EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PERUSAHAAN
DAERAH AIR MINUM (PDAM)
TIRTAWENING KOTA BANDUNG
EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR CASH
DISBURSEMENT AT PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTAWENING KOTA BANDUNG TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Diploma III Program Studi Akuntansi Oleh : Steven Joy Junior 095111024
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang diterapkan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtawening Kota Bandung dan mengevaluasi terhadap sistem pengendalian intern pengeluaran kas tersebut dan akhirnya mencoba memberikan usulan untuk pengembangan sistem pengendalian intern di perusahaan. Pengumpulan data dilakukan dengan cara studi observasi, wawancara, dan dokumentasi di bagian Keuangan dan Satuan Pengawasan Intern. Sistem pengeluaran kas di PDAM Tirtawening Kota Bandung dibedakan menjadi dua prosedur, yaitu prosedur pengeluaran kas besar dan prosedur pengeluaran kas kecil. Berdasarkan analisa atas teori tentang pengendalian intern pengeluaran kas dan hasil evaluasi yang dilakukan di perusahaan, pelaksanaan pengendalian internal pada perusahaan secara keseluruhan sudah berjalan secara efektif, sesuai dengan unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal. Meskipun demikian masih terdapat sedikit kekurangan yang perlu mendapat perhatian dari perusahaan yaitu tidak adanya dokumentasi sistem dalam rencana pengendalian dokumentasi. Oleh karena itu penulis mencoba memberikan usulan dokumentasi sistem berupa DFD dan bagan arus/ flowchart sistem pengeluaran kas. Kata kunci: Pengendalian Intern, Pengeluaran Kas
ABSTRACT
This study aimed to obtain a explicit illustration of internal control system for cash disbursements that applied at Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtawening Kota Bandung and evaluate internal control system for cash disbursements and finally try to give suggestions for the development of the company’s internal control system. The data was collected by observation studies, interviews, and documentation at Bagian Keuangan and Satuan Pengawasan Intern in Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Bandung. Cash disbursement system at PDAM Kota Bandung is divided into two procedures, namely a large cash procedures and petty cash disbursement procedures. Based on an analysis of theory of internal control of cash and the result of evaluations conducted in the company, the implementation of internal control in the company as a whole has been running effectively, in accordance with the basic elements of internal control systems. Nevertheless, there are few shortcomings that need attention from the company, namely the lack of documentation in the plan documentation control system. Therefore, the author tries to give suggestions in the form of DFD system documentation, and system flowchart of cash disbursements. Keywords: Internal Control and Cash Disbursement
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala
limpahan berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan
Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM
(PDAM) TIRTAWENING KOTA BANDUNG” . Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus
dipenuhi untuk menempuh ujian sidang pada Program Diploma III Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung. Selama proses penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada yang telah membantu pelaksanaan dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, khususnya kepada: 1.
Bapak Dadang Hermawan selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung
2.
Bapak Arry Irawan selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Politeknik Negeri Bandung
3.
Bapak Khozin Arief, SE., MMSI sebagai dosen mata kuliah akuntansi sekaligus sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan selama penyusunan Laporan Tugas Akhir ini
4. Ibu Novy dan Ibu Popy selaku pembimbing di PDAM Tirtawening Kota Bandung, yang telah memberikan banyak pengetahuan dan informasi yang
dibutuhkan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini
5.
Seluruh dosen, administrasi, dan seluruh staf Jurusan Akuntansi Politeknik
Negeri Bandung. 6.
Kedua orang tua, abang, dan adikku atas doa, dukungan, perhatian, dan kasih
sayangnya.
7.
Akuntansi dan Akuntansi Manajemen Pemerintahan Politeknik Negeri Bandung angkatan 2009 yang selalu ada untuk mendukung dan memberikan pembelajaran kepada penulis.
8.
Keluarga besar Himpunan Mahasiswa Akuntansi atas kebersamaan dan pengalaman organisasi yang berarti.
9.
Serta kepada pihak-pihak lain yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. Penulis dengan senang hati menerima saran dan kritik dari segenap pembaca
demi perbaikan dan penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Semoga pengetahuan ini berguna bagi kita semua khususnya dalam dunia ilmu pengetahuan, perusahaan, serta pembaca pada umumnya.
Bandung, Juni 2012
Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK
KATA PENGANTAR ........................................................................................
i
DAFTAR ISI .......................................................................................................
iii
DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................
vi
TABEL ............................................................................................... DAFTAR
vii
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..........................................................................................
1
1.2. Identifikasi Masalah ..................................................................................
4
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................
4
1.3.1 Tujuan Penelitian ............................................................................
4
1.3.2 Manfaat Penelitian ..........................................................................
5
1.4. Pendekatan Masalah..................................................................................
6
1.5. Metodologi Penelitian ..............................................................................
8
1.5.1 Metode Penelitian ...........................................................................
8
1.5.2 Data Penelitian .................................................................................
9
1.5.2.1 Jenis Data .............................................................................
9
1.5.2.2 Sumber Data ........................................................................
9
1.5.2.3 Teknik Pengumpulan Data ...................................................
10
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ...................................................................
