1
EVALUASI SISTEM PENERIMAAN KAS DARI TAGIHAN REKENING AIR PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA MAKMUR KABUPATEN SUKOHARJO
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh : HARDIYO NIM F 3307153
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
2
MOTTO DAN PERSEMBAHAN Tidak ada daya dan kekuatan kecuali dengan pertolongan Allah SWT. Akar pendidikan memang pahit, tapi buahnya manis rasanya. (Aris Toteles) Berbahagialah jika mendapat kepercayaan dan jangan pernah mengkhianatinya karena sesungguhnya kepercayaan itu mahal harganya. Jika kamu mengalami kegagalan janganlah berputus asa, tetapi gunakanlah pengalaman tersebut menyalakan api semangat juangmu. Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu. Dan sesungguhnya yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang yang khusu’. (QS. ALBaqaroh;45) Hai
orang-orang
yang
beriman,
bersabarlah
kamu
dan
kuatkanlah
kesabaranmu dan tetaplah bersiap siaga (di perbatasan negerimu) dan bertakwalah kepada Allah, supaya kamu beruntung. (QS. Ali Imron : 200).
Penulis persembahkan kepada : 1.
Allah
SWT
yang telah
menciptakan dan
memberiku kesempatan hidup di dunia. 2.
Ibu dan Bapak yang telah mengorbankan segalanya buatku.
3.
Kakak dan abang tercinta.
4.
Almamater.
3
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr.Wb Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan hanya kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan tepat waktu dengan judul “Evaluasi Penerimaan Kas Dari Penjualan Air Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo”. Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini ditujukan untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari proses penyusunan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan lancar tentunya karena bantuan, dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada : 1.
Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya dan selalu menunjukkan jalan yang lurus kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu.
2.
Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com., Ak. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Ibu Sri Murni, SE., Ak selaku ketua program studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4.
Ibu Ninuk Retnowati, SE., Ak selaku pembimbing akademik dan dosen pembimbing dalam penyusunan Tugas Akhir dari awal hingga akhir penulisan.
4
5.
Para dosen pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah mengajarkan banyak ilmu selama berada di bangku kuliah.
6.
Almamaterku yang telah memberiku kesempatan untuk mencapai kesuksesan.
7.
Bapak Subiyanto selaku Kepala Cabang, Ibu dewi Kusumaningih selaku pembimbing instansi, Ibu Winarsih, Mas Adit, dan seluruh karyawan PDAM Tirta Makmur Sukoharjo yang telah membimbing penulis selama kegiatan magang dan penelitian.
8.
Ibu dan bapak yang telah banyak berkorban untuk penulis, memberikan kasih sayang, doa dan dukungan yang sangat berarti bagi penulis, yang tidak akan pernah terbayarkan oleh apapun juga sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dan Tugas Akhir ini dengan baik.
9.
Kakak-kakakku yang memberikan dukungan dan nasehat-nasehat.
10. Rafka keponakanku yang telah memberikan canda tawa, yang terus memberikan kelucuan sehingga penulis dapat mengerjkan Tugas Akhir dengan pikiran yang segar kembali. 11. Riana Alvia Putri yang tercinta, yang memberikan dukungan, nasehat dan juga semanagat hidup, serta selalu ada baik suka maupun duka, terima kasih atas segala pengorbanan, cinta kasih yang tulus, doa, dan dukungan kepada penulis. Semua keberhasilan ini berkat cinta dan dukunganmu “Love You Forever”. 12. Harry adikku yang telah meminjamkan komputer, terima kasih atas pinjamannya sehingga penulis bisa mengerjakan Tugas Akhir dengan tepat waktu.
5
13. Bayu, Saiful, Aat (bolang), Faisal, Rully, Mukti dan semua sahabat-sahabatku selama kuliah yang telah memberiku pelajaran untuk saling menghargai dan bekerja sama. 14. Denny, Ricky, Romy, Japar, Sutris, Agung, dan semua sahabat-sahabatku yang selalu memberikan dorongan, sumbangan pemikiran serta bantuan baik moriil maupun materiil sehinggan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik, serta seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis ungkapkan satu per satu. Akhirnya penulis sadar sepenuhnya akan kekurangan yang dimiliki penulis, dan mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan selanjutnya. Semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat berguna bagi pembaca pada umumnya dan Mahasiswa Fakultas Ekonomi pada khususnya. Wassallammu’alaikum Wr.Wb Surakarta,
Penulis DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ............................................................................................. i ABSTRAK ........................................................................................................... ii HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................. iii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv
6
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................. v KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi DAFTAR ISI ....................................................................................................... ix DAFTAR TABEL .............................................................................................. xii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xiii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................... 1 1. Sejarah Perusahaan .................................................................... 1 2. Visi, Misi, dan Motto ................................................................ 2 3. Struktur Organisasi ................................................................... 4 4. Deskripsi Jabatan ...................................................................... 6 5. Tugas dan Fungsi PDAM......................................................... 18 6. Jenis Pelayanan ....................................................................... 19 7. Golongan Pelanggan ............................................................... 20 8. Tarif ......................................................................................... 25 B. LATAR BELAKANG MASALAH.............................................. 26 C. RUMUSAN MASALAH ............................................................. 29 D. TUJUAN PENULISAN ............................................................... 29 E. MANFAAT PENULISAN ........................................................... 30 BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
7
A. LANDASAN TEORI .................................................................. 31 1. Pengertian Sistem Dan Prosedur ............................................. 31 2. Pengertian Sistem Akuntansi .................................................. 32 3. Pengertian Kas ........................................................................ 35 4. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ....................... 36 5. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang ...................................... 36 6. Pengertian Sistem Pengendalia Intern ..................................... 42 B. PEMBAHASAN ........................................................................... 44 1.Fungsi yang Terkait .................................................................... 44 2.Dokumen yang Digunakan ......................................................... 46 3.Catatan Yang Digunakan ........................................................... 48 4.Jaringan Prosedur ....................................................................... 49 C. EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI TAGIHAN
REKENING
AIR
PDAM
TIRTA
MAKMUR
KABUPATEN SUKOHARJO .......................................................56 1. Fungsi yang Terkait ................................................................. 56 2. Dokumen yang Digunakan ...................................................... 56 3. Catatan Yang Digunakan ........................................................ 57 4. Jaringan Prosedur .................................................................... 57 BAB III TEMUAN A. Kelebihan ........................................................................................ 58 B. Kelemahan ....................................................................................... 59
8
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ..................................................................................... 61 B. Saran ............................................................................................... 61 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
TABEL
Halaman
I.1 Tarif Air Minum PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo .................... 25
9
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
Halaman
1.1
Bagan Struktur PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo ..................... 5
2.1
Prosedur Sistem Penerimaa Kas dari Tagiha Rekening Air ...................... 53
10
DAFTAR LAMPIRAN 1.
Surat Pernyataan
2.
Surat Keterangan
3.
Daftar Stan Meter Langganan
4.
Kartu Meter Langganan
5.
Rekening Air
11
6.
Daftar Rekening yang Harus Dibayar
7.
Laporan Penerimaan Penagihan
8.
Laporan Penerimaan Harian
9.
Laporan Harian Kas
10.
Bukti Setor Bank
ABSTRAK EVALUASI SISTEM PENERIMAAN KAS DARI TAGIHAN REKENING AIR PADA PDAM TIRTA MAKMUR KABUPATEN SUKOHARJO HARDIYO F3307153
12
Perusahaan Daerah Air Minum is a company engaged in the service sector. Sources of cash receipts PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo consists of cash receipts from water bill and cash receipts from the joint installation of new accounts. Receipts from the water bill is a major source of income for cash receipts is a regular income. Given the cash proceeds from the water bill contains a vulnerability of embezzlement and misappropriation of cash, so need good cash receipts accounting system. Goals to be achieved from this research is to obtain a clear description and evaluate the accounting system of cash receipts from the water bill in PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo. Based on the research concluded that the PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo has implemented an adequate accounting system, which is evidenced by the strict separation of functions, system of authorization in each transaction performed by the parts involved, the accounting records have been done properly with sufficient evidence, and network procedures have been implemented with coherent and adequate. But it still has a flaw that is the function of conducting the procedure is not yet untreated authority and document storage. Based on weakness that found, so author gives suggestion so that every function does what be the authority, so that will simplify in supervision. Besides archiving or storage of documents is more guarded and maintained in order to avoid a loss of documents and facilitate the search of documents if any required documents again in the future.
