sistem penggajian pada Pemkot Surakarta menggunakan prosedur pencatatan waktu hadir yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan pegawai. Akan tetapi, pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta ini tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi commit to user



pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Selain itu, rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk meneliti sistem penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) dengan mengambil tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)”.

F. PERUMUSAN MASALAH Dalam menyusun tugas akhir penulis mengemukakan perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem penggajian yang diterapkan Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) saat ini?

commit to user



2. Apakah sistem akuntansi penggajian sudah diterapkan dengan baik dalam proses penggajian PNS pada Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Surakarta)?

G. TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan latar belakang penelitian dan perumusan masalah yang telah diuraikan di atas, maka tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan sistem penggajian Pegawai Negeri Sipil pada Pemerintah Kota Surakarta (Bagian Perekonomian SETDA Surakarta).

H. MANFAAT PENELITIAN Manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut ini. 1. Manfaat teoritis Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk menambah pemahaman mengenai sistem penggajian serta sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya yang mengadakan penelitian lebih lanjut dengan topik yang sama. 2. Manfaat praktis a. Bagi pemerintah Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan evaluasi sistem penggajian Pegawai Negeri Sipil dalam Pemerintahan. b. Bagi peneliti Dapat digunakan sebagai wacana dan sarana pembanding antara teori commit to user yang diperoleh selama di bangku kuliah dengan keadaan sebenarnya.


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. LANDASAN TEORI 1. Pengertian Sistem dan Prosedur a. Pengertian Sistem Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Harnanto (1987: 391) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang diintregasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan. Menurut Jogiyanto (2000: 29) sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Berdasarkan definisi tentang sistem diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah serangkaian unsur yang saling berkaitan, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu guna menangani kegiatan perusahaan yang sifatnya berulang-ulang atau rutin. b. Pengertian Prosedur Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk commit to user menjamin penanganan secara seragam transaksi yang terjadi berulang30



ulang (Mulyadi, 2001: 5). Menurut Harnanto ( 1987: 391) prosedur adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses atau operasi) yang diperlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. Menurut Jogiyanto (2000: 29) prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi dan yang berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan kas, dan sebagainya. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan. 2. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan

laporan

menyediakan

informasi

yang dikoordinasi sedemikian yang

dibutuhkan

oleh

rupa untuk

manajemen

guna

memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Howard F. Steffler dalam Baridwan (1990: 3) sistem akuntansi adalah formulirformulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dan menghasilkan suatu bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihakpihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga

pemerintah

untuk

menilai

hasil

operasi

suatu

perusahaan. Menurut Jogiyanto (2000: 23) sistem akuntansi adalah sistem commit to user



yang terdiri dari kegiatan-kegiatan manusia yang menjalankan kegiatankegiatan tersebut, alat-alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan yang ada dalam suatu organisasi guna menyajikan suatu informasi keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan terutama pengelola perusahaan. Berdasarkan penjelasan mengenai sistem akuntansi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah suatu formulir, buku catatan, prosedur, alat-alat yang digunakan untuk kepentingan kegiatan suatu perusahaan yang menghasilkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan. Menurut Mulyadi (2001: 3-5) unsur-unsur yang terdapat dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut ini: a) Formulir Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen. b) Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. c) Buku Besar (General Ledger) Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekeningcommit to user



rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d) Buku Pembantu Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e) Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok barang yang terjual, laporan biaya pemasaran, dan daftar umur piutang. 3. Sistem Akuntansi Pemerintahan a. Sistem Akuntansi Pemerintahan Indonesia Akuntansi pemerintahan di Indonesia yang berlaku hingga saat ini dikenal dengan istilah pembukuan anggaran. Pada masa pemerintahan penjajahan Belanda yang baru berakhir sekitar 60 tahun yang lalu, dikenal serangkaian pengetahuan tata buku dengan berbagai variasi. Rangkaian tata buku tersebut dikenal sebagai tata buku tunggal, tata buku berpasangan, tata buku kameral, tata buku lanjutan/pabrik, dan Administrasi Perusahaan Modern (APM). Khusus mengenai tata buku kameral secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut ini. commit to user



