EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS KECIL PADA PT. TELKOM PURWODADI TUGAS AKHIR. Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS KECIL PADA PT. TELKOM PURWODADI

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : Rizki Fajar. NIM F3309097

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 i

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS KECIL PT TELKOM PURWODADI Rizki Fajar F3309097

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Kancatel Purwodadi. Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini antara lain dengan wawancara, pengamatan, pengumpulan data, dan praktik secara langsung di PT Telkom Purwodadi. Dari semua informasi yang didapatkan penulis mengevaluasi pengendalian intern sistem pengeluaran kas kecil di PT Telkom Purwodadi. Setelah diketahui hasil dari evaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi sudah dapat dikatakan bagus tetapi masih terdapat beberapa kelemahan seperti pada jumlah karyawan yang masih terbatas. Selain itu tidak adanya auditor internal, membuat kinerja perusahaan tidak ada yang mengontrol. Melihat kekurangan tersebut maka PT Telkom purwodadi diharapkan untuk menambah jumlah karyawan terutama pada bagian yang membutuhkan. Kata kunci : sistem, pengendalian intern, kas kecil

ii

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT INTERNAL CONTROL SYSTEM EVALUATION OF A SMALL CASH EXPENSES PT TELKOM PURWODADI Rizki Fajar F3309097

The purpose of this study was to evaluate the internal controls petty cash expenditures PT Telkom Purwodadi. The method used in this thesis include interviews, observations, data collection, and practices directly in PT Telkom Purwodadi. All information obtained from the authors evaluate the internal control system of petty cash expenditure on PT Telkom Purwodadi. Now we know the outcome of the evaluation system of internal control petty cash expenditures Purwodadi PT Telkom had to say good but still there are some drawbacks such as the number of employees who are still limited. Besides the absence of internal auditors, making the performance of the company that controls do not exist. Seeing the lack of PT Telkom Purwodadi then expected to increase the number of employees, especially on the need. Key words : systems, internal controls, petty cash

iii

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN “Dan barang siapa menempuh jalan dimana dituntutnya ilmu pengetahuan, niscaya Allah akan memudahkan jalan ke surga”(H.R Muslim) “Mengetahui sesuatu dan memahami segala sesuatu adalah lebih baik daripada mengetahui segala sesuatu, tetapi tidak memahami sesuatu. “ “Agama menjadi sendi hidup, pengaruh menjadi penjaganya. Kalau tidak bersendi, runtuhlah hidup dan kalau tidak berpenjaga, binasalah hayat. Orang yang terhormat itu kehormatannya sendiri melarangnya berbuat jahat.” Pepatah Arab

Penulis persembahkan kepada:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ibu dan Ayah tercinta. Adikku Isti yang baik hati Saudara dan teman-temanku. Almamaterku. PT Telkom Purwodadi Pembaca yang budiman.

vi

commit to user


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMGELUARAN KAS KECIL PADA PT TELKOM PURWODADI ” dengan tepat waktu. Tugas akhir ini dimaksudkan sebagai syarat persyaratan untuk mencapai derajat Sarjana Ahli Madya Perpajakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan selesai dengan baik tanpa adanya kerjasama dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. BapakDrs. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Lulus Kurniasih SE., M.si., Ak . Selaku pembimbing akademik. 4. Bapak Ibrahim Fatwa Wijaya, SE, MSc. Selaku pembimbing magang. 5. Bapak ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu pengetahuan selam dalam bangku perkuliahan. vii

commit to user


digilib.uns.ac.id

6. Segenap staff karyawan Fakultas Ekonomi UNS. 7. Bapak Didik Subiyanto selaku Supervisor PT Telkom Purwodadi yang telah berkenan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang dan penelitian serta sebagai pembimbing instansi magang. 8. Seluruh karyawan-karyawati PT Telkom Purwodadi, terima kasih atas bimbingan dan ilmu yang diberikan. 9. Kedua orang tua yang telah memberikan do’a, dukungan, dan semangat kepada penulis. 10. Teman-teman yang telah banyak memberikan dukungannya. 11. Semua pihak yang telah membantu namun tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini jauh dari sempurna.Untuk itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk penulisan Tugas Akhir ini. Penulis juga berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi penulis sendiri. Surakarta,

Juli 2012

Penulis

viii

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................i ABSTRAK INDONESIA ............................................................................. ii ABSTRACT INGGRIS................................................................................ iii PERSETUJUAN PEMBIMBING..................................................................iv HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ v MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................................vi KATA PENGANTAR .................................................................................vii DAFTAR ISI............................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ...................................................................................xii BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ........................................... 1 1. Sejarah dan Perkembangan PT. Telekomunikasi Indonesia ........... 1 2. Visi dan Misi Perusahaan ............................................................. 5 3. Logo, Semboyan dan Maskot ....................................................... 5 4. Struktur Organisasi ...................................................................... 6 ix

commit to user


digilib.uns.ac.id

5. Deskripsi Jabatan ....................................................................... 11 B. LATAR BELAKANG MASALAH ................................................ 15 C. PERUMUSAN MASALAH ........................................................... 17 D. TUJUAN PENELITIAN................................................................. 17 E. MANFAAT PENELITIAN............................................................. 18 BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Landasan Teori .............................................................................. 19 1. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 19 2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ....................................... 23 3. Tujuan Sistem Pengendalian Intern............................................. 26 4. Pengertian Kas .......................................................................... 21 5. Pengendalian Intern Pengeluaran Kas ........................................ 22 6. Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas .............................. 26 B. PEMBAHASAN ............................................................................ 29 1. Deskripsi kegiatan...................................................................... 29 2. Dokumen yang digunakan .......................................................... 30 3. Catatan akuntansi yang digunakan .............................................. 31 4. Fungsi yang terkait..................................................................... 32 5. Prosedur pembentukan kas kecil ................................................. 33 6. Prosedur pengeluaran kas ........................................................... 33 7. pengisian kembali kas kecil ........................................................ 34 BAB III TEMUAN

x

commit to user


digilib.uns.ac.id

A. KELEBIHAN ................................................................................. 46 B. KELEMAHAN ................................................................................ 48 BAB IVPENUTUP A. KESIMPULAN ............................................................................... 49 B. SARAN ........................................................................................... 50 DAFTAR PUSTAKA

xi

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1Logo Telkom................................................................................ 5 Gambar I.2Kredo Telkom .............................................................................. 7 Gambar I.3Maskot Telkom ............................................................................ 9 Gambar I.4Struktur Organisasi .................................................................... 10 Gambar II.1 Flowchart Pembentukan Kas Kecil............................................ 36 Gambar II.2 Flowchart Pengeluaran Kas Kecil ............................................. 38 Gambar II.2 Flowchart Pengisian Kembali Kas Kecil.................................... 39

xii

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS KECIL PT TELKOM PURWODADI Rizki Fajar F3309097