Keyword : accounting system, cash
BAB I PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1.
Sejarah Perusahaan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Sukoharjo dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Bersama yaitu Menteri Dalam Negeri
13
dan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 3 Tahun 1984 dan Nomor 261/KPTS/1984 tentang Pembentukan Badan Pengelolaan Air Minum (BPAM) Kabupaten Dati II Sukoharjo Dalam perkembangannya, BPAM mengalami perubahan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) dengan ditetapkannya Peraturan Daerah (Perda) Nomor 27 Tahun 1990 tentang pendirian Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Dati II Sukoharjo. Selanjutnya, berdasarkan Berita Acara Serah Terima Nomor 539/1061/1993 tanggal 2 Maret 1993 dilakukan serah terima Prasarana dan Sarana Penyediaan Air Bersih dari Gubernur Jawa Tengah kepada Bupati Kepala Daerah Tingkat II Sukoharjo. Peraturan Daerah (Perda) Nomor 27 Tahun 1990 disesuaikan dalam Peraturan Daerah Nomor 20 Tahun 2007 antara lain bertujuan untuk melaksanakan pembangunan, khususnya dalam bidang penyediaan air bersih agar kebutuhan air bersih masyarakat terpenuhi.
2.
Visi, Misi Dan Motto
1
VISI Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo menetapkan rumusan visi yaitu “Menjadi Perusahaan Sehat Berwawasan
Lingkungan”. “Menjadi
Perusahaan Sehat
Berwawasan
Lingkungan” mempunyai arti bahwa Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo dalam menjalankan usahanya sesuai
14
dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku serta menjaga
keselamatan lingkungan dalam menjalankan operasional perusahaan. MISI Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo menetapkan misi sebagai berikut: a. Mewujudkan kinerja perusahaan yang sehat. b. Mewujudkan pelayanan prima dalam menyediakan air bersih guna mewujudkan masyarakat yang sehat. c. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia. d. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan memperhatikan tingkat kemampuan perusahaan. e. Melestarikan sumber air. f. Menjalankan bisnis perusahaan dengan menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG).
MOTTO Dalam menjalankan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo, pegawai perusahaan menetapkan motto untuk sebagai panduan kerja, sehingga perusahaan bisa berjalan sesuai denga apa yang diharapkan. Oleh karena itu, Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo menetapkan motto yaitu “MULIA”, kata MULIA mempunyai arti:
15
a. Mandiri
: Perusahaan menjalankan usahanya dengan menjalankan usahanya dengan menggunakan kekuatan yang berasal dari hasil peningkatan kerja.
b. Unggul
: Terus
meningkatkan
kapasitas
diri,
mengasah
keterampilan sehingga andal dalam melaksanakan tugas dan tanggug jawab, berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan peluang, serta berani menghadapi konsekuensi atas setiap keputusan yang diambil. c. Loyalitas
: Rela berkorban dengan mengedepankan jiwa pengabdian kepada perusahaan, bangsa dan negara, serta taat setia dalam menjalankan tugas dan kewajiban.
d. Integritas
: Teguh kepada kebenaran dan kejujuran, bertindak sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan bagi orang lain.
e. Amanah
: Bekerja dengan dilandasi kejujuran, etika, dan moral, serta lebih
mengedepankan
pencapaian keberhasilan
atas
tanggung jawab yang diberikan.
3.
Struktur Organisasi Untuk meningkatkan kinerja Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo dalam pelayanan kepada masyarakat, perlu dilakukan penataan organisasi dan tata kerja Perusahaan Daerah Air
16
Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo (Surat Keputusan Direktur No. 800/KPTS/690.74/30/IX tahun 2008) Adapun bagan struktur organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo yaitu sebagai berikut ini:
17
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PDAM TIRTA MAKMUR KABUPATEN SUKOHARJO Direktur
Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian Hubungan Langganan
Bagian Teknik
Kepala Cabang
Koordinator Umum Sub Bagian Administrasi
Sub Bagian Layanan Pelanggan
Sub Bagian Perencanaan dan Peralatan Teknik Seksi Pelaksana Kas (kasir)
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Rekening
Sub Bagian Produksi dan Distribusi
Seksi Pembukuan Seksi Layanan Pelanggan Seksi Pembaca Meter Koordinator Teknik
Seksi Perencanaan dan Peralatan Teknik Seksi Produkso dan Distribusi Gambar 1.1 Struktur Organisasi PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo
6
4.
Deskripsi Jabatan a. Bagian Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas : 1) Mengkoordinasikan
dan
mengendalikan
kegiatan
di
bagian
administrasi dan keuangan. 2) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan pengelolaan peralatan dan perlengkapan. 3) Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. 4) Mengendalikan
uang
pendapatan,
hasil
penagihan
rekening
penggunaan air dari pelanggan, 5) Memberikan pembinaan dan penilaian terhadap pegawai di bawahnya. b. Sub Bagian Administrasi mempunyai tugas : 1) Mengagendakan pertemuan Direktur sehubungan dengan kegiatan yang perlu koordinasi dengan instansi lain atau pihak terkait serta menyimpan hasil rapat yang berupa notulen sebagai dokumen. 2) Mengelola kesekretariatan termasuk menjaga kerahasiaan surat-surat. 3) Menyiapkan konsep usulan perubahan kebijakan baru yang diusulkan oleh Perusahaan Daerah kepada pihak terkait dengan berpedoman pada ketentuan yang ada. 4) Menyelenggarakan kegiatan di sub bagian administrasi perusahaan, hukum, dan peraturan intern perusahaan. 5) Menyimpan dan memelihara dokumen penting perusahaan yang berkenaan dengan tugas administrasi.
7
6) Menerima
surat
masuk
dan
mendistribusikan
kepada
yang
berkepentingan. 7) Menyusun agenda surat keluar atau masuk dan sistem penyimpanan dokumen. 8) Mengurus dan mengatur perlengkapan kantor dan kebutuhan rumah tangga perusahaan. 9) Menyiapkan peraturan-peraturan perusahaan tentang kepegawaian. 10) Menyelenggarakan administrasi kepegawaian, kesejahteraan pegawai dan pembinaan pegawai. 11) Mengurus segala hal yang berkaitan dengan kepegawaian. 12) Menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan untuk mengembangkan sumber daya manusia. 13) Mengurus kendaraan dinas dan perawatan inventaris kantor. 14) Mengadakan pembelian barang yang diperlukan perusahaan. 15) Menyusun laporan yang dibutuhkan. c. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas : 1) Mengendalikan kegiatan di sub bagian keuangan. 2) Mengendalikan perputaran kas perusahaan. 3) Menyusun laporan keuangan perusahaan. 4) Melaksanakan pengelolaan kas perusahaan. 5) Melaksanakan verifikasi terhadap semua pengajuan keuangan. 6) Memberikan pembinaan dan penilaian terhadap pegawai di bawahnya.
8
d. Bagian Hubungan Pelanggan mempunyai tugas : 1) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan di bagian layanan pelanggan, rekening dan meter segel. 2) Menyelenggarakan promosi dan penyuluhan air bersih kepada masyarakat. 3) Mengadakan pelayanan penelitian dan pengecekkan terhadap sebabsebab terjadinya ketidakwajaran penunjukkan angka meter pelanggan, penertiban liar dan pencurian air serta penetapan sanksi bagi pelanggan. 4) Melakukan analisis pola konsumsi, rencana jumlah sambungan dan penjualan air sebagai bahan penyusunan Anggaran Perusahaan maupun upaya penyesuaian tarif. 5) Menampung pengaduan dari pelanggan, meneruskan dan memproses penyelesaiannya. 6) Mengatur ketepatan waktu dan penetapan wilayah pembacaan meter. 7) Menerima dan meneliti DRD. 8) Menyusun laporan yang diperlukan. e. Sub Bagian Layanan Pelanggan mempunyai tugas : 1) Membantu Kepala Bagian Hubungan Pelanggan di sub bagian tugasnya. 2) Mengadakan promosi dan penyuluhan kepada masyarakat mengenai cara berlangganan, penggunaan air secara ekonomis, pemberitahuan tentang peraturan baru yang terkait, serta tarif air yang berlaku.
