EVALUASI ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH Oleh : Asisten Deputi Kelembagaan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Disampaikan pada Workshop Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Daerah 10 - 12 April 2012
DASAR HUKUM • UU Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah • PP Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah • PP Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Pusat, Pemerintahan Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota. • Inpres Nomor 13 Tahun 1998 Tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan Dan Evaluasi Organisasi Pemerintahan • Perpres Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025 • Peraturan Men.PAN-RB Nomor 20 Tahun 2010 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 • Peraturan Men PAN dan RB Nomor 67 Tahun 2011 Tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah
PENGERTIAN ORGANISASI Organisasi adalah kesatuan (entity) yang dikoordinasikan secara sadar,dengan batasan yg relatif dapat diidentifikasi, dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa,dan mekanisme koordinasi yg formal, serta pola interaksi yg akan diikuti.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
Kejelasan Visi, Misi, dan Strategi Pembagian habis tugas Koordinasi Keberlangsungan tugas Kejelasan kewenangan Rentang kendali Kejelasan dalam pembaganan Fungsionalisasi Pengelompokkan Tugas yang Sejenis
Komponen Organisasi (Mintzberg) STRATEGIC APEX
TECHNOSTRUCTURE
MIDDLE LINE
OPERATING CORE
SUPPORT STAFF
5 unsur organisasi menurut Mintzberg
1. 2.
the operating core (pelaksana). Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas utama (Dinas) the strategic apex (pimpinan). Manajer tingkat puncak yang di beri tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu. (Kepala Daerah)
3. 4. 5.
the middle line ( pembantu pimpinan). Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex (Setda). the technostructure (staff teknis). Para analisis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi (LTD). the support staff (staff pendukung). Orang – orang yang mengisi unit staf,yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi (unsur administrasi/Biro/Bagian).
Pola Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Kepala Daerah
Garis komando Garis koordinasi Garis pertanggungjawaban
DPRD WAKIL
STAF AHLI SETDA (unsur staf)
INSPEKTORAT
BAPPEDA
(unsur pengawas)
(unsur perencana)
LEMBAGA LAIN
DINAS DAERAH
(pelaksana per UU)
(unsur pelaksana)
LTD (BADAN,KTR & RSD)
(unsur penunjang)
SET DPRD (unsur pelayanan)
Pola Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten/Kota BUPATI/ WALIKOTA
DPRD
WAKIL SETDA (unsur staf)
STAF AHLI
Ps. 121
LEMBAGA LAIN (pelaks per UU)
INSPEKTORAT
BAPPEDA
(unsur pengawas)
(unsur perencana)
( PP 79/2005)
Ps 150 (2)
DINAS DRH (unsur pelaksana)
LTD (BADAN,KTR & RSD)
(unsur penunjang)
SET DPRD (unsur pelayanan)
KECAMATAN Ps. 126 Ps. 124
KELURAHAN Ps. 127
Ps. 125
Ps. 123
Perumpunan Urusan Pemerintahan Dalam PP Nomor 41 Tahun 2007
Urusan Wajib dan Pilihan yang dilaksanakan oleh Dinas:
Bidang Kesehatan Bidang pendidikan, pemuda dan olah raga Bidang kebudayaan dan Pariwisata; Bidang Perhubungan, komunikasi, dan informasi; Bidang PU meliputi bina marga, pengairan, cipta karya dan tata ruang; Bidang Perekonomian meliputi koperasi dan UKM, industri dan perdagangan; Bidang pelayanan pertanahan; Bidang Sosial, Nakertrans; Bidang pertanian meliputi tanaman pangan, peternakan, perikanan darat, perkebunan dan kehutanan; Bidang Pertambangan dan energi; Bidang Kelautan dan Perikanan; Bidang Pengelolaan Keuangan dan aset
Urusan Wajib yang dilaksanakan oleh Badan atau Kantor:
Bidang perencanaan pembangunan daerah dan Statistik; Bidang Litbang Bidang pengawasan; Bidang Kesbang, politik dan Linmas; Bidang LH; Bidang Penanaman Modal; Bidang Kepegawaian dan Diklat; Bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan; Bidang pemberdayaan masyarakat dan Pemerintahan desa; Bidang pemberdayaan perempuan dan KB; Bidang Ketahanan Pangan Bidang pelayanan kesehatan.
BESARAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
VARIABEL 1. Jumlah Penduduk 2. Luas Wilayah 3. Jumlah APBD
JUMLAH
NILAI • < 40 • 40 – 70 • > 70
• Asisten • Dinas • LTD
1. 2. 3. 4. 5.
Beberapa Permasalahan Dalam Design Organisasi
jenjang organisasi yang terlalu panjang kemungkinan duplikasi fungsi satuan-satuan organisasi yang berbeda tujuan ditempatkan dalam satu kelompok adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari seorang atasan pengangkatan atau penempatan pegawai yang tidak tepat
6. terlalu banyak pejabat yang melapor kepada seorang kepala 7. sebutan jabatan yang tidak jelas fungsinya 8. satuan organisasi yang membawahkan satu satuan organisasi. padahal hanya seorang 9. satuan – satuan organisasi yang tidak seimbang fungsinya ditempatkan pada jenjang yang sama 10.satuan organisasi dengan fungsi menyeluruh hanya ditempatkan dibawah satuan lain 11.penyusunan suatu fungsi yang tidak jelas 12.ketidaktepatan dalam menempatkan fungsi yang penting.