1) Tata buku kameral digunakan oleh badan-badan non profit yang berlandaskan

atas

anggaran

belanja termasuk badan-badan

pemerintahan. 2) Buku-buku yang digunakan terdiri dari: a) Buku kas/bank biasa/tabelaris, berbentuk skontro. Sisi debit (kiri) digunakan untuk penerimaan tunai dan sekaligus mencatat sumber/jenis/mata anggaran yang bersangkutan. Sisi kredit (kanan) digunakan untuk mencatat pembayaran tunai dan sekaligus mencatat jenis/mata anggarannya. b) Buku jenis/mata anggaran, berbentuk daftar untuk setiap jenis/mata anggaran yang ditetapkan untuk satu tahun ditulis dibelakang nomor dan nama jenis/mata anggaran sebagai heading. 3) Secara periodik dan di akhir tahun anggaran dibuatlah rekapitulasi (ikhtisar) dari buku jenis/mata anggaran tersebut. 4) Pada akhir tahun juga disusun: neraca, daftar lebih atau kurang anggaran dan realisasi, dan daftar hasil/tanggungan (semacam rugi/laba). 5) Semua pembukuan bersifat tunai, jadi menggunakan cash basis. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa pada dasarnya akuntansi pemerintahan di Indonesia didasarkan atas tatacara sebagai berikut ini. commit to user



1) Pembukuan kameral. 2) Menggunakan cash basis of accounting. Kebaikan dari sistem ini adalah penatausahaan yang sederhana dan mudah dilaksanakan, serta pendapatan dan belanja bersifat sangat realistis, karena semua bersifat tunai. b. Karakteristik organisasi publik (pemerintah) Beberapa karakteristik dari organisasi publik (pemerintah) yang bersifat nonprofit adalah sebagai berikut: 1) Organisasi nonprofit tidak mempunyai motif mencari laba atau dengan kata lain motif mendapatkan keuntungan bukanlah tujuan utama bagi organisasi jenis ini. 2) Organisasi nonprofit ini dimiliki secara kolektif, artinya adalah hak pemilikan tidak ditujukan oleh saham yang dapat dimiliki secara perseorangan yang dapat dijualbelikan. 3) Pihak-pihak yang memberikan sumber keuangan kepada organisasi nonprofit ini, tidak harus menerima imbalan langsung, baik berupa barang, uang, atau jasa. c. Sumber dana Pemerintah dalam memperoleh sumber dana mempunyai keunikan, karena dapat memaksa adanya sumbangan dana (kontribusi dana) dari masyarakat yang antara lain dapat berbentuk pajak atau pungutanpungutan lain yang resmi dari pemerintah. commit to user



4. Sistem Pengendalian Intern Perlu adanya suatu struktur pengendalian intern yang baik dalam suatu organisasi agar mampu mengolah data dan informasi yang diperoleh menjadi laporan keuangan yang bermanfaat bagi pengguna baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, untuk menghindari adanya risiko yang begitu besar dalam pengumpulan data dan informasi. Hal ini yang dilakukan pihak manajemen, sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. a. Pengertian sistem pengendalian intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi

dan

mendorong

dipatuhinya

kebijakan

manajemen, Mulyadi (2001: 163). b. Tujuan sistem pengendalian intern Dari definisi tersebut pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Tujuan dari sistem pengendalian intern adalah: commit to user



1) Menjaga kekayaan organisasi. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. c. Unsur-unsur sistem pengendalian intern Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada beberapa prinsip-prinsip: a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan

suatu

kegiatan,

setiap

kegiatan

dalam

perusahaan memerlukan otorisasi dari manager fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

commit to user



2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk mengotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi, misal dalam penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna nengawasi pelaksanaan otorisasi. 3) Praktik yang sehat untuk melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pada umumnya ada beberapa cara yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat, cara-cara tersebut adalah: a) Penggunaan

formulir

bernomor

urut

tercetak

yang

penggunaannya harus dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang. b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit), hal ini dilakukan untuk mendorong agar karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c) Setiap transaksi tidak boleh dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang. commit to user



