Erkenning Europees Handvest en Gedragscode
VIB Inhoud: Ten geleide 1. VIB voorgesteld 1.1. VIB in het kort 1.2. Onderzoeksdomeinen 1.3. Personeelsstructuur 1.4. Internationale werkomgeving 1.5. Hoekstenen van de wetenschappelijke strategie bij VIB
2. Tegen de HRS4R-achtergrond 2.1. VIB traditioneel gefocust op wetenschappelijke output 2.2. Behoefte om HR-strategie bij te sturen en het Europese Handvest en de Gedragscode te integreren 2.3. Het soort organisatie dat VIB de eerstvolgende jaren wil zijn
3. Aanpak en methodologie om de HR-strategie voor 2012-2016 te definiëren 3.1. Aanpak: “ownership” en inbreng genereren 3.3. Projectmethodologie om een herziene HR-strategie te definiëren en te implementeren
4. Europees Handvest en Gedragscode geïntegreerd in de HR-strategie 2012-2016 4.1. Strategische HR-doelstellingen 4.2. Strategische HR-actieplannen 4.2.1. Feedback en prestatiebeoordeling Erkenning HRS4R VIB
1
4.2.2. Professionele ontwikkeling en loopbaanbegeleiding 4.2.3. Onderzoekscarrières voor vrouwen 4.3. Andere punten uit het Europese Handvest en de Gedragscode opgenomen in bestaande VIB HR-praktijken 4.3.1. Aanwerving 4.3.2. Opleiding 4.3.3. Lesopdracht 4.3.4. Arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheid 4.3.4.1. Lonen en sociale voorzieningen 4.3.4.2. Flexibiliseringsmaatregelen 4.3.4.3. Stabiele en langdurige tewerkstelling 4.3.5. Participatie in besluitvormingsorganen 5. Ethisch en professioneel onderzoeksgedrag 5.1. Een geïntegreerde code rond verantwoord VIB-onderzoek voor de individuele onderzoeker 5.2. Corporate governance handvest 5.3. Klachten en verzoeken
Bijlagen: 1. Ranglijst Scimago 2. Opleiding op VIB 2013 3. Ethisch en professioneel onderzoeksgedrag
Erkenning HRS4R VIB
2
Ten geleide
In dit document stelt VIB zijn HR-strategie voor 2012-2016 en het strategisch HRactieplan voor, met de acties die al lopen en nog op touw staan. Daaruit blijkt dat aanzienlijke inspanningen worden geleverd en middelen ingezet om de professionele ontwikkeling van alle onderzoekspersoneel aan te drijven. Dit geeft aan dat VIB in plaats van zich voornamelijk te richten op wetenschappelijke output voortaan duidelijk voor meer evenwicht kiest, en daarin ook criteria van interne organisatie en persoonlijke ontwikkeling opneemt. De tenuitvoerlegging van het Europese Handvest en de Gedragscode heeft ons geholpen en gesterkt in onze pogingen om een samenhangende HR-strategie uit te werken. Waar mogelijk hebben we elementen uit het Handvest en de Gedragscode opgenomen in onze strategie en praktijken inzake personeelsbeleid. Andere aspecten van het Handvest en de Code krijgen toepassing in de ‘code rond verantwoord VIBonderzoek’ en het ‘VIB corporate governance handvest’. Op onze website staat onder de kop ‘VIB vision & HR strategy’ beschreven hoe onze HR-strategie en actieplanning er precies uitzien. Vanaf de tweede helft van 2013 zal een speciale pagina bezoekers bovendien op de hoogte houden van de tenuitvoerlegging van het Handvest en de Gedragscode. Aan de hand van dit document trachten wij een erkenning door de Commissie te bekomen. Op verzoek zijn gedetailleerde enquêteverslagen, werkdocumenten van focusgroepen en details van gap-analyses te verkrijgen.
Marijke Lein HR-directeur VIB Projectleider HR-strategie 2012-2016
Erkenning HRS4R VIB
3
1. VIB voorgesteld 1.1 VIB in het kort VIB is een non-profit onderzoeksinstituut in de levenswetenschappen. Zo’n 1300 wetenschappers en ondersteunende medewerkers verrichten basisonderzoek naar de moleculaire mechanismen die instaan voor de werking van het menselijk lichaam, planten en micro-organismen. Door een hecht partnerschap met vier Vlaamse universiteiten – UGent, KULeuven, Universiteit Antwerpen en Vrije Universiteit Brussel – en een stevig investeringsprogramma bundelt VIB de krachten van 79 onderzoeksgroepen in één instituut. Hun onderzoek heeft tot doel de grenzen van onze kennis over het leven te verleggen. Met zijn technologie transfer activiteiten zet VIB onderzoeksresultaten om in producten ten dienste van de consument en de patiënt en draagt het bij aan een nieuwe economische activiteit. VIB ontwikkelt en verspreidt een breed gamma aan wetenschappelijk onderbouwde informatie over alle aspecten van de biotechnologie. VIB werd in 1995 opgericht door de Vlaamse regering. De toenmalige minister-president was zich terdege bewust van het potentieel van de Vlaamse wetenschappen, gegeven het baanbrekende onderzoek dat plaatsvond en de wereldwijde reputatie die onderzoekers als met name Désiré Collen, Walter Fiers, Marc Van Montagu en Herman Van Den Berge genoten. De Vlaamse regering besloot om deze vier onderzoeksdepartementen met nog vier succesvolle en toekomstgerichte groepen samen te brengen onder één instituut ‘VIB’. De acht VIB-departementen zijn ondergebracht op de campussen van de vier Vlaamse universiteiten (Gent, Leuven, Antwerpen en Brussel) en vormen zo samen een ‘virtueel interuniversitair instituut’. Uitgaande van vijfjaarlijkse evaluaties ontvangt VIB een behoorlijke dotatie van momenteel zo'n 44 miljoen euro op jaarbasis. De huidige evaluatiecyclus loopt van 01/01/2012 tot 31/12/2016. VIB werkt als een gedecentraliseerde organisatie die onderzoekers die aan strikte selectie- en evaluatiecriteria voldoen strategisch begeleidt en financieel ondersteunt. Zij genieten, binnen het strategisch plan van het departement en van VIB als geheel, een hoge mate van autonomie om hun onderzoek uit te voeren. Voor hun werkzaamheden kunnen zij terecht in de ultramoderne gebouwen van de vier partneruniversiteiten. Daar kunnen onderzoekers gebruikmaken van de prima voorziene labo's en kernfaciliteiten. Zo is de kernfaciliteit beeldvorming bij VIB een van de best uitgeruste in zijn soort. Om de vijf jaar onderwerpt de Vlaamse regering elk departement en elke onderzoeksgroep aan een strenge beoordeling door een internationaal evaluatiepanel van vooraanstaande specialisten. De evaluatie vertrekt van een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve criteria die de impact van het werk duidelijk weerspiegelen. Dit zijn de belangrijkste evaluatiecriteria: publicaties in hoog aangeschreven tijdschriften, aantal octrooiaanvragen, inkomsten uit industriële samenwerkingen, internationale financiering, oprichting van start-upbedrijven, aantal verdedigde doctoraatsthesissen, lesopdrachten, bevorderen van interne en externe wetenschappelijke samenwerkingen.
