EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA UNIT

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA UNIT ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM DI PT BANK NEGARA INDONESIA (Persero), Tbk KCU SURAKARTA

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh: Rosiana F3309101

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012 i


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT


Rosiana F3309101

The purpose of this research is to evaluate internal control systems managing the petty cash fund in the administrative financial and general unit in PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta. The steps of this research is done by comparing between of systems and procedures with the implementation in the field of PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta and then evaluate it according to the theory book. The results of this research are found strengths and weaknesses of the evaluation of internal control systems managing the petty cash fund. Those strengths include an explanation of organizational structure and job descriptions, the system authority has been good in the authorization document, the rotation job, the internal audit is to check all transactions and the special requirements in recruiting new employees, while the weaknesses is in the petty cash fund replenishment system fluctuations that can cause in misappropriation of funds and cash functions also as a function of accounting can lead to abuse of the function. The conclusion of this research are regarding the evaluation of internal control systems managing the petty cash fund is that it can be said is good but there are still weaknesses. Based on the results of the research, the researcher give some suggestions which the petty cash fund replenishment should use the imprest system to prevent misappropriation of funds and difficulties in matching porsekot used, preferably the petty cash fund management, cash functions and accounting functions are separated to prevent abuse of the function..

Keywords: petty cash, internal control system, evaluation commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM

PENGENDALIAN

INTERN TERHADAP PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA UNIT ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM DI PT BANK NEGARA INDONESIA (Persero), Tbk KCU SURAKARTA” telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli Madya Studi III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Surakarta, Juni 2012

Disetujui dan diterima oleh Pembimbing

Agus Widodo , S.E., M.Si.,Ak NIP. 197308252000121001

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PENGESAHAN

Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji

Tugas Akhir Fakultas Universitas Sebelas Maret guna melengkapi

Tugas-tugas dan memenuhi syarat untuk memperoleh gelar

Ahli Madya Akuntansi

Nama

:

Rosiana

NIM

:

F3309101

Judul Tugas Akhir

:


Surakarta,

Juli 2012

Tim Penguji Tugas akhir 1. Adi Firman Ramadhan , SE., M.Ak., Ak

(……………………..)

Penguji

2. Agus Widodo, S.E., M.Si.,Ak

(………………….…….)

Dosen Pembimbing commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Pada dasarnya kesulitan bukan terletak pada caranya, kesulitan terletak pada kecilnya kemauan seseorang. ( Bong Chandra ) Untuk menang, orang tidak harus menang. Berhasil menghindari kekalahan besar, adalah juga kemenangan. ( Mario Teguh )

Penulis persembahan kepada: v Allah SWT & Rasulullah SAW v Orang tua & saudaraku v Teman-temanku v Almamaterku v Pembaca yang budiman commit to user

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas taufik dan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ EVALUASI

SISTEM

PENGENDALIAN

INTERN

TERHADAP

PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA UNIT ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM DI PT BANK NEGARA INDONESIA (Persero), Tbk KCU SURAKARTA ” dengan baik. Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk mencapai derajat Sarjana Ahli Madya Akuntansi Keuangan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan selesai dengan baik tanpa adanya kerjasama dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Allah SWT yang tak henti-henti memberi kita berkah dan tuntunan. 2. Kedua orang tua, kakak dan adik-adikku yang telah memberikan doa, dukungan spiritual dan materiil kepada penulis. 3. Drs. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Drs. Agus Budiatmanto, S.E, Msi, Ak. selaku Ketua Program Studi commit to user Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

vi


digilib.uns.ac.id

5. Putri Nugrahaeningsih , Msi, Ak. selaku Pembimbing Akademik. 6. Agus Widodo, SE., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arah dan bimbingannya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 7. Adi Firman, SE., M.Ak., Ak selaku penguji pendadaran Tugas Akhir. 8. Bapak Azwir Sanur selaku Pimpinan PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta yang telah berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan kegiatan magang dan penelitian. 9. Ibu Tri Suspaterini, S. Psi, MM selaku pemimpin bidang operasional PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Cabang Utama Surakarta sekaligus pembimbing magang. 10. Bapak Rudy Christianto selaku pemimpin bidang pelayanan dan Bapak Nano Wicaksono selaku pemimpin bidang pelayanan nasabah PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Cabang Utama Surakarta yang bersedia berbagi cerita dan ilmu. 11. Bapak Budi Suryono selaku Penyelia Unit Administrasi Keuangan dan Umum yang telah memberi ijin untuk melakukan kegiatan penelitian. 12. Bapak Danang Purwo Sumbono dan Mbak Hasri Rooshediati yang telah membantu dalam penelitian beserta Pak Santoso, Pak Didin, Mas Uut dan Mas Candra. 13. Seluruh staf dan direksi PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta yang bersedia meluangkan waktu serta memberi informasi yang penulis commit to user butuhkan guna melengkapi penelitian. vii


digilib.uns.ac.id

14. Bapak Ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu pengetahuan selama bangku perkuliahan. 15. Segenap staf karyawan Fakultas Ekonomi UNS. 16. Teman deketku yang rempong-rempong rama, rizki ayu, ratih kusuma, mano, ratih ratna, mbak put, salmi, chivita fighting! 17. Teman-teman seperjuangan D3 Akuntansi ABC yang telah banyak memberikan banyak masukan dan dukungan atas pembuatan Tugas Akhir. 18. Semua pihak yang telah membantu namun tidak dapat penulis sebutkan satu-satu.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir yang disusun ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman, maka penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Namun demikian, penulis tetap berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua dan dapat menjadi jembatan untuk penelitian selanjutnya

Surakarta, Juni 2012

Penulis commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................i ABSTRACT...........................................................................................................ii HALAMAN PERSETUJUAN............................................................................iii HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN.......................................................................v KATA PENGANTAR........................................................................................vi DAFTAR ISI.......................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR..........................................................................................xi DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................xii DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................xiii BAB I

PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN........................................1 1. Sejarah Perusahaan...................................................................1 2. Visi dan Misi PT BNI Tbk.......................................................3 3. Deskripsi Jabatan PT BNI (Persero) Tbk KCU Ska.................5 4. Produk-produk PT BNI Tbk....................................................21 5. Produk-produk pinjaman PT BNI Tbk....................................25 B. LATAR BELAKANG MASALAH...............................................27 C. PERUMUSAN MASALAH..........................................................29 D. TUJUAN PENELITIAN................................................................29 E. MANFAAT PENELITIAN............................................................30 commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka..............................................................................31 B. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil..........................51 C. Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Dana KK...56 D. Evaluasi sistem pengendalian intern dana kas kecil.........................66 BAB III TEMUAN A. Kelebihan.........................................................................................71 B. Kelemahan.......................................................................................73 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan......................................................................................74 B. Rekomendasi....................................................................................75 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

II. 1 Prosedur Pengelolaan Dana kas kecil............................................................62 II. 2 Prosedur Pengisian kembali Dana kas kecil..................................................64

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir 2. Struktur Organisasi 3. Surat Keterangan telah melakukan kegiatan magang 4. Sertifikat kerja magang 5. Dokumen Debet Intern 6. Dokumen Bukti Penerimaan Uang

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT


Rosiana F3309101

The purpose of this research is to evaluate internal control systems managing the petty cash fund in the administrative financial and general unit in PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta. The steps of this research is done by comparing between of systems and procedures with the implementation in the field of PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta and then evaluate it according to the theory book. The results of this research are found strengths and weaknesses of the evaluation of internal control systems managing the petty cash fund. Those strengths include an explanation of organizational structure and job descriptions, the system authority has been good in the authorization document, the rotation job, the internal audit is to check all transactions and the special requirements in recruiting new employees, while the weaknesses is in the petty cash fund replenishment system fluctuations that can cause in misappropriation of funds and cash functions also as a function of accounting can lead to abuse of the function. The conclusion of this research are regarding the evaluation of internal control systems managing the petty cash fund is that it can be said is good but there are still weaknesses. Based on the results of the research, the researcher give some suggestions which the petty cash fund replenishment should use the imprest system to prevent misappropriation of funds and difficulties in matching porsekot used, preferably the petty cash fund management, cash functions and accounting functions are separated to prevent abuse of the function.. Keywords: petty cash, internal control system, evaluation commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1.

Sejarah Perusahaan Berdiri sejak 1946, BNI yang dahulu dikenal sebagai Bank Negara

Indonesia, merupakan bank pertama yang didirikan dan dimiliki oleh Pemerintah Indonesia. Bank Negara Indonesia mulai mengedarkan alat pembayaran resmi pertama yang dikeluarkan Pemerintah Indonesia, yakni ORI atau Oeang Republik Indonesia, pada malam menjelang tanggal 30 Oktober 1946, hanya beberapa bulan sejak pembentukannya. Hingga kini, tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Keuangan Nasional, sementara hari pendiriannya yang jatuh pada tanggal 5 Juli ditetapkan sebagai Hari Bank Nasional. Menyusul penunjukan De Javsche Bank yang merupakan warisan dari Pemerintah Belanda sebagai Bank Sentral pada tahun 1949, Pemerintah membatasi peranan Bank Negara Indonesia sebagai bank sirkulasi atau bank sentral. Bank Negara Indonesia lalu ditetapkan sebagai bank pembangunan, dan kemudian diberikan hak untuk bertindak sebagai bank devisa, dengan akses langsung untuk transaksi luar negeri. Sehubungan dengan penambahan modal pada tahun 1955, status Bank Negara Indonesia diubah menjadi bank komersial milik pemerintah. commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