d) Perputaran jabatan (job rotation) dilakukan secara rutin agar dapat menjaga indepensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaannya dengan catatannya. 4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Dalam struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat semua tergantung pada manusianya. Untuk itu dalam sistem pengendalian suatu perusahaan diperlukan karyawan yang kompeten dan jujur. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan seperti: a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Disini pihak manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan

syarat-syarat

yang

dipenuhi

oleh

calon

karyawan. b) Pengembangan

pendidikan

karyawan

selama

menjadi

karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. commit to user



5. Sistem Penggajian Sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut suatu pola yang terorganisasi atau terpadu untuk melaksanakan suatu kegiatan pembayaran atau kompensasi atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang meliputi pencatatan, penyiapan, sampai dengan pembayaran gaji. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, laporan kepada pemerintah, dan persyaratan untuk kepegawaian lainnya. Pengertian

gaji menurut

Mulyadi

(2001:373)

adalah

merupakan

pembayaran pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan tidak berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Gaji bersih atau penghasilan bersih adalah keseluruhan jumlah uang yang diterima oleh karyawan, yaitu jumlah gaji pokok ditambah dengan segala macam tunjangan dalam bentuk uang (misalnya tunjangan transportasi, uang makan), dan telah dikurangi dengan kewajiban-kewajiban yang harus dibayar oleh karyawan yang bersangkutan (misalnya pajak penghasilan).

B. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 1. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) commit to user



Sistem penggajian adalah sistem yang digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan. Formula yang dipakai untuk menentukan besarnya gaji bersih yang diterima PNS adalah sebagai berikut ini. GAJI BERSIH = GAJI KOTOR – POTONGAN GAJI KOTOR = GAJI POKOK + TUNJANGAN *Potongan: PPh pasal 21, Taperum, Askes,dan IWP. *Tunjangan: tunjangan fungsional, tunjangan struktural, tunjangan umum, tunjangan beras, tunjangan PPh 21, tunjangan istri atau suami, tunjangan anak, tunjangan askes. Unsur-unsur yang mempengaruhi pembayaran gaji adalah sebagai berikut ini: a. Gaji pokok Gaji pokok adalah gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah pusat. Gaji pokok disesuaikan dengan pangkat atau golongan yang disandang oleh pegawai. Semakin tinggi pangkat atau golongan yang disandang maka akan semakin tinggi pula gaji yang dibayarkan. b. Tunjangan Tunjangan yang diberikan kepada karyawan karena kebijakankebijakan yang telah ditetapkan dan diatur dalam peraturan presiden. Macam-macam tunjangan yang terdapat dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) adalah sebagai berikut: commit to user



1) Tunjangan fungsional Dasar hukum dari tunjangan ini adalah peraturan presiden republik Indonesia nomor 47 tahun 2006. Golongan 3 : Rp 185.000,00 Golongan 2 : Rp 180.000,00 Golongan 1 : Rp 180.000,00 2) Tunjangan struktural Dasar hukum dari tunjangan ini adalah peraturan presiden republik indonesia nomor 3 tahun 2006. Macam tunjangan struktural adalah sebagai berikut ini:

No

Tunjangan Jabatan Struktural Tabel II.1 Eselon

1 2 3

II A III A IV A

Eselon 2, yaitu Kepala Bagian: Rp 440.000,00 Eselon 3, yaitu Kasubag: Rp 490.000,00 Eselon 4, yaitu Kasi (IVA) : Rp 540.000,00 3) Tunjangan umum 4) Tunjangan beras Tunjangan beras sebesar Rp 42.300/kg X 10 5) Tunjangan PPH 21 atau khusus yaitu 5% dari gaji pokok 6) Tunjangan istri/suami commit to userdengan gaji pokok X 10% Tunjangan istri/suami dihitung