9
3) Menerima, mencatat, dan menyelesaikan atas pengaduan dari pelanggan. 4) Mengadakan pengecekan atas klasifikasi golongan langganan serta mengusulkan kemungkinan perubahannya. 5) Mengadakan penelitian dan pengecekkan lapangan terhadap penyebab terjadinya ketidakwajaran penunjukkan angka meter pelanggan, penertiban sambungan liar dan pencurian air serta penetapan sanksi dan atau denda bagi pelanggan berdasarkan peraturan yang berlaku. 6) Menyusun wilayah pembacaan meter dan pengaturan waktu serta mengklasifikasi tarif. 7) Menampung dan menyelesaikan pengaduan dari pelanggan tentang pemakaian air. 8) Mencatat dan melaporkan tentang kerusakan meter air, kotak meter, kartu meter dan accessories meter air. 9) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. f. Sub Bagian Rekening mempunyai tugas : 1) Membantu Kepala Bagian Hubungan Pelanggan di sub bagian tugasnya. 2) Menerima data pembacaan meter langganan. 3) Menyelenggarakan proses pembuatan rekening air dan non air serta membuat rekapitulasi Daftar Rekening yang akan Ditagih (DRD). 4) Memeriksa dan mengoreksi rekening yang telah dibuat berdasarkan golongan tarif, harga air, biaya administrasi dan biaya lainnya.
10
5) Menyerahkan rekening air dan non air bersama-sama dengan Daftar Rekening yang harus Ditagih (DRD), kepada Kepala Bagian Hubungan Pelanggan untuk diteruskan kepada Kepala Bagian Keuangan. 6) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. g. Bagian Teknik mempunyai tugas : 1) Mengarahkan
dan
mengendalikan
kegiatan
di
Sub
Bagian
Perencanaan Teknik, Produksi, dan Distribusi serta Peralatan Teknik. 2) Membantu Direktur untuk melakukan koordinasi dan mengendalikan teknik secara keseluruhan. 3) Melakukan analisa rencana dan program kerja beserta perubahan dan biaya pelaksanaannya yang diajukan oleh semua sub bagian bawahannya. 4) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan di bagian teknik dan melaksanakan pelaksanaan pemeriksaan di lapangan. 5) Melakukan analisis dan menilai laporan tentang kegiatan pelaksanaan tugas serta menentukan langkah yang diperlukan. 6) Merencanakan penyusunan anggaran dan pengendalian pelaksanaan anggaran tahunan bagian teknik. 7) Melakukan pemeriksaan ke instalasi produksi, transmisi distribusi secara berkala. 8) Menyusun laporan berkala secara teratur.
dan
11
h. Sub Bagian Perencanaan dan Peralatan Teknik mempunyai tugas : 1) Membantu Kepala Bagian Teknik di sub bagiannya. 2) Mengkoordinir
dan
melaksanakan
penyusunan
program
pengembangan jangka panjang, menengah dan jangka pendek. 3) Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan pengawasan atas jalannya pekerjaan proyek. 4) Mempersiapkan
program
pengembangan
di
bagian
teknik,
pengembangan sumber air, sistem transmisi dan distribusi berikut perlengkapan dan peralatan yang diperlukan. 5) Menyususn penetapan standar biaya, anggaran biaya, program kerja, dan jadwal pelaksanaan pekerjaan serta pembuatan dokumen. 6) Merencanakan, memeriksa, dan menilai pekerjaan pembangunan dan perbaikan yang diserahkan oleh pihak ketiga. 7) Membuat dan menetapkan anggaran biaya sambungan langganan untuk setiap permintaan sambungan baru atau perubahan sambungan langganan. 8) Melaksanakan perawatan dan perbaikan peralatan mekanik, elektrik, mesin-mesin, serta peralatan produksi lainnya. 9) Melaksanakan pendataan seluruh peralatan mekanik dan listrik serta peralatan lainnya. 10) Menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan pembelian dan pengelolaan barang yang dibutuhkan perusahaan.
12
11) Menerima, memeriksa, dan menyimpan barang yang dikirim ke gudang serta mencatat dalam buku administrasi gudang dan mengeluarkan barang. 12) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. i. Sub Bagian Produksi dan Distribusi mempunyai tugas : 1) Menyelenggarakan
pengendalian
atas
kualitas,
kuantitas
dan
kontinuitas prouksi air serta berupaya memperbaiki kualitas, kuantitas dan kontinuitas produksi. 2) Mengatur dan menyelenggarakan instalasi sumber, pengolahan air, laboratorium,dan jaringan pipa distribusi. 3) Menjamin dan melaksanakan pendistribusian air secara merata, cukup, dan terus menerus. 4) Mengkoordinir dan melaksanakan pemasangan pipa transmisi, distribusi, dan tersier. 5) Mengkoordinir perbaikan kebocoran pipa dan gangguan aliran air serta mengatur fungsi jaringan pipa. 6) Mengetes, meneliti dan menilai peralatan sesuai kebutuhan distribusi. 7) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. j. Kepala Cabang mempunyai tugas : 1) Memimpin pelaksanaan pekerjaan Cabang sebagaimana digariskan Direktur Perusahaan Daerah, dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.
13
2) Menggunakan semua materi dan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien dalam rangka melaksanakan kegiatan operasional Perusahaan Daerah. 3) Mengajukan usul kepada Direktur Perusahaan Daerah mengenai halhal yang menjadi prioritas penanganan Cabang dan hal lain yang berhubungan dengan usaha memajukan perusahaan maupun kesulitan yang dihadapi. 4) Menilai prestasi kerja dan mengusulkan promosi pegawai Cabang kepada Direktur Perusahaan Daerah melalui Pelaksana Personalia. 5) Menyampaikan laporan secara periodic sesuai ketentuan yang berlaku kepada Direktur Perusahaan Daerah mengenai pelaksanaan kegiatan usaha Cabang. 6) Memimpin penyusunan anggaran Cabang dan mengajukan kepada Panitia Anggaran. 7) Bertindak atas nama Perusahaan Daerah untuk Cabang yang dipimpin dalam urusan dengan pihak ketiga sesuai dengan wewenang yang diberikan Direktur Pemerintah Daerah. 8) Mengadakan koordinasi yang baik dengan Kepala Bagian dalam melaksanakan tugas yang berprinsip. 9) Membimbing, membina, meningkatkan kemampuan dan krampilan pegawai di bawahnya. 10) Meningkatkan bagiannya.
pengetahuan
dan
mengikuti
perkembangan
di
14
k. Koordinator Umum mempunyai tugas : 1) Mengkoordinir, memimpin, dan melaksanakan kegiatan Cabang di bidang umum, dan administrasi keuangan. 2) Menyusun rencana kerja di bidang umum, dan administrasi keuangan yang menjadi tanggung jawab Cabang. 3) Mengawasi kegiatan di bidang umum, administrasi keuangan Cabang. 4) Mengatur penyelenggaraan pembukuan Cabang secara tepat waktu. 5) Mengatur pelaksanaan penyetoran uang hasil penagihan rekening langganan Cabang ke Bank atau Kantor Pusat secara tertib. 6) Meningkatkan
pengetahuan
dan
mengikuti
perkembangan
di
bidangnya. 7) Mengadakan kerjasama dengan Koordinator Teknik Cabang. 8) Memelihara hubungan baik dengan pelanggan. l. Seksi Pelaksana Kas mempunyai tugas : 1) Menerima pembayaran dari pelanggan 2) Menjaga keamanan atas kas yang diterima dengan baik. 3) Melaksanaan penyetoran uang hasil penagihan rekening langganan Cabang ke Bank atau Kantor Pusat secara tertib. 4) Membuat rekapitulasi penerimaan kas. m. Seksi Pembukuan mempunyai tugas : 1) Membantu Koordinator Umum di bagian pembukuan.. 2) Meneliti rekapitulasi penerimaan kas.
15
3) Membuat Daftar Saldo Piutang Langganan (DSPL) dan melakukan pencatatan piutang ke Buku Pembantu Piutang Pelanggan (BPPP). 4) Melaksanakan pengarsipan laporan yang dibutuhkan. 5) Membuat catatan akuntansi yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi di Cabang. n. Seksi Layanan Pelanggan mempunyai tugas : 1) Mengadakan promosi dan penyuluhan kepada masyarakat mengenai cara berlangganan, penggunaan air secara ekonomis, pemberitahuan tentang peraturan baru yang terkait, serta tarif air yang berlaku. 2) Melayani, meneliti persyaratan administrasi permohonan sambungan baru, serta memproses penyelesainnya. 3) Menerima, mencatat, dan menyelesaikan atas pengaduan dari pelanggan. 4) Menerima dan meneliti data pembacaan meter pelanggan. 5) Menampung dan menyelesaikan pengaduan dari pelanggan tentang pemkaian air. 6) Membuat surat peringatan pembayaran rekening air minum. 7) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. o. Seksi Pembaca Meter mempunyai tugas : 1) Melaksanakan pembacaan dan pencatatan meter pelanggan secara akurat, benar dan sesuai dengan jadwal pembacaan meter langganan. 2) Membuat dan menyempurnakan pemetaan pelanggan di wilayah pembacaan yang menjadi tanggung jawabnya.