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Kancatel Purwodadi. Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini antara lain dengan wawancara, pengamatan, pengumpulan data, dan praktik secara langsung di PT Telkom Purwodadi. Dari semua informasi yang didapatkan penulis mengevaluasi pengendalian intern sistem pengeluaran kas kecil di PT Telkom Purwodadi. Setelah diketahui hasil dari evaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi sudah dapat dikatakan bagus tetapi masih terdapat beberapa kelemahan seperti pada jumlah karyawan yang masih terbatas. Selain itu tidak adanya auditor internal, membuat kinerja perusahaan tidak ada yang mengontrol. Melihat kekurangan tersebut maka PT Telkom purwodadi diharapkan untuk menambah jumlah karyawan terutama pada bagian yang membutuhkan. Kata kunci : sistem, pengendalian intern, kas kecil

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT INTERNAL CONTROL SYSTEM EVALUATION OF A SMALL CASH EXPENSES PT TELKOM PURWODADI Rizki Fajar F3309097

The purpose of this study was to evaluate the internal controls petty cash expenditures PT Telkom Purwodadi. The method used in this thesis include interviews, observations, data collection, and practices directly in PT Telkom Purwodadi. All information obtained from the authors evaluate the internal control system of petty cash expenditure on PT Telkom Purwodadi. Now we know the outcome of the evaluation system of internal control petty cash expenditures Purwodadi PT Telkom had to say good but still there are some drawbacks such as the number of employees who are still limited. Besides the absence of internal auditors, making the performance of the company that controls do not exist. Seeing the lack of PT Telkom Purwodadi then expected to increase the number of employees, especially on the need. Key words : systems, internal controls, petty cash

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAN 1. Sejarah dan Perkembangan PT. Telekomunikasi Indonesia Pada tahun 1884,

pemerintah

Kolonial

Belanda

mendirikan

perusahaan swasta yang bergerak di bidang ekspedisi surat menyurat untuk domestik dan layanan telegrap internasional. Jasa telepon mulai ada di Indonesia pada tahun 1882 sampai tahun 1906 dan telah mendapat izin dari pemerintah selama 25 tahun. Pada tahun 1906, pemerintah kolonial Belanda membentuk

departemen

telekomunikasi

untuk

Indonesia

mengawasi

kegiatan

(http://www.telkom.co.id

jasa

pos

dan

/infomedia/tentang-

infomedia/sejarah/). Pada tahun1961, jasa pos dan telekomunikasi baru berdiri dengan bentuk perusahaan pemerintah pertama untuk wilayah Sumatera dan pada tahun 1970 secara nasional. Pemerintah memisahkan jasa pos dan telekomunikasi pada tahun 1965 ke dalam dua perusahaan milik negara, PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi. Pada tahun 1974, PN Telekomunikasi terbagi

menjadi dua perusahaan milik

Telekomunikasi

(Perumtel)

dan

PT

negara.

Inti

untuk

1

commit to user

Perusahaan Umum peningkatan

jasa


digilib.uns.ac.id 2

telekomunikasi dalam dan luar negeri dan juga pembuatan peralatan telekomunikasi (http://www.telkom.co.id/infomedia/infomedia/sejarah). Pada tahun 1980, bisnis telekomunikasi internasional dipindahkan dari Perumtel ke Indosat. Pada tahun 1991, pemerintah mengubah Perumtel dari “Perusahaan Umum” menjadi perusahaan negara dengan layanan untuk masyarakat umum sebagai tujuan utama perusahaan yaitu Persero. Perusahaan mempunyai keterbatasan kewajiban untuk tujuan komersial dan berubah nama menjadi Perusahaan Perseroan Telekomunikasi Indonesia yang disahkan pada tahun 1995. Bisnis Telkom terbagi menjadi 12 unit operasi regional, yang dikenal dengan nama “Witel” secara terpusat dikontrol oleh kantor TELKOM di Bandung (http://www.telkom.co .id/infomedia/tentang info media/sejarah/). Tiap

witel

mempunyai

struktur

manajemen

tersendiri

yang

bertanggung jawab untuk segala aspek bisnis TELKOM dalam wilayah mereka, dari penyediaan jasa telepon hingga kegiatan manajemen dan pengamanan, meskipun mereka bukan merupakan perusahaan berorientasi keuntungan terpisah. Sebagai bagian dari restrukturisasi , kegiatan bisnis perusahaan terbagi kedalam tiga area utama : (i) primary businnes (Bisnis Utama), (ii) related bussiness (Bisnis sampingan) dan (iii) jasa pendukung bisnis atau overhead perusahaan.

Bisnsi

utama perusahaan adalah

menyediakan jasa sambungan lokal dan sambungan lokal jarak jauh . bisnis yang berhubungan termasuk jasa selular bergerak, saluran sewa, telex,

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

penyewaan satelit transporter, VSAT, dan berbagai jasa tambahan lainnya (http://www.telkom.co.id/infomedia/tentang-infomedia/sejarah/). Bisnis sampingan tersebut, tidak dioperasikan oleh TELKOM secara langsung seluruhnya tapi melalui kerjasama joint venture dimana TELKOM secara langsung dan tidak langsung. Kemudian bisnis selular analog dioperasikan oleh TELKOM dengan perjanjian pembagian keuntungan bersama Invekandatel. Hal ini menjadikan perhatian lebih tinggi perusahaan untuk mengubah penambahan bisnis sampingan (related bussines) kearah kerjasama

joint

venture.

Perusahaan

juga

merencanakan

untuk

mendelegasikan pihak lauar untuk jasa pendukung bisnis sebagai bagian dari sistem restrukturisasi (http://www.telkom.co.id/infomedia/tentang-infomedia /sejarah/ ) Perusahaan juga mengorganisasikan jasa pendukung bisnis untuk penyediaan jasa informasi, memperbaiki, pelatihan, dan pendukung manajemen dalam divisi regional TELKOM. Dari divisi I samapai VII mewakili wilayah geografis indonesia seperti : Divisi I, sumatera; Divisi II, jakarta dan wilayah sekitarnya ; Divisi III, Jawa barat; Divisi IV , jawa tengah; Divisi V, jawa timur, termasuk surabaya: DivisiVI, kalimantan; dan Divisi VII, indonesia Timur. Pemetaan terangkum dari lokasi wilayah divisi divisi I,II,III,IV,V, dan VII beroperasi dengan unit KSO dengan mewakili nam TELKOM dan untuk dan bagi TELKOM dan invekandater KSO masuk