Perubahan ini melandasi pelayanan yang lebih baik dan tugas bagi sektor usaha nasional. Sejalan dengan keputusan penggunaan tahun pendirian sebagai bagian dari identitas perusahaan, nama Bank Negara Indonesia 1946 resmi digunakan mulai akhir tahun 1968. Perubahan ini menjadikan Bank Negara Indonesia lebih dikenal sebagai 'BNI 46'. Penggunaan nama panggilan yang lebih mudah diingat - 'Bank BNI' - ditetapkan bersamaan dengan perubahaan identitas perusahaan tahun1988. Tahun 1992, status hukum dan nama BNI berubah menjadi PT Bank Negara Indonesia (Persero), sementara keputusan untuk menjadi perusahaan publik diwujudkan melalui penawaran saham perdana di pasar modal pada tahun 1996. Kemampuan BNI untuk beradaptasi terhadap perubahan dan kemajuan lingkungan, sosial-budaya serta teknologi dicerminkan melalui penyempurnaan identitas perusahaan yang berkelanjutan dari masa ke masa. Hal ini juga menegaskan dedikasi dan komitmen BNI terhadap perbaikan kualitas kinerja secara terus-menerus. Pada tahun 2004, identitas perusahaan yang diperbaharui mulai digunakan untuk menggambarkan prospek masa depan yang lebih baik, setelah keberhasilan mengarungi masa-masa yang sulit. Sebutan 'Bank BNI' dipersingkat menjadi 'BNI', sedangkan tahun pendirian - '46' digunakan dalam logo perusahaan untuk meneguhkan kebanggaan sebagai commit to user

3 digilib.uns.ac.id


bank nasional pertama yang lahir pada era Negara Kesatuan Republik Indonesia. Berangkat dari semangat perjuangan yang berakar pada sejarahnya, BNI bertekad untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi negeri, serta senantiasa menjadi kebanggaan negara.

2.

Visi dan Misi PT. BNI Tbk Visi BNI Menjadi Bank kebanggaan nasional yang Unggul, Terkemuka dan Terdepan dalam Layanan dan Kinerja Pernyataan Visi Menjadi Bank kebanggaan nasional, yang menawarkan layanan terbaik dengan harga kompetitif kepada segmen pasar korporasi, komersial dan consumer. Misi BNI: a.

Memberikan layanan prima dan solusi yang bernilai tambah kepada seluruh nasabah, dan selaku mitra pillihan utama (the bank choice)

b.

Meningkatkan nilai investasi yang unggul bagi investor.

c.

Menciptakan kondisi terbaik sebagai tempat kebanggaan untuk berkarya dan berprestasi.

d.

Meningkatkan kepedulian dan tanggung jawab terhadap lingkungan sosial. commit to user

4 digilib.uns.ac.id


e.

Menjadi acuan pelaksanaan kepatuhan dan tata kelola perusahaan yang baik.

Filosofi Logo Baru a.

Identitas Baru BNI – Dasar Pembuatan Desain

Identitas baru BNI merupakan hasil desain ulang untuk menciptakan suatu identitas yang tampak lebih segar, lebih modern, dinamis, serta menggambarkan posisi dan arah organisasi yang baru. Identitas tersebut merupakan ekspresi brand baru yang tersusun dari simbol “46” dan kata “BNI” yang selanjutnya dikombinasikan dalam suatu bentuk logo baru BNI. b.

Huruf BNI

Huruf “BNI” dibuat dalam warna turquoise baru, untuk mencerminkan kekuatan, otoritas, kekokohan, keunikan dan citra yang lebih modern. Huruf tersebut dibuat secara khusus untuk menghasilkan struktur yang orisinal dan unik.

c.

Simbol “46”

Angka 46 merupakan simbolisasi tanggal kelahiran BNI, sekaligus mencerminkan warisan sebagai sebagai bank pertama di Indonesia. Dalam logo ini, angka “46” diletakkan secara commit to user

5 digilib.uns.ac.id


diagonal

menembus

kotak

berwarna

orange

untuk

menggambarkan BNI baru yang modern. d.

Palet Warna

Palet warna korporat telah didesain ulang, namun tetap mempertahankan warna korporat yang lama, yakni turquoise dan orange. Warna turquoise yang digunakan pada logo baru ini lebih gelap, kuat mencerminkan citra yang lebih stabil dan kokoh. Sedangkan warna orange yang baru lebih cerah dan kuat, mencerminkan citra lebih percaya diri dan segar. Logo “46” dan “BNI” mencerminkan tampilan yang modern dan dinamis. Sedangkan penggunakan warna korporat baru memperkuat identitas tersebut. Hal ini akan membantu BNI melakukan diferensiasi di pasar perbankan melalui identitas yang unik, segar dan modern.

3.

Deskripsi Jabatan PT Bank Negara Indonesia (Persero), Tbk Kantor Cabang Utama Surakarta BNI 46 KCU Surakarta yang beralamat di jalan arifin nomor 2 Surakarta membawahi 7 Kantor Layanan (KLN) dan 1 Kantor Kas yaitu: KLN Karanganyar, KLN Nusukan, KLN Sebelas Maret, KLN Sragen, KLN Kartasura, KLN Boyolali, KLN Kampus UNS, dan Kantor Kas Adisucipto Solo. commit to user

6 digilib.uns.ac.id


BNI 46 KCU Surakarta per Juli 2011 memiliki 199 pegawai yang terdiri 107 pegawai tetap, 77 pegawai non tetap, dan 6

pegawai

kontrak. Dalam srtuktur organisasi BNI 46 dapat dijelaskan secara singkat tugas dan fungsi dari masing- masing bagian adalah sebagai berikut: 1.

Pemimpin Kantor Cabang Utama: a.

Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran, Sasaran Usaha dan tujuan yang akan dicapai.

b.

Menyelia (mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi) secara langsung unit-unit kerja menurut bidang tugasnya (pelayanan nasabah, pengembangan dan pengendalian usaha serta pengelolaan administrasi) di area / wilayah kerjanya sejalan dengan sistem dan prosedur yang berlaku.

c.

Memasarkan produk dan jasa-jasa BNI kepada Nasabah serta menggali calon Nasabah / Giran potensial dalam rangka meningkatkan bisnis dan menguasai pangsa pasar di daerah kerjanya.

2.

Pemimpin Bidang Pelayanan a.

Memberikan dukungan kepada Pemimpin Cabang Utama dalam mengkoordinasikan dan mengendalikan: 1)

Kinerja operasional segenap Unit Layanan dalam memberikan jasa pelayanan BNI kepada nasabah. commit to user

7 digilib.uns.ac.id


2)

Penyediaan informasi dan pelayanan transaksi giro, tabungan, deposito dan produk / jasa lainnya kepada nasabah umum dan nasabah inti prima.

3)

Pelayanan semua jenis transaksi kas / tunai dan pemindahan.

4)

Pelayanan transaksi produk / jasa LN (penukaran valas, ekspor-impor, transfer, draft dan collection).

b.

Mendukung dan bekerja sama dengan Pemimpin Cabang Utama dalam hal: 1)

Menyusun rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan penetapan target pelayanan dan tujuan-tujuan lain yang akan dicapai sesuai dengan prosedur dan kebijakan (RKA) yang ditetapkan oleh Kantor Wilayah dan Kantor Besar.

2)

Mengorganisasikan serta mengelola sumber daya manusia yang ada di Unit Front Office.

3)

Melakukan koordinasi dengan segenap unit mengenai pemecahan

permasalahan

pelayanan

di

Kantor

Cabang Utama dan Kantor Layanan. c.

Mengelola (mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi) secara langsung seluruh unit kerja di lingkungan Kantor Cabang Utama sejalan dengan prosedur dan kebijaksanaan commit to user

8 digilib.uns.ac.id


(RKA) yang ditetapkan oleh Kantor Wilayah dan Kantor besar. d.

Memastikan berjalannya program-program peningkatan budaya pelayanan (Service Culture Enhancement) dari Kantor Besar dan Kantor Wilayah.

3.

Pemimpin Bidang Pembinaan Kantor Layanan a.

Mendukung dan bekerja sama dengan pemimpin cabang utama dalam hal utama: 1)

Menyusun rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan penetapan target Pelayanan Kantor Layanan (KLN) dan tujuan-tujuan lain yang akan dicapai.

2)

Mengorganisasikan serta mengelola sumber daya manusia yang ada di Kantor Layanan (KLN).

b.

Mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi aktivitas Kantor layanan antara lain: 1)

Pengelolaan penetapan rencana kerja anggaran dan target Kantor Layanan.

2)

Penyediaan Informasi dan alat promosi.

3)

Pelayanan transaksi produk / jasa dalam dan luar negeri.

4)

Penyelesaian daftar pos terbuka.

5)

Melakukan koordinasi dengan segenap unit mengenai commitpermasalahan to user pemecahan pelayanan.

9 digilib.uns.ac.id


c.

Memastikan berjalannya program-program peningkatan budaya Pelayanan

(Service Culture Enchancement) dari

Kantor Besar atau Kantor Wilayah. 4.

Pemimpin Kantor Layanan a.

Mendukung dan bekerjasama dengan Pemimpin Cabang Utama dalam hal : 1)

Menyusun rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan penetapan target pelayanan dan tujuan-tujuan lain yang akan dicapai.

2)

Mengorganisasikan serta mengelola sumber daya manusia yang ada di Kantor Layanan.

b.

Memimpin dan mengelola seluruh aktivitas pelayanan di Kantor Layanan dalam hal pelaksanaan standar pelayanan transaksi produk / jasa baik Dalam maupun Luar Negeri secara optimum kepada nasabah.

c.

Mengelola organisasi dan kepegawaian unit-unit yang dibawahinya

termasuk

membuat

perencanaan

dan

pengusulan pengembangan pegawai (rotasi, mutasi dan promosi) serta bertanggung jawab untuk mengontrol dan memecahkan permasalahan unit-unit yang dibawahinya. d.

Memastikan berjalannya program-program peningkatan budaya Pelayanan (Service Culture Enchancement) dari commit to user Kantor Besar atau Kantor Wilayah.

10 digilib.uns.ac.id


e.

