ESF-spelregels 2011 Stichting O&O fonds voor de Uitvaartbranche (SOVU)
Europese subsidie voor scholing van werkenden in de uitvaartsector! SOVU is één van de fondsen die de staatssecretaris van SZW heeft aangewezen als aanvrager en begunstigde van ESF-subsidie. De staatssecretaris heeft bepaald dat de te verwerven Europese subsidie kan worden benut om de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt van de laaggekwalificeerde werkenden in de eigen sector te vergroten. SOVU wil als sectorfonds de uitvaartbedrijven de mogelijkheid geven om een beroep te kunnen doen op ESF-subsidies voor ingekochte scholing t/m MBO-niveau 4. Voor 2011-2012 heeft SOVU een sectorale ESF-aanvraag ingediend, die is gebaseerd op geïnventariseerde bedrijfsopleidingsplannen. De staatssecretaris van SZW heeft de ESF-aanvraag in mei 2011 goedgekeurd, hetgeen betekent dat de uitvaartsector voor 20112012 een ESF-subsidie is toegezegd van ruim één miljoen euro om de eigen medewerkers te scholen.
Waarvoor kunt u ESF-subsidie krijgen? De scholing waarvoor SOVU een ESF-aanvraag heeft ingediend is gevarieerd, namelijk: • persoonlijke ontwikkeling, vaardigheden en effectiviteit; • beroeps- en vakkennis; • talenkennis; • bedrijfsprocesondersteuning (administratie, informatietechnologie, arbo/veiligheid). De lijst met opleidingen waarvoor door u bij SOVU een ESF-bijdrage kan worden aangevraagd, kunt u op de site van SOVU (www.sovu.nl) downloaden. U kunt een ESF-bijdrage ontvangen voor de cursuskosten van werkenden1. Het opleidingsniveau van zowel de cursist als van de opleiding mag maximaal MBO-niveau 4 zijn. Belangrijk is dat met de door u gewenste opleiding qua leereffect hetzelfde wordt beoogd als met de in de lijst opgenomen cursussen. Vul hiervoor het op de site te downloaden “Branche- erkenningsverzoek 2011” formulier in en neem contact op met het ESFsecretariaat.
1
Zowel werknemers in loondienst, uitzendkrachten als zelfstandig ondernemers (eenmanszaak).
De spelregels voor ESF in de uitvaartsector • Alleen scholing die is opgenomen in de door de staatssecretaris van SZW goedgekeurde ESF-aanvraag komen voor subsidiëring in aanmerking; • De cursus dient te worden/zijn gevolgd en afgerond in de periode van 2 februari 2011 tot en met 31 juli 2012; • Het aantal deelnemers en/of het aantal opleidingen per cursist is niet gemaximeerd2; • Alle benodigde formulieren dienen uiterlijk per 31 augustus 2012 volledig en juist ingevuld bij SOVU te zijn ingediend; • Een werknemer dient de cursus aantoonbaar te hebben gevolgd. N.B. een diploma, certificaat of bewijs van deelname is afdoende, doch als een werknemer ‘zakt’ kunnen presentielijsten als ‘bewijs’ voor aanwezig worden overlegd; • Het uitvaartbedrijf is te allen tijde verantwoordelijk voor de eigen administratie. Alle originele bewijsstukken c.q. brondocumenten dient het uitvaartbedrijf t/m 31 december 2020 te bewaren; • Het uitvaartbedrijf is bereid om mee te werken in geval van eventuele (ESF-) controles en/of publicitaire acties, die t/m 31 december 2020 kunnen plaatsvinden; • SOVU kan alleen ESF-subsidie ‘uitkeren’ als alle formulieren compleet en naar waarheid zijn ingevuld en voor zover SOVU de benodigde gelden van de staatssecretaris van SZW heeft ontvangen; • De maximale uit te keren ESF-bijdrage zal circa 35% van de betaalde scholingskosten bedragen (factuurkosten exclusief BTW). N.B. De uiteindelijke ESF-bijdrage is afhankelijk van hoe achteraf blijkt in welke mate bepaalde groepen in de uitvaartsector zijn geschoold (m.n. vrouwen, laaggeschoolden, jongeren, ouderen) en de verrekening van de kosten voor het opzetten/inrichten/bemensen van het ESFsecretariaat van SOVU. N.B. Verwacht u voor € 50.000 of meer aan scholing in te kopen? Het ESF-secretariaat kan u ondersteunen bij een ‘ESF-proof’ inkoop. Voor meer informatie over de offerteprocedure of om vrijblijvend de benodigde documenten te ontvangen, kunt u contact opnemen met Robert van der Meer (
[email protected]) van het ESFsecretariaat SOVU.