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

tanggal 1 januari 1996.kemudian pada tahun 1999, muncullah undang undang nomor

36/1999,

yang

berisi

mengenai

penghapusan

monopoli

penyelenggaraan telekomunikasi (http://www.telkom.co.id/infomedia/tentanginfomedia /sejarah/). Dewasa ini Telkom sedang mengembangkan bisnis barunya. Bisnis TIME

di

perusahaan

ini

memiliki

rentang

dari

penyelenggaraan

telekomunikasi berupa telepon (fixed wireline, fixed wireless dan celuler), data dan internet, jasa jaringan dan interkoneksi, serta content/application. Usaha tersebut dijalankan secara terfokus melalui induk maupun anak perusahaan. Sampai 31 Desember 2011, jumlah pelanggan perusahaan tumbuh sebesar 21,2% atau menjadi 105,1 juta pelanggan dibandingkan setahun sebelumnya. Untuk telepon saja, Telkom melayani 8,4 juta pelanggan telapon tetap, 15,1 juta pelanggan telepon tetap nirkabel, dan 81,6 juta pelanggan

telepon

seluler

(http://www.telkom.co.id/infomedia/tentang-

infomedia/sejarah/) Sasaran strategis perusahaan adalah meningkatkan infrastruktur, memperluas teknologi Next Generation Network (NGN) dan melakukan sinergi di seluruh jajaran Telkom Gruop sehingga pelanggan baik ritel terlebih korporasi dapat menikmati kualitas, kecepatan, kehandalan dan layanan pelanggan yang lebih baik (http://www.telkom.co.id/infomedia/tentanginfomedia/sejarah/).

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

2. Visi dan Misi Perusahaan Dalam website resmi PT. Telkom telah disebutkan bahwa “Visi dari PT

Telekomunikasi

Indonesia

Tbk

yaitu

To

become

a

leading

Telecommunication, Information, Media and Edutianment (T.I.M.E) player in region”. Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan T.I.M.E terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.

3. Logo, Semboyan dan Maskot TELKOM Logo Telkom

Gambar 1.1 Logo Telkom Sebuah logo akan menjadi suatu Brand Images dimana dari suatu perusahaan. Logo juga bersifat persepsi kuat terhadap perusahaan. Logo Baru PT. TELKOM mencerminkan brand positioning “Life Confident” dimana keahlian dan dedikasi akan diberikan bagi semua pelangan untuk mendukung kehidupan mereka dimanapun mereka berada. Adapun Arti dari logo tersebut yaitu:

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

a. Expertise Lingkaran sebagai simbol dari kelengkapan produk dan layanan dalam portofolio bisnis baru TELKOM yaitu TIME (Telecommunication, Information, Media & Edutainment). b. Empowering Tangan yang meraih ke luar. Simbol ini mencerminkan pertumbuhan dan ekspansi ke luar. c. Assured Jemari tangan. Simbol ini memaknai sebuah kecermatan, perhatian, serta kepercayaan dan hubungan yang erat. d. Progressive Kombinasi tangan dan lingkaran. Simbol dari matahari terbit yang maknanya adalah perubahan dan awal yang baru. e. Heart Telapak tangan yang mencerminkan kehidupan untuk menggapai masa depan. (http://elfri.wordpress.com/2009/10/20/makna-dari-perubahan-sebuah-logocase-study-telkom/)

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

Warna-warna yang digunakan adalah: 1. Expert Blue pada teks Telkom melambangkan keahlian dan pengalaman yang tinggi. 2. Vitual Yellow pada telapak tangan mencerminkan suatu yang atraktif, hangat, dan dinamis. 3. Infinited Sky Blue pada teks Indonesia dan lingkaran bawah mencerminkan inovasi dan peluang yang tak berhingga untuk masa depan. (http://elfri.wordpress.com/2009/10/20/makna-dari-perubahan-sebuah-logocase-study-telkom/)

Kredo Telkom

Gambar 1.2 Kredo Telkom

Berdasarkan keputusan Direksi PT Telkom Indonesia dengan Nomor KD.41/PR.000/SEK-00/2002 tanggal 7 Agustus 2002 menetapkan satusatunya pesan koperasi (kredo) dalam bentuk kelompok kata yang harus dituangkan dalam tulisan Committed 2 U dan harus dibaca atau diucapkan sebagaimana laval bacaan bahasa inggris yaitu Committed To You.

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

Makna dari kredo “commited 2 U” adalah memberikan yang terbaik” makna ini bukan merupakan terjemahan dari kredo “commited 2 U”. Kredo tersebut mengandung makna bahwa perusahaan dan jajarannya memberikan komitmen terbaik kepada para stakholder. (http://www.telkom-indonesia.com/telkompeduli/berita-csr/sosial/flexi-tegaskan-wujud-telkom-committed-2-u.html) Arti kredo PT TELKOM indonesia “commited 2 U” adalah a. PT.TELKOM Indonesia selalu fokus kepada pelanggan. b. PT. TELKOM Indonesia selalu memberikan pelayanan yang prima dan mutu produk yang tinggi serta harga yang kompetitif c. PT.TELKOM Indonesia selalu melaksanakan segala sesuatu melelui cara-cara yang terbaik d. PT.TELKOM Indonesia selalu menghargai karyawan yang pro aktif dan inovatif, dalam penngkatan produktivitas dan kontribusi kerja e. PT.TELKOM Indonesia selalu berusaha menjadi yang terbaik. Commited 2 U ini masih menjadi nilai dasar dalam melayani pelanggan, dan TELKOM mempunyai tag line baru yaitu “THE WORLD IS IN YOUR HAND” Yang berarti dunia dalam genggaman dan TELKOM memberikan seluruh keahlian dan dedikasi yang diberikan kepada semua pelanggan untuk mendukung kehidupan dimanapun mereka berada ( http://www.telkomindonesia.com/telkom-peduli/berita-csr/sosial/flexi-tegaskan-wujud-telkomcommitted-2-u.html)

commit to user


digilib.uns.ac.id 9

Maskot Telkom

Gambar 1.3. simbol Telkom Maskot PT.TELKOM indonesia adalah Bee-bee. Adapun filosofi dibalik sifat dan perilaku Bee-bee adalah lebah tergolong makhluk sosial yang senang bekerja sama., pekerja keras, mempunyai kesisteman berupa peran operasional dan fungsional sehingga menghasilkan yang terbaik berupa madu yang bermanfaat bagi semua pihak. Di habitatnya, lebah mempunyai dengung sebagai keberadaannya dan loyal terhadap kelompok berupa perlindungan bagi kloninya, maka akan menyerang bila diganggu. Lebah mempunyai potensi diri yang baik berupa tubuh yang sehat, lihai, dan kuat, sehingga bisa bergerak cepat, gesit dan efektif dalam menghadapi tantangan alam. Lebah berpandangan jauh ke depan dengan merancang bagun saraf yang kuat dan efisien, berproduksi, berkembang biak dan menyiapkan persediaan makanan bagi kelangsungan