Berkoordinasi dengan Unit lain dan Center-center yang terkait untuk menjamin kualitas dan kelancaran aktivitas pelayanan.

5.

Pemimpin Bidang Operasional a.

Mendukung dan bekerja sama dengan pemimpin cabang utama dalam hal: 1)

Menyusun rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan penetapan target pelayanan Back Office dan tujuan – tujuan lain yang akan dicapai.

2)

Mengorganisasikan serta mengelola sumber daya manusia yang ada di Back Office.

b.

Mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi aktivitas Back Office antara lain: 1)

Pengelolaan penetapan rencana kerja, anggaran dan target Back Office.

2)

Pengelolaan administrasi kredit bekerjasama dengan sentra kredit.

3)

Pelayanan produk BNI Instan, Penerbitan Garansi Bank (Full Cover / Fasilitas) dan kredit konsumen.

4)

Penyelesaian transaksi dan informasi keuangan.

5)

Penyelenggaraan administrasi umum, logistik, dan

6)

kepegawaian. commit to user Pengelolaan administrasi dalam negeri dan kliring.



c.

Memastikan berjalannya program-program peningkatan budaya pelayanan (Service Culture Enchancement) dari Kantor Besar atau Kantor Wilayah.

6.

Pemimpin Bidang Penjualan a.

Memberi dukungan dan bekerja sama dengan Pemimpin Cabang utama dalam hal : 1)

Pengelolaan aktivitas penjualan produk dana, kredit dan jasa BNI kepada Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

2)

Pengelolaan dan pemprosesan Kredit konsumen.

3)

Membantu Kantor Besar / Wilayah / Cabang lain di bidang pemasaran bisnis.

4)

Melayani dan mengembangkan hubungan dengan Nasabah / Debitur / Wholesale dan Middle.

5)

Mengelola portepel bisnis (dana dan jasa) Nasabah Layanan Prima, Wholesale dan Middle.

6)

Melakukan penelitian potensi ekonomi daerah dan penyusun peta bisnis.

b.

Mendukung dan bekerja sama dengan Pemimpin Cabang Utama dalam hal: 1)

Menyusun rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan penetapan target Penjualan dan tujuan-tujuan lain commit to user yang akan dicapai sesuai dengan prosedur dan



kebijakan (RKA) yang ditetapkan oleh Kantor Wilayah dan Kantor Besar. 2)

Mengorganisasikan serta mengelola sumber daya manusia di Unit Penjualan.

3)

Melakukan koordinasi dengan segenap unit mengenai pemecahan permasalahan penjualan di Kantor cabang Utama dan Kantor Layanan.

c.

Menyelia (mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi) secara langsung seluruh unit-unit kerja di lingkungan Kantor Cabang Utama

sejalan dengan prosedur dan

kebijaksanaan (RKA) yang ditetapkan oleh Kantor Wilayah dan Kantor Basar. d.

Memastikan berjalannya program-program peningkatan budaya penjualan (Sales Enchancement) dari Kantor Besar atau Kantor Wilayah.

7.

Asisten Penjualan Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan: a.

Memberikan informasi mengenai produk dan jasa kepada nasabah / calon nasabah.

b.

Penjualan produk dan jasa perbankan kepada nasabah / calon nasabah.

c.

Membina hubungan dan memantau perkembangan aktifitas commit to user nasabah.



8.

Asisten Administrasi Penjualan Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan: a.

Aktifitas penjualan dan pengelolaan kredit konsumen.

b.

Membantu penjualan produk dan jasa perbankan kepada nasabah / calon nasabah.

c.

Membina hubungan dan memantau perkembangan aktifitas nasabah.

9.

Penyelia Pelayanan Uang Tunai a.

Menyelia langsung kegiatan pelayanan transaksi kas / tunai, pemindahan, setoran kliring, serta transaksi

keuangan

lainnya dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik kepada nasabah, berperan aktif dalam melakukan referral kepada walk in customer serta mengarahkan nasabah untuk menggunakan saluran berbiaya rendah (ATM, Phone Plus). b.

Mengupayakan berjalannya program-program peningkatan budaya Pelayanan


Kantor Besar atau Kantor Wilayah. 10.

Asisten Pelayanan Uang Tunai Dibawah

penyeliaan, pengendalian, pengawasan asistennya

bertanggung jawab penuh untuk menyediakan pelayanan transaksi kas / tunai, pemindahan, kliring, serta transaksi commit to user



keuangan lainnya kepada nasabah sesuai dengan standart layanan yang ditetapkan, melakukan referral kepada walk in customer, serta mengarahkan kepada nasabah untuk menggunakan saluran berbiaya rendah (ATM, Phone Plus) kepada nasabah yang datang. 11.

Penyelia Pelayanan Nasabah a.

Melayani Menyelia langsung seluruh kegiatan layanan yang dilakukan asisten pelayanan nasabah antara lain meliputi : 1)

Pembukaan dan pengelolaan rekening / transaksi produk dan jasa dalam dan luar negeri, melayani penerbitan credit card, BNI card, phone plus serta melayani transaksi pencairan bunga deposito dll.

2)

Melakukan referral dan cross selling kepada walk in customer

serta

mengarahkan

nasabah

untuk

menggunakan saluran berbiaya rendah (ATM, Phone Plus) kepada nasabah yang datang. b.

Bertanggung jawab untuk mengontrol dan memecahkan permasalahan yang ada, mengelola kepegawaian di unit yang dikelolanya, memeriksa pelaporan-pelaporan yang dibuat unitnya.

c.

Mengupayakan berjalannya program-program peningkatan budaya Pelayanan


commit to userWilayah. Kantor Besar atau Kantor



12.

Asisten Pelayanan Nasabah Dibawah penyeliaan atasannya bertugas memberikan informasi produk dan jasa BNI kepada nasabah serta menerima, melayani dan melaksanakan seluruh transaksi produk DH / LN secara tunai / pemindahbukuan kliring.

13.

Pengelola LN Berperan aktif dalam melaksanakan kegiatan:

14.

a.

Melayani transaksi ekspor.

b.

Melayani transaksi impor.

c.

Memberikan informasi mengenai produk dan jasa LN.

d.

Menyelesaikan daftar pos terbuka transaksi valuta asing.

Asisten Pengelola LN Dibawah penyeliaan

berperan aktif dalam

melaksanakan

kegiatan: a.

Memberikan informasi dan pelayanan produk LN secara tunai, pemindahan dan kliring.

b.

Melayani transaksi ekspor impor, incoming dan outgoing transfer dan inward dan outward collection.

15.

c.

Mengelola pelaporan-pelaporan yang diperlukan.

d.

Menyelesaikan daftar pos terbuka transaksi valuta asing.

Penyelia Administrasi Dalam Negeri dan Kliring a.

Menyelia seluruh asisten / pelaksana di unit Administrasi commit user untuk memberikan pelayanan Dalam Negeri dantoKliring



terbaik dalam pengelolaan aktivitas dalam negeri dan kliring meliputi : 1)

Mengelola transaksi kliring (termasuk KU / InkasoDN)

2)

Melaksanakan entry transaksi keuangan secara kliring / pemindahbukuan ke dalam sistem

3)

Mengelola daftar hitam / nasabah penarik cek kosong.

4)

Mengelola komunikasi Cabang.

5)

Menyelesaikan transaksi Daftar Pos Terbuka (DPT) – Rupiah.

6) b.

Mengelola kegiatan Persepsi untuk KPKN.

Mendukung berjalannya program-program peningkatan budaya pelayanan jasa (Service Culture Enchancement) dari kantor Besar atau Kantor Wilayah.

16.

Asisten Administrasi Dalam Negeri dan Kliring Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan: a.

Mengelola transaksi kliring (termasuk KU / inkaso-DN).

b.

Melaksanakan entry transaksi keuangan secara kliring / pemindahan ke dalam sistem.

c.

Mengelola daftar hitam / nasabah penarik cek kosong.

d.

Mengelola komunikasi cabang.

e.

Menyelesaikan transaksi Daftar Pos Terbuka (DPT)Rupiah.

commit to user



f.

Mengelola kegiatan Bank Operasional / persepsi untuk KPKN.

17.

Penyelia Pelayanan Prima a.

Menyelia kegiatan dan aktivitas pelayanan seluruh asisten pada unit pelayanan prima dalam hal pembukaan dan pengelolaan rekening / transaksi produk dan jasa dalam dan luar negeri, melayani penerbitan credit card, BNI card, phone plus serta melayani transaksi pencairan bunga deposito dll kepada nasabah prima cabang.

b.

Bertanggung jawab untuk mengontrol dan memecahkan permasalahan yang ada, mengelola kepegawaian di unit yang bersangkutan, memeriksa pelaporan-pelaporan yang dibuat unitnya agar sesuai dan tepat waktu serta melakukan penjualan silang kepada nasabah.

c.

Mengupayakan berjalannya program-program peningkatan budaya pelayanan (Service Culture Enchancement) dari kantor besar atau kantor wilayah.

18.

Asisten Pelayanan Prima Dibawah penyeliaan atasannya bertugas memberikan informasi produk dan jasa BNI kepada nasabah prima serta menerima, melayani dan melaksanakan seluruh transaksi DN secara tunai / pemindahbukuan / kliring, juga menerima dan memeriksa permohonan aplikasi kartu ATM, credit card dan kegiatan commit to user



lainnya demi pencapaian sasaran unit layanan prima juga melakukan pelaporan dan administrasi. 19.

Penyelia Administrasi Kredit a.

Menyelia langsung seluruh asisten atau pelaksana di unit Administrasi Kredit untuk memberikan pelayanan terbaik dalam pengelolaan aktivitas Administrasi perkreditan meliputi : 1)

Mengelola

administrasi

perkreditan

bekerjasama

dengan sentra kredit.

b.

2)

Pengelolaan penerbitan jaminan bank.

3)

Pelayanan dan pemrosesan BNI instan.