7) Tunjangan anak Tunjangan anak dihitung dengan gaji pokok X 5% 8) Tunjangan askes c. Potongan Unsur-unsur yang ada dalam potongan gaji terdiri atas: 1) PPH 21 2) TAPERUM TAPERUM adalah suatu potongan yang digunakan untuk tabungan pembelian kredit perumahan. Golongan 4 : Rp 10.000,00 Golongan 3 : Rp 7.000,00 Golongan 2 : Rp 5.000,00 3) ASKES yaitu 2% dari gaji pokok. 4) IWP (Iuran Wajib Pegawai) yaitu 10% dari gaji pokok. Pembahasan sistem penggajian yang diterapkan pada Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta) adalah sebagai berikut. 1. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian: a. Fungsi kepegawaian Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi kepegawaian adalah bagian kepegawaian yang mempunyai tugas mencari pegawai baru, menyeleksi calon pegawai, memutuskan penempatan pegawai baru. Sedangkan Kepala Sekretariat Daerah mempunyai tugas membuat surat keputusan tarif gaji dan upah pegawai, commit to user



kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu hadir Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi pencatat waktu hadir adalah bagian pencatat waktu hadir atau disebut dengan sekretaris. Fungsi pencatat waktu hadir berupa kartu pencatat waktu hadir yang ditandatangani pada saat apel pagi (masuk kantor) dan pada saat apel sore (pulang kantor). Kartu hadir kemudian diserahkan kebagian kepegawaian untuk membuat buku absensi atau rekap kehadiran pegawai. Kartu absensi terdapat dua rangkap, yang pertama untuk syarat penggajian dan yang kedua untuk arsip permanen. Bagi karyawan yang tidak masuk kantor ataupun ijin sakit, tidak akan mempengaruhi gaji mereka, karena mereka selalu dibayar penuh oleh pemerintahan kota Surakarta perbulan. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan teguran bagi mereka yang sering absen, dan tidak ada sanksi tegas untuk mereka yang sering tidak masuk kerja. c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi pembuat daftar gaji adalah bagian pembukuan gaji. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi berbagai tunjangan yang menjadi hak para pegawai dan berbagai commit to user



potongan yang menjadi beban setiap pegawai selama waktu pembayaran gaji. d. Fungsi keuangan Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi keuangan adalah bagian pengguna anggaran atau bagian umum. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencairkan SP2D gaji melalui bank yang sudah ditunjuk pemerintah daerah. Dalam hal ini, bank yang telah ditunjuk adalah BPD Jateng. e. Fungsi Akuntansi Pada Pemkot Surakarta, yang menjadi fungsi akuntansi adalah bagian pembuat daftar gaji. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat pembayaran gaji pegawai, beserta rincian tunjangan dan potongan pegawai. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian: a. Dokumen yang digunakan sebagai persyaratan penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS): 1) Surat keputusan Pegawai Negeri Sipil (PNS) 2) Surat keterangan keluarga 3) Akte nikah bagi yang sudah berkeluarga b. Dokumen yang digunakan

sebagai persyaratan

pendukung

(Dokumen Pendukung) perubahan gaji PNS: 1) Surat keputusan berkala bagi PNS 2) Surat keputusan kenaikan pangkat bagi PNS yang naik pangkat commit to user



3) Surat keterangan perubahan keluarga bagi PNS yang ada penambahan atau pengurangan jiwa 4) Surat keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural dan jabatan fungsional 5) Surat pernyataan melakukan tugas dalam jabatan struktural maupun jabatan fungsional 6) Surat Penyediaan Dana (SPD) 7) Surat Permohonan Pembayaran (SPP) gaji 8) Surat Perintah Membayar (SPM) 9) Surat Perintah Pencairan Dana (SPD) c. Kartu jam hadir Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap pegawai. Catatan jam hadir pegawai berupa kartu absensi rangkap dua, yang ditandatangani oleh pegawai saat apel pagi (masuk kantor) dan pada saat apel sore (pulang kantor). d. Daftar gaji Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini berisi gaji pokok pegawai yang dikurangi dengan potongan beras, PPh pasal 21, Askes, Taperum (sewa hutang rumah), dan ditambah dengan berbagai tunjangan diantaranya tunjangan suami atau istri, tunjangan anak, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan beras, PPh pasal 21, dan tunjangan askes. commit to user