Erkenning HRS4R VIB
4
1.2. Onderzoeksdomeinen VIB is vooral actief op het vlak van: - Kankeronderzoek - Neurobiologie - Celbiologie - Ontstekingsziekten - Planten systeembiologie - Microbiologie - Structuurbiologie - Bio-informatica 1.3. Personeelsstructuur De VIB-structuur bestaat uit acht departementen waarin in totaal 79 onderzoeksgroepen actief zijn. Elke onderzoeksgroep wordt geleid door een groepsleider met totale verantwoordelijkheid voor de groep, inclusief het wetenschappelijke, operationele en HR-management. Op dit ogenblijk heeft VIB 1300 mensen in dienst. 63% van dit personeelsbestand concentreert zich uitsluitend op wetenschappelijk werk (departementsdirecteuren, groepsleiders, experts, stafonderzoekers, postdoctorale onderzoekers en doctoraatsstudenten). 26% zijn laboratoriumtechnologen die wetenschappelijke ondersteuning bieden, terwijl de overige medewerkers in ondersteunende functies werken zoals IT, administratie, financiën of het hoofdkantoor van VIB bemannen.
1.4. Internationale werkomgeving Daar waar er de eerste jaren na de oprichting amper buitenlandse onderzoekers bij VIB werkten, biedt het instituut nu plaats aan researchers uit ruim 60 landen. VIB is dan ook echt een internationale omgeving met een grote multiculturele verscheidenheid. 50% van de postdoctorale onderzoekers en doctoraatsstudenten en ongeveer 23% van de groepsleiders zijn buitenlanders. In de ondersteunende functies vinden we doorgaans Belgen.
1.5. Hoekstenen van de wetenschappelijke strategie bij VIB VIB vertrekt in zijn onderzoeksstrategie van vier basispijlers. A. Een welomlijnde onderzoeksstrategie
Geen ‘me too’-onderzoek maar op zoek gaan naar raakvlakken met thematische domeinen, wetenschap en technologie, fundamenteel en eerder toegepast onderzoek Uitmuntendheid door kritische massa Ambitieuze onderzoeksdoelstellingen en prestatie-indicatoren
Erkenning HRS4R VIB
5
B. Een begeesterende en verrijkende onderzoekscultuur
Verscheidenheid aan disciplines en culturele diversiteit Een collaboratieve aanpak ondersteund door een wetenschappelijke overlegcultuur Zoeken naar een evenwicht tussen werk en privéleven
C. Onafgebroken ontwikkeling en verjonging van talent en technologie
Werken met de beste wetenschappers te midden van internationaal talent Talrijke mogelijkheden om te publiceren of als coauteur mee te werken Begeleiding, coaching en training om echte onderzoeksprofessionals te worden
D. Een gedecentraliseerd managementmodel waarin onderzoekers autonoom kunnen werken en de kans krijgen om de volledige verantwoordelijkheid voor hun onderzoek op te nemen.
2. Tegen de HRS4R-achtergrond 2.1. VIB traditioneel gefocust op wetenschappelijke output In zijn onderzoeksstrategie is VIB het er altijd om te doen geweest de wetenschaps- en technologietransfer zo optimaal mogelijk door te voeren. Deze duidelijke focus heeft een onderzoeksomgeving en -cultuur tot stand gebracht die vandaag de beste onderzoekers aantrekt en resultaten van wereldklasse laat optekenen. Volgens de wetenschappelijke ranglijst van Scimago (zie bijlage 1) is VIB vandaag het tweede beste onderzoeksinstituut van Europa (na EMBL in Duitsland) en staat het wereldwijd op plaats acht. Meerdere rangschikkingen beschouwen het departement ‘Planten Systeembiologie’ als 's werelds meest performante departement inzake plantenwetenschappen. Bovendien zijn aan VIB op dit ogenblik zeventien groepsleiders verbonden die een ERC-beurs in de wacht wisten te slepen. VIB werkt met een slanke en doelgerichte organisatie. Dit geldt ook voor het HR-departement van VIB, dat onderzoekers op een efficiënte en gepersonaliseerde manier wil ondersteunen. HR treedt op als een echte onderzoeks-/businesspartner die zorgt dat alle juridische en contractuele procedures vlot worden afgehandeld, dat nieuwkomers snel integreren en dat er een ruim opleidingsaanbod beschikbaar is, gericht op wetenschappelijke, technologische en (inter-)persoonlijke vaardigheden. 2.2. Behoefte om de HR-strategie bij te sturen en het Europese Handvest en de Gedragscode te integreren in de dagelijkse werking van VIB. Doordat VIB zich voornamelijk heeft gericht op wat het op topniveau aan ‘output’ heeft gegenereerd, mag het instituut zich vandaag een van 's wereld meest vooraanstaande life sciences onderzoekscentra noemen. Dit mag voor onze medewerkers dan wel een belangrijke motivatie zijn geweest, toch vonden we dat we op zoek moesten gaan naar een gezonder evenwicht tussen enerzijds output en anderzijds interne organisatie en persoonlijke ontwikkeling. We waren van mening dat we meer aandacht moesten besteden aan wat onze mensen buiten hun wetenschappelijk werk om belangrijk vinden. Deze denkpiste vormde de basis om de bestaande HR-
Erkenning HRS4R VIB
6
praktijken te herbekijken. Ook de vereisten opgelegd door de Vlaamse regering speelden hierin een belangrijke rol. In 2010-2011 onderwierpen peer reviewers VIB aan een strenge vijfjaarlijkse evaluatie. De beoordeling ging niet enkel over wetenschap, technologie en technologietransfers, maar nam ook de werking van VIB als ‘instituut’ onder de loep. Financiën, interne en externe communicatie, wetenschapsbeleid, wettelijke aangelegenheden en HR-processen ondergingen een evaluatie. En al deze functionele managers moesten hun strategisch plan voor de volgende periode 2012-2016 opstellen. Een belangrijk aspect in de uitwerking van de HR-strategie was de eis van de Vlaamse regering (de belangrijkste financier van VIB) om in alle Vlaamse onderzoeksinstellingen en universiteiten het Europese Handvest en de Gedragscode ten uitvoering te leggen. Voor ons wat dit een belangrijke aanzet om aansluiting te zoeken bij de tweede cohort in het Europese HRS4R-proces. VIB zette de tenuitvoerlegging in door op 02/02/2011 deel te nemen aan de kick-off meeting in Brussel. De uitvoering van het Europese Handvest en de Gedragscode heeft ons geholpen en gesterkt in onze pogingen om een samenhangende HR-strategie uit te werken.