4)

Penyelenggaraan laporan perkreditan.

Mendukung / mensupport berjalannya program-program peningkatan

budaya

pelayanan

(Service

culture

enchancement) dari Kantor Besar atau Kantor Wilayah. 20.

Asisten Administrasi Kredit Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan antara lain: a.

Mengelola administrasi perkreditan berkerjasama dengan sentra kredit.

b.

Mengelola penerbitan jaminan bank.

c.

Pelayanan dan pemrosesan BNI instan.

d.

Penyelenggaraan laporan perkreditan. commit to user



21.

Penyelia Administrasi Keuangan a.

Menyelia

seluruh

asisten

atau

pelaksana

di

unit

Administrasi Keuangan untuk memberikan pelayanan terbaik dalam pengelolaan aktivitas Administrasi Keuangan meliputi : 1)

Mengelola sistem otomasi di Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

2)

Mengelola kebenaran dan sistem transaksi keuangan Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

3)

Mengelola laporan harian sistem Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

4)

Mengendalikan transaksi pembukuan Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

5) b.

Mengelola laporan Kantor Cabang Utama.


budaya

pelayanan

(Service

culture

enchancement) dari Kantor Besar atau Kantor Wilayah. 22.

Asisten Administrasi Keuangan Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan: a.

Mengelola sistem otomasi di Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

b.

Mengelola kebenaran dan sistem transaksi keuangan Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan. commit to user



c.

Mengelola laporan harian sistem Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

d.

Mengendalikan transaksi pembukuan Kantor Cabang Utama dan Kantor Layanan.

e. 23.

Mengelola laporan Kantor Cabang Utama.

Penyelia Administrasi Umum a.

Menyelia

seluruh

asisten

atau

pelaksana

di

unit

Administrasi Umum untuk memberikan pelayanan terbaik dalam pengelolaan aktivitas Administrasi Umum meliputi : 1)

Mengelola administrasi kepegawaian.

2)

Mengelola

kebutuhan

logistik,

akomodasi

dan

transportasi. 3) b.

Menyelenggarakan administrasi umum dan kearsipan.


budaya

pelayanan

(Service

Culture

Enchancement) dari Kantor Besar atau Kantor Wilayah. 24.

Asisten Administrasi Umum Dibawah penyeliaan atasannya aktif menjalankan kegiatan: a.

Mengelola administrasi kepegawaian.

b.

Mengelola kebutuhan logistik, akomodasi dan transportasi.

c.

Menyelenggarakan administrasi umum dan kearsipan.

commit to user



25.

Asisten Kasir Dibawah penyeliaan atasannya berperan aktif dalam mengelola kas besar (Cabang Utama dan Kantor Layanan) dan kas ATM, pelayanan kas supply / remise ke cash admin centre serta pengambilan dan setoran tunai dalam jumlah besar (>= Rp 100jt)

26.

Greeter a.

Mengarahkan dan membantu nasabah yang membutuhkan informasi untuk menjamin pelayanan terbaik kepada nasabah.

b.

Memberikan informasi tentang produk dan jasa kepada nasabah.

c.

Memberikan solusi kepada nasabah terhadap permasalahan / complain yang terjadi.

d.

4.

Memelihara kerapihan banking hall.

Produk-produk Bank Negara Indonesia Tbk Saat ini Bank Negara Indonesia Tbk. Mempunyai beberapa fitur saldo nasabah antara lain: 1. Tabungan Plus (Taplus) Kini setiap penabung BNI Taplus diberikan BNI Card sehingga layanan semakin “PLUS”. Dengan BNI Card anda dapat memanfaatkan ATM CIRRUS diseluruh dunia dan / atau POS commit to user



(Point Of Sale) yang memasang logo Master Card, sehingga anda dapat semakin leluasa berbelanja tanpa harus membawa uang tunai. 2. BNI Taplus Bisnis Merupakan produk simpanan BNI yang membantu nasabahnya untuk menjalankan bisnis, baik perorangan maupun badan usaha. Keungulan produk ini adalah rincian transaksi tercetak lengkap di buku tabungan. Fasilitas notifikasi transaksi melalui sms, fasilitas automatic transfer system online (ATS Online), gratis asuransi jiwa, limit transaksi kartu lebih tinggi, otomatis askes e-banking BNI. 3. BNI TAPPA (Taplus Pegawai / Anggota) BNI Taplus / Anggota (BNI TAPPA) adalah tabungan yang diverikan kepada pegawai/anggota perusahaan / lembaga / asosisasi / organisasi profesi yang bekerja sama dengan BNI yang berfungsi sebagai sarana tabungan. Kartu Pegawai / kartu anggota (KP/KA) adalah kartu ATM yang dapat berfungsi sebagai kartu identitas anggota / pegawai perusahaan profesi. Nasabah adalah pegawai / anggota perusahaan yang telah menjalin kerja sama dengan BNI. 4. BNI TAPMA (Taplus Mahasiswa) BNI Taplus Mahasiswa (BNI TAPMA) adalah tabungan yang diberikan kepada para mahasiswa perguruan tinggi negeri / swasta commit to user (PTN/PTS) yang bekerja sama dengan BNI yang berfungsi untuk



menampung keperluan pembayaran SPP dan / atau lainnya. Kartu tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu ATM yang dapat berfungsi sebagai kartu identitas mahasiswa. 5. Tabunganku Tabunganku adalah tabungan untuk perorangan warga negara Indonesia

dengan

persyratan

murah

dan

ringan

yang

diselenggarakan secara bersama oleh bank-bank di Indonesia guna menumbuhkan budaya menabung serta untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. 6. BNI Taplus Anak Merupakan produk unggulan terbaru dari

BNI yang mulai

dipasarkan Juli 2011 dengan target anak-anak usia 0-18 tahun. Produk ini diluncurkan oleh BNI untuk mendidik anak yang rajin menabung, dimana tabungan atas nama anak tersebut, bebas biaya administrasi, serta orang tua mendapatkan sms langsung atas semua transaksi yang terjadi pada rekening tersebut. 7. BNI Giro Merupakan simpanan unggulan BNI yang dapat ditarik dengan cek maupun bilyet giro. 8. BNI deposito Merupakan simpanan unggulan BNI dengan jangka waktu 1,3,6 dan 12 bulan. commit to user



9. BNI TKI BNI TKI merupakan simpanan nasabah personal dalam mata uang rupiah untuk tenaga kerja indonesia yang akan atau sedang bekerja di luar negeri dan atau keluarganya yang tinggal di indonesia dengan bukti kepemilikan berupa buku dan kartu TKI (Khusus untuk TKI) 10. BNI Simponi Simponi (Simpanan Pensiun BNI) adalah layanan pengelolaan simpanan untuk program pensiun yang diselanggarakan oleh Dana Pensiun Lembaga Keuangan BNI (DPLK BNI) yang khusus dipersembahkan untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh lapisan masyarakat luas yang mengiginkan kesejahteraan dan kebahagiaan bagi seluruh keluarganya di masa depan. 11. BNI Tapenas Tapenas merupakan akronim dari tabungan pendidikan untuk anak sekolah. Tabungan berjangka bagi nasabah perorangan untuk investasi dana pendidikan anak dengan manfaat asuransi. 12. BNI Duo Merupakan simpanan di BNI dengan menggunakan dua jenis mata uang, yaitu rupiah dan dollar amerika. 13. BNI Haji BNI Haji merupakan tabungan yang digunakan sebagai sarana commit to user penghimpun dan penghimpun dan pembayaran biaya



penyelenggaraan ibadah haji (BPIH) . Sesuai keputusan dirjen Bimas Islam dan urusan haji No. D/200 Tahun 2004 tanggal 25 Mei 2004, dana penabung yang sudah mencapai 25 juta langsung dipindah ke rekening Departemen agama sebagai syarat untuk mendaftarkan pada Sistem Komputer Haji Terpadu (Siskohat) dan dinyatakan syah sebagai waiting list calon jemaah haji. Nasabah bisa langsung menjadi calon jamaah haji sesuai kuota yang tersedia atau menjadi calon jemaah haji tahun-tahun berikutnya.

5.

Produk-produk pinjaman Bank Negara Indonesia Tbk 1. BNI Fleksi Merupakan fasilitas kredit tanpa anggunan yang diberikan kepada pegawai / pensiunan pemegang rekening taplus yang mempunyai penghasilan tetap, untuk keperluan konsumtif yang tidak bertentangan dengan peraturan maupun Undang- Undang yang berlaku. 2. BNI Griya Merupakan kredit yang diberikan kepada anggota masyarakat untuk membeli, membangun, merenovasi rumah (termasuk ruko, rusun, rukan, kios, apartemen, kondominium, vila dan sejenisnya) dan membeli tanah kavling yang besarnya disesuaikan dengan kebutuhan pembiayaan dan kemampuan membayar kembali masing-masing calon debitur. commit to user



3. BNI KPR / KPRS Merupakan kredit yang diberikan kepada masyarakat yang termasuk kedalam kelompok masyarakat berpenghasilan rendah (MBR) sesuai SK Menteri Perumahan rakyat untuk membeli rumah sederhana sehat (RS Sehat / RSH) atau untuk pembangunan atau perbaikan rumah yang telah dimiliki dengan kebutuhan pembiayaan dan kemampuan masing-masing calon debitur. 4. BNI KPR / KPRS Bapertarum (Badan Pertimbangan Tabungan Perumahan) Merupakan kredit yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang mengikuti program Taperum- PNS untuk pembelian rumah atau pembangunan atau perbaikan rumah, yang disesuaikan dengan kebutuhan pembiayaan dan kemampuan masing-masing calon debitur. 5. BNI Multiguna Merupakan kredit yang diberikan kepada anggota masyarakat untuk berbagi kebutuhan konsumtif dengan agunan tanah dan bangunan rumah tinggal yang dimiliki oleh calon debitur atau pihak ketiga yang memiliki hubungan dengan pemohon. 6. BNI Griya Multiguna Merupakan pengembagan BNI Multiguna dengan maksimum kredit dan sasaran lebih tinggi dengan agunan berupa tanah dan bagunan rumah tinggal milik pemohon atau suami / istri pemohon. commit to user



