Aan: het presidium en de werkgroep bestuurlijke vernieuwing. Van: griffier Datum: 21 februari 2013. Betreft: enquête gebruik RIS en Tablets
Enquête gebruik RIS en tablets Introductie enquête Sinds 1 januari 2012 wordt er in Steenbergen papierloos vergaderd in de commissie- en raadsvergaderingen. Alle informatie voor raadsleden en burgercommissieleden wordt zover technisch mogelijk alleen nog gepubliceerd op het Raads Informatie Systeem (RIS) op de website www.raadsteenbergen.nl. Dit raadsinformatiesysteem is tevens voor burgers toegankelijk. De stukken die niet openbaar zijn worden op het besloten deel van het RIS gepubliceerd, waar de raadsleden via een inlogcode toegang toe hebben. Om het RIS ook tijdens fractie-, commissie- en raadsvergaderingen toegankelijk te maken voor raadsleden en burgercommissieleden hebben alle raadsleden en burgercommissieleden een tablet in bruikleen gekregen, waarmee ze vanaf iedere plaats en met name ook in de raadzaal en andere ruimten op het stadskantoor toegang hebben tot de documenten op het RIS. De verbinding komt tot stand via een WIFI aansluiting. Om het gebruikersgemak van het RIS verder te verbeteren wil de griffie een jaar na de start van het papierloos vergaderen inventariseren hoe de raad aankijkt tegen deze nieuwe manier van informatieverstrekking. In de gehouden enquête zijn vragen gesteld over de website van het RIS en over de tablet die toegang geeft tot het RIS. Een aantal vragen zijn als meerkeuzevraag gesteld en een aantal vragen zijn als open vraag gesteld.
Wijze van onderzoek Er is in dit onderzoek sprake van een evaluatieonderzoek na een interventie. De interventie is de invoering van het Raads Informatie Systeem (RIS) en de verstrekking van tablets aan raadsleden en burgercommissieleden. Er wordt in dit geval geen vergelijking gemaakt met de situatie voor en de situatie na. De enquête is “alleen” bedoeld om de dienstverlening aan de raadsleden en burgercommissieleden te optimaliseren en een doorkijkje te maken naar 2014, het jaar waarin een ‘wisseling van de wacht’ zal plaatsvinden. De door de griffie voorbereide enquête is met behulp van de tools op de website www.thesistools.nl online gezet, waarbij gebruik is gemaakt van een directe link naar de enquête zodat er op het internet geen link is terug te vinden naar de enquête. Op 1 november hebben de raadsleden en burgercommissieleden via een e-mail een link naar de enquête gekregen. De link in de mail naar de enquête werkte vanuit de webmail niet naar behoren en daarom is er op 3 november een nieuwe mail gestuurd. Op 15 november heeft de griffier een herinnering gestuurd. Op 4 december is de enquête gesloten en werd duidelijk dat 16 mensen van de 23 (een deel van) de enquête hebben ingevuld.
-1-
Hoewel er op de website www.thesistools.nl ook standaard rapporten beschikbaar zijn voor de verwerking van de resultaten, is de uitwerking van de gegevens gebeurd met analysetools van de applicatie SPSS. Nadat de resultaten waren geïmporteerd in dit programma, konden met deze tool tabellen en diverse soorten grafieken (cirkeldiagrammen en kolomdiagrammen) worden gemaakt van de resultaten. Een andere functie die met SPSS eenvoudig kon worden uitgevoerd, was het combineren van gegevens via de optie voor het maken van draaitabel grafieken. Op die manier konden diverse antwoorden aan elkaar worden gekoppeld om aanvullende conclusies te trekken.
In de reacties op de enquête zijn een aantal vragen gesteld. De antwoorden hierop worden bij de resultaten weergegeven in cursieve tekst. Alle tabellen en grafieken en ook alle draaitabel grafieken zijn opgenomen in bijlage 1.
Resultaten enquête Algemene resultaten In de algemene resultaten komt naar voren dat de respondenten tenminste één keer per dag en veelal vaker op het internet zitten o.a. voor het bekijken van nieuwssites en het bezoeken van websites van kranten. Ze bezoeken vaak dagelijks, maar tenminste wekelijks het RIS en de website van de gemeente Steenbergen.
Als er gebruik wordt gemaakt van social media is dat vooral Facebook, Twitter is minder populair.