2.3. Het soort organisatie dat VIB wil zijn: Daar waar VIB zich tot dusver vooral heeft ingespannen om een optimale wetenschappelijke output te genereren, werden we ons bewust van de nood om tot een meer ondersteunende werkomgeving te komen. Deze behoefte kwam duidelijk tot uiting tijdens de tweedaagse vergadering in 2012 van het directiecomité van VIB, die geheel gewijd was aan de HR-strategie voor de eerstkomende jaren. De algemeen directeurs, de CFO, de HR directeur en de departementsdirecteuren werkten ter afronding een nieuwe strategische opzet uit. “Wij willen van VIB een plek maken op de scheidslijn tussen de academische en de bedrijfswereld, die aanzet tot onderzoek en zich waarderend en meewerkend opstelt. Wij delen de verantwoordelijkheid voor het onderzoek, vieren onze successen samen en leren uit onze fouten. Wij laten mensen risico's nemen, creëren mogelijkheden en ontmoeten en werken samen met de beste wetenschappers ter wereld. Daardoor, en door in ons onderzoek voor het allerhoogste te gaan, begeleiden en coachen wij onze mensen in hun professionele ontwikkeling. Zij zullen hun waardering als VIB-ambassadeurs doorheen hun loopbaan blijven tonen”. Deze nieuwe strategische opzet heeft de basis gelegd om de HR-strategie voor de eerstkomende jaren te kunnen definiëren.
3. Aanpak en methodologie om de HR-strategie voor 2012-2016 te definiëren 3.1 Aanpak: eigendom en inbreng genereren
Erkenning HRS4R VIB
7
Van bij aanvang van dit project heeft VIB beslist om volgende beginselen toe te passen:
3.2
Het proces is in handen van het directiecomité van VIB, zodat de HR-strategie en de algemene strategie op elkaar afgestemd blijven Inbreng en betrokkenheid creëren van alle wetenschappers bij VIB, aan de hand van een top-down en bottom-up proces, door de strategische HR-doelstellingen om te zetten in realistische, voor alle betrokkenen aanvaardbare plannen Tijdens de hele uitwerking van de nieuwe HR-strategie de elementen in acht nemen die door het Europese Handvest en de Gedragscode worden vooropgesteld.
Projectmethodologie om een herziene HR-strategie te definiëren en te implementeren
In het project werden onder leiding van de HR-directeur volgende stappen gezet: 1. Om te beginnen een strategische reflectie binnen het directiecomité om de HR-strategie af te stemmen op de algehele VIB-strategie en om de reikwijdte van het project te bepalen (november 2011). 2. Bestaande HR-praktijken beoordelen via een bottom-up benadering (november 2011– april 2012):
Een uitgebreide survey om te peilen naar de tevredenheid met de huidige praktijken en de verwachtingen van (vooral postdoctorale) onderzoekers in kaart te brengen. Meer dan 50% van alle postdoctorale onderzoekers heeft geantwoord
Informele feedbacksessies op de departementen over de dagelijkse werkwijze en arbeidscultuur 3. Directiecomité gebruikt de resultaten van de formele en informele survey als beginpunt om de strategische HR-doelstellingen uit te tekenen. (Juni 2012) 4. Focusgroepen bespreken deze strategische doelstellingen en formuleren aanbevelingen inzake de acties die zich opdringen om de HR-strategie te integreren in de dagelijkse werking van het instituut. (September 2012) Voor elk van volgende onderwerpen is een focusgroep ingericht:
“Evaluatie en feedback” met vertegenwoordigers van de groepsleiders, postdoctorale onderzoekers en doctoraatsstudenten “Professionele ontwikkeling en loopbaanbegeleiding” met vertegenwoordigers van de postdoctorale onderzoekers en stafonderzoekers “Meer wetenschappelijke carrièrekansen voor vrouwen” met wetenschappelijke vertegenwoordigers van groepsleiders, postdoctorale onderzoekers en stafonderzoekers.