7. BNI OTO Merupakan kredit yang diberikan kepada anggota masyarakat untuk pembelian kendaraan bermotor dengan jaminan kendaraan bermotor dengan jaminan kendaraan bermotor dengan jaminan kendaraan bermotor yang dibiaya dengan kredit ini. 8. BNI Instan Merupakan kredit yang dijamin dengan simpanan dalam bentuk deposito / giro / tabungan yang diberikan BNI

B. LATAR BELAKANG MASALAH Pada umumnya setiap perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil pasti mempunyai kas untuk memenuhi kebutuhan atau kegiatan perusahaan. Sesuai dengan kegiatan operasionalnya, seluruh kegiatan perusahaan berawal dari kas dan diharapkan dapat diakhiri menjadi kas kembali. Kas dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan mudah bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Oleh karena itu kas merupakan salah satu modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas dalam suatu perusahaan dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu Cash on Hand dan Cash on bank. Cash on Hand terdiri dari kas besar dan kas kecil, Cash on Bank seperti giro, deposito dan tabungan. Seperti namanya, kas besar dapat digunakan untuk sesuatu yang bernilai tinggi misal pembelian mobil, peralatan dan aktiva tetap lainnya, sedangkan kas commit to user



kecil digunakan untuk menunjang aktivitas perusahaan terutama aktivitas yang berkaitan dengan kebutuhan rumah tangga, seperti biaya listrik, biaya telepon, pembelian alat tulis kantor, biaya air galon, biaya pengantar surat. Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan sering terjadi tidak efektif jika menggunakan cek. Bila dilihat dalam praktik sehari-hari tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek karena jumlah yang kecil sehingga tidak praktis. Untuk itu pihak manajemen perusahaan perlu membentuk dana khusus untuk membiayai pengeluaran tersebut yang disebut dengan dana kas kecil. Tingkat keefisienan juga menjadi pertimbangan dalam terbentuknya dana kas

kecil, karena akan

membutuhkan banyak cek apabila kebutuhan disuatu periode sedang banyak. Kas kecil termasuk dalam aktiva lancar. Kas kecil dalam neraca merupakan aktiva lancar yang sangat mudah dipindahtangankan. Karena sifat kas kecil yang mudah dipindahtangankan maka memiliki peluang yang tinggi untuk disalahgunakan. Manajemen perusahaan perlu melakukan pengelolaan kas kecil secara efektif untuk menjaga kesehatan perusahaan. Risiko kehilangan dan penyelewengan menjadi beban dalam tanggung

jawab

perusahaan

sehingga

manajer

perusahaan

perlu

menyiapkan sistem pengendalian internal terhadap kas khususnya dalam hal ini kas kecil untuk menjamin bahwa tidak ada penyalahgunaan. Sistem pengendalian internal dalam manajemen perusahaan sangat diperlukan dalam menjamin kesehatan perusahaan. Dengan mempelajari commit to user



sistem pengendalian intern maka dapat diketahui tingkat kesehatan perusahaan yang sedang dikelola oleh manajemen. Dengan permasalahan pengendalian intern dalam manajemen perusahaan terhadap kas kecil yang harus efektif dan efisien, penulis tertarik untuk menyusun penulisan Tugas Akhir yang berjudul ”Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil dalam Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta”.

C. PERUMUSAN MASALAH Atas dasar latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis merumuskan permasalahan: 1.

Bagaimana Sistem Pengendalian Intern kas kecil yang diterapkan dalam Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta?

2.

Apakah Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan dalam Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta telah memadai?

D. TUJUAN PENELITIAN Tujuan dari penelitian ini adalah: 1.

Untuk mencari tahu bagaimana Sistem Pengendalian Intern to yang user sudah ada. perusahaan terhadap commit kas kecil



2.

Apakah Sistem Pengendalian Intern terhadap kas kecil yang digunakan sudah baik dan efektif.

E. MANFAAT PENELITIAN 1.

Bagi Perusahaan Sebagai masukan dan pertimbangan yang dapat bermanfaat dan berguna mengenai sistem pengendalian intern pengelolaan kas kecil bagi perusahaan serta dapat melakukan kegiatan tersebut dengan baik, efektif dan efisien.

2.

Bagi Mahasiswa Sebagai tambahan ilmu bagaimana penerapan sistem pengendalian intern pengelolaan kas kecil pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk KCU Surakarta dengan yang telah dipelajari selama perkuliahan.

3.

Bagi pembaca Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan dan dapat digunakan sebagai sumber informasi dan referensi.

commit to user



BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

Tinjauan Pustaka 1.

Pengertian Sistem, Prosedur dan Sistem Akuntansi Sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola

yang

terpadu

untuk

melaksanakan

kegiatan

pokok

perusahaan” (mulyadi, 2001: 5). Menurut Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2003: 2) sistem adalah “rangkaian dari dua sisi atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (mulyadi, 2001: 5). Menurut W. Gerald Cole dalam Zaki Baridwan (1990: 3) prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (mulyadi, 2001: 3).

commit to user



2.

Pengertian Sistem Pengendalian Intern Mulyadi (2002: 180) menjelaskan bahwa pengendalian intern adalah “suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan” yaitu: a.

Keandalan pelaporan keuangan.

b.

Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

c.

Efektivitas dan efisiensi operasi.

Dari definisi pengendalian (mulyadi, 2002: 180) terdapat beberapa konsep dasar yaitu: a.

Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasive dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.

b.

Pengendalian intern dijalankan oleh orang Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.

c.

Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan kayakinan

memadai

bukan

keyakinan

manajemen dan dewan komisaris entitas. commit to user

mutlak,

bagi



Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan mutlak. d.

Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan, keuangan, kepatuhan dan operasi.

3.

Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam buku Mulyadi (2002: 164) unsur pengendalian intern yang melekat dalam berbagai sistem akuntansi yang dirancang manajemen adalah sebagai berikut: a.

Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi atau perusahaan didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1)

Harus

dipisahkan

fungsi-fungsi

operasi

dan

penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah

fungsi yang memiliki wewenang untuk commit to user melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian).



Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang utuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah

fungsi

yang

memiliki

wewenang

untuk

menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2)

Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b.

Sistem

Wewenang

dan

Prosedur

Pencatatan

yang

Memberikan Perlindungan yang cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan, dan Biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c.

Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan commit to user tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-



cara

untuk

menjamin

praktik

yang

sehat

dalam

pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1)

Penggunaan

formulir

bernomor

cetak

yang

pemakaiannya harus dipertangungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian nomor

urut

pemakaiannya dengan menggunakan tercetak,

akan

dapat

menetapkan

pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. 2)

Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatankegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

3)

Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi commit to user lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan



campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. 4)

Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga

persekongkolan

diantara

mereka

dapat

dihindari. 5)

Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

Karyawan

kunci

perusahaan

diwajibkan

mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. 6)

Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan

mengecek

ketelitian

akutansinya, secara commit to user

dan

periodik

keandalan harus

catatan diadakan



pencocokan dan rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut. 7)

Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas inten dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem

pengendalian

intern,

sehingga

kekayaan

perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. d.

Karyawan

yang

Mutunya

Sesuai

dengan

Tanggung

Jawabnya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. commit to user Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi



tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur pengendalian intern yang mendukungnya. Tetapi jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, maka empat tujuan sistem pengendalian intern tidak akan tercapai. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh: 1)

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

oleh

pekerjaannya.

Untuk

memperoleh

karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi

oleh

calon

karyawan

yang

memiliki

kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan ditempatinya. 2)

Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan,

sesuai

perkembangan pekerjaannya.

commit to user

dengan

tuntutan



4.

Pengertian Kas dan Kas Kecil Kas ialah uang tunai baik kertas maupun logam, simpanan uang dibank yang setiap saat diambil (simpanan giro) dalam bentuk alatalat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti mata uang (Mardiasmo, 2000: 123)

Kas kecil atau kas porti ialah dana khusus yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan untuk keperluan internal misalnya pembayaran bensin, pembelian materai dsb. Penanggung jawab kas kecil ini adalah petugas yang mengurusi rumah tangga/logistik suatu unit kerja. Kas kecil dipertanggungjawabkan setiap akhir hari kepada pemimpin unit kerja (Indra Bastian Suhardjono, 2006: 138).

5.

Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Pengeluaran kas (Mulyadi, 2001) adalah “kas yang dikeluarkan perusahaan untuk proses kelangsungan kegiatan pokok maupun operasional perusahaan”. Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas (mulyadi, 2001) yaitu: a. Voucher system Didalam voucher system, semua pengeluaran dengan menggunakan cek yang bertujuan untuk menghindari over payment. b. Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil berfungsi untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran kas yang relatif kecil dan tidak efektif commit to user



jika menggunakan voucher system. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem dana kas kecil berfungsi sebagai pendukung voucher system. Tahapan-tahapan dalam proses pengelolaan dana kas kecil: 1) Pembentukan Dana Kas Kecil 2) Penggunaan Dana Kas Kecil 3) Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Ketiga tahap dalam proses pengelolaan dana kas kecil tersebut dapat dilakukan dengan dua metode yaitu imprest system dan fluctuating method. c. Bank Rekonsiliasi Bank rekonsiliasi berfungsi untuk mengecek kebenaran saldo perusahaan baik di bank maupun pembukuan. Misalnya bila terjadi memo debit, memo kredit, rekonsiliasi akun bank karena selisih waktu maupun terjadinya eror baik dari pihak perusahaan maupun bank. Dokumen yang digunakan dalam (Mulyadi, 2001) sistem akuntansi pengeluaran kas diantaranya: 1) Bukti Kas Keluar 2) Cek 3) Permintaan Cek 4) Jurnal Pengeluaran Kas commit to user



Unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam (Mulyadi, 2001) sistem akuntansi pengeluaran kas adalah sebagai berikut: 1) Struktur Organisasi a)

Fungsi Penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

b)

Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir.