Mengapa penataan organisasi ?
Organisasi bersifat dinamis yang dipengarui faktor Internal dan Faktor Eksternal
Mengapa penataan organisasi ?
ktor Internal:
Adanya tujuan organisasi
Manusia sebagai unsur terpenting dari organi
Tata hubungan kerja dalam organisasi
erubahan Kepemimpinan
Mengapa penataan organisasi ? Faktor Eksternal: Kondisi Geografis Peraturan Perundang-Undangan Kondisi Sosial Politik Perkembangan Teknologi
SIKLUS PENATAAN ORGANISASI PEMBENTUKAN/ PENATAAN ORGANISASI
IMPLEMENTASI ORGANISASI
ANALISIS ORGANISASI
EVALUASI ORGANISASI
FAKTOR PENTING DALAM PENATAAN ORGANISASI
MISI
STRATEGI
STRUKTUR
BISNIS PROSES
SDM
Evaluasi Organisasi Anda T
T=A
Ideal/match A
T
under capacity
A
progressive/ over-active T
A
mismatch
TAHAPAN EVALUASI ORGANISASI PEMERINTAH PERUMUSAN TUJUAN EVALUASI PENENTUAN RUANG LINGKUP EVALUASI TAHAP PERSIAPAN
PERANCANGAN DESAIN EVALUASI METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA
METODE DAN TEKNIK EALUASI
ALAT DAN INSTRUMEN EVALUASI
PELAKSANAAN EVALUASI TAHAP PELAKSANAAN SURVEI PENDAHULUAN
EVALUASI MENDALAM
PENGENDALIAN EVALUASI
PELAPORAN HASIL EVALUASI TAHAP PELAPORAN
PEMBAHASAN DAN PENYUSUNAN LAPORAN
PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL EVALUASI
PENYUSUNAN INSTRUMEN EVALUASI ORGANISASI (PENGUMPULAN DATA) • Identifikasi deskripsi umum organisasi;
• Identifikasi tugas dan fungsi; • Identifikasi rincian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi; • Rumuskan unsur penilaian (evaluasi); • Rumuskan indikator masing-masing unsur; • Tentukan satuan dari indikator.
IDENTIFIKASI TUGAS DAN FUNGSI • Rumusan formal tugas dan fungsi; • Identifikasi core competence dari rumusan tugas dan fungsi; • Pilah tugas pokok (inti) dengan tugas dukungan (supporting) ; • Rumuskan unsur penilaian (evaluasi) yang didasarkan pada tugas dan fungsi.
Permenpan 67 Tahun 2011 Aspek Yang Dievaluasi:
Mencakup 3 Dimensi
1
Kompleksitas
2
Formalisasi
3
Sentralisasi
Unsur-unsur Kompleksitas 1. Diferensiasi (pemisahan tugas-tugas)yg ada dalam organisasi; 2. Spesialisasi atau tingkat pembagian kerja; 3. Jumlah tingkatan dlm hierarki organisasi; 4. Tersebarnya unit organisasi sampai di wilayah (geografi); 5. Semakin banyak spesialisasi,hierarki dan penyebaran unit,maka organisasi semakin komplek.
unsur Formalisasi 1. 2. 3. 4. 5.
Kejelasan dan ketegasan peraturan; Kejelasan prosedur kerja; Kejelasan pedoman kerja; Pembakuan juklak/juknis kerja; Kejelasan etika dan disiplin atau aapa yg hrs dan tidak dilakukan.
unsur Sentralisasi 1. Kejelasan pengambilan keputusan tertinggi; 2. Kejelasan pembagian kewenangan.
METODE EVALUASI
Self organization assesment
Keterlibatan semua internal stakeholder
Melakukan teknik sampling
TUJUAN EVALUA SI
Terbangun struktur organisasi yang dapat : mendorong efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi. mendorong peningkatan kinerja.
PELAKSANAAN EVALUASI
• SISTEM SAMPLING • KUESIONER • PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS DATA • PENGKATEGORIAN HASIL OLAH DATA • PENGHITUNGAN
Indikator Kompleksitas 1. Kompleksitas struktur organisasi 2. Tingkat spesialisasi atau jabatan 3. Tata hubungan antar spesialis atau pejabat 7. Tingkat pembagian pelayanan berdasarkan tempat (daerah/wilayah)
30
• • • • • •
Indikator Formalisasi Tingkat Tingkat Tingkat Tingkat Tingkat Tingkat
kejelasan dan ketegasan peraturan kejelasan prosedur kerja kejelasan kebijakan kerja pembakuan proses kerja pembakuan dimensi-dimensi produ pembakuan keterampilan kerja
Indikator Sentralisasi Tingkat keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi • Tingkat keseimbangan kebijakan kerja •
TERIMA KASIH