e. Rekap Daftar Gaji Pada Pemkot Surakarta, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per golongan yang dibuat berdasarkan daftar gaji, yang diantaranya terdapat jumlah kotor bulan ini dan jumlah kotor bulan lalu. f. Amplop gaji Pada Pemkot Surakarta, uang gaji para pegawai diserahkan kepada setiap pegawai dalam amplop gaji. Pemkot surakarta belum memakai transfer rekening sebagai pemberian gaji, dan masih dalam tahap rencana untuk pemberian gaji melalui transfer rekening. g. Bukti Kas Keluar Pada Pemkot Surakarta, bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan telah mendapat persetujuan dari kepala bagian. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta, yaitu kartu penghasilan pegawai. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap pegawai. Selain itu, kartu penghasilan pegawai juga digunakan sebagai tanda terima gaji, commit to user



dengan ditandatanganinya kartu

tersebut oleh

pegawai yang

bersangkutan. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian: a. Prosedur pencatatan waktu hadir (fungsi kepegawaian): 1) Merekap dan mengecek daftar pegawai. 2) Berdasarkan

daftar

hadir

pegawai

tersebut,

bagian

kepegawaian membuat buku absensi rangkap dua. 3) Merekapitulasi gaji karyawan sesuai dengan golongan masing-masing sesuai dengan SK (Surat Keputusan). 4) Mengirimkan buku absensi lembar pertama dan hasil rekapitulasi penghasilan karyawan ke bagian pembuat daftar gaji. 5) Mengarsipkan buku absensi lembar ke dua secara permanen berdasarkan tanggal.

b. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah (fungsi pembuat daftar gaji): 1) Menerima buku absensi lembar pertama dan hasil rekapitulasi penghasilan pegawai dari bagian kepegawaian. 2) Berdasarkan buku absensi, pembuat daftar gaji kemudian menghitung gaji bersih pegawai, lalu membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji rangkap dua dan SPM (Surat Perintah Membayar) rangkap tiga, M1 (Mutasi Gaji) jika ada commit to user



perubahan, SPJ (Surat Pertanggung Jawaban), dan amplop gaji. SPJ tersebut biasanya dibuat tanggal 10 bulan sebelumnya. 3) Mengirimkan buku absensi lembar pertama, SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji lembar kedua, SPM lembar kedua, M1 (Mutasi Gaji), dan SPJ (Surat Pertanggung Jawaban)

yang

sudah

diotorisasi

oleh

pejabat

yang

bersangkutan ke bendahara umum pemegang kas daerah dinas pendapatan pengelolaan keuangan dan aset. 4) Mengirimkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) lembar ketiga dan SPM (Surat Perintah Membayar) gaji lembar pertama dan amplop gaji ke bendahara pengeluaran Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta). 5) Mengarsipkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji lembar pertama dan SPM (Surat Perintah Membayar) lembar ketiga dan hasil rekapitulasi secara permanen berdasarkan tanggal. c. Prosedur distribusi biaya gaji (fungsi akuntansi): 1) Menerima buku absensi lembar pertama, SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji lembar kedua dan SPM (Surat Perintah Membayar) lembar kedua, M1 (Mutasi Gaji), dan SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) dari bagian pembuat daftar gaji.

commit to user



2) Meneliti dan mengecek ulang dokumen-dokumen yang diterima dari bagian pembuat daftar gaji. 3) Berdasarkan dari dokumen-dokumen yang diterima dari bagian pembuat daftar gaji, kemudian bagian bendahara umum pemegang kas daerah membuat SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) rangkap dua. Dokumen ini diotorisasi oleh Kepala Sekretariat Daerah. 4) Mengirimkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) lembar pertama ke bendahara pengeluaran Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta). 5) Mengarsipkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) lembar kedua, SPM lembar kedua, buku absensi lembar pertama, SPP (Surat Permintaan Pembayaran) lembar kedua, M1 (Mutasi Gaji), dan SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) secara permanen berdasarkan tanggal. d. Prosedur pembayaran gaji (fungsi keuangan) 1) Menerima SPP (Surat Pemintaan Pembayaran) gaji lembar ketiga dan SPM (Surat Perintah Membayar) lembar pertama dan amplop gaji dari bagian pembuat daftar gaji. 2) Menerima SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) gaji lembar pertama dari bendahara umum pemegang kas daerah.

commit to user



3) Mencairkan SP2D gaji melalui bank yang sudah ditunjuk pemerintah daerah. Dalam hal ini, bank yang telah ditunjuk adalah BPD Jateng. 4) Memasukkan uang gaji pegawai ke dalam amplop. Kemudian membagikan kepada pegawai berdasarkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) gaji. 2. Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian Menurut Teori Sistem akuntansi penggajian dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan pembayarannyayang terdiri dari jaringan prosedur, fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana. a.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi

atau

pabrik.

