KONSEP EVALUASI DAN DESAIN ORGANISASI
ARAH PENATAAN ORGANISASI PEMERINTAH
1). Organisasi Disusun Berdasarkan Visi dan Misi 2). Organisasi Bersifat Datar (Flat)
3). Organisasi Bersifat Ramping 4). Organisasi Bersifat Jejaring (Networking) 5). Organisasi Bersifat Fleksibel dan Adaptif 6). Organisasi Banyak Diisi Jabatan Fungsional 7). Organisasi Bervariasi
KONSEP STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi itu berakar pada pengakuan organisasi akan adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal (Robin : 1994) Faktor Yang Mempengauhi Struktur Organisasi : Kompleksitas (spesialisasi tugas) Formalisasi (aturan dalam pelaksanan tugas/pekerjaan dan standarisasi) Sentralisasi (tingkat pengambilan keputusan).
BENTUK KOORDINASI ORGANISASI Mutual adjusment (saling Menyesuaikan) Pengawasan Langsung (Direct Supervision) Standarisasi : Standarisasi proses kerja; Standarisasi Keluaran (output) Standarisasi keahlian.
KONSEP ELEMEN-ELEMEN ORGANISASI • • • • •
The Operating Core. The Strategic Apex. The Middle Line. The Technostructure.. The Support Staff.
LIMA ELEMEN DASAR ORGANISASI (Henry Mintzberg)
KONFIGURASI OPD
KONFIGURASI ORGANISASI • Desain organisasi yang berupa struktur sederhana. • Desain organisasi berupa birokrasi mesin. • Desain organisasi berupa birokrasi profesional. • Desain organisasi yang berupa struktur divisional. • Desain organisasi adhocracy.
MASALAH DALAM DESAIN ORGANISASI PEMERINTAH Volume dan spesialisasi pekerjaan yang terlalu dinamis sehingga sulit untuk diprediksi, sehingga memerlukan konfigurasi organisasi yang tepat. Beban kerja sulit dihitung karena sifat pekerjaan yang dinamis. Ownership pada pemerintahan bersifat tidak langsung, sehingga konsekuensi lost and profit tidak secara langsung mempengaruhi keputusan para pemilik dalam mengambil keputusan tentang desain organisasi. Adanya hukum parkinson (Parkinson law) dimana pada dasarnya pimpinan lebih suka punya bawahan lebih banyak ketimbang punya bawahan sedikit. Jabatan struktural dianggap simbol keberhasilan setiap pegawai dalam mencapai karirnya sebagai PNS, sehingga menyediakan lebih banyak struktur akan memberikan peluang kepada banyak orang untuk sukses.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN DESAIN ORGANISASI Identifikasi produk apa yang akan dihasilkan (core bussiness) dari organisasi. Evaluasi kompleksitas/spesialisasi tugas untuk menghasilkan produk organisasi; Evaluasi bentuk koordinasi yang diperlukan dalam melaksanakan tugas setiap spesialisasi; Evaluasi distribusi kewenangan dalam pengambilan keputusan. Tentukan strategi produksi, Mis : (outsourcing) atau produksi sendiri. Tentukan departementasi organisasi baik secara vertikal maupun secara horizontal.
DEPTEMENTASI ORGANISASI Tentukan elemen organisasi yang diperlukan : operating core, midle line, techno structure, atau supporting staff. Masing-masing elemen dapat didepartementasi secara horizontal berdasarkan spesialisasi : Produk; Fungsi; Pelanggan; wilayah; Jika masing-masing departementasi masih terdapat spesialisasi atau terdapat beben kerja yang memerlukan rentang kenali yang efektif, maka dapat dibentuk departementasi secara vertikal. Beban kerja sebaiknya tidak terlalu padat dan tidak terlalu ringan. Pola departementasi pada level yang sama sebaiknya menggunakan spesialisasi yang seragam.