In totaal waren ongeveer 70 mensen betrokken bij de focusgroep, met de bedoeling om:
Ervaringen en beste praktijken te delen en de huidige situatie bij VIB te analyseren Naar de directie toe aanbevelingen te formuleren Concrete en haalbare acties aan te brengen die geen extra administratieve belasting inhouden
Erkenning HRS4R VIB
8
5. Directiecomité bespreekt, wijzigt en stemt over strategische HR-actieplannen die door de focusgroepen zijn aangedragen (december 2012) 6. Doorvertaling van de strategische HR-acties, projectimplementatiestructuur (april 2013 - …)
ondersteund
door
volgende
Projecteigenaar: het directiecomité van VIB o de strategische HR-acties doorlichten en bespreken is een vast agendapunt tijdens elke vergadering van het directiecomité o tweemaal per jaar vindt een formele rapportering plaats aan het directiecomité en de raad van bestuur over de status van het project (interimverslag - jaarverslag elk jaar in december)
Stuurgroep:
beheer en Samenstelling van deze groep:
opvolging
van
het
project.
o twee vertegenwoordigers van elke focusgroep (feedback – professionele ontwikkeling – carrièrekansen voor vrouwen) o twee vertegenwoordigers van de groepsleiders/hoofdonderzoekers o de VIB-verantwoordelijke voor integriteit van het onderzoek o onder leiding van de HR-directeur
Projectleider: HR-directeur, staat in voor het beheer van het project Projectteams:
verantwoordelijk
voor
het
ontwerp
van
volgende
projectthema's: o communicatie van het project o feedback en professionele ontwikkeling van onderzoekers o carrièrekansen voor vrouwen
Erkenning HRS4R VIB
9
De wetenschappelijke departementen zorgen voor de uitvoering van het project. De departementsdirecteur en de groepsleiders krijgen ondersteuning van de lokale HR-medewerker. Vanaf 2014 zal het jaarlijkse departementaal strategisch plan ook voor een deel gewijd zijn aan de strategische HR-doelstellingen en -acties. De opmaak van dit plan moet tijdens het vierde kwartaal van 2013 gebeuren.
De stuurgroep en de projectteams krijgen de verantwoordelijkheid over het ontwerp van de strategische acties, evenals van de ondersteunende communicatie en tools.
7. Rapporteringsstructuur
Het eerste jaarverslag voor het directiecomité en de raad van bestuur zal in december 2013 worden opgesteld. Bij voorstelling ervan door de projectleider/HR-directeur geeft de stuurgroep er zijn toestemming aan. De HR-directeur stelt het rapport samen op basis van de input van lokale HR-medewerkers. Vanaf 2014 zullen we ook met een interimverslag werken. Aangezien de feedback over ontwikkeling meestal in september bekend raakt, wordt dit verslag eind september geschreven.
4. Europees Handvest en Gedragscode geïntegreerd in de HR-strategie 2012-2016 In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de HR-strategie en – belangrijker nog – de concrete stappen die VIB zal nemen (of al heeft genomen) om deze strategie tot uitvoering te brengen. Alle vernoemde stappen werden goedgekeurd door het directiecomité van VIB (vergadering van december 2012). Bij elke topic staan ook de desbetreffende punten in het Europese Handvest en de Gedragscode vermeld. 4.1. Strategische HR-doelstellingen I. II. III.
Een organisatiecultuur ontwikkelen die zich meewerkend en waarderend opstelt Een proces opstarten en opvolgen om verwachtingen en feedback uit te wisselen Onderzoeksleiders opleiden en laten groeien in hun rol van mentor en coach
Erkenning HRS4R VIB
10
IV.
V. VI. VII.
VIII.
Een kader en programma aanbieden waarin wetenschappers en ondersteunend personeel zich professioneel kunnen ontwikkelen Loopbaanbegeleiding en steun bieden aan onderzoekers om een carrière binnen of buiten VIB op te nemen Alle medewerkers coachen in verantwoord onderzoek (ethische vraagstukken) Loopbaanontwikkeling voor vrouwelijke onderzoekers stimuleren De juiste mensen aantrekken om wetenschappelijk en technologisch de toon aan te geven
4.2. Strategische HR-actieplannen 4.2.1. Feedback en prestatiebeoordeling (punten 11, 36, 37, 38, 40 in het Europese Handvest en de Gedragscode) Het werk in de focusgroep bracht vooral een gebrek aan feedback aan het licht over “ hoe” medewerkers in het algemeen functioneren. Vandaag bespreekt de feedback uitsluitend het wetenschappelijke werk en de prestaties, meestal zonder ontwikkelingsgericht te willen zijn. Acties in 2013:
VIB wil ervoor zorgen dat elke medewerker vanaf 2013 eenmaal per jaar een wederzijds terugkoppelmoment heeft met zijn/haar overste over zijn/haar functioneren/prestaties
verantwoordelijkheid en timing:
o verantwoordelijkheid voor actie: groepsleiders o
de persoon die feedback krijgt, schrijft over het terugkoppelmoment een verslag van één pagina
o timing: elk jaar in september-oktober
VIB HR ondersteunt deze terugkoppelmomenten aan de hand van een halve dag workshops tijdens welke de leidinggevenden de vereiste vaardigheden kunnen vergaren
VIB HR reikt de tools aan om deze terugkoppelmomenten te leiden
VIB HR volgt dit proces op in samenwerking met de departementsdirecteuren en de lokale HR-medewerkers
4.2.2. Professionele ontwikkeling en loopbaanbegeleiding (punten 21, 25, 28, 30, 38, 39 in het Europese Handvest en de Gedragscode) Uit gesprekken in de focusgroepen kwam een algemene bezorgdheid naar voren over de werkgelegenheidskansen die postdoctorale onderzoekers vandaag in binnen- en buitenland hebben. Zij maken zich zorgen over hun wetenschappelijke toekomst en zijn zich bewust dat het aantal opties in de academische wereld almaar schaarser wordt. Postdoctorale onderzoekers beseffen dat zij andere wegen moeten bewandelen en meer bereid moeten zijn om ook functies buiten de universiteit op te nemen. Als professioneel instituut dat steun kan bieden wil VIB hen begeleiden naar de volgende stap in hun loopbaan. Acties in 2013:
Erkenning HRS4R VIB
11
Oprichting van een loopbaancentrum gericht op postdoctorale onderzoekers met meer dan vier jaar ervaring en van wie het VIB-contract bijna afloopt, en op doctoraatsstudenten in hun laatste jaar. Het loopbaancentrum is in feite een coachingprogramma bestaande uit individuele sessies en sessies in groep. Het is van start gegaan in maart 2013 en heeft al 30 mensen geholpen. Tijdens deze sessies gaat speciale aandacht uit naar:
o het persoonlijk competentieprofiel vastleggen o
kennismaken met de rollen en competenties waarnaar eventuele werkgevers op zoek zijn
o
het professionele netwerk leren kennen en uitbreiden
o praktische tips opsteken om voor een functie te solliciteren
Meet-and-greet sessies organiseren met de sector en andere mogelijke werkgevers o
verantwoordelijkheid en timing:
verantwoordelijkheid voor actie: HR + Technology Transfer Office
beoogde timing: eerste kwartaal 2014
beoogde frequentie: eenmaal per jaar
Visibiliteit naar de sector toe vergroten door actief mee te werken aan wetenschappelijke projecten (technologietransfer)