-2-
Twee derde van de respondenten gebruikt het mailadres van de gemeente Steenbergen en dan in vrijwel alle gevallen ook als de belangrijkste mailbox voor het raadswerk.
Slechts één respondent geeft in de enquête aan dat bijlagen niet kunnen worden geopend. Zeer waarschijnlijk is de vraag verkeerd geïnterpreteerd en kan ook deze respondent, net als anderen, niet goed werken met geopende bestanden.
Beoordeling en waardering RIS De website van RIS wordt tenminste wekelijks bezocht door de respondenten, bijna de helft bekijkt het RIS zelfs dagelijks.
. De optie ‘vergaderingen’ in de groene balk wordt het meest gebruikt. De meesten openen dan gelijk het besloten deel. In de groene balk wordt het smoelenboek door de helft van de respondenten soms bezocht. Opmerkingen die over het smoelenboek worden gemaakt gaan over de opmaak (de indeling kan fraaier) en de inhoud (verre van compleet). Ook de themadocumenten worden niet vaak bezocht. Er wordt door één respondent als reden gegeven dat het onderdeel themadocumenten nog nauwelijks zijn ingevuld.
De thema’s kunnen alleen gevuld worden met stukken die gekoppeld zijn aan de vergaderingen. Helaas is het niet mogelijk bijvoorbeeld ‘oude’ stukken te plaatsen bij de thema’s.
-3-
Het RIS wordt over het algemeen goed gewaardeerd. Driekwart van de respondenten kunnen de informatie op het RIS goed vinden en vinden die informatie ook duidelijk.
Enkele respondenten geven aan dat zij de nummering van documenten graag wat logischer zouden willen zien. Ook willen ze graag documenten van commentaar kunnen voorzien.
De kosten van de app om aantekeningen te plaatsen bij de stukken en deze te delen met bijvoorbeeld fractiegenoten wordt momenteel opnieuw onderzocht. De nummering van de ingekomen stukken is inmiddels aangepast.
Eén respondent zou graag alle raadsbesluiten van de afgelopen 10 jaar zien opgenomen op het RIS en één respondent geeft aan dat de weekagenda van politieke uitnodigingen van zowel gemeente als maatschappelijk middenveld moet worden toegevoegd aan het RIS.
De kalender op de website van de gemeente geeft een totaaloverzicht van bij de gemeente bekende activiteiten. De kalender op het RIS geeft de activiteiten van de raad aan.
Driekwart van de respondenten kunnen de raadsstukken in de raadzaal direct raadplegen.
-4-
De waardering van de respondenten voor de raadsstukken op het RIS is 5,93. De waardering wordt erg negatief beïnvloed door 3 respondenten die een 2, een 3 en een 4 geven, anders komt de waardering uit op een 6,67. Die respondenten geven als opmerking dat ze problemen hebben met het inloggen.
Inmiddels is de WIFI capaciteit in het gemeentehuis verbeterd, zodat er een snellere en verbeterde verbinding mogelijk is.
Bij de algemene waardering voor het RIS worden die slechte cijfers niet gegeven en dus is de algemene waardering voor het RIS goed te noemen, het gemiddelde van de respondenten die hebben geantwoord is een 6,73.
Eén van de respondenten heeft nog een opmerking gemaakt over de stukken op het RIS: “Verder vraag ik vraag me af of het mogelijk is om de diverse vergaderstukken in één pdf bestand te plaatsen. Scrollen door een document gaat immers sneller en logischer dan diverse documenten moeten openen en switchen. Kunnen b.v. alle ingekomen stukken en b.v. alle stukken onder één agendapunt in één document worden geplaatst?”
Technisch gezien kan alles, maar dit vergt veel tijd. Bovendien is de mogelijkheid om later nog iets bij te plaatsen lastig en tijdrovend.
-5-
Beoordeling en waardering tablet Van de 13 respondenten die hebben geantwoord op deze vraag, gebruikt een meerderheid de tablet dagelijks of meerdere keren per week. De tablet wordt door 2 respondenten niet gebruikt, één ervan werkt wel met een eigen iPad.