2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a)

Pengeluaran kas haru mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.

b)

Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.

c)

Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau metode pencatatan tertentu data register cek) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

3) Praktik yang Sehat a)

Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

b)

Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh commit to user



bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c)

Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

d)

Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.

e)

Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

f)

Secara periodik diadakan pencocokkan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.

g)

Kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian.

h)

Kasir diasuransikan.

i)

Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan. commit to user



j)

Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.

6.

Fungsi Yang Terkait Dalam Pengelolaan Kas Kecil fungsi yang terkait menurut Mulyadi (2000: 534) adalah: a.

Fungsi Kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b.

Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas: 1)

Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.

2)

Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

3)

Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

4)

Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating fund balance system).

5)

Pembukuan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar commit to user



yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. c.

Fungsi Pemegang dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpaan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

d.

Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini yang membutuhkan uang tunai untuk membayar suatu kegiatan operasional perusahaan, dengan menyerahkan bukti pendukung berupa nota, kuitansi, faktur dsb.

e.

Fungsi Pemeriksa Intern Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan sacara mendadak (suprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

7.

Dokumen yang digunakan Dalam Pengelolaan Kas Kecil dokumen yang digunakan commit to user menurut Mulyadi (2001: 528) adalah:



a.

Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b.

Cek Surat perintah tanpa syarat dari nasabah kepada bank yang memelihara rekening giro nasabah tersebut, untuk membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan didalamnya atau kepada pemegang cek tersebut.

c.

Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.

d.

Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. Dokumen ini dilampirkan dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang commit to user



dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampirkan dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi. Dalam fluctuating fund balance system, bukti pengeluaran kas kecil dilampirkan dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. e.

Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dana sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang commit to user telah dikeluarkan yang sesuai dengan bukti pengeluaran kas



kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian jumlah pengisian kembali dana kas kecil fluctuating fund balance system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai

dengan

jumlah

yang

tercantum

dalam

bukti

pengeluaran kas kecil. 8.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Pengelolaan Kas Kecil catatan akuntansi yang digunakan menurut Mulyadi (2001: 532) adalah: a.

Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b.

Register cek (check register) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

commit to user



c.

Jurnal pengeluaran kas kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnlah khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat dana kas kecil.

9.

Metode Pengelolaan Kas Kecil Menurut Mulyadi (2001: 529) metode pengelolaan kas kecil ada 2 (dua) yaitu: a.

Prosedur penyelenggaraan Kas Kecil dengan saldo imprest: 1)

Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.

2)

Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang kas kecil.

3)

Pengisian kembali kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas commit tokembali user kecil. Pengisian dana kas kecil ini dilakukan



dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas. Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak meghitung dana kecil. Jumlah uang

yang

pengeluaran

ada

ditambah

kas

kecil

dengan yang

permintaan belum

dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku besar. b.

Prosedur penyelenggaraan Kas Kecil dengan saldo Fluktuatif: 1)

Pembentukan dana kas kecil di catat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2)

Pengeluaran dana kas kecil di catat dengan mengkredit rekening dana kas kecil. Sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi.

3)

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan di catat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. commit to user



B.

Sistem dan Prosedur Pengelolaan Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta. 1.

Deskripsi Kegiatan Kegiatan perusahaan dapat terbantu dengan adanya kebutuhan operasional. Pengeluaran kas yang terkait dengan kebutuhan operasional biasanya tidak menggunakan cek karena jumlah yang relatif kecil, sehingga pembayaran menggunakan dana kas kecil. Meskipun berjumlah tidak material namun dana kas kecil selalu diperiksa dalam audit. Perkiraan itu didukung karena adanya kemungkinan kecurangan dan adanya permintaan atas Pemimpin apabila ingin melihat kembali transaksi terkait dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dikelola oleh seorang pegawai di Unit Administrasi Keuangan dan Umum yang kegiatan umumnya

mencakup

administrasi

kepegawaian,

kebutuhan

logistik,

akomodasi

dan

mengelola

transportasi

serta

menyelenggarakan administrasi umum dan kearsipan. Dalam mengelola dana kas kecil, diperlukan kebijakan-kebijakan untuk pengendalian internal perusahaan terhadap dana kas kecil yang terdiri dari: a.

Pemegang kas kecil bertanggung jawab atas kas kecil yang dipegangnya. commit to user



b.

Pengeluaran kas kecil harus ada pengajuan dari unit yang mengajukan dan disetujui oleh kepala unit dan pemimpin bidang operasional.

c.

Kas kecil menggunakan sistem fluktuatif.

d.

Pengeluaran kas kecil hanya untuk membiayai kegiatan operasional kantor.

e.

Masing-masing

pengguna

harus

membuat

pertanggungjawaban fluktuatif yang telah digunakan. f.

Perlu dilakukan pencocokan secara berkala untuk dokumen, pencatatan dan jumlah nominal saldo.

g. 2.

Monitoring atas saldo rekening cash fluktuatif.

Fungsi yang Terkait a.

Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab dalam pengelolaan kas kecil hingga pembuatan dokumen yang terkait dengan penggunaan kas kecil, pengisian kembali kas kecil serta menghitung jumlah kas kecil yang ditangan dengan yang tertera dalam sistem.

b.

Fungsi Pemakai Dana Kas Kecil Fungsi pemakai dana kas kecil merupakan fungsi yang membutuhkan kas tunai segera untuk suatu pembayaran beban tertentu. Fungsi ini juga harus memberikan bukti yang berupa kuitansi sebagai bukti nyata adanya transaksi. commit to user



c.

Teller atau Kasir Kas Bank Teller membantu fungsi pemegang dana kas kecil dalam pencairan dan penarikan uang tunai yang telah ditetapkan, karena satu-satunya sumber dana kas kecil hanya berasal dari Bank itu sendiri.

d.

Penyelia Unit Administrasi Umum dan Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam memeriksa dan mengecek kembali transaksi pengeluaran kas kecil apa saja yang terjadi pada buku ekstra pencatatan kas kecil. Fungsi penyelia mempunyai wewenang untuk memparaf dokumen debet intern dan menandatangani bukti penerimaan uang sebagai syarat agar dokumen tersebut sah atau telah disetujui. Apabila fungsi ini tidak hadir kedua dokumen tersebut terus dapat dijalankan dengan persetujuan Pemimpin Bidang Operasional.

e.

Pemimpin Bidang Operasional Pemimpin Bidang Operasional mempunyai wewenang untuk menandatangani dokumen debet intern dan bukti penerimaan uang serta memeriksa kembali kelengkapan dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengecek kembali transaksi pengeluaran kas kecil apa saja yang terjadi pada buku ekstra pencatatan kas kecil. Apabila Pemimpin Bidang Operasional tidak menandatangani commit to user



dokumen debet intern dan bukti penerimaan uang, maka kegiatan yang berhubungan dengan kedua dokumen tersebut tidak dapat berjalan. Dan apabila Pemimpin Bidang Operasional sedang tidak hadir, sebagai penggantinya kedua dokumen tersebut dapat ditandatangani oleh Pemimpin Cabang. f.

Unit Dalam Negeri dan Kliring Unit ini bertugas menjalankan pembukuan dokumen debet intern agar tervalidasi dan dibukukan secara komputerisasi sesuai dengan rekening beban terkait, sehingga apabila fungsi pemegang dana kas kecil ingin mencocokkan saldo yang tersedia dapat dilihat pada sistem yang disebut BNI Icon karena adanya Unit Dalam Negeri dan Kliring.

3.

Dokumen yang digunakan a.

Kuitansi, nota, faktur atau bukti pemakaian kas tunai Dokumen ini digunakan sebagai bukti dari pengeluaran kas kecil yang akan menjadi sumber utama dalam menentukan jumlah kas kecil yang akan dikeluarkan untuk fungsi yang memerlukan uang tunai.

b.

Debet Intern Merupakan dokumen yang digunakan untuk menyelesaikan porsekot yang semula dari beban porsekot menjadi beban rekening yang bersangkutan sesuai dengan posnya, sehingga commit to user



beban porsekot berkurang dan beban rekening yang bersangkutan muncul sesuai dengan posnya. c.

Bukti Penerimaan Uang Dokumen yang digunakan untuk mencairkan uang tunai berupa kas dari fungsi teller yang akan menjadi pengisian kembali dana kas kecil.

4.

Catatan akuntansi yang digunakan a.

Buku Porsekot Merupakan suatu media pencatatan manual yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas kecil, yang dimana pencatatan ini bersifat sementara dan berfungsi sebagai pengingat pemegang kas agar tidak lupa dengan pengeluaran kecil pada hari itu.

b.

Buku Pencatatan Ekstra Kas Kecil Merupakan suatu media pencatatan manual yang berisi penambahan dan pengurangan serta saldo yang tersisa pada kas kecil untuk tiap harinya, buku ini bersifat permanen dan lebih lengkap dalam penulisannya.

commit to user



C.

Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta. Pelaksanaan dari sistem pengendalian intern terhadap dana kas kecil pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta sebagai berikut: 1.