o verantwoordelijkheid voor actie: groepsleiders/lopend o opvolging: telkens wanneer het directiecomité vergadert of tijdens de labomeetings staat deze actie op de agenda
Via het intranet van VIB recente informatie verstrekken over academische en andere functies wereldwijd
o verantwoordelijkheid voor actie: HR-hoofdkantoor/lopend
Opleidingskansen die VIB biedt bestendigen en uitbreiden, om de inzetbaarheid van onderzoekers te vergroten o
verantwoordelijkheid voor actie: HR-directeur/lopend
Op langere termijn goedgekeurde acties:
Meer duidelijkheid scheppen over de duur van de postdoctorale opdrachten bij VIB door te bepalen hoelang een postdoctoraal onderzoeker maximaal aan VIB kan verbonden blijven
de mogelijkheid onderzoeken om meer langlopende functies te creëren voor stafonderzoekers (en zo wetenschappelijke expertise in het labo te houden)
o verantwoordelijkheid en timing: bij elke vergadering van het directiecomité is dit onderwerp een agendapunt. Bedoeling is overleg te plegen over en te komen tot geschikte beleidsmaatregelen en acties
Bij aanwerving voor VIB informatie verstrekken over de wetenschappelijke en bestuurlijke loopbaanstructuur en de carrièremogelijkheden op langere termijn o
verantwoordelijkheid en timing:
Erkenning HRS4R VIB
tweemaal per jaar organiseert HR-hoofdkantoor onder de naam ‘New@VIB’ een gezamenlijke introductie voor alle nieuwkomers op VIB 12
eenmaal per maand organiseert HR-hoofdkantoor in samenwerking met de lokale HR-medewerker per departement een ‘individuele oriëntatiesessie’ om specifieke onderwerpen op een individuele basis te bespreken.
4.2.3. Onderzoekscarrières voor vrouwen (punten 24, 27, 10, 17, 24 in het Europese Handvest en de Gedragscode) Bij VIB zijn iets meer dan 50% van alle doctoraatsstudenten en postdoctorale onderzoekers vrouwen. Maar wanneer we gaan kijken naar hoeveel vrouwen het tot groepsleider schoppen, dan zakt dit percentage dramatisch naar 13%. VIB weet zeker dat het vrouwen aanmoedigt om de volgende trede op de wetenschappelijke carrièreladder te beklimmen en dat in selectieprocessen uiteindelijk de beste kandidaat komt bovendrijven, ongeacht geslacht, nationaliteit, religie, leeftijd, politieke overtuiging, … Vrouwen die echter carrière willen maken in de overwegend mannelijke wereld van de wetenschap hebben nog steeds heel wat hindernissen te nemen. Deze hindernissen werden tijdens de focusgesprekken op een rijtje gezet, maar tegelijk erkenden de meeste vrouwelijke onderzoekers dat zij ook zelf aan hun zelfvertrouwen moesten werken en assertiever dienden te worden. Acties in 2013:
Zelfbewustzijn en persoonlijke ontwikkeling:
Inrichten van een “female only” coaching- en begeleidingsprogramma
o verantwoordelijkheid voor actie: HR-directeur o timing: pilotsessie tijdens vierde kwartaal 2013
Vrouwelijke onderzoekers samenbrengen rond bepaalde thema's die hen allen aanbelangen en vrouwen uitnodigen die “het gemaakt hebben” in de wetenschappelijke wereld
o verantwoordelijkheid voor actie: HR-directeur o timing: leren van beste praktijken tijdens het EU-life gender-symposium dat gepland is voor het tweede kwartaal van 2014. Vervolgens aan VIB intern projectteam oprichten (tweede kwartaal 2014)
Structurele maatregelen:
met het oog op evaluatie en aanwerving wordt rekening gehouden met eventuele ‘geboortes’ , en worden afwijkingen aanvaard in de chronologische volgorde van een cv om familiale redenen. Werken met “wetenschappelijke jaren” in plaats van met kalenderjaren
Nagaan welke flexibiliseringsmaatregelen kunnen worden genomen om werk en gezinsleven eenvoudiger te combineren
De labocultuur veranderen: “loopbaanontwikkeling voor vrouwen” in het labo voortdurend aandacht schenken en bespreken
Vrouwelijke onderzoekers informeren en aanmoedigen om hun comfortzone te verlaten
Op de campus een kinderdagverblijf voorzien met lange openingsuren
Erkenning HRS4R VIB
13
Verantwoordelijkheid en timing voor structurele maatregelen: bij elke vergadering van het directiecomité is dit onderwerp een agendapunt. Bedoeling is overleg te plegen over en te komen tot geschikte beleidsmaatregelen en acties
Op langere termijn goedgekeurde acties:
De mogelijkheden onderzoeken om een programma van ‘re-integratie’ op touw te zetten voor vrouwen die hun loopbaan na een onderbreking wensen voort te zetten
Vrouwelijke onderzoekers laten bepalen hoe zij alternatieve werkwijzen kunnen ontwikkelen en promoten, wat moet leiden tot een gezonder evenwicht tussen werk en gezinsleven. Wellicht zullen hieruit ook nieuwe werkstructuren en nieuwe rollen voortkomen die wetenschappelijke labo's in hun geheel zelfs nog beter zullen doen functioneren. Verantwoordelijkheid en timing voor structurele maatregelen: bij elke vergadering van het directiecomité is dit onderwerp een agendapunt. Bedoeling is overleg te plegen over en te komen tot geschikte beleidsmaatregelen en acties
4.3. Andere punten uit het Europese Handvest en de Gedragscode opgenomen in bestaande VIB HR-praktijken Volgende onderwerpen zijn in de focusgroepen niet aan bod gekomen. Toch zijn ze nauwkeurig herbekeken tijdens een gap-analyse, die de bestaande praktijken vergelijkt met diegenen die het Europese Handvest en de Gedragscode propageren. Onderstaand punt beschrijft in detail hoe deze praktijken zijn afgestemd op het Handvest en de Gedragscode, en waar er ruimte is voor verbetering. 4.3.1. Aanwerving (punten 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 in het Europese Handvest en de Gedragscode) Beginselen van het VIB-aanwervings- en selectieproces:
Alle vacatures staan open voor elke nationaliteit en worden altijd op de website van VIB en
van de universiteiten gepubliceerd. Daarnaast plaatst men ze naargelang het specifieke wetenschappelijke onderwerp ook op gespecialiseerde websites. (Euraxess, EU-life, Nature, Cell, Science, Neuron, Bio-informatics, Inflammation, plant science, ….) De advertenties zijn samengesteld volgens een specifieke structuur: voornaamste onderzoeksthema van het labo, (eerder algemene) functieomschrijving en wat wordt verwacht om in aanmerking te komen voor de functie Kandidaten solliciteren via een automatisch systeem dat hen eerst vraagt een sollicitatieformulier in te vullen om aan te tonen dat hun kandidatuur aan de basisvereisten voldoet. Zulk een systeem moet voorkomen dat mensen zouden solliciteren zonder zich eerst af te vragen of de vereisten van de job en hun eigen competenties wel in elkaars verlengde liggen Met buitenlandse kandidaten die op basis van hun cv worden geselecteerd, volgt eerst een skypegesprek. Als dit positief verloopt, worden zij uitgenodigd in het labo om daar hun werk voor te stellen en toe te lichten hoe zij de job waarvoor zij solliciteren zouden uitvoeren. Alle geïnteresseerden mogen deze presentaties bijwonen.