Met name het probleem dat gebruikers geen aantekeningen kunnen maken op de tablet wordt als probleem ervaren. Op een schaal van 0 tot 5 geven alle respondenten maximaal een 2 en een meerderheid zelfs een 0. De helft van de respondenten maakt daarom aantekeningen op papier.
wijze van maken van aantekeningen maken papier niet digitaal, maar in een schrift. Digitaal op mijn laptop. Vindt de tablet hier niet praktisch in. In mijn eigen laptop, aantekeningen op de tablet kunnen moeilijk worden overgezet op windows Ja. op laptop met nitron reader. onmogelijk met tablet gemeente, die gebruik ik dan ook niet. Word en in montano reader. Deze kunnen echter niet makkelijk gedeeld worden met anderen. Regelmatig altijd
-6-
Toch lijkt het erop dat niet veel respondenten de stukken nog printen, maar deze vraag is door te weinig respondenten ingevuld om vanuit deze enquête goede conclusies te trekken.
Een kleine meerderheid van de respondenten ervaart het oorspronkelijk geformuleerde voordeel van de tablet dat relevante documenten direct paraat zijn en informatie snel vindbaar is.
Wel vindt een grote meerderheid dat het een voordeel dat men de juiste versie van een document paraat heeft en email snel beschikbaar is.
-7-
Een nog groter percentage van de respondenten ervaart het als positief dat men snel websites en dus ook het RIS kan bekijken en een grote meerderheid ervaart het voordeel dat er papier wordt bespaard, waarbij één respondent wel de kanttekening plaatst of die voordelen niet worden overdreven.
Een raadcyclus besloeg in het verleden (commissies, raad, presidium) zo’n 100 A4, waarbij de raaden commissiestukken in 50-voud gekopieerd werden. Er is minder papier nodig en minder kopieer en verzendwerk.
Weinig respondenten ervaren dat de orde wordt verstoord door de tablets en slechts enkele respondenten ervaren problemen met de leesbaarheid van stukken.
Een kwart van de respondenten ervaart dat de batterij van de tablet vrij snel leeg is.
Er worden extra batterijen besteld.
-8-
Voor het raadswerk thuis gebruiken de respondenten nog steeds zeer vaak de eigen pc of laptop.
Ook wordt er nog veelvuldig gebruik gemaakt van pen en papier. Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat men geen aantekeningen kan maken bij de raadsstukken.
De tablet wordt door de helft van de respondenten thuis ook regelmatig gebruikt voor het raadswerk.
-9-
Drie respondenten gebruiken de tablet ook voor andere zaken dan het raadswerk
Eén van de respondenten heeft de volgende opmerking over de tablet: “Een tablet die over de normale pc-functies beschikt, zoals office en multitasking in div. apps, zoals in Windows zou ik persoonlijk prettiger vinden.”
Vergelijking verschillende antwoorden met elkaar Er is een verband tussen de waardering voor het RIS en de waardering voor papierloos werken. Respondenten die het meest positief zijn over RIS zijn ook het meest positief over het papierloos werken.
Er is geen verband tussen gebruik van RIS en de waardering voor de tablet. Respondenten die negatief zijn over de tablet zijn soms wel positief over het RIS.
- 10 -
Er is een verband tussen waardering raadsstukken op RIS en de algemene waardering van het RIS.
Ook respondenten die niet vaak online zijn waarderen papierloos werken.
Ook respondenten die niet vaak het besloten deel raadplegen waarderen het RIS.
- 11 -
Het is lastig om conclusies te trekken over een vergelijking waardering tablets en waardering RIS.
Respondenten met een hekel aan de tablet gebruiken deze ook minder.
Conclusies trekken over waardering tablet en gebruik pen en papier is niet mogelijk, waarschijnlijk omdat er geen applicatie is voor het maken van opmerkingen.
- 12 -
Ook respondenten die de tablet niet waarderen, waarderen wel het papierloos werken.
Er is logischerwijze een verband tussen de waardering voor het RIS en de waardering voor papierloos werken.
Conclusies enquête Driekwart van de respondenten is (zeer) positief over het papierloos werken. Vrijwel alle respondenten vinden dat de oorspronkelijk geformuleerde doelstelling dat er op deze manier papier wordt bespaard van toepassing is. Bij iedereen mist een applicatie voor het maken van aantekeningen. Thuis wordt naast de tablet door veel respondenten ook de pc of laptop en ook regelmatig pen en papier gebruikt voor het raadplegen van het RIS en voor de voorbereiding van raadsvergaderingen. Toch wordt ook de tablet regelmatig gebruikt. Het RIS wordt over het algemeen gebruikt voor de toegang tot agendastukken mede omdat het onderdeel themadocumenten nog weinig informatie bevat.
- 13 -