16
3) Mengumpulkan data dan melaporkan kepada Koordinator Umum tentang langganan yang tidak memperoleh air, penyalahgunaan pemakaian air, ketidak wajaran dan kerusakan pada meter air, dan pengaduan langganan di lapangan. 4) Melaksanakan pendistribusian surat-surat peringatan atau surat pemberitahuan lainnya kepada pelanggan. 5) Meningkatkan
pengetahuan
dan
mengikuti
perkembangan
di
bidangnya. 6) Membina dan memelihara kerja sama yang baik dengan pelaksana lainnya. p. Koordinator Teknik mempunyai tugas : 1) Mengkoordinasi, memimpin dan melaksanakan kegiatan Cabang di bidang teknik. 2) Menyusun rencana kerja di bidang teknik yang menjadi tanggung jawab Cabang. 3) Mengawasi pelaksanaan konstruksi. Perpaikan perpipaan, operasi unit-unit produksi, pemeliharaan sumber dan fasilitas transmini distribusi air serta melaksanakan pemasangan atau penutupan sambungan air ke pelanggan. 4) Mengusahakan agar kegiatan Cabang di bidang teknik berjalan lancar, dan mengusulkan penyesuaian terhadap kebijaksanaan perusahaan dalam bidang prodksi, distribusi, sambungan baru dan sebagainya sesuai dengan perkembangan dan kemampuan perusahaan.
17
5) Menyusun laporan harian dan bulanan serta laporan lainnya di bidang teknik Cabang. 6) Meningkatkan
pengetahuan
dan
mengikuti
perkembangan
di
bidangnya. q. Seksi Perencanaan dan Peralatan Teknik mempunyai tugas : 1) Mengkoordinir
dan
melaksanakan
penyusunan
program
pengembangan jangka panjang, menengah dan jangka pendek. 2) Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan pengawasan atas jalannya pekerjaan proyek. 3) Mempersiapkan
program
pengembangan
di
bagian
teknik,
pengembangan sumber air, sistem transmisi dan distribusi berikut perlengkapan dan peralatan yang diperlukan. 4) Menyususn penetapan standar biaya, anggaran biaya, program kerja, dan jadwal pelaksanaan pekerjaan serta pembuatan dokumen. 5) Merencanakan, memeriksa, dan menilai pekerjaan pembangunan dan perbaikan yang diserahkan oleh pihak ketiga. 6) Membuat dan menetapkan anggaran biaya sambungan langganan untuk setiap permintaan sambungan baru atau perubahan sambungan langganan. 7) Melaksanakan perawatan dan perbaikan peralatan mekanik, elektrik, mesin-mesin, serta peralatan produksi lainnya. 8) Melaksanakan pendataan seluruh peralatan mekanik dan listrik serta peralatan lainnya.
18
9) Melakukan pembuatan laporan yang diperlukan. r. Seksi Produksi dan Distribusi mempunyai tugas : 1) Menyelenggarakan
pengendalian
atas
kualitas,
kuantitas
dan
kontinuitas prouksi air serta berupaya memperbaiki kualitas, kuantitas dan kontinuitas produksi. 2) Mengatur dan menyelenggarakan instalasi sumber, pengolahan air, laboratorium,dan jaringan pipa distribusi. 3) Menjamin dan melaksanakan pendistribusian air secara merata, cukup, dan terus menerus. 4) Mengkoordinir dan melaksanakan pemasangan dan penutupan pipa transmisi, distribusi, dan tersier. 5) Mengkoordinir perbaikan kebocoran pipa dan gangguan aliran air serta mengatur fungsi jaringan pipa. 6) Melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan. 5.
Tugas Dan Fungsi PDAM a. Penyelenggaraan pelayanan kemanfaatan umum atau jasa di bidang penyediaan atau penggunaan air minum. b. Pemberian kontribusi kepada pemerintah daerah. c. Peneliti dan penyelenggara permohonana tata perijinan pemasangan jaringan instalasi air minum bagi calon pelanggan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
19
d. Penyusun dan perumus kebijakan mengenai rencana dan program pembangunan jaringan instalasi air minum. e. Pengatur dan penetap pemasangan atau penempatan jaringan instalasi air minum kepada masyarakat sebagai pelanggan. f. Pembuat masukan secara detail atau teknik untuk daerah jaringan instalasi air minum. g. Pemberi penyuluhan dan Pembina kepada masyarakat dalam penanganan jaringan instalasi air minum. h. Penetapan harga sewa atau berlangganan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. i. Pelaksana pencabutan jaringan instalasi air minum bagi para pelanggan yang tidak melaksanakan kewajibannya. 6.
Jenis Pelayanan a. Pembayaran Rekening Jenis layanan ini memberikan pelayanan pembayaran rekening bagi pelanggan PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo. Adapun tempat pembayaran rekening bagi pelanggan, yaitu: 1) Wilayah Sukoharjo
: Jl. Jend. Sudirman 129.
2) Wilayah Grogol
: Jl. Raya Solo Baru 8a.
3) Wilayah Kartasura
: Jl. Adi Sumarmo 93 dan Komplek Balai Desa Gentan.
4) Wilayah Bendosari
: Komplek Kantor Kecamatan Bendosarui.
5) Wilayah Polokarto
: Komplek Kantor Kecamatan Polokarto.
20
6) Wilayah Mojolaban
: Kantor Balai Desa Klumprit.
b. Sambungan baru Jenis layanan ini merupakan layanan yang digunakan masyarakat luas untuk menjadi pelanggan PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo sehingga bisa menggunakan air bersih yang berasal dari PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo. c. Pengaduan Jenis layanan ini digunakan pelanggan untuk mengadukan masalah yang terjadi yang berkaitan dengan penyaluran air bersih serta pelayanan yang diberikan oleh PDAM. d. Pelayanan lainnya : 1) Air tangki 2) Tutup Tetap Atas Permintaan Sendiri 3) Ganti Stop Kran/Ball Valve 4) Pindah Meter 5) Buka Kembali 6) Ganti Nama 7.
Golongan Pelanggan Golongan pelanggan adalah klasifikasi pelanggan yang ditentukan sesuai dengan struktur ekonomi masyarakat. Adapun golongan pelanggan PDAM Tirta Makmur kabupaten Sukoharjo adalah:
21
a.
Kelompok I Kelompok I merupakan golongan pelanggan yang pemakaiannya untuk kepentingan sosial yang terdiri dari: 1) Sosial umum, terdiri dari: a) Kran umum b) Kamar mandi umum c) WC umum 2) Sosial khusus, terdiri dari: a) Yayasan sosial b) Sekolah negeri atau swasta c) Play group d) Taman kanak-kanak (TK) e) Panti Asuhan f) Tempat-tempat ibadah
b.
Kelompok II Kelompok II merupakan kelompok golongan pelanggan yang pemakaiannya untuk rumah tangga dan instansi pemerintah, yang terdiri dari: 1) Rumah Tangga a) Rumah Tangga 1 Adalah pelanggan rumah tangga yang dalam rumah tangga tersebut hanya berfungsi sebagai tempat tinggal dengan kriteria: i.
Rumah tangga dengan tipe < 36 m³.
22
ii.
Rumah tangga golongan ekonomi lemah.
iii.
Keluarga Miskin (SK. Bupati).
iv.
Rumah sederhana diluar lokasi real estate.
b) Rumah Tangga 2 Yang tergolong dalan rumah tangga 2 yaitu dengan kriteria: i.
Rumah permanen sederhana dengan tipe > 36 m³.
ii.
Rumah tangga ekonomi cukup.
iii.
Berpenghasilan tetap.
iv.
Rumah dinas dana asrama TNI atau POLRI.
c) Rumah Tangga 3 Adalah pelanggan rumah tangga, selain sebagai rumah tersebut adalah suatu usaha untuk mendapatkan penghasilan dengan kriteria: i.
Rumah tangga menengah yang berada di luar lokasi real estate.
ii.
Rumah golongan ekonomi menengah dalam dan luar kota yang tidak berada di jalan nasional.
iii.