Pencatatan

waktu

hadir

ini

diselenggarakan untuk menentukan gaji. Pencatatan waktu ini juga commit to user



berguna untuk mengetahui kehadiran jumlah kerja lembur karyawan. 2) Prosedur pembuatan daftar gaji Pada prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat mengenai keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. 3) Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. 4) Prosedur distribusi biaya gaji Pada prosedur distribusi gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya. b. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut ini: 1) Fungsi kepegawaian commit to user



Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, memutuskan

penempatan

karyawan

baru,

membuat

surat

keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2) Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir

bagi

semua

karyawan

perusahaan.

Sistem

pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. 3) Fungsi pembuat daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4) Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap commit to user



karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 5) Fungsi akuntansi Pada sistem penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji. c.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: 1) Jurnal umum Dalam pencatatan gaji dan upah jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2) Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3) Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debit ledger). 4) Kartu penghasilan karyawan commit to user



Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu

penghasilan

mengetahui

gaji

karyawan atau

ini,

upahnya

setiap sendiri,

karyawan

hanya

sehingga

rahasia

penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain. d. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut ini: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan tugas, dan lain-lain. 2) Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu hadir untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. commit to user



3) Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4) Daftar gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain. 5) Rekap daftar gaji Dokumen ini berisi ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. 6) Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima oleh setiap karyawan. 7) Amplop gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap commit to user



karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dan bulan tertentu. 8) Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. 3. Evaluasi Sistem Penggajian pada Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) Dari sistem dan prosedur penggajian diatas maka dapat dievaluasi sebagai berikut: a. Evaluasi fungsi yang terkait Fungsi yang digunakan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta telah sesuai dengan buku teori Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi. Akan tetapi, fungsi pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan sebuah teguran bagi commit to user



mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas. Rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. b. Evaluasi dokumen yang digunakan pada Pemkot Surakarta Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian pada Pemkot Surakarta sebagian telah sesuai dengan teori menurut Mulyadi, hanya saja terdapat beberapa dokumen yang tidak digunakan oleh Pemkot Surakarta dalam sistem penggajiannya. Kartu jam kerja tidak diperlukan dalam sistem penggajian pada Pemkot Surakarta, karena dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik untuk pemberian upah kepada pegawai dalam perusahaan yang produksinya berdasar pesanan. Sistem penggajian pada pemkot Surakarta menggunakan dokumen persyaratan penggajian Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) diantaranya surat keputusan PNS, surat keterangan keluarga, dan akte nikah bagi yang sudah berkeluarga, yang tidak ada dalam teori Mulyadi. Dokumen persyaratan penggajian CPNS digunakan sebagai bukti pengangkatan pegawai negeri baru, pemberian tunjangan istri atau suami, dan pemberian tunjangan anak. Pada pemkot Surakarta tidak menggunakan commit to user



dokumen surat pernyataan gaji, yang seharusnya dipakai sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Rincian gaji hanya terdapat dalam daftar pembayaran gaji, dan terdapat semua nama pegawai yang tidak dipisahkan masingmasing pegawainya. c. Evaluasi catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta adalah kartu penghasilan pegawai. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap pegawai. Selain itu, kartu penghasilan pegawai juga digunakan sebagai tanda terima gaji, dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh pegawai yang bersangkutan. Kartu penghasilan karyawan yang digunakan Pemkot Surakarta berada dalam daftar pembayaran gaji. Kelemahan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta tidak menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen. Kartu harga pokok produk tidak digunakan dalam sistem penggajian Pemkot Surakarta karena kartu harga pokok produk hanya digunakan untuk pengupahan pegawai perusahaan yang fungsinya mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. d. Flowchart menurut teori berdasarkan prosedur penggajian pada Pemkot Surakarta:

commit to user



Gambar II.2 Flowchart Prosedur Penggajian pada Bagian Kepegawaian Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta)

commit to user



Gambar II.3 Flowchart Prosedur Penggajian pada Bagian Pembuat daftar gaji Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta)

commit to user



Gambar II.4 Flowchart Prosedur Penggajian pada Bendahara Umum Pemegang Kas Daerah Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta)

commit to user



Gambar II.5 Flowchart Prosedur Penggajian pada Bagian Bendahara Pengeluaran Pemkot Surakarta ( Setda Kota Surakarta )

commit to user



Keterangan flowchart: M1

: Mutasi Gaji

SPP

: Surat Permintaan Pembayaran

SPM

: Surat Perintah Membayar

SPJ

: Surat Pertanggungjawaban

SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana RGK

: Rekapitulasi Gaji Karyawan

Pada Pemkot Surakarta tidak dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian. Padahal, bagan alir atau flowchart berfungsi untuk memperjelas dan menggambarkan pelaksanaan sistem dan prosedur yang dilaksanakan pada Pemkot Surakarta. e. Evaluasi jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2001: 385) adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayarangaji. Prosedur pencatatan waktu hadir kurang optimal karena pencatatan waktu hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir.

Dengan

demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan commit to user



sebuah teguran bagi mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji masih dilaksanakan oleh satu fungsi yang sama. Hal ini berarti terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, dan berakibat kurangnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Berdasarkan pembahasan dan evaluasi mengenai sistem akuntansi penggajian Pemkot Surakarta (Bagian Perekonomian Setda Kota Surakarta), penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem penggajian tersebut, adalah sebagai berikut: A. Kelebihan 1. Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji, harus memiliki Surat Keputusan CPNS atau PNS yang ditandatangani oleh Kepala Sekretariat Daerah, untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya. 2. Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, dan tambahan keluarga telah didasarkan pada surat keputusan dari Kepala Sekretariat Daerah agar menjamin keandalan data gaji. 3. Setiap potongan gaji maupun tunjangan gaji, selalu didasarkan pada surat potongan dan tunjangan yang telah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4. Dokumen sumber dan dokumen pendukung sudah menggunakan nomor urut tercetak sehingga dapat digunakan untuk mendukung pengendalian, apabila terjadi dokumen atau formulir yang hilang dan dapat digunakan untuk mencari dokumen atau formulir yang hilang tersebut apabila akan digunakan. commit to user

66



5. Prosedur penentuan dan pembayaran gaji PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sudah dilaksanakan dengan baik, dengan pembayaran gaji dilaksanakan tiap tanggal 1 awal bulan.

B. Kelemahan 1. Fungsi pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan sebuah teguran bagi mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas. 2. Rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. 3. Pada pemkot Surakarta tidak menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang seharusnya dipakai sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Rincian gaji hanya commit to user



terdapat dalam daftar pembayaran gaji, dan terdapat semua nama pegawai yang tidak dipisahkan masing-masing pegawainya. 4. Pada Pemkot Surakarta tidak menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen. 5. Pada Pemkot Surakarta tidak dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian. 6. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji masih dilaksanakan oleh satu fungsi yang sama. Hal ini berarti terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, dan berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP Berdasarkan kelebihan dan kelemahan yang telah diuraikan, maka dapat ditarik kesimpulan dan saran-saran dari penulis agar dapat dipergunakan sebagai bahan masukan dalam menciptakan sistem penggajian yang baik di Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta). A. Kesimpulan Berdasarkan uraian tertulis dari bab-bab sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem penggajian di Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) dinilai sudah cukup baik. Hal ini dapat tercermin dari adanya halhal sebagai berikut: 1. Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji, harus memiliki Surat Keputusan CPNS atau PNS yang ditandatangani oleh Kepala Sekretariat Daerah, untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya. 2. Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, dan tambahan keluarga telah didasarkan pada surat keputusan dari Kepala Sekretariat Daerah agar menjamin keandalan data gaji. 3. Setiap potongan gaji maupun tunjangan gaji, selalu didasarkan pada surat potongan dan tunjangan yang telah diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4. Dokumen sumber dan dokumen pendukung sudah menggunakan nomor urut tercetak sehingga dapat digunakan untuk mendukung pengendalian, commit to user apabila terjadi dokumen atau formulir yang hilang dan dapat digunakan