Erkenning HRS4R VIB
14
Op basis van deze presentaties en het daaropvolgende vraaggesprek wordt beslist om al of niet tot aanwerving over te gaan Alle kandidaten worden in elke fase van het proces schriftelijk ingelicht over de – positieve dan wel negatieve – aanwervingsbeslissing
Beoordelingsprincipes:
In de beoordeling wegen vooral de wetenschappelijke relevantie of sterkte van het cv door, en de mate waarin “gevraagde” en “aangeboden” vaardigheden en competenties met elkaar overeenstemmen Bibliometrische indicatoren moeten in evenwicht zijn met andere criteria zoals: leservaring, betrokkenheid bij maatschappelijke groeperingen die wetenschappelijk gerelateerde kwesties aanpakken, betrokkenheid bij wetenschappelijke-communicatieactiviteiten, bioethische commissies, beheer van onderzoek, toezicht op en begeleiding van jonge wetenschappers, … Nationaliteit, geslacht, politieke of religieuze achtergrond worden in de evaluatie niet in overweging genomen Is de sollicitante een vrouw, dan mag de recruiter nagaan of zij kinderen heeft. Zoals eerder vermeld telt VIB het aantal “feitelijke” wetenschappelijke jaren om de wetenschappelijke productiviteit te evalueren. Loopbaanonderbrekingen wegens familiale redenen mogen niet tegen de kandidaat worden gebruikt Een belangrijke factor in de evaluatie is een goede gesproken en geschreven kennis van het Engels
Bijzondere aanwervingsprocessen: Om de twee jaar lanceert VIB het “internationaal doctoraatsprogramma” voor buitenlandse masterstudenten die buiten de grenzen van hun eigen land op zoek zijn naar een doctoraatspositie. Gezien het grote aantal sollicitaties (in 2012 ruim 800 kandidaten voor slechts acht vacatures) zijn heel wat mensen betrokken bij de eerste selectieronde. De aanvragers krijgen een score en zij met de hoogste scores mogen op het VIB-hoofdkantoor hun werk komen presenteren, en hun motivatie voor de gekozen projecten toelichten… Na een vraaggesprek en enkele bijkomende interviews worden de definitieve kandidaten geselecteerd. Sollicitanten die buiten de selectie zijn gevallen, vernemen mondeling in alle openheid waarom hun kandidatuur niet werd weerhouden. Wat “nationaliteit” betreft dienen we op te merken dat Belgen niet mogen deelnemen aan deze selecties. Belgische studenten hebben via de Belgische beursverlenende instellingen en universiteiten ruim voldoende mogelijkheden om financiering aan te vragen. Dit is ook de manier van werken voor andere bijzondere internationale “oproepen” tot aanwerving van postdoctorale onderzoekers en groepsleiders. Deze oproepen staan ook open voor Belgen, behalve wanneer de EU het programma cofinanciert (bv. “omics@vib’, een door de EU medegefinancierd programma bedoeld om postdoctorale onderzoekers uit andere landen aan te trekken).