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

hidup kloninya. Lebah berwarna biru merupakan penggambaran insan TELKOM Indonesia (http://www.scribd.com/doc/61983518/37/M-MaskotTelkom). 4. STRUKTUR ORGANISASI PT. TELKOM PURWODADI Gambar 1.4 Struktur Organisasi PT Telkom Purwodadi Sampai Dengan Januari 2012 ASMAN CC CO (Asistance Manager Cust Care Comerce Off ) Purwodadi

Office 3 Customer Service

Supervisor (SPV) PLASA Wirosari

Supervisor (SPV) PLASA Purwodadi

Supervisor (SPV) PLASA Godong

Supervisor (SPV) PLASA Gubug

Staff PLASA Wirosari

Staff PLASA Purwodadi

Staff PLASA Godong

Staff PLASA Gubug

Sumber : kandatel secretary PT. Telkom Purwodadi 2012

commit to user



5. DESKRIPSI JABATAN Pembagian tugas dan wewenang di PT. Telkom Purwodadi adalah sebagai berikut: A. ASMAN CUST CARE - COMMERCE OFF PWD 1. Main Responsibility Memastikan tugas-tugas kritis yang berkaitan dengan pekerjaannya diuraikan dan diklasifikasikan secara tepat untuk menyusun prioritas pekerjaan yang sesuai dengan sumber daya yang dikendalikannya. 2. Position Title Memastikan pemecahan permasalahan dilakukan secara terpola dengan membandingkan antar permasalahan yang terjadi sebelumnya dan kebijakan perusahaan yang berlaku untuk merumuskan kajian solusi terhadap permasalahan pada pekerjaan.

3.

(Key) Performance Indicators a. Keselarasan Sasaran Kerja Individu (SKI) staf dengan District Job Manual (DJM) pekerjaanya. b. Produktivitas hubungan dengan pihak external. c. Tingkat akurasi dan aktualitas profil pelanggan. d. Index kepuasan pelanggan terhadap kualitas layanan.

4. Main Authority a. Merumuskan dan menetapkan SKI staf.

commit to user



b. Merumuskan dan menetapkan SKI staf. c. Menentukan atribut-atribut pelanggan yang diperlukan untuk kebutuhan profil pelanggan.. 5. Position Title a. Mengajukan rekomendasi perbaikan aspek-aspek untuk peningkatan layanan. b. Mengajukan permintaan kebutuhan sarana dan prasarana serta sumber daya pelayanan. c. Menentukan

prioritas

program-program

untuk

pembelajaran

pelanggan. d. Menetapkan usulan event lokal yang memiliki potensi produktif dan efektif guna pelaksanaan aktivitas customer education dan/atau penjualan. e. Menginisiasi ide-ide dalam pemecahan masalah. B. OFF 3 CUSTOMER SERVICE

1. Main Responsibility Memastikan informasi-informasi yang relevan dari sumber internal terkait pekerjaannya dikumpulkan untuk memahami dan menyusun rencana pekerjaan.

commit to user



2.

(Key) Performance Indicators a. Rata-rata waktu respon terhadap informasi-informasi yang menjadi kebutuhan pekerjaan. b. Tingkat akurasi dan aktualitas data pelanggan. c. Kesesuaian berkas pelanggan dengan persyaratan pemberkasan

3. Main Authority a. Memilih sumber data. b. Merancang penyajian model-model data pelanggan dengan informatif. c. Mengajukan labeling pemberkasan data pelanggan. C. SPV PLASA

1. Main Responsibility Memastikan interaksi dengan pihak lain (karyawan/unit kerja) dilakukan untuk mengkoordinasikan atau mengeskalasi penyelesaian permasalahan unit kerja.

2. (Key) Performance Indicators a. Akselerasi penyelesaian masalah operasional. b. Ketersediaan Corporate Social Responsibility (CSR). c. Ketersediaan sarana kerja plasa.

commit to user



D. STAFF PLASA

1. Main Responsibility Memastikan Instruksi Kerja (Buku Panduan) layanan dipedomani untuk menyediakan layanan yang sesuai standard layanan yang ditentukan kepada pelanggan dan calon pelanggan yang datang ke Plasa Telkom. 2.

(Key) Performance Indicators a. Akurasi laporan transaksi yang dilakukan. b. Jumlah uang palsu atau tidak berlaku lagi yang diterima. c. Jumlah uang yang dikeluarkan untuk restitusi sesuai dengan berita acara restitusi. d. Kejelasan informasi yang diterima oleh pelanggan. e. Kesesuaian antara rekapitulasi laporan dengan tunai yang ada.

3. Main Authority a. Membayarkan restitusi kepada pelanggan sesuai dengan jumlah restitusi yang disetujui. b. Menolak uang dari pelanggan yang dideteksi palsu atau tidak berlaku lagi dan masing masing petugas customer service mempunyai sebuah cashbox. c. Memberi informasi kepada pelanggan tentang kepastian layanan.

commit to user



B. LATAR BELAKANG Dalam berdirinya suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha pasti memiliki Tujuan yang harus dicapai. Tujuan utama dari suatu perusahaan yaitu memperoleh laba seoptimal mungkin serta mempertahankan dan mengembangkan kelangsungan hidup perusahaan. Agar tujuan utama tersebut dapat tercapai maka diperlukan kinerja yang maksimal dari perusahaan tersebut. Untuk mendukung kinerja yang maksimal maka diperlukan sistem yang baik untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik untuk pihak internal maupun eksternal perusahaan. Supaya informasi tersebut dapat digunakan sesuai kebutuhan pemakai maka informasi yang disediakan harus berkualitas. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, dapat dimengerti, berdaya uji, netral, tepat waktu, berdaya banding dan lengkap serta memiliki sistem pengendalian intern yang baik (Mulyadi, 2001 : 5). Dengan adanya sistem pengendalian intern maka tidak akan terjadi penyalahgunaan. Hal tersebut sesuai dengan yang dijelaskan oleh Mulyadi (1993:155) : ”Tujuan dari pngendalian intern adalah (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

commit to user



Salah satu tujuan dari pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan organisasi. Kekayaan atau aset perusahaan yang paling likuid adalah kas, karena begitu mudahnya uang dialihkan atau dipindahtangankan maka kas merupakan aset yang cenderung diselewengkan maupun disalahgunakan karyawan ( Halim, 2008:321). Akibat dari terjadinya penyelewengan tersebut yaitu menyebabkan kerugian pada perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu pengendalian intern yang ketat terhadap kas baik penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Aktivitas pengeluaran kas yang dilakukan merupakan pertanggungan kas dari kegiatan operasional yang dilakukan kandatel maupun kancatel beserta area pelayanannya. Kegiatan operasional tersebut antara lain untuk perawatan aktiva tetap, pemeliharaan gedung dan kantor, pembelian spare part, serta jasa repair pemasangan telepon, internrt speedy, dan lain-lain. Karena banyaknya kegiatan operasional sehari-hari yang dilakukan oleh PT Telkom Purwodadi maka bagian keuangan pusat harus menyediakan anggaran pengeluaran kas yang cukup besar. Maka dari itu untuk mengurangi potensi terjadinya penyelewengan terhadap kas perusahaan diperlukan sistem pengendalian intern terhadap pengeluaran kas untuk mengamankan kas atau aset perusahaan.