Terdapat kegiatan usaha kecil untuk sekedar menambah pemenuhan pendapatan kebutuhan keluarga.
d) Rumah Tangaa 4 antara lain dengan kriteria: i.
Rumah mewah.
ii.
Rumah tangga golongan ekonomi atas atau tinggi.
iii.
Rumah tangga yang berada di lokasi real estate.
iv.
Rumah di jalan nasional, jalan propinsi, dan jalan kota.
23
2) Instansi Pemerintahan antara lan: a) Kantor pemerintah; b) Lembaga pemerintahan. c) Sarana instansi pemerintahan. c.
Kelompok III Kelompak III merupakan kelompok golongan pelanggan yang pemakaiannya untuk kegiatan niaga, yang terdiri dari : 1) Niaga Kecil antara lain : a) Apotik, Toko obat. b) Warung. c) Asrama atau indekost. d) Rumah makan. e) Losmen. f)
Penginapan.
g) Dokter praktik. h) Kantor notaris. i)
Rumah akit tipe C ke bawah.
j)
Koperasi
2) Niaga Besar antara lain: a) Importir. b) Eksportir. c) Ekspeditur. d) Agen.
24
e) Makelar dan komisioner. f)
Pasar swalayan.
g) Rumah sakit swasta tipe A atau B. h) Kolam renang umum swasta. i)
Pompa bensin (SPBU).
j)
Distributor.
k) Pedagang besar. l)
Nigh club.
m) Diskotik. n) Steam bath. o) Hotel. p) Restoran. q) Bengkel besar. r) d.
Usaha besar lainnya.
Kelompok IV Kelompok IV merupakan kelompok golongan pelanggan yang pemakaiannya untuk kepentingan industry rumah tangga, yang terdiri dari: 1) Usaha kerajinan tangan. 2) Sanggar seni lukis. 3) Usaha konveksi. 4) Pabrik Tekstil. 5) Peternakan.
25
6) Pabrik kimia. 7) Pertambangan. 8) Perkayuan. 9) Pembuatan kapal, Pabrik minuman. 10) Pabrik es. 11) Cold Stroge. 12) Industri lainnya 8.
Tarif Tarif yang berlaku bagi pelanggan PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo dapat dilihat dalam tabel berikut ini: Tabel I.1. Tarif Air Minum PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo
No
Klasifikasi Pelangganan
Tingkat Pemakaian Air(m3) 0-10
11-20
21-30
> 30
675 675
675 900
675 1.150
675 1.400
A 1 2
KELOMPOK I Sosial Umum Sosial Khusus
B 1 2 3 4 5
KELOMPOK II Rumah Tangga I Rumah Tangga II Rumah Tangga III Rumah Tangga IV Instansi Pemerintah
1.150 1.500 1.850 2.250 2.700
1.500 1.850 2.250 2.700 3.325
1.850 2.200 2.650 3.200 4.000
2.175 2.500 2.950 3.700 4.550
C 1 2
KELOMPOK III Niaga Kecil Niaga Besar
-
3.950 4.600
4.600 5.450
5.300 6.250
D 1
KELOMPOK IV Industri Kecil
-
5.450
6.500
7.500
26
B. LATAR BELAKANG MASALAH Krisis ekonomi yang melanda Indonesia telah membawa bangsa Indonesia ke dalam keterpurukan. Banyak pihak menyakini bahwa penyebab terjadinya krisis tersebut terkait langsung dengan praktik pengelolaan perusahaan yang masih lemah. Oleh karena itu, penerapan praktik pengelolaan perusahaan secara baik dan beretika telah menjadi kebutuhan para pelaku usaha di Indonesia tidak terkecuali Badan Usaha Milik Negara atau Daerah (BUMN/D), guna mewujudkan perusahaan yang diharapkan dan mempertahankan kepercayaan pemegang saham dalam jangka panjang. Untuk pencapaian tersebut setiap pelaku usaha harus dapat mengelola sumber daya yang ada di negara dengan tepat, sehingga diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang baik dalam pengelolaannya. Sistem merupakan sarana yang sangat penting dan bermanfaat bagi perusahaan, karena sistem dapat memberikan informasi kepada manajemen perusahaan agar dapat mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien. Sistem yang baik memberikan manfaat dalam memahami lingkungan intern perusahaan. Salah satu sistem yang ada di perusahaan adalah sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008 : 3). Tujuan umum sistem akuntansi adalah: 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan usaha baru.
27
2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yamg sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4.
Untuk megurangi biaya dalam penyelenggaraan catatan akuntansi . Sistem akuntansi ternyata mempunyai peran yang sangat penting dalam
aktivitas perusahaan. Sistem yang baik diharapkan dapat menghasilkan informasi yang andal bagi manajemen untuk membantu perusahaan dalam mengkoordinir dan mengelola perusahaan serta menghindari adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi hingga merugikan perusahaan. Salah satu sistem yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan perusahaan adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Sistem penerimaan kas merupakan bagian dari sistem akuntansi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu sistem penerimaan kas harus dirancang dengan baik agar tidak terjadi kesalahan, seperti kesalahan pencatatan, kesalahan dalam penulisan angka dan jumlah, serta kesalahan yang lainnya. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaaan. Kas perlu dikendalikan agar dapat terlindungi dari hal-hal yang dapat merugikan kas perusahaan. Hal ini dikarenakan
28
kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat likuid dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu, banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian internal (Internal control) yang baik atas kas. PDAM merupakan salah satu perusahaan BUMD yang memiliki usaha yang bergerak di bidang pelayanan air bersih. Dalam hal ini, PDAM diharapkan mampu memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan yang dimaksudkan untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat luas. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan sistem pengendalian dalam menjalankan perusahaan. Salah satu sistem yang ada di PDAM adalah sistem penerimaan kas. Penerimaan kas pada PDAM berasal dari tagihan rekening air dan pemasangan sambungan rekening baru. Penerimaan kas dari tagihan rekening air merupakan penerimaan yang diperoleh perusahaan yang berasal dari pelunasan piutang dari penjualan air kepada pelanggan. Sedangkan penerimaan kas dari pemasangan sambungan rekening baru merupakan penerimaan kas yang berasal dari pemasangan sambungan pipa baru oleh pelanggan baru. Penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM merupakan penerimaan kas yang utama di dalam operasional perusahaan dibandingkan dengan penerimaan kas dari sambungan rekening baru. Hal ini dibuktikan dengan adanya penerimaan kas dari tagihan rekening air yang terjadi hampir pada setiap harinya. Dengan semakin seringnya penerimaan kas dari tagihan rekening air maka semakin besar pula kesempatan untuk melakukan tindakan penyimpangan
29
terhadap kas. Oleh karena itu dibutuhkan sistem penerimaan kas yang baik untuk menghindari adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, misalnya penyelewengan kas oleh kasir, pencurian kas, kesalahan pencatatan, kesalahan dalam penulisan jumlah atau angka, serta adanya rangkap bagian yang dilakukan oleh beberapa fungsi. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini
penulis
mengambil
PENERIMAAN
KAS
judul DARI
“EVALUASI TAGIHAN
SISTEM
REKENING
AKUNTANSI AIR
PADA
PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA MAKMUR KABUPATEN SUKOHARJO”. C. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan judul yang penulis pilih dan melihat latar belakang yang dijelaskan sebelumnya, untuk itu dalam pembahasannya penulis akan membatasi masalah yang akan ditinjau di PDAM Sukoharjo yaitu tentang : 1. Bagaimanakah sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Sukoharjo? 2. Apa kelebihan dan kelemahan yang ada pada sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Sukoharjo? D. TUJUAN PENULISAN 1.
Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air yang ada pada PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo.
30
2.
Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo.
E. MANFAAT PENULISAN 1.
Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang bermanfaat dan berguna bagi perusahaan khususnya dalam sistem akuntansi terhadap kas dan juga digunakan sebagai evaluasi untuk pengembangan sitem akuntansi dimasa yang akan datang.
2.
Bagi Pembaca a. Memberikan wawasan tentang sistem akuntansi khususnya sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur KabupatenSukoharjo. b. Dapat digunakan sebagai reverensi atau bahan acuan dalam penyusunan Tugas Akhir dimasa yang akan datang.