Wat moet u doen? Om in aanmerking te komen voor een ESF-bijdrage dienen de volgende formulieren per post aan SOVU te worden gestuurd: o
2
Kopie van salarisstrook van eerste maand van deelname aan de eerste cursus. Voorbeeld: uw werknemer A. start op 19 november 2011 met de opleiding Telefoneren met nabestaanden. U dient dan de salarisstrook voor deze werknemer A. waarin de datum 19 november 2011 valt, toe te sturen. Salarisstroken van perioden/maanden voor aanvang van de opleiding zijn voor ESF-subsidie ontoereikend. Op de salarisstrook moeten in ieder geval de volgende gegevens staan: naam deelnemer, BSN-nummer deelnemer, geboortedatum en datum indiensttreding.
SOVU kan echter nooit meer subsidie uitkeren dan toegezegd door de staatssecretaris van SZW.
o o o o
o o
Een origineel, getekend werknemersformulier3; Een origineel, getekend werkgeversformulier4;; Een uittreksel uit de Kamer van Koophandel (origineel, < 6 maanden); Gewaarmerkte kopie* van de factuur van de scholingskosten (let op: de ESF regels schrijven voor dat op de factuur de cursusnaam en de cursisten op naam zijn vermeld evenals indien van toepassing een specificatie van de luchkosten, catering e.d5!).; Gewaarmerkte kopie* van het bewijs van betaling van de factuur van de opleidingskosten; Kopie van het diploma, certificaat of bewijs van deelname cursus.
1. Uw volledige declaratie kunt u op elk moment indienen. N.B. het ultieme indieningsmoment is 31 augustus 2012. Let op: UITERLIJK 31 AUGUSTUS 2012 dient de declaratie juist en volledig te zijn! 2. SOVU beoordeelt de declaratie van de werkgever op juistheid en volledigheid. 3. Per e-mail informeert ESF/SOVU de werkgever dat de declaratie compleet is of verzoekt om eventuele ontbrekende gegevens aan te leveren. 4. Alleen complete, juiste en volledige declaraties kunnen meegenomen worden in de ESF-einddeclaratie. 5. ESF/SOVU zal uiterlijk 31 oktober 2012 de einddeclaratie indienen bij de staatssecretaris van SZW. 6. Het Agentschap SZW zal vervolgens namens de staatsecretaris van SZW de einddeclaratie binnen 13 weken komen controleren. 7. Na ontvangst van de subsidiegelden zal SOVU het ESF-subsidiebedrag, waarop de werkgever recht heeft, uitbetalen aan de werkgever.
* Waarmerkingsprocedure: kopie factuur en kopie betaalbewijs dient door tekendbevoegd persoon te worden voorzien: 1) “Dit is een kopie van het origineel t.b.v. ESF-project” 2) deze kopie wordt voorzien van een datum 3) en deze kopie wordt voorzien van een handtekening.