EVALUASI OPD KOTA BATAM Jumlah dan Nama Dinas : • Dinas Pekerjaan Umum • Dinas Tata Kota • Dinas Kesehatan • Dinas Pendidikan • Dinas Kelautan Perikanan Pertanian dan Kehutanan • Dinas Perhubungan • Dinas Perindustrian, Perdagangan, Energi Dan Sumberdaya Mineral • Dinas Kependudukan dan pencatatan sipil • Dinas Sosial dan Pemakaman • Dinas Pemberdayaan Masyarakat, Pasar, Koparasi dan UKM • Dinas Tenaga Kerja • Dinas Pariwisata dan Kebudayaan • Dinas Kebersihan dan pertamanan • Dinas Pendapatan
EVALUASI OPD KOTA BATAM Sekretariat: 1. Sekretariat Daerah; 2. Sekretariat DPRD. Badan : 1. Badan Pengendalian Dampak Lingkungan 2. Badan Kepegawaian dan Pendidikan Pelatihan 3. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik 4. Badan Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana 5. Badan Komunikasi dan Informatika 6. Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu 7. Badan Pengelola Perbatasan dan Pertanahan Daerah
EVALUASI OPD KOTA BATAM Kantor : 1.Kantor Pemuda dan Olahraga 2.Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Badan Lainnya : 1.Badan Penanggulangan Bencana Daerah 2.Sekretariat Korp Pegawai Republik Indonesia
EVALUASI PERUMPUNAN Berdasarkan PP No 41/2007 dan Permendagri No 57 tahun 2007 OPD yang ada saat ini masih terdapat kesalahan dalam perumpunan, dimana seharusnya kelompok dinas tidak dapat digabung dengan lemtekda. Urusan pemberdayaan masyarakat seharusnya diwadahi dalam bentuk badan menjadi Badan Pemberdayaan Masyarakat. Demikin pula untuk Komunikasi dan Informatika, seharusnya diwadahi dalam bentuk dinas menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika. Begitu juga dengan urusan pemuda dan olah raga yang seharusnya masuk kelompok dinas namun di batam dijadikan lemtekda berbentuk kantor. Jika urusan pemuda dan olah raga di batam masih kecil, sebaiknya bukan dibentuk kantor namun dirumpunkan dengan dinas yang sejenis.
EVALUASI DEPARTEMENTASI 1. Masih terdapat pola pengelompokan unit kerja yang kurang konsisten pada level yang sama sehingga potensial menimbulkan tumpang tindih. Misalnya pada beberapa dinas ada bidang program kerja yang menangani pendataan dan informasi, penyusunan program dan evaluasi/pengendalian. Pada sekretariat juga ada fungsi perencanaan. Kemudian fungsi pendataan juga melekat pada bidang yang menangai, misalnya data jalan seharusnya sudah disediakan dan diolah dengan sendirinya oleh bidang jalan dan jembatan. fungsi pengelolaan data dan informasi hanya fungsi kompilasi yang tepat ada di sekretariat. 2. Terdapat tumpang tindih tugas dan funsi antar bidang, di beberapa dinas masih ada potensi tumpang tindih karena uruaian tugas yang relatif sama. 3. Terdapat struktur yang melaksanakan fungsi yang menjadi kewenangan pemerintah pusat. Seperti bidang migas dan perhubungan udara.
EVALUASI SETDA 1. Fungsi Setda menurut UU Nomor 32 Tahun 2004 maupu menurut UU No 23 Tahunn 2014 adalah fungsi pelayanan administrasi dan fungsi koordinasi terhadap dinas dan badan dalam perumusan kebijakan. Oleh karena itu, pembagian unit kerja pada Setda seharusnya menggambarkan kedua fungsi tersebut. 2. Saat ini kurang mampu dijelaskan dasar pengelompokan tugas pada setiap asisten Sekda. Apakah berdasarkan pengelompokan dinas dan lemtekda atau berdasarkan fungsi. 3. Dengan ketidakjelasan pengelompokan tersebut akan mengakibatkan kerancuan tugas dan fungsi antara unit kerja pada setda dengan perangkat daerah berupa dinas dan lemtekda. 4. Perlu ditata kembali pengelompokan unit kerja pada setda berdasarkan kelompok dinas yang dikoordinasikan oleh asistem dalam membantu sekda.