31
BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. LANDASAN TEORI Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran yang berupa informasi akuntansi. Sistem akuntansi dimulai dari data direkam dalam dokumen dan diproses dalam berbagai catatan akuntansi sampai dengan informasi disajikan dalam laporan keuangan. Suatu sistem diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk membentuk kinerja perusahaan yang sistematis dan terorganisir. Dengan sistem yang baik maka kinerja perusahaan akan lebih teratur dan sedapat mungkin terhindar dari berbagai kecurangan dan penyelewengan, sehingga perusahaan akan mampu mewujudkan tujuanya yaitu melayani kebutuhan publik dengan baik. Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika dipandang sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem, maka kegiatan operasional perusahaan diharapkan berjalan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan. 1. Pengertian Sistem dan Prosedur
32
Sistem diartikan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau sub sistem-sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Hall, 2001 : 5). Sistem menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2003 : 2) adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Mulyadi (2008 : 2), sistem adalah 31
sekelompok unsur atau jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu yang erat hubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan guna mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2008 : 5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1990 : 3), prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (klerikel), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan suatu kesatuan dari bagian-bagian yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu, sedangkan prosedur merupakan uraian kegiatan klerikal yang meliputi
33
menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. 2. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi merupakan sistem yang sering digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem ini dibuat sebagai informasi bagi pihak dalam maupun luar perusahaan. Dari sistem ini dapat diketahui alur yang dibuat dalam bagan alir, bagian-bagian dalam perusahaan yang terlibat dalam suatu kegiatan operasional perusahaan. Definisi Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2008 : 3) adalah organisasi formulir-formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Al Haryono Yusup (2001 : 395), sistem akuntansi terdiri atas dokumen-dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilhasilnya. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1990 : 1) sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha perusahaan dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan.
34
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah formulir-formulir, laporan-laporan, prosedur-prosedur, dan alat-alat pencatatan yang
digunakan
perusahaan
untuk
mencatat
transaksi-transaksi
dan
melaporkan hasilnya yang berupa laporan keuangan yang digunakan manajemen untuk mengawasi kegiatan operasi dan memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur pokok Sistem Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi (2008 : 4) adalah : a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
b. Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. c. Buku Besar (general ledger)
35
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, laporan biaya pemasaran, dan daftar umur piutang. Tujuan umum pengembangan Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2008 : 19) adalah: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penggajian, maupun struktur informasi. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan inter, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
36
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3. Pengertian Kas Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling liquid, dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas meliputi saldo uang tunai dan saldo rekening giro Bank yang dimiliki perusahaan, serta elemen-elemen lainya yang dapat disamakan dengan kas (Baridwan, 1990 : 85). Syarat suatu elemen yang dapat disamakan dengan kas : a. Dapat diterima setiap saat sebagai alat pembayaran. b. Dapat disetorkan sebagai atau kedalam rekening giro dan Bank pada setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya. 4. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem akuntansi kas adalah sistem yang dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Dengan demikian yang dimaksud sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan yang dibuat menurut pola atau rancangan yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan transaksi penerimaan kas pada suatu perusahaan. 5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang Salah satu sumber penerimaan kas suatu perusahaan berasal dari pelunasan piutang dari debitur. Sumber penerimaan kas pelunasan piutang
37
dari debitur relatif lebih besar dari penerimaan kas dari penjualan tunai. Hal ini disebabkan karena sebagian besar produk perusahaan dijual melalui penjualan kredit, yang dimaksudkan untuk meringankan debitur dalam melaksanakan pembayaran. Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : (Mulyadi, 2008 : 482) a. Debitur
melakukan
pembayaran
dengan
cek
atau
dengan
cara
pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan. b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Sesuai elemen-elemen yang termasuk dalam sistem akuntansi maka di dalam suatu perusahaan sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang meliputi : a. Fungsi Yang Terkait
38
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2008 : 487) adalah sebagai berikut: 1) Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Dalam struktur organisasi fungsi sekretariat berada di tangan bagian sekretariat. 2) Fungsi Penagihan. Fungsi
penagihan
bertanggung
jawab
untuk
melakukan
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3) Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Dalam struktur organisasi fungsi kas berada di tangan bagian kasa. 4) Fungsi Akuntansi.
39
Fungsi
akuntansi
bertanggung
jawab
dalam
pencatatan
penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksaan Intern. Fungsi pemeriksaan intern melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik serta bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. b. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2008 : 488) adalah sebagai berikut: 1) Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar. 2) Daftar Surat Pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika
40
penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan
ke
fungsi
kas
untuk
kepentingan
pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. 4) Kuitansi.
41
Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan merupakan salah satu unsur dari sistem akuntansi pokok. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang berasal dari piutang sebagai berikut: 1) Jurnal Penjualan. Jurnal penjualan digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi. 2) Jurnal Penerimaan Kas. Catatan akuntansi ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk meringkas dan mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber. 3) Buku Besar. Buku besar merupakan ringkasan akun- akun yang sudah dicatat dalam jurnal yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. 4) Kartu Piutang. Kartu piutang ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. d. Jaringan Prosedur Prosedur Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan menurut Mulyadi (2008 : 493) adalah sebagai berikut ini:
42
1) Bagian Piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan. 2) Bagian
Penagihan
mengirimkan
penagihan,
yang
merupakan
karyawan perusahaa, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3) Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmint-tance advice) dari debitur. 4) Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasa. 5) Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6) Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. 6. Pengertian Sistem Pengendalain Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008 : 163). Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : a. Menjaga kekayaan organisasi. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
43
c. Mendorong efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur sistem pengendalian intern : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok
perusahaan.
Pembagian
tanggung
jawab
fungsional dalam pelaksanaan transaksi dilaksanakan untuk membagi berbagai tahap transaksi tersebut ke tangan manajer ke berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit transaksi saja. b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam transaksi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
44
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengna baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak, hal ini akan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan, hal ini akan menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya sehingga persengkokolan di antara mereka dapat dihindari. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat,
45
semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakan. Karyawan yang jujur dan kompeten dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien.
B. PEMBAHASAN Sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Sukoharjo berasal dari pelunasan piutang atas penjualan air dari pelanggan. Sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Sukoharjo terdiri dari bagian-bagian yang terkait, dokumen- okumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, dan jaringan prosedur. 1. Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur kabupaten Sukoharjo adalah sebagai berikut: a. Fungsi Pembaca meter Fungsi pembacaan meter dilakukan oleh Seksi Pembaca Meter. Fungsi pembaca meter bertanggung jawab melaksanakan pembacaan dan pencatatan meter atas penggunaan air bersih oleh pelanggan secara akurat dan benar. b. Fungsi Pelaksana Rekening Fungsi rekening dilakukan oleh Sub Bagian Rekening. Fungsi pelaksana
rekening
bertanggung
jawab
menyelenggarakan
proses
46
pembuatan rekening air dan non air serta membuat Daftar Rekening yang akan Ditagih (DRD). c. Fungsi Kas Fungsi kas dilaksanakan oleh Seksi Pelaksana Kas (kasir). Fungsi kas bertanggung jawab menerima pembayaran atas tagihan rekening air dari pelanggan, menyerahkan R lembar 1 yang telah dicap “LUNAS” ke pelanggan, serta melakukan penyetoran kas yang diterima ke bank setiap harinya.
d. Fungsi Pembukuan Fungsi pembukuan dilakukan oleh Seksi Pembukuan. Fungsi pembukuan bertanggu jawab dalam pengecekkan rekapitulasi penerimaan kas, pembuatan DSPL (daftar saldo piutang langganan), dan pembuatan BPPP (buku pembantu piutang pelanggan). e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Sub Bagian Keuangan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab melakukan pencatatan akuntansi atas pendapatan air dan penerimaan kas. 2.Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo dalam sistem penerimaan kas dari tagihan rekening air yaitu sebagai berikut: a. Kartu Meter Langganan (KML)
47
Kartu meter langganan berfungsi untuk penyecekkan bagi pelanggan atas penggunaan air bersih yang telah dipakai dimana dokumen ini dipegang oleh pelanggan sendiri, tetapi pengisiannya dilakukan oleh Seksi Pembaca Meter. Kartu meter langganan ini berisi data tentang penggunaan air oleh pelanggan baik bulan ini maupun bulan-bulan kemarin. b. DSML (Daftar Stan Meter Langganan) Daftar stan meter langganan dibuat oleh Seksi Pembaca Meter yang kemudian akan diberikan kepada fungsi rekening untuk pembuatan rekening air. DSML berisi tentang penggunaan air bersih oleh pelanggan untuk bulan ini maupun bulan-bulan sebelumnya. DSML digunakan untuk menentukan besarnya tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. c. Rekening Air (R) Rekening air dihasilkan oleh Sub Bagian Rekening yang akan diberikan oleh fungsi kas yang digunakan untuk bukti pembayarann tagihan rekening air oleh pelanggan. Rekening air merupakan bukti pembayaran lunas atas tagihan rekening air oleh pelanggan setelah dicap “LUNAS” oleh fungsi kas. d. DRD (Daftar Rekening yang harus Ditagih) Daftar stan meter yang harus ditagih dibuat oleh Sub Bagian Rekening. DRD merupakan dokumen yang berisi besarnya rincian piutang atas pelanggan untuk bulan ini yang berasal dari besarnya pemakaian air bersih oleh pelanggan. e. LPP (Laporan Penerimaan Penagihan)
48
Laporan penerimaan penagihan dibuat oleh Seksi Pelaksana Kas yang berisi tentang data penagihan rekening air hari ini. Dokumen ini menyajikan informasi mengenai hasil tagihan seluruh rekening air yang diterima selama satu hari. f. LPH (Laporan Penerimaan Harian) Laporan penerimaan harian dibuat oleh Seksi Pelaksana Kas. LPH digunakan untuk mencatat besarnya rincian penerimaan kas hari ini atas total masing-masing akun.