3
Elke werknemer die een opleiding gaat volgen waarvoor u als werkgever een ESF-subsidie aanvraagt, dient een werknemersformulier te ondertekenen. De werknemer bevestigt o.a. ervan op de hoogte te zijn (gesteld) dat de opleiding wordt medegefinancierd door het ESF. 4 Het werkgeversformulier dient ondertekend te worden door een tekeningsbevoegd persoon namens het bedrijf. Het bedrijf verklaart dat de werknemers daadwerkelijk bij het bedrijf werkzaam/in dienst zijn. Ook verklaart het bedrijf dat voor de opgegeven cursus(sen) géén kosten in rekening worden gebracht of worden verhaald bij de werknemer(s). 5 Lunchkosten, catering e.d. zijn niet subsidiabel.
Periode van aanvragen Als sectorfonds heeft SOVU voor de periode 2 februari 2011 tot en met 31 juli 2012 een ESF-projectsubsidieaanvraag ingediend. Uw declaraties kunt u doorlopend indien echter uiterlijk per 31 augustus 2012 (Het ultieme indieningsmoment!)
N.B. De praktijk wijst helaas uit dat ingediende ESFdeclaratieverzoeken veelal niet direct als volledig kunnen worden beschouwd. Wij adviseren daarom met klem om niet te wachten tot het laatste indieningsmoment maar om indien mogelijk al daarvoor uw ESF-declaratie aan ons toe te sturen!
Na ontvangst zal SOVU uw declaratie inclusief alle benodigde formulieren beoordelen op juistheid en volledigheid. Per e-mail ontvangt u vervolgens de bevestiging dat uw declaratie compleet is of het verzoek om eventuele ontbrekende gegevens aan te leveren. Na afloop van de projectperiode voegt SOVU alle ingediende declaraties samen tot een eindafrekening, die uiterlijk 3 maanden na afloop van de projectperiode bij de staatssecretaris van SZW wordt ingediend. Als de staatssecretaris van SZW de eindafrekening heeft goedgekeurd, zal door SOVU de definitieve declaratie per uitvaartbedrijf worden opgesteld en aan het uitvaartbedrijf worden toegestuurd. Zodra SOVU de vastgestelde ESF-bijdrage van de staatssecretaris van SZW heeft ontvangen, zullen de ESF-bijdragen per uitvaartbedrijf worden overgemaakt. N.B. Wanneer een bedrijf de declaraties tijdig, juist en volledig en tijdig heeft ingediend, kan een voorschot van maximaal 40% van de subsidiabele projectkosten worden uitgekeerd aan het bedrijf. (De gelden moeten dan wel door SOVU van het Agentschap SZW zijn ontvangen).
ESF-bijdrage Rekenvoorbeeld De ESF-subsidie wordt als volgt berekend: Als de definitief vastgestelde ESF-subsidie van de staatssecretaris van SZW is ontvangen: Factuur scholingskosten
€ 1.000,00
Maximale netto ESF-bijdrage (40%)
€
Minus verrekeningen6
€
Te ontvangen ESF-bijdrage
€
400,00 (40%) 50,00 (5%) 350,00 (35% subsidie)
Hulp nodig? Het ESF secretariaat van SOVU faciliteert uw uitvaartbedrijf bij: • • • •
Het komen tot een ‘ESF-proof’ aanvraag c.q. ‘declaratieverzoek’. SOVU beoordeelt op juistheid en volledigheid; Het bijhouden van een ‘ESF-proof’ projectadministratie o.b.v. de door het uitvaartbedrijf aangeleverde bescheiden; Het bepalen/aantonen van de marktconformiteit van de ingekochte scholing; De betaling en financiële afwikkeling van de ingediende declaraties.
Mocht u nog vragen hebben over de ESF-procedure en alles wat daarmee samenhangt, dan kunt u contact opnemen met het ESF-secretariaat van SOVU ESF-secretariaat SOVU Databankweg 4a 3821 AL Amersfoort T: 033-4507100 E:
[email protected]
6
De uiteindelijke ESF-bijdrage is afhankelijk van hoe achteraf blijkt in welke mate bepaalde groepen in de uitvaartsector zijn geschoold (m.n. vrouwen, laaggeschoolden, jongeren, ouderen) en de verrekening van de kosten voor het opzetten/inrichten/bemensen van het ESF-secretariaat van SOVU.