commit to user



Berdasarkan uraian diatas mengingat pentingnya sistem pengendalian intern terhadap pengeluaran kas dalam suatu perusahaan maka penulis ingin mengambil judul tentang ”EVALUASI PENGENDALIAN PENGELUARAN

KAS

KECIL

PADA

INTERN

PT.TELEKOMUNIKASI

INDONESIA Tbk. KANCATEL PURWODADI”. C. PERUMUSAN MASALAH Dalam uraian diatas telah disebutkan bahwa Kas merupakan aktiva perusahaan

yang

paling

Likuid

sehingga

lebih

rentan

terhadap

penyelewengan, terutama pada pengeluaran kas. Oleh karena itu Pengendalian Intern terhadap pengeluaran kas sangat diperlukan. Lalu berdasarkan Uraian tersebut maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah sistem pengeluaran kas kecil pada PT Telekomunikasi Indonesia. Tbk Kancatel Purwodadi sudah berjalan dengan baik? D. TUJUAN PENELITIAN Agar kegiatan penelitian ini dapat dikatakan berhasil maka harus mencapai tujuan serta untuk mempermudah pemahaman laporan tugas akhir yang disusun, untuk itu tujuan yang diharapkan adalah sebagai berikut: mengevaluasi sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Kancatel Purwodadi

commit to user



E. MANFAAT PENELITIAN

Untuk mempermudah pemahaman laporan tugas akhir yang disusun maka manfaat yang diharapkan adalah sebagai berikut: 1) Bagi penulis maupun Pembaca Menambah wawasan dan informasi mengenai sistem pengendalian intern, terutama sistem pengendalian intern pengeluaran kas. 2) Bagi Perusahaan Sebagai informasi dan bahan masukan untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang sudah ada.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori 1. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh (terintegrasikan ) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Fungsi utama perusahaan yaitu mengenai tujuan yang harus dicapai perusahaan (cole dan neuschel, 1971:2). Sedangkan pengertian sistem menurut Romney dan steinbart (2003:2) dalam bukunya Accounting Information System mendefinisikan sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan”. Tujuan perusahaan tersebut antara lain berfungsi untuk kemajuan sebuah perusahaan. Dari kedua definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu rangkaian komponen yang membentuk prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. 2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordaniskan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong 19

commit to user



dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian sistem pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual baik menggunakan pembukuan maupun dengan komputer (Mulyadi, 2001:163). Menurut Rama dan Jones (2009:132) dalam bukunya Sistem informasi Akuntansi mendefinisikan Pengendalian Internal adalah “Suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnyayang dirancang untuk memberikan kepastian yang memiliki alasan”. Alasan yang terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan definisi Menurut Romney dan Steinbart (2003:229) dalam bukunya Accounting Information System, Pengertian pengendalian internal adalah “Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Dengan rencana tersebut maka dapat mendukung perkembangan perusahaan.

commit to user



3.

Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut pernyataan Comitee Of Sponsoring Organizations (COSO) dalam buku Accounting Information System “tujuan Pengendalian intern dicapai

melalui

beberapa

pertimbangan.

Berikut

hal

hal

yang

perludipertimbangkan dalam menentukan tujuan pengendalian intern : (1) Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, (2) Keandalan pelaporan keuangan, (3) kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku”. Menurut Mulyadi (2001:164) telah disebutkan bahwa

tujuan

pengendalian intern yaitu : a) Menjaga kekayaan organisasi b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c) Mendorong efisiensi d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Tujuan pengendalian intern dalam perusahaan adalah menjaga aktiva perusahaan,

memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi

akuntansi, mendorong efesiensi dalam operasional perusahaan, mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen (James, 2007:181). 4.

Pengertian kas Definisi kas menurut Zaki Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam

commit to user



neraca kas merupakan aktiva yang paling serimg berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Menurut kieso dkk penerjemah salim (2008 : 389) bahwa : “ kas merupakan harata yang paling likuid, media pertukaran yang sah dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuyk semua pos lainnya atau merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya”. Kas merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca, karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita. Kas juga menjadi begitu penting karena perusahaan harus mempertahankan likuiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar kelangsungan perusahaan dapat terus beroperasi. 5.

Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Di dalam kegiatan umum perusahaan, kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas untuk digunakan karena dibandingkan aktiva yang lain dan mempunyai tingkat likuiditas yang paling tinggi. Oleh karena itu didalam neraca, kas termasuk golongan aktiva lancar yang paling banyak berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas karena sifatnya yang sangat mudah dipindah tangankan dan sering menjadi sasaran utama penyelewengan. Oleh karena itu perlu pengawasan yang ketat terhadap kas (Mulyadi, 2001:509).

commit to user



Dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran kas perusahaan, penggunaan cek atas nama atau dengan pemindahbukuan menjamin diterimanya kas perusahaan oleh orang atau perusahaan yang dimaksud.Sistem pengeluaran kas dengan cek atas nama atau pemindahbukuan juga menjamin ketelitian dan keandalan catatan akuntansi perusahaan, karena melibatkan pihak ketiga (bank) yang secara periodik mengirimkan rekening koran sebagai dasar untuk melakukan rekonsiliasi catatan kas perusahaan. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek (Mulyadi, 2001:509). Seperti yang telah dijelaskan pada buku karangan Mulyadi (2001:510) bahwa Pengeluaran kas menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut : a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran kas cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulispada formulir cek. b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek den gan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima dari kas dari pihak yang menerima pembayaran.

commit to user



Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil) dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem : fluctuating fund balance system dan imprest system. Untuk mendukung kelancaran proses pengeluaran kas maka diperlukan : a. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : 1) Bukti kas keluar Dokumen ini digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil 2) Cek Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. 3) Bukti Pengeluaran kas kecil Dokumen

ini

dibuat

oleh pemakai

dana

kas

kecil

untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil. 4) Permintaan Pengisian Kembali Kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

commit to user



b. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil : 1) Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan kas kecil dan pengisian kembali kas kecil 2) Register Cek Dalam sistem dana kas kecil catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3) Jurnal pengeluaran kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang berrfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul akibat pengeluaran dana kas kecil. c. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah 1) Fungsi kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi bertanggung

jawab dalam

mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil.

commit to user



2) Fungsi Akuntansi Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akutansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pebentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali kas kecil ke dalam jurnal, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 3) Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisiasn kembali dana kas kecil 4) Fungsi pemeriksa intern Dalam sistem kas fungsi ini bertganggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil hitungannya dengan catatan kas. 5) Fungsi yang melakukan pembayaran tunai Bagian yang melakukan penggunakan dana kas kecil 6.

Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Unsur pokok sistem pengendalian intern pengeluaran kas menurut (Mulyadi, 2001:518) antara lain :

commit to user



a) Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit – unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional ini didasarkan pada prinsip – prinsip berikut ini : 1. Harus dipisahnya fungsi kas dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh

dilaksanakan

sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dalam perusahaan, Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanannya setiap transaksi. Antara lain sebagai berikut : 1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 2) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.

commit to user



3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang disertai dokumen pendukung yang lengkap. c) Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tindak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara - cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara - cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung harus dububuhi cap “lunas” oleh bagian kasa stelah transaksi dilakukan. 3. Penggunaan rekening koran bank untuk

mengecek ketelitian

pencatatan. 4. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek atas nama

perusahaan

penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. 5. Jika pengeluaran kas menyangkut jumlah yang kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 6. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah kas yang ada ditangan dengan jumlah menurut catatan.

commit to user



7. Kas yang ada ditangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian. 8. Kasa diasuransikan. 9. Kasir dilengkapi dengan alat – alat untuk mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan. 10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.

B. Pembahasan 1. Deskripsi kegiatan Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan mengunakan cek. Sedangkan pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan cek biasanya jumlah pengeluaran kas yang relatif kecil, untuk pengelaran kas yang tidak mengunakan cek maka dilakukan melalui dana kas kecil, pengeluaran kas menggunakan dana kas kecil dapat dilakukan dengan sistem fluctuating fund balance system dan imprest system. Pada PT Telkom purwodadi pengeluraan kas kecil dikelola oleh customer service purwodadi yang bertanggung jawab langsung ke bagian kas yang dikelola oleh finane centre area kudus karena PT. Telkom Purwodadi merupakan kancatel (kantor cabang telkom) dari kantor daerah telkom (kandatel) kudus. Dalam pengeluaran kas Telkom purwodadi bagian finance area purwodadi hanya diberi wewenang untuk melakukan pengeluaran kas dengan melalui dana kas kecil. Untuk sistem yang digunakan dalam

commit to user



pengeluaran kas kecil dalam PT. Telkom purwodadi adalah imprest system yaitu saldo dana kas kecil harussesuai dengan apa yng ditetapkan sebelumnya Kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen PT. Telkom dalam mengelola kas kecil antara lain : a. Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab atas kecil yang dipegangya b. Pngeluaran kas kecil harus ada pengajuan dari divisi yang mengajukan dab diotorisasi oleh kepala divisi angmengajukan c. Kas kecil menggunakan sistem imprest system d. Pengeluaran kas kecil untuk membiayai kegiatan operasional saja e. Masing masing pengguna kas kecil tidak boleh mengunakan kas kecil melebihi jumlah yang ditentukn sebelunya f. Masing masing pengguna kas kecil harus membuat surat pertanggungan 2. Dokumen yang digunakan : Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas PT telkom Purwodadi adalah : a. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang kas kecil, bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil.

commit to user



b. Dokumen Pendukung Dokumen ini dilampirkan bersamaan permintaan pengeluaran kas kecil maupun Bukti kas keluar yang fungsinya untuk mendukung keabsahan atas pengeluaran yang telah dilakukan contoh : kuitansi dan nota pembelian. c.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas

kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Bagi pemegang dana

kas

kecil,

dokumen ini

digunakan sebagai

bukti

telah

dikeluarkannya kas kecil olehnya. d.

Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari bagian supervisor (fungsi akuntansi ) kepada bagian akuntansi (fungsi kas) sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam dokumen tersebut.

e.

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untu meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali kas kecil.

3. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas PT telkom purwodadi yaitu buku besar,

buku besar ini terdiri dari rekening yang

commit to user



digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam pengeluaran kas. 4. Fungsi yang terkait Berikut merupakan fungsi yang terkait dalam pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi : a. Fungsi pengguna kas kecil Fungsi ini terdiri dari bagian-bagian perusahaan yang memerlukan penggunaan kas kecil guna untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. b. Fungsi kas Dalam pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi fungsi ini dilakukan oleh bagian finance service area PT Telkom Kudus yang bertanggung jawab atas pengeluaran kas. c. Fungsi akuntansi Dalam PT Telkom purwodadi, fungsi ini dipegang oleh bagian supervisor. Fungsi akuntansi dalam PT Telkom Purwodadi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya. d. Fungsi pemegang dana kas kecil dalam PT Telkom Purwodadi, fungsi ini dipegang oleh bagian customer service. Dalam hal ini tugas customer service bertanggung jawab untuk menyimpan kas kecil.

commit to user



5. Prosedur Pembentukan Kas Kecil a. Bagian kas (finance service area) membuat Bukti Kas Keluar (BKK) berdasarkan Surat Keputusan Pembentukan Dana Kas Kecil (SK) yang dibuat oleh Asistant manager . BKK dibuat rangkap2. b. BKK rangkap pertama beserta uang tunai diserahkan ke bagian pemegang kas kecil (customer service) untuk disimpan c. BKK rangkap 2 bersama SK diserahkan ke bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kas, lalu dicatat ke dalam register kas keluar. 6. Prosedur pengeluaran kas Untuk memperlancar kegiatan pengeluaran kas maka perlu dibuat prosedur secara sistematis antara lain sebagai berikut : a. Bagian perusahaan melakukan pengeluaran kas kecil dan memperoleh nota (Dokumen Pendukung). b. Berdasarkan Dokumen Pendukung (DP), bagian perusahaan yang melakukan pengeluaran kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) rangkap dua.