Fungsi yang Terkait a)

Fungi Pemegang Dana Kas Kecil Dalam pelaksanaannya fungsi ini bertugas mengelola dana kas kecil dari pengeluaran hingga pengisian kembali, mencatat adanya pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil dan pengisiannya, membuat dokumen debet intern dan bukti penerimaan

uang

serta

mempunyai

wewenang

untuk

memparaf dokumen debet intern dan menandatangani bukti penerimaan uang. b)

Fungsi Pemakai Dana Kas Kecil Fungsi ini penyebab adanya pengeluaran dana kas kecil, dengan menyerahkan bukti berupa nota, kuitansi, faktur atau bukti pengeluaran dana kas kecil lainnya untuk meminta uang tunai kepada fungsi pemegang dana kas kecil.

c)

Teller atau Kasir Kas Bank Teller atau kasir kas bank bertugas memberikan uang tunai yang akan dipergunakan untuk pengisian kembali dana kas commit to user



kecil, dengan menyerahkan bukti penerimaan uang yang telah disetujui oleh fungsi pemegang dana kas kecil, Pemimpin Bidang Operasional dan Penyelia unit. Fungsi ini juga melaksanakan pembukuan secara komputerisasi. d)

Penyelia Unit Administrasi Umum dan Keuangan Fungsi ini mempunyai tugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen debet intern beserta nota atau faktur, bukti penerimaan uang. Penyelia unit juga mempunyai wewenang untuk memparaf debet intern dan menandatangani bukti penerimaan uang.

e)

Pemimpin Bidang Operasional Pemimpin

Bidang

Operasional

dalam

pelaksanaannya

mempunyai wewenang untuk menandatangani dokumen debet intern dan bukti penerimaan uang.

Fungsi ini juga

mempunyai tugas untuk memeriksa pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil pada buku pencatatan ekstra kas kecil dengan dasar bukti nota atau faktur, sebagai tanda telah dilakukan pencatatan secara benar dan nyata oleh fungsi pemegang dana kas kecil.

f)

Unit Dalam Negeri dan Kliring

commit to user



Fungsi ini mempunyai tugas untuk menjalankan pembukuan melalui sistem komputerisasi dengan dasar dokumen debet intern. 2.

Dokumen yang Digunakan a)

Kuitansi, nota, faktur atau bukti pemakaian kas tunai Dokumen ini sebagai bukti nyata adanya pengeluaran dana kas kecil dan membutuhkan uang tunai untuk membayar tagihan atau beban tersebut.

b)

Debet Intern Dalam pelaksanaannya dokumen ini dibuat oleh fungsi pemegang

dana

kas

kecil,

yang

digunakan

untuk

membuktikan adanya pengeluaran dana kas kecil. Membuat beban yang bersangkutan muncul dan menghilangkan rekening porsekot. c)

Bukti Penerimaan Uang Bukti penerimaan uang digunakan untuk penarikan uang tunai diteller yang akan menjadi sumber dana satu-satunya dana kas kecil. Fungsi pemegang kas membuat dokumen ini, sehingga dana kas kecil dapat terisi kembali.

3.

Catatan Akuntansi yang Digunakan a)

Buku Porsekot Dalam pelaksanaannya catatan akuntansi ini digunakan oleh fungsi pemegang dana kas kecil sebagai bukti telah terjadi commit to user



pengeluaran kas. Buku ini berfungsi untuk mencocokkan adanya pengeluaran kas dibuku dengan nota atau faktur yang diterima sebelum dibuatkan dokumen debet intern. b)

Buku Pencatatan Ekstra Kas Kecil Catatan akuntansi ini dalam pelaksanaannya berfungsi sebagai

media

pencatatan

masing-masing

transaksi

pengeluaran dana kas kecil dan pengisian kembali. Buku ini ditulis langsung oleh fungsi pemegang dana kas kecil dan penambahan serta berkurangnya saldo kas kecil tiap harinya. 4.

Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Dana Kas Kecil a)

Fungsi pemakai dana kas kecil memberikan kuitansi atau nota ke fungsi pemegang dana kas kecil sebagai bukti nyata adanya suatu transaksi kemudian menulis dibuku porsekot adanya pengeluaran kas kecil.

b)

Fungsi pemegang dana kas kecil menerima kuitansi atau nota tersebut, lalu menghitung jumlah yang tertera pada kuitansi atau nota tersebut, dan memberikan uang tunai sesuai dengan jumlah pada kuitansi atau nota yang telah dihitung kembali.

c)

Lalu fungsi pemegang dana kas kecil membuat dokumen debet intern sebagai bukti telah terjadi pengeluaran kas dengan mendebit beban rekening yang terkait dan memparaf dokumen tersebut sebagai pertanggung jawab pembuat commit to user



dokumen debet intern serta mencatat pengeluaran tersebut dibuku ekstra pencatatan kas kecil. d)

Dokumen debet intern beserta bukti dan buku ekstra pencatatan kas kecil tersebut diberikan kepada Penyelia Unit untuk diperiksa dan diparaf.

e)

Kemudian dokumen dan catatan tersebut diserahkan ke Pemimpin Bidang Operasional untuk diperiksa kembali dan ditandatangani.

f)

Dokumen debet intern dicap tanggal kemudian lembar ketiga diarsipkan, lembar pertama dan kedua beserta kuitansi atau nota diberikan ke Unit Dalam Negeri dan Kliring untuk dijalankan pembukuannya sehingga apabila fungsi pemegang dana kas kecil ingin mencocokkan data pengeluaran dana kas kecil sudah masuk kedalam BNI Icon.

g)

Apabila dana kas kecil yang tersedia hampir menipis, fungsi pemegang dana kas kecil mengajukan penarikan uang kepada Penyelia Unit dengan menyerahkan buku pencatatan ekstra kas

kecil

dan

bukti

penerimaan

uang

yang

telah

ditandatangani pemegang dana kas kecil untuk diperiksa dan ditandatangani

Penyelia

Unit.

Kemudian

memberikan

dokumen tersebut ke Pemimpin Bidang Operasional untuk diperiksa kembali dan ditandatangani. commit to user



h)

Setelah itu, fungsi pemegang dana kas kecil bisa mencairkan bukti penerimaan uang tersebut melalui teller atau kasir kas bank.

i)

Teller memberikan uang tunai sesuai dokumen terkait, kemudian

mencetak

menjalankan

tulisan

pembukuan,

komputer

kemudian

(validasi) memparaf

dan bukti

penerimaan uang dan mengarsip lembar pertama. Lembar kedua dan ketiga diberikan ke pemegang dana kas kecil. j)

Fungsi pemegang dana kas kecil menerima uang tunai dan mencatat adanya penarikan uang tunai pengisian kembali dana kas kecil pada buku ekstra pencatatan kas kecil.

k)

Diakhir hari, fungsi pemegang dana kas kecil mencocokkan uang tunai tersisa dengan perhitungan yang ada dicatatan.

commit to user



Pengelolaan Dana Kas Kecil Pemakai Dana Kas Kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

Mulai

Menyerahkan bukti berupa nota / kuitansi ke fungsi pemegang dana kas kecil

Mencatat adanya pengeluaran kas kecil di buku porsekot

Nota / Kuitansi

1

1

2

Menerima nota / kuitansi dari fungsi pemakai dana kas kecil

Buku Ekstra Pencatatan Kas Kecil

3

Menghitung jumlah nominal pada nota / kuitansi, kemudian menyerahkan uang sesuai dengan jumlah yang telah dihitung

Membuat Debet Intern (3), memparaf dan mencatat adanya pengeluaran dana kas kecil dibuku ekstra pencatatan kas kecil


3

2 Debet Intern 1 Nota / Kuitansi

Menerima nota / kuitansi, Debet Intern dan Buku Ekstra Pencatatan Kas Kecil yang telah disetujui

Debet Intern dicap tanggal, kemudian lembar ketiga Debet Intern diarsipkan, lembar pertama dan kedua beserta nota / kuitansi diberikan ke Unit Dalam Negeri dan Kliring

2 Debet Intern 1 3

Nota / Kuitansi


1 T

Apakah Kas Kecil Menipis

commit to user

Tidak Selesai

Gambar II.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Ya

3

Penarikan Kembali Kas Kecil



Penyelia Unit Umum

Pemimpin Bidang Operasional

3

1

2



Debet Intern 1

2 Debet Intern 1 Nota / Kuitansi 3

3 2


Nota / Kuitansi

Memeriksa buku Ekstra Pencatatan Kas Kecil beserta dokumen, lalu memparaf dokumen tersebut

Memeriksa ulang apakah pengeluaran kas kecil telah ditulis dicatatan, lalu menandatangani dokumen Debet Intern



Debet Intern 1 Nota / Kuitansi

2

Menjalankan pembukuan voucher Debet Intern / Melakukan validasi cetakan komputer dan memasukkan data pengeluaran kas kecil ke BNI Icon 2 Debet Intern 1 Nota / Kuitansi

T

3

3 2

Unit Dalam Negeri dan Kliring


2

Gambar II.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil (Lanjutan)

commit to user



Pengisian Dana Kas Kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

Mulai

2

Mengajukan pengisian kembali kas kecil dengan menyerahkan buku ekstra pencatatan kas kecil disertai dokumen bukti penerimaan uang (3) dan menandatangani


4

3 BPU

3 2 BPU

1

Buku Ekstra Pencatatan Kas Kecil Menerima bukti penerimaan uang yang sudah siap untuk dicairkan

3 2 BPU

1

2

Menerima bukti penerimaan uang lembar dua dan tiga beserta uang

Lembar dua dan tiga bukti penerimaan uang diarsipkan kemudian mencatat adanya pengisian kembali kas kecil

3 1 Diakhir hari, jumlah kas kecil yang ada ditangan dicocokkan dengan yang dicatatan

Apakah jumlah telah cocok

Ket: BPU : Bukti Penerimaan Uang

Ya Selesai

Gambar II. 2 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil commit to user

Tidak

Lakukan koreksi



Penyelia Unit Umum

Pemimpin Bidang Operasional

3

1

1

2

Memeriksa transaksi pengeluaran kas kecil dan menandatangani dokumen tersebut

BPU

1

2 BPU

1

Menerima buku ekstra pencatatan kas kecil dan bukti penerimaan uang, lalu memeriksa kembali dan menandatangani dokumen tersebut



3 2 BPU

2

3

3 1

3



BPU

Teller / Kasir Kas Bank

3

1

2 BPU

Menerima BPU untuk diperiksa, lalu menghitung uang yang akan diserahkan Mencetak tulisan komputer (validasi) pada BPU dan melakukan pembukuan, kemudian memparaf dokumen tersebut Menyerahkan uang disertai bukti penerimaan uang lembar kedua dan ketiga, lembar pertama diarsip

1 3 2

1

BPU

1

2

T

Ket BPU : Bukti Penerimaan Uang

Gambar II. 2 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil (Lanjutan)

commit to user

4



D.

Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta. Efektivitas sistem pengendalian intern dari suatu perusahaan dapat juga dinilai dengan cara mencari tahu kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern dalam perusahaan terkait. Sedangkan kekuatan dan kelemahan suatu sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat diketahui dengan cara mengecek unsur-unsur sistem pengendalian intern perusahaan tersebut. Setelah mengetahui sistem pengendalian intern pengelolaan terhadap dana kas kecil yang baik menurut teori, sistem pengendalian intern pengelolaan terhadap dana kas kecil menurut sistem dan prosedur beserta pelaksanaannya. Selanjutnya akan dibahas evaluasi sistem pengendalian intern pengelolaan terhadap dana kas kecil pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta menurut unsur-unsur pengendalian intern. Adapun evaluasi tersebut sebagai berikut: 1.

Struktur

Organisasi

yang

Memisahkan

Tanggung

Jawab

Fungsional secara Tegas Struktur

organisasi

merupakan

kerangka

pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. commit to user Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dana kas kecil telah sesuai



dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan. Fungsi pemegang dana kas kecil dan fungsi lainnya sudah melakukan tugasnya sesuai tanggung jawabnya. Namun pada fungsi pemegang dana kas kecil dalam

pelaksanaannya

melakukan

seluruh

kegiatan

dari

penggunaan kas kecil hingga pengisian kembali untuk pembuatan dokumen

serta

penyalahgunaan

pencatatannya, fungsi

karena

ini

dapat

merangkap

menimbulkan menjadi

fungsi

akuntansi. 2.

Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya. Pada Unit Administrasi Keuangan dan Umum di PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta terkait pengendalian intern terhadap pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada. Hal ini dibuktikan dengan adanya wewenang otorisasi atau persetujuan dalam penandatanganan dokumen dan pemeriksaan terhadap transaksi pengeluaran kas kecil setiap harinya. Prosedur pencatatan kedalam catatan akuntasi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pencatatan pembukuan harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang valid, pembuatan dokumen sumber dibuktikan dengan lampirannya bukti commit to user



pendukung. Kemudian sistem otorisasi harus dilakukan oleh pejabat fungsi yang terkait agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang. 3.

Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. Pada praktiknya dalam pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan, dapat dilihat terpenuhinya unsur sistem pengendalian intern antara lain: a)

Formulir yang digunakan sudah bernomor urut cetak yang pemakainya harus bertanggung jawab atas formulir tersebut.

b)

Adanya pemeriksaan mendadak terhadap segala pengeluaran, pengisian, dokumen, pencatatan serta uang yang ada ditangan. Wewenang ini ditugaskan kepada BQA selaku audit internal PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta.

c)

Setiap transaksi dilaksanakan oleh satu orang saja, ini merupakan kelemahan sehingga diperlukan satu orang lagi untuk membantu bertugas menjadi fungsi akuntansi agar fungsi pemegang dana kas kecil tidak merangkap sebagai fungsi akuntansi.

d)

Adanya perputaran jabatan setiap maksimal 3 tahun sekali bagi tiap karyawan tetap, hal ini dilakukan agar dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. commit to user



e)

Terdapat keharusan setiap karyawan untuk mengambil hak cutinya. Pengambilan cuti ini dilaksanakan secara bergantian sehingga apabila terjadi kecurangan dalam suatu unit maka dapat diungkap oleh karyawan yang menggantikan posisi tersebut.

f)

Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan. Dalam pengelolaan dana kas kecil tiap akhir hari dicocokan uang tunai ditangan dengan catatan, dan terdapat rincian per rupiah nominalnya.

g)

Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern telah ada pada PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta, Wewenang ini ditugaskan kepada BQA selaku audit internal PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta.

4.

Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya. Unsur ini biasanya telah ditetapkan oleh manajemen dalam mencari karyawan baru guna menempati posisi sebagai karyawan yang mutu sesuai dengan tanggung jawabnya. Setiap penyeleksian, terdapat beberapa persyaratan akademis maupun sikap dan perilaku bagi setiap calon pencari kerja untuk memenuhi persyaratan tersebut dan adanya test sesuai keahlian yang dikuasai. Sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan, diberikan bagi karyawan commit to user



untuk mengembangkan pendidikan selama menjadi karyawan perusahaan.

commit to user



BAB III TEMUAN

Berdasarkan hasil pembahasan dan evaluasi mengenai sistem pengendalian intern dalam mengelola dana kas kecil yang diterapkan oleh PT Bank Negara Indonesia, Tbk KCU Surakarta, maka dari hasil evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas unsur sistem pengendalian intern yang dilaksanakan. Kelebihan dan kelemahan yang ada dalam sistem pengendalian intern yaitu: A.

Kelebihan 1.

Struktur organisasi yang ada pada PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta telah membagi tanggung jawab fungsional secara tegas. Pada PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta terdapat sistem yang mengatur pembagian wewenang dari setiap fungsi untuk melakukan otorisasi dalam setiap transaksi, sehingga dalam pemberian otorisasi tidak dapat dilakukan oleh setiap orang, hal ini dimungkinkan agar ada pertanggungjawaban yang jelas dan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang.

2.

Setiap terjadi pengeluaran dan pengisian kembali dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang, dokumen yang terkait serta pencatatan akuntansi yang runtun dan jelas.

3.

Sistem wewenang telah cukup baik pelaksanaannya. Hal ini dapat dilihat dengan adanya otorisasi atau persetujuan terkait dokumen yang commit to user



ditandatangani oleh bagian yang berwenang, dan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan bukti pendukung. 4.

Setiap harinya dilakukan pemeriksaan terkait pengeluaran dan pengisian

kembali

kas

kecil

sehingga

mendorong

karyawan

melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat waktu. 5.

Adanya perputaran jabatan yang dilakukan di PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta, sehingga dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

6.

Terdapat keharusan setiap karyawan untuk mengambil hak cutinya. Pengambilan cuti ini dilaksanakan secara bergantian.

7.

Tiap harinya dilakukan pencocokkan kas kecil antara kas fisik dengan yang dicatatan, serta jumlah pengeluaran dana kas kecil yang digunakan pada hari itu.

8.

Adanya unit organisasi yang mengecek setiap rincian pengeluaran dana kas kecil yang diawasi oleh BQA (Branch Quality Assurance)

9.

Adanya beberapa persyaratan dan tes khusus yang harus dilakukan dalam pencarian karyawan baru, sehingga ditemukan karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya serta dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien.

commit to user



B.

Kelemahan 1.

Dalam buku mulyadi terdapat sistem pengendalian intern pada kas kecil dianjurkan dengan menggunakan sistem beku atau imprest system, dalam pelaksanaannya sistem yang dipakai fluktuatif sehingga kemungkinan terdapat penyelewengan dana kas kecil dan kesulitan dalam pencocokkan penghitungan porsekot yang digunakan.

2.

Fungsi pemegang dana kas kecil memegang semua peranan siklus pengelolaan kas kecil dan merangkap sebagai fungsi kas, akuntansi dan pemegang dana kas kecil dari pengelolaan kas kecil hingga pengisian kembali kas kecil. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kesalahan

dalam

pembuatan

dokumen,

penyalahgunaan fungsi.

commit to user

pencatatannya

dan



BAB IV PENUTUP

A.

Kesimpulan Sistem pengendalian intern merupakan sebuah sistem yang dibuat dan digunakan untuk mengoptimalkan sumber daya yang ada dan meninimalkan hal-hal yang tidak diinginkan yang akan merugikan perusahaan. Pengendalian intern yang baik akan menjamin keamanan kekayaan perusahaan. Dalam mengevaluasi sistem yang ada pada PT. Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta terdapat temuan berupa kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian intern. Penulis banyak menemukan kelebihan daripada kelemahan di PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta dalam pelaksanaannya sesuai sistem dan prosedur. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas sehingga adanya pemisahan fungsi setiap bagian, sistem wewenang dan otorisasi oleh bagian terkait, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas serta karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Namun dalam pelaksanaannya masih ada beberapa kelemahankelemahan pada sistem pengendalian internnya seperti sistem pengisian to user sistem fluktuatif yang dapat kembali dana kas kecilcommit menggunakan



menyebabkan penyelewengan dana dan fungsi kas merangkap sebagai funggsi akuntansi yang dapat menyebabkan penyalahgunaan fungsi.

B.

Rekomendasi Berdasarkan dari uraian mengenai kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern pada PT Bank Negara Indonesia Tbk KCU Surakarta, penulis mempunyai saran yang diharapkan dapat dijadikan masukan bagi perusahaan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada , yaitu: 1.

Dalam pengisian kembali dana kas kecil sebaiknya menggunakan sistem imprest, hal ini dikarenakan agar pertanggungjawaban terhadap dana kas kecil lebih efisien dan efektif, dan tidak perlu melakukan pengisian kembali dana kas kecil secara mendadak apabila terdapat pengeluaran dana kas kecil lebih besar dibanding dana kas kecil yang tersedia.

2.

Fungsi pemegang dana kas kecil memerankan penuh peranan siklus dari pengeluaran hingga pengisian kembali, serta pembuatan dokumen dan pencatatan akuntansi, sebaiknya dibutuhkan peranan untuk melaksanakan pencatatan akuntansi, agar tidak terjadi penyalahgunaan fungsi.

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA UNIT

Recommend Documents