g. LHK (Laporan Harian Kas) Laporan harian kas dibuat oleh Seksi Pelaksana Kas. LHK digunakan untuk mencatat total nominal penerimaan kas. h. Bukti Setor Bank Bukti setor bank dibuat oleh pelaksana kas yang digunakan sebagai bukti setor uang ke kas umum PDAM. i. DSPL (Daftar Saldo Piutang Langganan) Daftar saldo piutang langganan berisi besarnya rincian nominal piutang pelanggan untuk bulan ini dan piutang bulan-bulan kemarin yang belum dilunasi oleh pelanggan. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan Akuntansi yang digunakan oleh PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo untuk mencatat penerimaan kas dari tagihan rekening air yaitu sebagai berikut:
49
a. Jurnal Rekening Jurnal rekening dibuat oleh Sub Bagian Keuangan yang berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan air berdasarkan DRD (daftar rekening yang harus ditagih). b. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas dibuat oleh Sub Bagian Keuangan yang digunakan untuk mencatat penerimaan kas yang diperoleh hari ini.
c. BPPP (Buku Pembantu Piutang Pelanggan) Catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat piutang pelanggan. Tiap pelanggan dicatat dalam satu kartu BPPP. 4. Jaringan Prosedur Prosedur yang dilakukan oleh PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air yaitu sebagai berikut: a. Prosedur Pembacaan Meter 1) Tiap awal bulan Seksi Pembaca Meter melakukan pembacaan meter atas penggunaan air bersih yang dilakukan oleh pelanggan. 2) Hasil pembacaan dicatat dalam KML dan BCPM. KML diberikan kepada pelanggan sebagai pencatatan pembacaan meter atas pemakaian air bersih setiap bulannya.
50
3) Data pembacaan meter yang ada di Buku BCPM kemudian disalin ke DSPL. DSML diserahkan ke Seksi Layanan Pelanggan untuk diperiksa dan diotorisasi. Kemudian DSML diberikan ke Sub Bagian Rekening untuk pembuatan rekening air. b. Prosedur Pembuatan Rekening. 1) Setelah menerima DSML, Sub Bagian Rekening melakukan billing atau memasukkan data atas pembacaan meter yang tertera dalam DSML. 2) Membuat R rangkap 2 dan DRD rangkap 4. 3) Menyerahkan R dan DRD ke Bagian Hubungan Langganan untuk diperiksa. Kebenaran hasil pencocokkan diberi tanda dan diteruskan kepada Direktur untuk ditandatangani. 4) Mendistribusikan Rekening air dan DRD sebagai berikut : a) R lembar 1 dan 2 ke Seksi Pelaksana Kas (kasir). b) DRD lembar 1 ke Seksi Pembukuan. c) DRD lembar 2 ke Sub Bagian Keuangan. d) DRD lembar 3 ke Sub Hubungan Langganan. e) DRD lembar 4 untuk disimpan atau diarsip berdasarkan nomor rekening. c. Prosedur Pencatatan Penjualan Air 1) Setelah mendapatkan DRD lembar 2 dari Sub Bagian Rekening, Sub Bagian Keuangan mencatat pendapatan air dalam jurnal rekening. 2) DRD lembar 2 disimpan Sub Bagian Keuangan sebagai bukti transaksi. d. Prosedur Pencatatan Piutang
51
1) Setelah mendapatkan DRD lembar 1 Seksi Pembukuan membuat DSPL rangkap 3 dan BPPP. DSPL dan BPPP diperiksa dan diotorisasi Koordinator Umum kemudian didistribusikan sebagai berikut : a) DSPL lembar 1 ke Seksi Pelaksana Ka (kasir). b) DSPL lembar 2 ke Seksi Layanan Pelanggan. c) DSPL lembar 3 di simpan berdasarkan nomor rekening oleh Seksi Pembukuan sebagai arsip.
e. Prosedur Pembayaran Tagihan 1) Seksi Pelaksana Kas menerima pembayaran dari pelanggan, kemudian mengecek jika ada pembebanan denda dan menyerahkan R lembar 1 kepelanggan setelah dicap lunas. 2) Pada akhir jam Seksi Pelaksana Kas membuat LPP rangkap 3, LPH rangkap 3, LHK rangkap 3, dan BB (bukti setor bank) rangkap 4. 3) Menyerahkan LPP, LPH, LHK, BB ke Seksi Pembukuan untuk diperiksa. Jika sudah benar LPP, LPH, LHL, dan BB diserahkan ke Koordinator Umum dan Kepala Cabang untuk diperiksa dan diotorisasi. 4) Mendistribusikan LPP, LPH, LHK, dan BB sebagai serikut: a) LPP lembar 1, LPH lembar 1, LHK lembar 1, dan BB lembar 1 dan 2 ke Sub Bagian Keuangan. b) R lembar 2, LPP lembar 2, LPH lembar 2, LHK lembar 2, dan BB lembar 3 ke Seksi Pembukuan.
52
c) LPP lembar 3, LPH lembar 3, LHK lembar 3, dan BB lembar 4 diarsip berdasarkan tanggal transaksi. f. Prosedur Pencatatan Pelunasan Piutang 1) Setelah mendapatkan R lembar 2, LPP lembar 2, LPH lembar 2, LHK lembar 2, dan BB lembar 3, Seksi Pembukuan akan mencatat pelunasan piutang atas pembayaran tagihan rekening air pada BPPP. 2) R lembar 2, LPP lembar 2, LPH lembar 2, LHK lembar 2, dan BB lembar 3 disimpan atau diarsip berdasarkan tanggal transaksi oleh Seksi Pembukuan. g. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 1) Setelah mendapatkan LPP lembar 1, LPH lembar 1, LHK lembar 1, dan BB lembar 1 dan 2, Sub Bagian Keuangan mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas 2) LPP lembar 1, LPH lembar 1, LHK lembar 1, dan BB lembar 1 dan 2 disimpan berdasarkan tanggal transaksi oleh Sub Bagian Keuangan sebagai bukti transaksi.