Kemudian menyerahkan Permintaan

Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) dan dokumen pendukung (DP) kepada bagian pemegang dana kas kecil

commit to user



c. Bagian pemegang kas kecil membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) atas dasar permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) yang disertai dokumen pendukung berupa nota pembelian. d. Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK), Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) rangkap pertama, dan dokumen pendukung (DP) diarsipkan sementara sampai dengan pengisian kembali kas kecil. Sedangkan permintaan pengeluaran kas kecil diserahkan kepada pemakai kas kecil beserta uang pengganti. 7. Pengisian kembali kas kecil a. Bagian pemegang kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) rangkap 2, dokumen ini dilampiri dengan BPKK, dan DP. b. Bagian pemegang kas kecil membuat Bukti Kas keluar (BKK) rangkap 2 berdasarkan jumlah yang tercatum dalam PP3K tersebut. c. Dokumen diatas diserahkan ke bagian kas. Bagian kas akan mengeluarkan sejumlah uang sesuai yang tercantum dalam BKK, dan memintakan tanda tangan otorisasi kepada asistam manager. d. BKK lembar ke 2 dan PP3K lembar ke 2 akan dikembalikan kepada bagian pemegang kas kecil beserta uang tunai.BKK lembar ke 2 dan PP3K lembar ke 2 akan diarsipkan menurut tanggal.

commit to user



e. BKK, PP3K, BPKK, dan dokumen pendukung akan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diarsipkan sesuai nomor urut.

commit to user



Flowchart Pembentukan Kas Kecil

SK

: Surat Keputusan

Gambar II.1

BKK : Bukti Kas Keluar

commit to user



SK

: Surat Keputusan

BKK : Bukti Kas Keluar

Gambar II.1 (lanjutan)

commit to user



Flowchart Pengeluaran Kas Kecil

Gambar II.2

commit to user



Pengisian Kembali Kas Kecil

Pemegang kas kecil (Customer Service) 3

Mulai

1

BKK

2

Membuat Bukti Kas Keluar

Membuat PP3KK

DP BPKK 2 PP3K

1

BKK T T

Arsip BPKK dan dokumen pendukung 2

Menyimpa n uang tunai

DP BPKK 2 PP3K

1

DP : Dokumen Pendukung BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil PP3KK : Permintaan Pengeluaran Kembali Kas Kecil

1

Gambar II.3

commit to user



Bagian Kas (Finance Service Area)

Bagian Akuntansi (Supervisor) 4

2

DP

DP BPKK

BPKK PP3KK

PP3KK BKK 1

2

3 BKK

1

Mengeluarkan sejumlah uang dan meminta tanda tangan otorisasi

Sudah diotorisasi oleh pihak assistant manager

Register kas

N DP BPKK PP3K

2

2 BKK

Selesai

1

3

4

DP BPKK PPKK

: Dokumen Pendukung : Bukti Pengeluaran Kas Kecil : Permintaan Pengeluaran kembali Kas Kecil

Gambar II.3 (Lanjutan)

commit to user



C. EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PT TELKOM. PURWODADI. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis tentang unsur – unsur pengendalian intern pengeluaran kas pada PT Telkom Purwodadi. Obyek-obyek dari evaluasi meliputi : organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat. 1. Organisasi Evaluasi penulis dari bagian – bagian atau unit yang terlibat dalam sistem tersebut adalah sebagai berikut : a. Kegiatan pengeluaran kas kecil PT Telkom purwodadi dilakukan secara sederhana. Walaupun dilakukan secara sederhana namun sudah terdapat pemisahan fungsi antara fungsi kas kecil dengan fungsi akuntansi, pemisahan fungsi ini bertujuan agar terjadi pengendalian atas kas kecil. Pengendalian tersebut terjadi karena fungsi penyimpanan kas tidak dapat mengambil uang yang disimpannya karena catatan mengenai jumlah kas dibuat dan disimpan oleh bagian akuntansi, begitu juga sebaliknya. meskipun bagian akuntansi mencatat dan menyimpan data keuangan, namun bagian akuntansi tidak dapat memanipulasi kas kecil karena dana yang dicatat oleh bagian akuntansi disimpan oleh pihak lain, sehingga dengan pengendalian seperti ini resiko atas pencurian kas sangat kecil.

commit to user



b.

Untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil dari awal sampai akhir masih dilakukan oleh bagian customer service

yang sekaligus

merangkap sebagai fungsi kas. Hal ini disebabkan karena kurangnya jumlah karyawan yang ada pada PT Telkom Purwodadi. Karena masih adanya perangkapan tugas maka kinerja karyawan tidak maksimal dan kemungkinan terjadinya manipulasi terhadap pengelolaan kas kecil masih tinggi. Maka dari itu pengendalian intern pengeluaran kas kecil masih sangat lemah. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Evaluasi penulis atas sisem otorisasi dan prosedur pencatatan adalah sebagai berikut : a. Dalam transaksi pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi, bukti kas keluar beserta dokumen pendukung sudah diotorisasi oleh oleh pejabat yang berwenang. Dengan demikian catatan akuntansi dapat lebih up to date. b. Karena dalam transaksi pengeluaran kas kecil PT. Telkom Purwodadi menggunakan imprest system, maka transaksi yang terjadi antar bagian dilakukan secara tunai tanpa menggunakan cek. c. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi telah didasarkan pada dokumen bukti kas keluar yang telah diotorisasi oleh pejabat yang

commit to user



berwenang (asistan manager) dan sudah dilampiri dokumen pendukung yang lengkap. 3. Praktik yang Sehat Evaluasi unsur pengendalian intern terutama pada praktik yang sehat sebagai berikut : a. Pada PT Telkom Purwodadi kas yang ada ditangan telah dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dengan membatasi akses ke brankas tempat penyimpanan kas kecil dan hanya memberi kode akses kepada bagian customer service, karena bagian customer service merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan kas kecil. b. Dokumen sumber dan dokumen pendukung dalam transaksi pengeluaran kas kecil dibubuhi cap ”lunas” oleh bagian customer service setelah transaksi pengeluaran kas kecil dilakukan. Yang bertujuan agar dokumen tersebut tidak dislahagunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk meminta uang lagi pada kasir, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas kecil lebih dari sekali dalam satu dokumen yang sama. c. PT. Telkom purwodadi tidak menggunakan rekening koran bank sebagai informasi dari pihak ketiga (bank) guna untuk mengecek ketelitian register cek. Hal ini dikarenakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui sistem dana kas kecil dan meggunakan imprest system sehingga

commit to user



tidak melibatkan pihak ketiga (bank). Dan tidak terdapat pemeriksa intern (internal auditor) d. Pengeluaran kas kecil pada PT.Telkom purwodadi tidak menggunakan cek, karena bagian keuangan perusahaan hanya diberi wewenang pengeluaran kas melalui sistem dana kas kecil dengan menggunakan imprest system. e. Pengeluaran kas kecil dalam PT Telkom purwodadi dilakukan melalui sistem dana kas kecil menggunakan imprest system. f. Bagian akuntansi PT Telkom Purwodadi telah mengadakan pencocokan jumlah fisik kas kecil yang ada ditangan dengan jumlah kas kecil menurut catatan pada saat akan melakukan penyetoran kebagian keuangan pusat PT Tekom Kudus. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyelewengan kas atau penggunaan yang tidak sewajarnya. g. Pada bagian customer service PT Telkom Purwodadi sudah dilengkapi alat – alat untuk mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan berupa mesin register kas dan lemari besi. Setiap alat-alat tersebut diberi kode khusus yang hanya bagian customer service dan pejebat yang berwenang yang dapat membuka mesin tersebut. sehingga tidak sembarang orang memiliki akses terhadap alat-alat tersebut, hal ini dapat mengurangi resiko pencurian kas kecil pada almari dan perubahan data register kas pada mesin register kas.