11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Pengendalian Intern ......................................................................
12
2.1.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ..........................................
13
2.1.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern .................................................
14
2.1.3. Unsur Sistem Pengendalian Intern……………………………...
16
2.1.4. Keterbatasan Pengendalian Internal………………………........ 20 2.2. Pengeluaran Kas ......................................................................................
21
2.2.1. Pengertian Kas ............................................................................... 22
2.2.2. Pengertian Pengeluaran Kas ........................................................... 22 2.2.3. Prosedur Pengeluaran Kas……………………………………….. 23
2.2.4. Dokumen yang terkait dengan Pengeluaran Kas……………… . 26
2.2.5. Fungsi yang terkait dalam Pengeluaran Kas………………. ......... 28
2.2.6. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Pengeluaran Kas…….. 30
2.3 Pengendalian Intern Pengeluaran Kas ........................................................ 31 2.3.1 Tujuan Pengendalian Intern Pengeluaran Kas .................................. 33
2.3.2 Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas .................................... 34
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................................... 40 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................... ............... 43 3.1.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan......................... ............... 45 3.1.3 Kegiatan Usaha .................................................................. ............... 52 3.2 Sistem Pengeluaran Kas PDAM Tirtawening Kota Bandung ... ............... 54 3.2.1.Fungsi yang terkait ............................................................. ............... 54 3.2.2 Dokumen yang Digunakan ................................................. ............... 55 3.2.3 Catatan dan laporan yang digunakan ………………………… ........ 57 3.2.4 Prosedur Pengeluaran Kas………………………………………… 58 3.2.4.1 Prosedur Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Kas Besar (Cek)…………………………………………….. 58 3.2.4.2 Prosedur Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Kas Kecil……………………………………………………. 64 3.3. Evaluasi Pengendalian Intern Pengeluaran Kas pada PDAM Tirtawening Kota Bandung.................................................. 69 3.3.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Environment)………69 3.3.2 Evaluasi Rencana Pengendalian Pervasif (Pervasive Control Plans)………………………………………… 71 3.3.3 Evaluasi Rencana Pengendalian Aplikasi (Application Control Plans)………………………………………. 75
3.4 Usulan Pengendalian Intern……………………………. ........................ 77 3.4.1 Usulan terhadap Lingkungan Pengendalian
(Control Environment) ……………………………………………77
3.4.2 Usulan terhadap Rencana Pengendalian Pervasif
(Pervasive Control Plans)…………………………………………77
3.3.3 Usulan terhadap Rencana Pengendalian Aplikasi
(Application Control Plans)……………………………………… 78
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ................................................................................................ 85
4.2 Saran .......................................................................................................... 86 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1
DFD Context Pengeluaran Kas Besar ................................... 60
Gambar 3.2
DFD Physic Pengeluaran Kas Besar…………………… 61
Gambar 3.3
DFD Logic level 0 Pengeluaran Kas Besar ............................ 62
Gambar 3.4
Bagan Arus/Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas Besar……………………………………………….. 63
Gambar 3.5
DFD Context Pengeluaran Kas Kecil.................................. 66
Gambar 3.6
DFD Physic Pengeluaran Kas Kecil……………………. .66
Gambar 3.7
DFD Logic level 0 Pengeluaran Kas Kecil............................. 67
Gambar 3.8
Bagan Arus/Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas Kecil……………………………………………….
Gambar 3.9
68
Bagan Arus/Flowchart Matriks Pengendalian Prosedur Pengeluaran Kas Besar………………………………… 79
Gambar 3.10 Bagan Arus/Flowchart Matriks Pengendalian Prosedur Pengeluaran Kas Kecil …………………..……………… 80
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
dengan Menggunakan Kas Besar (Cek)…………………….
Tabel Entitas dan Aktivitas Prosedur Pengeluaran Kas
Tabel 3.2
Tabel 3.3
Tabel Entitas dan Aktivitas Prosedur Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Kas Kecil………………………… Matriks Pengendalian Prosedur Pengeluaran Kas
Matriks Pengendalian Prosedur Pengeluaran Kas dengan menggunakan Kas Kecil…………………………
65
dengan menggunakan Kas Besar………………………… 81 Tabel 3.4
59
82
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Permohonan Riset Data (POLBAN)
Lampiran 2 : Surat Tugas Penelitian (Pemerintah Kota Bandung)
Lampiran 3 : Surat Pembimbing Penelitian (PDAM Tirtawening Kota Bandung) Lampiran 4 : Struktur Organisasi PDAM Tirtawening Kota Bandung Lampiran 5 : Bukti Kas Kecil 6 : Surat Disposisi Lampiran
Lampiran 7 : Voucher Lampiran 8 : Cek Lampiran 9 : Nota Dinas Lampiran 10: Kuitansi Lampiran 11: Daftar pertanyaan/ kuisioner Lampiran 12: Kartu Bimbingan