4.3.2. Opleiding (punten 38, 39 in het Europese Handvest en de Gedragscode)
Erkenning HRS4R VIB
15
VIB hecht al jaren veel belang aan voortgezette opleidingen op alle niveaus van de organisatie. Terwijl wetenschappelijke en technologische training tot de dagelijkse werking van VIB behoort, hebben we de afgelopen jaren meer en meer cursussen en workshops ingericht rond overdraagbare vaardigheden (wetenschappelijk schrijven, efficiënte presentaties geven, beginselen van leiderschap, ...), technologietransfer, ethische vraagstukken, bioveiligheid in het labo, nieuwe technologieën en zomercursussen over beeldvorming. Deze opleidingen en/of workshops over overdraagbare vaardigheden staan open voor iedereen die onderzoek uitvoert naar biowetenschappen, zelfs als ze niet aan VIB zijn verbonden. Door nauw samen te werken met de doctoraatsopleidingen van de vier partneruniversiteiten kon VIB zijn opleidingscapaciteit in 2010 vergroten. Er werd een nieuw programma opgestart, ‘VRTC’ (de afkorting staat voor VIB Research Training Course), met een ruim aanbod aan opleidingen. In 2012 kreeg dit programma, vanuit een door de Vlaamse regering aangestuurde interuniversitaire samenwerking rond opleidingen, zelfs nog uitbreiding. Dit noemen we “FTNLS”, wat staat voor Flemish Training Network Life Sciences. Binnen dit netwerk speelde VIB een fundamentele rol in het samenbrengen van de juiste mensen en de uitwerking van het programma. In 2012 volgden zo'n 160 mensen een of meer cursussen uit het aanbod. Het opleidingsaanbod voor 2013, waartoe alle biowetenschappers die actief zijn in Vlaanderen toegang hebben, is terug te vinden op de affiche in bijlage 2 bij dit document. Daarenboven biedt VIB cursussen en programma's aan voor specifieke doelgroepen enkel binnen VIB, zoals:
Coaching en leiderschap stafonderzoekers
voor
groepsleiders,
postdoctorale
onderzoekers
en
Feedback geven en krijgen: voor alle medewerkers in een leidinggevende functie
Loopbaanbegeleiding (loopbaancentrum) voor mensen die hun doctoraat of postdoctoraat bijna hebben afgerond
Loopbaanontwikkeling voor vrouwelijke onderzoekers stimuleren
Taalcursussen Nederlands voor buitenlandse werknemers
4.3.3. Lesopdracht Een “lesopdracht” behoort formeel tot het takenpakket van de groepsleiders. Een deel van hun opdracht bestaat uit het lesgeven aan universiteitsstudenten. Ook postdoctorale onderzoekers moeten soms lesgeven, hoewel dit officieel niet tot hun verantwoordelijkheden behoort. VIB is altijd erg aanwezig in de begeleiding en ondersteuning van masterstudenten die hun thesis schrijven, en postdoctorale onderzoekers zijn actief betrokken bij dit proces van kennisoverdracht en mentoring.
4.3.4. Arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheid (punten 24, 25, 26 in het Europese Handvest en de Gedragscode) 4.3.4.1. Lonen en sociale voorzieningen
Erkenning HRS4R VIB
16
Het nauwe partnerschap met de vier Vlaamse universiteiten maakt dat VIB via een hybride financieringssysteem werkt, waardoor onderzoekers via verschillende kanalen financiering ontvangen
Loonlijst VIB: standaard via arbeidscontracten en salaris Loonlijst universiteit: soms via gewone arbeidscontracten (salaris), anders via universitaire
toelagen (beurzen) Nationale en internationale beursgerechtigden
Onderzoekers op de loonlijst van VIB: Al deze onderzoekers hebben een arbeidsovereenkomst die geheel conform de Belgische arbeidswetgeving is. Lonen volgen het salarisniveau dat gebruikelijk is aan Belgische universiteiten. Medewerkers bij VIB hebben recht op alle in België toepasselijke sociale voorzieningen: ziekteverzekering, kinderbijslag, pensioenrechten en werkloosheidsuitkering. Iedereen op de loonlijst bij VIB heeft bovendien een hospitalisatieverzekering (kosteloos) en is verzekerd in geval van overlijden, langdurige ziekte of een ongeval buiten de werkuren. Deze verzekeringen zijn een aanvulling op de dekking van de Belgische ziekteverzekering. Bij het bepalen van het salarisniveau spelen nationaliteit, geslacht of andere, meer persoonlijke elementen niet mee. Ervaring, vaardigheden, kennis en andere voor de functie relevante aspecten geven de doorslag in het (begin-)salarisniveau. Het moet gezegd dat op het niveau van doctoraatsstudenten en postdoctorale onderzoekers de Belgische lonen tot de hoogste in Europa behoren. Details zijn op verzoek verkrijgbaar. Onderzoekers op de loonlijst van de universiteit: Voor mensen met een arbeidsovereenkomst zijn de voorwaarden vrijwel dezelfde als voor diegenen die op de loonlijst van VIB staan. Ook wat sociale zekerheid betreft hebben zij precies identieke voordelen. Enkel de extralegale dekking kan per universiteit licht verschillen. Beursgerechtigden: Veel onderzoekers op doctoraats- en postdoctoraal niveau krijgen een beurs van de universiteit en verdienen daarmee op jaarbasis netto vrijwel hetzelfde als personen met een arbeidscontract. Iedereen met een Belgische beurs valt onder de Belgische sociale zekerheid. Beursgerechtigden van niet-Belgische financieringsinstanties: VIB trekt behoorlijk wat onderzoekers aan die een internationale beurs in de wacht konden slepen. Deze mensen hebben doorgaans geen recht op sociale zekerheid. In zulke gevallen zorgt VIB ervoor dat zij een voldoende ziekte- en hospitalisatieverzekering krijgen. 4.3.4.2. Flexibiliseringsmaatregelen VIB heeft een jong personeelsbestand, wat betekent dat het vele ouders in dienst heeft voor wie de combinatie werk en gezin niet vanzelfsprekend is. Daarom biedt VIB flexibele arbeidsvoorwaarden aan die zowel vrouwelijke als mannelijke onderzoekers in staat stellen om werk en gezinsleven te combineren. Flexibele werkuren, deeltijds werk, thuiswerk en tot 32 vakantiedagen per jaar zijn enkele van de voorbeelden. VIB zal de flexibiliseringsmaatregelen blijven uitbreiden, zoals reeds vermeld onder de acties die het neemt om vrouwen meer carrièrekansen te bieden. Erkenning HRS4R VIB
17
Het verdient vermelding dat het Belgische socialezekerheidssysteem heel wat mogelijkheden voorziet om deeltijds te werken, waarbij een deel van het loonverlies wordt opgevangen (bv. een waaier aan mogelijkheden tot loopbaanonderbreking, ouderschapsverlof, zorgverlof, ...) 4.3.4.3. Stabiele en langdurige tewerkstelling Personeelsleden in ondersteunende functies krijgen van VIB een ‘contract van onbepaalde duur’. Dit is vergelijkbaar met wat men een ‘vast’ contract noemt. Voor doctoraatsstudenten en postdoctorale onderzoekers is de toestand anders. Doctoraatsstudenten krijgen een contract voor vier jaar. In sommige gevallen wordt dit met drie tot negen maanden verlengd, om hen de kans te geven hun doctoraat af te werken. Dit is een duidelijke situatie. Die van de postdoctorale onderzoekers daarentegen geeft aanleiding tot bezorgdheid. De verhouding tussen hun professionele verwachtingen en de beperkte carrièremogelijkheden die VIB hen te bieden heeft, loopt mank. Postdoctorale onderzoekers blijven in principe voor een beperkte periode in dienst. In werkelijkheid kunnen zij door een opeenvolging van beurzen echter langer bij VIB blijven. Dit geeft een ‘vals’ gevoel van stabiliteit. Op lange termijn heeft de betrokkene daar geen baat bij. VIB heeft besloten om dit probleem aan te pakken, meer duidelijkheid te scheppen en postdoctorale onderzoekers te helpen om hun loopbaan te managen. Het is om deze reden dat VIB een loopbaancentrum heeft opgericht en wij groepsleiders zover proberen te krijgen om duidelijk te communiceren over carrièremogelijkheden en postdoctorale onderzoekers niet zo lang mogelijk aan zich te verbinden. 4.3.5. Participatie in besluitvormingsorganen (punt 30 in het Europese Handvest en de Gedragscode) We moeten erop wijzen dat de federale en regionale wetgeving in België op dit vlak redelijk beperkt is, en dat VIB daaraan voldoet. Praktisch gezien doet het zelfs beter. De groepsleiders zijn formeel vertegenwoordigd in het directiecomité, het hoogste besluitvormingsorgaan van VIB. Op het niveau van de postdoctorale onderzoekers bestaat een dergelijke formele vertegenwoordiging in een besluitvormingsorgaan niet. Toch is het in verschillende departementen courant dat postdoctorale onderzoekers ad hoc mee aan tafel zitten tijdens de vergadering van groepsleiders, i.e. het besluitvormingsorgaan op departementaal niveau. Aangezien we niet weten of postdoctorale onderzoekers bij de besluitvorming betrokken willen worden, zullen we in de loop van 2013 (vierde kwartaal) meer in detail peilen naar hun verwachtingen.