USULAN PENATAAN DINAS 1. Berdasarkan konfigurasi dinas yang ada saat ini yaitu sebanyak 14 dinas, maka perubahan hanya dilakukan untuk mereorganisasi dinas tersebut agar sesuai dengan visi, misi dan potensi Kota Batam. 2. Usulan penataan dinas tidak termasuk usulan pengelompokan ulang antara dinas dan lemtekda. Mengingat tidak dilakukan evaluasi ulang terhadap lemtekda 3. Dalam visi dan misi kota batam, fokus utmanya adalah menjadikan batam sebagai bandar dunia madani sebagai puast pertumbuhan nasional yang bertumpu pada 3 sektor unggulan yaitu perdagangan, perindustrian dan pariwisata. Dengan visi tersebut maka perangkat daerah yang mengelola sektor utama tersebut harus diperkuat.
USULAN lanjutan.. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka usulan dinas kota Batam adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Dinas Pekerjaan Umum. Dinas Tata Kota (termasuk kebersihan dan pertamanan). Dinas Kesehatan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian. Dinas Perhubungan. Dinas Perindustrian, Dinas Perdagangan, Dinas Kehutanan, Energi dan Sumber Daya Mineral. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Sosial dan Pemakaman. Dinas Pemberdayaan masyarakat Koperasi, dan Usaha Kecil dan Menengah. Dinas Tenaga Kerja. Dinas Pariwisata Dinas pendapatan.
USULAN PPENATAAN SETDA 1. Basis otonomi daerah adalah urusan pemerintahan yang diserahkan kepda daerah. 2. Semua urusan pemerintahan yang diserahkan kepda daerah sudah dibgagi habis ke dalam tugas dan fungsi dinas dan lemtekda (operating core). 3. Tugas dan fungsi setda adalah memberikan dukungan/pelayanan adaministrasi serta fungsi koordinasi terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dinas/lemtekda dan setda tidak melaksanakan fungsi pelayanan langsung kepda maasyarakat. 4. Harus ada kejelasan pembagian tugas (clarity of work) antarasisten dan antarbagian serta antara setda dengan dinas/lemtekda. 5. Perlu ada penataan pola organisasi pada Setda sesuai dengan desain otonomi daerah saat ini.
USULAN PPENATAAN SETDA 1. Jumlah asisten ditambah menjadi 4 asisten. 2. Asisten I melakukan tugas dan fungsi koordinasi dan pelayanan administrasi kepada lemtekda dan kecamatan/kelurahan dan fungsi manajemen atau unsur manajemen yg belum dilaksanakan dinas/lemtekda. 3. Asisten II melaksanakan tugas dan fungsi koordinasi dan pelayanan administrasi kepada dinas Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Tata Kota, dinas perhubungan, dinas pemberdayaan masyarakat, dan dinas pendapatan dan Setwan. 4. Asisten III melaksanakan tugas dan fungsi koordinasi dan pelayanan administrasi kepada Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Dinas Sosial dan Pemakaman dan Dinas Tenaga Kerja. 5. Asisten IV melaksanakan tugas dan fungsi koordinasi dan pelayanan administrasi kepada Dinas Kelautan, Perikanan dan Pertanian, Dinas Perindustrian, Dinas Perdagangan,, Dinas Kehutanan, Energi dan Sumber Daya Mineral, Dinas Koperasi, dan Usaha Kecil dan Menengah. dan Dinas Pariwisata.
Sekian, terimakasih