53
Seksi Pembaca Meter
Sub Bag Rekening
Sub Bag Keuangan
Mulai
1
2
Mencatat pemakaian air pelanggan
DSML
DRD
2
KML BCPM
9
Mencatat penjualan air
Membuat R dan DRD
Pelanggan
Diperiksa Bag hub langganan dan dttd direktur
Menyalin BCPM ke DSPL
DRD 4 DRD 3 DRD 2 DRD 1 R 2 R 1
BCPM DSML N Diotorisasi seksi layanan pelanggan
LHK 1 LPH 1 LPP 1 BB 2 BB 1
2
Mencatat penerimaan kas
DRD
JR
N
LHK 1 LPH 1 LPP 1 BB 2 BB 1
DSML N
1
3 2 5
N
4
JPK
KML BCPM DSML DRD R LPP LPH LHK BB JR JPK
: Kartu Meter Langganan : Buku Catatan Pembacaan Meter : Daftar Stan Meter Langganan : Daftar rekenig yang harus ditagih : Rekening air : Laporan Penerimaan Penagihan : Laporan Penerimaan Harian : Laporan Harian Kas : Bukti setor bank : Jurnal Rekening : Jurnal Penerimaan Kas
Gambar 2.1. Prosedur Sistem Penerimaan Kas dari Tagihan Rekening Air
T
54
Seksi Pembukuan
Bagian Hubungan Langganan
4
8
3
LHK 2 LPH 2 LPP 2 BB 3 2
1 DRD
3 DRD
R Membuat DSPL dan mencatat piutang Membuat pelunasan piutang
N
Diperiksa dan diotorisasi KoRum DRD 1 DSPL 3 DSPL 2 1 DSPL
7
LHK 2 LPH 2 LPP 2 BB 3 2 R
6 N T BPPP
BPPP
R LPP LPH LHK BB BPPP DSPL
: Rekening air : Laporan Penerimaan Penagihan : Laporan Penerimaan Harian : Laporan Harian Kas : Bukti setor bank : Buku Pembantu Piutang Pelanggan : Daftar Saldo Piutang Langganan
Gambar 2.1. Prosedur Sistem Penerimaan Kas dari Tagihan Rekening Air (Lanjutan) (Lanjutan)
55
Seksi Layanan Pelanggan
6
Seksi Pelaksana Kas (Kasir)
7
5
2
R
DSPL
1
Membuat LPP, LPH, LHK BB
2 1
DSPL
diperiksa seksi pembukuan dan diotorisasi KoRum dan KaCab
R
Menerima pembayaran dari pelanggan
N
LHK 3 LHK 2 LHK 1 LPH 3 LPH 2 LPH 1 LPP 3 LPP 2 LPP 1 BB 4 BB 3 BB 2 BB 1 2 R
N
R
2 1
R
Dicap lunas Pelanggan
DRD : Daftar rekenig yang harus ditagih R : Rekening air LPP : Laporan Penerimaan Penagihan LPH : Laporan Penerimaan Harian LHK : Laporan Harian Kas BB : Bukti setor bank KoRum: Koordinator Umum KaCab : Kepala Cabang
9
8
Gambar 2.1. Prosedur Sistem Penerimaan Kas dari Tagihan Rekening Air (Lanjutan) (Lanjutan)
T
dengan BB
ii C. EVALUASI
SISTEM
PENERIMAAN
KAS
DARI
TAGIHAN
REKENING AIR PADA PDAM TIRTA MAKMUR KABUPATEN SUKOHARJO 1. Fungsi Yang Terkait Pemisahan
tanggung
jawab
fungsional
secara
tegas
sudah
dilaksanakan dengan baik oleh PDAM. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian kerja fungsional yang tegas antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan. Fungsi operasi dilakukan oleh Seksi Pembaca Meter, dan Sub Bagian Rekening,. Fungsi penyimpanan dilakukan oleh Seksi Pelaksana Kas (kasir). Fungsi pencatatan dilakukan oleh Sub Bagian Keuangan dan Seksi Pembukuan. Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. 2. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari tagihan rekening air sudah memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, piutang, pendapatan dan biaya yang telah dilaksanakan. Hal ini dibuktikan dengan adanya : a. Dokumen menggunakan nomor urut tercetak sehingga mengurangi kemungkinan penyalahgunaan dokumen yang merugikan perusahaan.
ii
iii b. Dokumen diotorisasi oleh pihak yang berwenang sehingga menghindari adanya dokumen yang palsu atau fiktif. c. Bukti setor bank yang digunakan sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari hasil penagihan rekening air ke bank, telah diotorisasi dan distempel oleh pihak petugas bank. 3. Catatan akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari tagihan rekening air sudah memadai. Hal ini dibuktikan dengan adanya pencatatan akuntansi yang sesuai dengan bukti dokumen yang digunakan dalam suatu transaksi. 4. Jaringan Prosedur Jaringan prosedur
yang digunakan dalam
sistem akuntansi
penerimaan kas dari tagihan rekening air sudah baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya jaringan prosedur yang dijalankan secara runtut dan baik, yaitu dimulai dari prosedur pembacaan meter, prosedur pembuatan rekenig, prosedur pencatatan penjualan air, prosedur pencatatan piutang, prosedur pembayaran tagihan, prosedur pencatatan pelunasan piutang dan prosedur pencatatan penerimaan kas.
iii
iv
BAB III TEMUAN
Pembahasan yang telah dilakukan dan dipaparkan pada Bab II menghasilkan beberapa temuan yang dapat dikategorikan sebagai kelebihan dan kelemahan. Penulis menilai masalah dalam pengawasan kas pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Makmur Sukoharjo sebagai berikut : A.
Kelebihan Beberapa kelebihan dari sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Sukoharjo adalah sebagai berikut : 1.
Pemisahan fungsi secara tegas sudah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya penanganan transaksi penerimaan kas dari tagihan rekening air dari awal sampai akhir tidak dilakukan oleh satu
iv
v orang atau satu fungsi saja, yang bertujuan untuk menghindari adanya pencurian uang atau kas. 2.
Dokumen yang digunakan sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya dokumen bernomor urut dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Hal tersebut dilakukan agar dapat memudahkan dalam pengawasan dalam penggunaan dokumen dan menghindari adanya dokumen fiktif atau palsu.
3.
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber dan dokumen pendukungnya. Hal tersebut dapat memperkuat 58 yang buat. keandalan atas catatan akuntansi
4.
Jaringan prosedur yang dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahaan yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari tagihan rekening pada PDAM sudah baik, yaitu sebagai berikut : a. Seluruh kas yang diterima setiap hari oleh pelaksana kas atau kasir disetor ke kas umum PDAM. Hal ini dilakukan agar kas tersebut aman dan mengurangi resiko kehilangan dalam jumlah yang besar. b. Setiap hari dilakukan pencocokan antara jumlah kas yang ada ditangan pelaksana kas atau kasir dengan jumlah kas menurut catatan. Hal ini dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dalam penulisan maupun perhitungan, sehingga ketelitian dan
v
vi keandalan data akuntansi yang telah dicatat dalam jurnal peneriman kas dapat memberikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya.
B.
Kelemahan Beberapa kelemahan dari sistem akuntansi penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Sukoharjo adalah sebagai berikut : 1.
Dalam satu hari, seksi pelaksana kas (kasir) bisa dilakukan oleh tiga bagian yaitu bagian pembukuan, koordinator umum, dan bagian kasir. Hal ini seharusnya dihindari karena dapat dimungkinkan terjadi penyelewangan oleh bagian-bagian tersebut dan susah ditelusur karena kas dipegang oleh tiga bagian dalam satu hari transaksi.
2.
Penyimpanan dokumen belum terawat dengan baik, sehingga akan memungkinkan terjadinya dokumen yang hilang atau terselip dan menyulitkan pencarian dokumen apabila dokumen tersebut dibutuhkan kembali dikemudian hari.
vi
vii
BAB IV PENUTUP
A. KESIMPULAN Selama penulis melaksanakan penelitian untuk Tugas Akhir di PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo, penulis banyak sekali mendapatkan tambahan ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi terutama sistem penerimaan kas. Berdasarkan evaluasi yang penulis lakukan terhadap sistem penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Kabupaten vii
viii Sukoharjo, maka penulis berpendapat bahwa PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo telah menerapkan sistem akuntansi yang cukup memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi secara tegas, dokumen yang digunakan memadai, catatan akuntansi yang dibuat sesuai dengan bukti transaksi, dan jaringan prosedur yang digunakan sudah dilakukan dengan runtut dan baik. Tetapi masih ada kelemahannya yaitu adanya fungsi atau bagian yang melakukan tugas yang bukan menjadi wewenangnya, dan penyimpanan dokumen yang tidak terawat. B. SARAN Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut : 1. Dalam prosedur penerimaan kas dari tagihan rekening air pada PDAM Tirta Makmur Kabupaten Sukoharjo sebaiknya seksi pelaksana kas (kasir) hanya
dilakukan oleh seksi pelaksana kas (kasir) saja. Hal itu dapat 61
mempermudah dalam pemeriksaan apabila terdapat kekeliruan. 2. Pengarsipan atau penyimpanan terhadap dokumen-dokumen lebih dijaga dan dirawat supaya terhindar dari kehilangan dokumen dan mempermudah pencarian dokumen apabila ada dokumen yang dibutuhkan kembali dikemudian hari.
viii
ix DAFTAR PUSTAKA
Jusup, Al Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: YKPN. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat. Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Baridwan, Zaki. 1990. Sistm Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Sistem. Yogyakarta: BPFE Romney, Marshal B., dan Steinbart, Paul John. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. 9th Edition. Jakarta: Salemba Empat
ix