5. Ethisch en professioneel onderzoeksgedrag (punten 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 21, 31, 32 in het Europese Handvest en de Gedragscode) 5.1. Een geïntegreerde code voor de individuele onderzoeker VIB heeft, net als alle partneruniversiteiten, een team van mensen in dienst met daarin wetgevende specialisten en medewerkers die actief zijn op het vlak van preventie, wetenschapsbeleid en integriteit. Zij behandelen beleidsaangelegenheden die verband houden met aansprakelijkheid, naleving van wetgeving, veiligheid, bio-ethiek, integriteit, auteurschap, wetenschap en maatschappij. Alle medewerkers bij VIB hebben via het intranet toegang tot deze beleidsmaatregelen en gegevens. Deze zijn terug te vinden onder de kop ‘Responsible VIB research’, met volgende onderverdelingen: algemene beginselen, wetenschappelijk wangedrag, beeldmanipulaties, auteurschap, belangenconflicten, (bio-)ethiek, (bio-)veiligheid en milieu, moederschapsbescherming. Aan de hand Erkenning HRS4R VIB
18
van een gap-analyse hebben we de bestaande praktijken van VIB vergeleken met de wettelijke vereisten en met het Handvest en de Gedragscode. Bijlage 3 bij dit document geeft een overzicht van de stand van zaken vorig jaar. Daaruit blijkt dat de toestand in zijn geheel als ‘goed’ werd geëvalueerd. In volgende domeinen worden nu verbeteringen aangebracht:
De informatie zat behoorlijk verspreid. Met de “code rond verantwoord VIB-onderzoek” heeft VIB al deze elementen onder één samenhangend concept verzameld. Nu de informatie gegroepeerd staat, kunnen nieuwkomers één pakket informatie ontvangen dat hun rechten en plichten duidelijk en samenhangend uiteenzet. Sommige documenten moeten voor ontvangst worden getekend.
Tijdens de eerste maanden van 2013 is over het concept verantwoord VIB-onderzoek via verschillende kanalen en overlegevenementen gecommuniceerd (VIB-news, E-talk, uitvoerige info op het intranet en presentaties op de departementen)
Er is een beginselverklaring in de maak, die moet dienen als referentiepunt voor deze code/dit beleid. De verklaring zet uiteen waar VIB voor staat wanneer het gaat over de manier waarop het zijn onderzoek wil voeren, en het soort opleiding dat het zijn onderzoekers in dezen wil aanbieden
Wij werken aan documenten en instrumenten om een fraudevrije onderzoeksomgeving te creëren
Er worden richtlijnen ontwikkeld rond aanvaardbare beeldmanipulaties
Het VIB-intranet geeft een duidelijk en transparant overzicht van alle hierboven genoemde aspecten van onderzoeksintegriteit en wordt voortdurend door de VIB Integrity Officer bijgewerkt De VIB Integrity Officer plant om voor de periode 2014-2016 bijkomende verbeteringen door te voeren 2014: bio-ethiek: een beleid en richtlijnen definiëren
2015: bioveiligheid: een beleid en richtlijnen definiëren
2016: wetenschap en maatschappij: implementatie van programma's om reflectie en overleg over dit thema voort te zetten
5.2. Corporate governance handvest VIB als instituut voert een beleid inzake corporate governance, dat in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen en beste praktijken nauwkeurig wordt omschreven. Dit beleid is online terug te vinden onder de naam “VIB Charter voor Goed Bestuur”. 5.3. Klachten en verzoeken (punt 29 in het Europese Handvest en de Gedragscode) Alle personeel kan in vertrouwen beroep doen op bijstand om een oplossing te vinden voor werkgerelateerde conflicten, geschillen en klachten. Conform de wettelijke voorzieningen heeft VIB een interne ‘vertrouwenspersoon’ aangeduid die deze zaken in vertrouwen en onpartijdig behandelt. Daarnaast is er een externe preventiemedewerker voor “psychosociale” aangelegenheden. Mensen kunnen deze persoon contacteren wanneer zij het gevoel hebben dat hun integriteit onder druk komt te staan. Het ‘arbeidsreglement’ geeft duidelijk aan wanneer en hoe mensen van deze bijstand gebruik kunnen maken. Erkenning HRS4R VIB
19
Bijlagen: 1. Ranglijst Scimago 2. Opleiding op VIB 3. Ethisch en professioneel onderzoeksgedrag
Erkenning HRS4R VIB
20