69



untuk mencari dokumen atau formulir yang hilang tersebut apabila akan digunakan. 5. Prosedur penentuan dan pembayaran gaji PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) sudah dilaksanakan dengan baik, dengan pembayaran gaji dilaksanakan tiap tanggal 1 awal bulan. 6. Fungsi pencatatan waktu hadir dalam Pemkot Surakarta tidak bisa dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam waktu hadir pegawai. Penggunaan data jam hadir tidak ada pengawasan oleh fungsi pencatat waktu yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, prestasi kinerja pegawai tidak dapat dicapai karena aktivitas pegawai tidak dapat diukur. Padahal mereka tetap mendapatkan gaji bulanan yang penuh. Kepala Sekretariat Daerah hanya memberikan sebuah teguran bagi mereka yang sering bolos kerja, dan tidak ada sanksi tegas. 7. Rekapan gaji pegawai yang diberikan oleh fungsi pembuat daftar gaji tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi, karena fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi akuntansi pada Pemkot Surakarta belum dipisahkan. Sehingga tidak ada fungsi lain yang menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. 8. Pada pemkot Surakarta tidak menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang seharusnya dipakai sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Rincian gaji hanya commit to user



terdapat dalam daftar pembayaran gaji, dan terdapat semua nama pegawai yang tidak dipisahkan masing-masing pegawainya. 9. Pada Pemkot Surakarta tidak menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen. 10. Pada Pemkot Surakarta tidak dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian. 11. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji masih dilaksanakan oleh satu fungsi yang sama. Hal ini berarti terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, dan berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang.

B. Saran Dari hasil temuan penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem panggajian PNS Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta), maka dari itu penulis mencoba memberikan masukan-masukan untuk meningkatkan mutu pelayanan masyarakat agar lebih baik. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan pada Pemkot Surakarta (Setda Kota Surakarta) adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan waktu hadir sebaiknya ada pengawasan oleh fungsi lain yang bertugas mengawasi karyawan yang benar-benar hadir. Dengan demikian, commit to user prestasi kinerja pegawai dapat dicapai karena aktivitas pegawai dapat



diukur dan dimonitor oleh fungsi lain tersebut. Perlu diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kinerja pegawai. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan jadwal tidak teratur. Hal ini mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai peraturan yang telah ditetapkan. 2. Fungsi akuntansi dan fungsi pembuat daftar gaji sebaiknya dipisahkan agar menjamin bukti kas keluar dan menghasilkan dokumen pendukung yang andal. 3. Sistem penggajian pada Pemkot Surakarta sebaiknya menggunakan dokumen surat pernyataan gaji, yang berguna sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang diterima setiap pegawai beserta berbagai potongan dan tunjangan. 4. Pada Pemkot Surakarta sebaiknya menggunakan jurnal umum dan kartu biaya yang berfungsi untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen. 5. Pada Pemkot Surakarta sebaiknya dibuat flowchart atau bagan alir yang menjelaskan urutan sistem dan prosedur penggajian, karena bagan alir atau flowchart berfungsi untuk memperjelas dan menggambarkan pelaksanaan sistem dan prosedur yang dilaksanakan pada Pemkot Surakarta. 6. Prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji sebaiknya dilaksanakan oleh fungsi yang berbeda, agar tidak terjadi perangkapan tugas oleh satu fungsi, yang berakibat kurangnnya keandalan data gaji yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan karena tidak diotorisasi oleh pihak lain yang berwenang. commit to user

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA PEMKOT SURAKARTA (BAGIAN PEREKONOMIAN SETDA KOTA SURAKARTA)

Recommend Documents