commit to user



h. Karena transaksi pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi tidak menggunakan cek maka tidak terdapat penggunaan nomor pada cek.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Berdasarkan evaluasi mengenai sistem pengeluaran kas dan unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem pengeluaran kas kecil yang diterapkan pada PT Telkom Purwodadi maka dapat disimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut: A. Kelebihan 1. Organisasi Walaupun sistem pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi dilakukan secara sederhana

namun sudah terdapat pemisahaan fungsi antara fungsi

penyimpanan kas kecil dan fungsi pencatatan. Dengan demikian PT Telkom Purwodadi sudah melakukan pemisahan fungsi secara tegas. Pemisahan fungsi ini dilakukan dengan tujuan agar supaya tidak terjadi penyalahgunaan terhadap kas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. a. Dalam pengeluaran kas kecil

pada

PT

Telkom Purwodadi

telah

dilakukan otorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala Divisi Asistant Manager Customer Care dan Bagian akuntansi. b. Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi (register kas) sudah didasarkan pada otorisasi dari pihak yang berwenang (Divisi Asistant 46

commit to user



Manager Customer Care) disertai dokumen atau bukti pendukung yang lengkap. 3. Praktik yang Sehat Meskipun PT Telkom Purwodadi menggunakan sistem yang sederhana dalam pengeluaran kas kecil namun Pelaksanaan unsur sistem pengendalian intern terutama pada praktik yang sehat sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari prosedur yang dilakukan sebagai berikut : a. Sudah terdapat brankas penyimpanan kas kecil tersendiri yang dibatasi dengan menggunakan kode akses tertentu yang dibuat khusus bagian penyimpanan kas kecil. b. Dalam prosedur pengeluaran kas kecil, PT Telkom Purwodadi sudah membubuhkan cap “lunas” pada semua dokumen sumber dan dokumen pendukung oleh bagian customer service setelah dilakukan transaksi pengeluaran kas kecil. c.

Pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi dilakukan melalui sistem dana kas kecil dengan menggunakan imprest system. Karena dengan menggunakan imprest system jumlah saldo yang ditetapakan selalu konstan dan tidak berubah ubah dan prosedur pelaksanaannya lebih sederhana.

d. PT Telkom Purwodadi telah mengadakan pencocokan jumlah fisik kas kecil yang ada ditangan dengan jumlah kas kecil menurut catatan pada

commit to user



saat akan melakukan penyetoran ke bagian keuangan pusat PT Telkom kudus guna untuk mencegah penyelewengan kas atau penggunaan yang tidak sewajarnya. e.

PT Telkom Purwodadi telah melengkapi bagian customer service dengan alat pengamanan yang berupa mesin register kas dan lemari besi, yang berfungsi untuk mempermudah bagian customer service dalam mengawasi dan menjaga keutuhan kas.

f.

Dokumen dokumen telah diarsipkan secara teratur berdasarkan nomor dan waktu.

B. Kelemahan 1. Dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil PT Telkom purwodadi dari prosedur awal sampai akhir masih dilakukan oleh bagian costumer service yang sekaligus merangkap sebagai pengelola kas kecil. Karena kurangnya jumlah karyawan yang ada pada PT Telkom Purwodadi. Dengan demikian maka dapat memungkinkan terjadinya manipulasi maupun penyelewengan terhadap kas kecil. 2. Tidak adanya pemeriksa intern dalam PT Telkom Purwodadi. Hal ini dapat menimbulkan manipulasi terhadap kas kecil oleh bagian kas kecil maupun akuntansi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil dapat dilihat kesimpulan sebagai berikut: sistem pengendalian interrn pengeluaran kas PT Telkom Purwodadi yang digunakan sudah baik walaupun prosedur pengeluaran kas kecil yang dilakukan masih sederhana. Akan tetapi masih ditemukan beberapa kelemahan dari sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT Telkom Purwodadi. antara lain menyangkut jumlah karyawan yang masih terbatas, tidak adanya pemeriksa intern dalam memeriksa kinerja perusahaan. Hal ini dilihat berdasarkan hasil pengecekan unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil serta prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas kecil pada perusahaan, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangannya. Sistem pengendalian intern pengeluaran kas kecil PT Telkom Purwodadi dapat disimpulkan sudah baik. PT Telkom Purwodadi Telah melakukan pengendalianya dengan baik, namun sepertinya PT Telkom Purwodadi kurang waspada terhadap penyelewengan yang mungkin timbul dari kelemahan pengendalian intern perusahaan mengenai kurangnya jumlah karyawan PT Telkom Purwodadi sehingga terjadi perangkapan

49

commit to user



tugas, terutama pada bagian keuangan PT Telkom Purwodadi. Perangkapan tugas ini dapat memudahkan karyawan dalam bertindak kecurangan. B. Saran Dengan adanya evaluasi sistem pengendalian intern pada PT Telkom Purwodadi terhadap pengeluaran kas kecil, penulis menemukan beberapa kelemahan sehingga penulis ingin memberikan beberapa saran untuk dijadikan pertimbangan agar sistem pengendalian intern pengeluaran kas menjadi lebih baik, antara lain sebagai berikut: 1. Sebaiknya PT Telkom melakukan perekrutan karyawan baru untuk menambah jumlah karyawan agar tidak terjadi perangkapan tugas. Karena perangkapan tugas ini dapat mengurangi efektivitas kinerja perusahaan pada bagian keaungan. Selain itu juga dapat memudahkan karyawan dalam melakukan penyelewengan terutama pada bagian keuangan yang rentan terhadap kecurangan pada penggunaan kas kecil. 2. Perlu diadakan diadakan pemeriksaan intern pada setiap periode, sehingga perusahaan harus memiliki pemeriksa intern tersendiri. Pemeriksaan intern ini berguna untuk menilai kinerja PT Telkom Purwodadi. Selain itu juga dapat meminimalisasi terjadinya penyelewengan kas kecil.

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 2003. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.

James, A. Hall. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Amir Abadi Yusuf. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Kieso, Donald E, et al. 2002. Akuntansi Intermediete. Terjemahan Emil Salim. Jilid 1. Edisi Kesepuluh. Jakarta : Salemba Empat.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Rama, Dasaratha V and Jones Frederick L. 2009. Sistem Informasi Akuntansi 1. Jakarta: Salemba Empat. Romney B Marshall and Steinbart, Paul John. 2003. Accounting Information Systems. Jakarta : Salemba Empat.

51

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS KECIL PADA PT. TELKOM PURWODADI TUGAS AKHIR. Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan

Recommend Documents